MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 ISO 9001:2000 SZERINT Kiadta:... Hajós Éva igazgató A második kiadás dátuma: március 1. Nyilvántartott példány, folyamatos módosításokkal Csak tájékoztatásra szolgáló, nem felülvizsgált példány A Kézikönyv az I. Béla Gimnázium és Informatikai Szakközépiskola tulajdona. Továbbadása, sokszorosítása előzetes írásos engedély nélkül nem megengedett. A Kézikönyvben szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer kiépítéséhez és működtetéséhez lehet felhasználni. A Minőségirányítási Kézikönyv sorszáma (azonosítója): A Minőségirányítási Kézikönyv használója:

2 0. BEVEZETÉS Oldalverzió: augusztus BEVEZETÉS VEZETŐI NYILATKOZAT Az I. Béla Gimnázium és Informatikai Szakközépiskola (a továbbiakban: Iskola) igazgatója a minőségirányítási programban megfogalmazottak megvalósulása érdekében a program önálló dokumentumként a legitimációs eljárást lefolytatva kiadja jelent Minőségirányítási Kézikönyvet. A Minőségirányítási Kézikönyv az ISO 9001 : 2000 (MSZ EN ISO 9001 : 2001) szabvány előírásai szerint rögzíti a szervezeti egységek minőségüggyel kapcsolatos teendőit, meghatározza a Szervezet minőségügyi rendszerét. A Minőségirányítási Kézikönyv utasításként, érvényes dokumentumként az érintett szervezeti egységekben rendelkezésre áll, az abban leírtak ismerete és betartása az Iskolával munkaviszonyban álló minden munkatárs számára kötelező. Szekszárd, augusztus Hajós Éva igazgató I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 2

3 0. BEVEZETÉS Oldalverzió: március 1. AZ INTÉZMÉNY TÖRTÉNETÉNEK ÉS TEVÉKENYSÉGÉNEK ISMERTETÉSE INTÉZMÉNY ISMERTETŐ 1 Iskolánk alig több, mint 35 éves múltra tekinthet vissza. A nyolcvanas évek közepéig Tolna megye egyetlen érettségit adó műszaki középiskolája volt. A Rózsa Ferenc Műszaki Szakközépiskola néven közismertté vált intézmény vonzó volt a megyében, de távolabbi településeken is, főleg a fiúk körében. Sok jó felkészültségű, később a műszaki felsőoktatásban továbbtanuló fiatal részesült itt színvonalas műszaki képzésben és kapott személyisége formálódásához emberi indíttatást. Amikor a nyolcvanas évek végére a megyében több műszaki középiskola is létesült, majd a helyi ipar fejlődése megtorpant, váltanunk kellett. Szekszárdon évtizedeken át okozott gondot, hogy a városnak csak egy gimnáziuma volt. Ezért kellett sok fiatalnak a vidéki továbbtanulást választania. A kényszerű váltásnál ezt az űrt igyekeztünk kitölteni től bevezettük, majd bővítettük a gimnáziumi képzést, és 1996-tól elindítottuk az informatikai szakközépiskolai osztályt. Ez utóbbival az iskola műszaki hagyományaihoz is kapcsolódtunk. A 90-es évek második felében jelentősen megnőtt az érdeklődés iskolánk iránt. Különösen örvendetes, hogy a gimnáziumi osztályokba egyre jobb eredményű tanulók jelentkeznek. A differenciálódó szülői-tanulói igényekhez és a fenntartói eljárásokhoz igazodva a gimnáziumi képzés kezdő szakaszában 1999-től reál (matematika, majd két évvel később természettudomány) és humán (magyar nyelv és irodalom) specializációval színesítettük a képzési kínálatot, a befejező szakaszban pedig 2003-tól a korábbi fakultációkhoz hasonló módon megszerveztük az emelt szintű érettségire felkészítő képzést ban megújítottuk érettségi utáni szakképzésünket. Az Európai Unióhoz való csatlakozás új kihívásainak megfelelve intézményünkben 2004 szeptemberétől elindítjuk az ötéves gimnáziumi képzést, a kezdő szakaszban a nyelvtudás intenzív fejlesztését célzó ún. nyelvi előkészítő évfolyammal. Szakközépiskolai profilunknak megfelelően gimnáziumban is biztosítjuk a magas színvonalú informatikai képzést. 1 Az intézmény-ismertető március 1-én lezárt, nem frissített adatokat tartalmaz. (A bemutatkozó rész aktualizálása csak a Kézikönyv teljes körű új kiadásakor szükséges.) I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 3

4 0. BEVEZETÉS Oldalverzió: március A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER CÉLJA, ÉRVÉNYESSÉGE; ÁLTALÁNOS BEVEZETÉS A Minőségirányítási rendszert az Iskola vezetősége stratégiai megfontolásból, a folyamatosan változó szakmai és környezeti követelményekre adott válaszaink hatékony megtervezése és bevezetése érdekében vezette be, figyelembe véve az Iskola szolgáltatási, tevékenységi körét illetve a szervezet felépítését. Az Intézmény tevékenységéhez illeszkedően szervezeti felépítését tekintve (ld.: 10. melléklet) egységes struktúrában, az igazgató és helyetteseinek irányítása alatt működik. Jelen Minőségirányítási Kézikönyv az Iskola teljes szervezete tevékenységének minőségirányítási rendszerét leírja. A Kézikönyv megállapítja az Iskola feladatait a magyar és a nemzetközi előírások (ISO 9001:2000 minőségirányítási rendszerszabvány) követelményeihez kapcsolódóan. A Minőségirányítási Kézikönyvben foglaltak betartása az ajánlatainkban, szerződésekben meghatározott követelmények igazolására, valamint az ügyfelek (tanulók, stb.), illetve a hatóságok megbízottjai által történő ellenőrzések alapdokumentumául szolgál. A minőségirányítási rendszer követelményeinek teljes körű betartása a Minőségirányítási Kézikönyv jóváhagyásának napjától kötelező. 0.2 FOLYAMATSZEMLÉLETŰ MEGKÖZELÍTÉS Minőségirányítási rendszerünk szabályozásának kialakításakor szakmai folyamataink felépítését, szervezeti és működési kapcsolatait, összefüggéseit, kölcsönhatásait figyelembe véve a rendszer működtetése során folyamatszemléletű megközelítést alkalmazunk annak érdekében, hogy: a követelmények megértése és teljesíthetősége / teljesítése megfelelő legyen; olyan folyamatokat működtessünk, amelyek hozzáadott értéket biztosítanak szakmai és kapcsolati tevékenységeinkhez; I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 4

5 0. BEVEZETÉS Oldalverzió: március 1. biztosítható legyen a folyamatok működésére és eredményességére vonatkozó adatok megismerése, valamint lehetőségünk legyen a folyamataink folyamatos fejlesztésére, objektív mérésére. Folyamatszemléletű felépítésünk, tevékenységi körünk és szakmai folyamataink sematikus felépítése jelen Kézikönyv 4.1 alfejezetében található. Tevékenységeink működtetése illetve folyamatos fejlődésünk érdekében feladataink tudatos átgondolására, tervezésére törekszünk a PDCA-ciklus logikája szerint: Plan: Do: Check: Act: Partnereink illetve belső elvárásaink igényeinek megfelelően célokat tűzünk ki és meghatározzuk a szükséges feladatokat, folyamatokat A tudatosan átgondolt feladatainkat szakszerűen végrehajtjuk Az elvégzett feladatokat, eredményeket vizsgáljuk, értékeljük, elemezzük, hogy az eredetileg kitűzött célokat, elvárásokat kielégítik-e Az általánosítható tapasztalatokat bevezetjük; folyamatainkat tökéletesítjük I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 5

6 0. BEVEZETÉS Oldalverzió: március ALKALMAZÁSI TERÜLET Az Iskola vezetősége azért döntött az ISO 9001 : 2000 szabványnak megfelelő irányítási rendszer bevezetése mellett, hogy bizonyítsa, képes folyamatosan a munkájában érdekelt partnerek és az alkalmazandó jogszabályoknak megfelelő termékeket, szolgáltatásokat biztosítani, továbbá az a célja, hogy fokozza a partnerek megelégedettségét a minőségbiztosítás alkalmazásával beleértve a folyamatos fejlesztés folyamatait és a bizalmat az intézmény és szolgáltatásai jogszabályi megfelelősége iránt. Az Iskola termékei 2 : Iskolarendszerű képzés gimnáziumi (nappali és levelező tagozat), szakközépiskolai (informatika) képzés (nappali tagozat), érettségi utáni iskolarendszerű szakképzés. Vizsgáztatás A fenti alapelveknek megfelelően az Iskola (a Kézikönyv 0.1 alpontjában megfogalmazott területi érvényességgel) általánosan és teljes körűen vállalja a szabványban foglalt követelmények teljesítését, kivéve, ha azok természetüknél fogva nem alkalmazhatók a szervezet vagy az Intézmény szolgáltatásainak jellegéből adódóan. Amennyiben egyes szabványkövetelményeket az Intézmény kizár, akkor jelen Kézikönyv 7. fejezetében erről tételesen rendelkezünk. Az ilyen kizárások esetén kötelezően betartjuk, hogy csak akkor kerülhet sor kizárásra, ha az nem befolyásolja a partnerek és a vonatkozó jogszabályok követelményeinek megfelelő szolgáltatás megfelelő minőségű biztosítását. 2 Az ISO 9001:2000 szabvány szóhasználata szerint a termék kifejezés adott esetben, így pl. iskolai képzés esetében szolgáltatást is jelenthet. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 6

7 0. BEVEZETÉS Oldalverzió: március RENDELKEZŐ HIVATKOZÁS Az Iskola a minőségirányítási rendszerének kiépítése és működtetése során az ISO 9001 : 2000 szabványban használt fogalmakat az ISO 9000 : 2000 Minőségirányítási rendszerek. Alapok és szótár című dokumentumban foglaltaknak megfelelően alkalmazza. Biztosítjuk, hogy a szabványban bekövetkező esetleges verzióváltások, frissítések esetén alkalmazott rendszerünket szükség esetén felülvizsgáljuk. A Kézikönyvben használt fogalmak az ISO 9000 : 2000 szabvány alapján: Audit... Bizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló rendszeres, független és dokumentált folyamat. Dokumentum... A követelményeket, előírásokat tartalmazó külső (jogszabályok, hatósági előírások, stb.) vagy belső (utasítások, intézkedések, szabályzatok, stb.) készítésű szabályozás. Ellenőrzés... A megfelelőség kiértékelése megfigyelés és ítéletalkotás útján, amelyhez szükség esetén mérés, vizsgálat vagy ellenőrzés társul. Eljárás... Egy tevékenység vagy egy folyamat elvégzésének előírt módja. Helyesbítő tevékenység... Tevékenység egy felfedett eltérés vagy más nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölésére. Megelőző tevékenység... Tevékenység egy lehetséges eltérés vagy más nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölésére. Minőség... Egy termék, rendszer vagy folyamat saját jellemzői együttesének az a képessége, hogy kielégítse a vevők és más érdekelt felek követelményeit. Minőségcél... A minőséggel kapcsolatos elvárás, amire törekszenek vagy amit el akarnak érni. Minőségirányítás... Koordinált tevékenység egy szervezet vezetésére és ellenőrzésére, a minőség szempontjából. Minőségirányítási rendszer... Rendszer a minőségpolitika és a minőségcélok megfogalmazásához és a célok eléréséhez. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 7

8 Oldalverzió: augusztus ALKALMAZÁSI TERÜLET Minőségpolitika... Egy szervezetnek a minőségre vonatkozóan a felső vezetőség által hivatalosan kinyilvánított általános szándékai és irányvonala. Minőségtervezés... A minőségirányítás része, amelynek középpontjában a minőségcélok kitűzése, valamint a szükséges operatív folyamatok és a minőségcélok eléréséhez szükséges erőforrások meghatározása áll. Minőségügyi feljegyzés... A minőségirányítási rendszer működését igazoló jelentés, jegyzőkönyv, nyilvántartás, elemzés, értékelés, minősítés, stb. Minőségirányítási Kézikönyv. Dokumentum, amely egy szervezet minőségirányítási rendszerének követelményeit írja le. Ügyfél... A szervezet szolgáltatásait igénybe vevő közvetlen és közvetett partner. Az Intézménynél használt saját fogalmak, és azok értelmezése: A nevelő-oktató munkára vonatkozó szerződés: A tanulói jogviszony létrejötte a beiratkozással. A nevelő-oktató munkával kapcsolatos szolgáltatásra vonatkozó elvárás: A közoktatási törvényben, a pedagógiai programban (helyi tantervekben), beiskolázási tájékoztatóban rögzítettek. A nevelő-oktató munkával kapcsolatos írásos megállapodás: A beiratkozás. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 8

9 Oldalverzió: augusztus SZAKKIFEJEZÉSEK ÉS MEGHATÁROZÁSOK 3. SZAKKIFEJEZÉSEK ÉS MEGHATÁROZÁSOK A gazdasági folyamatoknál szokásos szállítói lánc résztvevőinek megnevezését az alábbiak szerint alkalmazzuk: A partnereknek ( vevők ) nyújtott szolgáltatásokba beépülő anyagokat, tevékenységeket biztosító más partnerek, azaz (BE)SZÁLLÍTÓK, melyek a nevelési folyamatra, tanulási környezetre hatnak Jelen minőségirányítási rendszert alkalmazó társaság (I.Béla), azaz SZERVEZET, INTÉZMÉNY vagy ISKOLA A szervezet termékeit, szolgáltatásait igénybe vevők, azaz közvetlen partnereink (tanulók, hallgatók, vizsgázók, szülők, kollégium, fenntartó, felsőoktatás munkaerőpiac, és közvetett partnereink (jogalkotók, szakmai-, civil- és kulturális szervezetek, intézmények, egyházak) I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 9

10 Oldalverzió: március MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.1 ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Az Iskola a Minőségirányítási rendszerének kiépítése során biztosította az alábbiakat: Meghatároztuk, hogy milyen folyamatokra van szükség, és hogyan kell ezeket alkalmazni a szervezetben. Ezeket a jelen Kézikönyv 11. fejezetében felsorolt eljárásokban, valamint egyes szabványkövetelmények esetében jelen Kézikönyv megfelelő alpontjaiban szabályoztuk. Az alkalmazott folyamatok sorrendjét, kapcsolódási pontjait meghatároztuk, amelyet a következő oldalon található sematikus ábra mutat be. Meghatároztuk a folyamatok eredményes működtetéséhez és szabályozásához szükséges kritériumokat és módszereket, amelyeket az Eljárások Kézikönyve, illetve oktatási tevékenységünkkel kapcsolatban a Pedagógiai programunk, ennek részeként a Helyi tanterv és Szakmai Program és a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmaznak. Gondoskodtunk arról, hogy mindazon erőforrások és információforrások rendelkezésre álljanak, amelyek a folyamatok működtetéséhez és figyelemmel kíséréséhez szükségesek. Mérési, elemzési, ellenőrzési módszereket alakítottunk ki és vezettünk be, amelyeket eljárás-szinten szabályoztunk. Folyamataink és szolgáltatási tevékenységeink folyamatos tökéletesítése, fejlesztése érdekében eljárást dolgoztunk ki és vezettünk be (ME 01-** Vezetői átvizsgálás; Minőségcélok kitűzése; Minőségtervezés ). I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 10

11 Oldalverzió: március MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER "VEVŐ" Hirdetések, Ajánlatok; Pályázatok Személyi feltételek, munkaügyi kérdések Iskolarendszerű képzés (és annak ellenőrzése, figyelemmel kísérése) Munkaügyi Központ Vezetőség (Igazgató, Igazgató helyettesek, Gazdasági vezető) Iratkezelés Informatikai háttér Erőforrások biztosítása (termek, eszközök, óraadó oktatók, stb.) Pénzügyi folyamatok "Vevői" elégedettség mérése Minőségcélok kitűzése, elérése, értékelése Vizsgáztatás (és annak ellenőrzése, figyelemmel kísérése) Innováció (pl. programfejlesztés) (és annak ellenőrzése, figyelemmel kísérése) Szakértők, Szaktanácsadók, Kamará(k), Szakminisztérium(ok), Fenntartó, OKÉV, NSZI, OKSZI Vezetőségi átvizsgálás Belső auditok Folyamatok hatékonyságának értékelése (valamennyi folyamatra, azok szerves részeként) (Be)szállítók értékelése Helyesbítés, megelőzés; folyamatos tökéletesítés I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 11

12 Oldalverzió: augusztus MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.2 A DOKUMENTÁLÁS KÖVETELMÉNYEI Általános útmutatás Dokumentációs rendszerünket a szervezet nagyságának és tevékenységének típusa, a folyamatok bonyolultsága és azok kölcsönhatásai, valamint a munkatársak felkészültségének függvényében alakítottuk ki. Az Iskola Minőségirányítási rendszerének vázlatos felépítését az alábbi ábra illusztrálja: CÉL ALAPELVEK KI? MIT? MIKOR? Minőségpolitika Minőségcélok HOGYAN? MILYEN ESZKÖZZEL? F O L Y A M A T O K Minőségirányítási Kézikönyv Eljárások Kézikönyve (folyamatleírások) feljegyzések, jegyzőkönyvek, nyilvántartások, bizonylatok Minőségirányítási Program, Pedagógiai program, (Nevelési program, Helyi tanterv, Szakmai Program) Szabványok, Törvények, Jogszabályok, SZMSZ, Házirend Tantárgyi programok, Tematikák, Tanmenetek Tanügyigazgatási dokumentumok, Elektronikus nyilvántartások, Szabályzatok A minőségügyi rendszerrel kapcsolatos vezetőségi elvárásokat és a célok teljesüléséhez elengedhetetlen elkötelezettséget tükrözi a Minőségpolitika. A Minőségpolitikával összhangban konkrét Minőségcélokat fogalmazunk meg, amelyek az intézmény fejlődését biztosítják. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 12

13 Oldalverzió: augusztus MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER A rendszer életbe léptetésével és működtetésével kapcsolatos általános szempontokat, valamint az ISO 9001 : 2000 szabvány követelményeire adott intézményi válaszokat 3 a Minőségirányítási Kézikönyv foglalja össze. Az egyes általános ISO követelmények rögzítése mellett itt kerül sor néhány összetettebb folyamat eljárás szintű szabályozására is (pl : A vevő tulajdona). Az Eljárások Kézikönyve az egyes szakmai tevékenységek folyamatszintű leírását tartalmazza. Ezekben az eljárásokban megfogalmazott utasítások kitérnek az alapelvek meghatározásán túl a feladatok, illetve felelősök definiálására is. A minőségügyi rendszer részét képezik a napi munkához kötődő feljegyzések, bizonylatok, nyilvántartások, számítógépes adatbázisok is. A minőségügyi rendszer alapdokumentációján kívül biztosítottak a háttér szakmai támogatást jelentő képzési programok, tematikák, pedagógiai program, tantervek, a tűzvédelmi, munkavédelmi, selejtezési, leltározási, stb. utasítások, szabványok, törvényi, jogszabályi előírások Minőségirányítási kézikönyv A Minőségirányítási Kézikönyv a bevezetett rendszer alkalmazási területét írja le, beleértve az esetleges kizárások részletezését és indoklását (ld.: 7. fejezet). A Kézikönyv hivatkozást tartalmaz (ld.: 11. fejezet) a dokumentált eljárásokra, valamint leírja a rendszer folyamatai közötti összefüggéseket, kölcsönhatásokat. Kézikönyvet az intézmény igazgatója adja ki a legitimációs eljárás lefolytatása után. A Minőségirányítási Kézikönyv olyan dokumentum, mely sorszámozott példányokban készül. A minőségbiztosítási vezető folyamatosan gondoskodik az érvényes példányok felhasználók számára történő biztosításáról, a módosítás miatt bevont példányok megsemmisítéséről, illetve egy régi 3 A Kézikönyv 0-tól 8-ig számozott fejezetei az ISO 9001:2000 szabvány fejezetcímeit követik. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 13

14 Oldalverzió: augusztus MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER példány archiválásáról. (A Kézikönyvvel kapcsolatos részletes szabályozást az ME 02-** A dokumentumok kezelése c. eljárás tartalmazza.) A dokumentumok kezelése A szabvány elvárásaival összhangban az Iskola minőségirányítási Eljárást (ME 02-** A dokumentumok kezelése ) készített és vezetett be, hogy biztosítsa: a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) a dokumentumok átvizsgálását és jóváhagyását kiadás előtt, a dokumentumok változásainak követését, aktualizálásának módját, a módosított verziók azonosításának szabályozottságát, az érintettek számára az érvényes utasításokat, a dokumentumok olvashatóságát, könnyű azonosíthatóságát, a külső eredetű dokumentumok szabályozását, az elavult dokumentumok esetleges felhasználásának elkerülését A feljegyzések kezelése A szabvány elvárásaival összhangban az Iskola minőségirányítási Eljárást (ME 03-** A feljegyzések kezelése ) készített és vezetett be, hogy biztosítsa: a feljegyzések olvashatóságát, azonosíthatóságát, kikereshetőségét, tárolását, védelmét, megőrzési idejének és selejtezésének szabályozását. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 14

15 Oldalverzió: március A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE 5. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE 5.1 A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE Az Iskola vezetősége elkötelezett a minőségirányítási rendszer létrehozása és bevezetése iránt, és folyamatosan fejleszti annak eredményességét. Ennek keretében: tudatosítja minden munkatársával a vevők elvárásainak, valamint a jogszabályi követelmények teljesítésének fontosságát, meghatározza az intézmény minőségpolitikáját és minőségcéljait, rendszeres időközönként átvizsgálja a minőségirányítási rendszer működését, biztosítja a működés személyi és tárgyi feltételeit, a szükséges erőforrások rendelkezésre állását. 5.2 VEVŐKÖZPONTÚSÁG Az Iskola vezetősége gondoskodik arról, hogy az intézmény számára nyilvánvaló vevői, partneri igényeket, elvárásokat egyértelmű formában megfogalmazza, hogy azok belső követelményekké alakuljanak át a megfelelő teljesítés és a partnerek (vevők) elégedettségének biztosítása és javítása céljából. Ennek során a szervezet figyelembe veszi a tevékenységével kapcsolatos hatósági kötelezettségeket, jogszabályi előírásokat, valamint a vevői elégedettség vizsgálatból (ld.: fejezet) származó információkat. 5.3 MINŐSÉGPOLITIKA Az Iskola minőségpolitikája (ld.: 9. fejezet) összhangban van az intézmény alapelveivel, tartalmazza a követelmények teljesítése, valamint a folyamatos fejlődés iránti elkötelezettséget, és keretet teremt a minőségcélok kitűzéséhez. A minőségpolitika a minőségirányítási program része, az abban foglaltakat a vezetőségi átvizsgálások alkalmával (ME 01-** Vezetői átvizsgálás; Minőségcélok kitűzése; I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 15

16 Oldalverzió: augusztus A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE Minőségtervezés ) rendszeres időközönként átvizsgálja és szükség szerint aktualizálja a megfelelő eljárással. 5.4 TERVEZÉS Minőségcélok Az Iskola nevelőtestülete illetve vezetősége a vonatkozó eljárásnak megfelelően (ME 01-** Vezetői átvizsgálás; Minőségcélok kitűzése; Minőségtervezés ) a minőségpolitikával összhangban lévő mérhető, reális célokat tűz ki a szervezet minden érintett funkciója és szintje számára A minőségirányítási rendszer tervezése Az intézmény minőségügyi rendszere az intézmény szokásos tevékenységeire, valamint azok tervezésére, fejlesztésére, ellenőrzésére eljárásszintűen szabályozza az elvárt minőségi követelmények kielégítésének módját. A szabályozás a Minőségirányítási Kézikönyvben és az Eljárások Kézikönyvében, Szabályzatokban, Pedagógiai programban (Helyi tanterv, Szakmai program, Tantárgyi programok, Tanmenetek), nyilvántartásokban és bizonylatokban, a munkavégzéshez felhasznált mintákban és segédletekben, az alkalmazott dokumentációs rendszerben nyert megfogalmazást. Egyedi, előre nem látható (és ezáltal előzetesen írásban nem szabályozott) tevékenységek végrehajtásakor alapelvünk, hogy a feladat végrehajtását megelőzően tudatosan, a felmerülő szempontok figyelembe vételével felkészüljünk a várható feladatokra. Amennyiben előre láthatóan jelentős változások fognak az Intézménynél bekövetkezni, nagyobb időintervallumot átfogó, ún. Intézkedési terv készítésére is lehetőség van. Ilyen Intézkedési terv készülhet a minőségcélok elérése érdekében is. (ME 01-** Vezetői átvizsgálás; Minőségcélok kitűzése; Minőségtervezés ) I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 16

17 Oldalverzió: március A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE Ez az intézmény kultúrája és működése folyamatos fejlesztésének / fejlődésének irányát jelöli ki, a partnerek változó igényeit, illetve a megrendelők elvárásait figyelembe véve. A minőségügyi tervet az intézmény igazgatója hagyja jóvá. 5.5 FELELŐSSÉGI KÖR, HATÁSKÖR ÉS KOMMUNIKÁCIÓ Felelősségi körök és hatáskörök Az Iskolánál minden munkakörre Munkaköri leírás készül a vonatkozó eljárás (ME 06-** Személyzeti kérdések; Belső oktatás, képzés ) szerint, amely tartalmazza a munkakör betöltéséhez szükséges feltételeket és feladatokat. A munkaköri leírások kiterjednek az adott munkakör betöltési feltételeire, valamint az adott munkatárs felelősségi és hatáskörére is. Az Intézmény vezetőinek általános felelősségi és hatáskörét, helyettesítésük rendjét az SZMSZ is tartalmazza. Az Intézmény szervezeti felépítését a 10. fejezetben elhelyezett ábra rögzíti, amely a szervezeti egységek funkcionális és függőségi kapcsolatait, illetve a feltüntetett vezetők hatáskörét mutatja. A munkavégzés során végzett kölcsönös kapcsolatok rendszerét a belső működést leíró szabályozások határozzák meg A vezetőség képviselője Az Iskola igazgatója a minőségbiztosítási előírások szerint kijelölte képviselőjét, a minőségbiztosítási vezetőt, aki egyéb felelősségi köreitől függetlenül felelős a minőségirányítási rendszernek az előírásokban rögzített követelmények szerinti megvalósításáért és betartásáért, illetve a rendszer-átvizsgálások tapasztalatairól szóló információ-szolgáltatásért. Az ő feladata továbbá, hogy elősegítse a vevői követelményekkel kapcsolatos tudatosság előmozdítását az egész szervezetben. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 17

18 Oldalverzió: március A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE Hatáskörét, felelősségét az igazgató egyértelműen megfogalmazta, s írásban megbízta az intézmény minőségirányítási rendszerének vezetésével. Minden jogkörrel rendelkezik a vonatkozó előírások betartásához, érvényesítéséhez Belső kommunikáció Az Iskola szervezeti felépítéséből következően az iskolavezetőség az igazgató döntés-előkészítő, véleményező és javaslattevő testülete. Tagjai az alábbiak: igazgató általános igazgatóhelyettes igazgatóhelyettes minőségbiztosítási vezető diákönkormányzatot segítő felnőtt közalkalmazotti tanács vezetője szakszervezeti bizalmi (ha van) gyakorlatioktatás-vezető munkaközösségek vezetői (témától függően meghívottak) A szervezeti ábrában jelölt módon (ld.: 10. melléklet) munkaközösség(ek) alakulhatnak, amelyek az érintett felettes vezetőnek tartoznak közvetlen beszámolással. Fő feladatuk a szakmai, módszertani tevékenységek koordinálása. A munkaközösségek élén egy-egy vezető áll. Az igazgatói tevékenységet segítő demokratikus fórumok, összhangban az SZMSZ-ben leírtakkal: a vezetőség I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 18

19 Oldalverzió: március A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE a munkaközösségek a tantestület az SZMK választmány a DÖK a diákközgyűlés. A belső kommunikáció illetve a folyamatos fejlődés érdekében a belső auditok során lehetőség szerint különböző területek auditorai végeznek ellenőrzéseket. A rendszeres külső illetve belső kommunikációs formák, jelentések rendszerét a minőségbiztosítási vezető által az igazgatóhelyettesek közreműködésével aktualizált Jelentések rendszere (BA 021) táblázat tartalmazza. A tanáriban hirdetőtábla segíti a kollégák munkáját. Ezeken kell elhelyezni kötelezően az éves ütemezést, illetve annak havi bontását, ezeken felül minden további szakmai munkával összefüggő, a belső kommunikációt, információáramlást segítő anyagot (pl. igazgatói utasítások, vezetőségi ill. munkaközösségi döntések, stb.). A vezetőség a döntéseit, elvárásait a szervezet különböző szintjeivel a napi kapcsolattartáson, a belső auditokon (ld.: fejezet) és a vezetői átvizsgáláson (ld.: fejezet) felül az alábbi rendszeres értekezletek formájában közli: ÉRTEKEZLETEK Vezetőségi értekezlet Az igazgató tartja a vezetőség tagjainak, továbbá az aktuális témakörökben érintett munkatársaknak, hozzávetőlegesen havi rendszerességgel; előre meghatározott időpontban. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 19

20 Oldalverzió: március A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE A vezetőségi értekezletről feljegyzés nem készül Munkaközösség-vezetői értekezlet A vezetőségi értekezleteket követően, amennyiben az intézmény szakmai/módszertani munkáját érintő döntések születtek (illetve egyéb, a felső vezetőség által fontosnak ítélt esetekben) az igazgató és/vagy valamely igazgatóhelyettes kötelessége a munkaközösség-vezetőknek ilyet tartani: Tájékoztatást kell adnia a vezetőségi ülésen a munkaközösségeket érintő elhangzott kérdésekről. Itt kell megbeszélni az aktuális, döntést igénylő ügyeket is. A munkaközösség-vezetői értekezletről feljegyzés nem készül Munkaközösségi értekezletek Vezetésük, összehívásuk a munkaközösség-vezetők feladata. Itt kell beszámolni az intézmény vezetői által hozott, a munkatársakat érintő, ill. egyéb aktuális szakmai döntéseket igénylő kérdésekről. A munkaközösségi értekezletekről nem készül kötelezően jegyzőkönyv. Az értekezletek tartalmáról a tanév végi beszámolóban adnak tájékoztatást a munkaközösségek vezetői Nevelőtestületi értekezletek Az iskolarendszerű oktatási tevékenység során a tanév ütemtervében tervezett módon az igazgató kötelessége az iskolán belüli közösségi döntések koordinálása az SZMSZ vonatkozó fejezetében leírtaknak megfelelően. A nevelőtestületi értekezletekről a módszertani, továbbképzés jellegű ún. nevelési értekezlet kivételével jegyzőkönyv készül. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 20

21 Oldalverzió: március A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE ALÁÍRÁSI JOGOK A belső kommunikáció során elengedhetetlen, hogy a szervezetben dolgozó munkatársak tisztában legyenek azzal, hogy hivatalos irataink aláírására kinek milyen jogosultsága van. A Minőségirányítási Kézikönyvben illetve az Eljárások Kézikönyvében szereplő ellenőrzések, felülvizsgálatok, intézményképviseleti ellenjegyzések felelőseit a Kézikönyvekben beosztások szerint nevesítjük. Az aláírási jogokról igazgatói utasítás is rendelkezik. 5.6 VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS Általános útmutatás Az Iskola vezetősége a minőségirányítási rendszer működésének, hatékonyságának, a minőségpolitika gyakorlati megvalósításának és a minőségcélok teljesülésének értékelése céljából évente legalább egyszer vezetőségi átvizsgálást tart a vonatkozó eljárásnak (ME 01-** Vezetői átvizsgálás; Minőségcélok kitűzése; Minőségtervezés ) megfelelően. Az eljárás kitér a minőségirányítási szabvány által kért átvizsgálási bemenő és kimenő adatok szabályozására is. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 21

22 Oldalverzió: augusztus GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL 6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL 6.1 GONDOSKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKRÓL Az Iskola vezetősége gondoskodik arról, hogy az Intézmény tevékenységéhez szükséges személyi és tárgyi feltételek és technikai eszközök, a tevékenységének ellátásához, folyamatos javításához, valamint a partnerek, vevők megelégedettségének eléréséhez rendelkezésre álljanak. 6.2 EMBERI ERŐFORRÁSOK Általános útmutatás Az Iskola nagy figyelmet fordít arra, hogy minden munkatársát motiválja képességeinek, tudásának fejlesztésére. Fontosnak tartjuk, hogy munkatársaink rendelkezzenek a vevők igényeinek kielégítéséhez szükséges felkészültséggel, felelősségtudattal és döntési képességgel Felkészülés, tudatosság és képzés A szabvány elvárásaival összhangban az Iskola minőségirányítási Eljárást (ME 06-** Személyzeti kérdések; Belső oktatás, képzés ) készített és vezetett be, hogy biztosítsa munkatársainak szükséges felkészültségét. Belső munkatársainktól elvárt minimális végzettséget, a munkaköri leírásokban rögzítettük. Külső, az Iskolával főállású munkaviszonyban nem álló munkatársainkkal (pl. óraadók) kapcsolatos képzettségi elvárásokat a szakképzésre illetve iskolarendszerű képzés esetén a közoktatásra vonatkozó jogszabályok, illetve az ezekkel összhangban lévő Tantervünk, Szakmai programunk szabályozzák. Belső képzéssel gondoskodni kell arról, hogy tudatában legyenek annak, hogy miképpen járulnak hozzá az iskola minőségcéljainak eléréséhez. I_Béla Quality Manual version 4.doc Oldal: 22