Tájékoztató. Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról

Átírás

1 Tájékoztató Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról az Új Széchenyi Terv és az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében megvalósuló projektekhez szeptember

2 Tartalomjegyzék 1 Előszó Elszámolhatóság feltételei Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok Piaci ár igazolása Általános Forgalmi Adó Bevétel Bevételi kategóriák Levonásra nem kerülő bevételek: Árfolyam Átjárhatóság Dokumentumok hitelesítése Számlával szembeni követelmények Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok Projekt előkészítés Igénybe vett szolgáltatások költségei Képzéssel és képzési anyagokkal kapcsolatos költségek Rendezvényszervezés költsége Bérleti díjak Saját teljesítés Személy jellegű költségek Útiköltség, kiküldetés költsége Szállás költség Általános (rezsi) költségek Eszközök, immateriális javak beszerzésének, fejlesztésének költsége Lízing Vagyonbiztosítás eszközbeszerzés esetében Beruházások, építés-felújítás költsége Tudnivalók a kifizetési kérelmekről Előleg Támogatási előleg Szállítói előleg Fordított ÁFA előleg Időközi kifizetési igénylés Záró kifizetési igénylés Finanszírozási módok Utófinanszírozás Szállítói finanszírozás Vegyes finanszírozás Engedményezés Kifizetések felfüggesztése Köztartozás Késedelmi Kamat Hasznosulás Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU támogatások esetén Eszközök amortizációja, selejtezése fenntartási időszakban... 36

3 1 Előszó Jelen Tájékoztató célja az Államreform Operatív Program (a továbbiakban ÁROP) és az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (a továbbiakban EKOP) keretében megvalósuló projektek pénzügyi elszámolási rendszerének bemutatása és az ehhez kapcsolódó szabályok, feltételek ismertetése. A Tájékoztató hatálya kiterjed az ÁROP és EKOP keretében megvalósuló projektekre. A vonatkozó jogszabályok, egyéb nemzeti szintű szabályozások 1 módosítása automatikusan módosítják jelen Tájékoztatót, amennyiben kógens az új szabály, azaz ebben az esetben az új vagy módosított jogszabályi rendelkezéseket szükséges alkalmazni a hatályba lépésükről rendelkező szabályoknak megfelelően. Több partner esetén a finanszírozás folyamata a Konzorciumi együttműködési megállapodásban rögzített feltételek valamint a konzorciumi formában megvalósuló projektek kezelésére készített útmutató alapján történik. 2 Elszámolhatóság feltételei A projekt lebonyolítása során alapvetően olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás és útmutató lehetőséget nyújt, nem szerepelnek a pályázati útmutató el nem számolható költségeket tartalmazó felsorolásában és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet. 2.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, fizikailag teljesített tehát valós munkára alapozottak, melyek teljesülése kivéve előleg, valamint egyszerűsített elszámolási módok esetén (számlával, vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal) 2 és jogalapjuk (szerződéssel, megrendelővel, közigazgatási határozattal, stb.) igazolható (valós költség alapú elszámolás). Teljes összegben (szállítói finanszírozás esetén támogatáson felüli összegben) a pályázati felhívásban és a támogatási szerződésben rögzített elszámolhatósági időszak során kerültek teljesítésre. Kifizetett költségnek minősül az állammal vagy önkormányzattal szemben adó- vagy járulék-elszámolás keretében beszámításra került kötelezettség, valamint a vállalkozási szerződés alapján a megrendelőnek járó kötbér vagy késedelmi kamat alapján beszámított költség. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, hozzájárulnak a projekt céljainak eléréséhez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához, és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek. A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat (a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben rögzített árat, vagy az IH által előzetesen meghatározott fajlagos mutatókat). A projekt költségvetésének megfelelően részletezettnek és ily módon ellenőrizhetőnek kell lenni ahhoz, hogy meghatározható legyen az elszámolható költség besorolása és mértéke. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják. Az egyes költségek elszámolása alkalmával nem valósulhat meg kettős finanszírozás. 1 Vonatkozó szabályozók: 368/2011 (II.31.) Korm. rendelet, 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet, Nemzeti útmutató az elszámolható költségekről, 2 A számvitelről szóló évi C. törvény a szerint 3

4 A pályázati felhívásban meghatározott földrajzi területen a projekt előkészítése, végrehajtása érdekében merültek fel. Az adott projektben elszámolni kívánt költségek körét az akcióterv, illetve a vonatkozó jogcímrendelet alapján készített pályázati felhívás tartalmazza, és azok nem szerepelnek jogszabály/pályázati felhívás/jelen Tájékoztató által nem elszámolhatónak minősített költségek között. Az elszámolhatóság időszakában, és a támogatási szerződés szerint a projekt megvalósítására rendelkezésre álló időszakban merültek fel. Kivéve azon költségeket, amelyek a évi CVII. törvény (áfa tv.) 58. (1) bekezdése alapján részletfizetési megállapodás vagy határozott időre szóló elszámolás alapján kerülnek számlázásra, melyeknél a számla szerinti teljesítés dátuma az ellenérték megtérítésének esedékessége. Az ilyen gazdasági eseményekről szóló számlák esetében a teljesítés napja lehet későbbi, mint a projekt fizikai befejezési dátuma, de ezen számlák esetében is a számla kiállítási dátuma a projekt megvalósítás időtartamán belül kell essen. Egyéb feltételek: Csak olyan vállalkozói szerződések számolhatóak el, amelyek projekt előkészítéséhez és/vagy végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzáadott értéket képviselnek. Nem számolhatóak el az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozói szerződésteljesítéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerződés (vagy annak módosítása) a kifizetést nem a tényleges teljesítéshez köti, nem teljesítményarányosan határozza meg. A ténylegesen felmerült és kiegyenlített költségeket a végső kedvezményezett a tevékenység, vagy a szolgáltatás tartalmára és valóságos értékére való hivatkozással részletes teljesítésigazolással támasztja alá. Amennyiben a vállalkozási szerződésben százalékos alapon meghatározott érték magasabb, mint a valós piaci ár, a különbözet nem elszámolható. Nem számolható el az időarányos kifizetés és a rendelkezésre állás. Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz. Ennek betartása a Kedvezményezett felelőssége. 2.2 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok A közbeszerzésre vonatkozó előírások jelen tájékoztató 1. sz. mellékletét (A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok) képezik. 2.3 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására főszabály szerint közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus 3 szabályozása mentén beszerzett javak és szolgáltatások esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál. A közbeszerzés, vagy a beszerzés során tapasztalt nem valódi verseny esetén a dokumentáció nem használható fel a piaci ár igazolására. Amennyiben a Pályázati felhívás és Útmutató másként nem rendelkezik, közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól (vállalkozótól) egy költségvetési sorra vonatkozó, nettó ,- Ft feletti beszerzések esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell a Kifizetési igényléshez benyújtani. A három közül az összességében legkedvezőbb ajánlat alapján kell a szállítót kiválasztani. A nyílt kereskedelmi forgalomban kapható eszközök esetén az írásos ajánlat kiváltható árajánlat, árlista bemutatásával (pl: forgalmazó cégek honlapja). 3 (különös tekintettel a 143/2004 Korm. Rendelet az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól) 4

5 Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelő/vállalkozói szerződés időpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. Amennyiben az ajánlatok a piaci ár igazolására alkalmatlanok (különösen:nem összehasonlíthatóak, nem azonos tárgyúak, nem egymástól független piaci szereplőktől származnak, a tényleges piaci árat jelentősen meghaladják), a felmerült költségek a projekt terhére nem elszámolhatóak. A piaci ár alátámasztásaként nem fogadható el olyan árajánlat, megrendelő, szerződés, utasítás, egyéb kötelezettségvállalás [a továbbiakban összefoglalóan: szerződés], amely olyan szállítótól származik, amelyben az kedvezményezett vagy kedvezményezett tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, ezen személy Ptk b) szerinti közeli hozzátartozója, tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói, vagy kinevezési jogokat gyakorol, vagy fordítva, amely olyan szállítótól származik, amelynek tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, a kedvezményezett szervezetében vagy a másik ajánlattevő szervezetében tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói vagy kinevezési jogokat gyakorol. Az előírás betartása a Kedvezményezett felelőssége. A három árajánlat benyújtásától eltérni csak a Közreműködő Szervezet által adott egyedi engedély alapján, a beszerzendő eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával lehet (pl. hatósági, monopólium, közüzemi szolgáltatás). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelőssége. A nyilvánvalóan piaci áron felüli, túlzó árajánlatok esetén a Közreműködő Szervezet jogosult a benyújtott számlán az elszámolható költséget csökkenteni a fenti feltételeknek megfelelő, azonos tárgyú és paraméterekkel rendelkező árajánlattal, független statisztikával igazolva vagy külső szakértő véleménye alapján. 2.4 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Államháztartás működési rendjéről szóló Kormány rendeletben foglaltakat kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetőségével. A hatályos Áfa törvény (2007. évi CVII. Tv.) rendelkezései betartandók. A 4/ (4) c) alapján a támogatási döntésben meghatározott összegen felül többlettámogatás igénylehető, ha a projekt elszámolható összköltsége az ÁFA mértékének emelése következtében megemelkedik és a megnövelt ÁFA-tartalommal benyújtott kifizetési igénylések támogatási összegére az eredetileg megítélt támogatás nem nyújt fedezetet. A többlettámogatást áfa-kompenzációs eljárás keretében lehet igényelni, amelynek módjáról az ÁFAemelés projektköltség-növelő hatásának kompenzálására szolgáló eljárásrend az ÁROP, EKOP projektek esetében nyújt információt. Fordított áfa elszámolhatósága Amennyiben a pályázati útmutató erre kiterjed, elszámolhatóak az építési tevékenységeknél felmerülő költségek. Bizonyos esetben az építési tevékenységhez kapcsolódóan fordított áfával érintett számlák kerülnek kiállításra, azaz a számla nettó összegről szól és a számlán a számla kiállítója jelzi, hogy a számla milyen %-os mértékű fordított áfával érintett. Az Áfa tv (1) b) bekezdése értelmében az adót a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője fizeti meg és vallja be az Adóhatóság felé az alábbi esetben: - olyan építési-szerelési és egyéb szerelési munka esetén, amely ingatlan létrehozatalára, bővítésére, átalakítására vagy egyéb megváltoztatására - ideértve az ingatlan bontással történő megszüntetését is - irányul, feltéve, hogy az ingatlan létrehozatala, bővítése, átalakítása vagy egyéb megváltoztatása építési hatósági engedély-köteles. 5

6 Fordított adózás esetén feltétel, hogy a felek mindegyike belföldön nyilvántartásba vett adóalany legyen, valamint egyiknek se legyen olyan jogállása, amely alapján tőle adó fizetése ne lenne követelhető (ilyen áfa törvényben szabályozott jogállása az alanyi adómentesség alá bejelentkezett adóalanynak van). Fordított adózás tehát csak belföldön nyilvántartásba vett adóalanyok (EVA-s vállalkozásokat is ideértve) között alkalmazható. A fordított adózással érintett tevékenység esetében az előleg után nem keletkezik adófizetési kötelezettség, így fordított áfa előleg számlához nem kapcsolódhat. Számla kiállítás sajátosságai a fordított adózás szempontjából Abban az esetben, ha a kiszámlázott termék (vagy szolgáltatás) a fordított adózás hatálya alá tartozik, a számlát az alábbi módon kell kiállítani: - fel kell tüntetni a vevő adószámát - a számla nettó összegben kerül kiállításra - a számlán fel kell tüntetni, hogy az ÁFA-t a vevőnek kell megfizetnie. A számla fordított áfa tartalmának elszámolásához benyújtandó dokumentumok köre a számlához benyújtandó dokumentumokon felül: - Áfa-összesítő fordított áfa esetén; - Áfa befizetését igazoló bizonylat (bankszámla-kivonat), amennyiben a kedvezményezett befizető pozícióban van; - Ha a kedvezményezett visszaigénylő pozícióban van, a Kedvezményezett nyilatkozata, hogy a bevallás tartalmazza a szállítói számla szerinti fordított áfa alap összegét és annak alapján számított fordított áfa összeget; - Amennyiben a befizetendő áfa kevesebb, mint az elszámolni kívánt, az áfa befizetését igazoló bizonylatot és a kedvezményezett nyilatkozatát együttesen kell benyújtani. 2.5 Bevétel A projekt során keletkezett bevételek tervezéséről a pályázati felhívás, valamint az NFÜ honlapjáról letölthető Módszertani útmutató az EKOP és az ÁROP keretében megvalósuló jövedelemtermő projekteknél a támogatási összeg kiszámításához című dokumentum tartalmaz részletes szabályozást. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és utánkövetési időszakban a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának Bevételi kategóriák Különösen az alábbi tételek minősülhetnek bevételnek (nem teljes felsorolás!): támogatásból beszerzett eszköz hasznosításából, támogatásból fejlesztett ingatlan hasznosításából, támogatással kiváltott ingatlan hasznosításából, különböző tagdíjak, regisztrációs díjak befizetéseiből, támogatott képzési díjak megfizetéséből, tanulmányi szerződés keretében támogatott tanulmányok képzési díjának visszafizetéséből, támogatott rendezvény belépő díjaiból, egyéb támogatott tevékenységből származó bevételek kivéve a pontban jelzett kategóriák Levonásra nem kerülő bevételek: kötbér, támogatási előlegen realizált kamat, a közbeszerzési dokumentumok eladásából származó bevétel (amennyiben a dokumentáció ellenértéke megfelel Kbt. 54. (5) leírtaknak; a kockázati tőke- és hitelalapok, a garanciaalapok és a lízing keretében keletkezett bevétel. 6

7 a projekttevékenységgel összefüggésben a tevékenységek társfinanszírozásához nyújtott azon hozzájárulások, amelyek a vonatkozó támogatás finanszírozási táblázataiban az állami hozzájárulások mellett szerepelnek, illetve amelyek a projekt önrészét hivatottak biztosítani; Javasolt a levonásra nem kerülő bevételek esetén azok elkülönített nyilvántartásáról gondoskodnia a Kedvezményezettnek. Nem jövedelemtermelő projekt esetén A projekttel összefüggésben, az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból, regisztrációs díjból és egyéb bevételből a megvalósítás időszakát magába foglaló teljesítési időponttal számlázott, nem tervezett bevétel a teljesítés időpontját is tartalmazó elszámolási időszakban a módszertani útmutatóban meghatározott számolási mód szerint csökkenti a projekt elszámolható költségeinek összegét. A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a tevékenység elszámolható költségéből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. A fenntartási időszak alatt keletkezett bevételek nem kerülnek vizsgálatra, illetőleg levonásra, kivéve ha a pályázati kiírás ettől eltérően rendelkezik. Jövedelemtermelő projekt esetén Jövedelem-termelő projektek esetén az elszámolható költségek és ezzel összefüggésben a maximálisan nyújtható támogatás meghatározásához figyelembe kell venni azokat a projekt által generált nettó jövedelmeket, amelyek a projekt megvalósításához szükséges költségeket ellentételezik. Az elszámolható költségek csökkentése jövedelemtermelő projekt esetén nem szükséges, amennyiben a jövedelemtermelő projekthez készített útmutató alapján a keletkezett bevétel már figyelembe vételre került a támogatási összeg számításánál. A tervezetten felüli bevételek keletkezése esetén a pénzügyi számítást ismételten el kell végezni. Bevételek figyelembe vételének időtartama Bevételként legkésőbb a fizikai befejezésig számlázott bevételeket kell figyelembe venni. (A fizikai befejezés időpontja megegyezik az üzembe helyezés időpontjával). Amennyiben a projekt projektelemekre bontható, amelyek üzembe helyezési időpontja egymástól független, akkor a projektelemek által termelt bevétel csak az adott projektelem üzembe helyezéséig felmerülten kerül figyelembevételre. (l. még szakaszos üzembe helyezésű projektek). Bevételek levonása A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a projekt elszámolható költségéből, illetve a megítélt támogatásból, attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott a támogatott projektből, a támogatott tevékenység összes költsége (beruházás esetén ez a bekerülési érték) vagy csak egy része kerül-e a projekt keretében elszámolásra, a projekt teljes elszámolható költsége vagy csak annak egy része kerül-e támogatásra. 2.6 Árfolyam A támogatási szerződések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított számlát nyújt be a kedvezményezett, a Pályázói e-ügyintézés felületen az elszámoláshoz tartozó számla rögzítése során a számlafejben meg kell jelölni a devizanemet, a számla tételnél pedig rögzíteni kell a deviza összeget. A számlán szereplő deviza összeget a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon a rendszer automatikusan átszámítja forintra. Ha a számla nem tartalmazza a fizikai teljesítés dátumát (pl. előlegbekérő, előlegszámla), úgy a számlán szereplő deviza összeget a számla keltezésének napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamon kell átszámítani forintra. 7

8 2.7 Átjárhatóság A as programozási időszak egyik szabályozása az, hogy egy OP-t főszabályként csak egy Alap finanszírozhat (1083/2006/EK rendelet). Az ebből adódó rugalmatlanságok enyhítésére azonban az általános rendelet 34. cikk 2. bekezdése lehetőséget teremt arra, hogy főszabályként egy prioritási tengely szintjén értelmezett 10%-os határ erejéig a strukturális alapok (ERFA, ESZA) egymás tevékenységi körébe tartozó beavatkozásokat, (költségeket) finanszírozzanak ( átjárhatóság ). Az átjárhatóság lehetősége abban az esetben alkalmazható, amikor az adott Alap elszámolhatósági szabályai adott projekten belül nem teszik lehetővé olyan költségtétel elszámolását, amely az adott projekt sikerességéhez, megvalósításához feltétlenül szükséges. Az átjárhatóság lehetőségét a pályázati felhívás tartalmazza. Az Államreform Operatív Program az Európai Szociális Alapból kerül finanszírozásra. Az átjárhatóság alkalmazásával az ÁROP esetében az eszközbeszerzés, építés, felújítási költségek elszámolhatóak. Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program alapvetően egy beruházási (Európai Regionális Fejlesztési Alap) finanszírozású operatív program. Alap esetben az ERFA rendelet nem zárja ki tisztán az ESZA típusú tevékenységek finanszírozását sem, amennyiben az szorosan köthető a projekt beruházásához. Pl.: eszközbeszerzéshez, szoftverfejlesztéshez kapcsolódó képzés, infrastrukturális fejlesztéshez kapcsolódó oktatás. 2.8 Dokumentumok hitelesítése A kifizetési kérelmet a Kedvezményezett cégszerű aláírásával, vagy a cégszerűen aláíró(k) teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazása által megbízott személy(ek) aláírásával ellátva kell benyújtani. Meghatalmazott személy által történő aláírás esetén mindkét fél által ellenjegyzett meghatalmazás benyújtása szükséges. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez az alátámasztó dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. Az elszámolást alátámasztó dokumentumok másolatainak hitelesítését a projektben bejelentett aláíró személy(ek) is végezheti(k), nem szükséges a Kedvezményezett cégszerű aláírása. 2.9 Számlával szembeni követelmények A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a Kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő szervezet nevére szóló, a hatályos jogszabályoknak megfelelően kiállított számlák hiteles másolatát (amelyek nyomdai úton előre előállított számla (kézi számla) esetén a számlák első eredeti példányáról készültek), és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok Kedvezményezett által hitelesített másolatát. Országos kihatású projektek esetében a támogatás folyósítása két prioritásból (konvergencia- KMR) történik, ezért a projekt költségvetés az alábbi arányoknak megfelelően kerül megosztásra: ÁROP esetében 58-42%, a től meghozott támogatói döntések alapján kötött támogatási szerződések esetében 70%-30% arányban, EKOP esetében 86,61 % -13,39% arányban. 8

9 A kedvezményezett az eredeti számlát köteles záradékolni, azaz feltüntetni a számlán a projekt regisztrációs számát, és azt, hogy a számla támogatás elszámolására benyújtásra került. A kettő prioritásból finanszírozott projektek (országos kihatású projektek) esetén a számlán fel kell tüntetni az elszámolni kívánt támogatási összegeket a prioritások megjelölésével, ha a számla csak az egyik prioritásból kerül finanszírozásra, az adott prioritás azonosítóját. A kedvezményezett által hitelesített számlamásolatnak ezen információkat már tartalmaznia kell. Amennyiben a kedvezményezett a számla összegéből nem a teljes összeget kívánja elszámoltatni adott projektje terhére, a számlára fel kell vezetni, hogy a számla teljes összegéből mekkora összeget kíván elszámolni, (Pl. Jelen számla összegéből << >>forint összeget kívánok elszámolni a <<projekt regisztrációs száma>> projekt terhére.), amit a számla benyújtásával egyidejűleg írásban indokolni is szükséges. Az összesítő táblákból egy példány benyújtása szükséges, miután az összesítő táblákban kerül feltüntetésre a prioritások szerinti megosztási arány. Amennyiben egy összesítő illetve egy számla vagy számviteli bizonylat kerül benyújtásra a két prioritásból finanszírozott projektek esetén, úgy a pályázói e-ügyintézés felületen az elszámoláshoz tartozó összesítő vagy számla rögzítése során az összesítő vagy számla sorszámát /KONV és /KMR végződéssel kell ellátni a konvergencia, illetve a KMR prioritásnak megfelelően, a dokumentum adatait mindkét prioritáshoz fel kell tölteni. Kifizetési igény benyújtására vonatkozó korlátok számlabontás előtt értendőek. A két prioritásból finanszírozott projektek esetén, a konvergencia és KMR prioritásokhoz benyújtott, összetartozó kifizetés igénylések támogatás tartalma együttesen kell, hogy elérje a kifizetés igénylésre vonatkozó százalékos illetve összegszerű korlátokat. A számlán szereplő teljesítés dátuma nem lehet korábbi, mint a pályázati felhívás és útmutatóban részletezett projekt elszámolhatóságának kezdete (kivéve a projekt előkészítés költségeihez tartozó számlákat) és nem lehet későbbi, mint a támogatási szerződésben rögzített projekt elszámolhatóság végső dátuma. Azon költségek esetében, amelyek a évi CVII. törvény (áfa tv.) 58. (1) bekezdése alapján részletfizetési megállapodás vagy határozott időre szóló elszámolás alapján kerülnek számlázásra, a számla szerinti teljesítés dátuma az ellenérték megtérítésének esedékessége. Az ilyen gazdasági eseményekről szóló számlák esetében a számlán szereplő (áfa trv szerinti) teljesítés napja lehet későbbi, mint a projekt fizikai befejezési dátuma, de a költséghez tartozó tényleges teljesítésnek és a számla kiállítási dátumának a projekt elszámolhatósági időszakán belül kell megtörténnie. Külföldi, idegen nyelvű számláról a számla fő tartalmi elemeiről fordítást kell benyújtani a Kedvezményezett által hitelesítve. Elektronikus számlák esetében azon az elektronikus számláról készült, nyomtatott példányon kell a záradékolást elvégezni, amely a kedvezményezett számviteli dokumentációjában megtalálható. A Közreműködő Szervezet felé ezen záradékolt példányról készült, hitelesített másolatot kell benyújtani. Elveszett számla pótlása Az okirati bizonyításról, illetve az elveszett, pótolt okiratok pótlásáról, a polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény ai rendelkeznek. A hivatkozott jogszabály 196. (2) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, feltéve, hogy a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta. Szabályszerű igazoláson a gazdálkodó szervezet bizonylati rendjében szabályozott módon történő hitelesítési, aláírási rendnek megfelelő módon és személyek által történő aláírás, esetlegesen bélyegzőlenyomat alkalmazását kell érteni. Fentiek szerint azonban a másolatnak tartalmaznia kell azt a 9

10 megjegyzést is, mely szerint a másolt okirat az eredetivel mindenben megegyezik, hiszen ez a megjegyzés különbözteti meg az egyszerű aláírást a hitelesítéstől. Közbeszerzéssel érintett számla benyújtása esetén kérjük, a közbeszerzés azonosító számát a számlán feltüntetni szíveskedjenek. 3 Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok A közreműködő szervezet fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben a kötelezően beküldött dokumentumok kapcsán tisztázó kérdése merül fel, úgy további információkat kérjen a kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. A 26/2012. (. 24.) NFM utasításnak megfelelően, az 1. számú mellékletben található dokumentumok megléte alapfeltétele az elszámolni kívánt költségek elfogadásának. Az 1. számú mellékletben előírt dokumentumok a mátrixnak megfelelően, a helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerülhetnek Az iratok megőrzési kötelezettsége december 31-ig áll fenn. Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges: - Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, időszaki beszámoló ÚSZT-s projekteknél - Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési igénylés esetén a könyvvizsgálói igazolás, záró beszámoló Az országos kihatású projektek estén a finanszírozási források megosztásának megfelelően támogatás igénylésekor két kifizetési kérelmet kell benyújtani. Az összesítőkből és a költségeket alátámasztó dokumentumokból (pl.: szerződések, bankszámla kivonatok) elégséges egy példány benyújtása. Az összetartozó kifizetési kérelmeket egyidejűleg kell benyújtani! Kifizetés bizonylata A számlák mellé csatolni kell a számla teljes ellenértékének, vagy a számla támogatáson felüli összegének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakció igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás,) nyomtatott példányát (melyen egyértelműen beazonosítható a terhelés ténye és dátuma, a szállító személye és számlaszáma, valamint a kapcsolódó számla azonosításához szükséges adatok). A támogatást megelőlegező pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerződést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. Szállítói finanszírozás esetén a számla támogatás feletti részének kifizetését kell igazolni (önrész). Ha a szállítói finanszírozású számlának csak egy rész összege kerül elfogadásra, úgy ekkor is szükséges a támogatásból nem elszámolható részt a számla elutasított részét a kedvezményezettnek önrészként igazolnia. 10

11 Az el nem számolható rész szállítónak történő kifizetésének igazolását a kedvezményezettnek a kifizetést követő napon be kell küldenie a KSZ felé, hogy a számla elszámolható, még ki nem fizetett összege határidőben kiegyenlítésre kerülhessen. Amennyiben a kedvezményezett nem kívánja az elutasított részt önrészként megfizetni szállító felé, kérheti a számla elutasítását, amelyet tartalmilag és formailag megfelelően javítva ismételten benyújthat egy következő igénylésben szállítói finanszírozásként megjelölve. Összesítő táblák Az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítő táblákat az NFÜ Pályázói e-ügyintézés felületen vagy a MAG Zrt honlapján meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítő táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. Az összesítő táblák mellé kérjük csak az egyes összesítő tábla típusoknál felsorolt dokumentumokat nyújtsák be! Az összesítő táblához benyújtott többlet dokumentációt a kedvezményezettnek a hiánypótló vagy elfogadó levél kíséretében visszaküldjük. Az alátámasztó dokumentációt a helyszíni ellenőrzés alkalmával az ellenőrzést végző szervezet munkatársának kell bemutatni illetve megtekinthetőségéről gondoskodni. Az összesítő táblákat a Kedvezményezettnek országos kihatású projektek esetén elégséges egy példányban benyújtania, az országos projektekre kialakított formanyomtatványon, ahol a táblának részét képezi a prioritásonkénti bontás. Ez a formanyomtatvány a MAG Zrt. honlapjáról tölthető le. Az összesítő táblákat az ellenőrzés segítése céljából elektronikus változatban is (xls formátumban) meg kell küldeni! Az összesítő táblákban szereplő számlák illetve az átalány alapú elszámolások összegének megtérítése utófinanszírozási módban történik, azaz közvetlenül a kedvezményezett pénzforgalmi számlájára. Az alábbi összesítők közül a kiírás alapján elszámolható költségeknek megfelelők használata szükséges a projektmegvalósítás során: - Kis támogatás tartalmú számlák összesítője (500 eft támogatási összeg alatti); - Személyi jellegű költségek (bér, járulékai, étkezési hozzájárulás) összesítője; - Általános (rezsi) költségösszesítő; - Utazási és kiküldetési (napidíj) költségösszesítő; - Átalány alapú menedzsment költségösszesítő; - Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője; Kis támogatás tartalmú számlaösszesítő Az 500 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt kell benyújtani a Közreműködő Szervezetnek. Számlaösszesítő használata esetén egyéb alátámasztó dokumentum benyújtása nem szükséges. Az összesítő táblákat az e-ügyintézés felületen egy soron kell rögzíteni, csak az összesen sorok rögzítése szükséges! Közbeszerzési dokumentumok A benyújtott számlák kifizetésének feltétele, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződés megkötéséig, de legkésőbb a kifizetési igénylések benyújtása előtt a felhívásban előírt határidőre a kifizetési igénylésekkel érintett beszerzésekhez tartozó közbeszerzési dokumentumokat megküldje a Közreműködő Szervezet részére a közbeszerzési ellenőrzési útmutatónak megfelelően. A támogatás folyósításának feltétele a közbeszezés vizsgálata, valamint a megfelelőségi nyilatkozat rendelkezésre állása. Biztosítékadási dokumentumok 11

12 Amennyiben a Kedvezményezett a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet 33. (8) bekezdése alapján nem mentesül a biztosítéknyújtási kötelezettség alól, a közreműködő szervezet az alábbi biztosíték fajtákat fogadja el a) bankgarancia, b) ingatlan jelzálogjog, c) a támogatást igénylő gazdasági társaság vagy nonprofit szervezet cégjegyzésre jogosult vezető tisztségviselőjének vagy legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező tulajdonosának, vagy együttesen legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező természetes személy tulajdonosainak kezességvállalása, d) garanciaszervezet által vállalt kezesség, e) biztosítási szerződés alapján kiállított - készfizető kezességvállalást tartalmazó - kötelezvény, vagy f) az államháztartásról szóló évi CCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 92. (1) bekezdése szerinti állami kezesség A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződésben a közszféra szervezet kedvezményezett köteles kikötni a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés elszámolható összegének 10%-a és az igényelt szállítói előleg különbözetére jutó támogatás összegének megfelelő mértékű, az NFÜ javára szóló, a Kbt (6) bekezdése szerinti biztosíték-nyújtás kötelezettségét. A gazdasági társaság vagy nonprofit szervezet szállító cégjegyzésre jogosult vezető tisztségviselőjének vagy legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező tulajdonosának, vagy együttesen legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező természetes személy tulajdonosainak kezességvállalása, vagy garanciaszervezet által vállalt kezesség, valamint az Áht. 92. (1) bekezdése szerinti állami kezesség is elfogadható a szállítói előleg biztosítékaként. 3.1 Projekt előkészítés Előkészítési költség - kivéve a projektmenedzsment költség esetében - kizárólag a projekt támogatási szerződésének hatályba lépésig merülhet fel, csak olyan igazolt költség számolható el, melyhez konkrét eredmény (pl. dokumentum) kapcsolódik. Előkészítési költségek a felhívásban rögzített korlát erejéig számolható el. A projekt megalapozását szolgáló előkészítési tevékenységek megvalósítása nem jelenti a projekt megkezdését. Projekt előkészítése során elszámolható költségek például: - a projekt tervezéséhez, szakmai tartalmának előkészítéséhez kapcsolódó dokumentumok költsége, - a projekt adatlap benyújtásához kapcsolódó dokumentumok készítése, projektmenedzsmenti feladatok, - kötelező előzetes tanulmányok, szükségletfelmérés, helyzetfeltárás, - műszaki tervek, engedélyezési dokumentumok elkészítésének költségei, és ezek hatósági díjának költségei, - közbeszerzés előkészítési tevékenységei (közbeszerzési szakértő díja, hirdetési/hirdetményi költségek, ajánlati/ajánlattételi felhívás elkészítésének költségei, közbeszerzés eredményeként megkötendő szerződések előkészítése), - előkészítéshez kapcsolódó egyéb szakértői, jogi tanácsadás. Az előkészítési időszakban és a projekt végrehajtás alatt felmerült projekt költségeket a projekt menedzsment költségekre vonatkozó korlátok szempontjából egybe kell számítani. Az előkészítési időszakban felmerült projekt menedzsment költségeket az előkészítési költségekre vonatkozó korlátoknál is figyelembe kell venni. 3.2 Igénybe vett szolgáltatások költségei Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok: 12

13 - Piaci ár igazolása (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, - Számla - Kifizetés bizonylata - Teljesítés igazolás - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) Egyes elszámolható költségek és további teljesítést alátámasztó dokumentumok Tanulmány, eljárásrend Elektronikus példány az eredménytermékről Szakértői díjak, jogi költségek Elektronikus példány az eredménytermékről Projektmenedzsment szolgáltatáskedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott szolgáltatásról Nyilvánosság Köteles példány (pl. brosúra, plakát, stb.) elektronikus verziója. Amennyiben korábban már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy mely beszámolóhoz került csatolásra. Minőségbiztosítás Minőségellenőrzési jelentés elektronikus példánya Amennyiben a projekt megvalósítás időszaka alatt már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy a jelentés hol került becsatolásra Könyvvizsgálat Eredeti Könyvvizsgálói jelentés Közbeszerzési eljárás lebonyolítása Kedvezményezett során, általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott központi közbeszerzés esetén felmerülő szolgáltatásról költségek Közjegyzői, hatósági, igazgatási díjak A díjakhoz kapcsolódó hatósági határozatok másolati példánya Egyéb szakmai tanácsadás (pl. fordítás, Kedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott tolmácsolás) szolgáltatásról Képzéssel és képzési anyagokkal kapcsolatos költségek A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló jogszabályokban foglaltak, továbbá a kormánytisztviselői, köztisztviselői továbbképzések minőségi megfelelősségének biztosítása érdekében minden, a közszolgálati tisztviselők részére szervezett továbbképzésről írásban egyeztetni szükséges a Nemzeti Közszolgálati Egyetemmel (továbbiakban: NKE) a következőkről: 1. a tervezett képzést az NKE biztosítja-e, 2. amennyiben nem biztosítja, akkor a tervezett képzés szerepel-e a közszolgálati tisztviselők évi továbbképzési programjegyzékén. Az egyeztetés folyamatáról az NKE honlapján, az alábbi címen ad részletes tájékoztatást: Ugyanitt tölthető le az egyeztetés formanyomtatványa, a bejelentőlap. Kérjük, hogy az egyeztetést minden esetben a továbbképzésenként külön kitöltött Bejelentőlapon kezdeményezzék a projektgazdák. A fenti kérdésekről, valamint a továbbképzési programok megvalósításának előkészítésével kapcsolatos további feladatokról az NKE a Bejelentőlapban foglaltakra válaszként megküldendő Nyilatkozatban ad iránymutatást. Amennyiben a képzést sem az NKE, sem a programjegyzék nem biztosítja, akkor a képzés szervezőjének nyilatkoznia kell arról, hogy a tervezett képzés felnőttképzési akkreditációval rendelkezik-e. A felnőttképzési programakkreditációt igazoló dokumentumot a Kedvezményezett vagy Pályázó benyújtja a Közreműködő Szervezethez, továbbá azt megőrzi a projekt dokumentációban. 13

14 Amennyiben a képzés nem rendelkezik felnőttképzési akkreditációval, akkor dönthet a képzésszervező saját képzési program akkreditáltatásán is. Amennyiben mindezek igénybevételére nincs dokumentáltan lehetőség, akkor belső képzésként indítható a képzés, amelyet a Kedvezményezettnek vagy Pályázónak írásban be kell jelentenie az NKE felé. Az éves továbbképzési tervet a munkáltatói jogkör gyakorlója az év közben felmerülő továbbképzési igények alapján módosíthatja. A pályázati útmutatóban nevesített szakmai célokat közvetlenül szolgáló képzési anyagok, e-learning tananyagok előállításának, beszerzésének és a képzések lebonyolításának költsége az alábbiak szerint számolható el: Általánosan benyújtandó dokumentumok: - Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét, - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, - Számla, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). A képzési tananyag előállítási költségének elszámolásához benyújtandó további dokumentumok: - Képzési program elektronikus formában (ha a szerződés, megrendelő nem tartalmazza), - Tananyag elektronikus példánya. A képzés lebonyolítása során a következő költségek számolhatók el: - Külső, harmadik féltől megrendelt oktatók, előadók díja, - Saját teljesítés esetén oktatók bér-, személyi jellegű költségei (3.6. pont szerint), - a helyiség bérleti díja, oktatástechnikai eszközök bérleti díja (3.4. pont szerint), - a képzéshez közvetlenül kapcsolódó készletnek minősülő fogyóeszközök költségei, (pl. papír, irodaszer), - az étkezés költségei, az étkezés költségeit terhelő adó és járulék költségekkel együtt (SZJA, EHO). Az adó és járulék költségeket a számlán, 500Eft alatti támogatás érték alatt a számlaösszesítőn, külön sorban kell feltüntetni. - Képzésen résztvevők utazási, szállás költsége, amennyiben a Pályázati Útmutató ezt lehetővé teszi A képzés lebonyolítása során felmerülő költségek esetében benyújtandó további dokumentumok: - Jelenléti ív hitelesített az adott képzésről elektronikusan, amelyből egyértelműen megállapítható a képzés megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a képzésben résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a képzésben résztvevők aláírása, - Nyilatkozat a bizonyítványok átvételéről, számáról, kiállítás dátumáról Szoftver beszerzéshez kapcsolódó képzés/betanítás/oktatás esetén a képzési tananyag és a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok benyújtása nem szükséges. Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató másként nem rendelkezik, a képzésre vonatkozó ajánlatokat képzendő személyre lebontva kell kérni, illetve megadni. Továbbá a vállalkozói szerződésnek részleteznie kell az 1 főre eső képzési díjat, amelynek tartalmaznia kell a képzés során felmerülő valamennyi képzési költséget (nem számít bele a tananyagfejlesztés és előállítás költsége). Több alkalmas képzés esetében a képzésben résztvevő személy(ek)nek a képzés alkalmainak minimum 75 százalékán részt kell vennie. Amennyiben a részvételi arány 75 százalék alatti, az adott személy képzési költségei csak a képzésen történő részvétel mértékéig érvényesíthetők. A 75% alatti részvétel részleges elszámolhatósága tekintetében a pályázati útmutató tartalmazhat elszámolhatóságot kizáró feltételt. 14

15 Az egy alkalmas képzés költsége a megjelent résztvevők arányában fogadható el Rendezvényszervezés költsége A pályázati útmutatóban nevesített szakmai célokat közvetlenül szolgáló rendezvények és a kötelező nyilvánossághoz kapcsolódó rendezvények lebonyolítása az alábbiak szerint számolható el: A rendezvényszervezés megszervezése, lebonyolítása során a következő költségek számolhatók el: - Külső, harmadik féltől megrendelt szervezők, lebonyolítók díja, - Saját teljesítésnél a szervezők, lebonyolítók személyi jellegű költségei, (3.6. pont szerint) - A helyiségek bérleti díja, a technikai eszközök használati díja (3.4. pont szerint), - Készletnek minősülő fogyóeszközök költségei (pl. papír, irodaszer), szakmai anyagok, tájékoztatók előállítási költségei, - Étkezés költségei, az étkezés költségeit terhelő adó és járulék költségekkel együtt (SZJA, EHO). Az adó és járulék költségeket a számlán, 500Eft alatti támogatás érték alatt a számlaösszesítőn, külön sorban kell feltüntetni. - Rendezvényen résztvevők utazási, szállás költsége, amennyiben a Pályázati Útmutató ezt lehetővé teszi. A rendezvényszervezés költségének igazolásához benyújtandó dokumentumok: - Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét, - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, - Számla, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). - Jelenléti ív hitelesített másolata az adott rendezvényről, elektronikusan, amelyből egyértelműen megállapítható a rendezvény megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a rendezvényen résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a résztvevők aláírása, - A rendezvény szakmai anyaga, fényképek elektronikus formában. A rendezvényre vonatkozó ajánlatokat minden esetben a személyek létszámára lebontva kell kérni, illetve megadni, továbbá a vállalkozói szerződésnek is részleteznie kell a felmerülő költségek 1 főre eső díját. Csoportalapú elszámolás, illetve ezen alapuló szerződés a projekt megvalósítása során nem számolható el. A rendezvények költsége a megjelent résztvevők arányában fogadható el Bérleti díjak Bérleti díjak abban az esetben számolhatók el, ha a felhívás lehetővé tette, és a projekt megvalósításához szükségesek. Amennyiben nem a teljes bérlemény kerül a projekt terhére elszámolásra, a bérleti díjat arányosítani szükséges. Elszámolható gépjármű bérleti díja, amennyiben ezt a pályázati útmutató megengedi és az utazás bérelt gépjárművel oldható meg a legköltséghatékonyabban. Ennek bemutatása és igazolása a kedvezményezett felelőssége. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: - Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelés esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Számla, - Bérleti szerződés, - Arányosítás módszertana, (ha arányosítással kerül meghatározásra az elszámolás; benyújtása egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén) 15

16 - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz, számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). 3.3 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. E tevékenység elszámolható értéke nem haladhatja meg a szokásos piaci értéket, a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltséget, 4 továbbá az irányadó közbeszerzési értékhatárt. Kedvezményezett felelőssége a piaci árnak való megfelelés. Saját teljesítésként csak azon tevékenységek költségei számolhatóak el, amelyek a Tervezési Felhívás és Útmutatóban az elszámolható költségek körénél megnevezésre kerültek pl. képzés, rendezvényszervezés, nyilvánosság lebonyolítása során a Kedvezményezett által teljesített tevékenységhez kapcsolódóan felmerült költségek. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belső szabályzatai alapján szabályosan kiállított belső bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell alapulnia. Belső szolgáltatások költségének elszámolása esetén az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el (pl. szervezeten belüli nyomda szolgáltatás költsége). A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítő táblázat, - az önköltség számítási szabályzat alapján készült önköltség kalkuláció a tárgyidőszakra vonatkozóan (amennyiben értelmezhető) Amennyiben a saját teljesítés kapcsán személy jellegű költségek merülnek fel, úgy ezen költségek elszámolására a 3.6 Személy jellegű költségek elszámolására vonatkozó rendelkezések az irányadóak. Ebben az esetben nem szükséges a saját teljesítés összesítő táblázat és önköltség számítási szabályzat, illetve saját teljesítésről szóló nyilatkozat benyújtása. 3.4 Személy jellegű költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közreműködő munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók. A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás, megállapodás többletfeladat elvégzéséről, túlszolgálat elrendelését igazoló dokumentum lehet. Célfeladat kiírása során figyelembe kell venni a évi CCI. törvény a közszolgálati tisztviselőkről ában foglalt előírásokat. A célfeladat kiírásnak javasolt tartalmaznia a projekthez kapcsolódást, a projekt azonosítót, a projektben végzendő tevékenységek felsorolását, a feladat elvégzésének időszakát, a teljesítés elismeréséhez kapcsolódó feltételeket. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ekkor a munkavállaló munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkavállaló projektben végzett tevékenysége (valamely arányban) munkaköri feladatát képezi. Amennyiben a projektre fordított munkaidő aránya előre nem tervezhető, az csak a munkaidőnyilvántartásból állapítható meg egyértelműen, úgy a munkaköri leírásnak az arányosítás mértékét nem kötelező tartalmaznia. 4 A közvetlen önköltség pontos meghatározását a számvitelről szóló évi C. törvény 51 (1) és (2) 16

17 A költség elszámolás alapja a munkaidő-nyilvántartás, amelyből egyértelműen megállapítható az adott időszakra eső költség, valamint a projektre fordított idő aránya. Munkaszerződéssel illetve kinevezéssel a projektben foglalkoztatott személyekhez kapcsolódóan a munkaszerződés, kinevezés másolati példányának benyújtása helyett elfogadható a munkáltató nyilatkozatának benyújtása a foglalkoztatásról, amely tartalmazza legalább a munkavállaló nevét, projektben végzett tevékenységét, bruttó bérét és a projektre fordított munkaidő arányát. A munkabérek, valamint járulékok kifizetésének időpontja meghaladhatja a projekt fizikai befejezésének időpontját, azonban a kifizetési igénylés benyújtásáig az elszámolni kívánt tételek pénzügyi rendezésről a Kedvezményezettnek gondoskodnia kell. Minta munkáltatói nyilatkozatra: Munkáltatói_ig_foglal koztatasról_minta.doc Nem elszámolható a jutalom illetve az olyan jutalom jellegű kifizetés, amely mögött a teljesítés nem igazolható! Nem számolható el a Szakképzési hozzájárulás saját munkavállalók továbbképzésére fordított összege. Azon munkatársak esetében, akik célfeladat kiírás, megbízási szerződés alapján vesznek részt a projektben, béren kívüli juttatás (cafeteria jellegű juttatások) projektből nem számolható el, támogatásból nem finanszírozható. Béren kívüli juttatások A Kedvezményezett belső szabályzata által a munkatársaknak biztosított béren kívüli juttatások, azok adótartamával együtt, a belső szabályzat által meghatározott keretösszeg erejéig számolhatóak el. A béren kívüli juttatásokat a személyi jellegű költségek összesítőjében kell szerepeltetni, amely mellett az egyes személyi jellegű juttatásokra vonatkozóan részletező információkat szükséges megadni. Személyi jellegű juttatásokra vonatkozó részletező tábla: Beren kivuli jut_reszletezo tablazat.xls A béren kívüli juttatások, csak a munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidő arányában. Munkába járással összefüggő költségeket, hétvégi hazautazás költségét a béren kívüli juttatások között kell elszámolni! A szabadság, betegszabadság 15 napjára fizetett díjazás és táppénz hozzájárulás, csak a munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidő arányában. Munkaviszony megszűnése vagy megszüntetése esetében a munkaviszonyra, közalkalmazotti jogviszonyra és a közszolgálati tisztviselői jogviszony megszüntetésére/megszüntetésére vonatkozó 17

18 jogszabályok által előírt, kötelezően fizetendő juttatások költsége olyan mértékben elszámolható, amilyen mértékben az a támogatott projekthez kapcsolódik. A személy jellegű költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Személyi jellegű költségek összesítő táblája (bér és járulékai) - Munkáltatói nyilatkozat a foglalkoztatásról munkaviszony, közszolgálati jogviszony esetén / megbízási szerződés, célfeladat kiírás, - Munkaidő nyilvántartás munkabér arányos elszámolása esetén, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra (amennyiben a munkáltatói nyilatkozatban szerepel a projektre fordított munkaidő aránya, munkaidő nyilvántartás benyújtása nem szükséges, azt helyszíni ellenőrzés során kell bemutatni) - Megbízási szerződés, célfeladat kiírás esetén teljesítésigazolás az elvégzett feladatokról - Amennyiben a feladatvégzés képzés megtartására, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék készítésére irányul, akkor ezen feladat teljesítésének igazolásához benyújtandó a jelenléti ív, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék elektronikus verziója. Speciális szabályok vonatkoznak azon célfeladat kiírásokra, amelyeknél több szervezetet érint a célfeladat kijelölés 5, azaz eltér a célfeladat kijelölője a munkáltató jogkör tényleges gyakorlójától. Ez esetben a célfeladat kijelölést végző szervezet aláírása mellett a munkáltatói jogkör gyakorlója is jóváhagyja a célfeladat kijelölést. A célfeladat elvégzéséhez kapcsolódó teljesítésigazolást azonban a célfeladatot kijelölő, projektért felelős szervezet hagyja jóvá, a céljuttatás kifizetését is ő teljesíti. 3.5 Útiköltség, kiküldetés költsége A projektben részt vevő munkatársaknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a támogatott tevékenységekhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzése, a projekt megvalósításával összefüggő továbbképzése miatt felmerülő utazási, napidíj és szállás költségei elszámolhatóak. Az utazási és napidíj költségek a magyar jogszabályok szerint járulékokkal együtt számolhatóak el. Az útiköltségek a 2. osztályú tömegközlekedési eszközök igénybevétele alapján helyközi utazás során illetve hivatali, bérelt vagy saját gépkocsi használat esetén a megtett kilométerek alapján a tényleges benzinköltség/ vagy az adóhatóság által közzétett elszámolható üzemanyag költség, a kilométerenkénti adómentes térítés figyelembe vételével számolhatók el. A helyközi utazáshoz kapcsolódó utazási bérlet költségét olyan arányban lehet figyelembe venni, amilyen arányban a projekt tevékenységet szolgálja. A helyi tömegközlekedési eszközök igénybevételéhez kapcsolódó menetjegyek nem számolhatóak el (pl. vonaljegy). A hivatali, bérelt vagy saját gépkocsi használatához kapcsolódóan elszámolható a parkolási díj és az autópálya matrica költsége (kiküldetés időtartamát nem jelentősen meghaladó időszakra vonatkozóan). Amennyiben a pályázati kiírás vagy a támogatási szerződés lehetővé teszi, elszámolható a projekt megvalósításhoz közvetlenül kapcsolódó külföldi utazás és kiküldetés költsége azzal a feltétellel, hogy csak turista osztályú repülőjegy vehető igénybe. Repülőgéppel történő utazás esetén elszámolható a reptéri illeték és az utasbiztosítás költsége. Benyújtandó dokumentumok: - Útiköltség és kiküldetés összesítő (a MAG Zrt. oldalán található formanyomtatvány, valamint kitöltési útmutató) - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz) - Számla, elektronikus számla kinyomtatott hitelesített másolata külföldi utazás esetén, 5 (2011. évi CCI. törvény a közszolgálati tisztviselőkről.) 18

19 3.6 Szállás költség A szállás költségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállás esetében legfeljebb áfa nélkül számított ,- Ft, külföldi szállás esetében 150 Euró mértékű költség számolható el egy főre vetítve. Benyújtandó dokumentumok: - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést - Számla, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) 3.7 Általános (rezsi) költségek Az általános (közvetett, rezsi, dologi) költség nem kapcsolható teljes mértékben egy adott folyamathoz, vagy tevékenységhez azonban elengedhetetlenek a tevékenység végzéséhez. Ilyen költségek pl.: közüzemi díjak és szolgáltatások (víz, gáz, elektromos áram, telefon, fax, internet, telekommunikációs költségek), postaköltségek, takarítás, szemétszállítás, őrzés, állagmegóvás/karbantartás stb. A magáncélú használat során keletkező telefon költség nem, csak a projekt érdekében felmerült telefon költség számolható el. Az általános költségek között számolható el bankköltségként az elkülönített számlához kapcsolódó számlanyitási, számlavezetési költségek is, amennyiben a Kedvezményezett a projekthez kapcsolódó utalásaira elkülönített számlát nyitott. Kizárólag a pályázati útmutatóban nevesített általános rezsi költségek és egyéb a projekt megvalósításhoz közvetetten kapcsolódó szolgáltatások költsége (pl. jogtár) számolhatóak el ebben a költségkategóriában. Az általános költségek elszámolása arányosítással történhet. Az arányosítás alkalmazható módszere a költség jellegétől függően a következő lehet pl.: - Munkaidő alapú, - Az igénybevett terület/tér nagyságán alapuló Benyújtandó dokumentumok: - Rezsiköltség összesítő táblázat, - Arányosítás módszertana (az első elszámoláshoz csatolandó). 3.8 Eszközök, immateriális javak beszerzésének, fejlesztésének költsége Beszerzések elszámolásához szükséges dokumentumok: - Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Szállítói szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat, hogy nem kötöttek szerződést, - Számla, - Kifizetést igazoló bizonylatok, - Kedvezményezett és vállalkozó által aláírt részletes teljesítésigazolás a vállalkozó által elvégzett tevékenységről (pl. szoftverfejlesztés) Eszközök átadás-átvételi jegyzőkönyve (szállítólevél, valamint egyéb átadást-átvételt és üzembe helyezést igazoló dokumentum. Az eszközök, immateriális javak átvételét igazoló dokumentumnak tartalmaznia kell az eszköz, szoftver azonosításául szolgáló egyedi azonosítót (pl: gyári szám), az üzembe helyezési dokumentumon megvizsgálásra kerül, az üzembe helyezett eszközök beazonosíthatósága, projekt keretében leszállított eszközökhöz kapcsolódnak, az üzembe helyezés időpontja nem későbbi, mint a támogatási szerződésben szereplő projektmegvalósítás tervezett 19

20 dátuma, az üzembe helyezés helye megegyezik a támogatási szerződésben szereplő megvalósítási helyszínnel (üzembe helyezés igazolásául elfogadható üzembe helyezési jegyzőkönyv, tárgyi eszközök nyilvántartási lapja, tárgyi eszközök nyilvántartási kartonja, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása). Az eszköz átvételét igazoló dokumentumot a számlával egyidejűleg, az üzembe helyezési dokumentumokat legkésőbb a záró kifizetési igénylés benyújtásával kell megküldeni a KSZ részére. - Immateriális javak (pl. szoftverek) tételes átadás-átvételi jegyzőkönyve. Az eszközök, immateriális javak átvételét igazoló dokumentumnak tartalmaznia kell az eszköz, szoftver azonosításául szolgáló egyedi azonosítót (pl: gyári szám), - Használt eszköz esetén: nyilatkozat az eladótól, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt. - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) 3.9 Lízing Amennyiben a pályázati kiírás nem tiltja, a lízing keretében történő eszközbeszerzés akkor támogatható, ha zártvégű pénzügyi lízing keretében történik a beszerzés és a kedvezményezett tulajdonszerzésével zárul. Támogatott lízingügylet esetén kizárólag a lízingbe vevőnek nyújtható támogatás, a támogatás kedvezményezettje tehát közvetlenül a lízingbe vevő. A számlával vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal igazolt lízingdíj tőkerésze elszámolható, amennyiben a lízing az eszköz használatának legkedvezőbb módja, ellenkező esetben a többletköltségeket le kell vonni az elszámolható költségekből. Abban az esetben, ha a legrövidebb lízingelési időszak egyenlő az eszköz hasznos élettartamával, a támogatás alapjául szolgáló elszámolható költség nem haladhatja meg az eszköz piaci értékét. A lízingszerződéssel összefüggő egyéb költségek nem elszámolhatók (pl.: kamat, árfolyam-különbözet). Az elszámolás alapját kizárólag a projektmegvalósítás során ténylegesen kifizetett lízing költségek jelentik, tehát a megvalósítási időszakon túlnyúlóan felmerülő lízingdíjak nem elszámolhatók. A lízing futamidő azzal a feltétellel áthúzódhat a projekt-fenntartási időszakra, ha a lízingdíj támogatásból finanszírozni kívánt hányada a projektmegvalósítás időszakában teljes egészében (mintegy előtörlesztésként) kifizetésre kerül, a tulajdonjog átszállása a lízingbe vevőre pedig a fenntartási időszak során megtörténik. Lízingdíj elszámolása: A lízing szerződésben rögzített fizetési ütemezés szerint a lízingbe adó által kiállított díjbekérők alapján részletekben történő fizetések alapján történik az elszámolás. A lízingdíjat két részre lehet bontani, egyrészt az ún. tőkerészre, és az ún. kamatrészre. A részletekben történő elszámolás bizonylata a lízingszerződés, a futamidő elején a teljes összegről kiállított számla, valamint a díjbekérők alapján az esedékes részletek megfizetését bizonyító banki átutalási bizonylat. Visszlízing: Az elszámolható költség meghatározása a lízingbe vevőnek nyújtott támogatással kapcsolatban meghatározott feltételekkel összhangban történik. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: - Lízingszerződés. - Teljes összegről kiállított számla másolata, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). 20