Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés ELNÖKÉTŐL ELŐTERJESZTÉS A BORSOD-ABAÚJ-ZEMPLÉN MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK FEBRUÁR 18-AI ÜLÉSÉRE

Átírás

1 Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés ELNÖKÉTŐL 3525 MISKOLC, Városház tér 1. Telefon: (46) *, (46) , (46) Telefax: (46) Iktatószám: III /2016 ELŐTERJESZTÉS A BORSOD-ABAÚJ-ZEMPLÉN MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK FEBRUÁR 18-AI ÜLÉSÉRE Tárgy: Javaslat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod- Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatának megalkotására Előterjesztő: Török Dezső, a közgyűlés elnöke Törvényességi ellenőrzést elvégezte: Dr. Kovács János, a Közgyűlés főjegyzője Az előterjesztést készítette: Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály

2 Tisztelt Közgyűlés! A közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény (továbbiakban: új Kbt.) megalkotása szükségessé tette az 52/2013. (XI. 15.) határozattal elfogadott Borsod- Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatának felülvizsgálatát, hatályon kívül helyezését. Az új Kbt. megalkotását egyrészt az új uniós jogi háttér, másrészt a hazai jogalkalmazási tapasztalatok indokolták. Az uniós jogi háttér változása kapcsán ki kell emelni, hogy az új irányelvek megközelítésmódjukban, a közbeszerzésekre vonatkozó szemléletük tekintetében is újdonságot hoznak. Míg a korábbi évek szabályozását az határozta meg, hogy az EU tagállamai között létrejöjjön egy egységes belső piac a közbeszerzések területén, ahol a piaci verseny előnyei torzulásmentesen érvényesülhetnek, most előtérbe kerül az a látásmód, hogy a szabályozás a közbeszerzések különböző stratégiai célokra való felhasználását elősegítse. Az egyes jogintézmények szabályaiban a tagállamok számára szélesebb lehetőség nyílik arra, hogy a fontos társadalmi-gazdasági célkitűzések, különösen az innováció, a szociális célkitűzések (ennek körében többek között a foglalkoztatás, munkahelyteremtés), valamint a fenntarthatóság (környezetvédelem) a közbeszerzési politika integráns részévé váljanak. Az uniós tagállamok társadalmi értékeinek hangsúlyosabb megjelenését tükrözi az is, hogy az új irányelveken végigvonul az a követelmény, hogy a környezetvédelmi, szociális és munkajogi előírásokat a közbeszerzések során be kell tartani. A hazai jogalkalmazási tapasztalatok azt mutatták, hogy első sorban hatékonyabb, gyorsabb, egyszerűbb eljárásokra, az ajánlatkérők számára pedig szélesebb eszköztárra van szükség. Jelen előterjesztés mellékletét képező Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata is ezen jogelvek mentén készült el, mely az előző években elfogadott közbeszerzési szabályzatokhoz képest mind formai, mind tartalmi szempontból egyszerűbb, átláthatóbb szabályozást követ. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal az új Kbt. hatálya alá tartozó ajánlatkérők (új Kbt. 5. (1) bekezdés c) pont). 2

3 Az új Kbt. 27. (1) illetve (2) bekezdése szerint: 27. (1) Az ajánlatkérő köteles meghatározni a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében különösen meg kell határoznia az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket. (2) Ha az ajánlatkérő nem rendelkezik általános jellegű, az (1) bekezdésnek megfelelő közbeszerzési szabályzattal, vagy a szabályzattól - az abban meghatározott módon - való eltérés feltételei fennállnak, legkésőbb az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően kell meghatároznia az (1) bekezdésben foglaltakat. Az előterjesztés mellékletét képező szabályzatban meghatározásra kerültek a Közgyűlés, a Közgyűlés Elnöke, a Pénzügyi és Társadalmi Bizottság, a bíráló bizottság, a Hivatal Főjegyzője, illetve az ajánlatkérő nevében eljáró, megbízott szervezet feladatai is, figyelemmel a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének 4/2013. (V.9.) önkormányzati rendeletében rögzítettekre. A határozati javaslat mellékletében lévő szabályzatban, az új Kbt. 27. (1) illetve (2) bekezdésében megfogalmazott elvárások mellett, a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések rendje is meghatározásra került, amely a korábbi beszerzési gyakorlatot állítja szabályozott formában a Közgyűlés elnökének átruházott hatáskörébe. Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy az új Kbt. 27. bekezdésében kapott felhatalmazás alapján tárgyalja meg a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzat megalkotására vonatkozó előterjesztést, és fogadja el a hozzá tartozó határozati javaslatot, a határozati javaslat mellékletével együtt. Miskolc, február 3

4 Határozati javaslat Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod-Abaúj- Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés megtárgyalta a Borsod-Abaúj- Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatának megalkotására vonatkozó javaslatot és az alábbi döntést hozza: 1. A Közgyűlés a határozati javaslat mellékletében foglaltak szerint fogadja el a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatát. 2. A Közgyűlés visszavonja a a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatának hatályon kívül helyezése és új Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzat megalkotása tárgyú 52/2013. (XI. 15.) határozatát. Felelős: Török Dezső Határidő: azonnal, illetve értelem szerint 4

5 Melléklet a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányazt Közgyűlésének /2016. (II.18.) határozatához A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata

6 I. Rész Bevezető Rendelkezések 1. A szabályzat célja: A közbeszerzési szabályzat (továbbiakban: szabályzat) megalkotásának célja a közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 27. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat (továbbiakban: Önkormányzat), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal (továbbiakban: Hivatal), mint ajánlatkérő által a Kbt. és a végrehajtása tárgyában kiadott jogszabályokkal összhangban meghatározni a: 1.1. az ajánlatkérő által lefolytatandó közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az eljárásba bevont személyek, és az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelősségi körét, 1.2. az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeket, illetőleg szervezeteket, helyettesítésük szabályait, 1.3. a közbeszerzési eljárások dokumentálási, illetve az eljárások nyilvánossága biztosításának rendjét, 1.4. a közbeszerzési eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket, 1.5. a Kbt. 9. (1) bekezdés h) - j) pontjában foglalt megállapodások megkötésére (in house szerződés) vonatkozó eljárási rendet, 1.6. a nem közbeszerzés köteles beszerzésekre vonatkozó eljárások rendjét. 2. A szabályzat hatálya: 2.1. A Közbeszerzési Szabályzat hatálya az Önkormányzat és a Hivatal által lefolytatandó a Kbt. hatálya alá tartozó, valamint a Kbt. hatálya alá nem tartozó eljárásokra terjed ki Az Önkormányzat és a Hivatal, mint önálló költségvetési szerv részéről felmerülő beszerzések és közbeszerzések esetén e szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni. 6

7 I. Fejezet. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat, mint ajánlatkérőre vonatkozó rendelkezések A közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendje 1. A közbeszerzési eljárások tervezése, előkészítése és lefolytatása 1.1. Az Önkormányzat minden évben éves összesített közbeszerzési tervet készít. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés) által meghatározott prioritásokat figyelembe véve a tervezett közbeszerzéseket oly módon kell meghatározni, hogy az Önkormányzat éves költségvetésének elfogadását követően a közbeszerzési eljárások kellő időben megindulhassanak Az éves összesített közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a több évre áthúzódó építési beruházásokat, továbbá a több évre vonatkozó szolgáltatásokat Az éves összesített közbeszerzési terv összeállítása a téma szerint érintett osztályvezető javaslatát követően, a Hivatal Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály feladata Az éves összesített közbeszerzési tervet, a költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig kell elkészíteni, és az önkormányzat honlapján közzétenni A közbeszerzési tervet előre nem látható okból előállt beszerzési igény esetén módosítani kell. A módosítást indokolni szükséges. A módosítás előkészítésére, előterjesztésére és elfogadására a közbeszerzési tervre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni A közbeszerzési tervet, illetőleg esetleges módosításait a Közgyűlés hagyja jóvá. 2. A közbeszerzési eljárások előkészítése: 2.1. A közbeszerzési eljárások (a továbbiakban: eljárás) előkészítése keretében: a beszerzés tárgyának, mennyiségének pontos meghatározása az eljárás becsült értékének határozása a Kbt ban írtak szerint, az eljárással kapcsolatos feladatleírás, műszaki leírás elkészítése, ezen adatoknak a közbeszerzési eljárások lefolytatásával az ajánlatkérő által megbízott szervezet részére történő továbbítása, valamint az eljárás megindítása előtt szükséges döntések meghozatalát segítő előterjesztések elkészítése a beszerzés tárgya szerint érintett osztály feladatkörébe tartozik, ahol ezen feladatokat az osztályvezető által kijelölt témafelelős végzi. 7

8 2.2. Az eljárás megindításáról és lezárásáról a Közgyűlés Pénzügyi és Társadalmi Bizottság (továbbiakban: Bizottság) vagy a Közgyűlés Elnöke dönt értékhatártól függően. Az eljárást lezáró döntés meghozatala 10 millió Ft-ot meghaladó becsült érték esetén tartozik a Bizottság hatáskörébe. 3. A közbeszerzési eljárások lefolytatása: 3.1. Az eljárások megindításának kezdeményezése a beszerzés tárgya szerint érintett osztály feladata. Az eljárás megindítására a közbeszerzés tárgya szerinti illetékes osztály vezetője tesz javaslatot Az ajánlatkérő által megbízott szervezet vezetője felel azért, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatása mindenben megfeleljen a Kbt. előírásainak A megbízott szervezet feladataihoz tartozik: a.) az eljárás megindító felhívás közzététele, vagy az ajánlattevőknek történő közvetlen megküldése, b.) az ajánlattevő tájékoztatása, a konzultáció és a helyszíni szemle(helyszíni bejárás) megszervezése, c.) az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok elkészítése és aláírása d.) jelenléti ívek készítése, és vezetése, e.) az ajánlatok átvételének és bontásának megszervezése, f.) az értékelésben résztvevő bíráló bizottság tájékoztatása, munkájának megszervezése, g.) az ajánlatok formai és tartalmi szempontból történő értékelése, e tárgyban javaslat készítése a bíráló bizottság részére, hiánypótlás, felvilágosítás és indokolás-kérés tervezetének elkészítése, azok ajánlattevők felé történő megküldése, h.) a jegyzőkönyvek elkészítése, i.) szakértők bevonásának kezdeményezése, j.) a bíráló bizottság szakvéleményének és a tagok egyéni értékelő lapjainak elkészítése és a témafelelősnek történő megküldés útján döntésre történő felterjesztése, k.) az eljárás eredményéről szóló összegzés és tájékoztató elkészítése, l.) az iratok, dokumentumok ajánlatkérő részére történő átadása, illetve az ajánlatkérő által biztosított elektronikus rendszerbe történő feltöltése, m.) az éves statisztikai összegzéshez szükséges adatok biztosítása, n.) döntést követően a megkötött szerződés publikálása a Közbeszerzési Hatóság honlapján, o.) az esetleges szerződésmódosításról hirdetmény közzététele, p.) az eljárásokról készült összegzések ajánlattevők részére történő kiküldése, q.) jelen szabályzatban meghatározott egyéb feladatok végrehajtása, 8

9 r.) mindazon feladatok ellátása, mellyel a Közgyűlés Enöke, illetve a Főjegyző megbízza. 3.4.)Az eljárás során az ajánlatkérő munkáját legalább 5 tagú bíráló bizottság segíti. A bíráló bizottság tagjait a Közgyűlés Elnöke jelöli ki. 3.5.)A bíráló bizottság 3 tagjának a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkeznie. A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és közbeszerzési dokumentációk elkészítése, valamint az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel. A Közgyűlés Elnöke a részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló közbeszerzési eljárások esetén köteles felelős akkreditált közbeszerzési tanácsadót bevonni. 3.6.) A bíráló bizottság tagjai feladatukat célfeladatként látják el. A Közgyűlés Elnöke a bíráló bizottsági tagok részére kijelölésükkel egy időben díjazást állapíthat meg. 3.7.) A bíráló bizottság feladata: ) megvizsgálja a beérkezett ajánlatokat/részvételre jelentkezéseket a közbeszerzési eljárások lefolytatásával az ajánlatkérő által megbízott szervezet által előkészített értékelés alapján formai és tartalmi szempontból, ) döntési javaslatot készít a Közgyűlés Elnöke részére a közbeszerzési eljárások lefolytatásával, az ajánlatkérő által megbízott szervezet által előkészített hiánypótlás, felvilágosítás, indokolás-kérésről, ) dönt az ajánlatoknak, részvételi jelentkezéseknek az ajánlati/részvételi felhívásban, illetve dokumentációban közzétett és meghatározott értékelés szempontok alapján a közbeszerzési eljárások lefolytatásával megbízott szervezet által előkészített értékelési javaslatról, ) javaslatot tesz az alkalmasnak ítélt, illetve az alkalmatlannak ítélt ajánlattevőre/részvételre jelentkezőre, ) a közbeszerzési eljárások lefolytatásával megbízott szervezet útján, szakvéleményt és döntési javaslatot készít a döntéshozó részére, javaslatát a Kbt. szerint írásban indokolja. II. Fejezet Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek 1.) A közbeszerzési eljárásban részt vevő személyek kijelölése esetén figyelemmel kell lenni a Kbt a szerinti meghatározott összeférhetetlenségi szabályokra. 9

10 2.) A bíráló bizottsági tagoknak, illetve az eljárásba bevont személyeknek írásbeli nyilatkozatot kell tenniük arról, hogy a Kbt.-ben meghatározott összeférhetetlenség személyükre vonatkozóan nem áll fenn. Az eljárás során tudomásukra jutott információkkal, adatokkal, az ajánlattevőket nem segítik és az adatokat az eljárás befejezése előtt és azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozzák. 3.) A Közgyűlés hatásköre: 3.1. dönt a pénzügyi fedezet biztosításáról, ha a közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően a szükséges mértékű pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre, vagy a nyertes ajánlattevő ajánlatában megjelölt ellenszolgáltatás mértéke a rendelkezésre álló pénzügyi fedezet összegét meghaladja, 3.2. az a) pontban foglalt estekben a Közgyűlés a forrás biztosításáról rendelkező határozatában dönthet az eljárás megindításáról, vagy lezárásáról is, 3.3. ha a közbeszerzési eljárás tárgya hitelfelvétel, az eljárás megindításáról az eljárást lezáró döntés meghozataláig a közbenső döntéseket kivéve- valamennyi döntés meghozatala a Közgyűlés hatáskörébe tartozik. 4.) A Pénzügyi és Társadalmi Bizottság hatásköre: 4.1. in house beszerzések esetén felmerülő döntési jogkör gyakorlása; millió Ft becsült értéket meghaladó közbeszerzési eljárások során név szerinti szavazással dönt az eljárás lezárásáról; 4.3. figyelemmel kíséri az Önkormányzat által indított közbeszerzési és beszerzési eljárásokat, azokról tájékoztatást kérhet. 5.) A Közgyűlés Elnökének hatásköre: A) Meghozza a közbeszerzési eljárások lefolytatásával, az ajánlatkérő által megbízott szervezet véleménye alapján az eljárás során szükséges döntéseket az alábbiak vonatkozásában: a.) dönt felelős akkreditált közbeszerzési tanácsadó bevonásáról azokban az esetekben is, amikor annak igénybe vétele egyebekben nem kötelező, b.) dönt a közbeszerzési eljárás megindításáról értékhatártól függetlenül, c.) az eljárást megindító felhívás módosítása, visszavonása. (Kbt. 53., Kbt. 55 ), melyről a Közgyűlést a soron következő ülésén tájékoztatja, d.) az ajánlattételi, részvételi határidő módosítása, ( Kbt. 52. (3)-(5), 56. (4) e.) előzetes vitarendezésre vonatkozó álláspont jóváhagyása, ezzel összefüggésben hiánypótlás elrendelése, eljárást megindító felhívás és dokumentáció módosítása (Kbt. 80. ), f.) az eljárás felfüggesztése (Kbt (3), g.) az ajánlatok érvénytelensége, ajánlattevők kizárása a Kbt. 73. és 74. alapján, továbbá a 72. (3) bekezdés, 10

11 h.) ajánlatok elbírálásáról készített írásbeli összegzés módosítása a Kbt. 79. (4) és (5) bekezdés alapján i.) a szerződéskötés időpontjának módosítása a Kbt (6) bekezdés alapján, tekintettel a Kbt (5) és (8) bekezdésére. B) Megbízza a bíráló bizottság tagjait, C) Dönt a közbeszerzési eljárás lezárásáról 10 m Ft becsült értéket meg nem haladó beszerzések esetén, melyről a Közgyűlés soron következő ülésén tájékoztatást nyújt a közgyűlési tagok részére, D) Jóváhagyja az éves statisztikai összegzést. 6.) A döntés alapján készült dokumentumokat - beleértve az eljárás alapján készült szerződéseket is - a Közgyűlés Elnöke, akadályoztatása esetén a Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott helyettesítési rend alapján felhatalmazott személy írja alá. III. Fejezet A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 1.) Jelen szabályzatban rögzített közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet az önkormányzat honlapján - az esetleges módosításokkal együtt - közzé kell tenni, és biztosítani kell, hogy legalább 5 évig folyamatosan elérhető legyen. A közzétételről a Hivatal Szervezési, Jogi és Pénzügyi feladatokat ellátó belső szervezeti egység vezetője gondoskodik. 2.) Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülő valamennyi dokumentálási kötelezettség, az eljárások lefolytatásával megbízott szervezet feladata. 3.) Az eljárás során valamennyi dokumentumot írásban kell elkészíteni, és az egyes eljárási cselekményeket a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően írásban kell rögzíteni. 4.) Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig az ajánlatkérő irattárában meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell őrizni. 5.) Az ajánlatkérő nevében a Hivatal Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztálya, a tárgyévi beszerzésekről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegzést készít, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig a Közbeszerzési Hatóságnak megküld. 11

12 6.) Az egyes közbeszerzési eljárások Kbt.-ben és egyéb jogszabályban előírt dokumentálásáról, szabályszerű lefolytatásáról, az eljárás eredmények közléséről, közzétételéről, és a szerződés megkötésre történő előkészítéséről, valamint az eljárás során felmerülő valamennyi hirdetmény közzétételéről (az ajánlatkérő költségén), a közbeszerzési eljárások lebonyolításával megbízott szervezet köteles gondoskodni. IV. Fejezet Az eljárásba bevont személyek, az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelősségi köre 1.) Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés Kbt.-ben foglalt határidőre történő elkészítéséért és továbbításáért a Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály osztályvezetője a felelős. 2.) Az eljárások előkészítésének és lefolytatásának szabályszerűségéért, illetve jogszerűségéért, azok adminisztrálásáért és a szerződés teljesítéséről szóló hirdetmény közzétételéért, a Kbt. által előírt publikációs kötelezettség teljesítéséért, a közbeszerzési eljárások lebonyolításával megbízott szervezet a felelős. 3.) Az eljárások előkészítése során a I. Fejezet 2. pontjában foglalt feladatok ellátásáért, a szerződések teljesítésének ellenőrzéséért, illetve az eljárás során keletkezett és a közbeszerzési eljárások lebonyolításával megbízott szervezet által átadott iratok megőrzésért, a nyilvánosság biztosításáért az eljárást kezdeményező Osztály vezetője és a megbízott szervezet vezetője a felelős. 4.) Az eljárás során hozott döntésekért a Közgyűlés, a Közgyűlés Elnöke, illetve a Bizottság felel. 5.) A Kbt. rendelkezéseinek mellőzésével lefolytatott eljárásokért a Közgyűlés Elnöke a felelős. 6.) Az eljárások alapján megkötött szerződések szabályszerű teljesítéséért, illetve módosításának jogszerűségéért a Közgyűlés Elnöke a felelős. V. Fejezet In house megállapodások megkötésére vonatkozó rendelkezések 1.) A Kbt. 9. (1) bekezdés h) - j) pontjának hatálya alá tartozó megállapodások előkészítése a szerződés tárgya szerint illetékes osztályvezető feladatkörébe tartozik. 2.) A megállapodás megkötése tárgyában meghozandó döntés a Bizottság hatáskörébe tartozik. 12

13 VI. Fejezet Jogorvoslati eljárással kapcsolatos feladatok 1.) Az Önkormányzat közbeszerzési eljárását érintő, a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt indult jogorvoslati eljárásról a főjegyző haladéktalanul köteles a Közgyűlés Elnökét és a Bizottságot tájékoztatni. 2.) A Közbeszerzési Döntőbizottsági, illetőleg bírósági eljárásban az Önkormányzat jogi képviseletéről az adott eljárásban a Közgyűlés Elnöke dönt. 3.) Ha a Közbeszerzési Döntőbizottság a jogorvoslati eljárás eredményeként megsemmisíti az eljárást lezáró ajánlatkérői döntést a közbeszerzési eljárás további vitelére vonatkozó döntéseket a Közgyűlés Elnöke, illetve a külső lebonyolító szakvéleménye és javaslata alapján a Bizottság hozza meg. 4.) A jogorvoslati eljárással érintett közbeszerzési eljárás dokumentumait legalább 5 évig meg kell őrizni. VII. Fejezet A közbeszerzési eljárás belső ellenőrzésének rendje 1.) A közbeszerzésekkel, illetőleg a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos belső ellenőrzési feladatok végzése során a hatályos jogszabályokban meghatározott, a közbeszerzési eljárások ellenőrzésére vonatkozó előírások szerint kell eljárni. 2.) A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzésének részletes szabályait a Közgyűlés Elnöke és a Főjegyző a Belső Ellenőrzési Szabályzatban állapítja meg. VIII. Fejezet A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések 1.) A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésekről (a továbbiakban: beszerzés) dönteni az alábbiakban lehet, figyelembe véve az Önkormányzat és a Hivatal belső szabályzataiban foglaltakat: 1.1. a nettó ,-Ft összeget meghaladó beszerzés esetén dönteni legalább három ajánlat alapján lehet. Az ajánlatok bekéréséről beleértve az ajánlatkérés tartalmát és az ajánlattételre felkérésre kerülő ajánlattevők kiválasztását is a Közgyűlés Elnöke dönt a nettó ,- Ft összeget meg nem haladó beszerzéseket elegendő megrendelés útján teljesíteni. 13

14 2.) Az ajánlatkérés során fontos szempont kell legyen, hogy a felkért gazdasági szereplők lehetőleg mikró-, kis-, vagy középvállalkozások körébe tartozzanak, és megyei székhellyel, illetve telephellyel rendelkezzenek. 3.) A Közgyűlés Elnöke, a felhívásban meghatározott értékelési szempontok alapján a bonyolító szakmai javaslata alapján rangsorolja és bírálja el az ajánlatokat. Az eljárás nyertese az, aki a felhívásban rögzített feltételek teljesítése mellett a legkedvezőbb ajánlatot tette. II. Rész A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal, mint ajánlatkérőre vonatkozó rendelkezések I. Fejezet A közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendje 1. A közbeszerzési eljárások tervezése, előkészítése és lefolytatása 1.1. A Hivatal minden évben éves összesített közbeszerzési tervet készít Az éves összesített közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a több évre áthúzódó építési beruházásokat, továbbá a több évre vonatkozó szolgáltatásokat Az éves összesített közbeszerzési terv összeállítása a téma szerint érintett osztályvezető javaslatát követően, a Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály feladata Az éves összesített közbeszerzési tervet, a költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig kell elkészíteni, és az önkormányzat honlapján közzétenni A közbeszerzési tervet előre nem látható okból előállt beszerzési igény esetén módosítani kell. A módosítást indokolni szükséges. A módosítás előkészítésére, előterjesztésére és elfogadására a közbeszerzési tervre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni A közbeszerzési tervet, illetőleg esetleges módosításait a Főjegyző hagyja jóvá. 14

15 2. A közbeszerzési eljárások előkészítése: 2.1. A közbeszerzési eljárások (a továbbiakban: eljárás) előkészítése keretében: a beszerzés tárgyának, mennyiségének pontos meghatározása az eljárás becsült értékének határozása a Kbt ban írtak szerint, az eljárással kapcsolatos feladatleírás, műszaki leírás elkészítése, ezen adatoknak a közbeszerzési eljárások lefolytatásával az ajánlatkérő által megbízott szervezet részére történő továbbítása, valamint az eljárás megindítása előtt szükséges döntések meghozatalát segítő előterjesztések elkészítése a beszerzés tárgya szerint érintett osztály feladatkörébe tartozik, ahol ezen feladatokat az osztályvezető által kijelölt témafelelős végzi Az eljárás megindításáról és lezárásáról a Főjegyző dönt, azonban a 10 millió Ft-ot meghaladó becsült érték esetén, az eljárást lezáró döntés meghozatala a Közgyűlés hatáskörébe tartozik. 3. A közbeszerzési eljárások lefolytatása: 3.1. Az eljárások megindításának kezdeményezése a beszerzés tárgya szerint érintett osztály feladata. Az eljárás megindítására a közbeszerzés tárgya szerinti illetékes osztály vezetője tesz javaslatot Az ajánlatkérő által megbízott szervezet vezetője felel azért, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatása mindenben megfeleljen a Kbt. előírásainak A megbízott szervezet feladataihoz tartozik: a) az eljárás megindító felhívás közzététele, vagy az ajánlattevőknek történő közvetlen megküldése, b) az ajánlattevő tájékoztatása, a konzultáció és a helyszíni szemle(helyszíni bejárás) megszervezése, c) az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok elkészítése és aláírása d) jelenléti ívek készítése, és vezetése, e) az ajánlatok átvételének és bontásának megszervezése, f) az értékelésben résztvevő bíráló bizottság tájékoztatása, munkájának megszervezése, g) az ajánlatok formai és tartalmi szempontból történő értékelése, e tárgyban javaslat készítése a bíráló bizottság részére, hiánypótlás, felvilágosítás és indokolás-kérés tervezetének elkészítése, azok ajánlattevők felé történő megküldése, h) a jegyzőkönyvek elkészítése, i) szakértők bevonásának kezdeményezése, j) a bíráló bizottság szakvéleményének és a tagok egyéni értékelő lapjainak elkészítése és a témafelelősnek történő megküldés útján döntésre történő felterjesztése, 15

16 k) az eljárás eredményéről szóló összegzés és tájékoztató elkészítése, l) az iratok, dokumentumok ajánlatkérő részére történő átadása, illetve az ajánlatkérő által biztosított elektronikus rendszerbe történő feltöltése, m) az éves statisztikai összegzéshez szükséges adatok biztosítása, n) döntést követően a megkötött szerződés publikálása a Közbeszerzési Hatóság honlapján, o) az esetleges szerződésmódosításról hirdetmény közzététele, p) az eljárásokról készült összegzések ajánlattevők részére történő kiküldése, q) jelen szabályzatban meghatározott egyéb feladatok végrehajtása, r) mindazon feladatok ellátása, mellyel a Közgyűlés Enöke, illetve a Főjegyző megbízza. 3.4.) Az eljárás során az ajánlatkérő munkáját legalább 5 tagú bíráló bizottság segíti. A bíráló bizottság tagjait a Főjegyző jelöli ki. 3.5.) A bíráló bizottság 3 tagjának a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkeznie. A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és közbeszerzési dokumentációk elkészítése, valamint az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel. A Főjegyző a részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló közbeszerzési eljárások esetén köteles felelős akkreditált közbeszerzésit tanácsadót bevonni. 3.6.) A bíráló bizottság tagjai feladatukat célfeladatként látják el. A Főjegyző a bíráló bizottsági tagok részére kijelölésükkel egy időben díjazást állapíthat meg. 3.7.) A bíráló bizottság feladata: ) megvizsgálja a beérkezett ajánlatokat/részvételre jelentkezéseket a közbeszerzési eljárások lefolytatásával az ajánlatkérő által megbízott szervezet által előkészített értékelés alapján formai és tartalmi szempontból, ) döntési javaslatot készít a Főjegyző részére a közbeszerzési eljárások lefolytatásával, az ajánlatkérő által megbízott szervezet által előkészített hiánypótlás, felvilágosítás, indokolás-kérésről, ) dönt az ajánlatoknak, részvételi jelentkezéseknek az ajánlati/részvételi felhívásban, illetve dokumentációban közzétett és meghatározott értékelés szempontok alapján a közbeszerzési eljárások lefolytatásával megbízott szervezet által előkészített értékelési javaslatról, ) javaslatot tesz az alkalmasnak ítélt, illetve az alkalmatlannak ítélt ajánlattevőre/részvételre jelentkezőre, ) a közbeszerzési eljárások lefolytatásával megbízott szervezet útján, szakvéleményt és döntési javaslatot készít a döntéshozó részére, javaslatát a Kbt. szerint írásban indokolja. 16

17 II. Fejezet Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek 1.) A közbeszerzési eljárásban részt vevő személyek kijelölése esetén figyelemmel kell lenni a Kbt a szerinti meghatározott összeférhetetlenségi szabályokra. 2.) A bíráló bizottsági tagoknak, illetve az eljárásba bevont személyeknek írásbeli nyilatkozatot kell tenniük arról, hogy a Kbt.-ben meghatározott összeférhetetlenség személyükre vonatkozóan nem áll fenn. Az eljárás során tudomásukra jutott információkkal, adatokkal, az ajánlattevőket nem segítik és az adatokat az eljárás befejezése előtt és azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozzák. 3.) A Közgyűlés hatásköre: 3.1. dönt az eljárás lezárásáról 10 millió Ft-ot becsült értéket meghaladó eljárás esetén, 3.2. figyelemmel kíséri a Hivatal által indított közbeszerzési és beszerzési eljárásokat, azokról tájékoztatást kérhet. 4.) A Főjegyző hatásköre: A) Meghozza a közbeszerzési eljárások lefolytatásával, az ajánlatkérő által megbízott szervezet véleménye alapján az eljárás során szükséges döntéseket az alábbiak vonatkozásában: a) dönt felelős akkreditált közbeszerzési tanácsadó bevonásáról azokban az esetekben is, amikor annak igénybe vétele egyebekben nem kötelező, b) dönt a közbeszerzési eljárás megindításáról értékhatártól függetlenül, c) az eljárást megindító felhívás módosítása, visszavonása. (Kbt. 53., Kbt. 55 ), melyről a Közgyűlést a soron következő ülésén tájékoztatja, d) az ajánlattételi, részvételi határidő módosítása, ( Kbt. 52. (3)-(5), 56. (4) e) előzetes vitarendezésre vonatkozó álláspont jóváhagyása, ezzel összefüggésben hiánypótlás elrendelése, eljárást megindító felhívás és dokumentáció módosítása (Kbt. 80. ), f) az eljárás felfüggesztése (Kbt (3), g) az ajánlatok érvénytelensége, ajánlattevők kizárása a Kbt. 73. és 74. alapján, továbbá a 72. (3) bekezdés, h) ajánlatok elbírálásáról készített írásbeli összegzés módosítása a Kbt. 79. (4) és (5) bekezdés alapján i) a szerződéskötés időpontjának módosítása a Kbt (6) bekezdés alapján, tekintettel a Kbt (5) és (8) bekezdésére. B) Megbízza a bíráló bizottság tagjait, 17

18 C) Dönt a közbeszerzési eljárás lezárásáról 10 m Ft becsült értéket meg nem haladó beszerzések esetén, D) Jóváhagyja a Hivatal éves statisztikai összegzését. 5.) A döntés alapján készült dokumentumokat - beleértve az eljárás alapján készült szerződéseket is - a Főjegyző, akadályoztatása esetén a Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott helyettesítési rend alapján felhatalmazott személy írja alá. III. Fejezet A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 1.) Jelen szabályzatban rögzített közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet az önkormányzat honlapján - az esetleges módosításokkal együtt - közzé kell tenni, és biztosítani kell, hogy legalább 5 évig folyamatosan elérhető legyen. A közzétételről a Szervezési, Jogi és Pénzügyi feladatokat ellátó belső szervezeti egység vezetője gondoskodik. 2.) Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülő valamennyi dokumentálási kötelezettség, az eljárások lefolytatásával megbízott szervezet feladata. 3.) Az eljárás során valamennyi dokumentumot írásban kell elkészíteni, és az egyes eljárási cselekményeket a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően írásban kell rögzíteni. 4.) Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig az ajánlatkérő irattárában meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell őrizni. 5.) Az ajánlatkérő nevében a Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály, a tárgyévi beszerzésekről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegzést készít, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig a Közbeszerzési Hatóságnak megküld. 6.) Az egyes közbeszerzési eljárások Kbt.-ben és egyéb jogszabályban előírt dokumentálásáról, szabályszerű lefolytatásáról, az eljárás eredmények közléséről, közzétételéről, és a szerződés megkötésre történő előkészítéséről, valamint az eljárás során felmerülő valamennyi hirdetmény közzétételéről (az ajánlatkérő/ költségén), a közbeszerzési eljárások lebonyolításával megbízott szervezet köteles gondoskodni. 18

19 IV. Fejezet Az eljárásba bevont személyek, az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelősségi köre 1.) Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés Kbt.-ben foglalt határidőre történő elkészítéséért és továbbításáért a Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály osztályvezetője a felelős. 2.) Az eljárások előkészítésének és lefolytatásának szabályszerűségéért, illetve jogszerűségéért, azok adminisztrálásáért és a szerződés teljesítéséről szóló hirdetmény közzétételéért, a Kbt. által előírt publikációs kötelezettség teljesítéséért, a közbeszerzési eljárások lebonyolításával megbízott szervezet a felelős. 3.) Az eljárások előkészítése során a I. fejezet 2. pontjában foglalt feladatok ellátásáért, a szerződések teljesítésének ellenőrzéséért, illetve az eljárás során keletkezett és a közbeszerzési eljárások lebonyolításával megbízott szervezet által átadott iratok megőrzésért, a nyilvánosság biztosításáért az eljárást kezdeményező Osztály vezetője és a megbízott szervezet vezetője a felelős. 4.) Az eljárás során hozott döntésekért a Főjegyző felel. 5.) A Kbt. rendelkezéseinek mellőzésével lefolytatott eljárásokért a Főjegyző a felelős. 6.) Az eljárások alapján megkötött szerződések szabályszerű teljesítéséért, illetve módosításának jogszerűségéért a Főjegyező a felelős. V. Fejezet In house megállapodások megkötésére vonatkozó rendelkezések 1.) A Kbt. 9. (1) bekezdés h) - j) pontjának hatálya alá tartozó megállapodások előkészítése a szerződés tárgya szerint illetékes osztályvezető feladatkörébe tartozik. 2.) A megállapodás megkötése tárgyában meghozandó döntés a Főjegyző hatáskörébe tartozik. VI. Fejezet Jogorvoslati eljárással kapcsolatos feladatok 1.) A Hivatal közbeszerzési eljárását érintő, a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt indult jogorvoslati eljárásról a Főjegyző köteles tájékoztatni a Közgyűlés Elnökét. 2.) A Közbeszerzési Döntőbizottsági, illetőleg bírósági eljárásban a Főjegyző dönt az adott eljárásban a jogi képviseletről. 19

20 3.) Ha a Közbeszerzési Döntőbizottság a jogorvoslati eljárás eredményeként megsemmisíti az eljárást lezáró ajánlatkérői döntést a közbeszerzési eljárás további vitelére vonatkozó döntéseket a Főjegyző hozza meg. 4.) A jogorvoslati eljárással érintett közbeszerzési eljárás dokumentumait legalább 5 évig meg kell őrizni. VII. Fejezet A közbeszerzési eljárás belső ellenőrzésének rendje 1.) A közbeszerzésekkel, illetőleg a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos belső ellenőrzési feladatok végzése során a hatályos jogszabályokban meghatározott, a közbeszerzési eljárások ellenőrzésére vonatkozó előírások szerint kell eljárni. 2.) A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzésének részletes szabályait a Közgyűlés Elnöke és a Főjegyző a Belső Ellenőrzési Szabályzatban állapítja meg. VIII. Fejezet A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések 1.) A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésekről (a továbbiakban: beszerzés) dönteni az alábbiakban lehet, figyelembe véve az Önkormányzat és a Hivatal belső szabályzataiban foglaltakat: a. a nettó ,-Ft összeget meghaladó beszerzés esetén dönteni legalább három ajánlat alapján lehet. Az ajánlatok bekéréséről beleértve az ajánlatkérés tartalmát és az ajánlattételre felkérésre kerülő ajánlattevők kiválasztását is a Főjegyző dönt. b. a nettó ,- Ft összeget meg nem haladó beszerzéseket elegendő megrendelés útján teljesíteni. 2.) Az ajánlatkérés során fontos szempont kell legyen, hogy a felkért gazdasági szereplők lehetőleg mikró-, kis-, vagy középvállalkozások körébe tartozzanak, és megyei székhellyel, illetve telephellyel rendelkezzenek. 3.) A Főjegyző, a felhívásban meghatározott értékelési szempontok alapján rangsorolja és bírálja el az ajánlatokat. Az eljárás nyertese az, aki a felhívásban rögzített feltételek teljesítése mellett a legkedvezőbb ajánlatot tette. 20

21 III. Rész Záró Rendelkezések 1.) A Szabályzat a kihirdetését követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit a hatályba lépése után megkezdett közbeszerzésekre, beszerzésekre, valamint megkötött közbeszerzési szerződésekre és jogorvoslati eljárásokra kell alkalmazni. 2.) Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti az 52/2013. (XI. 15.) B.A.Z.M.ÖNK. határozattal elfogadott Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata. 3.) Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Kbt. előírásait, valamint az Önkormányzat és a Hivatal belső szabályzataiban foglalt eljárási rendet kell alkalmazni. Miskolc, február Török Dezső a Közgyűlés Elnöke Dr. Kovács János Főjegyző 21