BENDE ATTILA SZÁMLÁZÁS ÉS NYILVÁNTARTÁS AZ RENDSZERBEN

Átírás

1 BENDE ATTILA SZÁMLÁZÁS ÉS NYILVÁNTARTÁS AZ RENDSZERBEN BEAT-SOFT BUDAPEST, 2009

2 Tartalomjegyzék 1. El szó A program rendszerkövetelményei Hardware követelmények Software követelmények A program indítása Belépés az operációs rendszerb l az Ametiszt-be A nyilvántartó rendszer indulása Kulcsszó rendszer Kulcsszó menü Kulcsszó / Kulcs bekapcsolva Kulcsszó / Kulcs kikapcsolása Kulcsszó / Kulcs kikapcsolva Kulcsszó / Kulcs módosítása Kulcsszó / Felhasználók kezelése Kulcsszó / Jogosultsági szintek Kulcsszó / Kulcs naplózása Beállítások Beállítások menü Beállítások / Nyelv beállítása Beállítások / Egyéb beállítások Beállítások / Mentési helyek beállítása Beállítások / FTP helyek beállítása Beállítások / Modem helyek beállítása Beállítások / Valuták beállítások Beállítások / Árkategóriák beállítása Beállítások / Árazási szabályok Beállítások / Üzletek beállítása Beállítások / Nyomtatók beállítása Beállítások / Vonalkódok csoportok beállítása Beállítások / Vonalkód nélküli termékek Beállítások / Vonalkódok kialakítása Beállítások / Etikettcimke nyomtatása Törzsadatok Törzsadatok / Méretsorok Törzsadatok / Árucsoportok Rendszerkarbantartás Rendszerkarbantartás menü Rendszerkarbantartás / Évkezd nyitás Árukészlet Árukészlet menü Árukészlet / Új áru Árukészlet / Sorrend, Keresés Árukészlet / Módosítás Árukészlet / Nyomtatás Árukészlet / Nyomtatás / Készletlista nyomtatása Árukészlet / Nyomtatás / Vakleltár nyomtatása Árukészlet / Árukészlet lekérdezés Árukészlet / Ár csere Árukészlet / Ár eltérítés

3 8.11 Árukészlet / Csere Árukészlet / Árlista exportálás Árukészlet / Árlista importálás Árukészlet / Vonalkódok nyomtatása Ügyfelek Ügyfelek menü Ügyfelek / Új ügyfél Ügyfelek / Sorrend, Keresés Ügyfelek / Módosítás Ügyfelek / Nyomtatás Ügyfelek / Csere Számlázás Számlázás menü Számlázás / Értékesítés / Els lépés Számlázás / Értékesítés / Második lépés Számlázás / Értékesítés / Harmadik lépés Számlázás / Értékesítés / Kedvezményadás számlasoronként Számlázás / Értékesítés / Kedvezményadás egyszerre Számlázás / Értékesítés készpénzfizetéssel Számlázás / Értékesítés / Nyomtatás Számlázás / Szolgáltatások Számlázás / Pénztári bevétel Számlázás / Pénztári kiadás Számlázás / Bizonylatok exportálása Számlázás / Bizonylatok importálása Számlázás / Megrendelések Számlakarton Számlakarton menü Számlakarton / Bizonylatok megtekintése Számlakarton / Keresés a bizonylatok között Számlakarton / Bizonylatok kigy jtése Számlakarton / Bizonylatlista nyomtatása Számlakarton / Részletfizetés Számlakarton / Stornózás sikeresen Számlakarton / Stornózás sikertelenül Számlakarton / Stornó bizonylatok Számlakarton / Értékesítés / Visszavételezés Számlakarton / Visszavételezési bizonylatok Árukarton Árukarton menü / Áru tranzakciók vezetése Ügyfélkarton Ügyfélkarton / Ügyfél tranzakciók vezetése Ügyfélkarton / Használható m veletek és funkcióbillenty k Ügyfélkarton / Részletfizetés Ügyfélkarton / Egyenleg Forgalom elemzés Forgalom elemzés menü Forgalom elemzés / Napi árufogyás Forgalom elemzés / Id szakos árufogyás Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Használható eszközök Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Vonalkódok tervezése Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Vonalkódnyomtatók

4 14.7 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Vonalkódcimkék Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kábelolvasó használata Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Nem talált kódok Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Mobilgy jt készülékek Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Mobilgy jt használata Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Mobilgy jt használata Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés befejezése Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Nem talált kódok Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés megtekintése Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Leltározás lekérdezése Forgalom elemzés / Árukészlet elemzés Forgalom elemzés / Ügyfél elemzés Forgalom elemzés / Számla elemzés Forgalom elemzés / Havi jelentés Forgalom elemzés / Éves jelentés Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése menü Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések / Nyomtatás Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések / Visszaigazolás Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések / Felvett megrendelések Forgalom elemzés / Megrendelések ügyfelenként / Téli megrendelések Forgalom elemzés / Megrendelések ügyfelenként / Téli megrendelések Forgalom elemzés / Részletfizetések követése Vonalkódtechnika Vonalkódtechnika / Alapok Vonalkódtechnika / Vonalkód típusok / F bb típusok Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN Országkódok Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / UPC-A Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / UPC-E Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Interleaved 2 of Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Codabar Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / CODE 39 (3 OF 9) Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Code 93 (USS-93) Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Code Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / PDF Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / DataMatrix Vonalkódtechnika / Vonalkódok felépítése Rendszerkarbantartás Rendszerkarbantartás menü Rendszerkarbantartás / Árumozgások ellen rzése Rendszerkarbantartás / Pénzmozgások ellen rzése Rendszerkarbantartás / Stornozások ellen rzése

5 1. El szó Az AMETISZT számlázó és nyilvántartó rendszer kifejezetten ruházati termékeket forgalmazó cégeknek készült, illetve olyan helyekre, ahol méretekkel rendelkez termékeket forgalmaznak. Cégünk sok éves tapasztalattal rendelkezik üzletmenetükkel és napi folyamataik nyilvántartásával kapcsolatban. Programunk ez alatt a hosszú együttm ködés alatt kapta meg mai arculatát. Célunk mindenekel tt a legegyszer bb kezelhet ség és a legáttekinthet bb nyilvántartás. Cégünk a továbbiakban is hasonló irányban szeretné a programot fejleszteni. Tapasztalataink azt mutatják, hogy az AMETISZT rendszer megbízhatósága, felhasználóbarát moduljai és problémamentes nyilvántartása elengedhetetlen paraméterei voltak eddigi sikerének. Szívesen várjuk ötleteiket és észrevételeiket a programmal kapcsolatban. 5.

6 2.1 Hardware követelmények 2. A program rendszerkövetelményei Minimális hardware követelmény: Pentium3 900Mhz CPU 20 Gbyte Hard Disk 128 Mbyte RAM Színes VGA kijelz (1024x768 felbontással) Optimális hardware követelmény: Pentium4 2,8Ghz CPU 80 Gbyte Hard Disk 512 Mbyte RAM Színes VGA kijelz (1024x768 felbontással) 2.2 Software követelmények A rendszer az alábbi operációs rendszereken használható: Windows 2000 Windows XP Windows Vista Windows

7 3. A program indítása 3.1 Belépés az operációs rendszerb l az Ametiszt-be 1. ábra: A rendszert a Windows környezetb l legegyszer bben az Ametiszt ikonra duplán kattintva indíthatjuk, amely az asztalon található (Lásd: 3. Ábra). A rendszer 32 bites alkalmazás, 100x35 karakteres szöveges konzolos módban fut. Legoptimálisabb számára az 1024x768 felbontás. 7.

8 3.2 A nyilvántartó rendszer indulása 2. Ábra A rendszerbe való belépéskor a f menü jelenik meg. (Lásd: 2. Ábra) A program kezelése során a képerny fejlécét és a láblécét figyelve folyamatosan információkat kapunk a könnyebb kezeléshez. A fejlécen (Lásd: 2. Ábra) balról jobbra a következ k találhatók: a raktár azonosítója az üzlet azonosítója a felhasználó neve, jogosultsági szintje az aktuális dátum A programmal való m veletek során a lábléc folyamatosan változik. Ezt a helyet a program a forróbillenty kr l való folyamatos tájékoztatásra használja. Itt megtalálhatjuk a használható funkciók közül a legfontosabbak rövid felsorolását. 8.

9 4. Kulcsszó rendszer 4.1 Kulcsszó menü 3. Ábra A kulcsszó menüben találhatjuk mindazokat a menüket, amelyek a kulcsszó rendszerrel kapcsolatosak: Kulcs nyitása: Védelem kikapcsolása Kulcs zárása: Védelem bekapcsolása Kulcs módosítása: Itt tudják a felhasználók megváltoztatni a kulcsszavukat Kulcs naplózása: Megtekinthetjük, a kulcsszavakkal végzett m veleteket Felhasználók kezelése: Kulcsszavak kiosztása, felhasználók adatainak módosítása Jogosultsági szintek: Beállíthatjuk a m veletekhez szükséges jogosultsági szintet 9.

10 4.2 Kulcsszó / Kulcs bekapcsolva 4. Ábra A programot a jogosulatlan felhasználóktól többszintes kulcsszavas rendszer védi. Ez azt jelenti, hogy mi állíthatjuk be, hogy milyen személyek férhetnek hozzá az adatainkhoz, és egészen pontosan milyen m veleteket végezhetnek. A jogosultaknak kulcsszavakat oszthatunk ki, akár név szerint, akár csoportosan. (Lásd.: Kulcsszó / Felhasználók kezelése) Minden kulcshoz tartozik egy jogosultsági szint is. Ez valójában egy numerikus szám 0-tól 9- ig. Minél magasabb a jog, a felhasználó annál több mindent tud csinálni. Ezért nevezzük ezt a kulcsszavas rendszert többszintesnek. (Lásd.: Kulcsszó / Jogosultsági szintek) A védelem kikapcsolása el tt bizonyos menüpontokat egyáltalán nem lehet elindítani. Azokat a funkciókat, amiket nem tudunk elérni, a menüpontok piros színe, valamint a * szimbólum jelöli. 10.

11 4.3 Kulcsszó / Kulcs kikapcsolása 5. Ábra A kulcsot kikapcsolhatjuk a Kulcsszó menüb l a Kulcs nyitása menüponttal (Lásd: 3. Ábra), illetve közvetlenül a f menüb l is az F3 funkcióbillenty vel. Ekkor a kulcsszó bekér ablak jelenik meg, melyben maximum 10 karakter hosszan adhatjuk meg a kívánt belépési azonosítónkat. (Lásd: 5. Ábra) A kulcsszó a beírás közben nem látszik. A beírt karakterek helyén * szimbólumok jelennek meg. A helyes kulcsszót beírva, és az ENTER billenty vel lezárva a jogosultak beléphetnek a rendszerbe. A felhasználó jogosultsági szintjének megfelel en engedélyez dnek az egyes menüpontok. Amikor kikapcsol a védelem, megváltozik az engedélyezett menüpontok színe és elt nik a megkülönböztet jelzés a bal oldalukról. (Lásd: Kulcsszó / A program jogosultságai) A kulcsszó beírását leegyszer síthetjük, amennyiben a felhasználóknak vonalkód kártyákat osztunk ki. Ebben az esetben az F3 gomb lenyomása után csupán le kell olvasni a kártyán lev kódot a készülékkel és már be is léptünk a rendszerbe. 11.

12 4.4 Kulcsszó / Kulcs kikapcsolva 6. Ábra A kulcsszót bármikor ismét bekapcsolhatjuk a Kulcs zárása menüponttal, de ezt megtehetjük az F4 funkcióbillenty vel a f menüben is. Ekkor a védett menüpontok színe ismét pirosra változik, megjelenik a megkülönböztet szimbólum is, jelezve, hogy a menüpontokat már ismét nem lehet elérni. A védelmet használva nem kell attól tartanunk, hogy illetéktelen személy használja a programot távollétünkben. Az adatainkat megtekint menüpontokat ismét nem lehet elérni senki számára. Ha egy jogosult felhasználó ismét szeretné a programot használni, be kell lépnie a kulcsszavával a rendszerbe. (Lásd: F menü / Kulcs kikapcsolása ) Az ismételt belépés után csupán az jogosultságának megfelel funkciókat lehet elérni. 12.

13 4.5 Kulcsszó / Kulcs módosítása 7. Ábra A Kulcs módosítása menü használatával bármikor, tetszés szerint megváltoztathatjuk a belépési kódunkat. A m velet a következ képpen történik: El ször meg kall adnunk a régi kulcsszavunkat, amelyet a rendszer ellen riz. Amennyiben helyes a kulcsszó, beírhatjuk az új kulcsszavunkat. A tévesztés elkerülésének érdekében az új kulcsszavunkat a rendszer még egyszer kéri. Ha a program nem tapasztal elírást, módosítja a régi kulcsszavunkat az újra. A régi kulcsszó érvényét veszti és a továbbiakban csak az újat tudjuk használni Eltérés esetén hibaüzenetet kapunk és a kulcsszó nem változik. Amennyiben elfelejtettük a kulcsszavunkat, azt megtekinteni biztonsági okok miatt nem áll módunkban. A rendszergazdának azonban van egy olyan jogosultsága, hogy a Kulcs felügyelet menüben törölni tudja a megfelel kulcsszót, megnézni azonban sem tudja! Ebben a menüben kaphatunk t le egy új kulcsszót, amelyet a Kulcs módosítása menüponttal már akár a tulajdonos is bármikor módosíthat. 13.

14 4.6 Kulcsszó / Felhasználók kezelése 8. Ábra A kulcs felügyelet menüben 20 felhasználó adatait lehet regisztrálni. (Lásd: 7. Ábra) Minden felhasználónak az alábbi adatait adhatjuk meg: Nevét (20 karakter) Kulcsszavát (10 karakter) Jogosultsági szintjét (0-tól 9-ig) Használható forróbillenty k: U : Új felhasználó létrehozása M : Aktuális felhasználó adatainak módosítása F7 : Aktuális felhasználó törlése Ctrl + B : Belép matrica nyomtatása K : Keresés Az adatok megadásakor az ENTER, és gombokkal mozoghatunk a mez k között. Ugyanezzel a módszerrel az egyes adatokat módosítani és törölni is tudjuk. A kulcsszó beírásakor, a korábbiakhoz hasonlóan, a képerny n nem láthatjuk a beírt bet ket. A helyükön * karakterek jelennek meg. A kulcsszó bet it a Backspace billenty használatával hátulról el refelé egyesével van lehet ségünk törölni. Ezzel a módszerrel szükség esetén a teljes kulcsszó is törölhet. A törlés után teljesen új kulcsszót tudunk adni a megfelel felhasználónak, melyet kés bb tetszés szerint ismét megváltoztathat a Kulcs módosítása menüponttal. 14.

15 4.7 Kulcsszó / Jogosultsági szintek 9. Ábra Itt állíthatjuk be, hogy a program f bb funkcióinak eléréséhez milyen jogosultsági szint szükséges. Minden funkcióhoz egy 0 -tól 9 -ig terjed jogosultsági szintet adhatunk meg. Amennyiben egy 1 -t l 9 -ig terjed értéket adunk meg, akkor a megfelel szolgáltatást az a felhasználó tudja kés bb elérni, akinek a szintje legalább ekkora. Ha 0 -t írunk be, akkor a funkció ki lesz kapcsolva, és a felhasználók nem tudják elérni ezt a funkciót. Nézzünk egy példát: Ha azt szeretnénk, hogy eladóink ne lássák a beszerzési árat, és ne tudjanak bevételezni, akkor a bevételezés, beszerzési ár sor után lév szintnek nagyobbnak kell lennie, mint amit a kulcsfelügyeletben az eladóknál tároltunk. Eladói szint: 3 Üzletvezet i szint: 6 Tulajdonos: 9 Bevételezés, beszerzési ár: 4 Ebben az esetben csak az üzletvezet k, és a tulajdonos tudja a funkciót használni. A menüb l az ESC billenty vel léphetünk ki. Kilépéskor a program megkérdezi, hogy a beállításainkat el kívánjuk e menteni. Amennyiben nem kérünk mentést, a régi beálltások maradnak érvényben. 15.

16 4.8 Kulcsszó / Kulcs naplózása 10. Ábra Az AMETISZT rendszer a munka során végzett fontosabb m veleteket biztonsági okokból naplózza. Minden bejegyzéshez az alábbi adatokat menti el: Felhasználó neve Végzett m velet Dátum Id pont Ebben a menüpontban lehet ség van a naplózott m veletek soron követésére. A bejegyzések id rendben szerepelnek. Megtekinthetjük, hogy melyik felhasználó mikor lépett be a rendszerbe és pontosan milyen id pontban milyen m veleteket végzett. Az F9 gomb segítségével minden adatot ki is nyomtathatunk. Ha csak egy adott felhasználó által végzett m veleteket vagy egy bizonyos id szakot szeretnénk papírra rögzíteni, akkor sz kíthetjük is az adataink körét igényeinknek megfelel en. 16.

17 5. Beállítások 5.1 Beállítások menü 11. Ábra Ebben a menüpontban találhatjuk azokat a funkciókat, amelyekkel konfigurálhatjuk programunk m ködésének legalapvet bb részeit. Érdemes a program els indításakor ezzel a menüponttal kezdeni az ismerkedést. Sok kellemetlenséget kerülhetünk el, ha ellen rizzük az alapbeálltásokat, mert az is el fordulhat, hogy ezek nem felelnek meg nekünk. Ennek következtében a program lehet, hogy nem úgy m ködne, ahogyan mi szeretnénk. A továbbiakban leírjuk, hogy melyik menüponttal milyen funkciókat tudunk beállítani. 17.

18 5.2 Beállítások / Nyelv beállítása 12. ábra Az AMETISZT rendszer direkt úgy készült, hogy a különböz nemzetközi sajátosságoknak a legteljesebb mértékben eleget tudjon tenni. Egyrészt alapvet en támogatja az angol és magyar nyelv felületet, másrészt maga a nyelvi adatbázis b vítése igen egyszer. Az el re beépített nyelvek között a F menü-ben az F2 gombbal választhatunk, vagy a Beállítások menüben a Nyelv beállítása menüben is megtehetjük ugyanezt. A rendszer jelenleg az alábbi nyelvi fordításokat tartalmazza: magyar angol A felhasználó is akármikor készíthet nyelvi szótárt a rendszerhez egy eddig nem támogatott nyelvre. A nyelvi file-ok készítése nagyon egyszer folyamat, akár egy egyszer szövegszerkeszt vel elvégezhet. A nyelvi file-ok az AMETISZT program mappáján belül alábbi mappában találhatjuk:.\language\ 18.

19 5.3 Beállítások / Egyéb beállítások 13. ábra Az Egyéb beállítások menüben azokat a finomhangolásokat találhatjuk, amelyek nem tartoznak egyik nagyobb beállítási témakörbe sem (valuta, árkategória, üzletek, stb) Ezek az apróbb beállítások gyakran nagyon fontos dolgokat szabályoznak az adatok képerny n való kijelzésében vagy pedig a m ködésben. Beállítás neve: Megnevezés: Numerikus vonalkód Ne fogadjon el a rendszer bet t a vonalkódban? Vonalkódok útvonala Hol tárolja a rendszer a vonalkód állományokat Ügyfél vonalkód matrica Ügyfél vonalkód címkék vezérl file-ja Kulcsszó vonalkód matrica Kulcsszó vonalkód címkék vezérl file-ja Új árunál automatikus vonalkód Új cikknek készítsen e a rendszer automatikusan vonalkódot valamelyik csoportban? Új árunál ár megmarad Új árucikknél Shift + U ra megmaradjanak-e az árak. Cikkszám maszk Automatikus cikkszám kialakítás vezérl jele. Alap Kisker árkategória Új ügyfél felvitelekor ezt az árkategória lesz az alapértelmezett Alap Beker árkategória Bevételezéskor ezt az ároszlopot ajánlja fel a rendszer. Bekerülési ár mentése Lementse e a rendszer a Beszerzési árat az alapértelmezettként beállított oszlopba. Alap valuta típus Az alapértelmezett valutanem azonosítója. Készít neve számlára A számlán feltüntessük e a készít és nyomtató adatait. Alap számla nyomtatás típus Alapértelmezett számla nyomtatás típusa. 1..7: Megadott típusra ugrik. 0: A legutóbbira ugrik. Bizonylat rendezés automatika Rendezze a rendszer mentés el tt a bizonylatok sorait? 19.

20 Sortiment elrejtési automatika Sortiment nyomtatási hossz Sortiment mez szélesség Hangjelzés CSV elválasztó Menü körbefutás Tömörítés kiterjesztése Elrejtse a rendszer azokat a méreteket, amelyekb l nincs áru készleten? A bizonylatokra kinyomtatott méretsor maximális hossza. Hány karakter szélesen nyomtassuk a méretsorok mez it. Figyelmeztet hangjelzés ki- és bekapcsolása Exportálásnál/importálásnál a CSV formátum elválasztó karaktere. (Általában ; ) Az utolsó sortól lefelé lépve legfelülre érkezzünk e a menürendszerekben való navigáláskor. A tömörítést végz program kiterjesztése (A beépített 7Zip tömörít programnál ez: 7Z) 20.

21 5.4 Beállítások / Mentési helyek beállítása 14. ábra 21.

22 5.5 Beállítások / FTP helyek beállítása 15. ábra 22.

23 5.6 Beállítások / Modem helyek beállítása 16. ábra 23.

24 Beállítások / Valuták beállítások 17. ábra Rendszerünk jelenleg 24 különböz valutanemet tud kezelni. Az egyes használni kívánt valutanemeket itt rögzíthetjük és kezelhetjük. Minden valutához tárolhatjuk az alábbi információkat: Megnevezés (20 karakter) Jel (3 karakter) Árfolyam (2 szám arányaként) Utolsó módosítás dátuma Tizedesek száma (2 tizedes pl 1,05) Kerekítés (0,10-nél pl: 17,87 => 17,90) 3 használt Áfa kulcs Alapértelmezett Áfa kulcs Többek között beállíthatjuk az általunk használt három áfa kulcs értékét is. Bizonylatok nyomtatásakor ezeknek a kulcsoknak az értékét fogja összesíteni a bizonylatok alsó részében. Lehet ség van az alapértelmezett áfa kulcs beállítására is. Minden új áru létrehozásakor azt az áfa kulcsot fogja a rendszer felajánlani alapértelmezésként, amit itt beállítottunk. 24.

25 5.7 Beállítások / Árkategóriák beállítása 18. Ábra Minden egyes árucikkhez 10 ároszlop tartozik. Ezekkel az árukészletben és a számlázáskor találkozhatunk. Minden árkategóriának van valutaneme és ezen kívül vannak bizonyos beállításai (pl nyomtatás beállítás), ezeket itt kezelhetjük saját elképzelésünknek megfelel en. Az alábbi adatokat használhatjuk: Ároszlop (árkategória) neve Ároszlopban használt valuta típusa Nyomtatásnál jelenjen meg az Alapár Kedvezmény % rész? (pl: Ft -50%) Nyomtatásnál jelenjen meg a Kiszámolt kedvezményes ár rész? (pl: 8.950Ft) 25.

26 5.8 Beállítások / Árazási szabályok 19. ábra Az árazás néha bonyolult, sok számolási m veletet igényl munkamenet. Ennek leegyszer sítésére rendszerünkben létrehoztunk egy olyan komponenst, amely az el re beállított szabályok szerint kikalkulálja az egyes ároszlopokban lév árakat egy megadott ároszlop értékéb l kiindulva. Használható forróbillenty k: U : Új árazási szabály létrehozása M : Aktuális szabály módosítása F7 : Aktuális szabály törlése Nézzünk egy példát: Az ábránkon látható árazási szabály szerint például az alábbi szabályszer séget rögzítettük 1. Nagykereskedelmi ár HUF = Beszerzési ár x 2,2 2. Nagykereskedelmi ár EUR = Nagykereskedelmi ár HUF (Valuta átszámolással) 3. Kiskereskedelmi ár HUF = Nagykereskedelmi ár HUF x 1,5 4. Kiskereskedelmi ár EUR = Kiskereskedelmi ár HUF (Valuta átszámolással) 5. Kiskereskedelmi ár CZK = Kiskereskedelmi ár HUF (Valuta átszámolással) 6. Kiskereskedelmi ár PLN = Kiskereskedelmi ár HUF (Valuta átszámolással) 7. Kiskereskedelmi ár CHF = Kiskereskedelmi ár HUF (Valuta átszámolással) 8. Kiskereskedelmi ár RON = Kiskereskedelmi ár HUF (Valuta átszámolással) 9. Kiskereskedelmi ár SKK = Kiskereskedelmi ár HUF (Valuta átszámolással) 26.

27 5.9 Beállítások / Üzletek beállítása 20. Ábra Az Ametiszt program egyszerre több üzlet adatait képes tárolni és elemezni. Itt adhatjuk meg, hogy milyen üzleteink vannak, és mik a pontos beállításaik. Minden üzlethez beállíthatjuk az alábbi adatokat: Üzlet neve Üzlet hosszú megnevezése Azonosító Rövid egyedi kód Márka Árukészletben alapértelmezett márka megnevezése. Év A számlaszámban szerepl évkód megadása Prefix A számlaszámban szerepl egyedi boltfügg azonosító Szállító Bevételezésnél alapértelmezett ügyfél rövid nevének megadása Vev Értékesítésnél alapértelmezett ügyfél rövid nevének megadása Útvonal Boltunk adatbázisának elérési útvonala Kijelöl Ki van e jelölve a bolt csoportos üzletm veletekhez. (pl. elemzések) Auto Automatikus m veletek kapcsolója. (jelenleg fejlesztés alatt ) Negatív Negatív készlet engedélyezése ebben az üzletben. Védett Védelem, véletlen adatbázis frissítés ellen. Reg ID Bolthoz kapcsolt Regisztrációs azonosító. Bizonylat Régi bizonylatok lekapcsolása a megadott bizonylatsorszámtól kezdve. 27.

28 Használható forróbillenty k: U : Új üzlet létrehozása M : Aktuális üzlet adatainak módosítása F7 : Aktuális üzlet törlése K : Keresés A nem létez mappákat a rendszer automatikusan létrehozza, amennyiben helyesen írtuk be az útvonalat. Amennyiben pontatlanul adjuk meg az útvonalat, akkor nyilvántartásunk megnyitásakor hibaüzenetet kapunk. Minden üzlet mellé meg tudunk adni egy pénztári évet, és egy un. prefixet is. A pénztári év a számlázás évét jelöli a bizonylatok sorszámában. Az év elején (pl. január 2-án) célszer megváltoztatni az aktuális évre. A rendszer erre az év els napján automatikusan figyelmeztet. A számla prefix a különböz boltok számlázásának elkülönítését szolgálja. A számlabizonylatok készítésekor a bizonylatsorszám tartalmazni fogja azt az adatot, amit itt megadunk. (Pl. Pénztári év: 2009, Prefix: BW, Egy bizonylatsorszám: 2009/BWA000237) Ennek a funkciónak a segítségével tudjuk a bizonylatszámainkat formálni, és a nyilvántartást elkülöníteni. A rendszer élesítésekor illetve a számlaév váltásakor ezeket az adatokat nekünk kell beállítani az aktuális évnek megfelel en. Amennyiben a pénztári évet vagy a Prefixet megváltoztatjuk, a bizonylatok sorszámozása újraindul. (Pl: A pénztári év: 2003-r l 2004-re való váltásakor a bizonylatsorszámok így változhatnak: 2009/BWA >2010/BWA000001) Minden üzletnél megadhatjuk két ügyfél rövid nevét is. Erre abban az esetben van szükség, ha rendszeresen ugyanazzal az ügyféllel kapcsolatban készítünk bizonylatokat. Ha azt szeretnénk, hogy ne kelljen mindig beírni számlázáskor a nevüket, a programban itt állíthatjuk be, hogy ezeket ajánlja fel alapértelmezésként. Számlázáskor ezeken csak akkor kell módosítanunk, ha kivételesen nem megfelel. (Pl. Ha rendszeresen ugyanattól a cégt l bevételezünk árut, akkor a Szállító -hoz megadhatjuk a cég ügyféltörzsben tárolt rövid nevét: pl Nagyker. Ha rendszeresen név nélküli ügyfélnek adunk el árut, akkor a Vev -hez megadhatjuk az ügyféltörzsben tárolt másik rövid nevet: Vev ). 28.

29 5.10 Beállítások / Nyomtatók beállítása 21. Ábra A program 3 nyomtatót tud egyszerre kezelni: Szalagos nyomtató A4-es nyomtató Vonalkód nyomtató A nyomtató beállításai menüben szerepelnie kell az aktuális nyomtatókat vezérl állományok nevének. Ezek vezérelik a bet méreteket, oldalbeálltásokat és a lapdobást, amit a rendszerben használt nyomtatókhoz kell konfigurálni. A jelenleg használható vezérl file-ok szalagos nyomtatóhoz: EPSON_TMU-210.PRN (Epson TMU-210 és kompatibilis blokknyomtatók) EPSON_TMU-220.PRN (Epson TMU-220 és kompatibilis blokknyomtatók) STAR_SP-500.PRN (Star SP-500 és kompatibilis blokknyomtatók) A jelenleg használható vezérl file-ok A4-es nyomtatóhoz: HPDJ-I.PRN (Hewlett Packard DeskJet és kompatibilis tintasugaras nyomtatók) HP4L-I.PRN (Hewlett Packard LaserJet és kompatibilis lézernyomtatók) TAL852-I.PRN (Tally-9006 és kompatibilis lézernyomtatók) HP-USB-I.PRN (HP vagy egyéb típusú A4 lapnyomtatók) A jelenleg használható vezérl file-ok vonalkód nyomtatóhoz: LP2622-I.BAR (ELTRON vonalkód nyomtatók) C4-40x25.BAR (INTERMEC vonalkód nyomtatók) S300-I.BAR (Egyéb vonalkód nyomtatók) 29.

30 5.11 Beállítások / Vonalkódok csoportok beállítása 22. Ábra Minden vonalkód (más néven barcode) a leolvasásakor egy számsornak felel meg. Ez a számsor egyértelm en beazonosítja egy termék egy bizonyos méretét. Rendszerünk több vonalkód csoportot tud egyszerre kezelni. Ebben a menüpontban tudjuk megtekinteni, hogy a csoportnak megfelel en melyik vonalkódunk pontosan milyen cikkszám melyik méretének felel meg. A vonalkódjainkon az alábbi m veleteket tudjuk végezni: F3 F4 F7 M K C U - Importálás - Exportálás - Törlés - Módosítás - Keresés - Csere - Új vonalkód 30.

31 5.12 Beállítások / Vonalkód nélküli termékek 23. ábra Rendszerünkben lehet ség van arra, hogy leellen rizzük, hogy termékeink mind rendelkeznek e vonalkóddal. A funkció végiglép a cikktörzsen és méretenként megvizsgálja, hogy létezik e vonalkód hozzá, vagy nem. Amennyiben nem létezik, úgy egy listára kerül, amelyet az ellen rzés végén megtekinthetünk illetve ki is nyomtathatunk. Amennyiben nem szertnénk minden terméktípust végig ellen rizni, ebben az esetben lehet ségünk van arra is, hogy a cikkeken sz rést alkalmazzunk. 31.

32 5.13 Beállítások / Vonalkódok kialakítása 24. Ábra Amennyiben találtunk olyan árucikket, amelynek még nincsen vonalkódja vagy új cikkeket rögzítettünk és szeretnénk öket vonalkóddal ellátni, ez esetben a vonalkódok kialakítása funkciót érdemes használnunk. A funkció végiglép a cikktörzsen és méretenként megvizsgálja, hogy létezik e vonalkód a termékhez, vagy nem. Amennyiben nem létezik, úgy kialakít hozzá egyet. A kialakított volankódokról a m velet végén eg összesít listát kapunk. Amennyiben nem szertnénk minden terméktípust végigellen rizni, ebben az esetben lehet ségünk van arra is, hogy a cikkeken sz rést alkalmazzunk. 32.

33 5.14 Beállítások / Etikettcimke nyomtatása 25. Ábra El fordulhat, hogy egyedi matricákat szeretnénk nyomtatni katalógusra, szórólapra vagy valamilyen egyéb dologra. Ez esetbe praktikus dolog a volankódcimke nyomtatóját alkalmazni erre a feladatra. Ebben a menüpontban egy el re megtervezett cimketípusból egyszerre nagyobb mennyiséget tudunk nyomtatni pár gombnyomásra. A cimkék tervei az AMETISZT mappáján belül a.\drivers\ mappában találhatóak.eti kiterjesztéssel. A funkciót elindítva menüben választhatunk a cimketípusok közül, megadva a nyomtatandó mennyiséget. 33.

34 6. Törzsadatok 6.1 Törzsadatok / Méretsorok 26. Ábra Ruházati termékeknél általában jellemz, hogy az egyes cikkszámokhoz különböz méretsorok, más néven sortimentek tartoznak. (Pl. Cip : 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45) A Méretsorok menüben megadhatjuk, hogy a termékeinknek milyen méretsora lehet. Erre azért van szükség, hogy ne kelljen egyesével beírni az azonos cikkszámú, de különböz méret áruinkat, és egymás mellet lássuk a különböz méretek adatait. Összesen 24 névvel ellátott méretsort kezel a program. Minden egyes méretsornál beállíthatjuk az alábbiakat: Méretsor neve (8 bet ) Méretsor hossza (maximum 16 elemet tartalmazhat minden méretsor) Méretsor elemei (minden elem legfeljebb 3 karakter hosszú lehet. Pl: XXS ) A beállításuk a korábbiakhoz hasonlóan történik: az A -tól T -ig terjed gombokkal a megfelel méretsor adatait lehet elérni. Amikor a sor végére értünk, választhatunk, hogy a változtatást eltároljuk e, vagy sem. Amennyiben nem mentünk, akkor a régi beálltások maradnak érvényben. A méretsorok módosításakor körültekint en járjunk el! Amennyiben a hosszúságot csökkentjük vigyázzunk, mert az árukészletnek a méretsor végén lév mennyiségi adatai elveszhetnek! 34.

35 6.2 Törzsadatok / Árucsoportok 27. ábra Egy áttekinthet kereskedelmi rendszerben a termékek f csoportok, csoportok és alcsoportok szerint hierarchiába vannak rendezve, a vámtarifa számok kiosztása automatikus. A nyilvántartás egyszer bbé tétele és az új cikkek felvitelének könnyítése érdekében rendszerünkben mi is létrehoztunk egy olyan funkciót, amelynek segítségével a termékcsoportok el re létrehozhatóak. Új termék adatainak rögzítésekor egyszer en csak ki kell választanunk, hogy a termék hol helyezkedik el. Pl: TERMÉKEK KIEGÉSZÍT K ALSÓRUHÁZAT FELS RUHÁZAT Karköt Nyaklánc Kulcstartó Táska Sapka Sál Öv Napszemüveg Rövidnadrág Halásznadrág Hosszúnadrág Szoknya Fehérnem Zokni Póló Ing Pulóver Kabát Mellény 35.

36 7.1 Rendszerkarbantartás menü 7. Rendszerkarbantartás 28. Ábra A Rendszerkarbantartás menüben találjuk azokat a funkciókat, amelyekkel a rendszerünket ellen rizni, karbantartani lehet. Itt tudjuk az esetleges adatbázishibákat kijavítani is. A Rendszerkarbantartás menü elemeit célszer magasabb jogosultsági szintre tenni, hogy az illetéktelenek véletlenül se férhessenek hozzá. Az alábbi menüpontokat találjuk itt meg: Adatbázis mentése és frissítése Adatbázis biztonsági mentése. Korábbi állapot visszatöltése mentésb l. Tranzakciók ellen rzése Ellen rzi, hogy az egyes árumozgásokat összeadva a jelenlegi készlet jön e ki végeredményül. Stornozások ellen rzése Ellen rzi, hogy a Stornózott bizonylatoknak megtalálható e a mínuszos párja. Azonosítók ellen rzése Ellen rzi, hogy minden árucikk, ügyfél, bizonylat és bizonylatsor helyes azonosítóval rendelkezik e. Dátumok ellen rzése Ellen rzi, hogy történt e visszadátumozás, pontosabban olyan bizonylat született e amely el tt el lett mentve egy másik, kés bbi dátummal. Árukészlet rendezése Rendezi (indexeli) az árukészletet. Ügyfelek rendezése Rendezi (indexeli) az ügyféltörzset. Árukészet tisztítása A sz résnek megfelel en törli azokat a cikkszámokat, amelyekkel nem történt eddig semmiféle mozgás. Ügyféltörzs tisztítása A sz résnek megfelel en törli azokat az ügyfeleket, amelyeknek nem lett kiállítva eddig semmiféle bizonylat. 36.

37 Adatbázisok exportálása Regisztráció Évkezd nyitás Az adatbázisokat a megadott helyre másolhatjuk az alábbi formátumok bármelyikére: - DAT (Saját formátum) - TXT (Szóközökkel feltöltött fix pozíciós szöveg) - CSV (Megadott jellel elválasztott szöveg) A program regisztrációja új számítógépre vagy a regisztráció adatainak (pl cégadatok) megváltoztatása. Törli az összes kiállított bizonylatot és készletet. Megmarad a teljes cikktörzs és az ügyféltörzs. 37.

38 7.2 Rendszerkarbantartás / Évkezd nyitás 29. Ábra Az Évkezd nyitás menüjét akkor érdemes használnunk, ha az összes eddig készített bizonylatunkat törölni szeretnénk, de az áru- és ügyféltörzset szeretnénk meghagyni. A m velet hatására törl dnek az alábbi adatok a nyilvántartásunkból: valamennyi kiállított bizonylat az árukészlet mennyiségi adatai az ügyfelek egyenlege és tartozásai a bizonylatok számlasorszámozása is elölr l kezd dik Megmaradnak az alábbi adatok: árucikkek nevei, jellemz i, árai az ügyfelek adatai. Ezt a funkciót például akkor érdemes használni, ha például egy új üzletet nyitunk, ahol ugyanazokat a termékeket forgalmazzuk, mint egy másik boltunkban, és ugyanazok lesznek a törzsvásárlóink is. Ilyenkor nem kell minden árucikk és ügyfél adatot ismét létrehozni, hanem elegend a meglév bolt adatbázisát átmásolni és futtatni egy évkezd nyitást. 38.

39 8. Árukészlet 8.1 Árukészlet menü 30. Ábra A nyilvántartórendszerünkben kezelt árutörzset az árukészlet menüben tudjuk figyelemmel kísérni. Részletes információkat kapunk az egyes termékekr l és riportokat is készíthetünk. Új cikkek felvitelére is van lehet ség és a tárolt adatokat szükség esetén módosítani is tudjuk. A készleten lév cikkeket színük is megkülönbözteti a többi termékt l: Sárga : Készleten lév árucikk Ciánkék : Olyan árucikk, amely jelenleg nincs készleten Zöld: Nyilvántartott szolgáltatások Megtekinthetjük minden árucikkr l az alábbi adatokat: cikkszám (egyedi azonosító) f csoport & csoport & alcsoport 5 megnevezés márka rövidítése szezon kód (Pl.:09/1) raktárkészlet összesen stílus neve ország & gyártó anyag koptatás / logo hossz szín méretsor neve vámtarifa szám státusz (árucikk / kiadás / bevétel) méretenkénti raktárkészlet 10 féle árkategória & Kedv% & Áfa létrehozás dátuma utolsó módosítás dátuma utolsó beszerzés dátuma utolsó eladás dátuma aktív jelz 39.

40 8.2 Árukészlet / Új áru 31. Ábra Amennyiben új árucikket kívánunk létrehozni, az U billenty t használjuk. Minden árunak szigorúan lineáris növekv árukódja van, amit a gép automatikusan hoz létre. Ezzel az adattal nem is fogunk a jöv ben találkozni, ezt a program a bels nyilvántartásra használja. A árura vonatkozó többi adatot viszont nekünk kell beírni. A következ információkat kérdezi t lünk a gép: cikkszám (egyedi azonosító) f csoport & csoport & alcsoport 5 megnevezés márka rövidítése szezon kód (Pl.:09/1) raktárkészlet összesen stílus neve ország & gyártó anyag koptatás / logo hossz szín méretsor neve vámtarifa szám státusz (árucikk / kiadás / bevétel) méretenkénti raktárkészlet 10 féle árkategória & Kedv% & Áfa létrehozás dátuma utolsó módosítás dátuma utolsó beszerzés dátuma utolsó eladás dátuma aktív jelz Ha egy létez terméken állunk és a SHIFT + U billenty ket együttesen használjuk, akkor az aktuális árucikket klónozhatjuk, vagyis a meglév termék adatai alapján tudunk újat létrehozni. Csak annyi a teend nk, hogy a régi és az új áru közötti különbségeket átmódosítjuk. Ezzel a módszerrel meggyorsíthatjuk az új áruk felvitelének menetét. 40.

41 8.3 Árukészlet / Sorrend, Keresés 32. Ábra A rendszer az árutörzset több adat alapján is automatikusan sorba rendezi: cikkszám csoport sortiment megnevezés márka szezon Az aktuális sorrendet a képerny fels felén egy jel mutatja. A sorrendet az S illetve a Shift + S gombbal tudjuk változtatni. A sorrend és a keresés funkciói szorosan összefüggenek. Mindig olyan adatra tudunk keresni, amin a sorrend éppen áll. A K funkcióbillenty lenyomása eredményezi a keresési eljárást. Ez a m velet részlet beírásakor is m ködik. Ha nem létezik a keresett szöveg az adatbázisban, akkor hibaüzenetet kapunk. Ha a keresett adat létezik, akkor a program rápozícionál a kereset adatra. A Shift + K gombokkal az aktuális pozíciótól kezdve tudjuk folytatni a keresést. 41.

42 8.4 Árukészlet / Módosítás 33. Ábra Ha a cikktörzsben olyan adatot találunk, amelyet meg szeretnénk változtatni, akkor ezt a következ képpen tehetjük meg: 1. Keressük meg a kívánt árucikket (Lásd: Árukészlet / Sorrend, Keresés) 2. Álljunk rá a fehér csíkkal, mely az aktuális pozíciót jelöli 3. Használjuk az M billenty t a módosításhoz 4. Mentsük el az adatainkat Az éppen módosítás alatt álló mez t a zöld alapon piros tintaszín jelzi. Az ENTER illetve a gombokkal mozoghatunk tovább a mez k között. Ha visszafelé szeretnénk lépni, a gombot használhatjuk. Amikor befejeztük az adatok módosítását, akkor a PgDn gyors-billenty vel a mez k végére ugorhatunk. Választhatunk, hogy elmentjük e a módosítást, illetve rendezzük e az adatbázist. Jogosultsági szintt l függ en bármely adat módosítható, egy kivételt l eltekintve! A készletet ilyen módon nem lehet változtatni. Ezt csak bizonylatolás formájában lehet megtenni. Tehát ahhoz, hogy a készlet növekedjen, bizonylatokkal készletre kell venni árut, ahhoz, hogy csökkenjen, a készletr l ki kell adni árut. (Lásd kés bb a Számlázás fejezetben.) 42.

43 8.5 Árukészlet / Nyomtatás 34. Ábra Ha az adatainkat ki szeretnénk nyomtatni, ezt az F9 funkcióbillenty használatával léphetünk be a nyomtatás funkcióba. Ezen belül is több féle lehet ségünk van. Kinyomtathatjuk az adatokat a nyomtatóra egy vagy több példányban. Megtehetjük, hogy ezt el ször a képerny re kérjük, és amikor megnéztük a tartalmát, onnan nyomtatunk tovább a nyomtatóra. Mindezeken kívül nyomtathatunk szöveges állományba is további feldolgozás céljából. Minden nyomtatási lehet ségen belül a program felajánl egy adatsz rést is, ha esetleg nem minden adatot akarunk kinyomtatni. Az alábbi adatok szerint sz kíthetjük az adatok körét: Cikkszám Csoport Sorti Márka Szezon Árszint Ezáltal még pontosabbá tudjuk tenni nyomtatási képünket, és felesleges adatok nem foglalják a helyet a nyomtatáson. 43.

44 8.6 Árukészlet / Nyomtatás / Készletlista nyomtatása 35. Ábra A készletlistán az alábbi adatok szerepelnek: Cikkszám Megnevezés Csoport Szezon Méretenkénti készlet Összes készlet 44.

45 8.7 Árukészlet / Nyomtatás / Vakleltár nyomtatása 36. Ábra Amennyiben úgy szeretnénk leltározni, hogy a számoló személyeket ne befolyásolja a számítógép által kalkulált készlet, akkor olyan készletlistát célszer nyomtatnunk, amelyen ezek egyáltalán nem is szerepelnek. Számunkra elegend, ha a listán megtaláljuk az árucikkek pontos jellemz it. Ezt a listát itt tudjuk elkészíteni. Ez a nyomtatás nagyon hasonlít a Készletlista a raktárról nev listánkhoz. Mindössze annyi a különbség közöttük, hogy az oldalakon a mennyiségek nem szerepelnek, a helyük ki van pontozva. A listát ugyanúgy tudjuk sz rni, mint a készlettel kitöltött listánkat. Optimális megoldás leltározáshoz, ha a készletet számoló személyeknek kiosztunk a vakleltár oldalaiból, majd a kitöltött oldalakat csak össze kell hasonlítanunk a számítógépes készlettel kinyomtatott listával. 45.

46 8.8 Árukészlet / Árukészlet lekérdezés 37. Ábra A Lekérdezés funkciót az L gombbal indíthatjuk el. Megtekinthetjük, hogy a raktárunkban pontosan mekkora az árukészlet összdarabszáma és hogy ennek értéke pontosan mennyi a különböz árkategóriákkal számolva. Vizsgálatunk körét lesz kíthetjük egy sz réssel, így akár különböz árucsoportokat is tudunk vizsgálni. Munkánk végeredményét a megszokott módon az F9 gombbal nyomtathatjuk ki. 46.

47 8.9 Árukészlet / Ár csere 38. Ábra Az Ár csere ablakot az A billenty segítségével lehet el hívni. Ez a funkció arra használható, ha bizonyos árucsoportok árait egyszerre szeretnénk megváltoztatni. A funkció kicseréli a jelenlegi árakat a megadottra. Bizonyos árucsoportok árai általában nem egyformán változnak, ezért az árváltoztatás funkciónál is alkalmazhatunk sz rést, mellyel lesz kíthetjük a kijelölt termékek körét. Az árak átmódosítása el tt lehet ségünk van megtekinteni, hogy hány árucikket fog érinteni a m velet. Amennyiben meggondoltuk magunkat, úgy megtehetjük, hogy az ellen rz kérdésre adott nemleges válasszal az árakat változatlanul hagyjuk. Amennyiben az kérdésre igennel válaszolunk, úgy a rendszer felülírja a kijelölt termékek megfelel árait. 47.

48 8.10 Árukészlet / Ár eltérítés 40. Ábra Az Ár eltérítés ablakot az Shift + A billenty segítségével lehet el hívni. Ez a funkció szintén arra használható, ha bizonyos árucsoportok árait egyszerre szeretnénk megváltoztatni. Az árakat változtathatjuk %-os módszerrel, de akár konkrét összeggel is. Mindezeken kívül lehet ség van csökkenteni és növelni is az árakat tetszés szerint, A változás módja attól függ, hogy a beírt értékek el tt pozitív vagy negatív el jel áll. Például a +20% érték a Kisker. ár -nál 20%-kal növelni fogja a kiskereskedelmi árakat, míg a -5000Ft a Nagyker. ár -nál csökkenteni a nagykereskedelmi árakat. A módszereket akár kombinálni is lehet. Bizonyos árucsoportok árai általában nem egyformán változnak, ezért az árváltoztatás funkciónál is alkalmazhatunk sz rést, mellyel lesz kíthetjük a kijelölt termékek körét. Az árak átmódosítása el tt lehet ségünk van megtekinteni, hogy hány árucikket fog érinteni a m velet. Amennyiben meggondoltuk magunkat, úgy megtehetjük, hogy az ellen rz kérdésre adott nemleges válasszal az árakat változatlanul hagyjuk. Amennyiben az kérdésre igennel válaszolunk, úgy a rendszer felülírja a kijelölt termékek megfelel árait. 48.

49 8.11 Árukészlet / Csere 39. Ábra A csere funkciót akkor használhatjuk, ha több árucikk valamilyen tulajdonságát (csoport, szezon, márka, stb) egyszerre szeretnénk megváltoztatni valami másra. A funkció a C gomb lenyomásával érhet el. A szokásos sz rés után a jobb oldali ablakba a megfelel mez khöz kell beírnunk a változtatni kívánt tulajdonságok új értékeit. A meger sítés után a rendszer az összes olyan árucikknek megváltoztatja a tulajdonságait, amelyek a sz résnek megfelelnek. 49.

50 8.12 Árukészlet / Árlista exportálás 40. Ábra 50.

51 8.13 Árukészlet / Árlista importálás 41. Ábra 51.

52 8.14 Árukészlet / Vonalkódok nyomtatása 42. Ábra Rendszerünk képes arra, hogy az árutörzs adatai alapján vonalkódcímkéket nyomtassunk. Ezt a funkciót a B gomb lenyomásával érhetjük el. Egy ellen rz ablakban megtekinthetjük, hogy az árucikk mindegyik méretéhez tartozik e vonalkód. Ez azért fontos, mert csak olyan mérethez tudunk címkét nyomtatni, amelyikhez tartozik vonalkód. Amennyiben a vonalkódok stimmelnek, abban az esetben egy méretsor ablakban meg tudjuk adni, a nyomtatni kívánt címkék mennyiségét méretenként. A rendszer alapesetben annyi címke nyomtatását ajánlja fel, amennyi áru jelen pillanatban a készleten van. Ezen természetesen módosítani tudunk. A meger sítés után a címkék nyomtatása megkezd dik. 52.

53 9. Ügyfelek 9.1 Ügyfelek menü 43. Ábra Az üzleti partnereink, törzsvásárlóink, munkatársaink adatait az Ügyfelek menüben tarthatjuk nyilván. A következ adatokat tekinthetjük meg minden egyes bejegyzésnél: az ügyfél rövid nevét az ügyfél teljes nevét pontos címét telefonszámát bankszámlaszámát csoportját (pl.: vev, szállító, dolgozó, stb.) a kapcsolattartó nevét (akkor fontos, ha az ügyfél neve cégnév) az ügyfél árkategóriáját és az abból adott kedvezmény %-át egy megjegyzését fizetési hátralékot 53.

54 9.2 Ügyfelek / Új ügyfél 44. Ábra Ha új ügyfelet szeretnénk felvinni az adatbázisba, akkor az U billenty t kell használnunk. A következ információkat tudjuk elmenteni: rövid nevét (egyedi azonosító) teljes nevét az ügyfél csoportját törzsvásárlói kártyaszámát PIN kódját pontos címét a kapcsolattartó nevét bankszámlaszámát magyar (HU) és európai (EU) adószámát boltjának adatait telefon-, mobil-, és fax-számát címét Weboldalának címét Egy megjegyzést az ügyfél árkategóriáját 10 féle márkánkénti kedvezmény %-ot Az ügyfél rövid nevét kötelez beírni. A többi adatot kés bb is kitölthetjük. Err l az információról azt is tudnunk kell, hogy egyedi, tehát nem szerepelhet többször az adatbázisban. Amennyiben egy létez rövid nevet próbálunk ismét felvinni a nyilvántartásba, hibaüzenetet kapunk. Amennyiben egy elmenteni kívánt ügyfél adatai nagyon hasonlítanak egy másik, már létez ügyfél adataira, akkor a SHIFT + U billenty k segítségével nagyon gyorsan felvihetjük az új adatokat. Teend ink a következ k: 54.

55 1. Keressük meg a hasonló ügyfelet (Lásd: Ügyfelek / Sorrend, Keresés ) 2. Álljunk rá az aktuális pozíciót jelz fehér csíkkal 3. Használjuk a SHIFT + U billenty ket egyszerre 4. Módosítsuk át az eltéréseket 5. Mentsük el az új adatokat 55.

56 9.3 Ügyfelek / Sorrend, Keresés 45. Ábra A rendszer az ügyfelek adatait automatikusan sorba rendezi a következ adatok alapján: rövid név ügyfélnév telefonszám irányítószám + város utca + házszám Az aktuális sorrendet a képerny fels részén elhelyezked jel mutatja. Az aktuális sorrendet az S billenty vel tudjuk változtatni. A sorrend és a keresés funkciói szorosan összefüggenek. Amilyen adaton a sorrend áll, arra tudunk rákeresni. A keresést a K gombbal indíthatjuk el. A funkcióval szövegrészre is tudunk keresni. Ha nem létezik a keresett adat az adatbázisban, akkor hibaüzenetet kapunk. Ha a keresett adat létezik, akkor a program rápozícionál a kereset adatra. 56.

57 9.4 Ügyfelek / Módosítás 46. Ábra Ha valamelyik ügyfelünknek megváltoznak az adatai, akkor ezt a következ képpen írhatjuk át a nyilvántartásunkban: 1. Keressük meg az ügyfelet (Lásd:Ügyfelek / Sorrend, Keresés) 2. Álljunk rá a fehér csíkkal, mely az aktuális pozíciót jelöli 3. Használjuk az M billenty t a módosításhoz 4. Mentsük el az adatainkat Az éppen módosítás alatt álló mez t a zöld alapon piros tintaszín jelzi. Az ENTER illetve a gombokkal mozoghatunk tovább a mez k között. Ha visszafelé szeretnénk lépni, a gombot használhatjuk. Amikor befejeztük az adatok módosítását, akkor a PgDn gyors-billenty vel a mez k végére ugorhatunk. Választhatunk, hogy elmentjük e a módosítást, illetve rendezzük e az adatbázist. Jogosultsági szintt l függ en bármely adat módosítható, egy kivételt l eltekintve! A hátralékot ilyen módon nem lehet változtatni. Ezt új bizonylat készítésével (Lásd: Számlázás), illetve részletfizetéssel (Lásd: Ügyfélkarton / Részletfizetés) tehetjük meg. 57.

58 9.5 Ügyfelek / Nyomtatás 47. Ábra Amennyiben az ügyféltörzsben nyilvántartott partnereink adatait ki szeretnénk nyomtatni, ezt az F9 funkcióbillenty használatával tehetjük meg. Programunk többféle listát tud nyomtatni: az összes ügyfél adatait egy megadott ügyfélcsoportot a kedvezményes ügyfeleket a hátralékos ügyfeleket Ezen kívül is több féle lehet ségünk van. Kinyomtathatjuk az adatokat a nyomtatóra egy vagy több példányban. Megtehetjük, hogy ezt el ször a képerny re kérjük, és amikor megnéztük a tartalmát, onnan nyomtatunk tovább a nyomtatóra. Mindezeken kívül nyomtathatunk szöveges állományba is további feldolgozás céljából. 58.

59 9.6 Ügyfelek / Csere 48. Ábra 59.

60 10. Számlázás 10.1 Számlázás menü 49. Ábra Ebben a menüben választhatjuk ki, belépési jogosultságunknak megfelel en, az elkészíteni kívánt bizonylat típusát. Értékesítés: Bevételezés: Kimen szállító: Bejöv szállító: Pénztári bevétel: Pénztári kiadás: Megrendelések: Árucikkek értékesítése nyugta vagy áfás számla bizonylaton. Áru érkezik a nagykeresked t l vagy a gyártótól, amit készletre szeretnénk venni Fizetés nélkül adunk ügyfélnek árut, vagy boltok közötti árumozgás történik. Fizetés nélkül kapunk árut. Például a boltok közötti árumozgást így vihetjük fel a készletre. Itt tudjuk nyilvántartani azokat a pénzügyi bevételeinket, amelyek nem járnak árumozgással. (Pl.: el leget hagytak nálunk valamelyik árucikkre) Itt tudjuk nyilvántartani azokat a pénzügyi kiadásainkat, amelyek nem járnak árumozgással. (Pl.: villanyszámla, bérleti díj, stb.) Szezonális megrendelések rögzítése a rendszerbe. 60.

61 10.2 Számlázás / Értékesítés / Els lépés 50. Ábra Nyugta készítésekor a beállításnak megfelel en automatikusan a Vev név fog az ügyfél nevénél szerepelni (Lásd: Beállítások / Üzletek beállítása ). Természetesen a Vev ügyfélnek szerepelnie kell az ügyfelek adatbázisában, mert a program automatizálása csak a meglév ügyfelekre vonatkozik! Ha Áfá-s számlát szeretnénk készíteni, akkor els lépésben a Vev nevét a ki kell törölnünk a DELETE vagy a SHIFT + DELETE gombok segítségével. Ezután írjunk be egy X -et és használjuk az ENTER billenty t. Ekkor az ügyfél menübe kerülünk ( Lásd: Ügyfelek ). Ha bejegyzett ügyfélr l van szó, akkor egyszer en csak ki kell keresnünk az adatait ( Lásd: Ügyfelek / Keresés ), ha nem találjuk, akkor új ügyfélként fel kell vinni az adatbázisba. Amennyiben az ügyfél adatai a bejegyzés óta változtak, akkor egyúttal módosíthatunk is rajtuk. ( Lásd: Ügyfelek / Módosítás ) A számlázásba ezután az ENTER billenty segítségével térhetünk vissza. 61.

62 10.3 Számlázás / Értékesítés / Második lépés 51. Ábra A számlázásnak ebben a részében tudjuk a cikkszámokat a bizonylatra írni. Amennyiben rendelkezünk vonalkód olvasóval, akkor nagyon egyszer dolgunk van. A program a kód leolvasása után automatikusan kikeresi a vonalkódhoz tartozó adatokat: az áru cikkszámát és jellemz it az áru pontos méretét az egységárat Amennyiben nem rendelkezünk vonalkód olvasóval, a cikkszámokat kézzel is beírhatjuk. Ha nem tudjuk teljesen pontosan a bizonylatra kerül árucikkek adatait, vagy valamilyen információt szeretnénk kapni róluk, akkor az X és utána az ENTER gombok segítségével betekinthetünk az árukészletbe. Megkereshetjük a megfelel termékeket ( Lásd: Árukészlet / Keresés ), megtekinthetjük az adataikat, de akár itt számlázás közben új árucikkeket is felvihetünk a készletre ( Lásd: Árukészlet / Új áru ). A számlázást az ENTER billenty vel folytathatjuk. A kiválasztott cikkszám a rákerül a bizonylatra, és nekünk csak a méreteket kell megadnunk. Amennyiben a cikkszámot nem kívánjuk ráírni a bizonylatra, akkor az ENTER billenty helyett az ESC t használjuk. Ekkor ugyanúgy visszakerülünk a számlázáshoz, de a cikkszám nem fog rákerülni a bizonylatra. 62.

63 10.4 Számlázás / Értékesítés / Harmadik lépés 52. Ábra - A vonalkód olvasó automatikusan beírja az áru megfelel méreteit. Ha nem rendelkezünk ilyen eszközzel, akkor nekünk kell beírni a kívánt darabszámokat. A számlázás közben használhatjuk a láblécen található funkcióbillenty ket: F1 - A programról F3 - Bizonylatok importálása Shift + F3 - Bizonylatok importálása (útvonal beállítható) F4 - Bizonylatok exportálása Shift + F4 - Bizonylatok exportálása (útvonal beállítható) F5 - Kedvezmény az aktuális számlasornak Shift + F5 - Kedvezmény minden számlasornak F6 - Üres számlasorok beszúrása F7 - Aktuális számlasor törlése Shift + F7 - Összes számlasor törlése F8 - Árkategória megváltoztatása F10 - Bizonylat mentése Shift + F10 - Számlasorok rendezése cikkszám szerint 63.

64 10.5 Számlázás / Értékesítés / Kedvezményadás számlasoronként 53. Ábra El fordulhat, hogy olyan ügyfelünk érkezik, akinek kedvezményt szeretnénk adni. Amennyiben az ügyféltörzsünkben már korábban bejegyeztük ezt, úgy a program automatikusan kedvezményt ad számlázáskor. Ha viszont ez egyszeri alkalom, vagy valamelyik árucikkre az alapértelmezést l eltér kedvezményt szeretnénk adni, akkor ezt a funkciót érdemes használnunk. Ezzel a m velettel a bizonylatunk minden egyes sorának külön-külön be tudunk állítani egy-egy teljesen eltér százalékos értéket. Az F5 billenty lenyomása után az aktuális mez az árucikk kedvezményére ugrik. Itt megadhatjuk a kívánt kedvezmény %-ot. Az ENTER billenty vel fogadtathatjuk el az értéket. A kedvezmény % elfogadása után az összesít sorban el is olvashatjuk a bizonylatunkon eddig adott kedvezmények összegét. 64.

65 10.6 Számlázás / Értékesítés / Kedvezményadás egyszerre 54. Ábra Amennyiben minden számlasorunknak ugyanazt a kedvezmény %-ot szeretnénk adni, vagy el szeretnénk venni a számlánkról az összes kedvezményt, akkor ezt ezzel a módszerrel tehetjük meg a legegyszer bben. A SHIFT + F5 billenty k együttes lenyomásakor egy megjelen ablakban megadhatjuk a kedvezmény százalékos értékét, amelyet a program az ENTER billenty lenyomása után minden számlasorba beír. Az változtatás után az összesít sorban figyelemmel kísérhetjük a tételekre adott kedvezmények összegét. 65.

66 10.7 Számlázás / Értékesítés készpénzfizetéssel 55. Ábra Amennyiben a bizonylatunk elkészült és már nem szeretnénk rajta változtatni, akkor már csak egy teend nk van: el kell mentenünk. Az F10 gomb lenyomása után megjelenik egy ablak, amelyben megadhatjuk a számla elmentéséhez szükséges adatainkat: Kifizetett összeg Kiállítás dátuma Teljesítés dátuma Fizetés határideje Fizetés módja (Készpénz / Átutalás) Megjegyzés Ha az alapértelmezésnek megfelelnek az adataink, akkor a beírást a PAGE DOWN billenty segítségével meggyorsíthatjuk. Így a beviteli mez átugrik bizonyos adatokat, így ezekkel nem kell foglalkoznunk. Az utolsó adat beírása után a program megkérdezi, hogy a beírt adatokat elmentheti e. Amennyiben elmentést kérünk, úgy a bizonylat rögzít dik. Ha nem, akkor még visszatérhetünk a szerkeszt be és módosíthatjuk az oldal adatait. 66.

67 10.8 Számlázás / Értékesítés / Nyomtatás 56. Ábra A számla elmentése után kerülhet sor a nyomtatásra. Programunk többféle bizonylatformátumot és többféle nyomtatót kezel egyszerre. Nyomtathatunk kisméret mátrixos szalagnyomtatóra nyugtát ill. áfás számlát és használhatunk tintasugaras vagy lézernyomtatót A4-es formátumú bizonylatok készítéséhez. Mindezeken kívül is háromféle módban nyomtathatunk: 1. közvetlenül a nyomtatóra 2. szöveges állományba (adataink kiértékeléséhez új file-t hoz létre) 3. képerny re (amennyiben csak meg szeretnénk nézni az adatainkat, de nem akarunk papírt használni) Amennyiben közvetlenül a nyomtatót használnánk, abban az esetben azt is meg tudjuk adni, hogy egyszerre több példány készüljön. Amennyiben rendszeresen több példányt szeretnénk nyomtatni, akkor érdemes a nyomtatás automatikus példányszámát a beállítás menüben rögzíteni. (Lásd: Beállítások / Nyomtatás beállítása) 67.

68 10.9 Számlázás / Szolgáltatások 57. Ábra 68.

69 10.10 Számlázás / Pénztári bevétel 58. Ábra 69.

70 10.11 Számlázás / Pénztári kiadás 59. Ábra 70.

71 10.12 Számlázás / Bizonylatok exportálása 60. Ábra A bizonylat exportálása funkciót abban az esetben érdemes használnunk, ha egy bizonylatot valamilyen okból még egyszer rögzíteni szeretnénk. Ha például a nagykereskedésb l a kisker üzletbe szeretnénk nagyobb árumennyiséget eljuttatni, megkímélhetjük az üzlet dolgozóit attól, hogy a bevételezést még egyszer hosszadalmasan kelljen elvégezniük. Ebben az esetben a nagykerben a kimen szállítólevelet pl es floppy lemezre rögzíthetjük és a kisker boltban csak importálni kell a bizonylatokat. Ez csupán pár másodpercet vesz igénybe és az érkezett árumennyiség már a készleten is van. Az exportálás során a bizonylat adatai egy állományba íródnak. Az állomány nevét akár mi is megadhatjuk. Minden állományba akár több bizonylatot is elmenthetünk egymás után. A számuk csupán a tárterület nagyságától függ. Az exportálás m veletét az F4 funkcióbillenty vel érhetjük el a számlázásból. A megjelen ablakban megtekinthetjük az elkészül exportálás adatait: Állomány útvonala (helye) Exportált bizonylat sorszáma az állományban Miután az adatokat megadtuk, és az elmentést elfogadtuk a bizonylatunk adatai az adathordozóra íródnak. 71.

72 10.13 Számlázás / Bizonylatok importálása 61. Ábra A nagykereskedésben exportált bevételezést az F3 billenty vel a kiskereskedésben könnyedén importálhatjuk. Amennyiben több bizonylat érkezik az adathordozón, abban az esetben csak a számlasorszámot kell megadnunk és egymás után több bizonylatot is rögzíthetünk gépünkre. Ha olyan árucikk érkezik hozzánk, amelyik eddig még nem szerepelt a cikktörzsünkben, a program rákérdez, hogy az új cikkszámok adatait rögzítheti e a rendszerbe. Az importálás után a számla tartalma megjelenik a képerny nkön. A mennyiségek ilyenkor még nem kerültek fel a készletre, csupán a cikkszámok és a hozzá tartozó áruadatok: megnevezés, szezon, márka és hasonlók. A bizonylatot az F10 billenty vel menthetjük el. A mentés során kerülnek fel a készletre a bizonylaton szerepl darabszámok. A m velet végén, az egyszer számlázáshoz hasonlóan, itt is lehet ségünk van a bizonylatunk kinyomtatására, amennyiben szeretnénk. 72.

73 10.14 Számlázás / Megrendelések 62. Ábra A megrendelés lépései ugyanazok., mint az értékesítésnek. A program az évszakoknak megfelel megrendelési bizonylatokat nyilvántartja ill. értékesítéskor ugyanazon ügyfél értékesítéséb l levonódik. 73.

74 11. Számlakarton 11.1 Számlakarton menü 63. Ábra A Számlakarton menüben az általunk készített összes bizonylatot megtaláljuk. A bizonylatokat egy menürendszer segítségével érhetjük el, melyben típusuknak megfelel en szét vannak válogatva. Minden bizonylattípust külön sorszámoz a rendszer és saját jellel is ellát. A következ bizonylatokat találhatjuk meg a menüpontok szerint: Értékesítés << Bevételezés >> Kimen szállító < Bejöv szállító > Pénztári bevétel + Pénztári kiadás - Árajánlat? Megrendelés T Leltárjavítás L Bizományba adás.. Bizományba vétel.. Export számla.. EU számla.. 74.

75 11.2 Számlakarton / Bizonylatok megtekintése 64. Ábra Az összes bizonylatot, amit valaha elkészítettünk, a rendszer bizonylatszámmal látja el és elmenti. A bizonylatainkat típus szerint csoportosítva találhatjuk meg a számlakarton menüben. Ebben a menüben sokféle információt kaphatunk a számláinkról és bizonyos m veleteket is végezhetünk rajtuk. Megtekinthetjük a nyilvántartott bizonylatok számát, valamint minden egyes elkészült bizonylatról az alábbi adatokat: számlaszámot kiállítás dátumát ügyfél teljes nevét fizetés módját számla nettó végösszegét számla áfa tartalmának összegét bruttó végösszeget kedvezmény összegét számlából kifizetett összeget a számla tartozását teljesítés dátumát fizetés határidejét bizonylat megjegyzését 75.

76 11.3 Számlakarton / Keresés a bizonylatok között 65. ábra 76.

77 11.4 Számlakarton / Bizonylatok kigy jtése 66. Ábra A program lehet séget ad arra, hogy bizonylataink közül, valamilyen jellemz alapján, kigy jtéseket készítsünk. Ezt a funkciót a CTRL + K billenty kkel indíthatjuk el. A kigy jtés típusát egy menüb l választhatjuk ki. A jellemz k sorban a következ k lehetnek: összes számla kedvezményes számla kifizetett számla hátralékos számla ma esedékes kifizetés számla lejárt hátralékos számla túlfizetett számla stornózott számla szövegrész keresése ügyfél keresése id szak keresése számlaszám keresése 77.

78 11.5 Számlakarton / Bizonylatlista nyomtatása 67. ábra 78.

79 11.6 Számlakarton / Részletfizetés 68. Ábra Részletfizetésre is lehet séget ad a program, egyszer en a nem teljesen kifizetett számlát kiválasztva az R gomb lenyomásával a fennmaradt összeget módosíthatjuk. Amennyiben nem kerül kifizetésre a teljes összeg, tehát marad hátralék, új határid t lehet megadni a kifizetésre. Amennyiben a bizonylat elkészítésekor az ügyfelünk nem fizette ki az árucikkek teljes végösszegét, akkor elképzelhet, hogy ezt a kés bbiekben kell a gépre felvezetnünk. Ezért a programunk lehet séget ad a kés bbi részletfizetésre is. Ennek m velete a következ : Kikeressük a bizonylatot (Lásd: Számlakarton / Kigy jtés ) Használjuk az R billenty t Megadjuk az éppen kifizetett összeget Ellen rizzük az új hátralék összegét Ha fennmaradt tartozás, akkor beírjuk az új határid t Elmentjük a részletfizetést Igény szerint papírra nyomtat a m veletet. 79.

80 11.7 Számlakarton / Stornózás sikeresen 69. Ábra Ha egy bizonylatot elrontunk vagy más okból érvényét veszíti, azt el kell különíteni a többit l, mert a tartalma nem aktuális. Ezt a m veletet stornózásnak nevezzük. Stornózásnál megjelöljük a bizonylatot és ezzel az árukészlet mennyiségeire és az ügyfelek pénzügyeire gyakorolt hatását visszavonjuk. Ezáltal a bizonylat olyan, mintha meg sem történt volna. A számlakartonból az Alt + S billenty k egyszerre történ lenyomásával tudunk stornózni. Az értékesítések és a kimen szállítók közül a program csak azokat a bizonylatokat engedi stornózni, amelyb l még nem történt visszavételezés, a bevételezések és a bejöv szállítók közül csak azokat, amelyekb l még nem történt árukiadás. A stornózás folyamán a program kiállít egy úgynevezett stornó bizonylatot, amely tartalmazza a stornózott bizonylat tételeit negatív el jellel. Ezek a stornó bizonylatok is szigorúan sorszámozottak, külön kartonban találhatjuk meg ket, utólag nem lehet módosítani a tartalmukat a többi bizonylatokhoz hasonlóan. Stornózásnál nagyon fontos tudni, hogy az egy olyan m velet, amit csak a bizonylat kiállításának napján tehetünk meg! Kés bb már sajnos nem áll módunkban. 80.

81 11.8 Számlakarton / Stornózás sikertelenül 70. Ábra A stornózás m velete számos okból sikertelen lehet: Az értékesítésb l vagy kimen szállítóból már készült korábban visszavételezés. A bevételezésb l vagy kimen szállítóból már nincsen meg a teljes árukészlet: már értékesítettünk vagy kimen szállítóztunk bel le. A bizonylatot már korábban stornózták. Vannak bizonylatok, amiket nem lehet stornózni: a, visszavételezés b, stornó bizonylat Amennyiben nem történhet meg a stornózás, a program hibaüzenetet ír ki. (Lásd: 17. Ábra) 81.

82 11.9 Számlakarton / Stornó bizonylatok 71. Ábra A stornó bizonylatok is szintén szigorúan sorszámozottak. Itt tudjuk megkeresni a stornózott számlák, ill. szállítók ellenbizonylatait. Az ellenbizonylatok tartalmazzák a stornózott bizonylatok tételeit negatív darabszámmal. Ha a számlát vagy szállítót és a hozzá tartózó stornó bizonylatot egymás mellé állítjuk, akkor nulla árumozgást kapunk. A számlaszám el tti prefixb l megtudhatjuk, hogy milyen típusú bizonylat alapján készültek: É : értékesítés B : bevételezés K : kimen szállító J : bejöv szállító A megjegyzésb l (Lásd: 19. Ábra) pontosan láthatjuk, hogy melyik sorszámú bizonylat stornója van el ttünk. 82.

83 11.10 Számlakarton / Értékesítés / Visszavételezés 72. Ábra 83.

84 11.11 Számlakarton / Visszavételezési bizonylatok 73. Ábra A szintén szigorúan sorszámozott visszavételezési bizonylatok is a számlakartonok között találhatók. Itt találhatjuk meg az értékesítésb l, illetve a kimen szállítóból visszavételezett tételek bizonylatait. A számlaszám el tti jelb l (kés bbiekben: prefix) megtudhatjuk, hogy értékesítésb l vagy kimen szállítóból történt a visszavételezés. Ha a prefix é, akkor értékesítésb l, ha k, akkor kimen szállítóból történt a visszavételezés. A megjegyzésb l ( Lásd: 18. Ábra ) egészen pontosan láthatjuk, hogy a visszavételezett árucikk, melyik bizonylattal került be a raktárba, ill. melyik bizonylattal került ki onnan. 84.

85 12. Árukarton 12.1 Árukarton menü / Áru tranzakciók vezetése 74. Ábra Gyakran el fordul, hogy kíváncsiak vagyunk, hogy egy bizonyos árucikkel milyen folyamatok történtek, amióta el ször felvezettük a nyilvántartásunkba. Ezeket az adatokat az árukarton segítségével tudjuk megtekinteni. Az árukarton menüben az összes olyan bizonylatot meg tudjuk tekinteni id rendben, amelyen a cikkszámunk szerepel. Láthatjuk folyamatosan, hogy mennyi érkezett, mennyi fogyott a termékünkb l. Teend ink a következ k: Beírjuk a pontos cikkszámot Amennyiben nem tudjuk, akkor az X + Enter billenty k segítségével kikereshetjük az árutörzsb l. Újabb Enter gombbal kérhetjük az adatainkat. A kigy jtés befejeztével egy bizonylatlistát kapunk, amelyen megtekinthetjük a bizonylatok legfontosabb adatait: kiállítás dátumát számlaszámot ügyfél rövid nevét ügyfél teljes nevét az árukészlet változás összes darabszámát az árukészlet változás méretenkénti darabszámát az árucikk jellemz it: cikkszám, csoport, szezon VT-szám, darabár 85.

86 Amennyiben bizonylat során Enter gombot ütünk, úgy meg tudjuk nézni a tartalmát is, és ott akár másolatot is készíthetünk róla. (Lásd: Régebbi bizonylatok nyomtatása) 86.

87 13. Ügyfélkarton 13.1 Ügyfélkarton / Ügyfél tranzakciók vezetése 75. Ábra Ha azt szeretnénk megtekinteni, hogy egy ügyfelünk milyen id pontokban vásárolt nálunk, vagy szállított nekünk árut, vagy más bizonylat mikor készült a részére, akkor ennek legegyszer bb módja, ha az ügyfélkartont használjuk. Az ügyfélkarton menüben egy bizonyos ügyfél kiválasztásakor, az összes olyan bizonylatot meg tudjuk tekinteni kronologikus sorrendben, amelyben szerepel a kiválasztott ügyfél. Mindezek mellett azt is láthatjuk, hogy ez milyen pénzmozgással járt. Ha Enter -t billenty t ütünk a kiválasztott bizonylaton, akkor meg is tudjuk tekinteni. Teend ink a következ k: Beírjuk az ügyfél pontos rövid nevét Az X + Enter billenty k segítségével az ügyféltörzsb l is kikereshetjük. Újabb Enter gombbal kérhetjük az adatainkat. A kigy jtés befejeztével egy bizonylatlistát kapunk, amelyen megtekinthetjük a bizonylatok legfontosabb adatait: kiállítás dátumát számlaszámot Fizetend végösszeget Fizetett összeget Hátralék összegét A fizetés végs határidejét az ügyfél jellemz it: rövid név, teljes név, csoport a bizonylat megjegyzését Az ügyfél pénzügyi helyzetét: összes bizonylat egyenlege, fizetve, hátralék 87.

88 13.2 Ügyfélkarton / Használható m veletek és funkcióbillenty k Az ügyfélkartonban számos m veletet végrehajthatunk a partnerünk bizonylataival kapcsolatban. A következ funkciók állnak rendelkezésünkre: F1 F9 R E V Alt + S Enter - A programról - Adatok nyomtatása - Részletfizetés - Egyenleg fizetés - Visszavételezés - Stornózás - Bizonylat megtekintése 88.

89 13.3 Ügyfélkarton / Részletfizetés 76. Ábra Az ügyfélkartonban R billenty lenyomásával tudunk részletfizetést csinálni. Ez a m velet annyiban különbözik a számlakartonbeli részletfizetést l, hogy itt a program az ügyfél összes hátralékát összeadja és ezt egyetlen gombnyomással egy összegben ki lehet egyenlíteni. Amennyiben nem kerül kifizetésre a teljes összeg, tehát marad hátralék, új határid t lehet megadni a kifizetésre. 89.

90 13.4 Ügyfélkarton / Egyenleg 77. Ábra 90.

91 14. Forgalom elemzés 14.1 Forgalom elemzés menü 78. Ábra A Forgalom elemzés menüben számos olyan funkciót találhatunk, amellyel átfogóbb képet kapunk az áru- és pénzmozgásainkról. A forgalom elemzés menüben a következ menükkel találkozunk: Napi árufogyás Id szakos árufogyás Napi árumozgások küldése Leltárkészítés Árukészlet id gép Árukészlet elemzés Ügyfél elemzés Számla elemzés Napi összesítés Havi összesítés Éves összesítés Üzlet összesítés Törzsadat összesítés FIFO riport Megrendelések összesítése Megrendelések ügyfelenként Az elemzéseket arra tudjuk használni, hogy átfogóbb képet kapjunk az áru- és pénzmozgásokról. A továbbiakban részletesen leírjuk, hogy melyik elemzést mire tudjuk használni. 91.

92 14.2 Forgalom elemzés / Napi árufogyás 79. Ábra A napi árufogyás menüt a nap végi kiértékelésként használjuk. Képet kaphatunk a megadott nap árumozgásairól és az árbevételr l. Az elemzésben pozitív el jellel szerepelnek az értékesítések és a kimen szállítók tételei, negatív el jellel pedig a visszavételezések. Az F9 billenty vel a listát ki is nyomtathatjuk. 92.

93 14.3 Forgalom elemzés / Id szakos árufogyás 80. Ábra 93.

94 14.4 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Használható eszközök A leltárkészítés menü segítségével meg tudjuk állapítani, hogy milyen eltérés van a számítógép által nyilvántartott árukészlet, és a raktárban ténylegesen található mennyiség között. A raktárban található árucikkek összeszámolását végezhetjük manuálisan, és használhatunk gépi eszközöket, például vonalkód olvasókat is, amennyiben a termékeink el vannak látva vonalkód címkékkel. Az alábbi típusokat támogatja a rendszerünk: kábeles vonalkód olvasók Kábellel a számítógép egyik kimenetéhez (portjához) illesztett vonalkódolvasó készülék. Csak számítógép mellett használható, melyre azonnal, egyenként továbbítja a leolvasott kódokat. vonalkódgy jt k (mobilgy jt k) Hordozható vonalkódolvasó eszköz. A leolvasott vonalkódokat a memóriájában tárolja, majd a számítógépre kés bb, együtt lehet letölteni az adatokat. Az készülékek optikáját tekintve mindkét típusból 2 félét különböztetünk meg: CCD olvasó Laser olvasó Az olvasást egy LED dióda alapú CCD olvasó optika végzi. - El nye: Elég strapabíró, masszív - Hátránya: Viszonylag közelr l olvas pontosan Az olvasást egy apró, mozgó tükörrel eltérített lézersugár végzi - El nye: Távolról is pontosan olvas - Hátránya: Érzékeny a sérülésekre, vigyázni kell rá. Az eszközök plusz kiadást jelentenek, viszont rendszeres használat esetén (leltár, illetve egyéb m veletek) olyan mértékben leegyszer sítik és lerövidítik a munka id tartamát, hogy hosszabb távon a megvásárlásuk kifizet dik. Használatuk gyors és pontos adatrögzítést tesz lehet vé, a munkafolyamat felgyorsul és követhet bb lesz. 94.

95 14.5 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Vonalkódok tervezése 81. ábra Vonalkódokat készíteni 2 féle megoldásunk lehet: Az Ametiszt programból nyomtatunk közvetlenül vonalkódot. Küls alkalmazással dolgozunk, amelynek a rendszerb l adatokat szolgáltatunk Az újabb intelligensebb címkenyomtató programok képesek küls adatbázis fogadására és a kapott adatbázis alapján csoportosan nagyobb mennyiség címkék egyszerre kinyomtatására. A címkék formátumát el re, egyszer kell megtervezni egy felhasználóbarát grafikus tervez asztalon. A fogadott adatformátumok a következ ek lehetnek: TXT : Szóközökkel feltöltött fixpozíciós szöveg) CSV : Speciális karakterrel, általában ; jellel, elválasztott szöveg Az Ametiszt rendszerben is lehet ség van a címkék egyedi tervezésére. Ezt a rendszerünk illeszt programokkal vezérli, amelyek az Ametiszt program könyvtárán belül a.\drivers\ mappában *.BAR néven helyezkednek el. 95.

96 14.6 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Vonalkódnyomtatók 82. ábra Rendszerünk eleve fel van készítve néhány nyomtatótípus vezérlésére. Mivel a nyomtatók alapvet en 3 programnyelvet támogatnak, a többi készülék használata sem jelent problémát. A nyomtatókat az alábbi nyelveken programozhatjuk: Nyelv neve: EPL2 (Eltron Programing Language) Támogatott nyomtatótípusok: Zebra LP-2824, 2844, stb. Intermec C4, C5, PC4, PC41 stb. ZPL (Eltron Programing Language) CPCL (Camero Printer Command Language) Zebra LP-2844-Z, S300, T300, A300, PA400, Rendszerünk jelenleg nem támogatja. Cameo, Encore típusú nyomtatók használják. stb. 96.

97 14.7 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Vonalkódcimkék 83. ábra A címkenyomtatókhoz használható (tekercses), és a hagyományos nyomtatóval nyomtatható (íves) címkék széles körét használhatjuk, mind méret, mind alapanyag tekintetében. Termékkínálatban megtalálhatunk közel 100 féle címkét, de a különleges, egyedi igényeket is meg lehet valósítani! A méretválaszték a 28x10 est l a 148x210 es tartományban mozog jelenleg. Alapanyag tekintetében a thermo, a papír, és a m anyag (PE,PP) a jellemz, de egyedi igényeket is ki lehet elégíteni (fémezett, h álló, textil, stb ). A címkék nyomtatása alapesetben fekete színnel történik, de lehet ség van színes címkék készítésére is, akár nyomdai min ségben! 97.

98 14.8 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kábelolvasó használata 84. Ábra A kábelolvasó segítségével, a vonalkód címkével ellátott termékeket egyenként tudjuk összeszámolni. A lehúzott vonalkódokat a képerny n figyelemmel követhetjük. A rendszer a címkén lekódolt adatokat azonnal átfordítja a cikkszámra és méretre. Amennyiben a vonalkódot a rendszer nem tudja értelmezni, ezt a képerny n azonnal láthatjuk. Ilyenkor maga a vonalkód számsora marad a képerny n fordítatlanul. (Lásd 81. Ábra: sor) Ha végeztünk és be akarjuk fejezni a leltározás olvasási folyamatát, a cikkszám helyére * jel megadásával tehetjük ezt meg. 98.

99 14.9 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés 85. Ábra A vonalkód olvasás befejeztével a kiértékeléshez kerülünk A rendszer leellen rzi és átszámolja a beírt vonalkódokat. Folyamatosan figyelemmel követhetjük, hogy hány jó (értelmezhet ), és hány rossz (értelmezhetetlen) vonalkódot adtunk meg. Értelmezhetetlen vonalkódok azok a kódok, amelyeknek e rendszer nem találja meg a megfelel jét cikkszám + méret szerint. Pl: Cikkszám Méret Vonalkód PETER.-511 XS PETER.-511 S PETER.-511 M PETER.-511 L PETER.-511 XL PETER.-511 XXL PETER XL

100 14.10 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Nem talált kódok 86. Ábra A kiértékelés végén részletes listát kapunk azokról a vonalkódokról, amelyeket a rendszer nem tudott felismerni. A listát az F9 gombbal ki is nyomtathatjuk. Az összesítésen szerepl vonalkódok vagy hibásak (ez esetben érdemes ket cserélni), vagy a gyártó nem küldte el az adataikat a vonalkód törzsben. Ezek az áruk a leltárból hiányozni fognak. A hiba korrigálása után célszer ezeket a termékeket újból leolvasni vagy pedig a leltárhoz manuálisan hozzáadni. 100.

101 14.11 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Mobilgy jt készülékek 87. ábra Rendszerünket úgy fejlesztettük, hogy minél több modern eszközt támogasson. Többek között a vonalkódgy jt készülékek nagy része is rendelkezésünkre áll. El nyök: Ezek a készülékek azért kedvez ek, mert a hagyományos kábeles olvasókkal ellentétben ezek nem a géphez kötöttek. Akkumlátorral, memóriával és kijelz vel rendelkeznek. A számítógépt l bármilyen távolságra lehet ket használni. Határt csak az akkumlátor töltöttsége és a memória nagysága szabhat. A számítógép csak a kiértékeléshez kell. Hátrányok: Hátrányuk, hogy még mindig viszonylag drágák, habár áruk folyamatosan csökken a választék b vülésével. Ha a memória megtelik, számítógépre letöltés nélkül nem lehet ket tovább használni. Ha meghibásodnak, elveszhet a rajtuk tárolt vonalkódmenyiség 101.

102 14.12 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Mobilgy jt használata 88. Ábra Az M bet lenyomása után a mobilgy jt n tárolt adatokat el tudjuk küldeni a programnak feldolgozás céljából. 102.

103 14.13 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Mobilgy jt használata 89. Ábra Az adatok beolvasásának folyamata számunkra is látható a képerny n. Az utolsó adat beolvasása után ( <EOF> ) a gy jt tartalmát le is tudjuk nullázni. 103.

104 14.14 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés 90. Ábra Ha a számítógép eltérést tapasztal a számítógépes és a számolt árukészlet között, akkor a képerny jobb oldalsó felén + illetve - jelekkel közli ezt a felhasználóval. 104.

105 14.15 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés befejezése 91. Ábra Kiértékelés közben is láthatjuk, hogy a program hogyan választja szét az értelmezhet ill. az értelmezhetetlen vonalkódokat. 105.

106 14.16 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Nem talált kódok 92. Ábra A kiértékelés után a program a nem talált rossz vonalkódokat összegy jti és meg tudjuk tekinteni ezeket, ill. ki is nyomtathatjuk tetszés szerint. 106.

107 14.17 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Kiértékelés megtekintése 93. Ábra Természetesen a különböz leltározási módszereket egymás után vegyesen is alkalmazhatjuk. Amennyiben a számlálást el röl szeretnénk kezdeni, lehet ségünk van ebben a menüben N billenty vel nullázni a leltárt. A végleges leltárt ill. az eltéréseket tartalmazó pontos listát az F9 billenty segítségével papírra ki is nyomtathatjuk. 107.

108 14.18 Forgalom elemzés / Leltárkészítés / Leltározás lekérdezése 94. Ábra Ha az összeszámlált árukészletr l valamilyen sz rés szerint összesítést szeretnénk kérni, használjuk ezt a funkciót az L billenty lenyomásával. Itt pontos összesített képet kapunk a leltározott termékeink mennyiségér l és a számítógépes árukészlett l való eltérés nagyságáról. 108.

109 14.19 Forgalom elemzés / Árukészlet elemzés 95. Ábra Az árukészlet elemzés menüben az eddig ismert sz r k segítségével megtekinthetjük, hogy cikkszámonként milyen árumennyiségek érkeztek ill. távoztak raktárunkból. A kigy jtött adatokat a program darab szerint ill. ár szerint is összegzi. Az F9 billenty vel mindezeket ki is nyomtathatjuk. 109.

110 14.20 Forgalom elemzés / Ügyfél elemzés 96. Ábra Ebben a menüben egy meghatározott id szakon belül megvizsgálhatjuk ügyfeleink forgalmát. Az elemzés eredményét itt is módunk van kinyomtatni az F9 billenty segítségével. 110.

111 14.21 Forgalom elemzés / Számla elemzés 97. Ábra A számla elemzés menüt arra használhatjuk, hogy az egyazon típusú bizonylatainkat összevonva átfogó képet kapjunk, hogy milyen árutételek szerepeltek rajtuk. A bizonylatokat lesz kíthetjük egy adott id szakra, illetve ügyfél szerint is. A vizsgált termékek skáláját tovább csökkenthetjük az eddig megismert kritériumok szerint: cikkszám részlet, csoport, szortiment, szezon. Amennyiben sz kítéshez beírjuk a szortimentet, akkor a program összesíti is a méreteket, illetve kiszámolja, hogy mely méretek átlagosan hány százalékban szerepeltek a bizonylatokon. Az F9 billenty vel az elemzést ki is nyomtathatjuk. 111.

112 14.22 Forgalom elemzés / Havi jelentés 98. Ábra 112.

113 14.23 Forgalom elemzés / Éves jelentés 99. Ábra 113.

114 14.24 Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése menü 100. Ábra A megrendelések összesítése menüben tudjuk összegy jteni az ügyfeleik szezononkénti ill. basic megrendeléseit. Az megrendelés összesítése menüponton belül egy külön menüben tudjuk kiválasztani az általunk vizsgálni kívánt megrendelés típust. 114.

115 14.25 Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések 101. Ábra A megrendelési típuson belül külön megválaszthatunk egy id szaki sz rést is, mivel lehet ségünk van pl.: téli megrendelést az év bármely szakában felvenni. A képerny jobb oldalán látható jelek (!, +, - ) fontos információkat közölnek a termékekre vonatkozóan:! jel : A megrendelt és visszaigazolt árucikkb l nem lett mindegyik kiszortírozva a megrendel ügyfeleknek. + jel : A termékb l több van készleten, mint amennyit a partnereink összesen megrendeltek. - jel : A termékb l kevesebb van készleten, mint amennyit a partnereink összesen megrendeltek. 115.

116 14.26 Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések / Nyomtatás 102. Ábra Az összesítés eredményét lehet ségünk van kinyomtatni az F9 billenty segítségével. A nyomtatáson belül kiválaszthatjuk, hogy a megrendeléseink összesítését kívánjuk kinyomtatni vagy pedig, egy bizonyos jellel megjelölt termékek listáját. Mindezeken belül módunk van a szokásos sz résekkel tovább sz kíteni a kinyomtatandó termékek listáját. 116.

117 14.27 Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések / Visszaigazolás 103. Ábra A visszaigazolás opciót, akkor kell használnunk, ha be akarjuk állítani hogy a felvett megrendelések közül összesen mennyit tudunk kielégíteni. Tehát szortírozás során az ügyfeleknek csak annyit fog szétosztani a program, amennyit el z leg visszaigazoltunk. A fennmaradó megrendelések teljesíthetetlenek lesznek. 117.

118 14.28 Forgalom elemzés / Megrendelések összesítése / Téli megrendelések / Felvett megrendelések 104. Ábra A megrendelések összesítése menün belül lehet ségünk van az R billenty vel a kiválasztott termékünkre felvett rendeléseket ennél részletesebben, bizonylatonként is megtekinteni. Itt van lehet ségünk arra is, hogy módosítsuk a megrendeléseket az M billenty vel illetve szétosztjuk az el z leg visszaigazolt termékeket. A program ezt elvégezheti automatikusan ( A billenty ), de ezt felülbírálhatjuk és módosíthatunk manuálisan is ( S billenty ). 118.

119 14.29 Forgalom elemzés / Megrendelések ügyfelenként / Téli megrendelések 105. Ábra Lehet ségünk van, hogy a megrendeléseket meghatározott id szakon belül ügyfelenként különválogassuk. Az id szak beírása után a program az ügyfél pontos rövid nevét kéri. 119.

120 14.30 Forgalom elemzés / Megrendelések ügyfelenként / Téli megrendelések 106. Ábra A beállított id intervallumnak és az ügyfél rövid nevének megfelel en láthatjuk a program által kiválogatott megrendeléseket bizonylatonként. Az F9 billenty vel a rendelt termékek listáját ki is nyomtathatjuk. 120.

121 14.31 Forgalom elemzés / Részletfizetések követése 107. Ábra A részletfizetések követése menüben meg tudjuk tekinteni az összes részletfizetést kronologikus sorrendben dátum, pontos id pont és bizonylatszám szerint. Az F9 billenty vel ezt a listáját ki is nyomtathatjuk. 121.

122 15.1 Vonalkódtechnika / Alapok 15. Vonalkódtechnika A Vonalkód M ködése A vonalkód vékony és vastag vonalakból áll. A vonalkód olvasó fotóérzékel vel a kódot elektromos jellé változtatja olvasás közben, és méri a relatív szélességét a vonalaknak és a helyeket a vonalak közt. Így fordítja az olvasó a vonalkódokat írásjelekre, és küldi a számítógéphez vagy kézi terminálhoz. Minden vonalkód egy különleges Start és egy Stop jellel rendelkezik. Így tudja az olvasó felismerni, ha el re vagy visszafelé olvasta a vonalsorozatot. Továbbá, egyes vonalkódoknak checkszum jele is van közvetlen a Stop jel el tt. A checkszum nyomtatás közben van kiszámítva, a vonalkód karakterek alapján. A vonalkód olvasó ugyanezt a számítást végrehajtja, és hozzáhasonlítja az eredményt a checkszumhoz. Ha a két szám nem egyezik, az olvasó hibát feltételez, és újból próbálkozik Különböz vonalkódok vannak, és mindegyiknek megvan a saját vonal mintája. Az UPC, és az Interleaved 2 of 5 kód csak számokból áll, és általában kiskereskedelmi árúkon használt. Code 39 karaktersorozatában benne van a nagy bet k, számok, és néhány jel. Code 128 felismer minden nyomtatható és nyomtathatatlan ASCII karakter kódot. Különböz Vonalkódok Alkalmazása Van valamiféle ipari standard, amelyet a cégnek be kell tartani, vagy a vev kér egy különleges vonalkód formát? Ha igen, valószín leg kénytelenek az a vonalkódot használni, melyet a vev kér. Ha viszont kiskereskedelmi árukat jelölnek, UPC-A -t használnak USA-ban és EAN-13 -t a világ többi országában. Ha cégen belüli használatra kell a vonalkód rendszer, választhatja bármelyiket, de meg kell gondolni, hogy a számos vonalkód elég, vagy használatát venné a számos és bet s vonalkódnak. A Code 39, és Code 128 erre alkalmasak. Ha csak számos vonalkód kell, az Interleaved 2 of 5 is megfelelne, bár a Code 128 nagyobb teljesítmény és épp olyan kis helyen elfér, ha számos adatot kódol. Ha nagymennyiség adatot kell rejtjelezni, PDF-417 ajánlatos. Ha mértékletes adatmennyiséget kell nagyon kicsi helyre férk ztetni, a DataMatrix célszer. 2-Dimenziós Vonalkód 122.

123 2-dimenziós jelek általában négyszöglet ek, és két dimenzióban rejtjelezik az adatokat. Két fajta 2-dimenziós vonalkód létezik: a "halmozott vonalkódok" rétegekb l álnak, és 2-dimeziós, vagy CCD és lézerolvasókkal, és speciális software-el olvashatóak. A másik fajta a "Mátrix Kód", melyek igazi 2-D mátrixon épülnek. Tömörebbek a halmozott vonalkódokhoz képest, és csak igazi 2-D olvasó tudja dekódolni. 2-Dimenzós kódok el nyei a következ k. Kis helyen sok információt tudnak tarolni a standard vonalkódokhoz képest. Egy standard vonalkód körülbelül karakter a maximum tartalma, 2-D vonalkódok karaktert tartalmazhat. A Vonalkódok El nyei Fejleszti a M ködési Teljesítményt Mivel a vonalkódok megengedik a gyors és pontos adatrögzítést, a munkafolyamat felgyorsul és követhet bb. Követni a státuszt vagy lokációt egyes tervnek, anyagnak, eszköznek, vagy egyéb tárgynak a cégen belül sok id be telik. Vonalkódok felgyorsítják ezt a folyamatot. Csökkenti a Hibákat Adatrögzít hibák sokféle problémát okozhatnak: megelégedetlen vev k, id pazarlás nyomozni áruk után, és plusz pénzbe kerülhet a szállítás. Sokszor még komolyabb problémát is okozhat ilyen hiba, f leg ha egészségügyi felhasználásról van szó. Az ember átlagban hibázik egyszer háromszáz karakterenként. Vonalkód olvasók átlagban egyszer harminchattrillión karakterenként hibázik attól függ en, hogy melyik vonalkódot használ. 123.

124 15.2 Vonalkódtechnika / Vonalkód típusok / F bb típusok 108. ábra Kódolásuk, szerkezetük alapján az alábbi vonalkód típusokat különböztetjük meg egymástól: EAN 13 EAN 8 UPC-A UPC-E Interleaved 2 of 5 Codabar Code 39 Code 93 Code 128 PDF 417 DataMatrix EAN 128 EAN-13 -t világszerte használják kiskereskedelemben. A jel 13 karaktert kódol. EAN-8 az EAN-13 kód rövidített változata. Az EAN-8 kód f célja minél kisebb helyet foglaljon el. A UPC-A 12 számjegy kódot tartalmaz. UPC-E az UPC-A variációja, amelyet a 0-s számú rendszerre használható. UPC-E kódok nagyon kicsi helyen elférnek mivel a 0 -t kisz rik. Interleaved 2 of 5 számokból álló vonalkód, melyet f leg áruraktárakban, és ipari muhelyekben használnak. Az adatnak páros számú számjegyb l kell állnia. Codabar a számokat (0-9), hat jelt (-:.$/+), és a start/stop karaktereket (A, B, C, D, E, *, N, vagy T) kódol. A Codabar-t könyvtárak, csomagkiszállító servizek, véradó központok, és más adatfeldolgozó alkalmazók használják. Code 39 -t különböz iparágak használják, és állami vonalkód standard is. A Code 39 teljes karakter sorozata 0-9, A-Z (csak nagy bet k), és a space, mínusz (-), plusz (+), pont (.), dollár ($), slash (/), és százalék (%) Code 93 egy kisebb fajtája a Code 39-nek. De karakterenként csupán 9 vonalkód elemet használ a 15 helyett Kit n en tömörít numerikus és alphanumerikus adatoknak. El nyösebb, mint a Code 39, mivel karakterválasztéka b vebb, és tömörebb. A Code 128-nak teljes karakter sorozata 0-9, A-Z (nagy és kis bet k), és az összes standard ASCII jelek és kontrol kódokból áll. 2-dimeziós vonalkód, ami nyomtatható ASCII karaktert, vagy bináris karaktert tud tárolni 2-dimenziós vonalkód, ami 1 - t l karaktert tud tárolni 124.

125 15.3 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN-13 EAN-13 -t világszerte használják kiskereskedelemben. A jel 13 karaktert kódol: az els két vagy három vonal az országkód mely jelezi, hogy melyik országban regisztrált a gyártó. Az országkódot fojtatja 9 vagy 10 adat jegyszám, és egy checkszum. Két vagy öt jegyszámú kiegészít vonalkód hozzáadható. Így elérhet a 14 vagy 17 jegyszámú vonalkód. Modulo 10 kalkuláció a checkszum: 1. Add össze a páros számú számjegyeket: 2, 4, 6, stb. 2. Az eredményt 3 -al beszorozni. 3. Add össze a páratlan számú számjegyeket: 1, 3, 5, stb. 4. Add össze a 2. és 3. végeredményét. 5. A check karakter a legkisebb szám mely a 4. lépéshez adható, hogy a 10 többszöröse legyen az eredmény. Például: Legyen a vonalkód adata = = * 3 = = = X = 90 (10 többszöröse legyen az eredmény), tehát X = 5 (checkszum) Visual Basic minta funkció a checkszum kikalkulálásához: Function Append_EAN_Checksum (RawString as String) Dim Position as Integer Dim CheckSum as Integer CheckSum = 0 For Position = 2 to 12 step 2 Checksum = Checksum + Val(Mid$(RawString, Position, 1)) Next Position CheckSum = CheckSum * 3 For Position = 1 to 11 Step 2 CheckSum = CheckSum + Val(Mid$(RawString, Position, 1)) Next Position CheckSum = CheckSum Mod 10 CheckSum = 10 - CheckSum If CheckSum = 10 Then CheckSum = 0 End If Append_Ean_Checksum = RawString & Format$(CheckSum, "0") End Function 125.

126 15.4 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN Országkódok Kód Ország Amerikai Egyesült Államok Lefoglalt EAN-hez csatlakozó UCC (USA) Kiskereskedelmek és kiszállítók lokális használatára Franciaország Németország 45 Japán 46 Oroszország 471 Tajvan 474 Észtország 475 Lettország 477 Litvánia 479 Srí Lanka 480 Fülöp-szigetek 481 Fehéroroszország 482 Ukrajna 484 Moldva 485 Örményország 486 Grúzia 487 Kazahsztán 489 Hong Kong 49 Japán 50 Egyesült Királyság 520 Görögország 528 Libanon 529 Ciprus 531 Macedónia 535 Málta 539 Írország 54 Belgium és Luxembourg 560 Portugália 569 Izland 57 Dánia 590 Lengyelország 594 Románia 599 Magyarország Dél Afrika 609 Mauritius 611 Marokkó 613 Algéria 619 Tunézia 622 Egyiptom 625 Jordánia 626 Irán 64 Finnország 126.

127 Kína 70 Norvégia 729 Izrael 73 Svédország Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica, Panama 746 Dominikai Köztársaság 750 Mexikó 759 Venezuela 76 Svájc 770 Kolumbia 773 Uruguay 775 Peru 777 Bolívia 779 Argentína 780 Chile 784 Paraguay 785 Peru 786 Ecuador 789 Brazília Olaszország 84 Spanyolország 850 Kuba 858 Szlovákia 859 Csehország 860 Jugoszlávia 869 Törökország 87 Hollandia 880 Dél Korea 885 Thaiföld 888 Szingapúr 890 India 893 Vietnam 899 Indonézia Ausztria 93 Ausztrália 94 Új-Zéland 955 Malajzia 959 Pápua Új-Guinea 977 Periodikusok (ISSN) 978 Könyvek (ISBN) 979 Zene (ISMN) 980 Visszafizetési receptek 99 Kuponok 127.

128 15.5 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN-8 EAN-8 az EAN-13 kód rövidített változata. Az els két vagy három vonal az országkód, 4 of 5 adat számjegy (az országkód hosszúságán függ ), és a checkszum. Igaz, hogy lehetséges plusz 2 vagy 5 számjegyes hosszabbítást tenni a kódhoz, az EAN-8 kód f célja minél kisebb helyet foglaljon el. Az EAN-8 jel azonosítja a gyártót és a gyártmányt. Mivel limitált az EAN-8 kódok száma országonként, csak olyan gyártmányokra teszik, melyre nem fér a nagyobb EAN-13 vonalkód. Például, a 2-számú országkód, csak vonalkód variációt enged meg. 128.

129 15.6 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / UPC-A UPC-A Kód Struktúrája A UPC-A 12 számjegy kódot tartalmaz. Az els számjegy a számolórendszert azonosítja: 0 : szabályos UPC kódok 1 : foglalt 2 : boltban címkézett rendszertelen súlyú tárgyak 3 : National Drug Code és National Health Related Items (Országos drog és E.Ü. kód) 4 : nincs forma korlátozás, üzleten belüli használatra (kivéve élelmiszer cikkekre) 5 : kuponokon használható 6 : foglalt 7 : szabályos UPC kódok 8 : foglalt 9 : foglalt A következ 5 számjegyu kód a gyártót azonosítja. A Uniform Code Council (UCC) osztja ezeket a számokat. A ezután lev 5 számjegy a tárgyat azonosítja, és ezt a számot a gyártó adja meg. Az utolsó számjegy a checkszum. Checkszum Kalkulálása (Modulo 10 kalkuláció a checkszum képzéséhez): 1. Add össze a páros számú számjegyeket: 2, 4, 6, stb. 2. Az eredményt 3 -al beszorozni. 3. Add össze a páratlan számú számjegyeket: 1, 3, 5, stb. 4. Add össze a 2. és 3. végeredményét. 5. A check karakter a legkisebb szám mely a 4. lépéshez adható, hogy a 10 többszöröse legyen az eredmény. Például: Legyen a vonalkód adata = = * 3 = = = X = 90 (10 többszöröse legyen az eredmény), tehát X = 5 (checkszum) Periodikusok 2-számjegy kiegészít kódja Az UPC-A kód két számjegy kiegészít vonalkóddal b víthet, mely a periodikus számát jelzi. Heti kiadványok általában ig vannak számozva; félhavi kiadások 1-24 számozottak; és 1-12 vannak a hónapos kiadások számozva. 129.

130 15.7 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / UPC-E UPC-E az UPC-A variációja, amelyet a 0-s számú rendszerre használható. UPC-E kódok nagyon kicsi helyen elférnek mivel a 0 -t kisz rik. Négy szabály vonatkozik az UPC vonalkód nyomtatására az UPC-E formában: Ha a gyártó utolsó 3 számjegye 000, 100, vagy 200, az érvényes termék kódok (1 000 szám). Ha a gyártó utolsó 3 számjegye 300, 400, 500, 600, 700, 800, vagy 900, az érvényes termék kódok (100 szám). Ha a gyártó utolsó 2 számjegye 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, vagy 90, az érvényes termék kódok (10 szám). Ha a gyártó számjegye nem nullával végzodik, az érvényes termék kódok (5 szám). 130.

131 15.8 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Interleaved 2 of 5 Interleaved 2 of 5 számokból álló vonalkód, melyet f leg áruraktárakban, és ipari muhelyekben használnak. Az adatnak páros számú számjegyb l kell állnia. A karakterek 5 elemb l állnak, 5 vonal, vagy 5 öt space. Két elem az ötb l vastag, valamint három vékony. Szomszédos karakterek összefésültek, tehát alternálódik a space és vonal egyik karaktert l a következ ig. 131.

132 15.9 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Codabar Másnévén USD-4, NW-7, és 2 of 7 Code. Codabar a számokat (0-9), hat jelt (-:.$/+), és a start/stop karaktereket (A, B, C, D, E, *, N, vagy T) kódol. A start/stop karakterek párokban vannak, és nem szerepelhetnek többször a vonalkódban. Codabar-t könyvtárak, csomagkiszállító servizek, véradó központok, és más adatfeldolgozó alkalmazók használják. Nincs el írt checkszum, viszont egyes iparágak kifejlesztették a saját checkszum standardeket. 132.

133 15.10 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / CODE 39 (3 OF 9) Code 39 -t különböz iparágak használják, és állami vonalkód standard is. Az ANSI (Amerikai Nemzeti Szabványügyi Intézet) maghatározza a Code 39 standardot, mint MH10.8M-1983, és USD-3, 3 of 9 -ként is ismert. A Code 39 teljes karakter sorozata 0-9, A-Z (csak nagy bet k), és a space, mínusz (-), plusz (+), pont (.), dollár ($), slash (/), és százalék (%). A start/stop karakter a kód elején és végén található, és a vonalkódnak nincs maximum hosszassága, viszont 25 -nél több karakter terheli kapacitását. Minden egyes karakter 9 elemb l áll: 5 vonal, és 4 üres hely. Egy karakter 3 vastag, és 6 vékony elemb l áll. Inter-karakter hely választja el a karaktereket, amely akkora, mint a vékony vonal. A vastag : vékony vonalak aránya Vonalkódok, melyeknek a vékony vonala kisebb, mint arasz (0.508mm), legalább 2.5 arány kell, hogy legyen, de 3.0 a javasolt. 10 vékony vonalas holtzóna van a Code 39 vonalkódok elején és végén. A checkszum nem kötelez a Code 39 vonalkódhoz, viszont az adat integritása miatt a Modulo 43 check számjegy hozzátéte javasolt. Code 39 jóformán az egyetlen vonalkód, melynek a checkszum nem kötelez, tehát el nyösebb mikor lehetetlen, vagy alkalmatlan checkszumokat kalkulálni minden egyes vonalkód nyomtatáskor. Extended Code 39 Extended Code 39 kib víti a Code 39 karakter sorozatát (kisbet kkel és jelekkel). A Code 39 karaktereket páros Code 39 karakterekkel kell kódolni, például, a kicsi "a" bet, amely nem szerepel a Code 39 karaktersorozatban, a "+A" párral lehet kódolni. Tippek Majdnem mindegyik piacon lév vonalkód képes elolvasni a Code 39 vonal kódokat. F leg cégen belül használják, hol a vonalkódok bels leg alkalmazhatók. El tagként a vonalkódhoz illeszteni egy karaktert segít a hiba kikerülésében. Például, árú azonosító számok lehet "P"-vel, és a mennyiség száma "Q"-val, kezd dhetnek. Ha a felhasználó leolvas egy alkatrész számot, a vonalkód olvasó le tudja ellen rizni a "P" jelenlétét és automatikusan visszautasítani a kódot, ha az nincs ott. 133.

134 15.11 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Code 93 (USS-93) Code 93 egy kisebb fajtája a Code 39-nek. Ugyanazokat a karaktereket használja, mint a Code 39, de karakterenként csupán 9 vonalkód elemet használ a 15 helyett. A Modulus 43 checkszum nem kötelez, úgy, mint a Code 39 esetében. 134.

135 15.12 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / Code 128 Code 128 kit n en tömörít numerikus és alphanumerikus adatoknak. El nyösebb, mint a Code 39, mivel karakterválasztéka b vebb, és tömörebb. A Code 128-nak teljes karakter sorozata 0-9, A-Z (nagy és kis bet k), és az összes standard ASCII jelek és kontrol kódokból áll. A kódok három alegységre vannak választva: A, B és C. Az A alegység a standard ASCII jeleket, számokat, nagybet ket és kontrol kódokat tartalmazza; A B alegység standard ASCII jeleket, számokat, nagybet ket és kisbet ket foglalja össze; és a C alegység két számot tömörít egy karakterbe. Ráadásul, mindegyik alegység tartalmaz kontrol karaktereket, ami engedi a váltást egyik alegységt l a másikig egy vonalkódban. Végül, három külön start kód létezik, mely jelezi, hogy melyik alegységet használja. A checkszum Minden egyes Code 128 karakternek van egy száma ig. Az A és B alegységekben, a karakterek száma az ASCII kód megfelel je mínusz 32. Például, a felkiáltó jel (ASCII 33) száma 1. Az A alegység engedélyezi az ASCII kontrol karakterek nyomtatását (0-31 számú ASCII kódok). Ezekre a karakterekre vonatkozva, 64-t kell adni az ASCII kódhoz a karakter száma kiszámításához. Például a NUL értéke (ASCII 0) 64, SOH (ASCII 1) 65, STX (ASCII 2) 66, stb. A C alegység párosan nyomtatja a számokat, és a karakter száma a checkszum kiszámításához, a pár értéke (00, 01, 02,.., 99). A checkszum kalkulálása: 1. A checkszum kezdeti értékét állítsd a start karakter értékére (103, 104, vagy 105 az A, B, vagy C alegység megfelel jével). 2. A szorzó kezdeti értékét állítsd 1-re. 3. Kezdvén a vonalkód bal oldalán, add a karakter számát szorozva a szorzó értékével a checkszumhoz. A szorzó egyel növekszik minden karakter után. 4. Oszd a végeredményt 103-lal. 5. Alakítsd át a checkszum számértékét ASCII karakterekre. A checkszum számértéke átalakítása ASCII karakterekre a bet típuson is múlhat. Óvatosnak kell lenni mikor az eredményes ASCII kód szám értéke nulla, vagy ha 95-nél magasabb. Általában, ha az A alegységbe a checkszum 0-63-ig, add a "space" checkszumot az ASCII kódjához (32) a karakter kód kiszámításához. Ha a checkszum meghaladja 64 -t, vegyél el 64 - t a karakter kód kiszámításához. A B alegységbe, add a "space" checkszumot az ASCII kódjához (32) a karakter kód kiszámításához. A C alegységben, a checkszum egyenl a karakter ASCII számértékével. 135.

136 15.13 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / EAN 128 Az EAN-128-as rendszer a Kód-128 vonalkódszimbólumnak egy alkészlete, amelyet a kezd széljel után álló ún. FNC1 karakter különböztet meg az általános használatú kód-128-tól. Az EAN-128 alkalmazásának jellemz je, hogy a megjeleníthet különféle információkat egy el ttük álló -adattartalom azonosító- (AI) határozza meg. Például a gyártási szám adattartalom azonosítója AI=21, a gyártási tételszámé (charge szám) AI=10. Ha csak számokból áll a gyártási szám, nyomtatásnál érdemes választaniválassza a tömör ábrázolást (rövidebb jelképet) eredményez -C- jelkészletet, - ha kis- és /vagy nagybet ket is tartalmaz a gyártási szám, válassza a -B- jelkészletet. Olyan modulméretet válasszon, amelyet nyomtatója támogat. Például 200 DPI felbontású nyomtató 0,25 és 0,375 mm, 300 DPI-s 0,25 és 0,33 mm, 400 DPI-s 0,25, 0,31 és 0,375 mm modulméretet támogat. 136.

137 15.14 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / PDF-417 PDF dimeziós vonalkód, ami nyomtatható ASCII karaktert, vagy bináris karaktert tud tárolni. A jel négyszöglet, a hosszassága növekedhet az adat mennyiségét l függ en. Többszörös PDF-417 jelekre is lehet szétválasztani az adatokat, melyek összef zhet ek, tehát nincs határa a PDF-417 csoport tartalom képességének. A PDF-417 hasznos eljárás, f leg mikor az adatok a termékkel utaznak, például mikor az adatbázis nem elérhet. A PDF-417-at általában veszélyes anyagok megjelöléséhez, ujjlenyomatok és fényképek kódolásához f leg jogosítványokon, és m szaki cikkek részletezésére használják. A PDF-417 vonalkód maximum adats r ségét a vonalkód azon legvékonyabb vonala határozza meg, amelyet megbízhatóan lehet nyomtatni és olvasni. A vonalkód legkisebb vonalának javasolt mérete hüvelykes szélesség és hüvelykes magasság, a bináris módban az adats r ség 686 byte négyzethüvelykenként (106.2 byte négyzetcentiméterenként). Nyomtatható ASCII módban a s r ség 1,144 karakter négyzethüvelykenként (177.2 karakter négyzetcentiméterenként). A PDF-417 jelei kétdimenziós szkennert igényelnek; vagy egy standard CCD-t vagy lézer szkennert és egy speciális dekódoló-szoftvert (a wand olvasó nem fog m ködni). A piacon jelenlev számos olvasó mind a lézer, mind a CCD kamera-technológiát alkalmazza. A PDF- 417 jelei a piacon hozzáférhet legprofesszionálisabb termál-transzfer felirat printerrel nyomtathatók. 137.

138 15.15 Vonalkódtechnika / Vonalkódtípusok / DataMatrix A DataMatrix egy két-dimenziós vonalkód, ami 1 - t l karaktert tud tárolni. A négyzet - alakú jel lehet arasz nagyságútól 14 arasz is. A kód denzitása példájaként, 500 számos kód, mindössze egy arasz nagyságú DataMatrix. A felül látható DataMatrix, 20 ASCII karakter kódja. Termékek és sorozat számok kódolhatóak DataMatrix-al. A DataMatrix olvasásához csupán a két-dimenziós vonalkód olvasó használható, ami lézer, és CCD kamera technológiát igényel, tehát a lineáris vonalkód olvasók nem alkalmasak. DataMatrix jelek nyomtatásához a termál transzfer vonalkód nyomtató használható. 138.

139 15.16 Vonalkódtechnika / Vonalkódok felépítése 109. ábra 139.

140 16.1 Rendszerkarbantartás menü 16. Rendszerkarbantartás 110. Ábra 140.

141 16.2 Rendszerkarbantartás / Árumozgások ellen rzése 111. Ábra Az árumozgások ellen rzése menü az adatbázisunk állapotát figyeli, hetente javasolt elindítani. Amennyiben az ellen rzés során hibát ír ki a program, azonnal jelezzük a karbantartónak. 141.

142 16.3 Rendszerkarbantartás / Pénzmozgások ellen rzése 112. Ábra A pénzmozgások ellen rzése menü az adatbázisunk állapotát figyeli, hetente javasolt elindítani. Amennyiben az ellen rzés során hibát ír ki a program, azonnal jelezzük a karbantartónak. 142.

143 16.4 Rendszerkarbantartás / Stornozások ellen rzése 113. Ábra Az árumozgások ellen rzése menü az adatbázisunk állapotát figyeli, hetente javasolt elindítani. Amennyiben az ellen rzés során hibát ír ki a program, azonnal jelezzük a karbantartónak. 143.