AEGON Magyarország Lakástakarékpénztár Zártkörűen Működő Részvénytársaság

Átírás

1 AEGON Magyarország Lakástakarékpénztár Zártkörűen Működő Részvénytársaság Működési kockázatkezelési szabályzata Hatályos től

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA FOGALMAK A MŰKÖDÉSI KOCKÁZATKEZELÉS ELEMEI MŰKÖDÉSI KOCKÁZATFELMÉRÉS, ÖNÉRTÉKELÉS RSA (RISK SELF-ASSESSMENT) A MŰKÖDÉSI KOCKÁZATFELMÉRÉS FELELŐSEI A MŰKÖDÉSI KOCKÁZATFELMÉRÉS FOLYAMATA VESZTESÉG-ADATBÁZIS LDB (OPERATIONAL LOSS DATABASE) A VESZTESÉG-ADATBÁZIS KIALAKÍTÁSÁNAK CÉLJA A VESZTESÉG-ADATBÁZISSAL KAPCSOLATOS FELELŐSSÉGI ÉS FELADATKÖRÖK JELENTÉSI ÉRTÉKHATÁR: KULCS KOCKÁZATI MUTATÓK - KRI (KEY RISK INDICATORS) A KULCS KOCKÁZATI MUTATÓK CÉLJA A KULCS KOCKÁZATI MUTATÓK CSOPORTJAI A KULCS KOCKÁZATI MUTATÓKKAL KAPCSOLATOS FELELŐSSÉGI KÖRÖK, A KULCSKOCKÁZATI MUTATÓK KIALAKÍTÁSÁNAK RENDJE A KULCS KOCKÁZATI MUTATÓKKAL KAPCSOLATOS JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉGEK MŰKÖDÉSI KOCKÁZAT TŐKEKÖVETELMÉNYE ORC (OPERATIONAL RISK CAPITAL) MONITORING ÉS JELENTÉSEK VESZÉLYES HELYZETEK FELÜGYELET A RISK AND CAPITAL COMMITTEE (RCC) RÉSZÉRŐL ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 8 Működési kockázatkezelési szabályzat 1

3 1. A Szabályzat célja Az AEGON Magyarország Lakástakarékpénztár Zrt. (a továbbiakban: Lakástakarékpénztár ) a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló évi CXII. törvény (a továbbiakban: Hpt. ) 13/D. (3) bekezdés e) pontjának megfelelve a működési kockázatok mérését és kezelését - az Aegon Magyarország Vállalatcsoport működési kockázatkezelési rendszerével összhangban - jelen Szabályzatban szabályozza. 2. Fogalmak (d) (e) (f) Működési kockázat: személyek, belső folyamatok, rendszerek nem megfelelő vagy hibás működésének, illetve külső tényezők által előidézett veszteségek kockázata. Működési kockázati esemény: a működési tevékenység eredményeként bekövetkezett, nem önként vállalt (és gyakran váratlan) pénzkiáramlást jelentő veszteség. Működési kockázati kategóriák: (i) Üzleti kockázat (ii) Jog és megfelelőség kockázata (iii) Adókockázat (iv) Csalás kockázata (v) Adminisztrációs és feldolgozási kockázat (vi) Rendszerek kockázata (vii) Emberi kockázat (viii) Fizikai biztonsági és üzemeltetési kockázat Csalás: olyan jogtalan cselekedet, mulasztás, illetve kötelezettségek vagy bizalmi viszony megsértése, amelyet a Lakástakarékpénztár munkavállalója, közvetítője, vagy külső fél szándékosan követ el, és amely potenciálisan vagy ténylegesen hátrányosan érinti a Lakástakarékpénztárt vagy más személyt. Területvezetők: a Lakástakarékpénztár Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott funkcionális vezetők (Jogtanácsos, Belső Ellenőr, Compliance Officer) és szakterületi vezetők (Treasury vezető, Kontrolling vezető, Risk Árazás és Termékmodellezés és Aktuáriusi terület vezetője, marketing vezető, termékmenedzser, adminisztrációs igazgató, értékesítési igazgató). Alapító: a Lakástakarékpénztár kizárólagos tulajdonosa, az AEGON Magyarország Általános Biztosító Zártkörűen Működő Részvénytársaság. 3. A működési kockázatkezelés elemei A Lakástakarékpénztár működési kockázatkezelési rendszere a következő fő alkotóelemekből áll: RSA (Risk Self-Assessment): Működési kockázatfelmérés, önértékelés LDB (Operational Loss Database): Veszteség-adatbázis KRI (Key Risk Indicators): Kulcs kockázati mutatószámok Működési kockázatkezelési szabályzat 2

4 ORC (Operational Risk Capital): Működési kockázati tartaléktőke meghatározása és termékcsoportokra való elosztása melyekhez kiegészítő elemként kapcsolódik a kockázatok folyamatos monitorozása, időszakos jelentések rendszere, valamint a felmerülő veszélyes helyzetek kezelése Működési kockázatfelmérés, önértékelés RSA (Risk Self- Assessment) A működési kockázatfelmérés felelősei A működési kockázatfelmérésért és önértékelésért a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető felel. A Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető mellett a kockázatfelmérésben részt vesznek a Területvezetők A működési kockázatfelmérés folyamata Az egyes Területvezetők a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető, vagy az általa kijelölt személy folyamat-feltérképezéssel meghatározzák a felelősségi körükbe tartozó szignifikáns vállalati folyamatokat. Ezen vezetők folyamatgazdaként felelősek a felelősségi körükbe tartozó folyamatok kezeléséért, és az azokról való adatszolgáltatásért. A cél a teljes tevékenység folyamatgazdákkal történő lefedése A Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető a működési kockázatok beazonosítása érdekében egy évente előre meghatározott és az Igazgatóság által elfogadott menetrend szerint a folyamatokhoz kapcsolódó kockázatok nagyságának figyelembe vételével kockázatfelmérő workshop-okat szervez, amelyen a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető mellett a Területvezetők és az Alapító Kockázatkezelési területének képviselője vesznek részt. A workshopok résztvevői közül bármelyik javaslatára az év közben felmerült különös kockázatok kezelésére rendkívüli workshop is összehívható. A kockázatok a workshop-on, az egyes résztvevők által szolgáltatott mennyiségi és minőségi adatok figyelembevételével kerülnek azonosításra. A résztvevők összegyűjtik az egyes kockázatokhoz tartozó kontollokat, és elemzik azok megfelelőségét. Meghatározák az esetleges kontroll réseket. A workshop-on a résztvevők döntenek a kockázat kezeléséhez szükséges módszerekről (kontrollokról). A workshop-on elhangzottak dokumentálásáért a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető felel. (d) A workshop-on hozott döntés(ek) (akciótervek) végrehajtásának felelősét a workshop résztvevői jelölik ki és az akciótervek jóváhagyója a Társaság Igazgatósága. (e) A Lakástakarékpénztár kockázatkezelési területe a workshop-os módszer mellett a kockázatfelmérés során az interjús vagy kérdőíves felmérést is alkalmazhatja. Működési kockázatkezelési szabályzat 3

5 (f) A működési kockázatfelmérő workshop-ok mellett a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető negyedévente jelentést kér a Területvezetőktől az általuk jelentősnek tekintett aktuális kockázatokról egy kockázati mátrix formájában Veszteség-Adatbázis LDB (Operational Loss Database) A veszteség-adatbázis kialakításának célja A veszteség-adatbázis a következő célokat szolgálja: adatok szolgáltatása a veszteségeket követően készítendő ok-okozati analízis készítéséhez, a vállalat tanulása az elkövetett hibákból, kockázatkezelési kultúra növelése az RSA technikával elért eredmények kiegészítése, új kockázatok beazonosítása, adatok szolgáltatása a tőkekövetelmény számításához A veszteség-adatbázissal kapcsolatos felelősségi és feladatkörök A veszteség-adatbázis kialakításáért és működtetéséért a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető felel. (d) A Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető a veszteség adatbázissal kapcsolatos feladatai körében gondoskodik a következőkről: a kapott információk értékelése, szűrése, szükség esetén további információk kérése, egyeztetések, szakmai, módszertani segítségnyújtás a marketing vezetőnek, a termékmenedzsernek, az adminisztrációs igazgatónak és az értékesítési igazgatónak (LDB felelősök); a kapott jelentések teljességének és az LDB elvárásaival való összhangjának biztosítása; a kapott információk rendszerezése, rögzítése a működési veszteség adatbázisban; a veszteségek nyomon követése a veszteség ügyének lezárásáig; a kapott információk bizalmas kezelése; a bekövetkezett veszteségekről jelentések készítése az Igazgatóság és az AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területe felé; módszertani segítség az ok-okozati elemzéshez; az akciótervek végrehajtásának monitoringja. A veszteségeket az irányításuk alá tartozó munkavállalók a marketing vezetőnek, a termékmenedzsernek, az adminisztrációs igazgatónak és az értékesítési igazgatónak jelentik, akik az adatokat haladéktalanul továbbítják a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezetőnek. A marketing vezető, a termékmenedzser, az adminisztrációs igazgató és az értékesítési igazgató (LDB felelősök) veszteség adatbázissal kapcsolatos feladatai: a működési veszteségekkel kapcsolatos módszertan és a kapcsolódó tennivalók ismertetése és betartatása az érintett munkatársakkal; az információáramlás megszervezése saját területen belül; a nem hibáztató vállalati kultúra ( no blame culture ) kialakítása és fenntartása; a beérkező információk szűrése, szükség esetén továbbítása más terület felé, vagy egyeztetés más területtel; Működési kockázatkezelési szabályzat 4

6 a pont szerint jelentendő esemény hátterének felderítése, a jelentés elkészítése, szükség esetén ok-okozati elemzés elkészítése; a pontban meghatározott értékhatárt meghaladó veszteséggel kapcsolatos számítások utólag ellenőrizhető módon történő dokumentálása; a pontban meghatározott értékhatárt meghaladó veszteség nyomon követése, státuszriportok készítése az ügy lezárásáig; a pontban meghatározott értékhatárt meghaladó veszteség azonnali jelentése a a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető felé az azonosítás és elemzés után; negyedévente nyilatkozattétel a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető felé a negyedévben észlelt pontban meghatározott értékhatárt meghaladó veszteségekről; szükség esetén akcióterv(ek) kidolgozása, azok elfogadtatása; Jelentési értékhatár: A következő értékhatárokat elérő veszteségek bekövetkezése esetén kötelező a veszteség-adatbázisba történő jelentést megtenni: pénzügyi veszteség: forint; csalás: 0 forint; társasági tulajdon elvesztése, ahol jogsértő külső szándék (lopás) valószínűsíthető: 0 forint Kulcs Kockázati Mutatók - KRI (Key Risk Indicators) A kulcs kockázati mutatók célja A kulcs kockázati mutatószámok célja a működési kockázatok nyomon követésének, monitorozásának megkönnyítése. A KRI-k egy sajátos előrejelző, early warning funkciót töltenek be, így segítségükkel időben észlelhető a monitorozott kockázatok növekedése, vagy új kockázatok megjelenése, és akár elkerülhető az ezekből fakadó veszteség, amennyiben a Lakástakarékpénztár akcióterveket fogalmaz meg, és hajt végre a KRI eredmények küszöbértéket meghaladó eredméynei hatására. A Lakástakarékpénztár alapvetően alacsony kockázat vállalására törekszik A kulcs kockázati mutatók csoportjai A kulcs kockázati mutatóknak két csoportja van: általános mutatók, amelyek kialakítása a nemzetközi AEGON csoport központi kockázatkezelési területe (Group Risk) segítségével történik (a továbbiakban: Általános KRI ); speciális mutatók, amelyek kialakítása és bevezetése a Lakástakarékpénztár feladata a Lakástakarékpénztár igényei és üzleti tevékenysége sajátosságainak megfelelően (a továbbiakban: Ltp KRI ) A kulcs kockázati mutatókkal kapcsolatos felelősségi körök, a kulcskockázati mutatók kialakításának rendje Működési kockázatkezelési szabályzat 5

7 Az Általános KRI-kről az Alapító tájékoztatja a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezetőt. Az Ltp KRI-ket és az azokhoz tartozó küszöbértékeket az AEGON Group Risk által meghatározott módon (lsd. KRI-ket tartalmazó részletes leírás) a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető és a Területvezetők határozzák meg minden kockázati kategóriára. A KRI-k saját területükön történő betartásáért a Területvezetők felelnek (a továbbiakban: KRI felelősök). (d) (e) A KRI felelősök amennyiben azt az általuk irányított terület összetettsége indokolja - rész-jelentéstevőket jelölnek ki az általuk irányított személyek közül, akik az adott KRI-hez tartozó egyes mutatókat jelenti a KRI felelősnek. Az egyes KRI-kre meghatározott küszöbérték túllépése vagy megközelítése esetén az adott KRI-vel érintett Területvezető megvizsgálja annak okát és ok-okozati elemzést készít. Ha ennek során jelentős, a Társaság által nem elfogható mértékű kockázatot észlel, akkor ennek csökkentésére, áthárítására vagy elkerülésére akciótervet fogalmazhat meg. A Társaság Igazgatósága adott esetben, a kockázat csökkentési lehetőségének hiánya esetén dönthet a kockázat elfogadásáról is A kulcs kockázati mutatókkal kapcsolatos jelentési kötelezettségek Az Általános KRI-k alakulását a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető negyedévente jelenti az AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területe felé. Az Ltp KRI-k alakulását a Területvezetők negyedévente jelentik Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető felé, aki azt továbbítja az AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területe felé. 4. MŰKÖDÉSI KOCKÁZAT TŐKEKÖVETELMÉNYE ORC (Operational Risk Capital) A Hpt. 76/J. (1) bekezdése alapján a Lakástakarékpénztárnak meg kell határoznia a - nem megfelelő belső folyamatok és rendszerek, külső események vagy a személyek nem megfelelő feladatellátása miatt felmerülő, illetőleg jogszabály, szerződés vagy belső szabályzatban rögzített eljárás megsértése vagy nem teljesítése miatt keletkező, eredményét és szavatoló tőkét érintő - működési kockázat tőkekövetelményét. A Lakástakarékpénztár a működési kockázat tőkekövetelményének meghatározásához az alapmutató módszerét alkalmazza. A működési kockázatok tőkekövetelményének számítási módszerét a Tőkeszámítási szabályzat tartalmazza. Működési kockázatkezelési szabályzat 6

8 5. MONITORING ÉS JELENTÉSEK A kockázatok egyedi kezelése és a kockázatok irányításuk alatt álló munkavállalókkal való megismertetése az adott kockázat jelen Szabályzat szerinti felelősének feladata. A jelen Szabályzat alapján elkészített akciótervek felügyeletét, monitorozását a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető végzi. Az akciótervek elkészítésének határidejét a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető az érintett Területvezetővel egyeztetve határozza meg, azzal, hogy a határidő a két hónapot nem haladhatja meg. (d) (e) A Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető az akciótervek állapotáról legalább negyedévente tájékoztatást küld az érintett Területvezetőknek, valamint évente az Igazgatóság és az AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területe számára. Amennyiben az akcióterv összeállítására vagy végrehajtására megadott határidő lejár, a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető az érintett Területvezetőknek figyelmeztető üzenetet küld. Az RCC (Risk and Capital Committee Az AEGON vállalatcsoport kockázatkezelési bizottsága) jelentés elkészítése negyedévente esedékes. A jelentések elküldésének határidejéről a felelősöket időről-időre értesíteni kell. A Lakástakarékpénztár jelentését az AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területének el kell küldeni, amely a jelentések kézhezvételét követően elemzi azokat, és kérdéseket állíthat össze. Amennyiben az AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területe kérdéseket intéz a Lakástakarékpénztárhoz, azt a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető a megszabott jelentési határidőnek megfelelően megválaszolja. A Lakástakarékpénztár jelentése része lesz az AEGON vállalatcsoport kockázatkezelési jelentésének, melyet az RCC megvitat. 6. VESZÉLYES HELYZETEK Veszélyes helyzetnek a következő események bekövetkezése tekinthető: 50 millió forint potenciális veszteséget eredményező események bekövetkezése, minden olyan csalási esemény, amelyet egy munkavállaló vagy vezető szándékosan nem jelentett vagy ezzel kapcsolatos információt visszatartott, minden olyan egyéb esemény, amely megjelenik a médiában, hatást gyakorolva ezzel a Lakástakarékpénztár vagy az AEGON Magyarország Vállalatcsoport vagy az Aegon N.V. hírnevére, valamint részvényeinek árfolyamára. Vészhelyzet esetén kötelező a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető értesítése, aki a jelentősnek ítélt veszteségekről elemzést és megoldási javaslatot készít. Amennyiben a veszélyes helyzet javasolt megoldásának pénzügyi vonzata van, vagy érinti az AEGON Magyarország Vállalatcsoport hírnevét, kötelező a Működési kockázatkezelési szabályzat 7

9 Alapító Elnök-Vezérigazgatójának és a AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területének értesítése a szükséges döntések meghozatala érdekében. Csalás vagy szándékosan nem jelentett működési veszteséget eredményező események esetén a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezetőt és a AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területét tájékoztatni kell az eseményhez kapcsolódó döntésekről. 7. Felügyelet a Risk and Capital Committee (RCC) részéről A Lakástakarékpénztár kockázati kitettségét a többi AEGON vállalathoz hasonlóan - az RCC figyelemmel kíséri, hogy biztosítsa a kockázatok megfelelő kezelését, és javaslatot tegyen akciótervek kidolgozására a kockázati szempontból veszélyesnek ítélt területeken. A Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető negyedévente tájékoztatja az AEGON Magyarország Vállalatcsoport kockázatkezelési területét a jelen Szabályzatban rögzített működési kockázatkezelési rendszer, a beazonosított kockázatok és kapcsolódó akciótervek, valamint a jelentős veszteséggel fenyegető vagy ilyen veszteséget előidéző események fejleményeiről, aki a kapott információk alapján jelentést készít az RCC-nek. 4. Záró rendelkezések Jelen Szabályzatot a Lakástakarékpénztár Igazgatósága fogadta el augusztus 7. napján. Jelen Szabályzat a lakástakarékpénztári engedély Felügyelet általi megadásának napján lép hatályba. Jelen Szabályzat rendszeresen, legalább egy évben egyszer, az aktuális változásoknak megfelelően felülvizsgálatra és amennyiben szükséges - módosításra kerül. A felülvizsgálat elvégzése a Pénzügyi Kontrolling és Kockázatkezelési Ügyvezető kötelezettsége. Működési kockázatkezelési szabályzat 8