MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI ÚTMUTATÓ

Átírás

1 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI ÚTMUTATÓ MÉK AJÁNLÁS AZ EGYES TERVEZŐIRODÁK MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERÉNEK KIDOLGOZÁSÁRA A Minőségbiztosítási Útmutató (a továbbiakban: Útmutató) célja lehetőséget biztosítani a Magyar Építész Kamara, a Területi Építész Kamarák tagjai számára, hogy a működő tervező irodáikban az Útmutató alapján az építész tervezői tevékenység sajátosságainak megfelelő, attól nem idegen, alkalmazkodó minőségirányítási rendszert valósítsanak meg. Az Útmutató egy referencia minőségbiztosítási kézikönyv, tartalma a hazai és nemzetközi (EU) gyakorlatban alkalmazott ACE (Európai Építészek Szövetsége) irányelveinek megfelelően került kidolgozásra. Az általános keretek a magyarországi építőipari gyakorlatban is érvényes és alkalmazott jogszabályi, szabványügyi és szakmai irányelveken alapulnak. Az Útmutató alapján az építész irodák könnyen saját arculatukra formálhatják a minőségbiztosítási követelményrendszert, úgy, hogy a meglévő irodai struktúrákat rendezik olyan formába és olyan folyamatokkal ellátva, hogy az a kamara által elvárt és javasolt minőséget biztosítsa. Napjainkban igénnyé vált az építőipari és a tervezési szolgáltatási területen is a minőségbiztosítási akkreditáció. Ezt különböző törvények adott helyzetekben kötelezően, más kapcsolatokban: pl. pályázatok, verseny-helyzetek bár nem kötelezően, de előnyként rendelik el. A Magyar Építész Kamara mindent elkövet annak érdekében, hogy az építészek és irodáik részére olyan hatékony és szakszerű, de ugyanakkor könnyen és nem kényszerként megvalósítható minőségbiztosítási rendszer-segédletet dolgozzon ki, amely ajánlás az alkalmassági feltételek megfeleltetésére a Kbt f. pontjában szereplő képesség igazolásához. Az Útmutató kidolgozott változata nem egyenértékű a minőség-, környezet-, munkabiztonsági tanúsítással. De alkalmas arra, hogy ISO 9001 szabvány szerinti tanúsításhoz Minőségbiztosítási Kézikönyvként szolgáljon. Amennyiben az adott tervező iroda hazai vagy nemzetközi tanúsító szervezettel akkreditáltatni akarja minőségbiztosítási rendszerét, a kiválasztott akkreditáló szervezet követelményeinek megfelelő kiegészítésekkel kérheti azt. Budapest, május 3. Készítették: Fáy Piros Oltvai Andrea Szebeni Zsuzsanna Viktória Lektorálta: Bartha Lórántné Jóváhagyta: MÉK Elnökség Csontos Csaba Szakmagyakorlási Munkabizottság bizottságvezető Kiadta: Noll Tamás elnök, MÉK

2 TARTALOMJEGYZÉK I. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV... 4 I.1. BEVEZETÉS... 4 I.2. ALKALMAZÁSI TERÜLET... 4 I.3. A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA, KEZELÉSE... 5 II. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV FELÉPÍTÉSE... 5 II.1. TERVEZŐIRODA BEMUTATÁSA... 5 II.2. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER RÉSZLETES LEÍRÁSA... 6 II.2.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK... 6 II.2.2. FOLYAMATOK... 7 II.2.3. DOKUMENTÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK... 9 II.2.4. DOKUMENTÁLT ELJÁRÁSOK II.2.5. MINŐSÉGPOLITIKA, STRATÉGIA, VEZETŐI ELKÖTELEZETTSÉG II.3. FELELŐSSÉGI KÖRÖK II.3.1. FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖRÖK, SZEMÉLYHEZ FŰZŐDŐ JOGOK II Vezetőség felelőssége, elkötelezettsége II Vevőközpontúság II Hatáskörök II.3.2. KOMMUNIKÁCIÓ külső és belső kommunikáció II Belső kommunikáció II Külső kommunikáció II.3.3. KÖRNYEZETMENEDZSMENT, KÖRNYEZETVÉDELEM II A környezetmenedzsment célja II A tervezőiroda működésének közvetlen környezeti tényezői és hatásai II Javítási, optimalizálási lehetőségek feltárása a tervezőirodánál II Bevezetés, működtetés, felülvizsgálat: folyamatos fejlesztés II.4. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL II.4.1. HUMÁN ERŐFORRÁS II.4.2. KÉPZÉS II.4.3. HUMÁNPOLITIKA II.4.4. INFRASTRUKTÚRA II.4.5. MUNKAKÖRNYEZET II.4.6. ESZKÖZ NYILVÁNTARTÁS II Nyilvántartás II Karbantartás és fejlesztés II.5. SZOLGÁLTATÁSI (VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS SZERINTI) FOLYAMATOK MEGVALÓSÍTÁSA II.5.1. MARKETING II.5.2. MEGRENDELŐVEL VALÓ KAPCSOLAT II.5.3. SZOLGÁLTATÁS ÉS MUNKAFOLYAMAT TERVEZÉS II.5.4. ADATKEZELÉS (INPUT-OUTPUT FOLYAMATSZABÁLYOZÁS) II.5.5. MUNKATÁRSAKKAL VALÓ KAPCSOLAT II.5.6. SZOLGÁLTATÁSTELJESÍTÉS II Tervezés és fejlesztés, a tervezési folyamat rendje

3 II A tervezés megtervezése II A tervezési folyamat bemenő adatai II A tervezési folyamat kimenő adatai II A tervezési folyamat átvizsgálása II A tervezési folyamat belső ellenőrzése II A tervezési folyamat eredményének elfogadása II A tervezési folyamat módosítása II Felelősségek II A tervezés fázisai és folyamatábrája (6. ábra) II.5.7. ALVÁLLALKOZÓKKAL, SZAKÁGI TERVEZŐKKEL, BESZÁLLÍTÓKKAL, EGYÉB KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓKKAL VALÓ KAPCSOLAT II.5.8. KÖRNYEZETVÉDELEM II Közvetett környezeti tényezők és hatások II A tervezőiroda termékének utóélete II Környezettudatosság növelése II A digitális adatszolgáltatás és tervszállítás II.5.9. JOGI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK II TÁRSASÁGI JOG II VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉSEK II SZERZŐDÉSES TELJESÍTÉSEK II SZERZŐI JOG NYILVÁNTARTÁS II MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK II ADATKEZELÉS II KOMMUNIKÁCIÓ II JOGSZABÁLYOK, SZABVÁNYOK NAPRAKÉSZ RENDELKEZÉSRE ÁLLÁSA II ÁTADÁS-ÁTVÉTEL, TELJESÍTÉS IGAZOLÁS II PÉNZÜGYI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK II KÖNYVELÉS, SZÁMLÁZÁS, BÉREK, JUTTATÁSOK, REZSIK STB. 34 II BANKÜGYLETEK II BIZTOSÍTÁSOK II KÖTBÉR II.6. MÉRÉS, ELEMZÉS, FEJLESZTÉS II.6.1. ÁLTALÁNOS ELŐÍRÁSOK II.6.2. VEVŐI ELÉGEDETTSÉG II.6.3. BELSŐ AUDIT II.6.4. FOLYAMATOK ELEMZÉSE, FEJLESZTÉSE II.6.5. MUNKA MEGTÉRÜLÉS ELEMZÉSE (ajánlott negyedévente) II Az elemzés céljai: II Kidolgozandó akcióterv: ÁBRÁK JEGYZÉKE MELLÉKLETEK

4 I. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV I.1. BEVEZETÉS A KÉZIKÖNYV CÉLJA: A tervezőirodák minőségbiztosítási rendszerük létrehozására alkotott, az irodák által kidolgozandó kézikönyvnek alapját képező a Magyar Építész Kamara minőségbiztosítási ajánlását tartalmazó kézikönyvet adunk közre. E kézikönyv tartalmazza a szakmai minőséggel kapcsolatos elveket és szabályokat, melyek a magyarországi építészeti tervezéssel foglalkozó vállalkozások számára iránymutatóak lehetnek (nem kötelező). A kézikönyv mellékletei a Kamara által kidolgozott és ajánlott jogi kereteknek felelnek meg, melyek segítséget nyújthatnak versenyhelyzetben a törvényes érdekérvényesítéshez. MÓDSZER: A kézikönyv a hazai és nemzetközi (EU) gyakorlatban alkalmazott hasonló útmutatók alapján került kidolgozásra. Az általános keretek a magyarországi építőipari gyakorlatban is érvényes és alkalmazott jogszabályi, szabványügyi és szakmai irányelveken alapulnak. A kézikönyv figyelembe veszi a magyarországi működési és strukturális sajátosságokat, de javaslatokat tartalmaz az európai gyakorlatnak megfelelő nagyvállalati és klaszter rendszerekhez történő igazodáshoz is. I.2. ALKALMAZÁSI TERÜLET A kézikönyv elsősorban a Magyarországon bejegyzett és működő építész- mérnöki tervezéssel foglalkozó mikro-, kisvállalkozások számára készült. A működési létszám (alkalmazottak száma) 1-50 fő. A kijelölt vállalati kör tevékenysége elsősorban tervezés (szakági és generál tervezés egyaránt), mely esetenként kiegészülhet tanácsadói, tervellenőri, szakértői és építési kivitelezés ellenőrzési, műszaki ellenőri tevékenységi körökkel. A kézikönyv ajánlásai az alábbi rendeltetésszerű tevékenységi körökre terjednek ki: - tervezés (építészeti és mérnöki tevékenység), - tervezői művezetés, kivitelezés felügyelet - építési kivitelezés ellenőrzés, - műszaki ellenőrzés, 4

5 - építészeti és műszaki tanácsadás, - építészeti és műszaki szakértés, - tervellenőrzés. A kézikönyv ajánlásai továbbá az alábbi tevékenységekre is kiterjedhetnek a tervezőiroda tevékenységi köre és a személyek jogosultsága szerint: - építés kivitelezés (vállalkozó kivitelező, alvállalkozó kivitelező), - felelős műszaki vezetői tevékenység, - építésszervezés és lebonyolítás, - pénzügyi, pénzpiaci műveletek, - vállalati vagyongazdálkodás, ingatlanüzemeltetés, facility management, - építőanyag, épületszerkezet gyártás és kereskedelem, - ingatlanfejlesztés, - oktatási, szakmai továbbképzési tevékenység. I.3. A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA, KEZELÉSE A Minőségbiztosítási kézikönyvet jelen útmutató-kézikönyv alapján a tervezőiroda a kamarai ajánlás segítségével saját arculatára specializálva hozza létre. A tervezőiroda a kézikönyvben foglaltak szerint folytatja tevékenységeit, így az biztosítja a tevékenységgel szemben támasztott követelmények teljesülését. A kézikönyv támpontot jelent a folyamatok sorrendiségének, kölcsönhatásainak átlátásában, a dokumentumok kezelésének rendjében. A Minőségbiztosítási kézikönyvet az összes a minőségbiztosítási rendszerrel kapcsolatban álló munkatárs számára elérhető helyen kell tárolni. A tervezőiroda a Minőségbiztosítási kézikönyvet évente minimum egy alkalommal felülvizsgálja, ellenőrzi a megfelelőségét, aktualitását. Amennyiben változtatást eszközölnek benne, azt az érvényes verzióban az arra kijelölt személy módosítja, hogy érvénytelen dokumentumok ne kerüljenek használatba. II. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV FELÉPÍTÉSE II.1. TERVEZŐIRODA BEMUTATÁSA (az összegzés alapján a tervezőiroda vállalkozott szolgáltatásra vonatkozó képességét meg tudjuk ítélni) - Tervezőiroda neve, elérhetősége, bejegyzett fő-és mellék tevékenysége (TEÁOR szerint) - a tervezőiroda alapvető tevékenysége, kompetenciái, - a tervezőiroda tevékenységi sajátossága (szerzői jog, alkotó tevékenység, alkotás, stb.), 5

6 - jogi keretek (alapítás, vállalkozási forma, tulajdonviszonyok), - pénzügyi források és garanciák, kockázatkezelés (árbevétel, pénzügyi mutatók, tőkefedezet, tervezői és egyéb felelősség biztosítás), - alkalmazottak létszáma és kompetenciái (jogosultságai), - felszereltség,eszközpark, irodatechnika, alkalmazott szoftverek (tervezési és irodai), - szervezeti felépítés (tulajdonos, vezető, alkalmazott, szerződéses megbízás), - sajátos felelősségi körök (felelős tervező, tervezőtárs, munkatárs, stb.), - fontosabb referencia munkák, - együttműködés más tervezőirodákkal, szakági tervezőkkel, egyéb szolgáltatókkal (közös kompetenciák), - szervezés és munkamódszer (Minőségbiztosítási kézikönyv szerinti). II.2. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER RÉSZLETES LEÍRÁSA II.2.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Általános cél: A megbízó, megrendelő, építtető (=vevő) megelégedettsége, az épített környezet minőségének emelése, megőrzése. A tervezőiroda létrehozza és xxxx.yy.zz dátumtól működteti jelen kézikönyv szerinti minőségbiztosítási rendszerét. Ehhez meghatározza és rögzíti a tervezőirodában működő folyamatokat. A tervezőiroda meghatározza a minőségbiztosítási rendszer felépítését (ld. 1-es ábra), a folyamatok sorrendjét és kölcsönhatásait (ld. 2-es ábra). Definiálja, milyen intézkedésekkel és ellenőrzéssel tudja a tervezésre és a kapcsolódó tevékenységekre vonatkozó követelményeknek való megfelelőséget garantálni és befolyásolni, hogyan gondoskodnak a folyamatok működtetéséhez szükséges erőforrásokról és információkról, adatokról. Q Üzleti terv, stratégiák Minőségpolitika, minőségcélok Minőségbiztosítási kézikönyv és dokumentált eljárások Egyéb belső és külső dokumentumok (munkaköri leirások., jogszabályok, szabványok stb.) Feljegyzések, adatok, információk (tervdokumentációk, jegyzőkönyvek, stb) Szabályzatok Dokumentumok Feljegyzések 1. ÁBRA MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER 6

7 II.2.2. FOLYAMATOK A tervezőiroda vezetői a piaci igények figyelembevételével szervezik és tervezik az iroda tevékenységi körét. A fő tevékenység: építészeti/mérnöki tervezési feladatatok ellátása, generáltervezői vállalkozás alvállalkozó szakági tervezők igénybevételével, azaz tervezés és az általa készített tervek helyszíni művezetése, a kivitelezés ellenőrzése. A munkavégzés alapvető szabályait jogszabályok, szabványok tartalmazzák. Az iroda általános munkafolyamatát (ld. 3-as ábra), a tervezési szolgáltatási munkafolyamatot (ld. 4-es ábra), azaz egy konkrét megbízás teljesítésének folyamatát, illetve a szerződéses munka általános, minőség szempontú szabályainak dokumentálását a megrendelői/megbízói/építtetői igények, elvárások és a szükséges erőforrások és feltételrendszer határozzák meg. MINŐSÉGPOLITIKAI NYILATKOZAT tervezési folyamat stb SZOLGÁLTATÁSI ELŐÍRÁS SZOLGÁLTATÁSI TELJESÍTÉSI ELŐÍRÁS MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI ELŐÍRÁS megrendelő szolgáltató megrendelő szolgáltató szolgáltatási igények marketing folyamat szolgáltatás teljesítés folyamat szolgáltatási eredmény szolgáltatás teljesítőképesség elemzés és javítás (értékelés) szolgáltató vizsgálata (értékelés) felhasználó vizsgálata (értékelés) 2. ÁBRA SZOLGÁLTATÁSI MINŐSÉGHUROK TERVEZŐIRODÁRA ADAPTÁLVA (FORRÁS: MSZ ISO ) 7

8 Folyamatok és kölcsönhatásaik ÉPÍTTETŐ * vezetői tervezés megbízások fogadása, ajánlatadás, szerződéskötés *dokumentumok kezelése *feljegyzések kezelése saját erőforrás + alvállalkozók megbízása, beszerzés *tárgyi erőforrás biztosítás épületek építészeti tervezése és a helyszíni művezetése ellenőrzés *humán erőforrás biztosítás * folyamat megfigyelés * vezetőségi átvizsgálás nemmegfelelőségek kezelése *belső auditok kiszállítás (dokumentumok átadása) panaszok kezelése * helyesbítő tevékenység MEGBÍZÓ - megrendelő - elégedettség mérés * megelőző tevékenység Jelmagyarázat: * - a folyamat minden folyamattal kapcsolatban van - információáramlás 3. ÁBRA FOLYAMATOK ÉS KÖLCSÖNHATÁSAIK 8

9 A SZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSI FOLYAMAT (PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS) PROJEKT TELJESÍTÉS P PROJEKT TELJESÍTÉS PROJEKT TELJESÍTÉS SZERZŐDÉS ADAT TELJESÍTÉS E MF SZ T SZERZŐDÉS ADAT TELJESÍTÉS SZERZŐDÉS / ADAT / TELJESÍTÉS MEGRENDELŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL GENERÁL TERVEZŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL SZAKÁGI TERVEZŐK MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL GENERÁL KIVITELEZŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL RÖVIDÍTÉSEK P: PROJEKT (INGATLAN + KULCSRAKÉSZ ÉPÜLET) E: ELLENŐRZÉS SZ: SZEMÉLYI FELTÉTEL T: TÁRGYI FELTÉTEL MF: MUNKAFOLYAMAT SZAKÁGI KIVITELEZŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL 4. ÁBRA A SZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSI FOLYAMAT (PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS) II.2.3. DOKUMENTÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A tervezőiroda rögzíti, hogy a tevékenységek közül melyeket és milyen módon dokumentálja. Kapcsolódó dokumentum: M01. melléklet: Érvényes dokumentumok nyilvántartása. 9

10 II.2.4. DOKUMENTÁLT ELJÁRÁSOK Az eljárás célja, hogy a tervezési tevékenység áttekinthető, nyomon követhető, így a tervezési folyamat átlátható, később is könnyedén visszakereshető legyen. Az eljárás érvényes valamennyi munkatársra, akik a minőségbiztosítási rendszer valamely munkafolyamatában tevékenységet végeznek. A tervezőirodában egy, a dokumentumok kezeléséért elsősorban felelős személy feladata a Minőségbiztosítási kézikönyv vonatkozásában a következőkre terjed ki: - kidolgozás koordinálása; - jóváhagyás előtti ellenőrzés, jóváhagyás; - azonosító számmal ellátás (példánysorszám feltüntetése); - folyamatos gondozás; - a dokumentumok alkalmazásának felügyelete; - felülvizsgálat megszervezése; - beérkező módosítási javaslatok minőségbiztosítási szempontból történő bírálata; - módosítás elvégzése; - a számítógépes adatállomány folyamatos (a módosításoknak megfelelő) aktualizálása, a biztonsági mentések elvégzése, tárolása, - hatályon kívüli lapok bevonása, a törzspéldány irattárazása. A munkatársak feladata és felelőssége a tevékenységek során készült, és a tervezőirodánál maradó dokumentumok (tervek, számítások és egyéb dokumentumok) munkaszámmal való ellátása (javasolt) és a vonatkozó törvény előírása szerinti ideig tárolása, archiválása elektronikus és papír alapon. II.2.5. MINŐSÉGPOLITIKA, STRATÉGIA, VEZETŐI ELKÖTELEZETTSÉG A tervezőiroda célja a megbízók, megrendelők megelégedettségének elnyerése, újabb tervezési munkák megszerzése, a szolgáltatás bővítése. A tervezőiroda létrehozta és működteti jelen kézikönyv szerinti minőségbiztosítási rendszerét, és vállalja a rendszer folyamatos működtetését és fejlesztését. A tervezőiroda szem előtt tartja a minőségbiztosítási alapelveket, azaz a vevőközpontúságot, a vezetés meghatározó szerepét, a munkatársak bevonásának eredményességet növelő hatását, a folyamatszemléletű megközelítést, a rendszerszemléletet az irányításban, a folyamatos fejlesztés szükségességét, a tényeken alapuló megközelítést, illetve döntést, valamint a kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakítását a (be)szállítókkal, alvállalkozókkal (szakági tervezőkkel). A tervezőiroda célja, hogy a megrendelők, megbízók, építtetők számára magas színvonalú tervezési munkát végezzen, szem előtt tartva a megrendelők elvárásait, 10

11 az épített környezet minőségének emelését, a vonatkozó szabványokat, valamint az EU követelményeket. A tervezőiroda arculatát, imázsát meghatározza a minőség iránt érzett elkötelezettsége, felelőssége, céljai, és ezt a vezetőség által meghatározott formában megjeleníti belső és külső munkafolyamataiban. A tervezőiroda munkatársaitól elvárja, hogy felelősséget vállaljanak az általuk vagy közreműködésükkel végzett munka minőségéért, a megrendelők, megbízók, építtetők által támasztott igények teljesítéséért. A tervezőiroda odafigyel a megfelelően képzett, az adott témában jártas munkatársak alkalmazására, képzettségük, felkészültségük folyamatos fejlesztésére. Biztosítja a munkavégzéshez szükséges megfelelő tárgyi és környezeti feltételeket, valamint a minőségpolitika megvalósulásáért felelős vezetői szereplőket és azok iránymutatását. A vezetőség biztosítja, hogy a minőségpolitikát közzétegyék, megértsék, bevezessék, és megtartsák. II.3. FELELŐSSÉGI KÖRÖK II.3.1. FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖRÖK, SZEMÉLYHEZ FŰZŐDŐ JOGOK II Vezetőség felelőssége, elkötelezettsége A tervezőiroda vezetői létrehozták a jelen kézikönyv szerint működő minőségbiztosítási rendszerüket, amely eszközül szolgál annak biztosítására, hogy a nyújtott szolgáltatások megfeleljenek a megrendelőknek, megbízóknak, építtetőnek. A minőségbiztosítási rendszer folyamatos működtetése és fejlesztése érdekében a vezetők - tudatosítják minden munkatársban a megrendelők, megbízók, építtetők elvárásai és a jogszabályi követelmények teljesítésének fontosságát, - meghatározzák a minőségpolitikát, - biztosítják a szükséges erőforrásokat a munkavégzéshez. - kinevezik és a tervezőiroda szervezeti ábráján (ld. 5. ábra) dokumentálják a minőségbiztosítási rendszer felelősét és/vagy az operatív végrehajtásért felelős személyt. II Vevőközpontúság A vezetők a megrendelők, megbízók, építtetők igényeinek, elvárásainak való megfelelés érdekében fokozott figyelmet fordítanak arra, hogy 11

12 - pontosan megismerjék a megrendelők, megbízók, építtetők igényeit, elvárásait, - a megrendelők, megbízók, építtetők igényeit, elvárásait követelményekké alakítsák át és - a munkatársak teljesítsék azokat a megrendelők, megbízók, építtetők megelégedésére. II Hatáskörök A vezetőség olyan irodai szervezetet és ügyviteli rendszert alakít ki, amely lehetővé teszi a feladatok megfelelő elvégzését a megrendelők, megbízók, építtetők elvárásainak kielégítése érdekében. A munkatársak feladatait, felelősségét és hatáskörét a munkaköri leírásokban határozza meg. E dokumentumok a munkatársak számára rendelkezésre állnak, számukra ismertek, munkájukat ezeknek megfelelően végzik. Az 5. ábra példa a tervezőiroda szervezeti felépítésére. Az egyes tevékenységek lehetnek akár kihelyezett - outsourcing - tevékenységek is. Tulajdonosi fórum (közgyűlés/ taggyűlés/egyéb) Felügyelőbizottsági feladatokat ellátó tag Szervezetvezető Minőségbiztosítási vezető Min. bizt. Admin Tanácsadók Könyvszakértő TERVEZŐ(K) felelős Tervező Pénzügy és könyvelés Pénzügyi ellenőr vezető tervezők tervezők (munkatársak) Pénz-és munkaügyi adminisztrátor szerkesztők (CAD) feldolgozók, rajzolók (CAD) 5. ÁBRA TERVEZŐIRODA SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE 12

13 II.3.2. KOMMUNIKÁCIÓ külső és belső kommunikáció II Belső kommunikáció Belső kommunikáció alatt a munkatársak számára a belső kapcsolattartás szabályainak pontos leírása található, a minőségbiztosítási rendszer eredményes működése, illetve a gyors, hatékony munkavégzés, a megrendelők, megbízók, építtetők elégedettségének elérése érdekében. A kommunikáció formái: megbeszélések (értekezletek v. személyes), emlékeztetők, jegyzőkönyvek, telefon, , feljegyzés, tervvázlatok, rajzok stb. Célszerű dokumentálni azok gyakoriságát, időpontját, témáját, résztvevőit és bizonylatolását. II Külső kommunikáció Külső kommunikáció alatt részletezni kell, hogy mely munkatárs mire jogosult. Hatáskörök, külső kapcsolatok. II.3.3. KÖRNYEZETMENEDZSMENT, KÖRNYEZETVÉDELEM II A környezetmenedzsment célja A környezetmenedzsment célja a környezeti teljesítmény folyamatos javítása. A vezetőség hivatalosan megfogalmazza a tervezőiroda környezeti teljesítményére vonatkozó általános szándékait és irányvonalait, mint a tervezőiroda környezetpolitikáját, a környezeti tényezők (az iroda tevékenységének, termékeinek vagy szolgáltatásainak olyan elemei, amely kölcsönhatásba kerülhet a környezettel) és hatások (részben v. egészében az iroda környezeti tényezőiből eredő következmények) elemzése alapján. A tervezőiroda és környezet kapcsolatának pontos ismerete segítségével kijelöli a kritikus/potenciálisan kritikus pontokat, meghatározza az optimalizálási, beavatkozási lehetőségeket. II A tervezőiroda működésének közvetlen környezeti tényezői és hatásai (A teljesség igénye nélkül) A közvetlen környezeti tényezők és hatások a szolgáltatást végző iroda, mint munkahely működtetésével, üzemelésével kapcsolatosak. II Hulladékok Hulladékkezelés, újrahasznosítás meghatározása. Az új eszközök minőségi követelményeinek megfogalmazása, élettartam, életciklus elemzéssel. 13

14 Az iroda legfontosabb közvetlen környezeti tényezője a keletkező hulladékok mennyisége és minősége. Egy tervezőiroda nagymennyiségű papírt használ fel és papírhulladékot termel, még ha az nem is közvetlenül nála jelentkezik, hanem időben és térben eltolva más helyeken. Itt kell megfogalmazni, hogy az iroda működése során milyen intézkedéseket tesz a papírhulladékok minimalizálására, újrahasznosításukra, eltérő méretük ismeretében (A/0 - A/4 papírméretek). Az irodában keletkező egyéb hulladékok felmérése szükséges, valamint a kis mennyiségű háztartási hulladékoké, melynek szelektív kezelési módját itt meghatározzák. Veszélyes hulladékok tekintetében egy átlagos tervezőirodában jellemzően kétféle keletkezik: nyomtatással, tervlapok másolásával kapcsolatos és számítás/iroda- technikai. Ezek karbantartását, hulladékkezelését és az avulás utáni újrahasznosításukat megvizsgálják és meghatározzák. Ezen túl felülvizsgálják, hogy az iroda a fentieken kívül milyen más veszélyes és nem veszélyes hulladékokat termel (pl. kiégett neoncsövek, kimerült elemek, tönkrement akkumulátorok), meg kell vizsgálni azok mennyiség-csökkentési és újrafelhasználási lehetőségeit és meghatározni kezelési módjukat. II A természeti erőforrások és nyersanyagok felhasználása Elsősorban az irodai hűtés-fűtéssel, melegvíz-ellátással kapcsolatosan jelentkezik. Amennyiben lehetősége van rá, a tervezőiroda válasszon megújuló energiahordozókat és helyezzen súlyt az iroda energetikai javítására a fűtési és hűtési energiaigény csökkentése érdekében. (Az iroda energetikai auditáltatása). II Egyéb közvetlen környezeti tényezők és hatások Levegőbe, vízbe történő kibocsátás, földhasználat és talajszennyezés vizsgálata az iroda működésével kapcsolatban. Az iroda milyen forgalmat generál, tömegközlekedéssel hogyan közelíthető meg. A bejárások, egyeztetések, művezetések által generált külső helyszíni forgalom. A generált forgalom és környezeti hatásainak csökkentési lehetőségei (tömegközlekedés, korszerűbb gépjárművek, kerékpár használata, közös utazás, távmunka, elektronikus egyeztetések, stb.) Veszélyes anyagokkal az iroda nem dolgozik/dolgozik, a véletlen események, balesetek és potenciális vészhelyzetek következtében 14

15 II felmerülő környezeti balesetek és hatások kockázata jelentős/elhanyagolható. A működésnek biológia sokféleségre van/nincs hatása. Javítási, optimalizálási lehetőségek feltárása a tervezőirodánál A megvizsgált környezeti tényezők és hatások alapján a tervezőiroda feltárja a javítási és optimalizálási lehetőségeket. Az összes, saját döntési körébe tartozó témában törekszik a lehető legkörnyezettudatosabb működésre. A nem kizárólag saját döntési körébe tartozó területeknél törekszik rá, hogy megszerezze a döntésképesek hozzájárulását, együttműködését. E területekkel kapcsolatban a szervezet számára ajánlott, hogy kidolgozza álláspontját és eljárásait a következőkkel kapcsolatban is: a tervezőiroda a lehetőségekhez mérten törekedjen a tervezés közbeni digitális kommunikációra, és ahol a feltételek ezt lehetővé teszik, a digitális tervszállításra, dokumentálásra, távoli elérési lehetőség biztosítására is. II Bevezetés, működtetés, felülvizsgálat: folyamatos fejlesztés A megfogalmazott javítási és optimalizálási intézkedéseket a tervezőiroda bevezeti. Az intézkedések hatását, eredményeit meghatározott időközönként, rendszeresen ellenőrzi. Az ellenőrzések eredményekét elemzi, az ennek alapján szükséges változtatásokat a bevezetett intézkedéseken végrehajtja. II.4. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL A vállalt tervezési és egyéb szolgáltatások elvégzéséhez szükséges erőforrások pontos leírása, feltételrendszere. Mindezek alapul szolgának - a minőségbiztosítási rendszer folyamatainak alkalmazásához, fenntartásához és eredményességük folyamatos fejlesztéséhez, valamint - a megrendelők, megbízók, építtetők megelégedettségének elnyeréséhez. II.4.1. HUMÁN ERŐFORRÁS A minőségbiztosítási rendszerben feladatokat végző munkatársaktól elvárt felkészültség pontos meghatározása, figyelembe véve a jogszabályi előírásokat. Közvetve minden munkatárs kapcsolatban van a minőségbiztosítási rendszerrel, rendelkezik a munkakörének megfelelő iskolai végzettséggel, szakmai jártassággal, készséggel, jogosultsággal és tapasztalattal. Ebben a fejezetben a tervezőiroda részletesen leírja a munkakörökhöz tartozó végzettségeket, jogosultságokat, a nyelvtudást és egyéb követelményeket. II.4.2. KÉPZÉS 15

16 A humán erőforrással kapcsolatos felkészültségi előírások a következők: - a szolgáltatás minőségére ható tevékenységet végző munkatársak felkészültségére vonatkozó követelmények, tervezői jogosultság és lejárati idejének nyilvántartása - a szükségessé váló képzések (kötelező és szabadon választott), kredit pontok nyilvántartása - a megvalósított képzések és eredményességük értékelése, - a képzésekről, oktatásokról, képzettségekről, gyakorlatról feljegyzések készítése. Az alkalmazott munkatársakkal szemben támasztott képzettségi, szakmai felkészültségi követelményeket a szervezet a munkaszerződésben és a munkaköri leírásban konkrétan és részletesen rögzíti. Kapcsolódó dokumentum: M03. melléklet: Képzés nyilvántartás. II.4.3. HUMÁNPOLITIKA A személyzet létszámát és azokat a szakmai területeket, melyekre a szolgáltatás teljesítéséhez szükség van a vezetőség meghatározza. Az egyes projekteknél releváns személyzet az alábbi viszonyban áll a szolgáltatóval: - x fő fix foglalkoztatott (szakmai önéletrajzok, diplomamásolatok, kompetencia területek, tervezői jogosultság, gyakorlati idő). - x fő eseti foglalkoztatott (szakmai önéletrajzok, diplomamásolatok, kompetencia területek, tervezői jogosultság, gyakorlati idő). - Bevonhatók körének elemzése (pl. csökkent munkaképességűek bevonásnak lehetősége, kompetencia területek). II.4.4. INFRASTRUKTÚRA A munkavégzéshez szükséges feltételek meghatározása: - a munkahely és a hozzá tartozó feltételrendszer, - szükség esetén munka- és tűzvédelmi szabályzat, kockázatértékelés, - az irodatechnikai berendezések, számítógépek, szoftverek, plotter, fénymásoló, fényképezőgép, mérő és védőeszközök és - az ezek megfelelő állapotának (kalibráltságuknak) biztosításához szükséges, igény szerinti szolgáltatások. II.4.5. MUNKAKÖRNYEZET Munkakörnyezet leírása: a munkatársak számára a munkavégzéshez, valamint az ennek során keletkező dokumentumok tárolásához, megőrzéséhez, továbbá az ügyfelek fogadásához megfelelő környezet áll rendelkezésre. 16

17 II.4.6. ESZKÖZ NYILVÁNTARTÁS II Nyilvántartás Az eszközöket a vonatkozó jogszabályok szerint kell nyilvántartani, azoknak a könyvelési leltárral egyezni kell. Tervezőiroda jellemző eszköztípusai: - irodatechnikai eszközök; - informatikai eszközök; - mérőeszközök; - szállítóeszközök. II Karbantartás és fejlesztés Munkafolyamat optimalizáló eszközkarbantartás, eszközök felülvizsgálata, javítása, vagy kalibrálása és szükséges cseréjük. A selejtezésre kerülő eszközök új szükségességének felülvizsgálata, kiváltására tett javaslatok, új igények megfogalmazása a használók bevonásával. II.5. SZOLGÁLTATÁSI (VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS SZERINTI) FOLYAMATOK MEGVALÓSÍTÁSA II.5.1. MARKETING - akvizíció, - honlap, - névjegy, arculat (levélpapír, portfolió, dokumentációk arculata stb), - pályázat (és eredményesség), - szakmai cikkek, publikáció, oktatási tevékenység, - díjak. A vezetőség a piaci tevékenységek tervezésére és megvalósítására eljárásokat alakít ki a szolgáltatás szükségét és igényét megvizsgálva, felmérésekkel alátámasztva. A marketing minőségbiztosítási elemei: - megrendelői/megbízói/építtetői igények és elvárások megállapítása a felajánlott szolgáltatásra vonatkozóan, melyeket direkt úton nem jutattak kifejezésre, - kiegészítő szolgáltatások, - versenytársak tevékenységei és teljesítőképességük, - törvények, jogszabályok (pl. egészség, biztonság, környezetvédelem) és a vonatkozó nemzeti, nemzetközi szabványok, irányelvek átvizsgálása, 17

18 - a megrendelői/megbízói/építtetői követelmények, a kigyűjtött szolgáltatási adatok és szerződési információk elemzése és átvizsgálása (a végeredményt közölni kell a szolgáltatást tervező és teljesítő munkatársakkal), - tervezőirodai szervezeten belüli konzultáció az összes részleggel (szolgáltatás minőségi követelményének megfelelősége-nemmegfelelősége), - az új eljárás és a verseny helyzet kihatásának megvizsgálására folyamatos kutatás szükséges a változó piaci igények felmérésére, - minőségbiztosítás alkalmazása. A tervezési és egyéb szolgáltatás teljesítése után fennálló kötelező és a szolgáltatást végző által felajánlott garanciák, jótállás, szavatosság nyilvánosságra hozatala előtt a tervezőiroda megvizsgálja, hogy megfelelnek-e a vonatkozó minőségbiztosítási dokumentációnak, a szolgáltató képességeinek, a vonatkozó szabályozási és jogi környezetnek. A fenti eredményeket minőségpolitikai nyilatkozatba gyűjtve, mint követelmények és utasítások gyűjteményét a szolgáltatástervezés alapjaként határozzák meg. A szolgáltatás tervezésére, szervezésére és megvalósításának bevezetésére, de akár visszavonására a szolgáltató tervezőiroda vezetése eljárásokat határoz meg, biztosítva a humán erőforrás kompetenciáját és a tárgyi feltételek teljesülését az új megrendelés/megbízás teljesítési folyamatában. A marketingrészleg ismerje fel a felelősségi kockázatokat és azokat a pénzügyi következményeket, amelyeket egy szolgáltatás túlzott vagy megalapozatlan igény felkínálása jelent. II.5.2. MEGRENDELŐVEL VALÓ KAPCSOLAT A tervezőiroda meghatározza az ajánlatok készítésével, a szerződéskötésekkel, illetve a megrendelések fogadásával kapcsolatos feladatokat, az ajánlatok, a megrendelések, szerződések átvizsgálásának rendjét. E tevékenységek során a következőket tartja szem előtt: - törzsszámot/munkaszámot kell adni az azonosíthatóság érdekében már az első építtetői megkereséskor, - az adott megbízással kapcsolatos igények, azaz a megbízó elvárásai, beleértve tervezési- és kivitelezési folyamat utáni teendőket, - azok az elvárások, melyeket a megbízó nem határozott ugyan meg, de amelyek a munka szakmai szempontból való megfelelő elvégzéséhez elengedhetetlenül szükségesek, - az adott megbízással kapcsolatos mindazon követelmények, melyeket jogszabály, szabvány ír elő, 18

19 - a tervek (tervdokumentációk) leszállítása, illetve a kivitelezési folyamat utáni tevékenységek során a megbízóval/építtetővel való együttműködés, valamint - a vezetők által meghatározott, bármely további követelmény. A megbízókkal, megrendelőkkel, építtetővel való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás során az arra felhatalmazott munkatársaknak az adott munka elvégzéséhez teljes körűen tisztázni kell a megbízó, megrendelő, építtető elvárásait. A szükséges információkat be kell szerezni, és rögzíteni kell. Rögzíteni kell továbbá a megbízóktól érkező panaszokat, észrevételeket, és a megbízó, megrendelő számára megnyugtató módon kell rendezni. II.5.3. SZOLGÁLTATÁS ÉS MUNKAFOLYAMAT TERVEZÉS A tervezőiroda szolgáltatásaira vonatkozó munkafolyamat tervezése során bemeneti adatként kezeljük: - a tervezőiroda stratégiáit, - megfogalmazott céljait, - a szolgáltatást igénybe vevő megrendelők/megbízók/építtetők megfogalmazott igényeit és elvárásait, - jogszabályok és szabályzatok követelményeinek kiértékelését, - a tervezési és egyéb szolgáltatás teljesítés minőségével kapcsolatos adatok kiértékelését, - a tervezési és egyéb munkafolyamatok működésével kapcsolatos adatok kiértékelését, - korábbi tapasztalatokat, - fejlesztésre vonatkozó feltárt lehetőségeket, - kockázatelemzést és a kockázat csökkentésére vonatkozó adatokat. A minőségtervezés eredményei határozzák meg a tervező, mint szolgáltató részére a szolgáltatás teljesítéséhez és ennek támogatásához szükséges folyamatokat az alábbiak szerint: - humán erőforrás kompetencia területei és fejlesztésük (továbbképzés), - folyamattervezéssel megbízott személyek felelősségi köre és hatásköre, - szükséges erőforrások (pénzügyi, infrastrukturális), - a működési hatékonyság mért eredményeit, - és ennek ismeretében javaslatokat a működés fejlesztésére (módszerek, eszközök, dokumentumok, feljegyzések). Egy szolgáltatás tervezésének folyamatába beletartozik, hogy a minőségpolitikai nyilatkozatot mind a szolgáltatásra, mind a szolgáltatásteljesítésre és szabályozására vonatkozó előírásokká alakítják át, visszatükrözve a tervezőiroda választási lehetőségeit (célok, politika, költségek). Mindhárom előírás egymástól 19

20 függő viszonyban alakul ki, és kölcsönösen hatnak egymásra a tervezési folyamat során. Célszerű folyamatábrán elemezni a szolgáltatáshoz szükséges tevékenységek folyamatát és kölcsönhatásait (ld. 2. és 3. ábra). A szakmai munkafolyamatok tervezésekor (ld. 4-es ábra) az eljárás a vállalkozási szerződés szerinti, PDCA elv (tervezés cselekvés ellenőrzés beavatkozás (javítás)), érvényesítésével, a megrendelő/megbízói/építtetői igények kiszolgálására az egyéb tényezők figyelembevételével (határozatok-, hozzájárulások- tartalma, szakmai kritériumok). II.5.4. ADATKEZELÉS (INPUT-OUTPUT FOLYAMATSZABÁLYOZÁS) A megrendelőtől/megbízótól/építtetőtől érkező adatok kezelésére kijelölt személy gondoskodik az adatok belső munkafolyamaton belüli hozzáféréséhez. A belső munkafolyamaton belüli egyértelmű, személyhez fűződő felelősséggel bíró, folyamatosan nyomon-követhető és visszaellenőrizhető adatkezelés a minőségi munkavégzés alappillére. Az alvállalkozó szakági tervezők/más a munkafolyamat végeredményéből releváns szolgáltatók (hatóságok, szakhatóságok, hivatalok, közműszolgáltatók) felől érkező és feléjük szolgáltatandó adatok kezelését a belső munkafolyamathoz hasonlóan kell folytatni. A megrendelő/megbízó/építtető irányában átadható adatszolgáltatás egy belső, ill. az alvállalkozó szakági tervezők/releváns szolgáltatók által adott adatok összességének feldolgozásából eredő munkafolyamat végeredménye. A teljesítést megelőző tevékenységek dokumentálását visszakereshető, ellenőrizhető módon kell tárolni. A végeredményt mind adatkezelési (szoftveres), mind dokumentálási céllal (CD, papír) jogszabályban előírt módon és ideig őrizni szükséges. A szolgáltatás teljesítéséhez készülő dokumentumokat (ajánlatok, szerződések, igazolások, tervvázlatok és tervek, jóváhagyó határozatok, referencialevél stb.) a tervezőiroda szabálya szerint visszakereshető, ellenőrizhető módon, meghatározott személy felelősségi körébe vonva kell tárolni. 20

21 II.5.5. MUNKATÁRSAKKAL VALÓ KAPCSOLAT Itt kell meghatározni a konkrét munkára vonatkozó ajánlatok, megrendelések, megbízások, szerződések átvizsgálásának rendjét. Ennek értelmében az e tevékenységre felhatalmazott kompetens munkatársaknak gondoskodni kell arról, hogy: - az adott munkával kapcsolatos konkrét megbízói, megrendelői, építtetői elvárások dokumentáltan meg legyenek határozva, - amennyiben az előzetes megállapodás módosítására van szükség, a módosítás dokumentált és a megbízó, megrendelő, építtető által is elfogadott (aláírt) legyen, - az szervezet csak olyan feladatot vállaljon el, amelyre munkatársai / szakági alvállalkozói jogosultsága révén alkalmas és teljesítésére képes. II.5.6. SZOLGÁLTATÁSTELJESÍTÉS A szolgáltatásteljesítési előírás tartalmazza a teljes és az egyes szolgáltatási szakaszoknak, típusoknak (pl. tervezési szolgáltatás) teljesítéséhez szükséges eljárásokat, amelyek részletezik azokat a megoldásokat, amelyeket alkalmazni kell a teljesítés során; a szolgáltatás teljesítő képességet befolyásoló tényezőket, minden teljesítés jellemző elfogadhatósági szintjét, eszköz és humán erőforrás követelményeket (létszám, kompetencia, végzettség), kompetens szakági alvállalkozókat, megbízható külső erőforrásokat. Egy tervezési vagy egyéb más szolgáltatás több elemből épül fel, és így minden szakaszban meg kell feleljen a megrendelő/megbízó/építtető, arra a szakaszra vonatkozó igényeinek. A tervezési vagy egyéb más szolgáltatás egyes szakaszainak teljesítéséhez (ajánlatok, szerződések, igazolások, tervdokumentációk, referencialevél stb.) dokumentumok készülnek, meghatározott személy felelősségi körében. A szolgáltatás teljesítése után fel kell mérni a megrendelő/megbízó/építtető elégedettségét, majd ehhez mérten a megrendelő/megbízó/építtető által aláírt referencialevélben az elvégzett munkát további hasonló területen végezhető munkaszerzés érdekében rögzíteni érdemes. A felmérést a folyamatos fejlesztés részeként fel kell dolgozni. 21

22 II Tervezés és fejlesztés, a tervezési folyamat rendje A tervezőiroda nem kizárólagosan, de közvetlenül, saját munkatársak közreműködésével tervezési munkát folytat fővállalkozói tevékenysége során. Előfordulhat olyan eset is, mikor egyes feladatrészeket alvállalkozásba ad, erre az alább részletezett folyamatnak megfelelő eljárást alkalmazza. A tervezőiroda kompetenciáján kívül eső tevékenységekre, de a teljes körű tervezéshez szükséges adatok megszerzéséhez, illetve a komplett tervdokumentáció előállítására szakági terveket készíttet alvállalkozóként minősített tervezőirodákkal, tervezőkkel. A szakági és egyéb alvállalkozó tervezők jogosultságának meglétéért a generáltervező felel. A szolgáltatásnyújtásra vonatkozó információk magukba foglalhatják a megtervezett épület információin túl a kivitelezésére és későbbi üzemeltetésre, esetleges átépítésre, állag megóvására vonatkozó részleteket is. A kapott dokumentációk tartalmazhatják a kivitelezés utóéletére vonatkozó feltételeket (üzemeltetés, kezelés- karbantartás, hulladék kezelés, több ütemű építés, tervtárolás, stb). II A tervezés megtervezése A tervezést és terveztetést minden esetben minősített tervezővel végezzük/végeztetjük, ahol a minősítés feltétele a tervezési jogosultságok meglétének igazolása, mely igazolásokat a személyi iratanyagok között/a szakági tervező alvállalkozó iratanyagai között az irodavezető/felelős tervező őrzi. A terveztetés során az ügyvezető igazgató/felelős tervező feladata a megrendelővel/építtetővel a szükséges konzultációk, egyeztetések lefolytatása és ezek dokumentálása, mind a tervezői szerződés megkötése során, mind pedig a tervezés teljes időtartama alatt. A tervezői szerződés előkészítésére és megkötésére a szakági tervezőkre, mint alvállalkozókra, beszállítókra vonatkozó szabályozások vonatkoznak. Az előkészítés során a megrendelővel/építtetővel történt előzetes egyeztetés alapján minden esetben megtörténik a tervezési folyamat megtervezése, azaz az elkészítendő tervfajták (előkészítő-, engedélyeztetési-, tender-, kiviteli-, szakági-terv, alap és többlet szolgáltatások, stb.) és azok elkészítési határidejének, példány számának, valamint ezek felelőseinek meghatározása. II A tervezési folyamat bemenő adatai A megrendelői/építtetői igényeknek megfelelően, ha lehet a megrendelő közvetlen bevonásával, illetve az általa szolgáltatott előzmények (például: 22

23 funkcionális elképzelések, tervezési program, esetleg korábban kidolgozott tervek átadásával) pontos ismertetésével a bemenő, illetve kiindulási adatokat a tervező tudomására kell hozni és ezt a feladat jellegének megfelelő módon dokumentálni is kell. Ennek felelőse az ügyvezető igazgató/felelős tervező. A bemenő, illetve kiindulási adatoknál kötelesek figyelembe venni a jogszabályi és az önkéntesen vállalt szabvány előírásokat és helyszíni adottságokat, ezért bejárást kell tartani, az építési telek és környezete megismerésére, melyet szintén dokumentálni kell. II A tervezési folyamat kimenő adatai A terveket és az ezekhez tartozó teljes műszaki dokumentációt az ügyvezető igazgató,/ felelős tervező csak úgy veheti át és adhatja ki, ha azok mind formai, mind pedig tartalmi szempontból megfelelnek a megrendelő elvárásainak, valamint a jogszabályi és a szerződében meghatározott szabványügyi és egyéb követelményeknek is és valamennyi szakhatósági előírásokat és hatósági engedélyt, illetve megfelelő eredménnyel elvégzett ellenőrzés igazolását tartalmazzák. II A tervezési folyamat átvizsgálása A terveztetési folyamat során a szakági tervezőkkel a generál felelőstervező, / ügyvezető igazgató tartja a kapcsolatot és ők végzik a szükséges egyeztetéseket, lehetőség és szükség szerint bevonva a megrendelőt/építtetőt vagy annak képviselőjét is. II A tervezési folyamat belső ellenőrzése A különböző terveket és a hozzájuk tartozó műszaki dokumentációt a végső ellenőrzés előtt (amit a megrendelő vagy annak képviselője és a hatóság végezhet és a következő pont szabályoz) az ügyvezető igazgatónak/felelős tervezőnek el kell fogadnia, melyet minden esetben dokumentálni kell (vagy magán a tervdokumentáción, vagy jegyzőkönyvben). II A tervezési folyamat eredményének elfogadása A különböző tervek és a hozzájuk tartozó műszaki dokumentáció végső elfogadását, a teljesítés igazolását a megrendelő/építtető vagy annak képviselője végzi, de erre csak akkor kerülhet sor, ha az ügyvezető igazgató, felelős belső ellenőr, az előző pont szerinti belső ellenőrzést és igazolást már végrehajtotta. Az építtető/ megrendelő vagy annak képviselője által történő elfogadás tényét és időpontját dokumentálni kell. Kapcsolódó dokumentum:m16. melléklet: Teljesítésigazolás 23

24 II A tervezési folyamat módosítása Az elkészült és elfogadott terveken történő változtatásokat minden esetben csak a jogi és szerződéses szabályozásnak megfelelő személyeknek és a vonatkozó jogszabályokban meghatározott módon lehet végrehajtani és dokumentálni. A módosított tervek és műszaki dokumentáció kezelésére (nyilvántartás, ellenőrzött elosztás, hozzáférhetőség, stb.) ugyanazok a felelősségek vonatkoznak, mint az eredeti terv- és műszaki dokumentációra. II Felelősségek Munkaköri leírások szerint. II A tervezés fázisai és folyamatábrája (6. ábra) A. MEGBÍZÁS ELŐKÉSZÍTÉS, AJÁNLATI SZAKASZ 1. feladat felmérés (bemenő adat), feladat meghatározás (kimenő adat) 2. szükséges szakági tervező alvállalkozók meghatározása (belső munkafolyamat) 3. szükséges szakági tervező alvállalkozóktól ajánlatkérés (kimenő adat) 4. ajánlat és szerződéstervezet átadása (kimenő adat) B. MEGRENDELÉS 5. megrendelés (beérkező irat) 6. szerződés (dokumentum, melyben a tervezési munka pontos helyszínét, helyrajzi számát, becsült volumenét, generál tervezési és szakági feladatokat és munkarészeket, megbízási díját, jogdíját, teljesítési ütemeket és határidőket, példányszámokat, formátumokat, vonatkozó szabványokat, megrendelői adatszolgáltatás módját és tartalmát, a kapcsolattartókat, egyéb teljesítési feltételeket, garanciákat tisztázzák, fizetés módját és határidejét rögzítik). C. ELŐKÉSZÍTŐ TERVEZÉSI SZAKASZ 7. feladat meghatározás (tervezési program alapján, az építtető igényeit elemzi, feltárja a létesítmény megvalósításának kielégíthető követelményeit, a rendeltetés gazdaságos kialakíthatóságát, vonatkozó jogszabályi-, tervezési területre előírt helyi szabályozási és szabványügyi korlátok tisztázása mellett) 8. előkészítő tervezés és költségbecslés (vázlattervek, tanulmányok, mely bemutatja a létesítmény térbeli összefüggéseit, fontosabb műszaki megoldásait és a tervezett megoldáshoz rendelhető megvalósítás becsült költségét (hasonló létesítmények összehasonlítható adataira támaszkodva)) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 24

25 Különszolgáltatások: alapadatok, melyek alkalmassá teszik a tervezőket olyan engedélyezési dokumentum előállítására, amit később nem kell módosítani elégtelen feltárásból, alapadatból eredő hiány miatt. Megrendelő forrás pályázat benyújtásához műszaki tanácsadás, szakértés, adatszolgáltatás pályázatíróknak költségbecsléssel. előzetes tárgyalások (közreműködés a tervezési program véglegesítésében) adatszolgáltatás (az építész átvállalja az építtető adatszolgáltatási kötelezettségeit) adatellenőrzés (építész ellenőrzi az építtető által szolgáltatott adatokat) közreműködés az építési telek kiválasztásában, alkalmasságának megvizsgálásában Helyszíni felmérések (felmérési tevékenység és felmérési tervek készítése; hasznos alapterület-számítás; meglévő tervek felkutatása és átdolgozás; tulajdonrész-számítás; műszaki állapot-felvétel) talajvizsgálat, geotechnikai-, hidrogeológia- terv, környezeti állapot vizsgálata: szakági mérnök tervezők bevonásával tervezőiroda elvégzi. meglévő épületek felmérése (műemlék, védett terület, felújítás, bővítés, állagmegóvás, rendeltetésmód váltás) Állagvizsgálat, közműigények vizsgálata elvi építési engedélyezési terv speciális rajzok (grafikák, látványtervek, elektronikus modellek) makett készítés D. ÉPÍTÉSI ENGEDÉLYEZÉSI TERVKÉSZÍTÉSI SZAKASZ 9. szakhatósági és egyéb szolgáltatói egyeztetések (jegyzőkönyvek, melyek igazolják, hogy a kiválasztott, engedélyezési tervi kidolgozásra kerülő vázlat megfelel a szakhatósági és egyéb szolgáltatói (pl. közmű, kéményseprő) előírásoknak, résztvevők által aláírva) 10. építési engedélyezési tervdokumentáció (szakági munkarészekkel, valamint az előkészítő tervezés részét képező szakértésekkel, az előzetes egyeztetések jegyzőkönyveivel, új épület létesítése esetén költségbecsléssel stb. kötelező tartalmát jogszabály írja elő) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 11. engedélyezési folyamat: építési engedélyezési dokumentáció benyújtása, esetleges hiánypótlás, jogerős és végrehajtható építési engedély határozata 25

26 12. Különszolgáltatások: egyéb tervek (bontási, használatba vételi, fennmaradási engedélyezési, bejelentési tervdokumentáció), vizsgálatok (előzetes környezeti hatástanulmány, részletes környezeti hatásvizsgálat, műemléki szakvélemény, falkutatás, régészeti feltárás, stb), hatósági eljárásokban való közreműködés. E. AJÁNLATI TERVKÉSZÍTÉSI-, VÁLLALKOZÁSBA ADÁSI SZAKASZ (KÜLÖNSZOLGÁLTATÁS) 13. kivitelezői ajánlatadásra alkalmas, műszaki paramétereket és követelményeket rögzítő műszaki tervek és leírások, darabjegyzék összessége, összevont tételes költségvetési kiírással) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 14. műszaki tanácsadás a kivitelező pályáztatása során (pályáztatás során felvetődő műszaki kérdésekre választ ad, a beérkező kivitelezői ajánlatokat műszaki szakértelmével differenciálja, a kivitelező kiválasztása során műszaki tanácsadója a beruházónak, vállalkozásba-adási szerződés előkészítése, közbeszerzési eljárásban való közreműködés) F. KIVITELEZÉSI TERVKÉSZÍTÉSI SZAKASZ 15. kivitelezési terv (Az építtető által jóváhagyott és az építésügyi hatóság által engedélyezett (engedélyezési záradékkal ellátott) tervdokumentáció alapján az építész a mérnökökkel, szakági tervezőkkel együttműködve elkészíti a létesítmény kivitelezési tervdokumentációját, konszignációkkal.) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 16. átadás-átvétel, szerződés teljesítés és ennek igazolása, számlázás, tervező kifizetése- generál tervezői nyilatkozat Különszolgáltatások: szakvélemények, speciális vizsgálatok, helyiségkönyv, költségvetési kiírás, megvalósulási terv, üzemelési költség számítás (élettartam-költségelemzés), szerzői felügyelet, független tervellenőrzés, digitális adatbank, (építész projektmenedzsment). Kapcsolódó szakági tervek készíttetése: belsőépítészet, kertépítészeti tervek, közműellátási tervek, közlekedési tervek, technológiai tervek, egyéb szakági tervek. G. KIVITELEZÉS-FELÜGYELETI SZAKASZ 17. vállalkozásba adási szakasz (közreműködés a kivitelezői vállalkozásba adásban), kivitelezői lista, ajánlatkérés, értékelés 18. Kivitelezés felügyeleti szakasz (felügyelet időtartama,(munkaterület átadás-átvételtől a műszaki átadás-átvételi eljárás befejezéséig)) 26

27 19. (műszak felügyelet, jóváhagyás, nem megfelelő munka visszautasítása, kapcsolata kivitelezővel) 20. (pénzügyi felügyelet == számlaigazolás) 21. Műszaki átadás-átvételi eljárásban való közreműködés, minőségtanúsítványok, utófelülvizsgálati eljárásban való közreműködés 22. tervezői művezetés (helyszíni bejárások, megvalósulás és a terv egyezőségének nyomon követése, kivitelezés közben megoldandó tervezési feladatok és az építési naplóba való bejegyzések, szükséges esetben tervmódosítások, amennyiben engedélyt érintő módosítási megoldás merül fel, módosított engedélytervi dokumentációt kell előállítani, az engedélyezési eljárás újbóli lefolytatásával, minden más esetben módosított revízió kiadására kerül sor, egészen a megvalósulási terv előállításáig, melyet a tervlapokon feltüntetve dokumentálni javasolt) 23. épület műszaki átadás-átvétel (megvalósulási terv, tervezői nyilatkozat) Különszolgáltatások: műszaki ellenőrzés, tervezői művezetés, tervezői művezetés keretében végzett tervezői közreműködés, megvalósulási terv, közreműködés a használatba vételi terv beszerzésében. Beruházás lebonyolítás == tanácsadó mérnök. H. ÜZEMELTETÉS 24. garanciális bejárás (kivitelezőt terheli), további tervezési garanciák (jogszabály által meghatározott időintervallumon belül) 25. dokumentumok, tervek megőrzése és tárolása (eljárást kell kidolgozni arra, hogy hol, milyen adatrendszer szerint és kinek a feladata a tervezőirodán belül a dokumentumok és tervek tárolása) 26. tervezéssel összefüggő dokumentumok selejtezése (eljárást kell kidolgozni arra, hogy hol, milyen adatrendszer szerint és kinek a feladata a tervezőirodán belül a dokumentumok és tervek selejtezése) I. VISSZAMÉRÉS 27. referencialevél, megrendelő elégedettségének mérése 28. szakági alvállalkozó tervezők értékelése (kérdőív) J. FEJLESZTÉS 29. elégedettség kiértékelése, eszközök és személyek értékelése, megtérülés elemzés 30. új módszerek és fejlesztések. Az egyes tevékenységek bővebb kifejtését és ajánlott feltételeit lásd a kamarai mintaszerződésekben ill. a kamarai ajánlott díjszabásokban. 27