KORREKT PARTNER VÉDJEGY

Átírás

1 Eger, Faiskola u. 15. Telefax: (36) Postacím: 3301 Pf.: Weblap: HEVES MEGYEI KERESKEDELMI ÉS IPARKAMARA KORREKT PARTNER VÉDJEGY Dokumentálási rend

2 2 Dokumentálási rend KORREKT PARTNER VÉDJEGY Pályázati azonosító: HUSK /0901/1.1.2/0128

3 3 Tartalomjegyzék Címlap Belső címlap Tartalomjegyzék 1. oldal 2. oldal 3. oldal 1.) Dokumentálási rend 4. oldal 2.) Pályázatok átvétele 4. oldal 2.1.) A pályázatok benyújtásának módja, helye 4. oldal 2.2.) Pályázatok átvétele 4. oldal 2.3.) Pályázatok felbontása és érkeztetése 5. oldal 2.4.) Pályázatok iktatása 7. oldal 2.5.) Pályázatok átadásának útja az ügyintéző részére 8. oldal 2.6.) ben érkezett pályázatok kezelése 9. oldal 3.) Ügyintéző pályázatkezelése 9. odal 4.) Bírálati eljárás dokumentálása 10. oldal 4.1.) A bíráló bizottság részére történő átadása 10. oldal 4.2.) A bíráló bizottság ülésének előkészítése 10. oldal 4.3.) A bíráló bizottság döntése 11. oldal 4.4.) Döntésről történő értesítés 11. oldal ) Kimenő értesítések módja 11. oldal 4.5.) A döntés dokumentálása 12. oldal 4.6.) A pályázattal kapcsolatos iratok, küldemények postázása 12. oldal 5.) Pályázati dokumentációk munkatársak között történő átadása 14. oldal 6.) Beérkező pályázatok végső tárolása 14. oldal 7.) Pályázatok irattárba helyezése 14. oldal 8.) Irattári kezelés 15. oldal Mellékletek 16. oldal

4 4 1.) Dokumentálási rend Dokumentálási renden a beérkezett pályázatok átvételét, felbontását, érkeztetését, iktatását, a pályázatok átadásának útját az ügyintéző részére, az ügyintéző pályázatkezelését, a bírálati eljárás dokumentálását, a pályázat lezárását, irattárazását, selejtezését, a pályázatok szükség szerinti visszakeresését értjük. 2.) Pályázatok átvétele 2.1.) A pályázatok benyújtásának módja, helye A pályázati felhívás 8.) pontja szerint (lsd. a szöveg alatt részletezve) a pályázatok benyújtásának módja nyomtatott formában postai úton, személyesen és elektronikusan is. A pályázat benyújtásának helye személyesen a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Székházába történhet a 3300 Eger, Faiskola út 15. szám alá, postai úton pedig a 3301 Eger, Postafiók 440-es címre. formátumban pedig a tunde@hkik.hu címre kell beküldeni a pályázatokat. 8. A pályázatok benyújtásának módja és helye A pályázatot a pályázati felhívás 1. sz. mellékleteként csatolt adatlapon kell benyújtani személyesen vagy postai úton, és elektronikusan is. A pályázati adatlapot alább található kitöltési útmutató pont alapján kell kitölteni. A pályázati felhívás a kitöltési útmutatóval és a pályázati adatlappal együtt a honlapról letölthető. A pályázat benyújtásának helye: Személyesen: Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara 3300 Eger, Faiskola út 15. Postai úton: 3301 Eger, Postafiók ben: tunde@hkik.hu 2.2.) Pályázatok átvétele

5 5 A pályázati küldemények postai úton a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara titkárságára érkeznek, a kamara postai kézbesítési rendje szerint, a személyesen benyújtott pályázatokat szintén a titkárságra kell irányítani. A beérkezett pályázatokat a titkárságon tartózkodó titkárságvezető (vagy annak megbízásából az őt helyettesítő személy) veszi át. Amennyiben az ajánlott vagy tértivevényes formában érkezik, aláírásával igazolja a küldemény átvételét. 2.3.) Pályázatok felbontása és érkeztetése A titkárságvezető a borítékot felnyitja, és a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara iktató bélyegzőjével látja el. A titkárságvezető bontáskor ellenőrizni, hogy a pályázati adatlap minden oldala, az utolsó oldalon tett 5.) Felelősségvállaló nyilatkozat című pont alatt történő aláírással végződően megérkezett-e, alábbi minta alapján.

6 6 5. Felelősségvállaló nyilatkozat Alulírott, mint pályázó/a pályázó képviselője 1, nyilatkozom, hogy a pályázatban közölt adatok a valóságnak megfelelnek, hozzájárulunk a pályázat kiírójának, vagy hivatalos képviselőjének személyes ellenőrzéséhez a pályázat tartalmát illetően. [.], [..]. hó [ ]. napján. cégszerű aláírás [PH] 1 Kérjük a megfelelő szövegrészt aláhúzással jelölni.

7 7 Az észlelt hiányosságot minden esetben rá kell vezetni az iratra, mely hiányosság nem akadályozhatja a pályázat további kezelését. Mivel benyújtási határidő kötődik a pályázathoz, ezért célszerű hozzácsatolni az érkezető bélyegzővel ellátott borítékot is. 2.4.) Pályázatok iktatása A titkárságvezető a pályázatokat a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara iktatási rendje szerint az IKIR rendszerben pályázatonként iktatja, a pályázatok részére létrehozott főszámra, mely a beérkezés sorrendjében az alszámot is megadva kerül iktatásra, mely számot rávezeti a beérkezett pályázatokra.

8 8 2.5.) Pályázatok átadásának útja az ügyintéző részére A pályázatok átvétele, bontása, érkeztetése és iktatása után titkárságvezető átadja a pályázatokat a főtitkár részére.

9 9 A HKIK főtitkára a pályázatra rávezeti az ügyintéző nevét, jelen pályázatok esetében a kijelölt ügyintéző, a mindenkori gazdaságfejlesztési igazgató, a pályázat menedzsere. A titkárságvezető ezután továbbítja a pályázatokat az ügyintéző felé személyesen, vagy a HKIK Titkárságán létesített átadó mappában. 2.6.) -ben érkezett pályázatok kezelése A pályázatok benyújtásának egyik feltétele, hogy elektronikus úton is kerüljön benyújtásra, mely a tunde@hkik.hu címre történik. A beérkezéskor ügyintéző válaszlevélként visszaigazolás küld, hogy a pályázat megérkezett. Tisztelt! Köszönjük pályázatát, melyet befogadtunk, várjuk postai úton történő megküldését is az alábbi címre: Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara 3300 Eger, Faiskola út 15. Az ben beérkezett pályázatokat az ügyintéző a számítógépén külön mappába kerül mentésre PÁLYÁZAT_cegnev_datum fájl névvel ellátva. A pályázatok lezárásakor egy külön CD lemezre kerülnek lementésre dokumentálás céljából. 3.) Ügyintéző pályázatkezelése Az ügyintéző a postai úton vagy személyesen érkezett, a titkárságvezetőtől átvett pályázatokat felvezeti egy pályázati nyilvántartó lapra, majd az összesített nyilvántartásba, és az érkezés sorrendjében lefűzi az erre kijelölt dossziéban, minden egyes pályázatot elkülönítve egymástól, úgy hogy a nyilvántartó lap a dosszié tetején legyen, mely által a pályázat azonnal beazonosítható. A mappa tartalma bizalmas, ügyintéző megfelelő indoklás mellett csak belső használatra, betekintés jelleggel adhatja át a pályázatban közreműködő munkatárs(ak) részére. Részletesen lásd az 5.) pontban.

10 10 4.) Bírálati eljárás dokumentálása 4.1.) A bíráló bizottság részére történő átadás A beérkezett pályázatokat az ügyintéző a bíráló bizottság ülésének napján átadja a bizottság elnökének, a vezetett nyilvántartás alapján, aki a pályázatok átvételét a nyilvántartásban aláírásával igazolja. A nyilvántartásban szereplő adatok: a.) pályázat beérkezésének/iktatásának dátuma b.) pályázat iktató száma (nyilvántartási szám) c.) pályázat átadásának dátuma ügyintéző részére d.) pályázó vállalkozás pályázatban megadott neve e.) pályázó vállalkozás székhelyének címe f.) pályázó vállalkozás képviselője g.) pályázó vállalkozás telefonszáma h.) pályázó vállalkozás címe i.) pályázatot kitöltő személy neve j.) pályázatot kitöltő személy telefonszáma k.) pályázatot kitöltő személy címe l.) több üzletegységgel történő pályázás esetén a. üzletegység címe b. üzletegység képviselőjének neve c. üzletegység képviselőjének telefonszáma d. üzletegység képviselőjének címe m.) a bírálat napja n.) bíráló bizottság elnökének aláírása a pályázatok átvételéről o.) döntés p.) pályázó értesítésének dátuma q.) értesítés (kimenő) iktatószáma 4.2.) A bíráló bizottság ülésének előkészítése A bíráló bizottság ülését a HKIK kezdeményezésére a bíráló bizottság elnöke hívja össze, amely történhet írásos levélben postai úton és ben, szóban személyesen és telefonon.

11 11 A bíráló bizottság tagjai részére az ülésen értékelésre kerülő pályázatok a nyilvántartás és az értékelési lap előzetesen ben megküldésre kerül. 4.3.) A bíráló bizottság döntése A bíráló bizottság üléséről emlékeztetőt készít, döntését pedig 3 példányban írásos határozatba foglalja, melynek 1 példányát átadja főtitkár részére, 1 példányát ügyintéző részére, 1 példányát irattár részére. A bírálat során minden pályázathoz értékelő lap készül, melyet a bizottság tagjai ellátnak aláírásukkal és lepecsételik a HKIK bélyegzőjével. Az értékelő lap 1. példánya szoros mellékletét képezi az emlékeztetőnek, melyről egy példány másolatot készítenek. Az értékelő lap 1. példányáról készült másolatot átadják ügyintéző részére, aki ez alapján értesíti ki a döntésről a pályázókat. Az értékelő lap másolati példányát az értesítés után a pályázathoz le kell fűzni. 4.4.) Döntésről történő értesítés A pályázat ügyintézője a bíráló bizottság döntéséről szóló határozatot átveszi, melyet aláírásával igazol. A határozat értelmében a pályázókat írásban postai úton és levélen egyaránt értesíti a döntésről. A levél a bíráló bizottság elnökének és a HKIK főtitkárának aláírásával, vagy h. megjelöléssel az ügyintéző aláírásával kerülhet kipostázására a döntést követő nyolc napon belül. A döntést bevezeti a nyilvántartásba ) Kimenő értesítések módja Az ügyintéző a döntést tartalmazó értesítő levelet egy példányban átadja a HKIK titkárságvezetőjének, iktatásra. A titkárságvezető a levelet kimenő levélként iktatja. Az iktatott levelet visszaadja ügyintéző részére. Ügyintéző az aláírt és iktatott példányt lefénymásolja.

12 12 Ügyintéző eredeti példányt ajánlott tértivevényes levélben postázza az értesített címre. A tértivevényen Az ügyfél saját jelzése: rovatban fel kell tüntetni a kimenő levél iktató számát a visszaazonosíthatóság érdekében. A visszaérkezett tértivevényt tűzőgéppel a lefűzött másolati példányhoz csatolni kell. 4.5.) A döntés dokumentálása A kimenő levél iktatószámát, postázás dátumát felvezeti a nyilvántartásba. A másolati példányt pedig lefűzi a megfelelő mappába, azon belül pedig a beküldött pályázathoz. A bírálati eljárás egyéb részleteit az Értékelési szempontrendszer című dokumentáció tartalmazza. 4.6.) A pályázattal kapcsolatos iratok, küldemények postázása Az ügyintéző köteles gondoskodni a küldendő irat szabályos elkészítéséről (aláírások, bélyegző, keltezés, a szükséges mellékletek). Az iratok postázása a HKIK postázási szabályai alapján történik, alábbiak szerint:

13 13 - Az iratok postai továbbításához a Magyar Posta által rendszeresített és hitelesített feladókönyvet kell használni. - A feladókönyv minden lapjának felső részén fel kell tüntetni a kamara nevét, amely történhet bélyegző lenyomattal is. - A feladókönyv lapjait indigóval, két példányban kell kitölteni. - Eredeti példányt a felvevő postahivatal kiemeli a könyvből és azt visszatartja, a másodpéldányon pedig elismeri a küldemények átvételét, amelyet dátum szerint igazol. - A postai feladókönyvbe tételesen kell bejegyezni az expressz-ajánlott és az ajánlott küldeményeket. - Nem kerülnek egyenkénti bejegyzésre a közönséges expressz levelek, ezek csak darabszám szerint összesítve, mivel a posta nem ad igazolást ezen postai küldemények feladásáról.

14 14 A postázandó leveleket a postázó ügyintéző zárja le, a szükséges bélyegzőlenyomatokkal és/vagy postai bélyeggel ellátja és a postai szolgáltatások szerint csoportosítja (ajánlott, expressz-ajánlott, expressz, tértivevényes, sima). Az elkészítésnél az alábbi bélyegzőket használhatja: cégbélyegző díjelőlegezve. Az elkészített levélküldeményeket a postaküldemények feladókönyvé -ben kell bevezetni. A postaküldemények feladókönyve rovatait pontosan kell kitölteni és összesíteni a napi küldendő postát. 5. Pályázati dokumentációk munkatársak között történő átadása Ügyintéző a pályázati dokumentációkat, csak a pályázatban közreműködő szervezetek kijelölt munkatársai részére adhatja át, melyet a nyilvántartásban is felvezet. Az irat átadó lapon történik, melyen mind az átadó, mind az átvevő kézjegyével igazolja, - mikor - meddig - mely dokumentációkat vette át. 6. Beérkező pályázatok végső tárolása A pályázatokat valamennyi iratával és a hozzá tartozó nyilvántartással együtt kell tárolni, az ügyintézőnél a pályázat dossziéjában, pályázatonként elkülönítve. 7. Pályázatok irattárba helyezése A lezárt pályázatokat aktuális éven az ügyintézőnél a pályázat dossziéjában kell tárolni. Az évi irattárazáskor a lezárt pályázatok 1 példányát a HKIK Irattárazási Rendje szerint el elehet helyezni az irattárban.

15 15 A HUSK /0901/1.1.2/0128 pályázat lezárása után a pályázatok egy példányát mindenképpen el kell helyezni a HKIK Irattárában. A pályázattal kapcsolatos összes dokumentáció a pályázat lezárását követően, 10 év után selejtezhető. 8. Irattári kezelés Az irattárból a pályázatokkal kapcsolatos iratanyagokat csak átadó lapon történő aláírással lehet kiadni. Ebben rögzíteni kell a kiadott iratokat és az átvevőt. A pályázattal kapcsolatos összes dokumentáció a pályázat lezárását követően, 10 év után selejtezhető.

16 16 Mellékletek

17 Eger, Faiskola u. 15. Telefax: (36) Postacím: 3301 Pf.: Weblap: HEVES MEGYEI KERESKEDELMI ÉS IPARKAMARA Cégnév Név Korrekt Partner Védjegy Bíráló Bizottságának tagja részére Ikt.sz.:../2011. Ügyintéző: Telefonszám: Település Utca, házszám Irányítószám Tárgy: Értesítés a Korrekt Partner Védjegy Bíráló Bizottságának üléséről Tisztelt! Ezúton értesítem, hogy a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Korrekt Partner Védjegyre benyújtott pályázatok bírálatára a Bíráló Bizottság ülését összehívom. Az ülés időpontja: Az ülés helyszíne: hó nap Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara (elnöki tárgyaló) 3300 Eger, Faiskola út 15. A bírálatra kerülő pályázatokat jelen levelemmel egy időben ben megküldöm az Ön részére. Megjelenésére feltétlenül számítok a bizottság ülésén, akadályoztatása esetén kérem szíves visszajelzését. Eger, hó.. nap Tisztelettel. Bíráló Bizottság elnöke

18 Eger, Faiskola u. 15. Telefax: (36) Postacím: 3301 Pf.: Weblap: HEVES MEGYEI KERESKEDELMI ÉS IPARKAMARA Cégnév Név Ikt.sz.:../2011. Ügyintéző: Telefonszám: Település Utca, házszám Irányítószám Tárgy: Értesítés Korrekt Partner Védjegy odaítéléséről Tisztelt! Örömmel értesítjük, hogy a Korrekt Partner Védjegy elnyerésére benyújtott pályázata alapján a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Bíráló Bizottsága úgy értékelte, hogy az Ön vállalkozása (üzlete) érdemes a védjegy elnyerésére. A védjegyet ünnepélyes keretek közt kívánjuk átadni Önnek, melyhez ezúton is gratulálunk. Az átadás időpontja: Az átadás helyszíne: hó nap Kérem, jelezze az átadó ünnepségen történő részvételi számát, az alábbi elérhetőségeken: Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Ügyintéző neve, telefonszáma, mobilszáma, címe Eger, hó.. nap Tisztelettel... Bíráló Bizottság elnöke HKIK főtitkára

19 Eger, Faiskola u. 15. Telefax: (36) Postacím: 3301 Pf.: Weblap: HEVES MEGYEI KERESKEDELMI ÉS IPARKAMARA Cégnév Név Ikt.sz.:../2011. Ügyintéző: Telefonszám: Település Utca, házszám Irányítószám Tárgy: Értesítés Korrekt Partner Védjegy bírálatáról Tisztelt! Ezúton értesítjük, hogy a Korrekt Partner Védjegy elnyerésére benyújtott pályázatát a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Bíráló Bizottsága értékelte. A pályázatok elbírálására vonatkozó értékelési szempontrendszer alapján vállalkozásának a védjegyet odaítélni nem tudta. Köszönjük pályázatát, vállalkozása működtetéséhez további sok sikert kívánva Eger, hó.. nap Tisztelettel... Bíráló Bizottság elnöke HKIK főtitkára

20 Eger, Faiskola u. 15. Telefax: (36) Postacím: 3301 Pf.: Weblap: HEVES MEGYEI KERESKEDELMI ÉS IPARKAMARA Cégnév Név Ikt.sz.:../2011. Ügyintéző: Telefonszám: Település Utca, házszám Irányítószám Tárgy: Értesítés Korrekt Partner Védjegy odaítéléséről Tisztelt! Örömmel értesítjük, hogy a Korrekt Partner Védjegy elnyerésére benyújtott pályázata alapján a Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Bíráló Bizottsága úgy értékelte, hogy az Ön vállalkozása (üzlete) érdemes a védjegy elnyerésére. Ezúton küldjük meg a védjegyet, mely használata 2 évig érvényes, alábbi feltételek szerint További információ: Heves Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Ügyintéző neve, telefonszáma, mobilszáma, címe Eger, hó.. nap Tisztelettel... Bíráló Bizottság elnöke HKIK főtitkára

21 21 NYILVÁNTARTÁSI LAP KORREKT PARTNER védjegy Pályázat nyilvántartási száma (beérkeztetési iktatószám): A pályázó vállalkozás neve: Érkezés dátuma: Érkezés módja levél/ Ügyintéző neve: Titkárágról történő átvétel időpontja 20.. év..hó nap 20.. év..hó.. nap Bírálati adatok Bírálat időpontja: 20.. év..hó nap Bíráló bizottság összetétele Aláírások elnöke: tag: tag: tag: ÉRTÉKELÉS Elért pontszám: Javaslat: (védjegyre jogosult / nem jogosult) Megjegyzés: IGEN NEM Bírálatról történő értesítés Dátum: Kimenő iktatószám:

22 22 Dokumentum mozgások Pályázat nyilvántartási száma: A pályázó vállalkozás neve: Dokumentum átadása Dátum Átadott dokumentum(ok) megnevezése Átvevő kézjegye Dokumentum(ok) visszavétele Dátum Átvevő kézjegye Dokumentum átadása Dátum Átadott dokumentum(ok) megnevezése Átvevő kézjegye Dokumentum(ok) visszavétele Dátum Átvevő kézjegye

23 23 DOKUMENTÁCIÓT KIKÉRŐ ADATLAP (pályázatban érintett munkatársak részére) KORREKT PARTNER védjegy Pályázat nyilvántartási száma: A pályázó vállalkozás neve: Dokumentum(ok) átadásának időpontja Dátum Dokumetumo(ka)t igénylő személy neve A dokumentum(ok) kikérésének célja A dokumentum(ok) kikérésének időtartama (nap, hét, hónap) 20. év hó. nap Kikért dokumentum(ok) megnevezése Átadó kézjegye Átvevő kézjegye Dokumentum(ok) visszavétele Dátum Visszaadott dokumentum(ok) megnevezése Átadó kézjegye Átvevő kézjegye

24 24 IRATTÁRI KIKÉRŐ ADATLAP KORREKT PARTNER védjegy Pályázat nyilvántartási száma: A vállalkozás neve: Dokumentum(ok) irattárból történő kikéréséne Dátum Dokumetumo(ka)t igénylő személy neve A dokumentum(ok) kikérésének célja A dokumentum(ok) kikérésének időtartama (nap, hét, hónap) 20. év hó. nap Kikért dokumentum(ok) megnevezése Átadó kézjegye Átvevő kézjegye Dokumentum(ok) irattárba történő visszavétele Dátum Visszaadott dokumentum(ok) megnevezése Átadó kézjegye Átvevő kézjegye