Tárgy: évre vonatkozó éves ellenőrzési jelentés és az összefoglaló ellenőrzési jelentés Melléklet: 2 db

Átírás

1 Szentes Város Polgármesterétől 6601 Szentes, Kossuth tér 6. Pf. 58. Ikt. szám: U-24627/2013. Témafelelős: Polyák Sándorné Szentes Város Önkormányzata Képviselő-testülete Tárgy: évre vonatkozó éves ellenőrzési jelentés és az összefoglaló ellenőrzési jelentés Melléklet: 2 db Helyben Tisztelt Képviselő-testület! Az államháztartásról szóló 201 évi CXCV. törvény 69. és 70. -a, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/201 (XII. 3) Korm. rendelet (továbbiakban: Bkr.) 48. -ban foglaltak alapján terjesztem elő a évi belső ellenőrzési tevékenységről készült éves ellenőrzési jelentést és az összefoglaló ellenőrzési jelentést. Szentes Város Önkormányzata az általa működtetett intézmények, és a Polgármesteri Hivatal pénzügyi ellenőrzési feladatainak ellátása évben a Szentes Kistérség Belső Ellenőrzési Társulás útján biztosította. A belső ellenőrzés függetlensége biztosított volt, a belső ellenőrök 2012-ben közvetlenül Szentes Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal Jegyzőjéhez tartoztak. A megbízóleveleket is Jegyző adta a belső ellenőröknek a jogszabályban foglaltaknak megfelelően. A Szentes Kistérség Belső Ellenőrzési Társulás keretében évben Szentes Város Önkormányzatához tartozó intézményeknél végzett pénzügyi jellegű ellenőrzésekről készült éves ellenőrzési jelentés valamint az intézmények éves ellenőrzési jelentései alapján elkészített éves összefoglaló ellenőrzési jelentés az előterjesztés mellékletét képezi. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztés megvitatására és az alábbi határozati javaslat elfogadására: /2013. (IV.25.) Tárgy: évre vonatkozó ellenőrzési jelentés és az összefoglaló ellenőrzési jelentés HATÁROZATI JAVASLAT Szentes Város Önkormányzata Képviselő-testülete a Szentes Kistérség Belső Ellenőrzési Társulás keretében évben Szentes Város Önkormányzata intézményeinél végzett ellenőrzésekről szóló, ezen határozat mellékletét képező éves ellenőrzési jelentést és az összefoglaló ellenőrzési jelentést elfogadja. A határozatról értesítést kap: / Szentes Város Polgármestere 2./ Szentesi Közös Önkormányzati Hivatal Jegyzője 3./ Szentesi Közös Önkormányzati Hivatal Jegyzői Iroda Szentes, április 9. Szirbik Imre

2 2 AZ ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉS AZ ÖSSZEFOGLALÓ ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Szentes, február 15.

3 3 Tartalomjegyzék I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján... I. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése... I. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése... I.2. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása... I.2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása I.2. A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás-ellátottsága... I.2.2. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása... I.2.3. Összeférhetetlenségi esetek... I.2.4. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása... I.2.5. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők... I.2.6. Az ellenőrzések nyilvántartása... I.2.7. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok... I.3. A tanácsadó tevékenység bemutatása... II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján II. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok... II.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése... III. Az intézkedési tervek megvalósítása... IV. Az összefoglaló éves ellenőrzési jelentés

4 4 Vezetői összefoglaló A 370/201 (XII.3) Kormányrendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről a szabályozza a lefolytatott belső ellenőrzésekről szóló éves összefoglaló jelentés készítését. A kormányrendelet a, valamint a Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyve is megfogalmazza az éves ellenőrzési jelentés, illetve az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés tartalmi követelményeit. A évben lefolytatott belső ellenőrzésekről az összefoglaló jelentés a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett módszertani útmutató, valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglaltak figyelembevételével készült. A belső ellenőrzés közvetlenül a Jegyző megbízása alapján végezte feladatát és az ellenőrzések mellett szakmai tanácsadással is támogatta a munkát. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/201 (XII. 3) Korm. rendelet szerint olyan kontrollkörnyezet került kialakításra, amely tartalmazza a világos szervezeti struktúrát, egyértelműen meghatározza a felelősségi, hatásköri viszonyokat és feladatokat. Kockázatkezelés során a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/201 (XII. 3) Korm. rendelet szerint, a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzés készült, felmérésre kerültek a tevékenységekben, gazdálkodásban rejlő kockázatok. Kialakításra kerültek azok a kontrolltevékenységek melyek biztosítják az engedélyezési és jóváhagyási eljárásokat, fizikai kontrollokat és beszámolási eljárásokat. A belső ellenőrzés kockázatelemzés alapján ellenőrzési tervet készített a évi ellenőrzési feladatellátásra. A kockázatelemzésre vonatkozó feladatok a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározott szabályok szerint kerültek végrehajtásra. A évi ellenőrzési terv a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletben meghatározott szerkezetben, tartalommal készült, azaz tartalmazta az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzés célját, az ellenőrizendő időszakot, az ellenőrzés típusát, az ellenőrzés módszerét, az ellenőrzések ütemezését. A belső ellenőrzés tervezése során figyelembevételre került az Áht. és a Ber. 2. a)-d) bekezdés előírása, miszerint évben a belső ellenőrzési tevékenység során rendszer, szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzéseket kellett végezni. Szentes Város Önkormányzat intézményei és a Polgármesteri Hivatal évi belső ellenőrzési tervét a 212/201 (X.28.) számú határozattal a Képviselő-testület elfogadta. I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr a) pont) A 370/201 (XII. 3) Korm. rendelet 48. a./ pontja alapján a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása: A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje, az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát. A belső ellenőrzést végző a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességét vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmazott meg a jegyző és a polgármester részére évben az ellenőrzési tervben jóváhagyott valamennyi ellenőrzés végrehajtásra került. A szentesi intézmények és a hivatal ellenőrzésére 234 ellenőrzési nap került felhasználásra. Egyéb munkára (ellenőrzési terv éves ellenőrzési jelentés készítés, jogszabályok, helyi rendeletek tanulmányozása) 11 napot, szakmai továbbképzésre 4 napot fordítottak a belső ellenőrök.

5 5 A községi ellenőrzéseket végző belső ellenőr Szentesen 30 napot tervezett ellenőrzéssel (Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon rendszerellenőrzése és 4 napot soron kívüli ellenőrzéssel (Szentesi Média Nonprofit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaság lejárt tartozások ellenőrzése) töltött. I. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa) pont) I. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése A jelentéshez csatolt számú kimutatás a évre tervezett és ténylegesen elvégzett ellenőrzéseket tartalmazza, ellenőrzési fajták és a ráfordított idő szerinti megbontásban. A 2. számú kimutatás a évre tervezett és végrehajtott ellenőrzések számát és az ellenőrzésekre fordított ellenőrzési napok számát részletezi. Belső ellenőrzési feladatellátás a jogszabályi követelményeknek megfelelően az ellenőrzési tervek, a nemzetközi ellenőrzési standardok, módszertani útmutatók, valamint az ellenőrzéshez kiadott megbízólevelek, ellenőrzési programok szerint történt. A évi ellenőrzések során a belső ellenőrök az államháztartásról szóló 201 évi CXCV. törvényt, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról 368/201 (XII. 3) Korm. rendeletet, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendeletet, a számvitelről szóló évi C. törvényt, Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 201 évi CLXXXIX törvényt, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/201 (XII. 3) Korm. rendelet előírásait, a 41/1994. (IV. 22.) Kt. számú határozatban foglaltakat, a helyi önkormányzati rendeletekben foglaltakat tartották szem előtt. Minden ellenőrzést kockázatelemzés alapján végeztek a belső ellenőrök. A végzett ellenőrzések fajtáját tekintve az alábbiak voltak: - rendszerellenőrzés, mely a Képviselő-testület döntésének megfelelően az intézményi működés 3 éves átfogó vizsgálatát jelentette, - szabályszerűségi ellenőrzés, melynek során az ellenőrzés azt vizsgálta, hogy az intézmény működése megfelelően szabályozott-e, érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és a vezetői rendelkezések előírásai a gyakorlatban, - pénzügyi ellenőrzés során a gazdálkodó szervezet pénzügyi elszámolásait, valamint ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartásokat vizsgálta a belső ellenőrzés. A évben végzett ellenőrzések legnagyobb része szabályszerűségi ellenőrzés volt, 8 vizsgálat során 79 ellenőrzési napot fordítottak a belső ellenőrök ezekre az ellenőrzésekre. Átfogó jellegű rendszerellenőrzésre 3 intézmény esetében került sor, 90 ellenőrzési nap felhasználásával. Pénzügyi ellenőrzés 2 esetben történt, 10 ellenőrzési nappal. A évben végzett ellenőrzések között 5 soron kívüli ellenőrzés volt, 55 ellenőrzési nap felhasználásával, ebből szabályszerűségi ellenőrzés 42 ellenőrzési nappal, 2 pénzügyi ellenőrzés 13 ellenőrzési nap ráfordítással. Az ellenőrzési jelentésekben rögzített megállapításokat az ellenőrzött szervek, intézmények elfogadták. Az ellenőrzési jelentések hibák, hiányosságok feltárása esetén minden esetben tartalmaztak javaslatot azok megszüntetésére vonatkozóan. A hibák, hiányosságok felszámolása legtöbb esetben már az ellenőrzés ideje alatt elkezdődött. A javaslatok

6 6 hasznosulását a következő évben végzett hasonló tárgyú ellenőrzések alkalmával lehet lemérni. Valamennyi ellenőrzés során kiemelt figyelmet fordított a belső ellenőrzés a pénzkezelések szabályosságára, a be- és kifizetések megfelelő dokumentálására, valamint arra, hogy a gazdasági folyamatok bizonylatolásánál zárt rendszer kerüljön kialakításra, kizárva ezzel a visszaélések lehetőségét. Az elvégzett tervszerinti, soron kívüli ellenőrzések bemutatása Tárgy Cél Módszer Az intézményi működés szervezettségének és a gazdálkodás folyamatának elemzése, a pénzügyi szabályok megtartásának vizsgálata. Szentesi Művelődési Központ évek gazdálkodásának átfogó ellenőrzése. Szentes Város Gondozási Központja évek gazdálkodásának átfogó ellenőrzése. Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon évek gazdálkodásának átfogó ellenőrzése. Városellátó Intézmény évek gazdálkodására vonatkozó rendszerellenőrzés által feltárt hiányosságok felszámolása. Városi Intézmények Gazdasági Irodája évek gazdálkodására vonatkozó rendszerellenőrzés által feltárt hiányosságok felszámolása. Terney Béla Kollégium évek gazdálkodására vonatkozó rendszerellenőrzés által feltárt hiányosságok felszámolása. Városi Intézmények Gazdasági Irodájához tartozó nem önállóan gazdálkodó intézmények, a Városellátó Intézmény, a Terney Béla Kollégium, a Az intézményi működés szervezettségének és a gazdálkodás folyamatának elemzése, a pénzügyi szabályok megtartásának vizsgálata. Az intézményi működés szervezettségének és a gazdálkodás folyamatának elemzése, a pénzügyi szabályok megtartásának vizsgálata. 201 évben végzett átfogó jellegű rendszerellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolásáról meggyőződjön a vizsgálattevő. 201 évben végzett átfogó jellegű rendszerellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolásáról meggyőződjön a vizsgálattevő. 201 évben végzett átfogó jellegű rendszerellenőrzés során feltárt hiányosságok. felszámolásáról meggyőződjön a vizsgálattevő Annak vizsgálata, hogy a vizsgált intézményeknél betartják-e a pénzkezelésre vonatkozó szabályokat. 3 havi okmány tételes, az egész időszak anyaga szúrópróbaszerű ellenőrzése mintavétel útján. 3 havi okmány tételes, az egész időszak anyaga szúrópróbaszerű ellenőrzése mintavétel útján. 3 havi okmány tételes, az egész időszak anyaga szúrópróbaszerű ellenőrzése mintavétel útján. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés.

7 7 Központi Gyermekélelmezési Konyha költségvetési és költségvetésen kívüli pénzkezelés szabályosságának vizsgálata. Szentes Város Bölcsődéje felújításával összefüggő közbeszerzések vizsgálata. Központi Óvoda és Tagóvodái, Kertvárosi Óvoda és Tagóvodái, Klauzál Gábor Általános Iskola, Koszta József Általános Iskola, a Deák Ferenc Általános Iskola esetében az ékezési térítési díjak beszedésének vizsgálata. Központi Gyermekélelmezési Konyhánál és a Szentes Város Bölcsődéjénél élelmezési nyersanyagnormák felülvizsgálata Városellátó Intézménynél, Szentes Város Gondozási Központjánál, Központi Gyermekélelmezési Konyhánál, Városi Intézmények Gazdasági Irodájánál a gépjárművek üzemanyag fogyasztásának ellenőrzése. Központi Gyermekélelmezési Konyhánál a rendezvényekkel kapcsolatos kiadások, bevételek ellenőrzése. Önkormányzati Intézményeknél: Óvodák, Általános Iskolák, Szentes Város Bölcsödéje esetében a 328/201 (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltak betartásának ellenőrzése. Központi Óvoda, Kertvárosi Óvoda és Tagóvodái, Klauzál Gábor Általános Iskola, Koszta József Általános Iskola, Deák Ferenc Általános Iskola, Szentes Város Gondozási Központ Klubjai esetében a Közbeszerzés szabályos lebonyolításának vizsgálata. A pénzkezelésre vonatkozó pénzügyi szabályok betartásának vizsgálata Annak vizsgálata, hogy az előírt nyersanyagnormát hogyan tartják be a főzőkonyhák Annak vizsgálata, hogy a jogszabályban előírt üzemanyag normákat betartják-e az intézmények. Annak vizsgálata, hogy a rendezvényekkel kapcsolatos bevételek fedezik-e a felmerült költségeket. Annak vizsgálata, hogy az intézmények betartják-e a 328/201 (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltakat Minden ellátottnak pontos adag kiszolgálása Dokumentumalapú tételes ellenőrzés. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés Mintavételes ellenőrzés az egész időszakra vonatkozóan, dokumentum alapú ellenőrzés, éves adatok ellenőrzése. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés Tételes ellenőrzés év étkezőkkel kapcsolatos nyilvántartása, hátralékosok nyilvántartása vonatkozásában Tételes adagellenőrzés

8 8 kiszolgáltatott ételadagok mennyiségi ellenőrzése. Szentes Városi Szolgáltató Kft-nél a távhő szolgáltatás költségeinek vizsgálata. Szentes Város Szolgáltató Kft-nél az önkormányzatot megillető bevételek és a terhükre elszámolt kiadások vizsgálata (lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek kezelése, bérbeadása, társasházak bevételeinek és kiadásainak vizsgálata). Szentesi Média Nonprofit Kft-nél lejárt tartozások ellenőrzése. Szentesi Média Nonprofit Kft-nél bevételek, kiadások költségek ellenőrzése Annak vizsgálata, hogy a Szolgáltató Kft. részére a helyi rendeletben meghatározott távhő szolgáltatási alapdíjak és hődíjak arányban állnak-e a felmerült költségekkel. A lakás és nem lakás céljára szolgáló helyiségek kezelésének, bérbeadásának, társasházak bevételeinek és kiadásainak vizsgálata. A lejárt tartozások okának vizsgálata. Kft-nél a forráshiány okainak vizsgálata. Dokumentumalapú ellenőrzés, összehasonlító elemzés az előző év számadataival. Dokumentumalapú ellenőrzés, összehasonlító elemzés az előző év számadataival. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés. Dokumentumalapú tételes ellenőrzés. A évben a rendszerellenőrzések során a évekre vonatkozó gazdálkodás átfogó ellenőrzését végezték az ellenőrök. Ebben az évben a Szentesi Művelődési Központnál, a Szentes Város Gondozási Központjánál és a Dr. Sipos Ferenc Parkerő Otthonnál került sor rendszerellenőrzésre. A Szentesi Művelődési Központ Az intézmény gazdálkodásában a szabályosságra való törekvés volt jellemző. A vizsgálat során feltárt hiányosságok, hibák a jövőben nagyobb odafigyeléssel, a szabályzatok aktualizálásával, a szabályzatokban foglaltak gyakorlati alkalmazásával elkerülhetők. A szabályzatokat a vizsgálat befejezéséig aktualizálták. A gazdasági munka megfelelően segítette a szakmai feladatellátást. Az ellenőri jelentésben rögzített hiányosságokat segítő szándékkal tárta fel a vizsgálattevő, annak érdekében, hogy elkerülésükkel a jövőben a gazdasági munka színvonala javuljon. Szentes Város Gondozási Központja A vizsgált időszakban az intézmény a rendelkezésére álló pénzeszközöket takarékosan használta fel. A gazdálkodásra vonatkozó szabályzatokat a jogszabályi változások miatt aktualizálni kellett, melyet az ellenőrzés ideje elkezdtek. A szabályzatokkal összhangban a munkaköri leírásokat is felül kell vizsgálni és módosítani, hogy aktuálisak legyenek. Ezt már a vizsgálat ideje alatt elkezdték. A vizsgálat során feltárt hibák javíthatók, hiányosságok pótolhatók voltak, az intézmény vezetése erre vonatkozóan már a vizsgálat ideje alatt intézkedett. A feltárt hibák ellenére az intézmény gazdálkodása jó színvonalú, a költségvetési és pályázati pénzek felhasználása az intézmény szakmai munkájának érdekében történt azért, hogy az ellátottaknak minél jobb feltételeket biztosítsanak, a szakmai munkát megfelelő színvonalon lássák el.

9 9 A kiadások és a bevételek könyvelése, nyilvántartása átlátható, megfelelő, jogszabály követő, a helyi rendeletekben foglaltaknak eleget tett az intézmény. Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon A Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otton gazdálkodása megfelelő színvonalú. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartás reális és valós képet mutat az intézmény vagyoni helyzetéről, gazdálkodását a takarékosság jellemzi. A gazdálkodáshoz szükséges szabályzatok rendelkezésre álltak, folyamatos aktualizálásuk a gazdaságvezető feladata. A belső kontrollrendszer megfelelően kialakított és szabályozott volt. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása megtörtént a legfontosabb gazdálkodási folyamatok esetében, áttekinthetősége biztosított. A szabályszerűségi ellenőrzések között utóvizsgálat és egyéb szabályszerűségi ellenőrzés, valamint soron kívüli szabályszerűségi ellenőrzés fordult elő. Az előző évben végzett rendszerellenőrzéshez kapcsolódóan három intézménynél került sor utóvizsgálatra, 9 ellenőrzési nap felhasználásával. Városellátó Intézmény A rendszerellenőrzés során hiányosságként került rögzítésre, hogy az intézményi szabályzatokat az elkészítésük óta bekövetkezett jogszabályi változások miatt aktualizálni kell. Az intézmény aktualizálta a szabályzatait, azok egymással összhangban vannak, az érvényes jogszabályoknak megfelelő tartalommal kerültek összeállításra. A munka és védőruha juttatási szabályzat módosítása folyamatban volt, valamennyi munkakört felülvizsgáltak, annak érdekében, hogy munka vagy védőruha juttatás biztosítása célszerűbb legyen az adott területen. A munkaruhák esetében folyamatosan figyelemmel kísérik a lejárati időket, a lejárt munkaruhákat pótolják. A lejárt munkaruhákat kivezetik a nyilvántartásból. A raktári leltárívekről hiányzott a dátum és a raktáros aláírása, melyet pótoltak. A bélyegző nyilvántartást aktualizálták. A benzin üzemű járművekhez tankolási kártyát vezettek be, ezzel is csökkentve a készpénzes kifizetések volumenét. Az intézmény a rendszerellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetésére az intézkedési tervben rögzített feladatokat elvégezte, a hiányosságokat megszüntette. Városi Intézmények Gazdasági Irodája A rendszerellenőrzés során hiányosságként került rögzítésre, hogy a gazdálkodással összefüggő szabályzataik aktualizálásra szorulnak. Azóta a szabályzatok aktualizálása megtörtént, mivel a gazdálkodással összefüggő jogszabályok sűrűn változnak, az intézményi szabályzatok folyamatos felülvizsgálata szükséges ahhoz, hogy azok jogszabály követőek legyenek, a gazdálkodást megfelelően segítsék. Ezt az Intézmény Vezetője az intézményi belső ellenőr feladataként határozta meg. A végrehajtott selejtezések során a kiselejtezett eszközöket, kivezetik a nyilvántartásból, így nem fordul elő, hogy a már kiselejtezett eszközöket felleltározzák, mint ahogy ez a Szigligeti Üdülőtábor esetében két évben megtörtént. Ügyelnek arra, hogy az eszközök kivezetésének időpontját a selejtezési jegyzőkönyvön feltüntessék, csak ezután kerül irattárba a jegyzőkönyv. A leltározások végrehajtásánál figyelnek a tényleges mennyiségi felvételen alapuló leltárfelvételre, hogy az előzőekben rögzített hibát elkerüljék. A menetlevelek szabályos vezetésére az intézmény vezetője felhívta a gépkocsivezetők figyelmét, azóta kevesebb szabálytalan javítás fordult elő, a szállított személyek számát, nevét feltüntetik, a kilométeróra állása a valóságnak megfelelően szerepel a menetlevélben. A menetlevelek rendszeres ellenőrzését a Városi Intézmények Gazdasági Irodájának vezetője végzi. A formai és tartalmi hiányosságok kijavítását annak felmerülésekor elvégzik a gépkocsivezetők, nagyobb odafigyeléssel végzik a menetlevelek vezetését.

10 10 A Lajtha László Alapfokú Művészeti Iskola és Hangversenyközpont esetében a rendszerellenőrzés során a vizsgálattevő javasolta, hogy a szponzori támogatások összegét, az esetleges természetbeni támogatások mértékét, írásban rögzítsék a későbbi viták elkerülése végett. Szükséges, hogy a fellépéssel kapcsolatos pénzügyi feltételeket írásban rögzítsék, hogy mindkét fél részéről kiszámítható legyen mind a bevétel, mind a kiadás. Ezeket a szerződéseket iktatott ügyiratként kezelve kell irattározni. Az utóvizsgálat időpontjában egy támogatási szerződést (Hungerit Zrt) mutattak a vizsgálattevőnek, a többi az érintett pedagógusnál volt. Jelenleg sem történik meg a fellépő művészekkel kötött szerződés vagy megállapodás jogásszal történő láttamozása, vagy ellenjegyeztetése annak érdekében, hogy az önkormányzatra nézve bizonytalan kimenetelű szerződés ne fordulhasson elő. Ehhez a Polgármesteri Hivatalban minden segítséget megkap az intézmény. Szentes Város Hajléktalan Segítő Központjánál az intézményvezető váltást követően pontosan figyelik a pályázati pénzek felhasználását, hogy a pénzfelhasználás a pályázatban foglalt feladatokra történjen. Leszabályozásra került, hogy ki kezelhet pénzt az intézménynél, a beszedett térítési díjakat naponta befizetik a VIGI bankszámlájára. A térítési díjak beszedésének megkönnyítésére 10 e Ft váltópénzt rendszeresítettek az intézménynél. A lakók pénzét két tanú aláírásával ellátott bizonylaton adják át az illető személynek a későbbi viták elkerülése végett. A bizonylatolás terén a számviteli törvényben foglaltakat betartják, a VIGI-vel napi kapcsolatban vannak a gazdasági események megfelelő dokumentálása érdekében. Terney Béla Kollégium A rendszerellenőrzés során hiányosságként került rögzítésre, hogy az intézményi szabályzatokat az elkészítésük óta bekövetkezett jogszabályi változások miatt aktualizálni szükséges. Az intézmény aktualizálta szabályzatait, azok egymással összhangban vannak. A munkaköri leírásokat felülvizsgálták, az ágynemű raktárosi feladatokkal kiegészítették a takarítónő munkaköri leírását. A leltározás során az idegen tulajdonú eszközöket is felleltározták (pl. orvosi szobában található eszközök, melyek a VIGI tulajdonát képezik), az eszközök tulajdonosával az egyeztetés megtörtént. A jelenléti ívek vezetésénél tapasztalható hiányosságot megszüntették, a jelenléti ívek vezetése folyamatos. Az intézményvezető aláírásával igazolja az illetmény kifizetés jogosságát. Az intézmény a rendszerellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetésére intézkedési tervet készített. Az abban rögzített feladatokat elvégezték, a hiányosságokat megszüntették. A jogszabályi változásokat folyamatosan figyelve az intézményi szabályzatokon át kell vezetni, hogy azok mindig aktuálisak legyenek. Egyéb szabályszerűségi ellenőrzések lefolytatására 121 ellenőrzési nap felhasználásával került sor. Tervezett ellenőrzésre 5 vizsgálat esetében 79 napot fordított a belső ellenőrzés: Városi Intézmények Gazdasági Irodájához tartozó nem önállóan gazdálkodó intézményeknél, a Városellátó Intézménynél, a Terney Béla Kollégiumnál, a Központi Gyermekélelmezési Konyhánál a költségvetési és költségvetésen kívüli pénzkezelés szabályosságának vizsgálata. Az intézmények a különböző pénzeket egymástól elkülönítve tárolják. Gyakran előfordul, hogy többféle pénz van egyidejűleg az intézményeknél, pl: terembérleti díj bevétel, ellátmány, étkezési térítési díj. Ezeket egymástól elkülönítve tárolják, külön pénzes kazetta, páncél- vagy lemezszekrényben. A beszedett bevételeket az intézmények Pénzkezelési szabályzata szerint a beszedés napján vagy az azt követő napon a pénzintézetbe be kell fizetni, ha erre nincs mód, akkor a pénz postai úton is befizethető. Törekedni kell az

11 11 intézményeknek arra, hogy készpénz/utalvány ne maradjon nap végén az intézményeknél, csak az ellátmány. A pénz biztonságos tárolásának feltételei a vizsgált intézmények esetében fennálltak, az intézmények többségében riasztó berendezés is működik, azon intézményeknél, ahol még nincs riasztó berendezés, 2012-ben beszerelésre kerül, erre az önkormányzattól ígéretet kaptak. A pénztári pénzmozgásokkal kapcsolatos nyomtatványokat az Eco Stat programmal készíti a pénztáros. Az oktatási intézmények esetében a vizsgálat időpontjában nem volt osztálypénz, szülői munkaközösség pénze, ezeket pénzintézeteknél tárolják, az intézményvezetők nem vállalják fel az idegen pénzek őrzésével járó felelősséget. A Hajléktalan Segítő Központnál az ellátottak pénzét csak addig tárolják, amíg az érintett részére átadják. Erre egy analitikus nyilvántartást vezetnek, melyben az érintett aláírásával igazolja az összeg átvételét. A vizsgált intézmények esetében a 201 évben történt jogszabályváltozások miatt a Pénzkezelési Szabályzatokat aktualizálni kellett, /369/201 (XII. 3l.) Korm. rendelet a 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet módosításáról, az államháztartásról szóló a 2011 évi CXCV. törvény és a végrehajtására kiadott 368/201 (XII.3l.) Korm. rendelet, hatályát vesztette a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet/. Szentes Város Bölcsődéje felújításával összefüggő közbeszerzések vizsgálata A Bölcsőde felújításával, beruházásával összefüggő két Európai Uniós pályázati pénz bevonásával megvalósított közbeszerzés során betartották a Kbt. és a vonatkozó jogszabályok előírásait. Központi Óvoda és Tagóvodáinál, a Kertvárosi Óvoda és Tagóvodáinál, a Klauzál Gábor Általános Iskolánál, a Koszta József Általános Iskolánál a Deák Ferenc Általános Iskolánál az étkezési térítési díjak beszedésének vizsgálata. A vizsgált intézményeknél rendben történt az étkezési térítési díjak beszedése. A pénzt a évi C. törvény pénzkezelésre vonatkozó előírásai és a VIGI Pénzkezelési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően kezeltek. A beszedett összegeket teljes egészében befizették a Konyha felé kivétel a Szent Anna óvoda, itt 20,- Ft-al kevesebbet fizettek a Konyha bankszámlájára, amit a vizsgálat ideje alatt helyesbítettek. Az étkezők nyilvántartását napra készen vezették, minden esetben feltüntették a nyugta sorszámát a befizetéshez, megbontották a készpénzben, utalványban fizetett összegeket, külön kimutatták a segélyből történő kifizetéseket. Havonta jelentették a Központi Gyermekélelmezési Konyhának a befizetéseket, hátralékokat. A hátralékok beszedése érdekében az oktatási intézmények együtt működtek a Polgármesteri Hivatal Szociálpolitikai Osztályával és a Konyhával. Központi Gyermekélelmezési Konyhánál és a Szentes Város Bölcsődéjénél az élelmezési nyersanyagnormák felülvizsgálata. Az élelmezési nyersanyagnormák mérsékelt emelését javasolta a belső ellenőr az élelmiszerek áremelése miatt. A 233/2012. (XI.23.) számú határozat alapján a Képviselő-testület a jelentős norma megtakarítást figyelembe véve évben nem tartotta indokoltnak az intézményi térítési díjak módosítását. A Képviselő-testület felkérte a Központi Gyermekélelmezési Konyha vezetőjét, hogy év teljes nyersanyag felhasználása ismeretében, illetve a évi nyersanyag árak alakulását figyelembe véve normaemelésre vonatkozó javaslatát évben szükség esetén terjessze a Képviselő-testület elé. Városellátó Intézménynél, Szentes Város Gondozási Központjánál, a Központi Gyermekélelmezési Konyhánál, a Városi Intézmények Gazdasági Irodájánál a gépjárművek üzemanyag fogyasztásának ellenőrzése. A vizsgált intézmények rendelkeztek gépjármű üzemeltetési szabályzattal. A szabályzat és az alkalmazott gyakorlat összhangja fennállt, kivéve a Központi Gyermekélelmezési

12 12 Konyhát, ahol a szabályzatban foglaltakat nem tartották be a gyakorlatban, az érintett dolgozók nem ismerik a szabályzat tartalmát, aláírásukkal nem igazolták, hogy megismerték a szabályzatban előírtakat és az abban foglaltakat munkájuk során alkalmazzák. Így ezektől a dolgozóktól nem lehet megkövetelni a szabályzatban foglaltak betartását, mivel nem ismertették meg velük a szabályzatot. Ezen a helytelen gyakorlaton változtatást javasolt az ellenőr, annak érdekében, hogy a szabályzat és az alkalmazott gyakorlat összhangját biztosítsák. Az intézmények tankolási kártyát használtak üzemanyag vásárláshoz, a számla kiegyenlítése átutalással történt. Ez alól a Városellátó Intézmény kivételt képez a diesel üzemű járművek esetében, mivel saját kutat üzemeltetnek, ahol a diesel üzemű gépkocsik tankolnak. A benzin üzemű járműveknél tankolási kártyát használ az intézmény. Általános hiba volt a menetlevelek vezetésénél, hogy szabálytalan javítások fordultak elő a km óra állásának adatai, valamint a megtett út hosszának a feltüntetésénél, eltért az előző napi záró és a tárgy napi induló km óra állás adata, melyet nagyobb odafigyeléssel elkerülhettek volna. A vizsgált járművek fajlagos üzemanyag fogyasztása összességében megfelelő volt, a járművek többsége megtakarítással üzemelt, néhány jármű esetében túlfogyasztás fordult elő, melynek okát vizsgálni kellett és intézkedni a túlfogyasztás megszüntetésére vonatkozóan, (Egységes Pedagógiai Szakszolgálat). A nagymértékű megtakarítások esetén felül kell vizsgálni az alkalmazott üzemanyag normát és azt a valós üzemanyag fogyasztásnak megfelelően szükséges megállapítani, ezzel is takarékosságra törekedni. A gépjárművek a hó végén tele üzemanyagtankkal álltak le. Folyamatos belső kontroll szükséges a járművek üzemanyag fogyasztásának figyeléséhez, a menetlevelek, mint szigorú számadású nyomtatványok pontos vezetésének ellenőrzéséhez. Soron kívüli szabályszerűségi ellenőrzésre 3 vizsgálat esetében 42 napot fordított a belső ellenőrzés. Központi Gyermekélelmezési Konyhánál a rendezvényekkel kapcsolatos kiadások, bevételek ellenőrzése Hiányzik az intézményben a belső kontroll működése, a rendezvények pénzügyi dokumentációja terén a gazdasági folyamat ellenőrzése nem történt meg, az adagszámhoz tartozó nyersanyag felhasználás nagyságrendjének valóságtartalmát nem kontrollálták. Javaslat: pontos, valós analitikus nyilvántartás vezetése, belső kontroll folyamatos működésének alkalmazása. Szentes Város Önkormányzatához tartozó óvodáknál, általános iskoláknál, Szentes Város Bölcsődéjénél a 328/201 (XII. 29.) Korm. rendelet a személyes gondoskodást nyújtó gyermekjóléti alapellátások és gyermekvédelmi szakellátások térítési díjáról és az igénylésükhöz felhasználható bizonyítékok alkalmazásának vizsgálata. Általános megállapítás volt, hogy a vizsgált intézmények betartották a 328/201 (XII.29) Korm. rendelet előírásait. A jogszabály által előírt szerkezetben vezették az étkezők analitikus nyilvántartását, azzal a kiegészítéssel, hogy a Központi Gyermekélelmezési Konyha étkezési utalványokat elfogadó hely, így ezzel összefüggésben a kimutatást az utalvánnyal történő fizetés oszlopával kiegészítették. A hátralékosokat rendszeresen felszólították a tartozások rendezésére, ennek köszönhetően kevés volt a hátralék. A rászoruló ellátottak részére segély folyósításhoz folyamatos kapcsolatot tartottak a Polgármesteri Hivatal Szociálpolitikai Osztályával, ahonnan minden segítséget megkaptak, akinek szociális helyzete indokolta, megadták a segélyt. Az oktatási, nevelési intézmények negyedévente jelentették a hátralékok összegét és a hátralékosokat a Központi Gyermekélelmezési Konyha felé, a Konyha a hátralékokat negyedévente jelezte az Önkormányzatnak. A jogszabály szerinti egy napos lemondást eddig rugalmasan kezelték az intézmények is és a Konyha is, az ellenőrzött időszakban nem volt probléma ezzel kapcsolatban.

13 13 Központi Óvoda Apponyi téri Tagóvodájánál, Kertvárosi Óvoda Köztársaság utcai Tagóvodájánál, Klauzál Gábor Általános Iskolánál, Koszta József Általános Iskolánál, Deák Ferenc Általános Iskolánál, Szentes Város Gondozási Központja I. Klubnál, Szentes Város Gondozási Központja II. Klubnál a kiszolgáltatott ételadagok mennyiségi ellenőrzése. A Központi Gyermekélelmezési Konyhától az ételkísérő jegyzéken feltüntetett mennyiségű ételt szállította ki a Konyha, vagy a gondozási Központ gépkocsijaival az étkezést lebonyolító intézményekhez. Az ételek kiadagolása általában megfelelően történt. Az étkeztetést végző intézmények a kiszállított ételmennyiséget az ételkísérő jegyzéken feltüntetett mennyiségekkel fogadták el, mivel nem volt akkora mérleg, amelyen megmérhették az ételt. Az adagolás a vizsgált esetekben pontosan történt, az ellátottak megkapták az egy adagba tartozó mennyiséget. A pénzügyi ellenőrzések lefolytatására 10 ellenőrzési napot használt fel a belső ellenőrzés 2 vizsgálat esetében. Szentes Városi Szolgáltató KFT-nél a távhő szolgáltatás költségeinek vizsgálata. A távhőszolgáltatással kapcsolatos költségek és bevételek könyvelése pontos, naprakész adatokat tartalmazott, a Kft. alkalmazta a helyi rendeletben meghatározott alapdíjat és hődíjakat. Az üzemi általános költség felosztása 201 évben is a költségfelosztás alapelvei szerint történt. A hátralékok behajtása folyamatos volt, jelentős összegű behajtással kapcsolatos költségek merültek fel ezzel összefüggésben (közjegyző, bírósági végrehajtó díjai, stb.) 201 évben eft-ot fizettek ki ilyen címen. 201 évben eft végrehajtási költség folyt be évben 194 eft-ot fizettek ki behajtással kapcsolatos költségként, végrehajtási költségként pedig 354 eft összeg folyt be I. félévében. Szentes Városi Szolgáltató KFT-nél az önkormányzatot megillető bevételek és a terhükre elszámolt kiadások vizsgálata. A Szentes Városi Szolgáltató KFT a helyi önkormányzati rendeletben meghatározott összegű lakbéreket szedi be a lakóktól, a megkötött helyiségbérleti szerződésekben foglalt bérleti díjakat a bérlőtől. Megfelelő analitikus nyilvántartást vezetnek a bevételekről és a kiadásokról. Rendszeresen egyeztetik az analitikus és a főkönyvi könyvelés adatait. Folyamatosan figyelemmel kísérik a hátralékok alakulását, beszedésükre felszólító levelet, jogász általi peren kívüli fizetési megállapodást, végrehajtást kezdeményeznek. Sajnos ennek ellenére sok a hátralék összege, növekvő tendenciát mutat. Rendszeres kapcsolatot tartanak a Polgármesteri Hivatal Közigazgatási Osztályával, közösen próbálnak optimális megoldást találni a hátralékok csökkentésére (lakbértámogatás, adósságkezelésbe történő bevonás, kisebb vagy alacsonyabb komfortfokozatú lakásba helyezés útján, kilakoltatás, stb.). A bérlők (lakók) kihasználják a helyi rendelet azon hiányosságát, hogy nem tartalmaz szankciókat arra az esetre, ha a bérlő nem fizet, magas hátralékot halmoz fel, az előző évhez képest egy kilakoltatást hajtottak végre, ennek hatására több adós rendezte tartozását, a hátralékok összege júliusában ,- Ft-tal csökkent. A vizsgálat idején négy bérlő bérleti szerződését szüntették meg, mivel magas összegű hátralékokat halmoztak fel, a kilakoltatás folyamatban van. A hátralékok növekedését talán azzal lehetne csökkenteni, ha a bérleti szerződéseket egy évre kötnék és meghosszabbítani további egy évre csak abban az esetben lehetne, ha nincs hátraléka a bérlőnek. Így talán komolyabban vennék a bérlők a bérleti díjak rendszeres fizetését. Egyes lakókat nem érdekli, hogy mennyi hátralékot halmoztak fel, mivel nincs rendszeres jövedelmük, esély sincs arra vonatkozóan, hogy a hátralékokat kiegyenlítsék, szociális indokaik alapján nem lakoltatják ki őket a lakásból, így nem tartják fontosnak, hogy lakbért

14 14 fizessenek. Így az Önkormányzat vállalja át egy rétegnek a lakás fenntartási költségeit, a megélhetési költségek mellett. Ezek a személyek nem érdekeltek abban, hogy tartozásaikat rendezzék, így a KFT-nek kevés esélye van arra, hogy minden kintlévőségét be tudja szedni. Soron kívüli pénzügyi ellenőrzésre 13 ellenőrzési napot használt fel a belső ellenőrzés 2 vizsgálat esetében. Szentesi Média Nonprofit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaságnál a lejárt tartozások ellenőrzése. A Kft. gazdálkodása során a többi gazdálkodó szervhez hasonlóan jelentkeztek likviditási problémák, így előfordult, hogy a befolyt bevétel nem volt elegendő a kiadások fedezetére, viszont e miatt késedelmi kamat fizetésre nem került sor. A szerződéses partnerek kölcsönös megértéssel vettek tudomásul a gazdasági helyzet miatti csúszásokat. Remélhetően az ütemesen befolyó bevételek fedezetet nyújtanak a még fennálló lejárt tartozások kiegyenlítésére melyek közül a legfontosabb a NAV-nak történő járulékok fizetése, valamint a 201 IV. n. évi ÁFA összegének befizetése. Ezek megelőzik a magánszemélyek részére történő kifizetéseket. Szentes Város Önkormányzata Képviselő-testülete, mint tulajdonos megtárgyalta a Szentesi Média Nonprofit Közhasznú Kft., mint beolvadó társaság szeptember 05-i végleges vagyonmérlegét, amelyben az eszközök és források egyező végösszegét ezer Ft-ban, jegyzett tőkéjét ezer Ft-ban, saját tőke értékét mínusz ezer összegben jóváhagyta. Szentesi Média Nonprofit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaságnál a évi bevételek, kiadások, költségek ellenőrzése. Nem célszerű több százezres készpénz készletet tartani a Kft-nél, mivel a pénz tárolása nagy felelősséggel jár, az időszaki pénztárjelentést havonta zárják le, havonta többször be lehetne fizetni a bankszámlára a nagyobb összegű készpénzt, ez is a gazdálkodás része. A vizsgálat során végzett pénztárellenőrzéskor a pénztárban ,- Ft készpénz és 5,- Ft többlet volt, mivel az egyik vevő nem tudott pontosan annyi pénzt adni, mint amennyit kellett volna, visszaadáshoz pedig nem volt apró pénze a pénztárosnak. Amikor legközelebb jön az érintett személy, számára az 5 Ft-ot oda fogják adni. Pontosan kell kezelni a pénzt, sem többlet, sem hiány nem fordulhat elő. A készpénzt pénzes kazettában, biztonsági záras szekrényben tárolják. Szentes Város Önkormányzata Képviselő-testülete, mint tulajdonos megtárgyalta a Szentesi Média Nonprofit Közhasznú Kft-nek a Szentes Városi Könyvtár Nonprofit Közhasznú Kft-be történő beolvadásáról készített végleges vagyonmérlegeket és vagyonleltárakat. A Szentes Városi Könyvtár Nonprofit Közhasznú Kft-nél, mint beolvadással létrejött (jogutód) társaságnál az eszközök és források egyező végösszegét ezer Ft-ban, jegyzett tőkéjét ezer Ft-ban, saját tőke értékét plusz ezer Ft összegben hagyta jóvá. I. l. 2. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzések során büntető, szabálysértési, kártérítési ill. fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság nem fordult elő. I. 2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48 ab) pont)

15 15 A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, eredményességét növelje, A belső ellenőrzés az ellenőrzött szerv céljainak elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szerv belső kontrollrendszerének, eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrök ellenőrzési feladataik ellátása során elemzéseket készítenek, információkat gyűjtenek és értékelnek, ajánlásokat tesznek és tanácsokat adnak a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső ellenőrzési feladatok végrehajtása során a vizsgálattevők feladata volt annak ellenőrzése, hogy a vezetés által kialakított és működtetett belső kontrollrendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek. Ehhez az ellenőrzési módszerek megfelelő kiválasztásával elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot kell adni a hibás gyakorlat megszüntetésére. A belső kontrollrendszernek és eljárásoknak az alábbi követelménynek kell megfelelni: - A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni és azokat megfelelően kezelni; - Az egyes vezetők és beosztott dolgozók közötti együttműködés megfelelő; - A pénzügyi-, irányítási és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és megfelelő időben rendelkezésre állnak; - Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban, szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is) valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal és a szakminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; - Az eszközökkel és forrásokkal takarékosan, hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; - A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; - A költségvetési szerv munkafolyamataiban a belső kontroll rendszer minősége megfelelő és folyamatos frissítése biztosított; - A rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint biztosítják, hogy az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel; - Az adott költségvetési szervet érintő jogszabályok illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a költségvetési szerv időben és megfelelően reagál. A belső ellenőrzés végrehajtása során feltárt, a belső kontrollrendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó változtatást igénylő tennivalókról a vezetést minden esetben tájékoztatta vizsgálattevő. A belső ellenőrzés mint vezetést támogató tevékenység nem mentesíti az intézményvezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a belső kontrollrendszert működtessék. A belső ellenőrzés javaslatot tesz, a szervezet belső kontrollrendszerének javítása érdekében, viszont a javaslatotok alapján az intézkedések kezdeményezése a vezetők felelősségi körébe tartozik. Az ellenőrzések végrehajtását segítette az intézményvezetők pozitív hozzáállása az ellenőrzések során. A belső ellenőrök által kért anyagokat, szabályzatokat rendelkezésre bocsátották. I.2. A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága A belső ellenőrzést végző dolgozók rendelkeznek a munkavégzéshez szükséges felsőfokú iskolai végzettséggel, mérlegképes könyvelői képesítéssel, szerepelnek a Nemzetgazdasági Minisztérium, Államháztartásért Felelős Államtitkárság Belső ellenőrök névjegyzékében,

16 16 regisztrációs számuk van. Mindketten részt vettek az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzés (ÁBPE) elnevezésű kötelező szakmai továbbképzésen, sikeresen vizsgáztak, melyről tanúsítványt kaptak. Az itt elsajátított tananyag nagyban segíti a gyakorlati munkavégzést. I A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr a alapján) A belső ellenőrök tevékenységüket Szentes Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal Jegyzőjének közvetlenül alárendelve végezték, jelentéseiket közvetlenül neki küldték meg. Funkcionális függetlenségük biztosított volt, az ellenőrzéseket befolyástól mentesen hajtották végre, a belső ellenőrök nem végeztek operatív feladat-ellátási tevékenységet. I Összeférhetetlenségi esetek (Bkr a alapján) A tárgyévre vonatkozóan a belső ellenőrök tekintetében összeférhetetlenségi eset nem állt fenn. Az ellenőrzések során a belső ellenőrzés valamennyi szükséges dokumentációhoz hozzáfért, akadályozó tényező nem volt. I A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A Hivatal szervezeti felépítése és az ellenőrzés folyamata kapcsán a belső ellenőrzés közvetlenül Szentes Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal Jegyzőjéhez fordulhat, amennyiben rendkívüli súlyos hiányosságok állapíthatók meg, vagy a szükséges dokumentumok nem biztosítottak a belső ellenőr részére évben ilyen probléma nem merült fel. I A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők A belső ellenőrzés végrehajtását tartósan akadályozó tényező nem volt. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai tekintetében a Jegyző és az Intézményvezetők átvették a jelentéseket melyekről Szentes Város Polgármestere is értesült. I Az ellenőrzések nyilvántartása A belső ellenőrök gondoskodtak a Bkr ban foglaltak szerinti nyilvántartás vezetéséről, illetve az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről. I Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Az ellenőrzés célja a jogszabályokban, szabályzatokban előírtaknak mind magasabb szinten történő megfelelés, a kockázatelemzés fejlesztése, az elemzési szempontok bővítése. Törekedni kell az ellenőrzések minél tökéletesebb előkészítésére, az egységes mintavételi eljárások kialakítására. Az ellenőrzés igyekszik közvetlen munkakapcsolatok kialakítására a hivatal és az intézmények között, ami elősegíti az intézmények hatékonyabb működését. I. 3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) Az ellenőrzések végrehajtása során - szóbeli felkérés alapján - a belső ellenőrök minden esetben támogatták a vezetőket a helyes döntéshozatalban, javaslatok megfogalmazásával, több megoldási lehetőség kockázatának becslésével igyekeztek a legmegfelelőbb döntés kiválasztására irányítani a vezetők figyelmét. A döntést azonban a vezetésnek kell meghozni, mérlegelve a lehetőségeket.

17 17 A pénzügyi-, tárgyi eszközökkel, humán erőforrás kapacitásokkal való racionálisabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás rendszeresen előfordult. Az intézményi szabályzatok és az alkalmazott gyakorlat összhangjának megteremtésére minden esetben javaslatot tettek a belső ellenőrök az érintett intézményvezetők felé. Az ellenőrzési nyomvonalak és a munkaköri leírások összhangjára nemcsak a gazdálkodással összefüggő munkakörök esetében többször felhívták a belső ellenőrök az érintett vezetők figyelmét II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b) pont) II. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) A belső ellenőrzési kézikönyv alapján kiemelt kategóriába tartozó megállapítások, a következtetések és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatok valamint az egyéb, kontrollrendszert érintő javaslatok. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat Az intézmény A belső szabályozás Magas kockázat Szabályzatok 2011 évek közötti avult aktualizálása, gazdálkodásának kiadása átfogó ellenőrzése /Szentesi Művelődési Központ, Szentes Város Gondozási Központja/ Az önkormányzatot megillető bevétlek és a terhükre elszámolt kiadások vizsgálata a Szentes Városi Szolgáltató KFT-nél (lakás és nem lakás céljára szolgáló helyiségek kezelése, bérbeadása, társasházak bevételeinek és kiadásainak vizsgálata) A távhő szolgáltatás költségeinek vizsgálata Nem alkalmaznak szankciókat azoknál a bérlőknél akik jelentős összegű hátralékot halmoztak fel Nem alkalmaznak szankciókat azoknál a bérlőknél akik jelentős összegű hátralékot halmoztak fel Magas kockázat Magas kockázat Egészségügyi, Szociális és Lakásügyi Bizottság dolgozzon ki koncepciót arra vonatkozóan, hogy jelentős összegű hátralék ne halmozódjon fel Egészségügyi, Szociális és Lakásügyi Bizottság dolgozzon ki koncepciót arra vonatkozóan, hogy jelentős összegű hátralék ne halmozódjon fel.

18 18 A működéssel összefüggő szakmai és pénzügyi folyamatokhoz tartozó ellenőrzési nyomvonalak munkaköri leírásokkal való összhangja még nem teljes, ezen a téren valamennyi intézménynél van tennivaló, a szabályozás kidolgozása folyamatban van. A belső kontrollrendszer a költségvetési szerv által a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő főbb célokat: - a tevékenységeket szabályszerűen, a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség) összhangban hajtsa végre - teljesítse az éves költségvetésben meghatározott feladatait - megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől, károktól és a nem rendeltetésszerű használattól. II.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb) pont A költségvetési szerv belső kontrollrendszeréért a költségvetési szerv vezetője felelős, aki köteles a szervezet minden szintjén érvényesülő, megfelelő - kontrollkörnyezetet - kockázatkezelési rendszert - kontrolltevékenységeket - információs és kommunikációs rendszert - monitoring rendszert kialakítani és működtetni. A költségvetési intézmények esetében a gazdálkodással összefüggő munkafolyamatok egymásra épülve zárt rendszert alkotva biztosítják a tevékenység minden fázisában az ellenőrzést. A munkaköri leírásokban konkretizálták, hogy az adott dolgozó pontosan milyen feladatokat köteles elvégezni, milyen ellenőrzési feladatai vannak. A kontrollkörnyezet szabályozása elkészült, a kockázatkezelési rendszer kialakítását az intézményvezetők elvégezték. Folyamatban van a kontroll tevékenységek kialakítása és gyakorlati működtetése, mely minden dolgozótól szemléletváltást és nagyfokú figyelmet igényel. A kontrollkörnyezetnél az intézmények szervezeti struktúrája, a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok egyértelműek. Az etikai elvárások a szervezet minden szintjén meghatározottak, átlátható a humánerőforráskezelés. A kockázatkezelés a kockázati tényezők figyelembevételével készített kockázatelemzéssel történik. Felmérésre kerültek az intézmények tevékenységében rejlő kockázatok, külső környezetből eredő kockázatok, tervezéssel, emberi erőforrásokkal összefüggő kockázatok, törvényességi és szabályszerűségi kockázatok, kommunikáció és információ kockázatai. Az intézmények a működésben rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert alkalmaznak. A kontrolltevékenységek az intézmények belső szabályzataiban szabályozottak szerint az engedélyezési és jóváhagyási eljárások, az információkhoz való hozzáférés módja, az intézmény eszközeihez való hozzáférés lehetősége, az intézményi tevékenységről a beszámolási eljárások során valósulnak meg. Az információ és kommunikáció terén meghatározásra került az információ szükséglet és az informálandók köre, a napi működéshez szükséges információk belső frissítésének folyamata, annak érdekében, hogy azok hatékonyan megbízhatóan, pontosan segítsék a vezetés munkáját. A monitoring tevékenység során az adott aktuális eredményeket és a kitűzött célokat vetik össze teljesítményértékelés formájában, lehetővé téve az intézmény tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését. Ehhez az Alapító Okiratok, Szervezeti és

19 19 Működési Szabályzatok és az intézményi szabályzatok folyamatos aktualizálása, összhangjának megteremtése szükséges. III. Az intézkedési tervek megvalósítása Az ellenőrzés során feltárt hiányosságokat az érintett szervezeti egységek vezetői egyértelműen beazonosították. Az érintett intézmények az intézkedési tervekben rögzített feladatokat végrehajtották. Legtöbb esetben a hibák kijavítását, hiányosságok pótlását még a vizsgálat ideje alatt elkezdték. Szentes, február 15. Melléklet: 2 db kimutatás Polyák Sándorné belső ellenőr

20 20 számú melléklet Szentes Város Önkormányzata intézményei és a Polgármesteri Hivatal évi tervezett és tényleges ellenőrzései Tervezett MEGNEVEZÉS ellenőrzési napok száma (nap) I. Rendszerellenőrzés - Szentesi Művelődési Központ - Szentes Város Gondozási Központja - Dr. Sipos Ferenc Parkerdő Otthon Tényleges ellenőrzési napok száma Összesen: II. Szabályszerűségi ellenőrzések Utóvizsgálatok - Városellátó Intézmény - Városi Intézmények Gazdasági Irodája - Terney Béla Kollégium Egyéb szabályszerűségi ellenőrzések - Költségvetési és költségvetésen kívüli pénzkezelés szabályosságának vizsgálata a Városi Intézmények Gazdasági Irodájához tartozó nem önállóan gazdálkodó intézmények, a Városellátó Intézmény, a Terney Béla Kollégium, a Központi Gyermekélelmezési Konyha esetében. - Szentes Város Bölcsödéje felújításával összefüggő közbeszerzések vizsgálata - Étkezési térítési díjak beszedésének vizsgálata a Központi Óvoda és Tagóvodái, a Kertvárosi Óvoda és Tagóvodái, a Klauzál Gábor Általános Iskola, a Koszta József Általános Iskola, a Deák Ferenc Általános Iskola esetében. - Élelmezési nyersanyagnormák felülvizsgálata a Központi Gyermekélelmezési Konyhánál és a Szentes Város Bölcsődéjénél. Gépjárművek üzemanyag fogyasztásának ellenőrzése a Városellátó Intézményél, Szentes Város Gondozási Központjánál, a Központi Gyermekélelmezési Konyhánál, a Városi Intézmények Gazdasági Irodájánál