Színház- és Filmművészeti Egyetem. Pénzkezelési

Átírás

1 Színház- és Filmművészeti Egyetem Pénzkezelési S Z A B Á L Y Z A T 2013.

2 Tartalomjegyzék Megnevezés Oldal I. Általános rész 3. II. A pénzkezelés részletes szabályai A pénzforgalom biztosításának rendje Az intézmény által alkalmazott fizetési módok A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei, felelősségi 9. szabályok 3.1. Készpénzkezelés Házipénztár A házipénztár működése Szervezési jegypénztár 26. III. Kiküldetésre vonatkozó előírások Belföldi kiküldetés Külföldi kiküldetés 29. IV. Számlázás rendje 35. Mellékletek 1. Nyilatkozat Felelősségvállaló nyilatkozat Jegyzőkönyv-pénztári eltérés esetére Páncélszekrénykulcs nyilvántartás Pénztár átadás-átvételi jegyzőkönyv Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére Kimutatás a visszavonásig érvényes meghatalmazásokról Viszonteladói megállapodás Rendelkezési lap Napidíj Nyilatkozat Saját gk. használat költségtérítése 49. 2

3 I. Általános rész A számvitelről szóló évi C. törvény 14. (8) bekezdése, valamint a 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet a költségvetés alapján gazdálkodó szervek számviteli politikájának kötelező tartalmi elemévé tette a pénzkezelési szabályzat elkészítését. E kötelezettségnek eleget téve a Színház- és Filmművészeti Egyetem házipénztárában tartott készpénzeinek és egyéb értékeinek, valamint az előirányzat-felhasználási keretszámlán, bankszámlákon lebonyolított pénzforgalmának kezelése szabályozásra került. A pénzkezelési szabályzatban foglalt eljárási rend betartásával Intézményünk a jogszabályban előírt tervezési, nyilvántartási, beszámolási, vagyon védelmi, hatékony, szabályos gazdálkodás követelményének eleget tesz. A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, közalkalmazottaira, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre, hallgatókra, kivéve azon előírásokat, amelyekre az egyetemek közötti egyezmények, megállapodások az irányadók. Tárgyi hatálya kiterjed valamennyi pénzkezelési folyamatra. A Pénzkezelési Szabályzat kialakításánál figyelembe vett jogszabályok: - a számvitelről szóló évi C. tv. (Szt.), - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.245.) Korm. rend. (Áhsz.), - a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökről szóló 227/2006. (XI.20.) Korm.rend., - a pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII.6.) MNB rendelet, - a pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló évi LXXXV. tv., 3

4 - az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV.21.) PM rendelet, - az államháztartásról szóló évi CXCV. tv. (Áht.), - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rend. (Ávr.), - az adózás rendjéről szóló évi XCII. tv., - a MÁK pénzkezeléshez kapcsolódó szabályzatai, köriratai. II. A pénzkezelés részletes szabályai A Színház-és Filmművészeti Egyetem a Magyar Államkincstár ügyfele, költségvetéssel rendelkező, önállóan gazdálkodó központi költségvetési szerv. Az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv, részére a kincstár havonta a működési költségvetésre jutó központi támogatás időarányos, a felhalmozási költségvetésre eső központi támogatás teljesítésarányos részének megfelelő összegű előirányzat-felhasználási keretet nyit. Előirányzatok felhasználása a kincstár nyilvántartja az eredeti költségvetési előirányzatokat, azok módosítását és a jóváhagyott (aktuális) előirányzatokat. fogadja a bevételeket és teljesíti átutalási megbízások alapján a kifizetéseket. tranzakciós kódok alkalmazása útján rögzíti és nyilvántartja a különböző típusú kiadásokat és bevételeket kiemelt előirányzatok szerint. a keretszámla javára és terhére írt összegekről naponta számlakivonatot küld és havonta halmozottan is adatszolgáltatást nyújt az előirányzatok és teljesítések alakulásáról. a számla vezetéséért jutalékot számít fel, tranzakciós díjat számít fel, saját hibáját helyesbíti, melyről értesíti a számlatulajdonost. 4

5 A Kincstár által a tárgyhavi és halmozott forgalomról készített táblázatot (PJ02) havonta a főkönyvi könyveléssel egyeztetni kell és az esetleges eltérések rendezéséről kiegészítő szelvényt kell benyújtani. Az intézményi saját bevételek előírásai és beszedési kötelezettsége az Egyetem feladata. Az Irányító Szerv által jóváhagyott kötelezettségvállalással terhelt előirányzat maradvány összege az intézményi hatáskörben történt módosítás alapján a bevételi és kiadási előirányzat összegét növeli. Az államháztartási rendszerben ex ante ellenőrzésnek tekinthető a kincstári gazdálkodás, ahol a tényleges pénzkiadás előtt az arra felhatalmazott szervezet felülvizsgálja a pénzkiadás jogosságát. 1. A pénzforgalom bonyolításának rendje A pénzforgalom bonyolítása történhet: - MÁK számlákon keresztül, - egyéb bankszámlákon keresztül (OTP, ERSTE Bank), - kincstári kártyával, - csekken, - készpénzben. Az egyetem pénzforgalmának lebonyolítása a Magyar Államkincstár közreműködésével, a kincstári egységes számlán (KESZ) keresztül történik. Pénzforgalom bonyolítására szolgáló számlák: Kincstárnál megnyitott egyetemi számlák: Előirányzat felhasználási keretszámla Ezen a számlán írja jóvá a Kincstár az Irányító szerv által átutalt havi előirányzat-felhasználási kereteket, az intézményt megillető bevételeket, illetve teljesíti a kiadásokat. 5

6 További kincstári számlák: Felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla Európai Uniós program célelszámolási forintszámla TÁMOP-4.2.2/B-10/ Devizaszámlák: Erasmus Mobilitás program számlája Eramus Mundus program számlája (eredeti: Leonardo program) CIAKL program számlája OTP Banknál megnyitott számla: Lakásép. és vás. munk. támogatás szla Ezen a számlán a munkáltató lakásépítés-vásárlás támogatásával összefüggő pénzügyi műveleteket kell lebonyolítani. Erste Banknál megnyitott számla: Közérdekű kötelezettségvállalás számla Ezen a számlán a különböző magánszemélyek által felajánlott adomány összegek tőkéje és kamata kerül elszámolásra. A számláról analitikus nyilvántartást vezet a Gazdasági Hivatal pénzgazdálkodásért felelős munkatársa adományozónkénti bontásban. Számlák feletti rendelkezési jogosultság: A számlák feletti rendelkezési joggal felruházott személyeket, azok aláírásait, valamint a használandó bélyegzőlenyomatot a költségvetési szerv vezetője által aláírt aláírás-bejelentő nyomtatványon köteles bejelenteni a Gazdasági osztály pénzgazdálkodásért felelős munkatársa. Minden számlához külön aláírásbejelentőt kell benyújtani. Az aláírók személyének kijelölése a gazdasági főigazgató feladata. A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az 6

7 aláírás-bejelentés visszavonásáig érvényesek. Amennyiben a rendelkezésre jogosultak személyében változás következik be az aláírás-bejelentés módosítására az intézkedést haladéktalanul meg kell tenni. A számlák feletti rendelkezés jogát aláírás helyett elektronikus kódolás kártyák alkalmazásával is gyakorolhatják. Ebben az esetben a fizetési megbízások kettős aláírói a gazdasági főigazgató által meghatározott személyek lehetnek, akik nevei a személyes beazonosítás céljára bejelentésre kerültek. Az Egyetem számlái felett az intézmény által a számlavezető bankhoz bejelentett közalkalmazottak rendelkeznek. A rendelkezéshez a Közérdekű kötelezettségvállalás számla kivételével - a bejelentettek közül két személy együttes aláírása és a bejelentett bélyegző lenyomatának használata szükséges. A nyilvántartások egyeztetése: Az előirányzat-felhasználási keretszámlán, a hallgatói önköltség és adomány számlán, a devizaszámlán, egyéb számlákon és a pénztárban lebonyolódó pénzforgalom főkönyvi könyvelése a SALDO elnevezésű számítógépes integrált ügyviteli rendszer segítségével történik. Az Egyetem rendelkezésére álló egyéb pénzeszközök bankszámláinak pénzforgalmáról bankszámlánként külön analitikus nyilvántartás szükséges (devizabetét számla, lakásépítés- és vásárlás munkáltatói támogatása számla, közérdekű kötelezettségvállalások számla). 2. Az intézmény által alkalmazott fizetési módok: A kincstári körön belül az egyes szervezetek kifizetéseit a Kincstár átvezetéssel, a kincstári körön kívül a kiadásokat és bevételeket pénzforgalmilag teljesíti. - pénzforgalmi számlák közötti fizetések: egyszerű átutalás, csoportos átutalás, 7

8 kártyával kezdeményezett átutalás, beszedés - készpénz-helyettesítő fizetések: kártya, elektronikus pénzeszköz, csekk - készpénzfizetés Az Egyetem előirányzat-felhasználási keret számlájára beérkező bevételek jóváírása - átutalási megbízás, vagy - készpénz-átutalási megbízás alapján történik a beérkezést követő banki napon. Átutalással érkeznek az alábbi bevételek: - havi időarányos költségvetési előirányzat-felhasználási keret - hallgatók által fizetett térítési díjak, - kiszámlázott termékek és szolgáltatások ellenértéke - átvett pénzeszközök Készpénz-átutalás alapján történik a jóváírás: - hallgatók által fizetendő térítési díjak (felvételi díj, tandíj), - ruhatári jegybevétel, - színházjegy bevétel, - engedélyezett napi záró pénztárkészletet meghaladó készpénz befizetése - házipénztárba közvetlenül befizetett bevételek. A készpénz-átutalási megbízás az Egyetem megrendelése alapján nyomdailag kerül legyártásra. Két részből áll: - feladóvevény, - készpénz-átutalási nyomtatvány. 8

9 A készpénz-átutalási megbízásnak tartalmaznia kell a számlatulajdonos nevét és számlaszámát, a befizetés jogcímét, a bevétel jellegére utaló tranzakciós kódot és a befizető azonosítót. A hallgatói térítési díjak befizetéséhez kizárólag a Felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számlához készült csekk használható. Az előirányzat-felhasználási keretszámla megterhelése az Egyetem által kiállított átutalási megbízás alapján történik. Az átutalási megbízás kiállítása kézzel, írógéppel vagy számítógépes program útján történhet érvényesített és utalványozott alapbizonylat alapján. A benyújtott nyomtatvány közlemény rovatának utolsó 7 pozíciójában a pénzügyi műveletet beazonosító tranzakciós kódot fel kell tüntetni. 3. A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei, felelősségi szabályok 3.1 Készpénzkezelés Házipénztár: Az egyetem feladatai ellátásához, valamint működtetéséhez szükséges készpénzt (forint és valuta) megőrzésére, forgalmazásának lebonyolítására kijelölt helyiség, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó berendezések vannak. Pénzkezelő hely: állandó vagy eseti ellátmányt kezelő helyek, a csak befizetést vagy csak kifizetést kezelő helyek pénzforgalmának lebonyolítására. A Színház- és Filmművészeti Egyetem házipénztára tűzbiztos, betörésbiztos páncélszekrénnyel, biztonsági szerkezettel felszerelt helyiségben működik. Cím: 1088 Budapest, Vas u. 2/c. III. em. 36. sz. Nyitvatartási idő: A pénztári órák rendjét a pénztár ajtóra, ki kell függeszteni. A Színház- és Filmművészeti Egyetem pénzkezelő helyei: 9

10 - jegypénztár, a színházi előadások jegyeinek értékesítéséből származó bevétel beszedésére (1088. Budapest, Vas u. 2/b.) - produkciós iroda, a filmforgatásokhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Szentkirályi u. 32/a.) - díszítő-, bútor-, és kelléktár, a színházi produkciókhoz és vizsgákhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) - jelmeztár, a színházi produkciókhoz és vizsgákhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) - színházi produkciós iroda, a színházi produkciókhoz és vizsgákhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) - műszaki ügyintéző, az üzemeltetéssel kapcsolatos kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) Az egyetem készpénzkezelését, a házipénztár zavartalan és biztonságos működését az alábbi feladatkörök ellátásával megbízott személyek útján a gazdasági főigazgató köteles biztosítani: - pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs, - pénztárellenőr, - pénztárellenőr helyettes, - érvényesítő(k), - utalványozó(k). Az egyes feladatok ellátásánál a következő összeférhetetlenségi szabályokat kell figyelembe venni: - egy munkanapon nem lehet azonos személy az utalványozó és a pénzügyi ellenjegyző, az érvényesítő és a pénztárellenőr, - az érvényesítő és a pénztárellenőr nem lehet ugyanaz a személy, - nem lehet megbízni a pénztárosi feladatokat ellátó munkatársat a pénzforgalmi számlák feletti önálló rendelkezési jogosultsággal, pénztárellenőri feladatokkal, utalványozási joggal, pénztár és 10

11 pénzforgalmi számla-forgalom könyvelésével, a pénztárban tárolt idegen pénzek és értékek feletti rendelkezési joggal Házipénztár A házipénztár az Egyetem feladatainak ellátásához, működéséhez szükséges - készpénz, - egyéb értékek, - szigorú számadású bizonylatok megőrzésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiségrész. A házipénztár a Gazdasági Hivatal Gazdasági Osztályának keretében, a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs kezelésében, a gazdasági főigazgató szakmai felügyelete és a gazdasági osztályvezető közvetlen irányítása alatt működik. A házipénztárban kizárólag a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs és a gazdasági osztályvezető által arra felhatalmazott személy tartózkodhat. A házipénztárt a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs (pénzkezelési előadó) önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs, a pénztárosi feladatokat ellátó munkatársat helyettesítő munkatárs és a pénztár ellenőrzési feladatokat ellátó munkatárs csak e feladatok ellátására szakmailag alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazoló személy lehet, akivel szemben az összeférhetetlenség nem állhat fenn A házipénztár működése Házipénztár pénzellátása A házipénztári kifizetések lebonyolításához szükséges készpénz felvétele a MÁK szabályai szerint az átutalási megbízáshoz csatolt szigorú számadásúnak minősített készpénzfelvételi utalvánnyal történik (P.101.(T)). 11

12 A készpénz felvételi utalványt és/vagy átutalási megbízást aláírás után át kell adni annak a személynek, akit megbíznak a pénz és /vagy nyomtatvány szállításával a bank és az Egyetem között. A pénz felvételére és szállításra az alábbi személyek kapnak megbízást: - pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs - műszaki ügyintéző - kézbesítő - gépkocsivezető. Az előirányzat-felhasználási keretszámlán történő jóváírások és terhelések forgalmának elszámolásáról és a keretszámla egyenlegéről a Kincstár naponta számlakivonatot küld. A számlakivonat alapján a napi könyvelés megtörténtekor egyeztetni szükséges a keretszámla egyenlegét. Az egyező könyvelés után a számlakivonat sorszámának megfelelő sorrendben, a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni és tárolni. A házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletű pénzeszköz, folyamatos rendelkezésre állásáért a pénztárosi feladatok ellátásával megbízott munkatárs a felelős. Neki kell gondoskodnia a készpénz igényléséről, a pénzfelvétel megszervezéséről, a készpénz bevételezéséről. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs a kifizetésekhez szükséges készpénzt a gazdasági főigazgató vagy a gazdasági osztályvezető engedélye alapján igényli a pénzintézettől. Ennek megfelelően a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs feladatai: - a pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt, átutalási megbízást, valamint szükség szerint az átutalási megbízást kiegészítő szelvényt, - gondoskodik az aláírásokról az aláírásra jogosultság figyelembe vételével, - kiállítja a címletjegyzéket, 12

13 - a házipénztárba befolyt bevétel kiadások teljesítésére felhasználható, amelyről kiegészítő szelvény nyújtandó be a MÁK-ba, - a záró pénzkészletet meghaladó összeget be kell fizetni az intézmény előirányzat-felhasználási keretszámlájára vagy a hallgatói önköltség és adomány számlájára. Záró pénzkészlet meghatározása A napi forgalom-lebonyolítása és a napi zárás után az Egyetem pénztárában maximum Ft készpénz tartható. A napi készpénzforgalom, illetve záró pénzkészlet megállapításánál figyelembe kell venni a valutában lévő pénzkészletet (MNB árfolyamon), nem kell számításba venni az elszámolásra kiadott összegeket. Az Ft kereten felüli összeget pénztárzárlat előtt, kiadási pénztárbizonylat kitöltésével az Egyetem előirányzat-felhasználási keret számlájára vagy a hallgatói önköltség és adomány számlájára be kell fizetni. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs köteles év végén az utolsó munkában töltött napon, az előirányzat-felhasználási keretszámlára és a hallgatói önköltség és adomány számlára befizetni a meglévő összes készpénzt. Pénzmegőrzés és tárolás A házipénztár pénzkészletét páncélszekrényben kell tárolni. A páncélszekrény kettős zárral működik, a kulcsokat lezárt lemezkazettában a Vas u. 2/c. alatti épület portáján őrzik, a kazetta egyik kulcsa a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs magánál tartja, a másolat lezárt borítékban a GH páncélszekrényében helyezik el. A kulcsok másolatát, a pénzkezelési előadó, pénztárellenőr, a gazdasági osztályvezető által aláírt és lepecsételt, zárt borítékban a GH páncélszekrényébe kell átadni őrzésre. A pénztári kulcsok helyéről, a változásokról nyilvántartást kell vezetni a szabályzat mellékletében meghatározottak szerint. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs közvetlen távolmaradása esetén a pénztárellenőr és 13

14 a gazdasági osztályvezető együtt nyitják fel a páncélszekrényt, a pénztárbizonylatok alapján ellenőrzik a pénzkészletet, és pénztárzárlatot készítenek. A pénztárzárlat megtörténtéről jegyzőkönyvet vesznek fel, és az esetleges eltérést rögzítik. Amennyiben a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs a pénztárszolgálat ideje alatt technikai okok miatt kis időre a pénztárat elhagyja, köteles a pénzt elzárni és a kulcsot magával vinni. A páncélszekrény kulcsainak rongálódását, elvesztését, a zár elromlását a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársköteles azonnal jelenteni a gazdasági osztályvezetőnek, aki haladéktalanul intézkedik a helyreállításról. A készpénzszállítás szabályai A készpénz szállítása a pénzfelvételre felhatalmazott személyek kötelessége. A készpénz szállítása minden esetben csak jelzést adó pénzszállító táskában történhet. A szállított pénzösszeg nagyságától függően: Ft alatt: 1 fő pénzszállító Ft és Ft között: 1 fő pénzszállító és gépkocsi, Ft, Ft között: 1 fő pénzszállító, 1 fő kísérő, gépkocsi Ft feletti összeg szállítására megbízható referenciákkal és biztosítással rendelkező pénzszállító szervezetet kell igénybe venni. A pénz szállításával megbízott dolgozóknak a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül kell a pénztárba szállítani és ott elhelyezni. A pénz szállításával megbízott dolgozókat a pénz szállítása közben más feladattal megbízni nem szabad, de nem is vállalhatnak olyan feladatot, mely gátolná őket a feladat biztonságos végrehajtásában. A pénz szállításával megbízott dolgozók felelősek a felvett pénzösszegért. A szállítóknak a pénzkötegeket felbontani tilos, annak zárásait, plombáit érintetlenül hagyva kell a pénzkezelési előadónak átadniuk. A pénzszállítók 14

15 felelőssége addig tart, míg a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs az átvett pénzt megszámolja és bevételezi a házipénztárba. Pénztári tájékoztatók Az ügyfelek tájékoztatása érdekében a pénztárhelyiség ajtajára vagy egyéb jól látható helyre ki kell függeszteni a házipénztári órákat. Ügyelni kell arra, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerüljenek az ügyfél-tájékoztatón, hogy az mindig aktuális információt szolgálhasson. Pénzkezelési munkakörök és feladatok -pénzkezelési előadó -helyettes -pénztárellenőr -helyettes -utalványozók -ellenjegyzők -érvényesítő Az érvényesítő és a pénztárellenőr, nem lehet ugyanaz a személy. A házipénztárat, a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs önállóan, elszámolási kötelezettség mellett kezeli. Pénzkezelési előadó A pénzkezelési előadónak kinevezésekor 2 példányos írásbeli nyilatkozatot kell adnia, melyben elismeri, hogy a pénztárt elszámolás kötelezettséggel, teljes anyagi felelősséggel kezeli (1 példányt az irattárban kell megőrizni, 1 példányt a pénzkezelési előadónak). Nyilatkozatot e szabályzat (2. sz.) melléklete tartalmazza. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs csak olyan személy lehet, aki a pénzkezelési előadói feladatok ellátására szakmailag alkalmas és erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezik. 15

16 A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs a rábízott készpénzt, értékeket fajtánként elkülönítve köteles tartani. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs csak valódi és forgalomban lévő pénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is, csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott bankjegy, kivéve, ha az még teljes értékben beváltható. Ha a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt a befizetés céljára nem fogadhatja el. A hamis, vagy a hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) vissza kell tartania és az eredetéről a befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatnia. A jegyzőkönyv felvételénél a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ügyféllel. Az aláírás esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. A hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyről (érméről) elismervényt kell adni a befizető részére. A hamis, vagy hamisnak látszó pénzt és az átvételről készült jegyzőkönyvet további intézkedésre a gazdasági osztályvezetőnek kell átadni. (6. sz. melléklet) Készpénzen kívül a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs kezeli: - a készpénzfelvételi utalványt, egyéb utalványokat, - a pénztárjelentést, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokat, - az egyéb szigorú számadású nyomtatványokat, - a pénztárban elhelyezett egyéb értékeket, kincstári kártyákat és PIN borítékokat. Munkaköréhez kapcsolódóan havonta pénzkezelési pótlék illeti meg, melynek összege bruttó Ft/hó. Kincstári kártyák és PIN borítékok átadása, őrzése Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a bank készíti el. Az elkészített kártyákat és a PIN borítékokat a készpénz felvételére jogosult 16

17 személyek hivatalos meghatalmazással vehetik át. A meghatalmazást a banknál bejelentett aláírással kell ellátni. Az átvételt igazoló aláírást követően, az átvevő és a költségvetési szerv felel ezekért az eszközökért. A gazdasági osztályvezető köteles biztosítani az átvett eszközök biztonságos szállítását. A banktól sértetlen állapotban kell átvenni a kártyákat és a PIN borítékokat, és ugyanilyen állapotban a kézbesítést követően át kell adni a pénzkezelési előadónak. A pénzkezelési előadónak a kártyákról nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus kártyanyilvántartásnak legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia: - a kártyaszámot, - a lejáratot, - a kártyabirtokos nevét, - a kártya és PIN kód kártyabirtokos részére történő átadás dátumát, - az átadó-átvevő aláírásokat, - valamint megjegyzés rovatot, ahová be kell jegyezni az esetleges kártyaletiltást, kártyacserét, a kártya őrzésének helyére vonatkozó változásokat. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársaz arra jogosult személyek részére köteles a kincstári kártyákat és a PIN borítékot átadni. Az átadás-átvétel tényét a kártya adatait tartalmazó nyilvántartásban rögzíteni kell. A kártyát átvételkor a kártyabirtokosnak a hátoldalon lévő aláírás panelon alá kell írnia az Adatlapon szereplő aláírásával egyező módon. A PIN kódot tartalmazó borítékot sértetlenül kell átadni a kártyabirtokos részére, amelyet csak a kártyabirtokos bonthat fel és az abban lévő PIN kódot csak ő ismerheti. Az átvételt követően a kártyabirtokossal nyilatkozatot kell aláíratni, amelyben igazolja, hogy a kártya birtoklásával, valamint a kártyahasználattal, őrzéssel, letiltással, elszámolással kapcsolatos kötelezettségeit megismerte és betartja, illetve ezek megszegése esetén követendő eljárást tudomásul vette. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs egyéb feladatokat csak a munkaköri leírása alapján végez. Nem láthat el, azonban a pénzkezelési előadói munkakörrel összeférhetetlen teendőket. 17

18 Pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs-helyettes A pénzkezelési előadót távollétében a gazdasági osztályvezető által megbízott dolgozó helyettesíti. A helyettesítő csak olyan személy lehet, aki a pénzkezelési előadói feladatok ellátására szakmailag alkalmas és erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezik. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs-helyettes feladata és felelőssége megegyezik a pénzkezelési előadóra előírtakkal. A pénztár átadásánál jelen kell lennie: - az átadónak (pénzkezelési előadónak, vagy akadályoztatása esetén a gazdasági osztályvezetőnek), - az átvevő pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárshelyettesnek, - a pénztárellenőrnek. A pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, a pénztárzárlatot el kell készíteni. A pénzen kívül a kulcsokat, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. A pénzkezelési előadói munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadásnál jelenlévők kötelesek aláírni. (6. sz. melléklet) Így kell eljárni abban az esetben is, ha a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs valamilyen ok miatt nem jelenik meg munkahelyén. Ebben az esetben a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs helyett a gazdasági osztályvezető írja alá a jegyzőkönyvet. Pénztárellenőr A pénzkezelési előadói munka, folyamatos, ügyviteli ellenőrzése, a pénztárellenőr feladata. 18

19 A pénztárellenőri feladatot a gazdasági főigazgató által kijelölt munkatárs végzi, aki szakmailag alkalmas és erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezik. A pénztárellenőr kézjegyével köteles ellátni az ellenőrzött okmányokat, a bevételi és kiadási bizonylatokat, azok mellékleteit, a pénztárjelentéseket. Az ellenőrzés során észlelt eltérés vagy szabálytalanság esetén írásos feljegyzést köteles készíteni a gazdasági osztályvezető részére. Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés Az Egyetem külön szabályzatban határozta meg az - kötelezettségvállalások, - utalványozás, - érvényesítés és ellenjegyzés rendjét, és az arra jogosultakat. Pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs nem kaphat utalványozási jogosultságot. A pénzkezelés bizonylatai A bankszámláról készpénzt felvenni - csak a pénzintézetnél bejelentett személy aláírásával ellátott - készpénzfelvételi utalvány használatával szabad. A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatvány, felhasználásáról utalványonként (nem tömbönként) naprakész nyilvántartást kell vezetni. A pénzkezelési előadónak a pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani a SALDO rendszerben. A pénztári forgalom papír alapú bizonylattömbjeit (bevételi-, kiadási bizonylat, időszaki pénztárjelentés, stb.) használatba vétel előtt a borítólap belső oldalán hitelesíteni kell. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó alapokmányokat. (Készpénzszámla kifizetési jegyzék, kiküldetési elszámolás, ki- és befizetést elrendelő okmány.) 19

20 Amennyiben az alapokmányok valamelyike nem csatolható a pénztárbizonylathoz, abban az esetben a bizonylaton hivatkozni kell az okmányok számára, adataira, őrzési helyére. A pénztárbizonylatokat az integrált ügyviteli rendszerben elektronikusan, üzemszünet esetén, kézírással, tollal kell kiállítani. A kiállított bizonylatokat átírással javítani nem szabad. A rontott gépi bizonylatot sztornírozni kell és újat írni, a kézi pénztárbizonylatot áthúzással javítani oly módon lehet, hogy a rossz összeget úgy kell áthúzni, hogy az olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes összeget. A pénztári bevételek bizonylatolása A házipénztári befizetésekről, a vonatkozó alapokmányokkal egyezően bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani az integrált ügyviteli rendszerben elektronikusan, vagy üzemszünet esetén kézi bizonylatot. (Sz.ny /A) A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Postautalványon érkezett befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénzkezelési előadónak kell aláírásával igazolnia. A bizonylatot kiállító pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs, a bizonylati adatokat ellenőrző pénztárellenőr, az utalványozó és az ellenjegyzést végző is köteles a feladat végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylatot aláírni. A pénztári kifizetések bizonylatolása A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársnak minden pénztári kifizetésről, a vonatkozó okmánnyal egyezően kiadási pénztárbizonylatot az integrált ügyviteli rendszerben elektronikusan, vagy üzemszünet esetén, kézi bizonylatot (Sz.ny ) kell kiállítani. 20

21 A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs kifizetést csak szabályszerűen kiállított, általa érvényesített, a jogosult személyek ellenjegyzésével ellátott bizonylatok alapján teljesíthet. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs utalvány nélkül, vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta alapján kifizetést nem teljesíthet. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársnak kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás (Sz.ny ) ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél, az esetenkénti meghatalmazás helyett, visszavonásig érvényes meghatalmazás (Sz.ny.18-22) is adható. Ezekről a meghatalmazásról, a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs külön nyilvántartást köteles vezetni és a kiadási bizonylat szöveg rovatában - mivel a meghatalmazás ez esetben nem csatolható - hivatkozni kell a nyilvántartási számra. (7. sz. melléklet) A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársnak is alá kell írnia. Az ellenőr és a számviteli előadó, ugyancsak köteles feladata végrehajtásának igazolásával a kiadási pénztárbizonylatot aláírni. A kiadási pénztárbizonylatot átírással, egy példányban kell kiállítani. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat "Melléklet rovatában fel kell tüntetni), majd a bizonylatokat az alapbizonylatokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. Napi pénztárjelentés 21