1. Vendéglátó-ipari rendezvények fogalma, csoportjai, jellemzésük

Átírás

1 Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: Marketing és PR ismeret Vizsgarészhez rendelt vizsgafeladat megnevezése: /2 Marketing- és PR alapfogalmainak ismertetése, üzleti alkalmazása, etikett és protokoll ismeretek 17. Az üzlet/ szálloda ahol Ön dolgozik, rendezvények lebonyolítását is rendszeresen vállalja magyar és idegen anyanyelvű vendégek részére is. Milyen lépéseket kell betartania a feladat megoldása során? Információtartalom vázlata Vendéglátó-ipari rendezvény fogalma Rendelésfelvétel lényege Forgatókönyv készítésének szabályai Lebonyolítás szabályai Utómunkálatok jelentősége 1. Vendéglátó-ipari rendezvények fogalma, csoportjai, jellemzésük A vendéglátó üzletekben a napi értékesítési munkák mellett gyakran kerül sor társas összejövetelek, rendezvények lebonyolítására. A vendéglátásban a legalább 10 vendég előzetes megrendelés alapján történő kiszolgálását minősítjük rendezvénynek. Azonban ennél kisebb létszám esetén is beszélhetünk rendezvényről (pl. dinner for two, ami 2 fő részvételével zajlik). A rendezvények általában valamilyen társadalmi vagy családi eseményhez kapcsolódnak és nagyon sokféle termék és szolgáltatás iránti igénnyel járnak együtt. A rendezvény nem ismétlődéses, egyszeri esemény, amely a folyamatos üzemeltetés keretébe illeszkedik alkalmi jelleggel, s fő jellemzője a közös cselekvés. A rendezvényszervezés előre meghatározott célból adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, lebonyolító munka, amely magában foglalja a szükséges infrastruktúra biztosítását és a vendégekről való gondoskodást. A vendéglátó rendezvények jellemzői: alkalmi jelleg (mindig valamilyen konkrét alkalomhoz kötődik) meghatározott cél (a megrendelőnek az alkalommal mindig valamilyen előre megfogalmazható célja van, amely kötődik az alkalomhoz) adott vendéglétszám (mindig előre közölt létszámmal lehet kalkulálni) előzetes megrendelés egységes ellátás, szolgáltatás 2. Rendelésfelvétel lényege A rendezvényeket jellemzi az előzetes rendelés, amely történhet szóban és írásban. A rendezvény sikeres lebonyolításának alapja, hogy a rendelés felvételekor minden információt megkérjünk a megrendelőtől. A megrendeléskor tisztázni kell: a megrendelő nevét, címét, telefonszámát, a rendezvény napját, pontos kezdési idejét, várható időtartamát, az étkezés alkalmát, jellegét, 1

2 a helyszín pontos megnevezését, várható létszámot, a vendégek nemzetiségét, rangját, nevét és korát a megrendelt ételeket és italokat, azok keretösszegét, valamennyi termék pontos árát, az igényelt szolgáltatásokat (például díszítés, asztalforma, zene, műsor, tánclehetőség). Rendezvénykönyvet vagy rendezvényfelvételi ívet (function sheet) kell vezetni (zökkenőmentes lebonyolítás érdekében). Ugyancsak fontos annak szabályozása, hogy az üzlet részéről ki jogosult a megrendelést felvenni a rendezvényre. 3. Forgatókönyv készítésének szabályai a forgatókönyv a feladat végrehajtásának menetét leíró tervezet a rendezvény előkészítése során készül(nek) a forgatókönyv(ek) forgatókönyv készülhet a rendezvény résztvevői és lebonyolítói számára a rendezvény lebonyolítói részére a forgatókönyv összeállítása a megrendelés pontos ismeretében történhet a forgatókönyv üzleti munkaterületenként (pl. beszerzés, termelés, értékesítés, műszaki részleg) és munkakörönként tartalmazza a rendezvényekkel kapcsolatos feladatokat. a forgatókönyv pontos elkészítése megakadályozza a feladat végrehajtása során az üresjáratokat, a felesleges túlórákat. A teljes személyzetnek ugyanis felesleges a rendezvény kezdetétől a végéig a helyszínen tartózkodnia, illetve a rendezvénnyel foglalkoznia. A rendezvénnyel kapcsolatos feladatok meghatározásánál pedig fontos szervezési elv, hogy bizonyos előkészítő munkák már korábban is végrehajthatók. a forgatókönyv alapján készül el a diszpozíció, amely a rendezvény előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos írásos vezetői utasítás. Forgatókönyvvel szemben támasztott követelmények: legyen könnyen áttekinthető, jól érthető terjedjen ki minden részletre legyen megvalósítható, reális foglaljon magában tartalék időt is Forgatókönyv a lebonyolítók részére: A szervezők és lebonyolítók, valamint ezen folyamatok irányítói és ellenőrzői részére készül, és nem más, mint az eldöntött tennivalók írásos sorrendje. Általában részletesen tartalmazza az előszervezéstől a végrehajtás időpontjáig, valamint az esemény befejezése utáni szervezési és egyéb feladatokat. Részletezni kell benne, hogy milyen jellegű feladatot mikor kell elkezdeni, befejezni, ki a felelős, ki végzi az ellenőrzést stb. Szerkezete: pontosan rögzíti a végrehajtandó feladatokat, a végrehajtásért felelős személyt, a határidőket és a végrehajtás feltételeit (kondícióit). Készítésének lépései: Jó forgatókönyvet csak az tud készíteni, aki minden részletre kiterjedően ismeri adott feladat végrehajtásának lépéseit. 2

3 Feladat meghatározása és részekre bontása: amikor a feladatot részekre osztjuk, akkor ügyelni kell az egyes részfeladatok optimális méretére, ne legyen se túl összetett, sem pedig túl egyszerű. Arra is figyelni kell, hogy a feladat tagolása is optimális legyen, ne vesszünk el a részletekbe, de az elnagyolt tagolás sem segíti a szervező munkát. Nagyobb részfeladatokra bontás esetén további rész-forgatókönyvek készíthetők, ekkor azonban meg kell teremteni a forgatókönyvek közötti rendkívül szoros kapcsolatot. Információgyűjtés: ilyenkor az előkészítés, végrehajtás és ellenőrzés feltételeit kell számba venni, amikor is pontos információk segítik a forgatókönyv elkészítését Forgatókönyv kitöltése: ekkor rendeljük hozzá az egyes részfeladatokhoz a felelősöket, határidőket és egyéb kondíciókat (ki, mikor, milyen feltételek mellett végezze el az egyes rész-feladatokat). Egyes feladatokat elvégzése párhuzamosan szükséges, ilyenkor még nagyobb odafigyelést igényel a megfelelő munkaszervezés, munkamegosztás. Forgatókönyv megszerkesztése: szerkesztése történhet a részfeladatok, de akár felelősök vagy határidők szerint egyaránt Feladat Felelős Határidő Kondíció Forgatókönyv a résztvevők számára: A különböző rendezvények esetén a résztvevők tájékoztatására készülnek. Csak a résztvevők számára lényeges információkat tartalmazza, mivel összeállításának fő célja, a szükséges információk biztosítása. A programpontokat mindig időrendi sorrendben tartalmazza. Részei: esemény időpontja, történés (programpont) leírása, esetleg az esemény feltételei (kondíciói) Dátum Időpont Program 4. Lebonyolítás szabályai A lebonyolításon múlhat a rendezvény sikere. A rendezvény lebonyolítására különösen akkor kell odafigyelni, ha ritkán végzünk ilyen feladatot, vagy a rendezvény vendégköre megköveteli a különleges figyelmet. nagy hangsúlyt kell fektetni a vendégek fogadására, mert ekkor szerzik az első benyomást fontos a pincérek jó beosztása (büféasztalhoz, italasztalhoz, leszedő és italokat kínáló), az étkezés megkezdésére rendszerint a házigazda ad jelt, az ellátás rendezvényenként változó, azonban minden esetben szervezést igényel a felszolgálás, a vendégek segítése a tálalásban vagy éppen az utánkínálás folyamatosan figyelni kell a vendégekre figyelni kell a menetrendre a megrendelő jelzésére szükség esetén ki kell állítani a számlát a rendezvény végén el kell köszönni a vendégektől, valamint a megrendelőtől 3

4 A lebonyolítás menete: Vendégek fogadása A vendégek a fogadásuk során szerzik az első benyomást az üzletről, a rendezvényről. A rendezvény szervezője fogadja a fővendéget, megrendelőt, valamint bemutatja a rendezvény lebonyolításáért felelős személy(eke)t., aki átveszi az események irányítását, a vendégekkel való kapcsolattartást. A rendelésfelvevőnek, szervezőnek nem kell végigkísérnie a rendezvényt, azonban az alkalomszerű ellenőrzések elengedhetetlenek. Ellátás lebonyolítása Rendezvényfajtánként nagyon eltérő lehet, azonban minden esetben igazodnia kell a rendezvény jellegéhez, valamint a megrendelő igényeihez. A rendezvényeknél előre ismert a létszám és a rendezvény jellege, az ételek, italok, a menüsor is előzetesen egyeztetésre kerül. Ha már az rendelésfelvételkor tisztázzuk a vendégek esetleges sajátos igényeit (pl. vegetáriánus vendég, lisztérzékeny vendég, tejcukorérzékeny vendég stb.), akkor gördülékennyé tehető az ellátás lebonyolítása. Folyamatos kapcsolattartás a megrendelővel A megrendelővel vagy annak képviselőjével egy kijelölt személy folyamatosan tartja a kapcsolatot, így egyeztet a menetrendről, időpontról, létszámról, így a megrendeléshez képest történt változásokhoz (pl. kevesebben jöttek el, apróbb változtatások a menetrendben stb.) igazodni tud az üzlet, valamint folyamatosan nyomon követhető a vendégek elégedettsége. Amennyiben be kell avatkozni, akkor gyorsan és rugalmasan kell reagálni a megrendelő vagy képviselőjének igényeire. Vendégek folyamatos figyelemmel kísérése A rendezvény a vendégekért van, ezért állandóan figyelemmel kísérnünk őket, a magatartásukat, reakcióikat és elégedettségüket. Amennyiben szükséges, azonnal be kell avatkozni, intézkedni kell, függetlenül a forgatókönyvtől Intézkedés szükséges pl. ha túlzsúfolt egy terület, torlódás tapasztalható, ha nem megfelelő a klimatizálás, a fények beállítása, a hangerő nagysága. Egyes programpontok elhagyásával az események felgyorsíthatók, de szükség esetén lassítani is lehet a tervezetthez képest. A VIP vendégek külön figyelmet érdemelnek, számukra biztosítani kell a megkülönböztetett bánásmódot. Figyelni kell a rendezvény teljes ideje alatt a protokoll szabályok betartására, mivel ezek elmulasztása könnyen tönkreteheti a rendezvényt. Menetrend figyelemmel kísérése A rendezvény lebonyolítójaként ismerni kell a teljes forgatókönyvet, és az egyes eseményekre előre felkészülni. Ennek érdekében a résztvevőkkel, fellépőkkel, közreműködőkkel folyamatosan tartani kell a kapcsolatot, így zökkenőmentesen folyhat a munka. Nem feledkezhetünk meg a felszolgálásra kerülő ételek és italok minőségének, valamint a lebonyolításban résztvevők magatartásának és munkájának ellenőrzéséről sem. Számla elkészítése Amennyiben a fizetés a helyszínen történik, úgy a rendezvény végéhez közeledve a megrendelő jelzése esetén a megbízott személy az előzetesen megbeszéltek alapján előkészíti a számlát. A számla tételes ellenőrzésére minden esetben lehetőséget kell adni a megrendelőnek. 4

5 Elköszönés a vendégektől, megrendelőtől Az üzlet rendbetétele mindaddig nem kezdődhet meg, amíg vendég tartózkodik a rendezvény területén. Amennyiben újabb rendezvényhez kell előkészíteni a termet, akkor ezt a megrendelővel már a megrendeléskor tisztázni kell. A vendégek számára a megrendelő jelzi a rendezvény végét.a megrendelőnek megköszönjük a látogatást, és kifejezzük abbéli reményünket, hogy hamarosan ismét visszatér üzletünkben és vendégünk lesz. A kellő módon elbúcsúztatott vendégekben jó érzés marad a rendezvény kapcsán és máskor is szívesen tér vissza az üzletbe. 5. Utómunkálatok jelentősége A rendezvény lebonyolításával nem zárul le a feladatok sora: Rendrakás: eredeti állapot visszaállítása Számla kiegyenlítésének nyomon követése: figyelni kell, hogy határidőre megtörténik-e a számla kiegyenlítése. Amennyiben erre nem kerül sor, akkor érdeklődni kell a kiegyenlítés elmaradásának okáról, illetve segíteni a behajtást Elszámolás: a pontos, mindenre kiterjedő elszámolás nagyon fontos feladat a rendezvényt követően Értékelés: a rendezvény lebonyolítása után szükséges a rendezvény munkájában résztvevő részlegek és dolgozók munkájának értékelése és minősítése. Jelentés készítése: a tapasztalatok írásba foglalása Dokumentumok archiválása: fényképek, írásos anyagok, videók, újságcikkek megőrzése, hogy a későbbi ajánlattételeknél felhasználhassuk Utómunkálatok jelentősége: Az üzlet rendbetételével felkészülünk a következő napi munkára, esetleg egy újabb rendezvényre A megfelelő elszámolás segíti a gazdálkodást, vizsgálhatjuk egy egy rendezvény eredményességét, a felmerülő problémákra az elkövetkező rendezvények esetén fel tudunk készülni, és adott kérdéseket már előzetesen tudunk tisztázni A szerzett tapasztalatokat a jövőben megrendezésre kerülő események alkalmával tudjuk hasznosítani A rendezvényre ellátogató vendégekkel megkedveltethetjük vendéglátó üzletünket, így szélesíthetjük vendégkörünket A rendezvény elégedett résztvevői közül kerülhetnek ki későbbi megbízóink Az esetleges vendégkérdőívek kiértékelése segíthet rámutatni az esetleges hiányosságokra, hibákra, valamint azokra a tényezőkre, melyek vonzóak a vendégek számára, és erősíthető az üzlet imázsát A megbízó korrekt tájékoztatása, a színvonalas lebonyolítás és korrekt elszámolás, udvarias magatartás, rugalmasság pozitív képet formál az üzletről, a megrendelő rendezvénnyel és szervezéssel kapcsolatos megnyilvánulásai elősegíthetik az újabb megbízásokat (szájreklám) A megbízó szívesen választja legközelebb is üzletünket A rendezvény lebonyolításába bevont közreműködők, előadók, fellépők, egyéb partnerek más rendezvények alkalmával is előnyben részesítik az üzletet, szívesen működnek együtt, jó és hosszú távú, mindkét fél számára előnyös partnerkapcsolatok alakulhatnak ki, illetve ezeket ápolhatjuk 5

6 Feladat Felelős Határidő Kondíció Dátum Időpont Program 6

7 ÉRTÉKELŐLAP: A vizsgázó neve:. Értékelő lap 17. Az üzlet/ szálloda ahol Ön dolgozik, rendezvények lebonyolítását is rendszeresen vállalja magyar és idegen anyanyelvű vendégek részére is. Milyen lépéseket kell betartania a feladat megoldása során? Típus A Szakmai ismeretek alkalmazása a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Etikett és protokoll Az információtartalom vázlata alapján Pontszámok Max. Vendéglátó-ipari rendezvény fogalma 5 Rendelésfelvétel lényege 5 Forgatókönyv készítés szabályai 30 Lebonyolítás szabályai 20 Elért B PR alapfogalmai, eszközei Utómunkálatok jelentősége 20 Szint Szakmai készségek a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Max. Elért 2 ECDL 1-5. m. 2 4 Idegen nyelvű beszédkészség 2 4 Idegen nyelvű hallott szöveg megértése 2 4 Telefonálás idegen nyelven 2 4 Irodatechnikai eszközök használata 2 Összesen 90 Egyéb kompetenciák a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Max. Elért Módszer Rendszerező képesség 3 Társas Irányítóképesség 2 Személyes Külső megjelenés 2 Megbízhatóság 3 Összesen 10 Mindösszesen 100. dátum... aláírás 7