Turisztikai informatikai alkalmazások

Átírás

1 Turisztikai informatikai alkalmazások Egyetemi jegyzet Gödöllő 2015

2 Szerzők: Csapó László Attila, gyakorlatvezető, óraadó Sójáné Dux Ágnes, mestertanár

3 Tartalomjegyzék 1 Speciális ERP rendszerek, vagyis a szállodai szoftverek piaca hazánkban A szállodai szoftverekkel szemben támasztott követelmények: A legnagyobb szoftvergyártók A Hostware MICROS-Fidelio Flexys További piaci szereplők Foglalási rendszerek Hagyományos utazási irodák Online utazási irodák Nemzetközi online utazási irodák Hazai online utazási irodák Adók a szállásadásban Az idegenforgalmi adó (IFA) Általános forgalmi adó (ÁFA) Az általános forgalmi adóról általában Az általános forgalmi adó a turizmusban: A HOSTWARE használata Front Office modul Recepció menüpont A szobatükör A rezerváció Kassza Számlaműveletek: Kassza átadás

4 5.3 Housekeeping Kimutatások Értékesítési kimutatások Recepciós listák Terhelési listák Kassza listák Forgalmi kimutatások Statisztikai kimutatások Utazási irodai listák Ellenőrző listák Éjszakai zárás Alapadatok Szerviz A Rendezvény modul A vendéglátás modul Turisztikai információk az Interneten Turisztikai honlapok Tartalomkezelő rendszer Drupal Egyszerű tartalmak létrehozása a Drupalban Egyszerű oldal hozzáadása Cikk tartalom létrehozása Dinamikus tartalmak A mezők létrehozása Mezőtípusok és legfontosabb beállításai Tartalom rögzítése

5 9.6 Nézetek Menü készítés Menüpont létrehozása a Navigációs menübe Webform (kérdőív) készítés Drupal Webform összetevőinek típusai Kérdőív kiértékelése Drupál oldalak megjelenítése Ajánlott szakirodalmak

6 1 Speciális ERP rendszerek, vagyis a szállodai szoftverek piaca hazánkban 1.1 A szállodai szoftverekkel szemben támasztott követelmények: Miután megfogalmazódott az igény, hogy szeretnénk bevezetni a szállodánkba egy, a működést támogató informatikai rendszert, mindenképpen vegyük figyelembe az alábbi kritériumokat: megbízhatóság, naprakész, törvényi előírásoknak megfelelő, egyszerűen kezelhető, rugalmasan változtatható és javítható, a szálloda igényeihez alkalmazkodó (személyre szabható), jó ár/érték arányú, és a legfontosabb: hatékonyabb legyen, mint a hagyományos, papír alapú ügyintézés. 1.2 A legnagyobb szoftvergyártók Ma Magyarországon a szállodai rendszerek piaca rendkívül felaprózódott, ami többségében annak köszönhető, hogy viszonylag egyszerűek a piacra lépés feltételei, valamint hogy a piac szereplőinek száma rendkívül magas és a tulajdonosi kör is meglehetősen összetett. Ennek ellenére a hazai piac több, mint 80 %-át mindössze három szoftver utalja: Hostware Fidelio / Opera Flexys A három gyártó közötti megoszlás alakulását az elmúlt öt évben az 1. ábra szemlélteti (Hostware bordó, Fidelio/Opera zöld, Flexys kék színnel jelölve): 6

7 1. ábra: A szállodaszoftvert használók adatai év végén (Forrás:hostware.hu) A három piacvezető cég közötti százalékos megoszlást május 1.-jén a 2. ábra szemlélteti (Hostware bordó, Fidelio/Opera zöld, Flexys kék színnel jelölve): 2. ábra: A három rendszer közötti piaci megoszlás (Forrás:hostware.hu) A Front Office rendszerek megoszlását a 3. ábra szemlélteti: 7

8 3. ábra: A Front office rendszerek megoszlása 2007-ben (Forrás:hostware.hu) A 2007-ben értékesített rendszerek megoszlását a 4. ábra szemlélteti: 4. ábra: a 2007-ben értékesített rendszerek százalékos megoszlása Magyarországon 8

9 Mivel valamennyi szoftverfejlesztő céget ezen jegyzet keretei között nincs lehetőségünk bemutatni, ezért a 3 legjelentősebbről részletesebben, míg a fent maradó kevesebb, mint 20 százalékot képviselő versenytársairól csak összefoglalóan kívánunk említést tenni A Hostware Mivel az eddig bemutatott statisztikai adatokból is jól látható, hogy a Hostware az egyik legnagyobb piaci hányaddal rendelkezik, és az elmúlt időszakban a legnagyobb értékesítési volumenekkel is ők rendelkeznek, ezért a jegyzetben és így ezen fejezet keretében is a legnagyobb részletességet ezen piaci szereplőnek szenteltünk. A HostWare Kft. két évtizedes fejlesztési-értékesítési-támogatási tevékenysége eredményeképpen Magyarország legnagyobb felhasználókörű szállodaszoftver szállítójává vált. Termékpalettája kiterjed a szállodai-, éttermi-, SPA-, valamint a készlet- és pénzügyi területekre. Jelenleg több mint 470 hotel használ HostWare szállodai szoftvert Magyarországon, Romániában és Ausztriában. (Forrás: A Hostware főbb moduljai: o Szállodai front office rendszer o Online helyfoglalás o CRM Ügyfélkapcsolati rendszer o Vendéglátás rendszer o Áruforgalom o Rendezvény nyilvántartás o Anyag nyilvántartás o Tárgyi eszköz nyilvántartás o Főkönyvi könyvelés rendszer o Gyógyászat és wellness rendszer o Fürdőbelépő rendszer MICROS-Fidelio A MICROS Systems, Inc. a vezető vállalat a szállodaipar és vendéglátás magyar és nemzetközi piacán. Magyarországon több mint 160, világszerte több mint 300 ezer ügyfél használja rendszereiket a hatékony gazdálkodás és az üzleti növekedés érdekében. Ügyfeleik jelenleg a világ több mint 140 országában, köztük Magyarországon,használnak MICROS alkalmazásokat és adatközponti megoldásokat a kis- és középvállalatok, valamint a multinacionális nagyvállalatok igényeinek kielégítésére. A MICROS-Fidelio az eredményes szállodavezetést a jól méretezhető és moduláris üzleti és központi megoldások széles skálájával támogatja. Legyen szó akár boutique hotelről vagy nemzetközi, több márkát üzemeltető szállodaláncról, a MICROS-Fidelio olyan megoldást tud összeállítani, amely tökéletesen illeszkedik az egyedi üzleti igényekhez. A portfólióban többek között szállodai front office és back office, CRM-, értékesítés és bankett, yield 9

10 menedzsment, foglalási és disztribúciós csatorna szoftver megoldások találhatók. A több mint 1000 egyéb rendszerhez kapcsolódó minősített interfészekkel garantáljuk az elérhető legjobb kapcsolatot és a zökkenőmentes üzletmenetet. (Forrás: A MICROS-Fidelio a második a hazai piaci megoszlás tekintetében! Ez a rendszer egészen más piaci szegmens esetében kerül bevezetésre. Ez a szoftver többnyire a nagy szállodaláncok hazai egységeinek munkáját segíti, így hazánkban ezen rendszer piaci részesedéséről, az abban rejlő lehetőségekről csak korlátozottan tudnánk említést tenni, így erre a jegyzetben nem is kerül sor. A használat szempontjából a Hosware rendszerhez képest az alábbi eltéréseket érdemes kiemelni: Német fejlesztés Fő moduljai o Customer Relationship Management (CRM ügyfélkapcsolat-kezelés); o Property Management (PMS szállodairányítás); o Conference & Catering Management (CCM konferencia- és cateringmenedzsment); o Materials Control (készletellenőrzés); o Online Booking (online foglalás). o Korábban modulonként nem lehetett megvásárolni, ami nagy versenyhátrányt eredményezettmára megváltozott o BellaVita (wellness- és gyógyászat) o ebusiness Solutions (teljes vállalkozás irányítás támogató modul) o Guest Connection (szállás- és asztalfoglalási rendszer) o Myvisitors (Jegykezelő rendszer) o Törzsvendégkezelő megoldás (GSS) o A fordítás nem tökéletes, időnként hiányos is!!! o link: Többlet szolgáltatások: o POS terminál (Point of Sale-Terminals): az üzletekben és egyéb elárusítóhelyeken felszerelt terminálok, amelyeken az alábbi műveleteket lehet elvégezni: hitel garantálása, csekk vertifikálása, csekk garantálása, számlaközi átutalás, készpénz felvétele, vásárolt áruk ellenértékének kifizetése, betétek elfogadása o MICROS MyStayManager: egy smartphone-re készített mobil megoldás, amelynek segítségével a vendégek foglalásokat hozhatnak létre, és önállóan intézhetik szállodai tartózkodásuk részleteit Flexys A három nagy közül a legkisebb részesedéssel rendelkező versenytárs a Flexys. A Fidelióhoz hasonlóan ez is inkább a szállodaláncok használatában fordul elő. A FLEXYS hosszú évek idegenforgalmi, szállodaipari, ügyviteli és rendszerfejlesztői tapasztalatát fektette be termékei előállításába. A piac tényleges igényeinek ismeretében 10

11 rendszerei kifejlesztése során olyan alapelveket tart szem előtt, melyek alapjaiban határozzák meg bármely számítástechnikai rendszer használhatóságát, hatékonyságát és népszerűségét. Rendszereik közös jellemzői: Képiesség, hogy a képernyőre tekintve a lényeg azonnal világosan érthető legyen, ne kelljen hosszasan értelmezni a látottakat. E cél elérésére többek között speciális képi effektusokat és ergonómiailag tesztelt színkombinációkat alkalmaz. Gyors kezelhetőség, hogy a leggyakrabban használt műveleteket gyorsan, lehetőség szerint egy billentyű leütésével lehessen elérni. Sokféle automatizmus, melyekkel nemcsak a felhasználó munkája könnyebb, de a feldolgozás sebessége is nő és a kezelői tévedés esélye csökken. Egyszerűség, érthetőség, támogatás, hogy a program minden lehetséges esetben automatikus segítséget nyújtson a kezdőnek a megismeréshez és a gyakorlottnak a hatékonysághoz. A FLEXYS rendszerek többnyelvűséget biztosítanak akár ügyintézőnként is. Többszintű adatvédelmet alkalmazunk, hogy eleget tegyünk az egyre növekvő adatbiztonsági követelményeknek. Az adatbázisok mind külső betekintés, mind illetéktelen módosítás ellen hatékony titkosítási és ellenőrzési metódusokkal vannak ellátva. Megbízhatóság és stabilitás, amely valódi minőségi garanciák nyújtása mellett piacképes árak tartását is lehetővé teszi. A felhasznált eszközök belső felépítése jelen stádiumában többéves folyamatos tesztelés tapasztalatainak eredménye. Integritás és modularitás garantálja, hogy Partnereink egyszerűbb feladatok ellátására igazán költségkímélő megoldásokhoz juthassanak, de akár az idegenforgalmi ügyvitel egészét lefedő zárt rendszert is felépíthessenek ugyanazon elemekből, a vendégnyilvántartástól az értékesítési statisztikáig, a készletgazdálkodástól a számviteli finisig, mindezeket egy szakértő kézben tartva. A FLEXYS a Magyar Szállodaszövetség társult tagjaként, illetve az IBM elismert Business Partnereként nagy súlyt helyez a partnereivel való folyamatos és szoros kapcsolattartásra. (Forrás: A felépítése és használata során kiemelendő főbb tudnivalók: Főbb modulok: o Vendéglátó rendszerek o Szállodai rendszerek o Gyógyfürdő rendszerek o Önálló rendszerként és modulonként is értékesít Főbb előnyei: o a recepciós képernyő könnyen áttekinthető (érkező, bentlakó és utazó vendégek) 11

12 o billentyű vagy billentyűkombinációk használata a gyakran használt portai műveletekhez o foglalások (egyéni, csoportos) egyszerű kezelése o egyszerű számlakészítés, engedmény számítása, idegen nyelvű számlák kibocsátása o listák készítése és kezelése o automatizált zárás További piaci szereplők Mint az már korábban is említésre került a három piacvezető szoftverfejlesztőn túl a piac rendkívül tagolt, így ezen fejezet keretében kizárólag a hallgatók ilyen irányú látókörének szélesítése céljából, a teljesség igénye nélkül említést teszünk még azokról a szoftverekről, amelyekkel találkozhatnak a szállodaüzemeltetés területén: Hotel 3000 Hotel System Reception+ Visual Hotel Stb. 2 Foglalási rendszerek Mielőtt részletesebben is megismerünk egy szállodaüzemeltetést segítő speciális ERP rendszert, célszerű említést tenni, hogy hogyan is kerülhetünk kapcsolatba a vendégekkel. Ennek alapvetően két módja van: az online és a hagyományos utazási irodák segítségével, amelyek közül utóbbi jelentősége folyamatosan csökken, főleg a magán személyek tekintetében! 2.1 Hagyományos utazási irodák A turisztikai rendszer alkotó elemeit egy oldalról a kereslet (turistaküldő terület) más oldalról a kínálat (turistafogadó terület) alkotja. A rendszer úgy működik, hogy a turistát a termékkel kapcsolja össze. A turisztikai iparban a közvetítő szektor a nagy-, és a kiskereskedekelemből áll. a nagybani elosztók: az utazásszervezők a kicsiben értékesítők: az utazási irodák Többnyire nem saját egyéni és társas utazásokat szervező vállalkozás, hanem csak a nagy szervezők és nagyban vásárlók kész túráit, programjait értékesíti. Utazási irodai tevékenységek: belföldi utazások szervezése, értékesítése, közvetítése; 12

13 külföldi utazások szervezése, értékesítése, közvetítése; fizetővendéglátás üzletszerű szervezése, értékesítése, közvetítése; szálláshely értékesítés és közvetítés; menetjegy értékesítés különböző közlekedési ágakra, idegenvezetői és tolmácsszolgálat; programszervezés és értékesítés; rendezvényszervezés és értékesítés; jegyértékesítés, valutavétel és eladás, vízumbeszerzés, gépkocsi kölcsönzés, személyszállítás, ajándék és értékcikk árusítás. Utazási irodát a fent megjelölt üzletágakra együttesen és résztevékenységekre egyaránt lehet létrehozni. A legnagyobb hazai utazási irodák: TUI Neckermann IBUSZ Best Reisen (2013. nyaráig) 2.2 Online utazási irodák Az online utazási irodák jelentősége napjainkban folyamatosan erősödik. Ezt az is bizonyítja, hogy ma már kevesen vannak, akik nem találkoztak még életük során a legnagyobb ilyen jellegű foglaló rendszerrel a booking.com-mal. Az online utazási irodákat a mi szempontunkból hazai és nemzetközi csoportba sorolhatjuk Nemzetközi online utazási irodák 13

14 o Csak szállás o Amerikai székhely o Hollandiában van az európai központ o Főként Európát fedi le o Csak szállásfoglalás lehetséges o Budapesti központ is van o Fő központ Bangkok o Csomagokat is kínál (Szállás repülőjeggyel, vagy autóbérléssel, stb.) o Teljesen amerikai (De Ázsiában is piacvezető) Hazai online utazási irodák o Csomagot is kínál o Csak szállás 14

15 3 Adók a szállásadásban 3.1 Az idegenforgalmi adó (IFA) Az idegenforgalmi adót a vendégéjszakák száma vagy a szállásdíj után fizetik az üdülővendégek, a szállásadók pedig a saját maguk által vezetett nyilvántartás alapján havonta bevallják, és befizetik az adót az önkormányzatnak. Az idegenforgalmi adó mértékét az adott település önkormányzata állapítja meg. Minden az idegenforgalmi adóból beszedett forint mellé másfelet kapnak az államtól, ezért elemi érdekük, hogy ellenőrizzék, hogy a szállásadók a szabályoknak megfelelően vallják be és fizessék be az adót. Kinek kell fizetni: És kinek nem? Mértéke: o Azoknak, akik nem állandó lakosként az adott önkormányzat illetékességi területén legalább egy vendégéjszakát eltölt. o 18 év alattiak o Helyi lakosok o Az üdülő tulajdonosának vagy bérlőjének és annak hozzátartozóinak sem o Tanulás vagy munkavégzés céljából szálltak meg o Budapesten a nettó szállásdíj 4 %-a ((Bruttó szállásdíj-18 % ÁFA)*4% Nagyobb bevétel o Minden más településen az önkormányzat által meghatározott fő/vendégéjszaka díja o (Ez jellemzően Ft/fő/vendégéjszaka között alakul) o A jó szoftverek automatikusan számolják az IFÁ-t, de ehhez tanúsítvánnyal kell rendelkeznie 3.2 Általános forgalmi adó (ÁFA) Az általános forgalmi adóról általában Az általános forgalmi adó (áfa) a forgalmi adók egyik típusa. A modern gazdaságban állami jövedelmek jelentős forrása a társasági adó és a jövedelemadó mellett. A végfogyasztásra vetik ki, ezért elméletileg minden vásárló megfizeti. A magyar adórendszerben az általa hozzáadott érték, vagyis az értéknövekedés után az eladónak minden kereskedelmi szinten 15

16 meg kell fizetnie. Mivel a hozzáadott és nem a teljes érték után fizetendő, az áfa végső összege egy termékre nézve független attól, hogy hány vételen és eladáson megy keresztül. Az áfa indirekt adó, hiszen nem az fizeti be az államnak, akitől a forrás összege származik Az általános forgalmi adó a turizmusban: Szállásdíj után fizetendő áfa mértéke: 18 % Ha az összes csomagban biztosít reggelit, akkor az is 18 % Kötelező félpanziónál szintén minden 18 % Ha opcionális az étkezés, akkor a szállás után 18 %, az étkezés után már 27 % az áfa mértéke Az All inclusive esetén az ebédet is már 27 %-os adó terheli, míg a szállás, a reggeli és vacsora esetében 18 %-os az áfa mértéke Egyéb étel és ital után fizetendő áfa mértéke minden esetben 27% 16

17 4 A HOSTWARE használata Mint azt a korábbi fejezetben említettük a Hostware programcsomagnak számos modulja elérhető a turisztikában foglalkozók számára, amelyek közül jegyzetünkben elsőként a Font Office, majd a Rendezvény és végül a Vendéglátás modult ismerhetjük meg részletesen. Mivel az egyes modulok felépítése, menüpontjai és parancsikonjai jelentősen hasonlítanak egymásra, így azokat részletesen Front Office modul keretében taglaljuk, a további modulok esetében csak az eltérésekre koncentrálunk. 5 Front Office modul A Front Office modul menüpontjai az alábbiak, amelyeket részletesen is taglalunk a jegyzet további részében: 5.1 Recepció menüpont A szobatükör A szobatükör a leggyakrabban használt menüpont a szoftverben. A recepciósok munkájuk 90 százalékát innen indulva végzik el. A szobatükör nézetet a demó verzióban az 5. ábra szemlélteti: 5. ábra: A szobatükör megjelenése a Front office modulban 17

18 A szobatükör színeinek jelentése: A szobatükörben alapbeállításként az alábbi színek kerültek kialakításra, amelyek természetesen igény esetén tetszőlegesen módosíthatóak: zöld: bentlakó vendég kék: foglalás o világoskék: egyéni foglalás (egyéni vendég) o sötétkék: csoportos foglalás (csoportos vendég) sárga: opciós foglalás (egy adott határidőig tartják fent a foglalást) bordó (vörös): elutazott, fizetett élénk piros: fizetés nélkül utazott el (a költséget rendezése utólagosan fog megtörténni) fekete: out of order (ilyen státuszba akkor kerül a szoba, ha nagytakarítást végeznek a szobában, vagy valamilyen műszaki probléma miatt (csőtörés, festés, stb.) a szoba jelenleg nem kiadható) Parancsikonok a szobatükörben Módosít: a Hostware valamennyi moduljában a szerkesztést jelöli. Új: a Hostware valamennyi moduljában az új elem beszúrását jelöli. Heti nézet váltó (nagy, normál, tömör): Ennek a menünek a segítségével a képernyőnkön egyszerre megjelenített hetek számát tudjuk a képernyőméretünknek és a saját igényünknek megfelelően testre szabni. Aktuális dátum: ennek a parancsikonnak a segítségével bármikor az éppen aktuális, mai napi dátumhoz tudunk visszajutni a szobatükörben. Ünnepnapok: Az ünnepnapokra és a kiemelt időszakokra tudunk itt lekérdezést indítani. Az ünnepnapok, hosszú hétvégék és ezen időszakok körüli időszakok a turizmus szempontjából kiemelt időszakok, amikre nem árt mindig előre készülni, így ez egy nagyon hasznos lekérdezés. Napi vendégmozgás kategóriánként: Szobatípusonkénti statisztikát készít a használatban lévő, az érkező, a lakó és az utazó vendégekről, amelyet egyetlen kattintással könnyedén kinyomtathatunk. Színek beállítása: a szobatükörben használt színek és státuszok megtekintésére, illetve szerkesztésére van itt lehetőségünk. 18

19 Tabló megjelenítése: Ezen ikonra kattintva egy összesített statisztikát kapunk a szobalimitekre, a foglaltsági állapotra, a szabad szobákra, valamint a kontingensekre vonatkozóan. Vendégkeresés: A vendéglista valamennyi adata (foglalási szám, foglaló neve, érkezik, elutazik, stb) alapján indítható keresés. Nézetváltó (Grafikus nézet, Lakók száma, Foglalások száma, Szobafoglaltság ideje): A szobatükörben megjeleníteni kívánt nézet beállításai. Keresés: Dátum vagy szobaszám alapján indítható keresés a szobatükörben. Nyomtatás: Az éppen aktuális nézet kinyomtatása. Kilépés: a Hostware valamennyi moduljában az ajtó ikon a kilépést jelöli Értékesítési lehetőségek értékesítő: a szállodamérettől függően különböző számban, de mindenhol vannak értékesítő munkatársak, akik értékesítési jutalék fejében dolgoznak a szobák feltöltésén. recepciós: a front office által értékesített szállások, amely akkor lehetséges, ha valaki besétál az ajtón, hogy ő szobát szeretne kivenni. Ez a legritkább értékesítési mód. foglalás: akik valamilyen csatornán értesülnek a szállásadóról és ezt követően foglalnak Lehetséges műveletek a szobatükörben A jobb egérgomb lenyomásával előhívható menüsor az alábbi, amely segítségével a legtöbb művelet elindítható egy adott szobára vonatkozóan: 19

20 6. ábra: A jobb egérgomb megnyomásával elérhető menüsor a szobatükörben Tulajdonságok menüpont: Itt érhető el a szobafoglalással kapcsolatos legfontosabb információkat összefoglaló adatlap. Fontos azonban megemlíteni, hogy ez egy riportáló felület, ahol az adatok szerkesztésére nincs lehetőség. A felület ez a 7. ábra szemlélteti: 20

21 7. ábra: A tulajdonságok menüpont a szobatükörben 21

22 Szerkesztés menüpont: A Tulajdonságok menüpont alatt elérhető adatok szerkesztésére a Szerkesztés menüpontban van lehetőség. Itt a legfontosabb adatok rögzítésére, korrekciójára van lehetőség: 8. ábra: A szerkesztés menüpont A megrendelőnél a listából tudom kiválasztani a megrendelőt, amennyiben már volt korábbi foglalása, amely során az adatai rögzítésre kerültek. Amennyiben nincs a listában a ikonra kattintva van lehetőség új megrendelő felvitelére. A Foglalása neve alatt kerül nyilvántartásra a vendég neve, míg a megrendelőnél az szerepel, akinek a végén a számlát ki kell állítani. Ez magánszemélyeknél nem válik szét, de a céges utak esetében igen, ezért nagyon fontos, hogy a rendszer kéepes legyen ezt kezelni. A pozíciószám a visszakereshetőséget segíti, amelyet például az utazási irodák adnak. Az engedmény résznél választható ki a listából a vendég részére nyújtani kívánt kedvezmény (pl.: kuponos ár, VIP kedvezmény, stb.) A fizetési mód legördülő mezőből választhatunk az alábbi három kategória közül: Készpénz: a helyben készpénzzel fizető vendégek esetében Hitelkártya: A hitelkártyával, illetve Széchenyi Pihenőkártyával fizető vendégek esetében Átutalás: Abban az esetben, ha a számla a távozáskor kiállításra kerül, de a pénzügyi rendezés később, átutalással fog megtörténni. 22

23 A telefonszám mezőben rögzíthető a vendég elérését biztosító telefonszám. A Foglalás jellemzői menüpontban rögzíthetőek az alapvető statisztikák elkészítéséhez szükséges adatok, amelyeket bizonyos időszakonként a Központi Statisztikai Hivatalnak (KSH) is meg kell küldeniük a szállásadóknak. A statisztikai kód rögzítésével tudjuk megadni, hogy statisztikailag melyik kategóriába tartozik a vendégünk, majd az országkódnál, hogy pontosan melyik országból érkeztek a vendégek (Az itt felsorolt országok megegyeznek a KSH által készített statisztikában felsoroltakkal, így például az Afrikai országos, csak gyűjtőnévvel és nem tételesen szerepelnek). Az értékesítési csatorna rögzítése azért fontos, mert ezzel az értékesítők munkáját lehet ellenőrizni, valamint ezen adatok alapján készült statisztikákat mindenképpen figyelembe kell venni az értékesítési akciók tervezése során. A garancia típusa a fizetésre vonatkozik. Abban az esetben, ha a vendég fizetett előleget, akkor erre nincs szükség, de utólagos fizetés esetén például garanciát nyújthat egy hitelkártya. A VIP kód esetében is megkülönböztethetünk szinteket, amely alakulhat például pontrendszeren, amely az egyes megszállások alkalmával gyűjthető, majd árkedvezmény, vagy szolgáltatási színvonalnövelés formájában beváltható. Az itt elérhető megjegyzés menüpont alatt olyan megjegyzést tehetünk, amelyet csak a Hostware használói látnak, de a vendég nem. Az útlevélszám rögzítése szintén érkezéskor rögzítendő, és a rendszerben is tárolásra kerül. A Rendszám rögzítésére főként zárt parkoló esetében van szükség, hogy az autómata kapu, vagy a kapunyitó személyzet tudja, hogy az autó jogosult a parkolóba történő behajtásra. A bekészítésre egyedi igény, vagy VIP vendég esetében kerülhet sor, melyet a Housekeeping részére szükséges rögzíteni (pl.: pezsgő, gyümölcskosár, stb.) A szobaárak előre definiált árkódok alapján rögzítésre kerül a rendszerben, amelytől a recepciósoknak kiosztott jogosultságoknak megfelelően időnként lehetőségük van a módosításra. Illetve a Ifa mód (Idegenforgalmi adó) rögzítésére is itt kerül sor: Beleértve: Bizonyos esetekben a szobaár már tartalmazza az idegenforgalmi adót is, így a megállapított szobaárból beszedett bevételből fizeti a szállásadó az adófizetési kötelezettségét. Rátéve: Ez a leggyakoribb, hiszen ebben az esetben a megállapított szobaárra ráterhelésre kerül az idegenforgalmi adó is, és így alakul ki a véglegesen fizetendő összeg. Nincs: Bizonyos, a jegyzet elején részletesen is felsorolt esetekben a vendég mentesül az idegenforgalmi adó fizetési kötelezettsége alól, ebben az esetben kell a recepciósnak ezt az opciót választania. Ezen adatok rögzítését követően van lehetőség a felvitt adatok mentésére a parancsikonra kattinta. 23

24 Kártyaírás menüpont: Nagyon gyakori, hogy a szobákat nem kulccsal, hanem kártya segítségével lehet nyitni, amely nem csak a szobák, hanem a szálloda egyes részeinek nyitására is alkalmas lehet. Ilyen például egy feláras wellness részleg, amelyet csak a külön költség megfizetését követően van lehetőségünk használni. 9. ábra: A kártyaírás menüpont beállítási lehetőségei Bejelentőlap menüpont: Az előre feltöltött sablonok közül ki kell választani, hogy melyiket szeretnénk nyomtatni, és a rendszer a történő kattintás után nyomtatja a bejelentőlapot. Jóváhagy ikonra 10. ábra: A bejelentőlap sablonjának kiválasztása A rezerváció A Rezerváció menüpont a Recepció főmenüből, valamint a Szobatükörből indulva is elérhető, de célszerű az utóbbiból elindulni, hiszen ekkor már egyből a megfelelő szoba megfelelő foglalását tudjuk szerkeszteni. Ezen menüpont alatt lehetséges a vendég foglalásával kapcsolatos valamennyi adat szerkesztése. 24

25 A Kartonfej és a szolgáltatások fül: 11. ábra: A Rezerváció menüpont alatt elérhető ablak kartonfeje és Szolgáltatások lapjának nézete A Kartonfejen ugyanazon adatok szerkesztésére van lehetőségünk, amely a Szobatükör menüpontból a Szerkesztés almenüre kattintva is elérhetőek. Ezen felül azonban többlet információk rögzítésére is van lehetőségünk: A kapcsolat lapon van lehetőség a foglalás kapcsolattartójának valamennyi elérhetőségi adatát rögzíteni. A Pénzügy lapon a fizetéssel kapcsolatos adatrögzítésre van mód, úgymint a fizetendő előleg, ennek esedékessége (amelyet utána ki tudok listáuztatni és ellenőrizni tudom a teljesülését), engedmény, fizetési mód, opciós határidő (ha opciós a foglalás), lemondási határidő és az értékesítési jutalék (amennyiben például egy utazási iroda jutalék fejében értékesít). A Számlaviselő lapon a vevő számlázással kapcsolatos adatait rögzíthetjük. 25

26 A beállítás lapon az alábbi opciók közül jelölhetjük be a vendégre érvényesíteni kívántakat: o Árkód tételei szobára o Átterhelés végrehajtó o Online foglalás o Bejelentőlapon szerepeljen szobaár A Kartonfej és a lenti ablakrész között látható az árfolyam, amely az adott időpontra érvényes, valamint mellette látható az egyenleg, amely szintén az aktuális állapotot jeleníti meg, tehát ha adott időpontban távozik a vendég, akkor milyen egyenlegge van. Az egyenleg előlege a szállásadó szempontjából jelenik meg, tehát ha előlege pozitív, akkor a vendégnek még fizetési kötelezettsége van, míg ha negatív, akkor a szállásadónak vissza kell fizetnie a vendégnek (Ez olyan például olyan esetben fordulhat elő, ha előlegfizetés történt és a vendég korábban távozik.) A Kartanfej alatt található lapok és azok tartalma az alábbi: A Szolgáltatások fül: Itt a vendég szobafoglalásával kapcsolatos legfontosabb adatok rögzítésére van lehetőségünk (érkezés, utazás, szoba típusa, pótágy-, babaágy-, parkolóhely, terem foglalás, housekeeping információk, stb.) A Housekeeping információnál szereplő ágyazási és takarítási ciklus a tevékenységek rendszerességére vonatkozik. A takarítási ciklus egyes értéke azt jelenti, hogy minden nap van a szobában takarítás, beágyazás, szemétszállítás, de az öt csillagos szállodákban az ágyazási ciklus is napi, tehát ott az ágynemű csere is minden nap megtörténik, a többi esetben azonban az ágyazási és a takarítási ciklus eltérhet! Vendégek fül: Itt az idegenforgalmi adó bevalláshoz szükséges adatok rögzítése történik meg. (Volt-e határátlépés, vízummal rendelkezik-e a vendég, stb.): 26

27 12. ábra: A Rezerváció menüpont Vendégek lapjának nézete Terhelés előjegyzés: A speciális, előre jelzett igények rögzítésére szolgál. (a vendég kér újságbekészítést; kutyával érkezik, és ehhez valami egyedi bekészytés szükséges; kerékpárt szeretne igényelni a vendég a túrához, stb.) Itt a szolgáltatás és a hozzá kapcsolódó felár rögzítésére is szükség van, amelyet a rendszer autómatikusan terhel a vendég egyenlegéhez: 13. ábra: A Rezerváció menüpont Terhelés előjegyzés lapjának nézete Feljegyzések: Ezen menüpont alatt ven lehetőség a Hostware rendszeren belüli üzenetküldésre. Kiválasztható, hogy melyen felhasználói csoportnak, melyik szobába szeretném küldeni az üzenetet: 27

28 14. ábra: A Rezerváció menüpont Feljegyzések lapjának nézete Terhelés átirányítás: A konkrét költségek átterhelésére a számlakiállításkor is van lehetőség, ha például egy család esetében a gyermekek szobájának költségét is a szülők számlájával együtt szeretnének fizetni, de nem minden recepciósnak van hozzáférése a pénzügyi modulhoz, így az átterhelés itt is felvihető a rendszerbe: 15. ábra: A Rezerváció menüpont Terelés átirányítás lapjának nézete Napló: A rendszerben történő valamennyi módosítás naplózásra kerül, ami azt jelenti, hogy a módosítás alkalmával rögzíti a rendszer, hogy ki, mit és pontosan mikor végzett módosítást a rendszer alapját képező adatbázisban. 28

29 16. ábra: A Rezerváció menüpont Napló lapjának nézete 29

30 Rövidítések a napló fájlban: RES Rezervációs fülön történt módosítás RST Szobafoglalás rövidítése LAK Vendég fülön történt módosítás AUT Autómatikus terhelés A Rezervációs ablak parancsikonjai: Módosít: Ebben az ablakban is a szerkesztést jelöli. Új: Ebben az ablakban is az új elem beszúrását jelöli. Töröl: A rögzített módosítások törlésére van lehetőség. Étkezési terv: Étkezési terv elkészítését teszi lehetővé ez a menüpont (Milyen étkezést, milyen mennyiségben, milyen árkóddal szeretnénk rendelni) Ezt a menüpontot ritkán használják a vendéglátóegységek. Vendégkeresés: A vendéglista valamennyi adata (foglalási szám, foglaló neve, érkezik, elutazik, stb) alapján indítható keresés. Visszaigazolás: Visszaigazoló levél küldhető a foglaló vendégek számára. Szobabeosztás: Csoportos foglalás esetén megtörténik a foglalás, majd utólag készül el a szobabeosztás. Check-in: A vendég megérkeztetése, amely csak foglalt státuszú szobában lehetséges. A lakó szobába történű érkeztetés esetén hibaüzenetet kapunk, amely meggátolja a duplikációt. Csoportos módosítás: A foglalási adatok csoportos módosítását lehetővé tevő parancsikon. Foglalás másolása: A meglévő foglalásról történő másolatkészítést biztosító ikon, amelynek különösen a speciális igényekkel érkező, rendszeres vendégek esetében van igazán nagy szerepe. Bankkártya adatok és előengedélyezés: A foglalási garancia többféle lehet, de ezekhez az esetlegesen szükségessé váló terhelések elvégzéséhez az alapvető adatokat tárolni szükséges. 30

31 Cash Deposit: Készpénzletét kezelését biztosító menüpont. Amennyiben ilyen elhelyezésére sor kerül, akkor kijelentkezéskor a rendszed autómatikusan figyelmezteti a recepcióst erről a tényről, hogy ne maradhasson el a visszaszolgáltatás. Szobatükör: Ezzel az ikonnal visszaválthatunk a szobatükörre. Kategórialeltár: Egy gyors riportfelületet biztosít, amellyel szobatípusonként ellenőrizni tudjuk a szabad szobák, a foglalt szobák, valamint a kontingesnek aktuális állapotát. Foglaltság monitor: A kategórialeltárhoz hasonlóan a foglalások riportálását szolgálja, de ez grafikus megjelenítéssel. Foglalás előrejelzés: Az előző két menüponthoz hasonlóan ez is egy riportáló felület, de az előzőektől eltérően sokkal több információ megjelenítésére képes, hiszen ez nem csak a foglaltságot, hanem az érkező és eluatazó vendégek számát, várólistára váró vendégeket és a lakó vendékeket is megjeleníti. Szobatabló: A dátumok alapján megjelenítendő szobákkal kapcsolatos legbővebb riport felületet biztosítja. Fóliák kezelése: A fóliák kezelésére azért van szükség, ha a legvégén nem egy számla készül a vendég távazásakor. Erre leggyakoribb példa, ha egy céges ügyfélnek a szállását a küldő cég vállalja, de a vendég által a bárban elfogyasztott italt már magának kell rendeznie. Ilyenkor két fólia kerül megnyitásra és az egyikre terhelődik a szállás, a másikra pedig az egyéb fogyasztás, majd a távozáskor a számlák a fóliák segítségével kerülnek kiállításra. Ugrás a számlaműveletekre: Amennyiben minden szükséges adatot rögzítettünk és a vendég távozni szeretne, akkor ezzel az ikonnal indíthatjuk a számla kiállítását. Bezárás: Ebben az ablakban is a kilépést jelöli. 5.2 Kassza Kasszabejelentkezés minden esetben szükséges, mert nincs mindenkinek joga ide belépni, és így tudok a saját kasszámmal elszámolni Számlaműveletek: A rezervációs menü eléréséhez hasonlóan a számlaműveletek esetén is az a racionális döntés, ha a szobatükörből indulunk, ekkor ugyanis nem kell beállítani az alap adatokat. 31

32 A rezerváció mellett itt látom az egyenleget, amely a szobaszámhoz, így a foglaló vendéghez tartozik. A 17. ábra szemlélteti, hogy itt lehetőségünk van tételesen ellenőrizni a terhelt tételeket, és szükség esetén módosítani azokat: 17. ábra: A számlaműveletek és az egyenleg ellenőrzését szolgáló ablak Az ablak alján elérhető parancsikonok jelentése az alábbi: Terhelés: Itt egy lista alapján tételesen tudok választani a lehetséges szolgáltatásokból. Először kiválasztom a szobaszámot, majd ha szükséges, akkor a vendéget, majd azt a tételt amit oda szeretnék még terhelni. Amikor befejeztem a Rögzít ikonra kattintva tudom a terhelést végrehajtani. Ha mégsem szeretném a terhelést elvégezni, akkor a Néz ikonra kell kattintani. A Minibár terheléseket ezen menüpont alatt is el tudom végezni, amikor például távozáskor megkérdezi a recepciós, hogy volt-e minibár fogyasztás. A többi esetben a minibár fogyasztást a Housekeeping végzi el. Előterhelés: A még meg nem érkezett vendégek esetében lehet elvégezni terheléseket. Ennek igazán nagy jelentősége akkor van, ha a vevő előleg számlát kér, mert ilyenkor előre fel kell vinni az egyes igényelt tételeket. Hiszen addig, amíg a vendég nem lép be az ajtón, addig nem lehet számára számlát, csak előlegszámlát kiállítani. 32

33 Szobaár előterhelés: Az előterheléshez hasonlóan lehet szükség a szobaár előterhelésre is. Egyéni árkód előterhelés: Az árkódok alapján történő árak rögzítéséhez szükség van az egyéni árkód előterhelésére is. Ezt a lehetőséget olyan esetben szokás használni, ha nem meglévő árkódot szeretnénk rögzíteni. Mennyiség módosítás: Bizonyos esetekben szükség lehet a mennyiségi módosításra is. Például, ha a vendég kéri, hogy a két reggeli a számlán csak egy mennyiségi egységgel kerüljön feltüntetésre. Ilyenkor a számla végösszege nem változik, csak a mennyiségi egység. Tétel bontás: Erre akkor van szükség, ha a rendszerben szereplő tételek közül nem került elfogyasztásra egy teljes egység. Például az italoknál a pezsgő, csak üveges kiszerelésben szerepel, de két szobában lévő vendég közösen fogyasztott el egy üveggel, akkor a kért százalék alapján szét lehet bontani egy egységet. Bujtatások: Azonos áfa kulcsú termékeket lehet egymásba bujtatni. Ez azt jelenti, hogy a számlán nem jelenik meg az a tétel, amit bujtatunk egy másik tétel alá. Ezt akkor kell használni, ha a vendég kéri például a minibár terhelések ebéd mögé történő bujtatását. Amennyiben ez azonos áfájú tételek között történik (a szoftver csak ilyet enged), akkor legális műveletet hajtunk végre. Átterhelés: Itt lehetőség van a szoba költségeinek átterhelésére. Ha például egy család esetében a gyermekek szobájának költségét is a szülők számlájával együtt szeretnék fizetni. Terhelés sztornó: Amennyiben olyan tétel lett a szobához terhelve, amit nem fogyasztott el a vendég, akkor itt van lehetőség a terhelés sztornózására. Természetesen az ilyen műveletet minden esetben rögzíti a szoftver a Naplóba, és meg kell indokolni, hogy mi miatt kerül törlésre az adott tétel. Szolgáltatás sztornó: Amennyiben olyan szolgáltatás lett a szobához terhelve, amit nem vett igénybe a vendég, akkor itt van lehetőség a szolgáltatás sztornózására. Engedmény: Itt van lehetőség az árkódon felül egyedi jogcímen kedvezmény nyújtására. Fólia: Ha több cégnek, vagy több vendégnek szeretnék számlázni, akkor ezen tudom külön kezelni a tételeket, majd a számlázáskor a fóliákon történt rögzítések alapján történik a számla kiállítása. Az ablak alatti ikonokra történő kattintáskor elérhető parancsok: Számlakészítés: Ezzel az ikonnal léphetünk tovább a számla kiállításának egy további szakaszára, amelyet a 18. ábra szemléltet: 33

34 Vendégkeresés: A vendéglista valamennyi adata (foglalási szám, foglaló neve, érkezik, elutazik, stb) alapján indítható keresés. Check out: A vendég kijelenteztetésére a szobából ezen menüpont alatt nyílik lehetőség. Ugrás a rezervációba: Itt van lehetőségünk visszalépni a Rezervációba, ha valamelyik terhelést részletesebben is ellenőrizni szeretnénk. Telefonhívások listája: Lehetőségünk van a szobából indított hívások tételes listázására, amely a hívásokhoz rendelt költségeket is tartalmazza. Minibár lista: Külön riportálási lehetőségünk van a minibárban elfogyasztott tételekre vonatkozóan. Vendéglátásból átterhelt tételek: Amennyiben a szállodának külön éttermi része is van, ahol fogyasztás történt, amely ott nem került kiszámlázásra, akkor ezen menüpont alatt kilistázhatóak az onnan átterhelt tételek. Pay TV használat: Amennyiben a szobában van fizetős TV használati lehetőség, akkor az onnan terhelt tételek kilistázására is lehetőségünk van. Ezek a terhelések nem automatikusak, hanem a kiválasztáskor látható az adott tétel ára, és rákérdez, hogy valóban szeretné-e megvásárolni az adott tételt. A terhelésre csak ezt követően kerül sor. Fürdőhasználat: Amennyiben a fördő használatából adódóan többlet terhelésre került sor, akkor itt azokról készíthetünk egy tételes listát. (Természetesen ez opcionális, csak abban az esetben használatos, ha van ilyen szolgáltatás a vendéglátóhelyen.) Átterhelt tételek: A szobaszámra terhelt tételekről készíthetünk egy listát, amelyen látható, hogy melyik szobaszámról, mit és milyen összegben terheltek az adott szobára. Egyenlegek: Adott számú szobák egyenlegének lekérdezésére van itt lehetőség. Ezt akkor kell mondjuk használni, ha egy szoba számlázásánál vagyunk, de rá szeretnénk nézni egy másik szoba egyenlegére is, de nem kívánunk kilpni. Proforma számla: Egy előleg számlát készít a rendszer. Előleg számlát csak előleg elnevezésű tételekről lehet kiállítani. Nagyon hasznos, ha kérdezi a vendég, 34

35 hogy jelenleg hogy áll az egyenlege, ha most távozna, akkor mennyit kellene fizetnie. Illetve akkor is rendkívül hasznos, ha csak meg szeretnénk tekinteni a számlakiállítás előtt, hogy mindent helyesen rögzítettünk-e. Ugyanis ezt követően még van lehetőségünk a javításra, míg ha egy számla kiállítását követően veszünk észre egy hibát, akkor azt sztornózni kell, és ezután javítani és újra kiállítani a számlát, ami könyveléstechnikailag is problémás, mert a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása miatt a sztornózott tételeket is könyvelni kell. Eszköznyilvántartás: A szobához rendelt egyéb kiegészítők nyilvántartására van itt lehetőség. Olyan tételekhez, amelyek alapvetően nem a szoba tartozékai, de bizonyos időszakra a szobában lakó vendég használatába kerül. Cash Deposit: Készpénzletét kezelését biztosító menüpont. Amennyiben ilyen elhelyezésére sor kerül, akkor kijelentkezéskor a rendszed autómatikusan figyelmezteti a recepcióst erről a tényről, hogy ne maradhasson el a visszaszolgáltatás. Visszaigazolás: Visszaigazoló levél küldhető a foglaló vendégek számára. Portáskiadás másolat: Abban az esetben használatos, ha a recepciós valamilyen egyedi tételt vásárol a vendégnek (például transzferfoglalás, színházjegy, stb.) Ilyenkor a recepciós a kasszából vesz ki készpénzt, és abból vásárolja meg az adott tételt, amit rögzít a rendszerben, ezzel biztosítva a kassza egyenlegét, majd a vendég távozáskor rendezi ezeket a költségeket. Bezárás: Ebben az ablakban is a kilépést jelöli. A számlakészítés következő lépését a 18. ábra szemlélteti: 35

36 18. ábra: A terhelések jóváhagyása a számlakészítés előtt Ebben a részben választhatjuk ki tételesen a fizettetni kívánt tételeket, valamint itt van lehetőség számlabontásra is. Itt van lehetőségünk a számla valutanemének kiállítására is. Valutaváltást és az ezzel kapcsolatos műveleteket csak OKJ-s végzettséggel rendelkezők végezhetnek. Az Tovább ikonra kattintva léphetünk tovább a következő ablakba, amelyet a 19. ábra szemléltet. Itt már csak azt az összeget látjuk, amelyik a számlán szerepelni fog. Itt kell kiválasztanunk a fizetés módját, amely az alábbiak valamelyike lehet: Készpénz: Ez az alapértelmezett fizetési mód, ezért ha meg kívánjuk bontani a számlát mert különböző fizetési módokkal szeretnének egy szobához tartozó egyenleget rendezni, akkor a készpénzes legyen az utolsó, amit rögzítünk a rendszerben, mert ellenkező esetben a számla teljes értéke készpénzes számla formájában kerül kiállításra. Hitelkártya: A hitelkártyás fizetés sajátossága, hogy nem csak a hitelkártyákat hanem a Széchenyi Pihenőkártya különböző zsebeit (rekreáció, szállás, vendéglátás) is itt van nyilvántartva. (Illetve korábban itt volt rögzítve az Üdülési csekk is) Átutalás: Amennyiben a vevő átutalással kivánja kiegyenlíteni egyenlegét, úgy ezt az opciót kell választanunk, amely során a számla kiállításra kerül, de a pénzügyi teljesítés csak a jövőben történik majd meg. 36

37 Belső számla 19. ábra: A fizetési mód és a vevő adatainak kiválasztása Végül a Rögzít ikonra kattintva menthetőek az adatok és a Számla nyomtatása ikonnal máris nyomtatható a számla Kassza átadás Kassza átadására szinte kivétel nélkül minden nap többször kerül sor. Átadás történik műszakváltáskor (kisebb szállodákban általában kettő, a nagyobbakban három műszakban dolgoznak a recepciósok), illetve nagyobb forgalom esetén akár műszak közben is, hogy a kassza készpénzállománya ne legyen olyan nagy. o Kasszából páncél: Általában műszakváltáskor kerül sor erre a műveletre, vagy ha nagyobb mennyiségű készpénz halmozódik fel a kasszában, akkor is lehetőség van a páncélba történő átadásra. Műszakkezdéskor ezzel ellentétesen páncélból kasszába történő átadás történik. o Páncélból pénzügyre: Amennyiben a páncélban nagyobb mennyiségű készpénz (ez vendéglátóhelytől függ, hogy milyen összeg) halmozódik fel, akkor szükséges ennek a bankba történő továbbítása. Azonban, hogy így a bevétellel, valamint a páncélban és a kasszában történő készpénzzel pontosan el tudjunk számolni, szükséges ezen művelet elvégzése. 37

38 Mindegyik átadásról kassza átadási bizonylatot automatikusan nyomtat a rendszer, amely biztosítja a pontos elszámolást, elszámoltatást. 5.3 Housekeeping A Housekeeping-et alkotó személyzet az akinek a legpontosabb képe van a szobákról, hiszen ők vannak leginkább kapcsolatban a szobával. Ezt a modult csak a nagyobb szállodák esetében érdemes használni. Ebben a menüpontban az alábbi főbb műveletek elvégzésére van lehetőség: Szobastátusz módosítás (Üres kiadható, Üres tiszta, Üres piszkos, Foglalt OK, Foglalt tiszta, Foglalt piszkos, Out of Service, Show Room) Terhelés típusok: Szállodánként eltérő, hogy melyiket használja az alábbiak közül: o Minibár terhelés: Minden délelőtt az előző éjszakai fogyasztás feltöltésre kerül, és a szoba egyenlegére ráterhelésre került a fogyasztás. Már vannak automatikusan terhelő minibárok is, amelyek súlymechanikája érzékeli melyik tétel került levételre, és ha néhány másodperc múlva nem kerül vissza, akkor automatikusan terhelődik az adott tétel. o Kötegelt terhelés: Valamivel többet takar, mint a minibár (például fürdőköpeny és egyéb kiegészítők is ide tartozik) Housekeeping riport: Saját maguknak a kívánt kategóriákra készíthet kimutatást. Bekészítési lista: A szobalányok itt készíthetnek maguknak listát arról, hogy melyik szobába milyen bekészítés előkészítését kérték az érkező vendégek. Szobalány beosztás: Egy szobalány átlagosan szoba/nap kitakarítására képes egy műszak alatt és ennek megfelelően súlyozzák a többi szobát, mely alapján a szobalánybeosztás készül. Ezt a 20. ábra szemlélteti: 20. ábra: A szobalány beosztás elkészítésének lehetséges módjai és a testre szabás opciói 38

39 Az átlagos szoba kitakarításáva lszemben egy lakosztály kitakarítása kb egy óra, melyet a beosztás során figyelembe kell venni. Ha nem tetszik az automatikusan elkészült beosztás, akkor kézzel tudom áthúzni az egyik szobalánytól a másikhoz az egyes szobákat. Szabad szobák: A foglalt szobákra, a szabad szobákra, valamint az összes szobára választhatóan készíthetünk kimutatásokat. Ez a riport a vezetők számára is egy nagyon fontos ellenőrzési pont lehet, akár naponta többször is célszerű lekérdezni az aktuális állapotot. Takarítási dátumok: Két kiválasztott dátum között elvégzett takarítások listája kérdezhető le, és nyomtatható ki néhány kattintással ezen menüpont segítségével. 5.4 Kimutatások A kimutatások főként a vezetőség munkáját és döntéseit hivatottak támogatni. A Hostware rendszere számtalan kimutatás elkészítését lehetővé teszi, amelyek a továbbiakban részletesen is bemutatásra kerülnek. A fő kimutatás fő csoportjait a 21. ábra szemlélteti: 21. ábra: A kimutatások csoportjai A fő csoportok legfontosabb kimutatásai az alábbiak: Értékesítési kimutatások Az értékesítési kimutatások összes lehetséges módozatát 22. ábra szemlélteti: 39

40 22. ábra: Az értékesítési kimutatások típusai Ezek alapján látható, hogy lehetőségünk van különböző időtávokra előrejelzések készítésére, amelyek rendkívül fontos információkkal szolgálhatnak a menedzsment részére. Az opciós foglalások figyelése is fontos, hiszen a lejáró foglalásokat a rögzített kapcsolatok valamelyikén fel kell keresni, hogy nyilatkozzanak a végleges szándékukról. A törölt foglalások okaiból is érdemes statisztikát készíteni, hogy tudjuk, hogy mi az oka a visszamondásoknak, és amennyiben lehetséges a jövőben tegyünk ellene Recepciós listák A Recepciós kimutatások lehetséges opcióit a 23. ábra sorolja fel: 40

41 23. ábra: A recepciós kimutatások típusai Többek között itt készíthetünk kimutatást az érkező, a lakó és az utazó vendégekről, továbbá az összes vendégről is. Ez utóbbi a legrészletesebb lista, amely foglalás, szoba és vendég szintű lehet. Étkezési lista is készíthető, hogy étkezésenként a konyha fel tudjon készülni a szükséges adagmennyiségekkel. Készíthetünk listákat a VIP személyekről, vagy az éppen aktuálisan ünneplő születésnaposokról is, akiket egy-egy speciális ajánlattal megkereshetnek az értékesítők. A Vendégkönyv menü Megjelenítés részének Formátum legördülő mezőjéből választható ki a Cardex lista, amely a bejelentőlap generálását teszi lehetővé. Ha tudjuk előre, hogy következő napon teltház lesz, vagy csak egyszerűen egy nagyobb csoport érkezik, akik érkeztetését szeretnénk minél zökkenő mentesebben és gyorsabban elvégezni, akkor az éjszakás műszakban lévő személyzet ezen menüpont segítségével elő tudja készíteni a bejelentőlapokat Terhelési listák A terhelési kimutatások listáját a 24. ábra sorakoztatja fel: 41

42 24. ábra: A terhelési kimutatások listája Ez a kimutatáskör a legtöbbet használt. Például a terhelési tételek listáját vezetőként célszerű időnként lekérni és egyeztetni a számlákkal, ezzel is ellenőrizhetővé válnak a recepciósok. Készíthetünk továbbá kimutatást az engedményekről, a sztornózott tételekről, az előzetes terhelésekről, az átirányított vendégekről, az átterhelt tételekről, vagy éppen akár a kiadott eszközök listájáról is. 42

43 5.4.4 Kassza listák A kasszakimutatások lehetséges opciói a 25. ábra szemlélteti: 25. ábra: A kassza kimutatások lehetséges esetei Ebben a menüpontban minden számlákkal kapcsolatos mozgásokról készíthetünk nagyon hasznos kimutatásokat, amelyet vezetői munkakörben bizonyos időszakonként, és szúrópróba szerűen is szükséges elvégeznünk a munkatársaink ellenőrzése végett. Erre kiválóan alkalmas például az Aktuális egyenleg lista, vagy a Kasszamozgások listája is. A Napi bevétel listát minden zárás alkalmával, a nap végén nyomtatják a zárást végző recepciósok. A pénztárjelentés ennél valamivel szűkebb kimutatás, hiszen az csak a készpénzmozgást szemlélteti. A hitelkártyás fizetések listája azért fontos, mert statisztikát készíthetünk a SZÉP kártyát használókról, hiszen ezek a mozgások is a hitelkártyák speciális esetei között kerülnek feltüntetésre. 43

44 5.4.5 Forgalmi kimutatások A Forgalmi kimutatások lehetőségeit a 26. ábra szemlélteti: 26. ábra: A Forgalmi kimutatások lehetséges változatai Itt lehetőség van a különböző forgalmi kimutatások elkészítésére, úgymint forgalom összesítő, számlaforgalom összesítő, bevétel összesítő, vagy éppen szoba és vendégforgalom összesítő kimutatások készítésére. Ezen felül fontos, hogy a Nyilvántartás az idegenforgalmi adóról nevű kimutatás az évi C. törvény a helyi adókról, III. fejezetének (Kommunális jellegű adók), 2. pontjában (Idegenforgalmi adó) foglaltak teljesítésében segíti a felhasználót, ezért ezt az opciót mindenképpen használjuk! 44

45 5.4.6 Statisztikai kimutatások A Statisztikai kimutatások lehetőségeit a 27. ábra szemlélteti: 27. ábra: A Statisztikai kimutatások lehetőségei Az adatrögzítés alapja a rendszerben mindenhol a Központi Statisztikai Hivatal által kért adatoknak megfelelő bontás alapján történik, amely így lehetővé teszik, hogy a KSH által kért formanyomtatványt előre feltöltve néhány kattintás segítségével kitöltsük azokat, ami jelentős időt és energiát spórol meg egy-egy adatszolgáltatás alkalmával az adminisztratív személyzetnek Utazási irodai listák Az utazási irodákkal kapcsolatos kimutatásokat a 28. ábra szemlélteti: 28. ábra: Az utazási irodákkal kapcsolatos lekérdezések 45

46 Ebben a menüpontban többek között lekérdezhetjük például a partnereink forgalmát és a kontingensekre vonatkozó statisztikákat is Ellenőrző listák Ezen menüpontban található menüpont segítségével ellenőrizhetjük, hogy a bejelenteni kívánt adatok megfelelnek-e a valóságnak. Miután az önkormányzatok nagyon szigorúan ellenőrzik ezeket a számokat, hiszen nekik ez mevétel, így fontos, hogy mindig a lehető legpontosabb kimutatások kerüljenek leadásra. 5.5 Éjszakai zárás Az éjszakai zárás alkalmával a recepciós leellenőrzi, hogy minden vendég megérkezett-e, akinek foglalása volt adott napra, majd ha mindent rendben talált akkor a 29. ábra által szemléltetett teendők elvégzése következik: 29. ábra: Az éjszakai zárás indítása előtti teendők 46

47 A zárás ezen feladatok elvégzése után, minden éjjel manuálisan történik meg. A záráshoz valamennyi ablakot be kell csukni. Ezt követően mindig készül biztonsági mentés is, amely azért szükséges, mert ha bármi baj van a rendszerrel, akkor vissza lehet állítani a biztonsági mentésből az adatokat, és nem lehet komolyabb adatvesztés. 5.6 Alapadatok Az alapadatok felvitele még a rendszerindítás előtt szükséges, hogy a rendszer jó adatokkal dolgozzon, ezek után is rendkívül fontos a változások nyomon követése, melyet a 30. ábra menüpontjain keresztül tehetünk meg: 30. ábra: Az alapadatok menüpont részei Ezen menüpont alatt rögzíthető, ha változás következik be a szobák számában, vagy a férőhelyek számában. Egy esetleges ÁFA kulcs változás esetén itt tudjuk módosítani az alapbeállításokat, vagy éppen a napi szinten változó valuta- és devizaárfolyamokat, vagy a hotel alapvető adatait, telephelyeit is. Itt van lehetőségünk feltölteni a kimutatásoknál használni kívánt nyomtatványokat és KSH alapadatokat. 5.7 Szerviz A szerviz menü pontjait a 31. ábra szemlélteti: 47

48 31. ábra: A szerviz menü pontjai Itt van lehetőségünk a főbb rendszerbeállítások, a nyelv valamint a felhasználói jogosultságok kezelésére is. 6 A Rendezvény modul A Főmenü sor szinte teljesen megegyezik a Front Office modul menüpontjaival: A fő különbség már a modul nevéből is kiderül, tehát hogy nem szobák, hanem rendezvények nyilvántartása történik, amelyből adódóan a Recepció menüpont helyett Rendezvények menüpont van, amely almenüit 32. ábra szemlélteti: 48

49 32. ábra: A Rendezvények menüpont alegységei Így tehát ebben a modulban nem szobatabló, hanem rendezvénytabló van, amelynél a bal oldalon nem a szbák, hanem a rendezvénytermek vannak feltüntetve. A rögzíteni kívánt adatok is többségében megegyeznek. Csupán egyetlen fő különbség van, hogy a rendezvények esetében a dátumon kívül az időpnt megadására is szükség van, hiszen egy napon belül több rendezvény is lehet egy helyszínen, míg szobát egy éjszaka alatt nem tudunk többször értékesíteni. Továbbá, mint azt a 33. ábra is szemlélteti a termek esetében az eszközök, a technika és a szolgáltatások menüpont sokkal részletesebb adatok rögzítését igényli, mint a Front Office modul esetében. A rendezvénytablón alkalmazott színek is megegyeznek a jegyzet korábbi részében, a Szobatükörnél ismertetett színekkel. Ami szintén újdonság, hogy van létszám és szállóvendég adatbox is, hiszen nem biztos, hogy valamennyi konferenciarésztvevő szálló vendég is egyben. A rendezvényhez rögzíteni kell, hogy a terembe milyen berendezést (hangosítás, projektor, laptop, stb) igényelt a megrendelő. Lehetőség van az ellátás rögzítésére is, hogy mit szeretne a szervező (Kv szünet, ebéd, stb.). A Szolgáltatások menüpontban kell rögzíteni az egyéb szolgáltatásokat, amelsy lehet például egy torta, egy tüzijáték, vagy bármilyen más extra szolgáltatás, amit a megrendelő kért a helyszínt üzemeltetőjétől. 49

50 33. ábra: A Rendezvények rögzítését biztosító ablak Rendkívül fontos megemlíteni, hogy a rendezvény modul nem számlaképes, csak a Front Office rendszer segítségével tudjuk a számlát kiállítani, ez önmagában csak egy foglaló modul. A listák segítségével itt is lehetőség van kimutatások készítésére. Készíthetünk például napi-, heti-, vagy havi szintű rendezvényösszesítőt. Ugyancsak készíthetünk statisztikát a terembevételről vagy éppen az eszközkihasználtságra vonatkozóan, amely szintén fontos információkat nyújthat a menedzsment számára. Mivel a modul nem képes számla kiállításra, így rendkívül nagy jelentősége van, hogy az éjszakai zárás milyen sorrendben történik, mert különben problémák jelentkezhetnek. A helyes sorrend tehát időrendben a legkorábbitól a legkésőbbi felé haladva az alábbi: Rendezvény Vendéglátás Front Office 50

51 7 A vendéglátás modul Mindenekelőtt három fogalom tisztázása szükséges: Anyag: az amely beszerzésre kerül, de nem értékesítjük tovább, hanem feldolgozzuk. (Ilyenek az étlapon szereplő tételek előállításához használt alapanyagok, mint például a hús, só, stb.) Áru: azon tételek, amelyeket változatlan formában értékesítünk tovább (Például egy üveges Coca-Cola) Termék: Ebbe a kategóriába azok a tételek tartoznak, amelyeket ebben a formában nem szerzünk be, hanem egy receptúra alapján elkészítjük és értékesítjük. Ha egy termék esetében az eladási ár nem kerül rögzítésre, akkor az nem értékesíthető. A Vendéglátó modul fő menüjét a 34. ábra szemlélteti: 34. ábra: A Vendéglátó modul fő menüpontjai A főmenü pontjai szintén nagyon hasonlítanak a Front Office modul pontjaihoz, csupán az ikonok megjelenítése különbözik némiképp. Amint az a menüpontnál is látható ez a modul is alkalmas önállóan is számla kiállítására, sőt működésre is, így alkalmas éttermek, vendéglátó ipari egységek önálló működésének 51

52 támogatására is, ebben az esetben nem szükséges a Front Office modul megvásárlása és üzemeltetése sem. A terhelés alapja az asztal, amely megjelenítése nagyon jól vizualizálva van a szoftverben. A demó verzióban szemléltetett egyik étterem tényleges fizikai elrendezését a Hostware Vendéglátó moduljában szemléltetve a 35. ábra mutatja: 35. ábra: A demó verzióban szereplő egyik étterem asztaltérképe Lehetőség van továbbá az asztalokon belül székekre történő terhelésre is. 52

53 A készletek fogyása a receptúra alapján történik, amely minden esetben 10 adag elkészítéséhez szükséges adatokat tartalmaz. A demó verzióban egy Szegfűgombás szarvasragu aktuális receptúráját a 36. ábra szemlélteti: 36. ábra: A szegfűgombás szarvasragu aktuális receptúrája a Hostware Vendéglátó moduljában 53

54 8 Turisztikai információk az Interneten Az Interneten önálló URL címmel rendelkező egy vagy több oldalas dokumentum. Klasszikus céges honlapok a korábbi papír alapú szóróanyagokat váltották fel. A vállalkozásokra vonatkozó legfontosabb információkat tartalmazzák. Az első megjelenésükkor egyirányú kommunikáció jellemezte, a felhasználó az oldalakról információt gyűjthetett, de vélemény nyilvánításra nem volt mód. Ma már az ilyen típusú honlapokon is legalább küldési lehetőség biztosított. Közösségi oldalak egy része (Facebook, LinkedIn, Twitter, Googe+) mai Internet használók számára ismert, aktív felhasználói. Több olyan közösségi oldal van, a személyes kapcsolatok helyett szakmai témák alapján gyűlnek össze szakértők és érdeklődök és kommunikációjuk eredménye közösségi tartalom előállítás, Blogok vagy más néven webes naplók a felhasználók magán véleményének a világhálón való megjelenítés eszköze. Ma már sokkal nagyobb jelentősége van egy-egy független szakértők vagy vállalatok által létrehozott blogoknak, melyekből a legfrissebb publikus információt lehet megszerezni. 8.1 Turisztikai honlapok Turisztikai szervezetek Név A Budapesti Turisztikai Hivatal honlapja Turizmis online Tourinform Magyar Turizmus Zrt MATUR Magyar Turisztikai Egyesület Magyar Kongreszusi Iroda Országos Terülletfejlesztési Hivatal UNESCO Világörökségek World Tourism Organisation / Idegenforgalmi Világszervezet Url cím e&code=58514b405d Utazási és Turisztikai Világtanács OECD Turisztikai Bizottsága _1_1_1_1,00.html 54

55 Turisztikai szervezetek Név IHRA - International Hotel & Restaurant Association HOTREC - Hotels, Restaurants and Cafés in Europe Európai Bizottság Turizmus Egysége Url cím n.htm Név Turisztikai szakfolyó iratok Url cím Acta Turistica Anatolia: an international journal of tourism and hospitality research Annals of Tourism Research Revue de recherche en tourisme Turizmus Online Turizmus Panoráma ws_home/689/description#description Név Szállás kereső oldalak Url cím Szállás vadász trivago szálláshelyek Szallas.hu Agoda.com Szálláskereső.hu Hazaiszálláskereső.hu Szálláskereső - Itthon.hu Online repülőjegy vásárlás Név Közlekedés Url cím Útvonalterv.hu 55

56 Név Közlekedés Url cím Térkép24.hu Google térkép Európai útvonaltervező Budapesti menetrendek MÁV-START ELVIRA - belföldi vasúti utas tájékoztatás VOLÁN menetrend Liszt Ferenc Repülőtér induló járatok Liszt Ferenc Repülőtér érkező járatok elvira.mavinformatika.hu tok ok 8.2 Tartalomkezelő rendszer A tartalomkezelő rendszer angolul content management system, CMS) egy marketing kifejezés azokra a szoftverekre, amelyeket több személy együttműködésével készülő munkák koordinálására dolgoztak ki. A tartalomkezelő rendszerek legfontosabb funkciói: biztosítják, hogy sok személy tudjon egyszerre adatokat tárolni és ezeket egymással megosztani, a hozzáférés szerep szerinti szabályozása: a felhasználó szerepe határozza meg, hogy mely adatokat láthatja vagy módosíthatja, könnyű adattárolási és adatelérési lehetőségek biztosítása, csökkentik a redundáns adatbevitelt, megkönnyítik a kimutatások összeállítását, segítik a felhasználók közti kommunikációban. Vannak a piacon olyan nyílt forráskódú (szabadon letölthető, átírható) tartalomkezelő rendszerek Napjaink vezető tartalomkezelő rendszerei a Drupal, a Joomla és a WordPress002E (Nagy) 56

57 9 Drupal A Drupal január tizenötödikén kezdte meg nyílt működését, amikor Dries Buytaert publikálta első verzióját az interneten. A rendszer azóta nagyon sokat fejlődött, és széles körben használt tartalomkezelővé vált. Lássuk, mégis minek nevezhetjük, és ezek a kategóriák mit is jelentenek. Tartalomkezelő rendszer azaz Content Management System (CMS) Tartalmak bevitelére és rendszerezésére használható eszköz több felhasználó támogatásával. Ez kicsit bővebben azt jelenti, hogy internetes publikációk, híroldalak készítésére használható eszköz. A legtöbb ma CMS-nek nevezett rendszer ennél sokkal többet tud, és a Drupal sem korlátozódik csak tartalmak kezelésére. Képes egyszerű elektronikus bolt építésére is, illetve gyakran használják közösségek kialakítására (ahol a tartalomfejlesztés másodlagos szerepet kap). Tartalomkezelő keretrendszer azaz Content Management Framework (CMF) Olyan programozók számára készült rendszert jelent, mely tartalomkezelő rendszerek építésére szolgál. A Drupal kiváló CMF, hiszen általános tartalom kezelési és rendszerezési sémákat támogat széles körű megjelenés változtatási képességekkel. Ráadásul nagyon jó forrás dokumentációval rendelkezik. Így alkalmas egyedi tartalomkezelési igények kielégítésére is. Web alkalmazás fejlesztő keretrendszer azaz Web Application Framework (WAF) A Drupal egy eléggé vékony réteget biztosít a PHP nyelvi elemei felett, mely jelentősen meg tudja könnyíteni általánosabb igényű web alkalmazások fejlesztését. Ilyen funkciók az általános űrlapkezelő rendszer, a vékony adatbázis kezelő réteg, a felhasználókezelő alrendszer. 9.1 Egyszerű tartalmak létrehozása a Drupalban Az egyszerű tartalmak hozzáadás az információk összegyűjtésén kívül más előkészítő munkát nem igényel. A Drupal két ilyen egyszerű tartalom bevitelét támogatja: a cikk (Article) és az egyszerű oldal (Basic page) 37. ábra:tartalom hozzáadás 57

58 9.2 Egyszerű oldal hozzáadása Válasszuk ki a Basic page menüpontot. A megjelenő ürlap Title mezőjébe a felviendő tartalom címét, a Body részben a tartalom szöveges információit. A tartalom vagy egyszerű szöveg vagy hivatkozás lehet, ha azt szeretnénk, hogy a szöveg tagoltan jelenjen meg, akkor a Full HTMl formát kell választani. 38. ábra Egyszerű oldal hozzáadása Az űrlap többi mezője a weblapon való elhelyezés beállítására szolgál. A közzétételi beállítások segítségével lesz látható az oldal, ha a címlapra helyezve kapcsolót be van kapcsolva, akkor ez a tartalom a címlapra kerül, de ezt csak ritkán kapcsoljuk be. A beállítások közé tartozik, hogy ehhez az oldalhoz menüpontot rendeljük. Amennyiben az oldal nem kerül a címlapra fontos, hogy tartozzon hozzá menüpont, hiszen ellenkező esetben egy látogató ezt az információt nem éri el. Ugyanakkor fontos, hogy előre tervezett menürendszer legyen a honlapon, így célszerű a menük létrehozásakor a jól strukturált rendszerbe beilleszteni az oldalt, ehhez majd az oldal elérési címére lesz szükség. Az elérési címet a rendszer automatikusan generálja, de egyéni címeket is megadhatunk. Későbbiekbem a Menük létrehozása, szerkesztése fejezetben kitérek. 58

59 Az űrlap kitöltése után a mentés gombra kattintva a tartalom létrejött. A létrehozott tartalmat a Tartalom menüben meg tekinthetjük, illetve a szerkeszt gombra kattintva módosíthatjuk. 9.3 Cikk tartalom létrehozása Válasszuk ki a Article menüpontot. A cikk tartalom létrehozása nagyon hasonlít az előbb ismertetett Egyszerű oldal hozzáadásához, illetve módosításához így csak a különbségeket írom le. Az űrlap két mezővel bővül a Tags mező, melyben a cikk tartalmára vonatkozó kulcs szavakat (maximum 10) soroljuk fel, valamint az Image mező ahova egy képet tölthetünk fel. A képaláírást nem kötelező kitölteni, de az itt szereplő szöveget olvassák be a vakok képernyő olvasó programjai. 9.4 Dinamikus tartalmak A dinamikus tartalmak létrehozása előtt az előzőekhez képest hosszabb előkészítő munkára van szükség. Az adatbázis tervezés induló lépésein kell végig haladni. Gyűjteni kell a honlapon megjeleníteni kívánt egyedeket, elemezni kell, hogy melyek azok a tulajdonság típusok, mely mindegyik egyedet jellemzik. Ennek ismeretében lehet megtervezni az adatbázis táblákat, melyet a drupalban tartalomtípusnak nevezünk. A tartalomtípus megtervezése a mezők, azok típusa és tulajdonságainak meghatátozását jelentik. A drupalban a következő mezőtípusokat használjuk: Mező típusok Dátum szám (egész, lebegőpontos) Fájl Hivatkozás Hosszúszöveg és összefoglaló Kép Lista (egész, lebegő pontos, szöveg) Logikai Szöveg 1. táblázat Mezőtípusok A mezők megadásakor meg kell adni a mező nevét. A Drupal két féle nevet őriz a mezőről, egyrészt amit megjelenít a képernyőn (ez nyelv helyesen írható: ékezetes betűkkel, szóközökkel), és a program által használt nevet, mely egyértelműen azonosítja a mezőt. Ez a 59

60 belső program által használt mezőnév nem tartalmazhat ékezetes betűket, különleges jeleket sem (a betűkön és a számokon kívül csak az aláhúzást tartalmazhat). A mezőnév után a mezőtípusát kell megadni, majd a mező tulajdonságainak beállítása következik, mely egy része független a mező típusától pl szükséges mező (kitöltése kötelező), értékek száma (a táblázat egy cellájába, hány adat kerül). A mező típusától függő adatok például mérete. A következő táblázat Iskolák adatainak tárolására alkalmas tartalomtípus mezőinek leírására szolgál. 2. táblázat Tartalom típus mezői és tulajdonságai Mező név (címke) Mező név (programnén) Mező típusa méret e Szükséges Alapértelme zett érték Értékek száma Egyéb megjegyzés Neve title szöveg 50 i 1 tipusa okt_tip lista(szöveg) i 3 város okt_var lista(szöveg) i Budapest 1 utca_hsz okt_utca szöveg 20 i 1 iranyito_szam okt_irsz szám (egész) 1 tagozat okt_tag lista(szöveg) szakok okt_szak lista(szöveg) kép okt_kep kép "80K" térkép okt_map kép "80K" kifejezés webcím okt_web hivatkozás 1 cím okt_ 2 telefon szám okt_tel szöveg 16 2 forrás okt_forras szöveg 50 1 rogz okt_rogz szöveg 15 Sójáné 1000 és 9999 között A tartalomtípusok létrehozásához a Felépítés menübe kell lépni, és az Tartalom típus hozzáadaást kell választani. A létrehozáskor meg kell adni a tartalomtípus nevét az oldalakon használt, illetve a program által használt nevet, adhatunk leírást mely könnyíti a táblázat adatainak értelmezésében. Hasonlóan, mint az egyszerű tartalom és cikk esetén a közzététel beállításait. A tartalomtípus létrehozásakor egy olyan mező létrejön, amit nem lehet törölni. Ennek a mezőnek a program által használt neve a Title. Ha az oldalakon nem szeretnénk, hogy a Title jelenjen meg, akkor itt lehet módosítani 60

61 39. ábra Tartalom típus létrehozása A mezők létrehozása A második táblázatban látható adatbázis Drupálban történő megvalósítása a következő ábrán látható. 40. ábra Mezők létrehozása 61

62 9.4.2 Mezőtípusok és legfontosabb beállításai A mezők létrehozásakor a mezőnek két nevet adunk. Az első az úgy nevezett címke, mely a honlapon megjelenhet, ezért célszerű a választott nyelv helyesírásának megfelelően (magyar esetén ékezetes betűkke) megadni, a másik név a program által használt név, melynek szigorú szabályai vannak (csak kis betűből állhat, nem tartalmazhat ékezetes betűket, írásjeleket és szóközt). Nézzük a mezőtípusok beállítási szabályait: Szöveg mező: a mező neveken kívül megadjuk a hosszát, kötelező-e kitölteni, van-e alapértelmezett érték, megadható-e több érték, illetve a mezőhöz súgó szöveg is adható. Amennyiben beállítjuk, hogy kötelező kitölteni a rekord addig nem menthető, míg a kötelező mezőbe adat nem kerül- Adatrögzítő űrlapon a kotelező mező neve mellett egy piros * jelenik meg. Az alapértelmezett érték azt jelenti, hogy az itt beállított érték megjelenik az űrlapon, mintha rögzítettük volna, természetesen felül írható, Az alapértelmezett érték beírása előtt rögzített értékek nem kerülnek felülírásra. Egy mezőbe több érték is rögzíthető, ezek külön sorban fognak megjelenni. Például, ha egy intézménynek 3 telefonszáma van, akkor ezt egyetken mezőbe beírhatjuk, nem kel ezért több mezőt létrehoznunk (telefonszam1, telefonszam2, ) Szám mező : Ezt a mező típust, akkor használjuk, ha a rögzített értékkel egyszerűbb matematikai műveleteket (összeadás, szorzás, összehasonlítás) szeretnénk végezni. Sokszor állnak adataink számjegyekből, de nem számként, hanem szövegként tároljuk, mert nem végzünk vele műveleteket (például: irányító szám, házszám, kerület, telefonszám, bankszálaszám). A szám típusú mezők közül két félét használhatunk egészet vagy decimálist. Egész szám esetén megadhatunk minimum, maximum értéket, elő vagy utótagot (mértékegység), illetve a Megjelenítés beállítás menüben beállíthatjuk, ha 1000-es tagolást szeretnénk. A Decimális számok esetén beállítandó a teljes hossz, a tizedes jegyek száma az egészrészt elválasztójel (tizedes pont vagy vessző). Ezek a tulajdonságok minden egyed rögzítésénél újra beállíthatók. Hosszú szöveg mező: Az ilyen típusú mezőkben hosszab leírások kerülhetnek vagy olyan program részletek, mely másik weblapról élő formában jelenit meg információt (például google-ból térkép részlet megjelenítés) Kép mező: A rendszerbe png, jpg és gif formátumú képek feltöltése engedélyezett. A kép méretére alsó és felső korlát is megadható. Ha nem adunk meg méretet, akkor a feltöltött kép mérete maximum 128 Mb lehet. Engedélyezhető, hogy több képet (fájlt) is feltöltsünk egy mezőbe, A méret felső korlát az összes feltöltésre értendő. Beállítható a képmegjelenítési mérete (Thumbai 100*100, Medium 220*220, Large 480*480) Dátum idő mező: Ennél a típusú mezőnél beállítható jelölő négyzetek bejelölésével, hogy a hosszú összetett adatból mi jelenjen meg, azaz a következőkből mir van szükség év, hónap, nap, óra, perc, másodperc. Egy dátumidőben két egy kezdő és egy vég időpont is mgjeleníthető. 62

63 Lista mező: A rögzítendő adataim minden egyednél néhány érték közül válastható (például: iskola típusok:általános iskola, gimnázium, stb) célszerűbb egy listát megadni, így az adatrögzítés gyorsabb lesz és kevesebb hiba kerül be. Ha lista típusú mezőm van, akkor szűrésnél is listából lehet választani és ne kell beírni a keresendő értéket. A lista mező az őt tartalmazó értékektől függően lehet Lista (szöveg), vagy Lista (szám) típusú. A mező létrehozásakor meg kell adni a lista elemeket kulcs-érték páronként. A lista elemek a mező szerkesztésével későbbiekben bővíthető. A lista megjelenítési formája szerint lehet legördülő lista vagy látható a teljes lista. Ennél a mező típusnál beállítástól függően választható egy vagy több elem a listából. Hivatkozás mező: Amennyiben egy másik weboldalra szeretnénk hivatkozni használjuk a hivatkozási mezőt. Ez a mező típus sok beállítási lehetőséget tartalmaz, de csak néhány fontosat emelünk ki. Adható úgy nevezett állandó cím, ebben az esetben a lap megjelenítésekornem a hosszú cím jelenik meg, hanem amit megadtunk címként, de erre rákattintva az általunk megadott webcímre lép. Célszerű a Hivatkozás célja blokkban megadni A hivatkozás megnyitása új ablakban, mert így könnyebben mozgunk a két weblap között, mező: Nem célszerű használni, mert erre kattintv Microsoft Office Outlook programja indul, ha a böngészésre használt gépen nincs konfigurálva a felhasználó e-mai címe, akkor nem küld t küldeni. 9.5 Tartalom rögzítése Új tartalom (új attrakció) adatainak rögzítése a Tartalom menü + Tartalom hozzáadása menüben történik. Először ki kell választani, melyik tartalomtípus adatainak a rögzítése történik. Az űrlap megjelenése után az űrlap értelemszerű kitöltésével, majd az űrlap mentésével kerülnek a kitöltött adatok az adatbázisba. Az űrlap alján található a tatalom elérésére vonatkozó beállítások. Miután nem enénk.gyedi tartalmat, hanem az adatbázis egy rekordjának a rögzítése történik, itt külön beállítást csak akkor alkalmazunk ha ezt a tartalmat ki akarjuk emelni, külön is elérhetővé szeretnénk tenni. Az adatok rögzítése a mező definíciós táblában található mező sorrend szerint történik. Ha a rögzítés sorrendjét meg szeretnénk változtatni, akkor a mező definíciós tábla sorait kell felcserélni, melyet a sorok elején található Átrendezés húzás ikonnal végezhetünk el. A mezők rögzítési sorrendjének változtatása nincs hatással a tartalom mezőinek megjelenésének sorrendjére. Ez utóbbit a tartalom típus a Megjelenítés beállítás menüpontban változtathatjuk. A Tartalom módosítása (javítás, törlés), amennyiben van hozzá jogosultság a Tartalom menüben a megfelelő tartalom kiválasztásával, a tartalom sorában megjelenő Szerkesztés vagy Törlés menü megnyitásával történik. Sokszor a taralom menü megnyitásakor nagyon hosszú lista jelenik meg, mely közül kell kiválasztanunk a módosítandó tartalmat, ilyenkor használhatjuk az oldal tetején elhelyezett szűrőt, vagy a címlapon a keresés funkciónál beírjuk a módosítandó tartalom nevét. 63

64 41. ábra Tartalom keresést segítő szűrő 9.6 Nézetek Statikus tartalmak megjelenítését már a 3. fejezetben láttuk. A tartalomtípusokban, adatbázisokban tárolt információk megjelenítésére szolgálnak a nézetek. Az adminisztráció» Felépítés»Nézetek»Új mézet menü alatt hozhatjuk létre az új nézetünket. 42. ábra Új nézet létrehozása, meglévő nézetek listája A megjelenő listán láthatjuk a már létrehozott nézeteket. A kész nézetet megtekinthetjük, ha az útvonalra kattintunk, a nézetet módosíthatjok, ha a szerkesztés gombra kattintunk. Az Új nézet-re kattintva először létrehozunk egy oldalt (Oldal létrehozása), melyben első lépésként megadjuk az oldal címét. Az oldal címe megadásakor arra gondoljuk, hogy az oldal megjelenítésekor ez fog megjelenni a képernyőn, tehát ne legyen rövídítés, tartalmazza a magyar ékezetes betűket (ha magyar lapot szerkesztünk). 64

65 43. ábra Új nézet, oldal létre hozása Az oldal megadása után megadható egy részletes leírás az oldal funkciójáról. íkitöltése nem kötelező, de skszor a cím nem ad részletes információt a tartalomról ilyenkor célszerű kitölteni. A következő lépésben hozzárendeljük az oldalhoz, hogy milyen tartalmat (mely adatbázis tartalmait) kívánunk megjeleníteni. Amennyiben itt nem választunk ki tartalmat, akkor az összes tartalmat (basic pege-eket, cikkeket és az összes adatbázis minden felvitt és közzétett rkordját megjeleníti. Utólag beállítani nehézkes. Az oldal varázsló az oldal nevének és elérési útjának felajánlja a címnek adatot nevet (ékezetes betűket és a szóközöket aláhúzással helyettesítve). Célszerű az útvonal nevét átszerkeszteni, legyen minél rövidebb és ne tartalmazzon túl sok aláhúzás jelet), Az útvonal egy belső az adott portálon belüli (relatív) elérési út, de képernyőről leolvasható a teljes útvonal is, de természetesen a portál címét nincs jogunk módosítani. A következő lépésben megadhatjuk a megjelenési formáját: Formázatlan lista, HTML lista, Rács Táblázat Ugró A táblázat forma kivételével az oldalon csak a tartalom címe fog megjelenni, a táblázatos megjelenítés esetében lehetőség van nezők megjelenítésére is. Az így létrehozott oldalt elmentve, majd megnyitva a kiválasztott tartalom típus minden közzé tett tartalma megjelenik. Adatokkal (tartalommal) feltöltött tartalomtípusainkból csak bizonyos feltételeknek megfelelő (felhasználók várható keresési szempontjainak megfelelő) tartalmakat szeretnénk megjeleníteni, akkor Nézeteinket szűrőkkel kell kiegészíteni. Célszerű ezeket a szűrőket először megtervezni. Tervezésekor a következő kérdésekre kell válaszolnunk melyik mező 65

66 (vagy mezők) szerint szeretnénk keresni. Ha több mező szerint keresünk, akkor azok között milyen kalkulus (és, vagy művelet áll fenn). El kell dönteni, hogy a felhasználó választhat a mezők tartalma között vagy mi rögzítjük az értéket. Példa, ha mi rögzítjük az értéket Jelenítsük meg szegedi iskolákat. A nézet illetve az oldal neve Szegedi iskolák lesz. Az elérési út /szegedisk lesz. A tervezett szűrő terve excelben: 3. táblázat Szűrő terve Nézet (oldal) neve Nézet prg által használt neve Nézet elérési útja Szegedi iskolák Szegedi iskolák /szegedisk Szűrő mezők neve(i) Szűrő érték/ felhasználó választ és Szűrő érték/ felhasználó választ vagy város Szeged A korábban létrehozott és elmentett oldalt az Administráció» Felépítés»Nézetek menü által megjelenített listán (42. ábra) megnyithatjuk szerkesztésre (43. ábra) és itt adhatjuk hozzá a megtervezett szűrőt. A szűrési feltétel fozzáadásnál kiválasztjuk a tartalomtípusnak azt a mezőjét ami szerint szűrni szeretnénk. 44. ábra Szűrő beállításai 66

67 45. ábra Mezők kiválasztása a szűrőhöz Következőkben a szűrő mező tulajdonságainak beállítása következik. Az első kapcsoló, amit ki lehet választani a A szűrő megjelenítése a látogatók számára, hogy módosíthassák azt, ha ezt ki pipáljuk, akkor a szűrő meg fog jelenni az oldalon, és a felhasználó itt szabadon választhat a a már rögzített értékek között. Ha nem engedélyezzük, hogy a felhasználó választhat (melyik város iskoláit szeretné látni), akkor itt meg kell adni a mezőértékét (Pl Szeged), csak olyan értéket érdemes megadni amilyen érték rögzítésre került. (ha olyan várost írunk be, mely egyetlen rekordban nem szerepelt akkor eredményként egy üres oldal jelenik meg. 46. ábra Szűrő eredménye Egyszerre több szempont szerint is szűrhetünk, például a szegedi gimnáziumokra vagyok kiváncsi. Ekkor két mezőt a városrt (isk_varos) és az iskolatípust (isk_tip) választunk ki a 67

68 Szűrési feltételek beállításakor (43. ábra). Ezt követően egy más után elvégezzük a mező értékeire vonatkozó beéllításokat. 47. ábra Szűrés két mező szerint 9.7 Menü készítés A honlapra elhelyezett tartalmakat azok a felhasználók, akik szerkesztési joggal nincsenek felruházva csak menükön keresztül érhetik el. Menüt elhelyezhetünk az oldal tetején vízszintesen ez a főmenü, de elhelyezhetünk képernyő bal oldalára az úgynevezett navigációs menübe. Abban az esetben, ha ez oldalon sok menüpontot kívánunk létrehozni nem célszerű a menüpontokat a főmenübe készíteni, hiszen vízszintesen korlátozott számú menüpontot, míg függőlegesen korlátlan számú menühivatkozást hozhatunk létre Menüpont létrehozása a Navigációs menübe Hozzunk létre egy menüpontot a Navigációs menübe a Szegedi iskolák oldalnak. A feladat megoldására több módszer létezik. Egyik megoldás válasszuk az Adminisztráció»Felépítés»Menü oldalt! 48. ábra Menüpont létrehozása 68

69 Válasszuk ki a Navigációs menü hivatkozások listázása. A listában látjuk, hogy milyen menüpontok léteznek már, feleslegesen már létező menüpontot ne adjunk meg. Válasszuk a hivatkozás hozzáadása menüpontot, mely után a következő űrlap jelenik meg: 49. ábra Menüpont definiálása Az űrlap kitöltésével megadjuk a menüpont nevét (pl Szegedi iskolák), annak az oldalnak az útvonalát (szegedisk), melyet megszeretnénk jeleníteni, a leírásban a felhasználónak adhatunk magyarázatot. 9.8 Webform (kérdőív) készítés A Webform modul a felhasználóktól származó adatok gyűjtésére használható, amely adatok nem a honlap részeként funkcionálnak, hanem a honlap működtetőjének információt juttatnak el. Tipikus példa a különböző jelentkezések, megrendelések lebonyolítására, igény felmérés, megelégedettség mérésére, A Drupalban külön modulja biztosítja a kérdőív készítését. A telepítés után létrejön egy Webform tartalom típus. Kérdőív készítés egy webform típusú tartalom beküldetését jelenti. Új kérdőív készítés során A Tartalom menü Tartalom hozzáadás feladatra lépve a tartalomtípus listából a Webform tartalomtípust kell kiválasztani. 69

70 50. ábra Webform tartalomtípus kiválaztása A következőkben létrejött kérdőívhez adatokat azaz a kérdéseket lehet hozzáadni, melyet a Drupal webform modulja összetevőnek nevez. 51. ábra Webform összetevőinek szerkesztése 70