KIALAKÍTÁSÁHOZ. 1. Előzetes környezeti állapotfelmérés

Átírás

1 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 1/29 ÚTMUTATÓ AZ EMAS RENDELET SZERINTI KÖRNYEZETVÉDELMI VEZETÉSI RENDSZER KIALAKÍTÁSÁHOZ Az EMAS szerinti környezetvédelmi vezetési rendszer kialakítása és bevezetése négy fő fázisra bontható: 1. Előzetes környezeti állapotfelmérés (EMAS 3. cikk 2(a) pont) 2. A vezetési rendszer elemeinek kialakítása és dokumentálása (EMAS 3. cikk 2(a) pont) 3. Bevezetés, oktatások, belső ellenőrzések (EMAS 3. cikk 2(b) pont) 4. Környezeti nyilatkozat elkészítése, hitelesítése és nyilvántartásba vétele (EMAS 3. cikk 2(c) (d) és (e) pontok) Az alábbiakban a Rendelet 1 követelményeit alapul véve bemutatjuk az egyes fázisok gyakorlati megvalósításának menetét, lehetséges módszereit, és a gyakorlati tapasztalatokból származó tanácsokkal szolgálunk a hatékony munkához. 1. Előzetes környezeti állapotfelmérés Az előzetes állapotfelmérés az EMAS esetében (ellentétben az MSZ EN ISO szabvánnyal) kötelező 2,3. Az állapotfelmérésre vonatkozó követelmények a Rendelet VI. és VII. mellékletében találhatók. Eszerint a felmérésnek az alábbi területekre kell kiterjednie: jogi, hatósági és egyéb, a szervezet által elfogadott követelmények; minden jelentős környezeti hatással bíró környezeti tényező meghatározása a VI. melléklet szerint, megfelelően minősítve és számszerűsítve, a jelentősek nyilvántartásának összeállítása; a VI. melléklet 6.4. pontjának megfelelően a környezeti hatások jelentőségének értékelésékor alkalmazott kritériumok leírása; az összes létező környezetvédelmi vezetési gyakorlat és eljárás vizsgálata; a korábbi káresetek vizsgálatai nyomán történtek értékelése. 1 Bár a jelen összeállítás az EMAS rendelet alapján felépülő rendszerrel foglalkozik, az integrált vezetési rendszerek terjedése miatt szükségesnek és célszerűnek tartottuk egyes pontoknál az MSZ EN ISO és az MSZ EN ISO 9001 szabványok hasonló követelményeire is utalni. 2 EMAS 3. cikk 2(a) pont 3 A tanúsított környezetvédelmi vezetési rendszerrel rendelkező szervezeteknek (pl. MSZ EN ISO 14001) nem kötelező előzetes állapotfelmérést készíteniük, ha vezetési rendszerük a Rendelet VI. mellékletében felsorolt információkat szolgáltatni tudja (EMAS 3. cikk 2(a) pont)

2 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 2/ Jogszabályi megfelelés értékelése Ehhez a szervezetnek először is össze kell gyűjtenie a rá vonatkozó környezetvédelemmel kapcsolatos jogi előírásokat. A gyakorlat szempontjából lényegesek: törvények, Kormány- és miniszteri rendeletek, az Országgyűlés, a Kormány ill. az Alkotmánybíróság határozatai, miniszteri utasítások, a Minisztériumok közleményei, a Legfelsőbb Bíróság állásfoglalásai a helyi önkormányzat rendeletei, határozatai az illetékes hatóságok határozatai, a hatósági engedélyekben foglalt előírások ill. kötelezések kötelező vagy önkéntesen vállalt szabványok egyéb követelmények, amelyeknek a szervezet meg kíván felelni (pl. tulajdonosok vagy anyavállalat előírásai, szerződésekben vállalt kötelezettségek, stb.) Az országos érvényű előírások (törvény, rendelet, stb.) a Magyar Közlönyből vagy tematikus közlönyökből (pl. Környezetvédelmi Értesítő) ismerhetők meg. Napjainkban egyre népszerűbbek az elektronikus (CD vagy Internetes) jogtárak, amelyek könnyű és gyors keresést tesznek lehetővé, és a gyakorlati használat szempontjából elegendő gyakorisággal frissülnek. Léteznek környezetvédelmi témájú jogszabály-gyűjtemények is (pl. HELIXIR), amelyek a mindennapi használatra tökéletesen megfelelnek, de a jogterületek átfedései miatt egyes speciális témakörökben hiányosak lehetnek. A helyi önkormányzati rendeletek a helyben szokásos módon kerülnek kihirdetésre, ami jelenthet helyi sajtóorgánumot, vagy hirdetményként való kifüggesztést. A felmérés során célszerű az önkormányzat illetékeseivel felvenni a kapcsolatot az érvényben lévő rendelkezések beszerzése, és a jövőre vonatkozó biztos információs csatorna kiépítése érdekében. A hatósági előírások leggyakrabban határozatokban vagy engedélyekben kerülnek rögzítésre, amelyek minden esetben írásban is eljutnak a szervezethez. Az esetleges hiányosságok pótlása és a munkakapcsolat kiépítése érdekében itt is célszerű a személyes kapcsolatfelvétel. A felmérés során értékelni kell, hogy a szervezet mennyiben felel meg a fenti előírásoknak, és rögzíteni kell az esetleges hiányosságokat. EMAS szerinti hitelesítésre a jogszabályi nemmegfelelőségek megszüntetése előtt nincs lehetőség (EMAS V. melléklet pont), ezért a feltárt hiányosságok pótlása mindenképpen első számú prioritás Környezeti tényezők és hatások azonosítása és értékelése A felmérés ezen része a kialakítandó vezetési rendszer szempontjából alapvető fontosságú, ezért itt valamivel bővebben tárgyaljuk. Mindenekelőtt tisztáznunk kell a környezeti tényező és a környezeti hatás fogalmát, valamint a köztük lévő kapcsolatot. A Rendelet definíciói szerint: "környezeti tényező" a szervezet tevékenységének, termékének vagy szolgáltatásának egy eleme, amely kapcsolatba kerülhet a környezettel "környezeti hatás" bármely változás a környezetben, függetlenül attól, hogy kedvezőtlen vagy kedvező, amely teljesen vagy részben a szervezet tevékenységéből, termékéből vagy szolgáltatásából származik A definíciókból két dolog egyértelműen kitűnik: a környezeti tényező és a környezeti hatás ok-okozati kapcsolatban áll egymással a környezeti tényező (az ok ) a szervezeten belül, míg a környezeti hatás (az okozat ) a szervezeten kívül keresendő

3 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 3/29 Gyakorlati példán keresztül vizsgálva a dolog ennél általában sajnos összetettebb. Az ok-okozati kapcsolat a legtöbb esetben okok és okozatok hosszú láncolatát jelenti 4. Ez a láncolat ráadásul meglehetősen szövevényes 5. Mindez azt okozza, hogy a környezeti tényezők és hatások azonosítása nem is olyan egyszerű és magától értetődő, mint azt a definíciókat olvasva elsőre gondolnánk. A probléma feloldására két gyakorlati tanáccsal szolgálhatunk: környezeti tényezőként a tevékenységeink, termékeink vagy szolgáltatásaink azon részét jelöljük meg, amely az említett ok-okozati láncolat utolsó, általunk még maradéktalanul befolyásolható eleme (azaz az utolsó lépés a kerítésen belül ) 6 környezeti hatásként pedig a láncolat következő elemét, azaz az első olyan elemet, amelyet már nem tudunk maradéktalanul kontrollálni (az első lépés a kerítésen kívül ) 7 Ezek után tekintsük át a környezeti tényezők és hatások felmérésének menetét. A vizsgálat két, logikailag jól elkülönülő lépésre bontható: 1. a környezeti tényezők és hatásaik azonosítása 2. értékelés, a jelentős hatással bíró tényezők meghatározása A tényezők azonosítása során az alapvető cél a teljesség, azaz lehetőség szerint minden tényezőt (még a jelentéktelennek látszókat is) és ezek hatásait rögzíteni kell. Figyelembe kell venni a normális üzemmenet mellett az eseti, ritkán előforduló üzemi állapotokat (pl. karbantartás, gépindulás, leállás, üzemzavar, stb.), valamint az ésszerű korlátokon belül feltételezhető meghibásodások, balesetek, vészhelyzetek és egyéb rendkívüli események hatásait. Amennyiben a múltban végzett vagy a belátható jövőben tervezett tevékenységek környezeti tényezői és hatásai érdemben különböznek a jelenlegi tevékenységétől, ezekre külön ki kell térni (pl. korábban használt pakura-tüzelésből származó talajszennyezés). A Rendelet az azonosítandó környezeti tényezőket és hatásaikat két alapvető csoportba sorolja: közvetlen környezeti tényezők és hatásaik (amelyeket a szervezet közvetlenül ellenőrizni és befolyásolni tud ezek általában a szervezet tevékenységével, termékeivel vagy szolgáltatásaival közvetlenül kapcsolatosak) közvetett környezeti tényezők és hatásaik (amelyeket a szervezet csak részben vagy közvetett módon tud ellenőrizni ill. befolyásolni ide elsősorban a beszerzett javakon és a szerződéses kapcsolatokon keresztül jelentkező, valamint a termékek későbbi életútjával kapcsolatos környezeti tényezők és hatásaik tartoznak) 4 Például: egy termelési folyamat hőenergiát igényel ehhez gőzt állítunk elő a gőz előállításához földgázt tüzelünk el a földgáz égése során (többek között) nitrogén-oxidok keletkeznek ezek a füstgázokkal a légkörbe távoznak a meteorológiai tényezők függvényében kisebb-nagyobb távolságra jutnak, közben a légkörben különböző kémiai reakciók zajlanak valahol távolabb (részben) ezen gázokból savas eső képződik, és a talajra hull károsítja a talajt és a növényzetet 5 A fenti példánál maradva: például a földgáz égése során a nitrogén-oxidokon kívül számos más égéstermék is keletkezik (például szén-dioxid, amely az üvegházhatáshoz járul hozzá); vagy például a légkörbe jutott nitrogén-oxidok a meteorológiai tényezők függvényében más reakciókon keresztül a fotokémiai szmog kialakulásában is szerepet játszhatnak. 6 Példánkban ez a földgáz eltüzelése lenne. 7 Példánkban ez a füstgáz (pontosabban a nitrogén-oxidok) kibocsátása.

4 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 4/29 A közvetlen tényezők és ezek hatásai közt feltétlenül vizsgálni kell az alábbiakat 8 : kibocsátások a levegőbe kibocsátások a vízbe szilárd és egyéb hulladékok, különösen a veszélyes hulladékok talaj használata és szennyezése a természeti erőforrások és nyersanyagok használata (beleértve az energiát), helyi problémák (zaj, rezgés, szag, látvány, stb.) közlekedési kérdések (úgy a termékek és szolgáltatások, mind az alkalmazottak tekintetében) a balesetek, haváriák és lehetséges vészhelyzetek nyomán felmerülő környezeti hatások ill. kockázatok hatások a biodiverzitásra A Rendelet által megemlített legfontosabb közvetett tényezők: a termékekkel kapcsolatos kérdések (tervezés, csomagolás, szállítás, felhasználás, hulladék újrahasznosítás, ártalmatlanítás) tőkebefektetés, hitelnyújtás és a biztosítási szolgáltatások új piacok a szolgáltatások kiválasztása és összetétele (pl. szállítás, vendéglátóipar) adminisztratív és tervezési döntések termékkínálat összetétele a szerződéses vállalkozók, az alvállalkozók és beszállítók környezeti teljesítménye és gyakorlata (általában a beszerzésen keresztül jelentkező ill. befolyásolható környezeti tényezők és hatásaik) A környezeti tényezők és hatások azonosításának, összegyűjtésének számos módszere lehet, erre nézve a Rendelet szabad kezet ad a szervezeteknek (az egyetlen megkötés a teljeskörűség biztosítása). Az 1. melléklet egy lehetséges módszert mutat be. A környezeti tényezők és hatásaik azonosítása után a következő lépés ezek értékelése. Az értékelés célja azoknak a környezeti tényezőknek a kiválasztása, amelyek jelentős környezeti hatással bírnak. Míg az azonosítás során a teljeskörűséget emeltük ki elsődleges célként, az értékelés során az egyértelmű prioritások meghatározása lesz a legfontosabb feladat 9. 8 Természetesen az adott szervezet egyedi adottságait és speciális tevékenységeit figyelembe véve számos további tényező szóba jöhet (pl. sugárzások, természetes élőhelyek károsítása, stb.). 9 Mivel a szervezet véges erőforrásokat tud csak fordítani környezeti teljesítményének javítására, alapvető fontosságú, hogy ezeket a lehető leghatékonyabban használja fel. A jelentős környezeti hatással járó tényezők meghatározása ezt a célt szolgálja azáltal, hogy egyértelműen kijelöli a prioritásokat a célok megfogalmazásához, az erőforrások elosztásához.

5 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 5/29 Az értékelés szempontjait és módszerét a szervezet maga választhatja meg, az alábbi megkötésekkel: az értékelés legyen átfogó (azaz tartalmazzon minden releváns szempontot) és objektív (megismételhető) az értékelési szempontoknak (és ezen keresztül az értékelés eredményének) demonstrálnia kell a szervezet felső vezetésének elkötelezettségét a környezeti teljesítmény javítása iránt 10 az értékelés tükrözze a műszaki és gazdasági realitásokat, a szervezet felső vezetésének értékrendjét, és vegye figyelembe az érdekelt felek szempontjait (azaz legyen kifelé és befelé egyaránt vállalható ) az értékelés szempontjait a nyilvánosság számára hozzáférhetővé kell tenni A Rendelet követelményei, valamint a gyakorlati tapasztalatok alapján az alábbi néhány szempont figyelembe vételét mindenképpen javasoljuk minden szervezet számára: az adott tényező által kiváltott környezeti hatás mértéke (nagysága, kiterjedése, veszélyessége) figyelembe véve az érintett területen a környezet állapotát illetve annak változását a szervezet környezeti hatásának eredményeként 11 az adott tényezőre ill. hatásra vonatkozó jogi szabályozás, az annak való megfelelés illetve a nem-megfelelés kockázata és következményei az érdekelt felek véleménye, érzékenysége az adott hatással kapcsolatosan az adott tényezővel ill. hatással összefüggő költségek és pénzügyi kockázatok (kezelés ill. szennyezés-csökkentés költségei, díjak és bírságok, kárelhárítási költségek, stb.) A fentieken túl egyes környezeti tényezőknél további szempontok értékelése is szükséges: a termékekkel kapcsolatos hatásoknál a termék teljes életciklusa a közvetett tényezők és hatások esetében annak vizsgálata, hogy a szervezet milyen mértékben képes befolyásolni az adott tényezőt illetve hatásait a nem normális üzemi körülmények között várható hatások (vészhelyzeti vagy potenciális hatások) esetében a bekövetkezés valószínűségét Az értékelés módszerét tekintve a Rendelet ismét nem köti meg a szervezetek kezét. A számos ismert és gyakran alkalmazott módszer közül az 1. mellékletben bemutatunk egyet A Környezetvédelmi szempontú vezetési gyakorlatnak felmérése A felmérés ezen része azt a célt szolgálja, hogy a szervezet térképezze fel, mennyiben felel meg a jelenlegi környezetvédelmi tevékenysége a Rendeletben foglalt követelményeknek. Fontos leszögezni, hogy minden szervezetnél működik valamilyen formában környezetvédelmi szempontú vezetés. A felmérés során épp azt kell megvizsgálni, hogy milyen meglévő, működő gyakorlatokra lehet építeni a Rendelet követelményeinek kielégítése érdekében. Az erre vonatkozó vizsgálatok elvégzéséhez a szakörnyezetvédelmi vezetési rendszerodalomban vagy az Interneten számtalan részletes kérdőív található. Ezek zöme nem áll másból, mint a Rendelet követelményeinek mondatonkénti visszakérdezéséből. Mivel ilyen kérdőívet a Rendelet I- A. melléklete alapján bárki könnyen készíthet magának, ennek bemutatásától eltekintünk. 10 Az értékelés során olyan szempontoknak kell dominálniuk, amelyek révén a szervezet azokat a környezeti tényezőit fogja jelentősnek ítélni, ahol a legnagyobb hatékonysággal tudja környezeti teljesítményét javítani. 11 Ennek megítéléséhez felhasználhatók a bemenő és kimenő anyagáramokról rendelkezésre álló számszerű információk, valamint az érintett anyagok környezeti kockázataira vonatkozó ismeretek

6 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 6/29 Fontos azonban hangsúlyozni, hogy az ilyen kérdőívek kérdéseire adott igen-nem válaszok, vagy az ezekből képzett statisztikák és százalékok vajmi keveset segítenek a rendszer kialakításában. Sokkal hasznosabb a Rendelet említett követelményeit abból a szempontból áttekinteni, hogy az adott témában milyen a működő gyakorlat, milyen írott szabályozás létezik már a szervezetnél. Ezek összegyűjtése, rendszerezése jó alapot szolgáltathat a vezetési rendszer kiépítéséhez, így elkerülhetők a fölösleges és zavaró többszörös szabályozások Korábbi káresetek vizsgálata Általánosítva azt mondhatjuk, hogy a felmérés során célszerű megvizsgálni minden olyan múltbeli rendkívüli eseményt, amelynek környezeti hatása lehetett. Ebbe beleérthetők a balesetek, haváriák, káresemények, de ide tartozhatnak a környezetvédelemmel kapcsolatos esetleges jogi problémák (feljelentések, perek, panaszok) is. Nyilvánvalóan nem célszerű évtizedekre visszatekinteni, de minden olyan múltbeli esemény tanulságai értékesek lehetnek, amelyek a jelenleg is használt technológiákra, berendezésekre, létesítményekre, anyagokra nézve még meghatározónak tekinthetők. A vizsgálódás során elsősorban annak a kiderítése a feladat, hogy a korábbi káreseményekből milyen tanulságok vonhatók le annak érdekében, hogy hasonló esetek a jövőben ne fordulhassanak elő. Ehhez célszerű az események okainak részletes vizsgálata, és az okok általánosításán keresztül a hasonló problémákra visszavezethető más káresemények lehetőségének elemzése is. 2. A környezetvédelmi vezetési rendszer elemeinek kialakítása és dokumentálása Az alábbiakban pontról pontra áttekintjük az EMAS rendelet által a szervezetek környezetvédelmi vezetési rendszerével szemben támasztott követelményeket, értelmezzük és magyarázzuk azokat. A gyakorlati megvalósítás segítése érdekében ötletekkel, javaslatokkal és mintákkal szolgálunk. A jobb érthetőség kedvéért nem a Rendelet szövege szerinti sorrendben, hanem a rendszerelemek összefüggéseit alapul véve vesszük sorra a követelményeket. Bevezetésként néhány általános magyarázatot szeretnénk fűzni a környezetvédelmi vezetési rendszer modelljéhez, logikai felépítéséhez A rendszer elvi felépítése, a rendszerelemek kapcsolata A környezetvédelmi vezetési rendszer tulajdonképpen szisztematikusan összerendezett eljárások (működési szabályok) rendszere, amelynek alapvető célja a szervezet felső vezetésének segítése a környezeti kérdések professzionális kezelésében. A rendszer alapvetően három fő funkció megvalósításával éri el célját: módszereket ad arra, hogy a vezetés pontos és naprakész információkhoz jusson a szervezet környezeti teljesítményéről és problémáiról (azaz pontosan definiálja a megoldandó feladatokat) eszközöket ad a megoldások kidolgozására (tervezésére) és megvalósítására (egyedi projektek segítségével, vagy a mindennapi tevékenységbe építve) ellenőrzési mechanizmusokat épít ki, amelyekkel az elvégzett feladatok eredményessége mérhető, illetve az esetleges hibák feltárhatók és kijavíthatók

7 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 7/29 Az EMAS (vagy az MSZ EN ISO 14001) az alábbi modellt veszi alapul: Folyamatos fejlesztés Politika Vezetőségi átvizsgálás Tervezés Bevezetés és működés Ellenőrző és helyesbítő tevékenység A fenti modell az ismert PDCA-ciklusra 12 épül: TERVEZÉS BEAVATKOZÁS VÉGREHAJTÁS ELLENŐRZÉS A rendszer legfontosabb alapelvei: a vonatkozó környezetvédelmi jogszabályi követelmények betartása folyamatos fejlesztés (amely a Rendelet szerint a környezeti teljesítmény folyamatos javítását jelenti) a környezetszennyezés megelőzése (azaz a megelőző jellegű környezetvédelmi megoldások előnyben részesítése a csővégi megoldásokkal szemben) A rendszerre-re vonatkozó követelményeket a Rendelet I-A. melléklete tartalmazza, amely szó szerint megegyezik az MSZ EN ISO szabvány 4. pontjában rögzített követelményekkel. Az EMAS és az MSZ EN ISO szerinti értelmezési különbségeket, valamint az EMAS további követelményeit az I-B. melléklet, valamint a Rendelet további mellékletei tartalmazzák; ezek azonban a rendszerrel kapcsolatos alapkövetelményeket nem módosítják A PDCA jelentése: Plan (tervezés) Do (végrehajtás) Check (ellenőrzés) Act (beavatkozás) 13 Ennek értelmében az MSZ EN ISO szabvány szerint kiépített és tanúsított KIR megfelel az EMAS követelményeinek, azonban az EMAS szerinti hitelesítéshez és a nyilvántartásba vételhez a szervezeteknek a Rendeletben megfogalmazott további követelményeket is teljesíteniük kell. Az EMAS tehát egy magasabb szintű követelményrendszer.

8 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 8/ A rendszer dokumentálása A vezetési rendszereket (pl. MSZ EN ISO 9001 szerinti minőségirányítási rendszer, MSZ EN ISO szerinti KÖRNYEZETVÉDELMI VEZETÉSI RENDSZER rendszer) sokszor helytelenül azonosítják annak dokumentációjával. Bár a dokumentáció fontos, elengedhetetlen kelléke a vezetési rendszernek, semmiképpen sem tekinthető a rendszer lényegének. A vezetési rendszer léte és eredményessége elsősorban a bevezetett eljárások jóságán, a vezetés és a munkatársak elkötelezettségén, és a megalkotott szabályok következetes betartásán múlik. A dokumentáció a megismételhetőséget, visszakereshetőséget, és a feladatok és felelősségek egyértelmű rögzítését szolgálja azaz támogatja, szolgálja a rendszer eredményes működését. A Rendelet a dokumentációval kapcsolatosan az alábbi alapvető követelményt támasztja (EMAS I-A. melléklet 4.4. pont): A szervezet alakítson ki és őrizzen meg - papíron vagy elektronikus formában - információt (a) a vezetési rendszer magvát képező elemeknek és ezek kölcsönhatásainak leírása érdekében, (b) a kapcsolódó dokumentáció meghatározása érdekében. A fentiekből két fontos megállapítás szűrhető le: a rendszer elemeit, ezek kölcsönhatásait, és a rendszerhez kapcsolódó egyéb szabályozó dokumentumokra vonatkozó hivatkozásokat dokumentálni kell, ennek a dokumentációnak a formája, megjelenése, tartalmi felépítése szabadon megválasztható (nincs erre vonatkozó megkötés). A vezetési rendszerek dokumentációját gyakran az alábbi ábrával szemléltetik: A piramissal jelképezett hierarchia a felső vezetés által megfogalmazott általános irányelvektől (politika) a tevékenységeket egyre részletesebben leíró és szabályozó dokumentumokig terjed. A vezetési rendszer egyes elemeinek és ezek kölcsönhatásainak leírására a szervezetek gyakran egy Kézikönyvet készítenek, amely egyrészt a külső érdekelt felek számára áttekintést ad a rendszerről, másrészt tartalmazhatja a felső vezetés által megfogalmazott alapvető követelményeket, amelyekre a részletesebb szabályozások épülnek 14. Az eljárások, szabályzatok általában a rendszer egyes elemeihez tartozó folyamatokat, tevékenységeket írják le, az ide tartozó feladatokat és ezek felelőseit rögzítik ( Kinek mit kell csinálnia? ). A dokumentáció terjedelmének csökkentése és a könnyebb kezelhetőség érdekében különösen kisebb szervezeteknél az eljárásokat gyakran beépítik a Kézikönyvbe (azaz a Kézikönyv a rendszer bemutatása és a rendszerelemek kapcsolatainak leírása mellett tartalmazza a kapcsolódó feladatokat és felelősöket is). 14 Fontos hangsúlyozni, hogy a Kézikönyv készítése a Rendelet szerint nem követelmény (ellentétben például az MSZ EN ISO 9001 szabvánnyal), de a legtöbb szervezet alkalmazza ezt a bevált dokumentálási módot.

9 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 9/29 Az alacsonyabb szintű utasítások és egyéb kapcsolódó dokumentumok az egyes feladatok végrehajtásának módját rögzítik, illetve ahhoz szolgálnak segítségül ( Hogyan kell csinálni? ). Különösen ezen a szinten igaz, hogy a dokumentáció formai megjelenésének és nyelvezetének a végrehajtó személyzethez kell igazodnia 15. A dokumentáció mennyiségére és mélységére nézve a Rendelet nem tartalmaz követelményt, és a gyakorlati tapasztalatok alapján ökölszabályt sem tudunk felállítani. Orientációként azonban két követendő elvet javasolunk: Írjunk le mindent, amit az adott körülmények között lehet rosszul is csinálni! (azaz rögzítsünk szabályokat ott, ahol a végrehajtó személy hibás döntése káros következményekhez vezethet) Ne írjuk le azt, amit az adott feladat végrehajtójától magától értetődően elvárhatunk! (azaz nem kell szabályozni azokat a tevékenységeket, amelyeknél a végrehajtó képzettsége vagy az alkalmazott műszaki megoldás miatt a hibázás veszélye elenyésző) A rendszer dokumentációja kapcsán két fogalom kapcsolatát és különbségét fontos tisztázni, mert gyakran keveredik az értelmezésük: Dokumentumnak (pontos megfogalmazásban szabályzó dokumentumnak) azokat az írott anyagokat nevezzük, amelyek a működésre illetve egyes tevékenységekre vonatkozó előírásokat tartalmaznak, vagy adott folyamatokat írnak le ill. mutatnak be. Ezek esetében a leíró ill. szabályozó (előíró) jelleg dominál. Fontos tulajdonságuk, hogy időben változhatnak (módosíthatók) különböző külső vagy belső hatásokra. Feljegyzések (vagy bizonylatok) amelyek egy adott tevékenység vagy feladat elvégzését bizonyítják vagy eredményeit rögzítik. Alapvető céljuk az adatok ill. információk rögzítése a későbbi bizonyítás (igazolás) vagy visszakereshetőség lehetőségének biztosítása, ebből adódóan értelem szerűen az elkészítésük pillanatában fennálló állapotot hivatottak rögzíteni, azaz később nem módosíthatók 16. A és fejezetekben részletesen tárgyaljuk a dokumentumok és feljegyzések kezelésével kapcsolatos követelményeket Környezeti politika A környezeti politika a Rendelet definíciója szerint: a szervezetnek a környezetre vonatkozó általános céljai és cselekvési alapelvei, beleértve a környezetre vonatkozó valamennyi jogszabályi követelménynek való megfelelést és a környezeti teljesítmény folyamatos javítása melletti elkötelezettséget; a környezeti politika határozza meg a környezeti célok és előirányzatok kitűzésének és felülvizsgálatának kereteit 15 Magasan képzett szakemberek számára alkalmas lehet a bonyolult műszaki nyelvezetű, nagy mennyiségű adatot és műszaki rajzokat tartalmazó specifikáció; ugyanakkor betanított munkások számára alkalmasabb lehet a helyes és helytelen cselekvéssort bemutató két fénykép akár szöveg nélkül. 16 A két dokumentumfajta közötti különbséget jól szemléltethetjük egy formanyomtatvány (űrlap) példáján. Az üres formanyomtatvány szabályozó dokumentum (valamilyen információ rögzítésének tartalmi-formai követelményét jelenti), kitöltése pillanatában azonban feljegyzéssé válik (ettől kezdve a beleírt információ megőrzése a célja, nem a formai követelmények bemutatása, ettől kezdve tartalma nem módosítható).

10 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 10/29 A politika a szervezet legfelső vezetésének nyilatkozata a környezetvédelem (pontosabban a környezeti teljesítmény folyamatos fejlesztése) iránti elkötelezettségéről. Definíciója szerint általános irányelveket, távlati célokat fogalmaz meg a szervezet számára. A politika a rendszerben kettős szerepet tölt be: befelé a munkatársak motiválását szolgálja, kijelöli a követni kívánt utat, alapot szolgáltat a konkrét célok és intézkedések meghatározásához, egyfajta motorja a rendszer működésének, kifelé, a külső érdekelt felek felé mutatja be a szervezet elkötelezettségét, a fejlesztés tervezett irányait. A Rendelet a környezeti politikára vonatkozóan az alábbi követelményeket tartalmazza (EMAS I-A. melléklet 2. pont): A felső vezetőség határozza meg a szervezet környezeti politikáját és biztosítsa, hogy az (a) megfeleljen a szervezet tevékenysége, termékei és szolgáltatásai jellegének, fajtáinak és környezeti hatásainak, (b) tartalmazzon elkötelezettséget a folyamatos javításra és a környezetszennyezés megelőzésére, (c) tartalmazzon elkötelezettséget arra, hogy teljesítik a rájuk vonatkozó környezetvédelmi jogszabályokat és határozatokat, valamint a szervezet által vállalt egyéb követelményeket, (d) adjon keretet a környezeti célok és előirányzatok megfogalmazására és felülvizsgálatára (e) legyen dokumentálva, bevezetve, fenntartva, és legyen ismertetve minden alkalmazottal, (f) legyen hozzáférhető a nyilvánosság számára. Ezen kritériumok, valamint a gyakorlat tapasztalatai alapján a jó környezeti politika ismérveit az alábbiakban foglalhatjuk össze: rövid, tömör, lényegre törő (általában nem több egy A4-es nál) áttekinthető, logikus, világos tagolású (azaz könnyű megérteni belőle, hogy a felső vezetés mit és miért akar tenni a környezetvédelem területén) közérthető nyelvezetű (mind a szervezet munkatársai, mind a külső érdekelt felek számára) ambiciózus, de reális (azaz a benne foglalt távlati célok tényleges fejlődést jelentenek a jelenlegi állapothoz képest, ugyanakkor a szervezet lehetőségeit figyelembe véve teljesíthetőek) a szervezet sajátosságait tükrözi (ebből a szempontból alkalmatlanok a más szervezetektől másolt, vagy csupa általánosságot tartalmazó politikák 17 ) aktuális témákat érint (ezalatt főként az értendő, hogy a szervezet jelentős környezeti hatásaira, az azokkal kapcsolatos célokra, a közeljövő legfontosabb feladataira koncentrál) A munkatársak felé a politikát célszerű szóban és írásban egyaránt bemutatni (pl. faliújságokon, irodákban kifüggeszteni, megbeszéléseken és belső oktatásokon ismertetni). A nyilvánosság hozzáférésének biztosítására egyfelől a Környezeti Nyilatkozat szolgál, de emellett érdemes megfontolni más csatornákat is (pl. helyi sajtóorgánumokban való megjelenés, ügyfélterekben illetve fogadóterekben való kifüggesztés, illetve érdeklődés esetén telefaxon vagy levélben küldhető nyomtatott formátumban való megjelenés). Jellegéből adódóan a Környezeti Politika hosszú távra (több évre) szól, hiszen a szervezet távlati céljai általában (szerencsés esetben) keveset változnak. Külső vagy belső hatások (pl. szabályzókörnyezet változása, műszaki fejlődés, stratégiai döntések, stb.) időről-időre mégis indokolttá tehetik a politika aktualizálását. Emiatt célszerű a Környezeti Politikát rendszeres időközönként felülvizsgálni és szükség szerint aktualizálni (ennek megfelelő fóruma lehet a vezetőségi átvizsgálás ld. később). 17 Ha egy környezeti politika az adott szervezet nevének kicserélése után is értelmes marad, akkor nagy valószínűséggel nem teljesíti ezt a feltételt.

11 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 11/ Környezeti célok, előirányzatok és programok Annak érdekében, hogy a Környezeti Politikában foglalt távlati célok a gyakorlatban megvalósuljanak, ezeket konkrétabb célkitűzésekké és végül ütemezett feladatokká (intézkedési tervekké, programokká) kell lebontani. Ez elsősorban arra szolgál, hogy meghatározzák azokat a részfeladatokat ill. teendőket, amelyeket a szervezet egyes funkcionális területeinek el kell végezniük a távlati célok eléréséhez. Ezzel kapcsolatosan a Rendelet követelményei az alábbiak (EMAS I-A. melléklet 3.3. pont): A szervezet hozzon létre és tartson fenn dokumentált környezeti célokat és előirányzatokat a szervezet minden egyes érintett funkciója és szintje számára. A szervezet a célok kitűzésekor és felülvizsgálatakor vegye figyelembe a jogi és az egyéb követelményeket, a szervezet jelentős környezeti szempontjait, a lehetséges műszaki változatokat, a pénzügyi, a működési és az üzleti követelményeket, továbbá az érdekelt felek véleményét. A célok és az előirányzatok legyenek összhangban a környezeti politikával, beleértve a környezetszennyezés megelőzése iránti elkötelezettséget. (EMAS I-A. melléklet 3.4. pont): A szervezet hozzon létre és tartson fenn programot(kat),, céljainak és előirányzatainak eléréséhez. Ez tartalmazza (a) a célok és az előirányzatok eléréséhez a felelősségek meghatározását a szervezet minden egyes érintett funkciója és szintje számára, (b) azokat az eszközöket és időbeli kereteket, amelyek útján ezek elérhetők. Ha egy projekt új fejlesztésekkel és új vagy módosított tevékenységekkel, termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos, akkor - ha szükséges - a programot(kat) módosítani kell annak érdekében, hogy a környezetvédelmi vezetési rendszer az illető projektre is vonatkozzon. (EMAS I-B. melléklet 2. pont): A környezeti célok és előirányzatok eléréséhez szükséges erőforrások megszerzése nem lehet környezeti cél. Jól látható, hogy a célok, előirányzatok és programok készítése tulajdonképpen az elvégzendő feladat egyre részletesebb kibontását jelenti. A gyakorlatban természetesen ez nem feltétlenül a Rendelet által megnevezett három lépcsőben történik (kis szervezeteknél ennél kevesebb is elegendő lehet, nagyobb szervezeteknél pedig gyakran többre van szükség). A hármas tagolás azonban segít megérteni három alapvető tartalmi elem meghatározásának szükségességét: a célok az elérendő végállapotot definiálják ( Hova szeretnénk eljutni? ) az előirányzatok a célhoz vezető utat annak irányát és mérföldköveit jelölik ki ( Hogyan szeretnénk oda jutni? ) a programok a kijelölt út egyes lépéseit írják le, az elvégzendő konkrét feladatokat osztják ki az illetékeseknek ( Kinek mit kell tennie, milyen határidőre? ) A fentiekből következik az is, hogy a célok, előirányzatok és programok meghatározásának mennyire kell konkrétnak, pontosnak és részletesnek lennie. A célok (azaz az elérendő állapot) rögzítése akkor volt megfelelő, ha egy adott időpontban (például a kitűzött határidő lejártakor) egyértelműen eldönthető, hogy teljesült-e 18. Az előirányzatok meghatározásakor arra kell törekedni, hogy azok az előrehaladás mértékéről adjanak tájékoztatást (mérföldöveket jelöljenek ki a célok felé vezető úton). A programok esetében pedig az elvégzendő feladatok, a felelősök és határidők, valamint a szükséges erőforrások (eszközök) pontos definiálása a cél. A 2. melléklet egy mintát mutat be a célok, előirányzatok és programok rögzítésének egy lehetséges módjára. 18 Ezt szokták egyszerűen úgy is fogalmazni, hogy a célok mérhetőek legyenek. A mérhetőség itt jelenthet számszerűen mérhetőt, de nem kizárólagosan. (Megfelelő cél a kibocsátott szennyvíz lebegőanyag-tartalmának 30%-os csökkentése, de ugyanígy megfelelő, bár nem számszerű a jogszabályi előírásoknak megfelelő veszélyeshulladékgyűjtőhely kialakítása is.)

12 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 12/29 A célok, előirányzatok és programok megvalósulását célszerű folyamatosan nyomon követni (annak érdekében, hogy az esetleges eltéréseket minél hamarabb orvosolni lehessen), illetve szükség szerint aktualizálni (például szervezeti vagy műszaki változások kapcsán). Ennek módját és felelőseit a rendszer dokumentációjában rögzíteni kell. A nyomon követés ill. aktualizálás fóruma lehet a vezetőségi átvizsgálás, bár a gyakorlatban általában a vezetőségi átvizsgálás esetében szokásos éves ritmusnál gyakoribb ellenőrzés indokolt Környezeti tényezők és hatások Ahogy azt az előzetes környezeti állapotfelmérés kapcsán már említettük, a környezeti tényezők és hatások felmérése és értékelése a környezetvédelmi vezetési rendszer egyik legalapvetőbb eleme. Korábban ennek lehetséges szempontjairól és módjáról már részletesen szóltunk. A környezetvédelmi vezetési rendszer működtetése során az előzetes állapotfelmérés során szerzett információk folyamatos aktualizálása és naprakészen tartása a feladat. Ezzel kapcsolatban a Rendelet követelménye (EMAS I-A. melléklet 3.1. pont): A szervezet hozzon létre és tartson fenn olyan eljárás(oka)t, amely(ek) kimutatja (kimutatják) tevékenységének, termékeinek és szolgáltatásainak azokat a környezeti szempontjait, amelyeket a szervezet be tud vonni ellenőrzési körébe, és amelyekre nézve elvárható, hogy a szervezet ezeket befolyásolni tudja; majd a szervezet ennek az eljárásnak segítségével állapítsa meg, hogy mely tényezőknek van vagy lehet jelentős befolyásuk a környezetre. A szervezet biztosítsa, hogy a környezeti célok kitűzésekor figyelembe vegyék a jelentős befolyásokkal kapcsolatos tényezőket. A szervezet ezt az információt tartsa naprakész állapotban. A fenti követelmény teljesítésére az előzetes környezeti állapotfelmérés során használt módszert alkalmazhatjuk, ennek leírását, felelőseit és gyakoriságát kell az elkészítendő eljárásban 19 rögzítenünk. A rendszeres aktualizálás kapcsán elegendő azon tényezők és hatások újbóli vizsgálata, amelyekkel kapcsolatban olyan változás következett be, ami az értékelés eredményét vélhetően befolyásolja (például az adott tényezővel kapcsolatban célokat tűztünk ki, melyek időközben teljesültek, tehát várhatóan az adott tényező ill. hatás jelentősége csökken; vagy az időközben megjelent új tudományos eredmények vagy a műszaki fejlődés más megvilágításba helyezi az adott területet). Feltétlenül ki kell azonban térni arra, hogy a naprakész állapot biztosítása érdekében az értékelést soron kívül felül kell vizsgálni műszaki vagy technológiai módosítások, beruházások 20, szervezeti változások, a jogi környezet változása, a vállalati stratégia, a Környezeti Politika változásai kapcsán. Értelemszerűen ilyenkor is csak az érintett területek értékelésének felülvizsgálata szükséges. 19 Ahogy azt korábban már említettük, a Rendelet által megkövetelt eljárások önálló dokumentumként, vagy a Kézikönyv részeként is elkészíthetők. Ez minden később említésre kerülő eljárásra igaz, ezért többször nem térünk ki rá. 20 Ezen esetekre a vonatkozó jogszabályok környezeti hatástanulmány készítését írhatják elő, amely részletesebb és mélyebb vizsgálatokat igényel, mint ami a rendszer számára szükséges.

13 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 13/ Jogi és egyéb követelmények Hasonlóan az előző ponthoz, a jogi és egyéb követelmények összegyűjtése illetve az ezeknek való megfelelés értékelése szintén részét képezte az előzetes környezeti állapotfelmérésnek. Ez a tevékenység szintén beépül a környezetvédelmi vezetési rendszerbe annak érdekében, hogy az erről szóló információ is naprakészen rendelkezésre álljon. A Rendelet vonatkozó követelményei (EMAS I-A. melléklet 3.2. pont): A szervezet hozzon létre és tartson fenn olyan eljárást, amelynek segítségével felderíthetők és megismerhetők legyenek a jogi és a szervezet által vállalt olyan egyéb követelmények, amelyek a szervezet tevékenységének, termékeinek vagy szolgáltatásainak környezeti tényezőire vonatkoznak. (EMAS I-B. melléklet 1. pont): A szervezeteknek bizonyítaniuk kell, hogy (a) meghatározták az összes vonatkozó környezetvédelmi jogszabályt, és ismerik azok szervezetre vonatkozó következményeit, (b) a jogszabályi előírások betartásáról gondoskodnak, és (c) rendelkeznek olyan eljárásokkal, amelyek lehetővé teszik a követelmények folyamatos teljesítését. A fentiek értelmében a kialakítandó eljárás(ok)nak az alábbi tevékenységeket kell szabályozniuk: hogyan szerez a szervezet naprakész információt a vonatkozó jogi és egyéb követelményekről (milyen csatornákon keresztül, kik a felelősök, hogyan dokumentálják a folyamatot) 21 hogyan értékeli a szervezet ezeket az információkat, hogyan határozza meg ezek alapján a végrehajtandó konkrét feladatokat (kik ennek a felelősei) hogyan jut el ez az információ a végrehajtás felelőseihez hogyan ellenőrzik a követelmények teljesülését (részletesebben ld. a fejezetben) Ahogy azt korábban említettük, forrásként valamilyen Közlöny, CD-jogtár vagy tematikus jogszabály-gyűjtemény előfizetése lehet alkalmas. A dokumentálás módjaként leggyakrabban a szervezetre vonatkozó, aktuális környezetvédelmi jogszabályokat tartalmazó címlista vezetését alkalmazzák (amely célszerűen tartalmazhatja az adott jogszabályból eredő konkrét feladatokat, ezek felelőseit és az esetleges határidőket is). Az új vagy módosított jogszabályokban (ill. határozatokban) foglalt követelmények általában kétféle konkrét feladatot jelenthetnek a szervezeteknek: egyszeri (általában határidős) teendők, amelyek gyakran valamilyen szervezeti vagy műszaki változtatást igényelnek (pl. környezetvédelmi megbízott kinevezése, alapbejelentések megtétele, határértékek betartásához szükséges beruházások, stb.) ezek esetében a felelős és a határidő megjelölése, valamint a végrehajtás dokumentálása fontos 22 rendszeres vagy folyamatos feladatot jelentő előírások (éves bejelentések, nyilvántartási kötelezettségek, önellenőrzés, stb.) ezeket gyakran célszerű a belső szabályozások (eljárások, utasítások) módosításával beépíteni a mindennapi teendők közé (szintén a felelősök és határidők megjelölésével) 21 Amint azt korábban már említettük, az országos jogszabályokon (törvények, rendeletek) túl ennek az eljárásnak ki kell térnie az önkormányzati és hatósági határozatokra, engedélyekre, valamint a szervezet által vállalt egyéb követelményekre (pl. anyavállalat, szakmai szövetségek, stb.) 22 A rendszerelemeket használva az intézkedés történhet ún. megelőző intézkedésként (részletesebben ld. a fejezetben), vagy nagyobb horderejű ill. hosszabb távú intézkedés esetén környezeti program keretében (ld fejezet)

14 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 14/ Szervezeti felépítés és felelősség A környezetvédelmi vezetési rendszer kialakításának és bevezetésének talán legfontosabb lépése a működtető szervezet, illetve a végrehajtás felelőseinek meghatározása. Ezzel kapcsolatosan a rendelet követelményei (EMAS I-A. melléklet 4.1. pont): Meg kell határozni és dokumentálni kell a szerepeket, felelősségi és hatásköröket, és ezeket ismertetni kell az érintettekkel, hogy ez segítse a hatékony környezetközpontú irányítást. A vezetőség gondoskodjon azokról az erőforrásokról, amelyek a környezetvédelmi vezetési rendszer bevezetéséhez és szabályozásához szükségesek. Az erőforrásokba beletartoznak az emberi erőforrások, a szakmai jártasság, a műszaki és a pénzügyi erőforrások. A szervezet felső vezetősége jelöljön ki egy vagy több olyan vezetőségi megbízottat, akinek minden más felelősségi körétől függetlenül legyen meghatározott szerepe, felelőssége és hatásköre arra, hogy (a) biztosítva legyen a környezetvédelmi vezetési rendszer követelményeinek meghatározása, bevezetése és fenntartása e szabványnak megfelelően, (b) készüljenek jelentések a környezetvédelmi vezetési rendszer eredményeiről a felső vezetőség számára átvizsgálás céljából, és hogy ez alapul szolgáljon a környezetvédelmi vezetési rendszer tökéletesítéséhez. (EMAS I-B. melléklet 4. pont): az alkalmazottakat be kell vonni a szervezet környezeti teljesítményének folyamatos javítását célzó folyamatba. A részvétel megfelelő formáit, például ötlet-füzetek rendszert, környezeti bizottságokat, projekt alapú csoport munkát lehet erre a célra alkalmazni. A szervezetek vegyék figyelembe a Bizottság erre a területre vonatkozó példaértékű megoldásokról szóló útmutatóit. Amely esetben kívánatos, bármely munkavállalói megbízottat (képviselőt) be kell vonni. A fentiekből kiderül, hogy a környezetvédelmi vezetési rendszert kiépítő szervezeteknek olyan környezetvédelmi szervezetben illetve olyan feladatmegosztásban kell gondolkodniuk, amelyben a környezetvédelemmel összefüggő feladatok nem egy ember (esetleg egy néhány fős osztály) felelősségi körébe tartoznak, hanem ennél jóval szélesebb körben oszlanak el. Az alábbi ábra ezt a modellt szemlélteti: Ideális esetben a szervezet minden szintjén, minden munkavállaló felelős a saját tevékenységével összefüggő környezetvédelmi feladatok ellátásáért 23, a környezetvédelmi tevékenység szervesen integrálódik a napi munkavégzésbe. Természetesen (amint azt a Rendelet is előírja) ebben az esetben is szükség van a tevékenység szakmai koordinálására, tehát a környezetvédelmi megbízott ill. vezető funkciója továbbra is szükséges. Itt fontos különbséget tenni a hazai jogszabályok által előírt környezetvédelmi 23 Például: a tevékenysége során keletkező hulladékok szelektív gyűjtéséért, tevékenysége során a vonatkozó környezetvédelmi előírások betartásáért.

15 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 15/29 megbízott, valamint a Rendeletben szereplő vezetőségi megbízott 24 között. Előbbi feladata elsősorban a környezetvédelmi hatóságokkal való kapcsolattartás, a jogszabályokban meghatározott feladatok ellátása; míg az utóbbi alapvetően a környezetvédelmi vezetési rendszer működésének koordinálását, a felső vezetés tájékoztatását hivatott ellátni 25. A gyakorlatban számos jó példát találunk olyan szervezetekre, ahol a fenti két funkciót egyazon személy tölti be, de hasonlóan sok olyan esetet is ismerünk, ahol két különböző személy látja el a két funkciót. Ez utóbbi esetben a hatékony és zökkenőmentes működés érdekében kulcsfontosság, hogy a két (esetleg több) személy közötti feladat- és hatáskör-megosztás, valamint az együttműködésük módja pontosan és részletesen átgondolt és szabályozott legyen. Sok vitára okot adó kérdés, hogy a környezetvédelmi vezetőnek milyen mértékben kell szervezetileg függetlennek lennie. Az nyilvánvaló, hogy feladatának ellátása szempontjából nagy nehézséget jelenthet, ha saját (munkajogi értelemben vett) felettesei fölött kell hatásköröket gyakorolnia. Ugyanígy probléma, ha emiatt hatáskörei beszűkülnek (azaz bizonyos vezetési szint fölött nem rendelkezik hatáskörökkel). Emiatt szokták sokan követelményként megfogalmazni, hogy a környezetvédelmi vezető közvetlenül a szervezet legfelső vezetőjének tartozzon beszámolással, azaz ebben a funkciójában az első számú vezető megbízottjaként működjön. Bár ez a modell kétségtelenül számos előnnyel jár, nem feltétlenül valósítható meg minden szervezetnél, és ebben a formában nem is vezethető le a Rendelet követelményeiből. Az adott szervezet számára megfelelő megoldást a szervezeti kultúra, a tradíciók és az érintett személyek ismeretében lehet és kell megtalálni. Általános receptet az ideális környezetvédelmi vezetési rendszer szervezetre nem lehet adni. Két gyakorlati tapasztalatból származó tanáccsal azonban talán tudunk segíteni: Gyakran segít a hatásköri konfliktusok feloldásában, ha a környezetvédelmi vezető szerepét egyfajta belső tanácsadóként definiáljuk. Ezesetben az utasítási jogkörök (és ezzel a felelősség is) a szervezeti egységek vezetőinél maradnak, a környezetvédelmi vezető ugyanakkor a horizontális és vertikális információ-áramlás segítésével és a szakmai kérdések megválaszolásával el tudja látni koordináló és ellenőrző funkcióját. Különösen nagyobb szervezetek esetén hasznos lehet a koordinálást erre a célra létrehozott és működtetett fórumokkal (pl. környezetvédelmi tanács ) segíteni. Ezek a belső kommunikáció javítását és a döntés-előkészítést szolgálják, a döntés (és ezzel a felelősség) továbbra is a vezetők kezében marad. Végül visszatérve a Rendelet vonatkozó követelményeire felmerül a kérdés, hogy a kialakított szervezetet és a felelősség köröket hol, hogyan, milyen formában kell dokumentálni. Erre a célra alapvetően a Szervezeti és Működési Szabályzat (ahol van), illetve a munkaköri leírások szolgálnak, ezek azonban az esetek többségében nem, vagy nem kellő részletességgel tartalmazzák a környezetvédelmi vezetési rendszerrel kapcsolatos feladat- és hatásköröket. A környezetvédelmi vezetési rendszer szervezetének (a teljes szervezethez való viszonyának) bemutatására leggyakrabban a környezetvédelmi vezetési rendszer dokumentációjának részét képező organigrammot (szervezeti ábrát) használnak (például a Kézikönyv részeként, vagy önálló dokumentumként). Az egyes beosztásokhoz rendelt felelősségi- és feladatköröket általában a környezetvédelmi vezetési rendszer dokumentációjának egyes részei (Kézikönyv, eljárások, utasítások, esetleg munkaköri leírások) tartalmazzák. Ennek összefoglalására esetenként felelősségi ill. hatásköri mátrixokat készítenek. 24 A gyakorlatban általában környezetvédelmi -vezető -nek vagy környezetvédelmi-megbízott -nak nevezik. 25 Jellemző a különbség a szükséges végzettség ill. képzettség tekintetében is: míg a környezetvédelmi megbízott feltétlenül környezetvédelmi végzettségű személy (jogszabályban előírt képzettséggel), addig a környezetvédelmivezető esetében a rendszer ismerete és a felső vezetéssel fennálló szorosabb kapcsolat fontosabb a szakmai végzettségnél.

16 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 16/29 Mindezek (együtt vagy külön) alkalmasak a Rendeletben rögzített követelmény kielégítésére, azonban egy adott szervezet esetében a megfelelő dokumentálási mód kiválasztásához érdemes néhány szempontot figyelembe venni: Amennyiben a környezetvédelmi vezetési rendszer dokumentációjában elszórtan megjelenő feladatok és felelősségi körök valamilyen összefoglalása mellett döntünk (pl. munkaköri leírásokban vagy felelősségi mátrixokban), tartsuk szem előtt, hogy az adott feladat ettől kezdve két helyen van rögzítve a dokumentációban. Ez különösen a módosítások során igényel kiemelt figyelmet, hiszen a kétféle szabályozásnak a módosítások után is összhangban kell maradnia 26. Ahhoz, hogy a környezetvédelmi vezetési rendszerben rögzített feladatok és felelősségek munkajogi értelemben is számon kérhetők legyenek, a környezetvédelmi vezetési rendszer dokumentációban megjelenő teendőket valamilyen munkajogi aktussal hivatalosan is el kell rendelni. Ez történhet a munkaköri leírásokba való beillesztéssel, vagy a dokumentumokban foglaltak végrehajtásának hivatalos elrendelésével (pl. felső vezetői utasítással), illetve más az adott szervezetnél szokásos módon Képzés, tudatosság, kompetencia Az előző pontban leírtakból következik, hogy a környezetvédelmi vezetési rendszer eredményes működtetése elképzelhetetlen anélkül, hogy a munkatársak ismerjék a rájuk háruló feladatokat, és képesek legyenek azokat megfelelő színvonalon végrehajtani. Ezért érthető, hogy a Rendelet külön pontban foglalkozik a munkatársak képzésének, kompetenciájuk 27 növelésének követelményeivel. (EMAS I-A. melléklet 4.2. pont): A szervezet tárja fel a képzési szükségletet. Követelje meg, hogy mindazok, akiknek a munkája lényeges hatással lehet a környezetre, megfelelő képzésben részesüljenek. Hozzon létre és tartson fenn eljárásokat, amelyek által alkalmazottai vagy tagjai minden egyes szinten tudatában legyenek, (a) milyen jelentősége van annak, hogy a környezeti politika, az eljárások és a környezetvédelmi vezetési rendszer követelményei teljesüljenek, (b) melyek a lényeges környezeti hatások - a meglevők és a lehetségesek -, amelyek az ő munkájukból erednek, továbbá hogy milyen környezeti előnyök származnak abból, ha az illető személy teljesítése javul, (c) mi a szerepük és felelősségük abban, hogy a környezeti politika, az eljárások és a környezetvédelmi vezetési rendszer követelményei teljesüljenek, beleértve a felkészülést vészhelyzetekre és a reagálási követelményeket, (d) milyen következményei lehetnek annak, ha eltérnek az előírt operatív eljárásoktól. Mindazok a személyek, akik olyan feladatokat teljesítenek, amelyek jelentős környezeti hatást okozhatnak, váljanak kompetensség megfelelő képzés, gyakorlat és/vagy tapasztalatszerzés útján. A gyakorlatban a fenti követelményeknek való megfelelést két jól elkülöníthető szinten lehet kezelni. Egyfelől célszerű szabályozni az új belépők (ill. új munkakörbe lépők) számára előírt alapképzések módját, felelőseit és tematikáját 28. Ez egyfajta minimál-követelmény meghatározása, amelyet minden munkatárstól elvárunk (ezt a szervezet jellegétől függően lehet egységesen, vagy munkakörökre bontva meghatározni). 26 Igen gyakori hiba a vezetési rendszerekben, hogy az ilyen és hasonló ismétlődések miatt a dokumentáció különböző részei idővel ellentmondásba kerülnek egymással. Emiatt ahol csak lehetséges javasoljuk, hogy minden feladat ill. felelősség csak egy helyen legyen a rendszerben rögzítve. 27 Kompetencia alatt itt a tudás (szerzett ismeretek), képességek (öröklött adottságok) és készségek (szerzett gyakorlat) összességét értjük. 28 A rendszer szempontjából természetesen csak a környezetvédelmi témák érdekesek, de a hatékony működés érdekében nem célszerű ezeket az oktatásokat az egyéb új belépők számára kötelező (pl. tűzvédelmi, munkavédelmi, stb.) oktatásoktól elválasztani. Ennek megfelelően a szabályzás ezen része gyakran átfogóbb, mint azt a Rendelet megkövetelné.

17 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 17/29 A Rendelet követelményei természetesen nem csak az új belépőkre terjednek ki. A munkatársak rendszeres, ismétlődő képzése ill. továbbképzése a folyamatos fejlesztés egyik fontos mozgatórugója lehet. Ennek érdekében a fenti követelmény kielégítésére érdemes egy ún. képzési ciklust működtetni a szervezetnél. Ez tulajdonképpen a képzési igények 29 ill. szükségletek felméréséből kiindulva a képzések megtervezésén és lebonyolításán keresztül azok eredményességének ellenőrzéséig (méréséig) tart, amely az újabb szükségletek feltárásának kiindulópontjaként bezárja a kört 30. Ennek a folyamatnak a ciklikus ismétlődését szemlélteti az alábbi ábra is: képzési terv Tanítás Ké pzési c é lo k Ké pzés Képzés - továbbképzés képzési politika Tanulás tanulási folyamat A képzés eredménye képzési szükséglet Munka - mindennapi élet Munka felhas z- nálás A fentiekkel kapcsolatosan elkészítendő szabályozás (eljárás) fontos eleme a konkrét feladatok és felelősök rögzítésén túl a folyamat dokumentálása (azaz feljegyzések készítése 31 ). A szabályozás ezen túlmenően tartalmazhatja a különböző belső oktatások javasolt tematikáját 32 (különösen az új belépők esetében, illetve olyan esetekben, amikor az oktató nem maga állítja össze a tematikát). Bár a Rendelet ezt ilyenformán nem követeli meg, a képzési igények felméréséhez, az egyes munkakörök képzettségi követelményeinek nyilvántartásához, valamint az elvégzett képzések (megszerzett képzettség) személyre szóló nyomon-követéséhez jól bevált a személyügyi nyilvántartások összekapcsolása a képzéssel. Például megfelelő számítógépes adatbázis létrehozásával naprakészen nyomon-követhető az egyes munkatársak aktuális képzettsége, könnyen lehívható egy új munkakör betöltésére alkalmas munkavállalói kör ill. megállapíthatók az esetleg szükséges továbbképzések. Amennyiben az adott szervezetnél ilyen rendszer működik, mindenképpen célszerű a környezetvédelmi vezetési rendszer képzéssel kapcsolatos szabályozásait ezzel összhangban kialakítani. 29 A képzési igények felmérése során ne feledkezzünk meg arról, hogy bizonyos tevékenységek rendszeres időközönként megújítandó képzettséghez kötöttek ezek természetesen automatikusan képzési igényt jelentenek. Ezen túl az új munkakörbe lépés előkészítése, a változó környezethez való alkalmazkodás (új jogszabályok, technikai fejlődés, stb.), valamint a folyamatos fejlesztés igénye is képzési igényt generálhat. 30 Ezen a ponton ismét jól felismerhető az egész rendszer alapját képező, és számos rendszerelemben újra meg újra visszatérő PDCA-ciklus (ld fejezet). 31 Ezek közül a legfontosabbak a képzési tervek, a képzések jelenléti ívei, esetleg tematikái, valamint az eredményesség mérését igazoló feljegyzések (például vizsgalapok). 32 Ehhez a Rendelet fent idézett követelményei (EMAS I-A. melléklet 4.2. pont a)-d) alpontjai) kitűnő alapot szolgáltatnak.

18 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 18/ Kommunikáció A Rendelet egyik sarkalatos követelménye a külső érdekelt felekkel 33 folytatandó nyílt és aktív kommunikáció (EMAS I-A. melléklet 4.3. pont): A környezeti tényezőkkel és a környezetvédelmi vezetési rendszerrel kapcsolatban a szervezet hozzon létre és tartson fenn eljárásokat (a) belső kommunikáció céljából a szervezet különböző szintjei és funkcionális részlegei között, (b) azért, hogy a külső érdekelt felektől érkező lényeges információt átvegye, dokumentálja és reagáljon rá. A szervezet fontolja meg külső kommunikációs eljárásait a számára jelentős környezeti tényezőket illetően, és határozatát dokumentálja. (EMAS I-B. melléklet 3. pont): A szervezeteknek bizonyítaniuk kell, hogy az érdekelt felek véleménye azonosítása céljából nyílt párbeszédet folytatnak az azokkal - beleértve a helyi közösségeket és a fogyasztókat - tevékenységeik, termékeik és szolgáltatásaik környezeti hatásairól. Az idézett követelményekből kiderül, hogy a kommunikációra vonatkozóan két területen kell szabályozásokat alkotni. A belső kommunikáció (azaz a szervezet különböző szintjei és szervezeti egységei közötti kommunikáció) szabályozásának a célja egyértelműen a környezetvédelmi vezetési rendszer hatékony működéséhez szükséges információ-áramlás biztosítása. A belső kommunikáció szabályozása a gyakorlatban leginkább a környezetvédelmi vezetési rendszer működése során használt kommunikációs csatornák ill. fórumok bemutatását, ezek működésének és felelőseinek leírását szokta tartalmazni. Itt gondolni kell a szóbeli (értekezletek, teamek, stb.) és írásbeli (faliújság, hírlevél, stb.) csatornákra egyaránt. A vonatkozó eljárás elkészítésekor hasznos lehet ezeket a fórumokat (résztvevőkkel, tematikával, felelősökkel, gyakorisággal, ill. az esetleges feljegyzések, jegyzőkönyvek megjelölésével) egy táblázatban összefoglalni. A külső érdekelt felekkel folytatott kommunikációval kapcsolatban két témára kell szabályozást alkotni: az érdekeltektől beérkező jelzések (kérdések, panaszok, érdeklődés, stb.) fogadására és az erre történő reagálásra ( reaktív ) az érdekelteknek nyújtott környezetvédelmi témájú információkra ( kezdeményező ) Előbbivel kapcsolatban szabályozandó a különböző formákban beérkező jelzések (személyes, telefonos, írásos, stb.) fogadása, eljuttatása az illetékes személyekhez, az ügyek kivizsgálása és a megfelelő válasz (szükség szerint intézkedés) megadása. A kezdeményező (aktív) környezeti kommunikáció formája sokféle lehet: nyílt napok szervezése, megjelenés a sajtóban ill. médiákban, kiadványok készítése, reklám, szponzorálás, stb. A Rendelet követelményei szerint ennek módját, mélységét, gyakoriságát a szervezet maga választhatja meg, de az erre vonatkozó döntésnek a kommunikáció szabályozásakor dokumentáltan meg kell jelennie. Az EMAS követelménye ezen a területen szigorúbb az MSZ EN ISO szabványnál. Míg a szabvány teljesen szabad kezet ad ebben a döntésben 34, a Rendelet megköveteli, hogy a szervezet folytasson aktív párbeszédet az érdekelt felekkel. 33 Érdekelt felek alatt (a Rendelet definíciója szerint) olyan személyeket vagy csoportokat értünk, akiket (amelyeket) a szervezet környezeti teljesítménye érint vagy érdekelhet. Ide tartozhat a környező lakosság, a tágabb közvélemény, a médiák, a civil szervezetek, hatóságok, bankok, biztosítók, szakmai szervezetek, érdekképviseletek, tudományos- és kutatóintézetek, stb. 34 Az MSZ EN ISO szabvány követelményeit kielégíti az is, ha a szervezet felső vezetése úgy dönt, hogy nem folytat aktív kommunikációt környezetvédelmi kérdésekben, kizárólag a beérkező jelzésekre ill. érdeklődésre reagál (ha ezt megfelelően dokumentálja).

19 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 19/29 A külső érdekelt felekkel folytatott aktív kommunikáció egyik legfontosabb eszköze a Rendelet által kötelezően előírt Környezeti Nyilatkozat rendszeres kiadása, amelyet a 4. fejezetben tárgyalunk részletesen Dokumentumok kezelése A dokumentumok kezelésére vonatkozó követelmények a szabványos vezetési rendszerekben (MSZ EN ISO 9001, MSZ EN ISO 14001, EMAS, stb.) általában nagyon hasonlók. A cél minden ilyen rendszerben az, hogy a szabályozó dokumentumok mindenkori aktuális változata álljon rendelkezésre a felhasználási helyeken. A Rendelet konkrét követelményei (EMAS I-A. melléklet 4.5. pont): A szervezet hozzon létre és tartson fenn eljárásokat, amelyek az e nemzetközi szabvány által előírt dokumentumok kezelésére vonatkoznak, és ezzel biztosítsa, hogy (a) a dokumentumok fellelhetők legyenek, (b) a dokumentumokat időről időre felülvizsgálják, ha szükséges módosítsák és alkalmazhatóságukat az erre felhatalmazott személyek jóváhagyják, (c) az egyes dokumentumok mindenkor érvényes változatai hozzáférhetők legyenek mindazokon a helyeken, ahol a környezetvédelmi vezetési rendszer hatékony működése szempontjából lényeges műveleteket végeznek, (d) az elavult dokumentumokat azonnal eltávolítsák az összes kibocsátási és alkalmazási helyről, vagy más módon biztosítsák, hogy ezek ne kerülnek véletlenül alkalmazásra, (e) minden olyan elavult dokumentumot, amelyet jogi okokból és/vagy annak tartalmi ismerete céljából őriznek meg, megfelelően megjelöljenek. A dokumentáció legyen olvasható, legyen rajta dátum (és a módosítások dátumai is), a tárolás legyen rendezett, és legyen előírva a megőrzés időtartama. Eljárási szabályokat és felelősségi köröket kell kialakítani és fenntartani az egyes dokumentumfajták kiadására és módosítására. A követelmények teljesítése érdekében szabályozni kell az új dokumentumok elkészítésével illetve az érvényben lévő dokumentumok módosításával (javaslattétel, döntés, elkészítés, ellenőrzés ill. véleményezés, jóváhagyás), az új ill. módosított dokumentumok kiadásával, elosztásával, valamint az elavult vagy módosított dokumentumok (verziók) visszavonásával kapcsolatos folyamatokat, felelősöket, a bizonylatolási és archiválási feladatokat, valamint a dokumentumok azonosításának (jelölésének) rendszerét. A számítástechnika térhódításával egyre inkább elterjed a dokumentumok elektronikus (számítógépes) kezelése, nyilvántartása. Bár ma is nagy számban találkozunk papír alapú dokumentációs rendszerekkel, a fejlődés tendenciáit követve az alábbiakban elsősorban az elektronikus dokumentum-kezelés néhány sajátosságát tárgyaljuk részletesebben. Míg a papír alapú dokumentációs rendszerekben a felhasználási helyekre külön-külön nyomtatott (ill. másolt) példányok formájában jutott el a vonatkozó dokumentáció, addig az elektronikus rendszerekben ezt alapvetően a számítógépes hálózaton keresztüli hozzáférés váltja fel. Ezzel szükségtelenné válik a dokumentumok nyomtatása, másolása, kiosztása, és nincs szükség elosztási listák vezetésére sem 35. A mindenkori aktuális verzió rendelkezésre állása így egyszerűen biztosítható azáltal, hogy a megfelelő jogosultsággal rendelkező személy(ek) a hálózaton a mindenkor aktuális verziót helyezik el a megfelelő könyvtárban. Módosítások esetén így nincs szükség a dokumentumok cseréjére (elosztási listák alapján visszavonásra és új verziók kiosztására), mindössze az érintettek értesítése a feladat. 35 Természetesen abban az esetben, ha egyes felhasználók nem férnek hozzá a hálózaton tárolt dokumentumokhoz, továbbra is szükséges nyomtatott példányok elosztása és elosztási listák vezetése. Ez azonban mára egyre inkább a ritka kivételek kategóriájába kerül.

20 Útmutató az EMAS rendszer kialakításához III.1. Melléklet: 20/29 Az elkészítés, ellenőrzés és jóváhagyás szintén történhet a számítógépes rendszeren a megfelelő jogosultságokon keresztül 36. A változatok nyomon-követése és az elavult dokumentumok archiválása a leggyakrabban használt szövegszerkesztő programok beépített funkcióival megoldható. A hivatkozások élővé tehetők ún. hiperlinkek segítségével, ahol a hivatkozott dokumentumok egy kattintással elérhetővé válnak. Ezzel a jelölési ill. azonosítási probléma is egyszerűsödik. A számos előny mellett az elektronikus dokumentumkezelés felvet néhány újabb megoldandó kérdést, amelyeket a vonatkozó eljárás(ok)ban szabályozni kell. Ki kell térni a hozzáférési jogosultságok rendszerének leírására, az adatvédelem és archiválás kérdéseire, az illetéktelen behatolás és a rendszerek meghibásodásai elleni védekezés módjaira Feljegyzések kezelése Amint azt korábban említettük, a feljegyzések (bizonylatok) készítésének és megőrzésének célja az elvégzett tevékenységek igazolása és eredményeik rögzítése a későbbi visszakereshetőség érdekében. A Rendelet ide vonatkozó követelményei (EMAS I-A. melléklet 5.3. pont): A szervezet hozzon létre és tartson fenn eljárásokat a környezeti feljegyzések azonosítására, gondozására és megsemmisítésére. Ezeknek tartalmazniuk kell a képzéssel kapcsolatos feljegyzéseket, valamint az ellenőrzések és az átvizsgálások eredményeit. A környezeti feljegyzések legyenek olvashatók, azonosíthatók és visszavezethetők a szóban forgó tevékenységre, termékre vagy szolgáltatásra. A környezeti feljegyzéseket úgy kell tárolni és gondozni, hogy azok azonnal visszakereshetők, továbbá károsodás, romlás vagy elvesztés ellen védve legyenek. Megőrzési idejüket meg kell határozni, és rögzíteni kell. A feljegyzéseket a rendszer és a szervezet jellegétől függően kell gondozni úgy, hogy e nemzetközi szabvány követelményeinek teljesülését igazolni lehessen. Mivel ezen szabályozás elsődleges célja a visszakereshetőség biztosítása, a feljegyzések kezelése kapcsán elsősorban az azonosításra, a tárolás helyére, a megőrzési időre és ezek felelőseire kell a hangsúlyt fektetni. Ez általában a fenti információkat tartalmazó táblázat(ok) formájában megoldható. A gyakorlatban ezt kétféle formában szokás megjeleníteni: összevontan, egy nagy listába gyűjtve az összes szabályozott feljegyzést az egyes eljárások részeként, az adott téma kapcsán keletkező feljegyzésekre vonatkozóan 37 A feljegyzések kapcsán fel kell hívnunk a figyelmet, hogy egyes ide tartozó iratokra vonatkozóan jogszabályok vagy más belső szabályozások (pl. iratkezelési szabályzat) megőrzési időket írhat elő. Ilyen esetekben a környezetvédelmi vezetési rendszer részeként kialakítandó szabályozást természetesen ezen követelményekkel összhangba kell hozni. 36 Például az aktuális, érvényes példányok írásvédelme (ahol a jelszót a módosításra jogosult személyek ismerik), az érvényes dokumentumokat tartalmazó könyvtárban a jóváhagyásra jogosultak kizárólagos írási és törlési joga, stb. 37 Mindkét forma használható, az összevont gyűjtemény mellett az egységesség, ellene a bonyolultság és a kifelejtés veszélye szól.