ÁEEK VIZSGÁLAT a belső kontrollrendszer kialakításáról, működtetéséről, valamint a vagyongazdálkodás ellenőrzéséről.

Átírás

1 ÁEEK VIZSGÁLAT 2016 a belső kontrollrendszer kialakításáról, működtetéséről, valamint a vagyongazdálkodás ellenőrzéséről.

2 Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a Kórháznál a belső kontrollrendszer kialakítása és működtetése szabályszerű volt-e; a Kórház pénzügyi és vagyongazdálkodása megfelelt-e a jogszabályi előírásoknak és belső szabályzatainak. Az ellenőrzés célja továbbá annak megítélése, hogy a külső ellenőrzések által megfogalmazott javaslatok végrehajtása érdekében a Kórház a szükséges intézkedéseket megtette-e. Az ellenőrzés típusa szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés. Az ellenőrzött időszak: január december 31.

3 A beruházások, a szakmai tevékenységet segítő szolgáltatások, a karbantartás-kisjavítás, a készletbeszerzések, valamint a bevételi előirányzatok teljesítésének szabályszerűségét, e területekhez kapcsolódva a gazdálkodási jogkörök gyakorlását, mintavétellel ellenőrizték.

4 A gazdálkodási jogkörök gyakorlásának ellenőrzése keretében a kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, a teljesítés igazolás, az érvényesítés és az utalványozás működését értékelték. Megfelelőnek értékelték a gazdálkodási jogkörök gyakorlását, amennyiben a teljes sokaságban a hibaarány legfeljebb 10 % volt, részben megfelelőnek, ha a hibaarány felső határa legfeljebb 40 % volt, nem megfelelőnek, ha a sokaságbeli hibaarány felső határa meghaladta a 40 %-ot.

5 Ellenőrzési metodika: kiválasztottak véletlenszerűen mindkét évből dokumentumot (számlát, szerződést, utalvány lapot) a karbantartás, beruházás, szakmai tevékenységet segítő szolgáltatás, gyógyszergazdálkodás területéről(stb, összesen 10 területről, így 200 db minta került kiválasztásra 10*10/év az es számlaosztályokból, valamint az 524,525,526,5201,5202,5217 számlák közül), ahhoz kellet minden dokumentumot összerakni, teljes körűen felszerszámozva a bizonylatot: bevételezési bizonylat, megrendelés...

6 1. A KÓRHÁZ BELSŐ KONTROLLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA ÉS MŰKÖDTETÉSE MEGÁLLAPÍTÁSOK

7 Az SZMSZ az Ávr. 13. (1) bekezdés e) pontjában előírtak ellenére nem tartalmazta a Kórház szervezeti ábráját. Az SZMSZ tartalmazott olyan rendelkezéseket, amelyek nem voltak összhangban a Kórház tényleges működésével. (Koll.szerződés, rossz rendeleti hivatkozás.) (Az ÁEEK korábban elfogadta!!!)

8 A Számv. tv. 14. (5) bekezdésében előírt szabályzatok tekintetében az ellenőrzés az alábbi megállapításokat tette: (Általánosságban kifogásolta, hogy nem voltak aktualizálva. Pl. a 4/2013. Korm. rendelet 2014.január 01.diki, egyébként jelentős és számos módosítása nem került átvezetésre.

9 Vizsgált szabályzatok: Leltározás és leltárkészítés szabályzata Eszközök és források értékelési szabályzata Önköltségszámítási szabályzat Pénzkezelési szabályzat Számlarend Számlatükör Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata Szabálytalanság-kezelés szabályzata Közbeszerzési szabályzat Iratkezelési szabályzat Gazdasági szervezet osztályainak Osztályos működési rendje Pénzügyi-számviteli területén dolgozók munkaköri leírása Ellenőrzési nyomvonal Kockázatkezelési szabályzat Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendje Aláírás-minta nyilvántartás

10 A Kórház pénzügyi-gazdálkodási feladatait ellátó szervezeti egységei tekintetében a kockázatkezelés a gyakorlatban nem működött, ezért nem tettek eleget a Bkr. 7. (1)-(2) bekezdéseiben foglalt előírásokat. (Volt intézményi szintű kockázatkezelési szabályzat, de nem volt lebontva szervezeti egységekre.)

11 A szabályzatban az X. valamint az Y. pontokban szakmai teljesítés igazolás kifejezések szerepeltek. A belső szabályozás nem követte az Áht. módosulását, mely a teljesítés igazolás kifejezést tartalmazta. (Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendje.)

12 A kontrolltevékenységek kialakítása hiányos volt, mivel a belső szabályozásokban a felelősségi körök meghatározása során az információkhoz való hozzáférés szintjeit a Bkr. 8. (4) bekezdés b) pontjában foglaltak ellenére nem határozták meg.

13 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről 8. (4) A költségvetési szerv vezetője köteles a költségvetési szerv belső szabályzataiban a felelősségi körök meghatározásával legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési, jóváhagyási és kontrolleljárások, b) a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés, c) beszámolási eljárások.

14 A Kórház az Info. tv. 37. (1) bekezdésében és 1. mellékletében meghatározott december 31- ig előírt közérdekű adatok közzétételi kötelezettségét hiányosan teljesítette.

15 A Kórház rendelkezett a évekre vonatkozó éves ellenőrzési tervekkel, azok kockázat elemzését kérdőíves módszerrel megalapozták. A belső ellenőrzési vezető a Bkr. 29. (1) bekezdésében előírt kockázatelemzéseket elkészítette. A kockázatok alacsony, közepes vagy magas szintjének megállapítása nem súlyozás alapján történt meg.

16 Az éves ellenőrzési tervek tartalmazták a Bkr. 31. (4) bekezdés a) pontjában előírt, az ellenőrzési terveket megalapozó kockázatelemzések eredményeinek összefoglaló bemutatását. A belső ellenőr nem teljes körűen vette figyelembe a Bkr. 31. (3) bekezdésében foglaltakat, miszerint az elvégzett kockázatelemzés során a magas kockázatúnak minősített területekre az éves ellenőrzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehető legrövidebb időn belül ellenőrizni kell.

17 2. A kórház pénzügyi gazdálkodása Megállapítások

18 A Kórház a Gazdasági-műszaki ellátás ügyrendjében a negyedéves, féléves és éves beszámolókra vonatkozó jelentéstételi kötelezettségét nem írta elő, így az egyes feladatok felelőse sem került megnevezésre. A Kórház jelentéstételi kötelezettsége a pénzügyi- és számviteli osztályvezetőt kivéve- az osztály dolgozóinak munkaköri leírásaiban nem került megjelenítésre.

19 A Kórház az ellenőrzött időszakban a saját hatáskörben végrehajtott előirányzat módosítások esetében a Számv. tv (1) bekezdésében foglaltaktól eltérően azok megalapozására előirányzat módosítást elrendelő okiratot nem készített.

20 A pénzügyi ellenjegyzés tekintetében a gazdasági eseményekhez kapcsolódó kötelezettségvállalásokon az Ávr. 55. (1) bekezdésében foglaltak ellenére nem került feltüntetésre a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás. A szerződéseken, megrendeléseken szerepelt a pénzügyi ellenjegyző aláírása - jellemzően a gazdasági igazgató-, azonban nem tüntették fel, hogy az aláírás a pénzügyi ellenjegyzést dokumentálta.

21 Az érvényesítő nem tett eleget az Ávr. 58. (2) bekezdésében foglaltak jelzési kötelezettségének, mivel a teljesítés igazolók jogosultságának, kijelölésének hiányát, továbbá az ellenjegyzéseknél azok ténye feltüntetésének elmaradását nem jelezte.

22 A teljesítés igazoló személye a évben egy, a évben x. db gazdasági esemény tekintetében az Ávr. 57. (3) bekezdésének előírása ellenére az aláírás-minta alapján nem volt beazonosítható. A teljesítésigazolás időpontja az Ávr. 57. (3) bekezdésének előírása ellenére y. esetben hiányzott.

23 Az érvényesítés dátuma az Ávr. 58. (3) bekezdésében foglaltak ellenére egy esetben nem volt feltüntetve. Az utalványozás dátuma az Ávr. 59. (2) bekezdés g) pontjának előírása ellenére egy esetben nem volt feltüntetve.

24 A mintában szereplő gazdasági események közül a évben x esetben a szolgáltatás, valamint az tevékenység végzése a kötelezettségvállalás dokumentumán közreműködői szerződés, megállapodás nem történt meg a pénzügyi ellenjegyzés, ezért a Kórháznál nem biztosították az Áht. 37. (1) bekezdésében foglalt előírás betartását. (kettős aláírás hiánya!!!)

25 Az ellenőrzött mintatételek közül a szerződésen alapuló egészségügyi feladat ellátások tekintetében a szerződésekben kerültek megjelölésre azon személyek, akik a teljesítés igazolást végezték. Az aláírás-minta nyilvántartásban azonban ezen személyek aláírás mintája nem szerepelt.

26 X. db gazdasági eseménynél az azokhoz csatolt számlákon szerepelt a Főigazgató aláírása és a Kórház bélyegző lenyomata, azonban nem került feltüntetésre, hogy ezen aláírás mire vonatkozik, így nem volt beazonosítható a teljesítés igazolás ténye.

27 A gyógyszertári beszerzések esetén általános hiányosság volt, hogy a gyógyszertári beszerzéseknél a főigazgató és a gazdasági igazgató ellenjegyzése, kötelezettségvállalása hiányzott a beszerzéssel kapcsolatos dokumentumokról. A kórház keretgazdálkodási rendszert vezetett be a gyógyszermegrendelések esetében, a főgyógyszerész a keretgazdálkodást betartásáért volt felelős, a megrendeléseken ő szerepelt aláíróként. A keretgazdálkodás bevezetésével váltották ki a kötelezettségvállalást, ezzel a Kórház megsértette az Áht. 37 (1) be-kezdésének előírásait.

28 A betegekkel kapcsolatos letétek nyilvántartása nem volt megfelelő, mivel a magánszemélyektől átvett pénzeszközök nem voltak betegenként elkülönített, lezárt borítékban, hanem a kórházban alkalmazott gyakorlat szerint több beteg pénzét tartották egy borítékban olyan módon, hogy több beteg neve és az átadott összegek tollal voltak feltüntetve a boríték lapjára. További hiányosság volt, hogy a jelen ellenőrzés 20..-ben elhunyt beteg letétét is megtalálta a borítékban.

29 Az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartását a Ct-Ecostadt rendszerben vezették. A felvett előlegek tekintetében a nyilvántartás nem tartalmazott olyan adatot, amely alapján az elszámolásra felvett előleg jogcíme egyértelműen beazonosítható lenne, a nyilvántartásban vásárlási előleg megnevezés volt feltüntetve.

30 A kórház az ellenőrzött időszakra vonatkozóan nem készített és nem adott át az ellenőrzés részére olyan dokumentációt, amely alapján a tartozás állomány felszámolására irányuló tevékenysége megítélhető. (Megjegyzés: A tervezett TVK átcsoportosításra- mely a nullszaldós költségvetés feltétele volt-, nem került sor.)

31 3. A KÓRHÁZ VAGYONGAZDÁLKODÁSA Megállapítások

32 A Kórház 2014-ben nem tett eleget a 4/2013. Korm. rendelet 22. (1) - (3) bekezdéseinek, az ÁEEK vagyonkezelői megállapodásban foglaltaknak, mivel évente teljes körű, tételes mennyiségi felvétellel történő leltározással nem támasztotta alá a évi beszámolót. A tárgyi, eszközök, immateriális javak esetében nem került sor leltározásra ben.

33 A leltározásában résztvevő készletkezelők, leltárcsoport vezetők és leltárcsoport tagok egyéni megbízást nem kaptak, csak a részükre átadott összesítő jegyzéken szerepeltek. Feladatukat a gazdasági igazgató utasításnak eleget téve a kiadott körlevélben foglaltak szerint láttak el, a gyakorlatban a leltárértekezletről dokumentáció, jelenléti ív nem állt rendelkezésre.

34 Mindkét évre vonatkozóan készült leltározási ütemterv, de a szabályzattól eltérően az ütemterveket a főigazgató nem hagyta jóvá. Selejtezési javaslatok szakmai területekről, illetve szakszerviztől rendelkezésre álltak, de több esetben a külső cégek, szakszervizek véleményének aláírása nem volt eredeti, csak másolat.

35 A belső ellenőr nem vehet részt a költségvetési szerv operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában. A évben a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezési szabályzatát aktualizálták, melyben a selejtezési bizottságnak már nem volt-tagja belső ellenőr.

36 A december 31-i állapotnak megfelelően a szállítók állománya, a beérkezett számláknak szállítókkal való egyeztetése teljes körűen, minden szállítóra kiterjedően nem történt meg. A könyvvizsgáló a szállítókkal kapcsolatos egyeztetés hiányosságai miatt nem emelt kifogást.

37 Kórház a közforgalmú patika által használt programból a nap végén készített összesítő lista alapján és a közforgalmú patika napi készpénz bevétele alapján a bevétel a Kórház pénztárába befizetésre került. A bevételi pénztárbizonylatok alapján a Kórház a saját maga nevére állított ki számlát. A számlán a szállító megnevezésében a Kórház szerepelt, míg a vevő megnevezése sor Kórház Patika megnevezést tartalmazott. (Számlát helyettesítő bizonylat kell!!!)

38 4. A KÓRHÁZAT ÉRINTŐ KÜLSŐ ELLENŐRZÉSEK ÁLTAL TETT JAVASLATOK HASZNOSULÁSA Megállapítások

39 A Bkr. 22. (2) bekezdés b) pontjában foglalt kötelezettségének a főigazgató nem tett eleget, mivel a külső ellenőrzésekre vonatkozó nyilvántartás felelősét nem jelölte ki, az erre vonatkozó eljárásrend nem került kialakításra. A nyilvántartás vezetését a gyakorlatban a belső ellenőrzési vezető végezte.

40 II. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK Javaslatok a Kórház főigazgatójának (A feltárt hiányosságok megszüntetésére felhívás, ami az Intézkedési terv alapja lehet)

41 Rövidítések: Bkr. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzésről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (hatályos január 1-től) Ávr. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (hatályos január 1-től) Áht. Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (hatályos január 1-től) Info. tv. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (hatályos július 27-től) Számv. tv. A számvitelről szóló évi C. törvény

42 KÖSZÖNÖM MEGTISZTELŐ FIGYELMET!!!