Éves ellenőrzési jelentés 2018.

Átírás

1 Dorog Város Önkormányzata 2510 Dorog Bécsi u. 71. Éves ellenőrzési jelentés (Dorog Város Polgármesteri Hivatal és a Kincstári Szervezet éves ellenőrzési jelentései alapján) Dorog, május 6. Előterjesztő:.. Dr. Tittmann János polgármester

2 Tartalomjegyzék JOGSZABÁLY RÖVIDÍTÉSEK... 4 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ... 4 I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN... 4 I.1. AZ ÉVES ELLENŐRZÉSI TERVBEN FOGLALT FELADATOK TELJESÍTÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE... 5 ELVÉGZETT ELLENŐRZÉSEK (TERV SZERINTI, SORON KÍVÜLI ÉS TERVEN FELÜLI)... 5 SORON KÍVÜLI ELLENŐRZÉSEKRE ELKÜLÖNÍTETT KAPACITÁS FELHASZNÁLÁSA... 5 A TERVTŐL VALÓ ELTÉRÉSEK ÉS AZOK INDOKAI... 6 ELMARADT ELLENŐRZÉSEK... 6 A ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉS FŐBB MEGÁLLAPÍTÁSAI AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ALAPJÁN... 6 AZ ELLENŐRZÉSEK SORÁN BŰNTETŐ-, SZABÁLYSÉRTÉSI, KÁRTÉRÍTÉSI, ILLETVE FEGYELMI ELJÁRÁS MEGINDÍTÁSÁRA OKOT ADÓ CSELEKMÉNY, MULASZTÁS VAGY HIÁNYOSSÁG GYANÚJA KAPCSÁN TETT JELENTÉSEK SZÁMA ÉS RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA... 8 I.2. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉGEKET ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK BEMUTATÁSA... 8 BELSŐ ELLENŐRZÉS TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁNAK MINŐSÉGE... 8 RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK... 8 BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁT ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK... 9 ELLENŐRZÉSI MEGÁLLAPÍTÁSOK ELLENŐRZÖTTEL TÖRTÉNŐ MEGVITATÁSÁNAK ELJÁRÁSAI ÉS TAPASZTALATAI... 9 I.2/A. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉGEK HUMÁNERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGA... 9 KAPACITÁS-ELLÁTOTTSÁG BEMUTATÁSA... 9 A BELSŐ ELLENŐRI ÁLLÁSOKRA KIÍRT PÁLYÁZATOK EREDMÉNYESSÉGE, FŐBB PROBLÉMÁK, AKADÁLYOK AZ ÁLLÁSOK BETÖLTÉSÉNÉL A BELSŐ ELLENŐR KÉPZÉSEI A BELSŐ ELLENŐRÖK REGISZTRÁCIÓJA I.2/B. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG ÉS A BELSŐ ELLENŐRÖK SZERVEZETI ÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG SZERVEZETEN BELÜLI ELHELYEZKEDÉSE A BELSŐ ELLENŐRÖK FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA OPERATÍV TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA I.2/C. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ESETEK I.2/D. A BELSŐ ELLENŐRI JOGOKKAL KAPCSOLATOS ESETLEGES KORLÁTOZÁSOK BEMUTATÁSA I.2/E. AZ ELLENŐRZÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

3 I.2/F. AZ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK I.3. TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN II.1. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYSZERŰSÉGÉNEK, GAZDASÁGOSSÁGÁNAK, HATÉKONYSÁGÁNAK ÉS EREDMÉNYESSÉGÉNEK NÖVELÉSE, JAVÍTÁSA ÉRDEKÉBEN TETT FONTOSABB JAVASLATOK EGYÉB, KONTROLLRENDSZERT ÉRINTŐ JELENTŐS JAVASLATOK II.2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE KONTROLLKÖRNYEZET INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉS (KORÁBBAN KOCKÁZATKEZELÉS) KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK: INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ MONITORING III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA AZ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT AJÁNLÁSOKRA, JAVASLATOKRA KÉSZÍTETT INTÉZKEDÉSI TERV VÉGREHAJTÁSÁNAK ÉS NYOMON KÖVETÉSÉNEK TAPASZTALATAI

4 Jogszabály rövidítések - államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht.), - 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (Ávr.), évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Info tv.), - költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII:31.) Korm. rendelet (Bkr.). Vezetői összefoglaló A Bkr. 49. (3a) bekezdése alapján az éves ellenőrzési összefoglalót a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a Képviselő-testület elé kell terjeszti jóváhagyásra. A évi ellenőrzési terv elkészült (a Polgármesteri Hivatalra és a Kincstári Szervezre egyaránt) még évben, amelyet Dorog Város Önkormányzat Képviselő testülete a Bkr.-ben rögzített határidő előtt jóváhagyott. A Bkr a szerint a belső ellenőrzési vezetőnek az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével kell elkészítenie az éves ellenőrzési jelentést. E beszámoló a Pénzügyminisztérium által közzétett összeállítandó éves ellenőrzési jelentés elkészítéséhez útmutató elvárása szerint készült el. A évi ellenőrzési tervben a - Polgármesteri Hivatalra (és az Önkormányzatra) 5 feladat, - Kincstári Szervezetre (és az intézményekre) 3 feladat került kijelölésre ellenőrzésre. Az ellenőrzési feladatok elvégzésre kerültek. Az ellenőrzési jelentések az ellenőrzés tapasztalatait rögzítették. Az ellenőrzések javaslataira intézkedési tervek készültek. A belső ellenőrzést 1 fő külső munkatárs látta el. A belső ellenőr rendelkezik az előírt szakmai képesítéssel és jogosult arra, hogy belső ellenőrzési feladatokat ellásson. Az ellenőrzések során a belső ellenőr függetlensége biztosított volt. A belső ellenőrzés során rendkívüli esemény nem történt. I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN A belső ellenőrnek a feladatellátásra érvényes megbízási szerződése volt a Dorogi Polgármesteri Hivatallal és a Kincstári Szervezettel. A megbízási szerződés szerint a belső ellenőr ellátta a belső ellenőrzési vezető feladatokat a Bkr ában felsoroltak szerint. A évi ellenőrzési terv a Bkr ában foglaltaknak megfelelően elkészült, amit a Bkr a szerint a Képviselő-testület jóváhagyott. 4

5 I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése Elvégzett ellenőrzések (terv szerinti, soron kívüli és terven felüli) A évi ellenőrzési terv a Polgármesteri Hivatalnál 5 témát, a Kincstári Szervezetnél 3 témát jelölt ki ellátandó ellenőrzési feladatként. Tárgy Cél Módszer Polgármesteri Hivatal évi gazdálkodás a gazdálkodás szúrópróbaszerű vizsgálata szabályszerűsége Belső kontroll rendszer a belső kontroll dokumentumok kialakítása, működése működése vizsgálata Leltározási, selejtezési leltározási tevékenység dokumentumok tevékenység szabályszerűsége vizsgálata Kötelezően közzéteendő közzétett adatok dokumentumok adatok nyilvánosságra szabályossága vizsgálata hozatala Költségvetési beszámolás zárszámadás rendszere dokumentumok eljárásrendje, zárszámadási vizsgálata kötelezettségek teljesítésének szabályszerűsége Kincstári Szervezet évi gazdálkodás az intézmény dokumentumok vizsgálata Dorog Város gazdálkodása megfelelőe? vizsgálata Egyesített Sportintézménynél Belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása Leltározási, selejtezési tevékenység a feltárt hiányosságok megszüntetésre kerülteke? leltározási tevékenység szabályszerű volt-e? A tervben szereplő ellenőrzések végrehajtásra kerültek. Soron kívüli vagy terven felüli ellenőrzés nem volt. dokumentumok vizsgálata dokumentumok vizsgálata Soron kívüli ellenőrzésekre elkülönített kapacitás felhasználása Az előre nem ismert feladatokra soron kívüli ellenőrzésre - az ellenőrzési napok 20%-a kerül megtervezésre (Polgrmesteri Hivatalnl 10,0 nap, Kincstri Szervezetnél 4,0 nap). Soron kívüli ellenőrzés nem volt, az elkülönített kapacitás tervezett ideje 10,0 nap és 4,0 nap tartalékidő nem került felhasználásra. 5

6 A tervtől való eltérések és azok indokai Nem volt tervtől való eltérés. Elmaradt ellenőrzések Elmaradt ellenőrzés nem volt. A évi belső ellenőrzés főbb megállapításai az Ellenőrzési jelentés alapján 1. Az Önkormányzatnál, a Polgármesteri Hivatalnál történt ellenőrzések alapján: a vizsgált témák: 1.a.) évi gazdálkodás vizsgálata, 1.b.) Belső kontroll rendszer kialakítása, működése, 1.c.) Leltározási, selejtezési tevékenység, 1.d.) Kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatala, 1.e.) Költségvetési beszámolás eljárásrendje, zárszámadási kötelezettségek teljesítésének szabályszerűsége. 1.a.) évi gazdálkodás vizsgálata témájú ellenőrzés: Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal alapvető szabályzatai renelkezésre álltak, de az ASP számítógépes rendszer életbe lépése miatt az áttekintésük indokolt. A tervezéssel, gazdálkodással kapcsolatos szabályzatot kell elkészíteni. A teljesített kiadások a kiemelt előirányzaton belül voltak (egy esetet kivéve, amikor az Önkormányzatnál a személyi jellegű kiadások túllépése 62 E Ft volt). A mérleg sorai leltárral alátámasztásra kerültek a Saját tőke elemeinek kivételével. A kifizetésekhez szükséges aláírások az utalvány lapokon megtalálhatóak voltak. Az elvárt analitikus nyilvántartásokat vezették. 1.b.) Belső kontroll rendszer kialakítása, működése témájú ellenőrzés: Új Belső Kontroll Kézikönyv (továbbiakban Kézikönyv), az integritást sértő események kezelésének eljárásrendje és az integrált kockázatkezelés eljárásrendje szabályzatai elkészültek. A Kézikönyv készítésével párhuzamosan megkezdődött az integrált kockázatkezelés eljárásrendjének a gyakorlati alkalmazása a hivatalnál. Ehhez kerültek kidolgozásra a főbb munkafolyamatok. További önkormányzati, hivatali feladatok kockázatkezelési rendszerbe való bevonása (pl. pénzügyi gazdálkodási, iratkezelési, munkaügyi területen az ellenőrzési nyomvonal alapján) ajánlott az eddig követett módszerek (folyamatok meghatározása, kockázati univerzum, kockázatelemzés és szükség esetén intézkedés) alkalmazásával. A költségvetési szerv vezetője az integrált kockázatkezelési rendszer koordinálására szervezeti felelőst jelöl ki. 1.c.) Leltározási, selejtezési tevékenység témájú ellenőrzés: A leltározási és selejtezési tevékenységre szabályzat készült, mely az alapvető elvárásokat rögzítette. 6

7 A fizikai leltározásra évben került sor utoljára, esedékessége évben lesz. A évben végrehajtott fizikai leltározás megfelelő volt, dokumentálása a szabályzatban leírtak szerint történt. Selejtezésre sor került évben. 1.d.) Kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatala témájú ellenőrzés: Az Ávr. 13. (2) h.) pontjában foglaltak és az Info tv. 30. (6) bekezdésének megfelelően elkészültek a közérdekű adatok megismerésére és a közzéteendő adatokra vonatkozó szabályzatok, valamint az Egyedi Adatkezelés Rendjének a szabályzata is. A szabályzatok a Polgármesteri Hivatalra hatályosak, az Önkormányzatra történő kiterjesztés ajánlatos. A szabályzatokban az alapvető elvárásokat rögzítették. Közérdekű adat megismerésére irányuló igény évben volt. Dorog Város honlapján a közérdekű adatok megtalálhatóak voltak. A feltüntetett adatok az Info tv.-ben elvártakat mutatták be. Az Info tv.-ben leírtak végrehajtásáról évente egy alkalommal átfogó jelentés elkészítési kötelezettsége merül fel. A honlapot a vakok és gyengénlátók jelenleg nem tudják olvasni. 1.e.) Költségvetési beszámolás eljárásrendje, zárszámadási kötelezettségek teljesítésének szabályszerűsége témájú ellenőrzés: Dorog Város Önkormányzat Képviselő-testületének 8/2018. (V.25.) önkormányzati rendelete fogadta el a év költségvetésének a végrehajtását (zárszámadását). Az elfogadott zárszámadás a Magyar Államkincstár (MÁK) felé elküldött bevételi és kiadási adatokkal összhangban volt. A évi zárszámadás a évi költségvetéssel összehasonlítható adattartalommal (mellékletekkel) mutatta be a bevételeket és a kiadásokat kötelező feladatok, önként vállalt feladatok bontásban, továbbá a helyi önkormányzat által irányított költségvetési szervek költségvetési bevételi előirányzatait és költségvetési kiadási előirányzatait, kiemelt előirányzatokat. A tényleges létszám intézményenként került bemutatásra. A évi maradvány elfogadásra került. A zárszámadásban az elvárt mellékletek többségében szerepeltek, de hiányzott a vagyon forgalomképesség szerinti megbontása, a 0-ra leírt eszközök, valamint a használatban lévő eszközök bemutatása. A pénzeszköz változása, a gazdálkodó szervezetek működéséből származó kötelezettségek, vagy az előző évi tény adatok nem voltak részei a zárszámadásnak. 2. A Kincstári szervezetnél és az intézményeknél vizsgált témák 2.a.) évi gazdálkodás vizsgálata Dorog Város Egyesített Sportintézménynél, 2.b.) Belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása, 2.c.) Leltározási, selejtezési tevékenység. 2.a.) évi gazdálkodás vizsgálata Dorog Város Egyesített Sportintézménynél téma ellenőrzése tapasztalatai: Dorog Város Egyesített Sportintézménye rendelkezett az alapvető okiratokkal, szabályzatokkal (alapítói okirat, SZMSZ, melyet néhány kötelező tartalmi elemmel kell még kiegészíteni). A Kincstári Szervezettel a munkamegosztási megállapodást megkötték. 7

8 Az ellenőrzés során felülvizsglatra került évi beszámoló tartalma megfelelő volt. Az adott támogatás elszámoltatására szükséges nagyobb figyelmet fordítani. A számviteli jogszabályokban elvárt analitikus nyilvántartásokat megfelelően vezették, a főkönyvi nyilvntartással az összhang biztosított volt (tárgyi eszközök és immateriális javak analitikus nyilvántartása, a készletek, az ÁFA nyilvántartás). A pénzkezelés rendje megfelelt az elvárásoknak. egy esetben fordult elő, hogy a pénzügyi ellenjegyzés utasításra történt. Az Intézmény közérdekű adatai Dorog Város honlapján megtalálhatóak voltak. A Bkr. 6. (4) bekezdése szerint a költségvetési szerv vezetőjének a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjét (helyette szabálytalanság kezelésének szabályzata volt), valamint az integrált kockázatkezelés eljárásrendjét (helyette kockázatkezelés rendje volt) kell szabályozni. Belső kontroll kézikönyvvel rendelkeztek. 2.b.) Belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása téma ellenőrzése tapasztalatai: A évi ellenőrzések javaslataira készített intézkedési tervben leírtak megvalósulása került ellenőrzésre. A feladatok egy része megvalósult, további feladatok részben valósultak meg. 2.c.) Leltározási, selejtezési tevékenység téma ellenőrzése tapasztalatai: A leltározási és selejtezési tevékenységre vonatkozóan szabályzat készült, mely az alapvető elvárásokat rögzítette. A fizikai leltározás és a selejtezés folyamatának a vizsgálatára a Kincstári Szervezeten kívül több intézménynél ellenőrzésre került. A lebonyolított folyamat leltár és selejt esetében - megfelelő volt. Az ellenőrzések során bűntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény nem volt. Mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. I.2. A bizonyosságot adó tevékenységeket elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása Belső ellenőrzés tevékenység ellátásának minősége A belső ellenőr a költségvetési szférában szerzett szakmai tapasztalatot. Folyamatosan képezte magát ismeretei bővítése érdekében. Rendelkezésre álló személyi és tárgyi feltételek A tervezett ellenőrzések száma alapján nem merült fel teljes munkaidős belső ellenőri foglalkoztatás. 8

9 A belső ellenőrzési feladat ellátásának tárgyi feltételeit a hivatal és a Kincstári Szervezet (helyszíni ellenőrzés során az eszközök biztosítása stb.), valamint a belső ellenőr (számítógép, fénymásolás, szakirodalom, jogszabályok, oktatás stb.) biztosította. Belső ellenőrzési tevékenység ellátását elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényezők nem merültek fel. Az ellenőrzés során az ellenőrző és az ellenőrzött között megfelelő munkakapcsolat volt. A függetlenített belső ellenőrrel kapcsolatban összeférhetetlenség nem állt fenn. Ellenőrzési megállapítások ellenőrzöttel történő megvitatásának eljárásai és tapasztalatai Az ellenőrzés befejezését követően az ellenőrzési jelentés tervezet került elkészítésre, melyet az érintett dolgozók áttekintettek. I.2/A. A belső ellenőrzési egységek humánerőforrás ellátottsága Kapacitás-ellátottság bemutatása A belső ellenőrzés időszükséglete az éves ellenőrzési tervben meghatározásra került. A következő táblázat mutatja be a tényleges ellenőrzési napok alakulását: Megnevezés Tervezett ellenőrzési nap nap Tényleges ellenőrzési nap Polgármesteri Hivatal A. Ellenőrizendő feladat évi gazdálkodás vizsgálata 20,0 18,0 Belső kontroll rendszer kialakítása, működése 8,0 8,0 Leltározási, selejtezési tevékenység 8,0 8,0 Kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatala 8,0 8,0 Költségvetési beszámolás eljárásrendje, zárszámadási kötelezettségek teljesítésének szabályszerűsége 8,0 8,0 Összesen: 52,0 50,0 B. Egyéb feladatok évi ellenőrzési jelentés elkészítése 3,0 3, évi belső ellenőrzési munkaterv 1,5 2,0 Belső Ellenőrzési Kézikönyv készítése 1,5 2,0 Összes egyéb feladat: 6,0 7,0 Összes (A+B) 58,0 57,0 C. Soron kívüli ellenőrzés (tartalékidő) 10,0 Összesen (A+B+C): 68,0 9

10 Kincstári Szervezet A. Ellenőrizendő feladat évi gazdálkodás vizsgálata Dorog Város Egyesített Sportintézménynél 10,0 10,0 Belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett 3,0 3,0 intézkedések végrehajtása Leltározási, selejtezési tevékenység 5,0 5,0 Összesen: 18,0 18,0 B. Egyéb feladatok évi ellenőrzési jelentés elkészítése 2,0 2, évi belső ellenőrzési munkaterv 1,5 1,5 Belső Ellenőrzési Kézikönyv készítése 1,5 1,5 Összes egyéb feladat: 5,0 5,0 Összes (A+B) 23,0 23,0 C. Soron kívüli ellenőrzés (tartalékidő) 4,0 Összesen (A+B+C): 27,0 A tényleges ellenőrzési (A) és egyéb feladat (B) munkanapjai a terv adathoz képest 1 nappal volt kevesebb a Polgármesteri Hivatalnál. Tartalékidő nem került felhasználásra, nem volt olyan esemény, ami miatt a soron kívüli ellenőrzést kellett volna elrendelni. A Polgármesteri Hivatalnál 4 db megvalósult ellenőrzés szabályszerűségi ellenőrzés volt (32 ellenőrzési nappal), 1 db ellenőrzés pénzügyi ellenőrzés volt (18 ellenőrzési nappal). A Kincstári Szervezetnél 2 db megvalósult ellenőrzés pénzügyi ellenőrzés volt (15 ellenőrzési nappal), 1 db ellenőrzés szabályszerűségi ellenőrzés volt (3 ellenőrzési nappal). A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok eredményessége, főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél A belső ellenőrzési állásra pályázat kiírásra nem került, nem volt rá szükség. A belső ellenőr képzései A belső ellenőr évben a belső ellenőrök kötelező továbbképzésén részt vett. A belső ellenőr aktív könyvvizsgáló, ezért a könyvvizsgálóknak előírt kötelező kredit gyűjtés érdekében több szakmai jogszabályt érintő előadás résztvevője volt (főleg államháztartási területre vonatkozóan). A belső ellenőrök regisztrációja A belső ellenőrzést évben is egy fő külső munkatárs látta el. A belső ellenőr rendelkezik az előírt szakmai képesítéssel és jogosult arra, hogy belső ellenőrzési feladatokat ellásson, továbbá rendelkezik az államháztartásért felelős miniszter 10

11 engedélyével, valamint szerepel a belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásában. I.2/B. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőrzési egység szervezeten belüli elhelyezkedése Belső ellenőrzésre önálló szervezeti egység nincs. A belső ellenőr a hivatal és a Kincstári Szervezet vezetőjének közvetlenül alárendelve, függetlenül végezte a munkáját. A belső ellenőrök funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőr funkcionális függetlensége a Bkr. 19. (1) bekezdésében felsorolt tevékenységek esetében biztosított volt. Ezek - Az éves ellenőrzési terv kidolgozása kockázatelemzés alapján. - Az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása. Minden esetben a belső ellenőr készítette el, s hajtotta végre. - Az ellenőrzési módszerek kiválasztása. Az ellenőrzési program tartalmazta valamennyi vizsgálat esetében alkalmazandó módszert. - Az ellenőrzési jelentés elkészítése minden esetben a belső ellenőr feladata volt. Operatív tevékenység ellátása A Bkr. 19. (1) e. pontjában leírtaknak megfelelően a belső ellenőr más jellegű tevékenységbe nem került bevonásra. I.2/C. Összeférhetetlenségi esetek Összeférhetetlenség nem merült fel. I.2/D. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőrrel kapcsolatban semmilyen korlátozásra nem került sor. I.2/E. Az ellenőrzések nyilvántartása Az elvégzett ellenőrzési tevékenységek nyilvántartásban kerültek rögzítetésre. A nyilvántartás a Bkr ában és az 50. -ában rögzített tartalom szerinti. A belső ellenőr gondoskodott az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. A belső ellenőr által elkészített dokumentum eredeti példányai a hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél is tárolásra kerültek. 11

12 I.2/F. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Az integrált kockázatkezelés, a kockázatok felmérése erősítendő az egyes munkafolyamatok ellátása során. A belső kontrollrendszert erősítése érdekében további eljárások gyakorlati alkalmazása indokolt. I.3. Tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrrel kötött megállapodás nem terjedt ki a tanácsadói tevékenységek ellátására, ilyen jellegű feladatot nem kell ellátnia. II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőr által kiemelt jelentőségűnek minősített megállapítás nem volt.. Kiemelt jelentőségű főbb megállapítás, javaslat nem volt. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat NEMLEGES Egyéb, kontrollrendszert érintő jelentős javaslatok A belső kontrollrendszert erősítése érdekében további eljárások alkalmazása indokolt. II.2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE A Bkr. 11. (1) bekezdése alapján a költségvetési szerv vezetője köteles nyilatkozatban értékelni a költségvetési szerv belső kontrollrendszerének minőségét. A Kormányrendelet 11. (2a) bekezdése alapján a helyi önkormányzati költségvetési szerv vezetője a nyilatkozatot az éves költségvetési beszámolóval együtt küldi meg az irányító szerv vezetőjének. Így a belső kontroll rendszer öt elemének értékelése a nyilatkozatokban bővebben megtalálhatóak. 12

13 Kontrollkörnyezet A kontrollkörnyezet témával kapcsolatosan elvárt dokumentumok rendelkezésre álltak: alapítói okirat, a Szervezeti és Működési Szabályzat, a gazdálkodáshoz elvárt szabályzatok. Az ellenőrzéshez kapcsolódó szabályozási háttér elkészült. Integrált kockázatkezelés (korábban kockázatkezelés) A kockázatkezelési rendszer dokumentált formában egy-egy munkaterületére vonatkozóan kiépítésre került. Kontrolltevékenységek: A kötelezettségvállalás rendje a szabályzatban került rögzítésre. Az aláírásokra a felhatalmazások (kötelezettségvállalásra, utalványozásra, teljesítés igazolására) elkészültek. A pénzügyi kontroll tevékenység leginkább a kifizetésekhez kapcsolódó aláírási kötelezettség teljesítésével valósult meg. Információ és kommunikáció Időbeni információkhoz való hozzáférés mind belső, mind a külső események tekintetében biztosított volt. A vezetői információs rendszer kialakítása megoldott. Monitoring A szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli információ átadások, valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információk mozgása biztosított. A vezetői információs rendszer részét képezi a napi postabontás, kötelezettségvállalási és aláírási jog gyakorlása. III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA Az ellenőrzés által tett ajánlásokra, javaslatokra készített intézkedési terv végrehajtásának és nyomon követésének tapasztalatai A évben és az előző évben végzett vizsgálatokra készített intézkedési tervek: Előző év(ek)ről áthúzódó intézkedések Polgármesteri Hivatal Tárgyévi intézkedések Ebből végrehajtott Nem konkrét határidejű intézkedések Áthúzódó következő évre 16 db - 16 db 14 db 13

14 Kincstári Szervezet 4 db - 3 db 11 db Polgármesteri Hivatal Előző évről (2017. évről) áthúzódó intézkedések 16 db A nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodása témában 3 db (Szervezeti és Működési Szabályzat (SzMSz) elkészítése (Roma nemzetiséginél) vagy kiegészítése a kötelezettségvállalási és összeférhetetlenségi szabályokkal, a közérdekű adatokra vonatkozó szabályzat elkészítése, együttműködési megállapodás kiegészítése az iratkezelési feladatok ellátásának szabályaival). Vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása. A vagyonértékelés témában 4 db (Önkormányzati SzMSz kiegészítése, Önkormányzat vagyonrendeletének kiegészítése, Önkormányzati vagyonrendelet és a költségvetési rendelet összhangja biztosítása, Önkormányzat középtávú vagyongazdálkodási tervének az elkészítése). Ellenőrzés a köztulajdonban álló gazdasági társaságnál témában 9 db (a Társaságra jellemző Szervezeti és Működési Szabályzat elkészítése, majd a dolgozókkal való megismertetése, a felügyelő bizottság ügyrendjének az elkészítése, a Javadalmazási Szabályzat taggyűlési jóváhagyása és letétbe helyezése a Cégbíróságnál, a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények rendjéről szabályzat elkészítése, adatvédelmi felelős kijelölése, az éves beszámoló adatai összhangja más dokumentumokban szereplő adatokkal, pénzkezelő feladatot ellátó személy kijelölése, a Bkr.-ben elvártak szerint belső kontroll kialakítása és működtetése). Tárgyévi intézkedés nem volt Áthúzódó következő évre (2019. évre) 14 db évi gazdálkodás vizsgálata témában 4 db (gazdálkodási szabályzatok áttekintése és a tervezéssel kapcsolatos szabályzat elkészítése, a költségvetés előterjesztésekor előző év adatainak feltüntetése, a kiemelt előirányzatok betartása, a Saját tőke elemeinek mérleg mellékletben való bemutatása). Belső kontroll rendszer kialakítása, működése témában 2 db 14

15 (az ellenőrzési nyomvonal egyes tartalmi elemeinek feltüntetése és további munkaterületek rögzítése, pénzügyi gazdálkodási, iratkezelési, munkaügyi területen kockázati tényezők alkalmazása). Kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatala témában 5 db (a közérdekű szabályzatok hatályát az Önkormányzatra is ki kell terjeszteni, a költségtérítés összegének pontos meghatározása, a külső vizsgálatok, ellenőrzések közérdekű adatként való feltüntetése, évente egy alkalommal átfogó jelentés készítése, a honlap vakok és gyengénlátók részére használhatóvá tétele). Költségvetési beszámolás eljárásrendje, zárszámadási kötelezettségek teljesítésének szabályszerűsége témában 3 db (a zárszámadásban a vagyon alakulását forgalomképesség szerinti bontásban, a 0-ra leírt eszközöket, használatban lévő eszközöket a pénzeszköz változást, a többéves kihatással járó döntések számszerűsítését és a gazdálkodó szervezetek működéséből származó kötelezettségeket és az előző évi tény adatokat is be kell mutatni). Kincstári Szervezet Előző évről (2017. évről) áthúzódó intézkedések 4 db Pénzügyi-gazdasági ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása témában 2 db (az étkezők nyilvántartásánál egységes nyilvántartási forma bevezetése, a letét összege a beszámoló jelentésben s forrás oldalon a kötelezettség jellegű sajátos elszámolások közötti szerepeltetése) Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése témában 2 db (a belső kontroll rendszer kialakítása és működtetése valamennyi intézménynél, a belső kontroll rendszer működtetése során a beazonosított kockázatok írásos feljegyzést dokumentálása). Tárgyévi intézkedés nem volt Áthúzódó következő évre (2019. évre) 11 db évi gazdálkodás vizsgálata Dorog Város Egyesített Sportintézményénél témában 5 db (az SZMSZ kiegészítése, a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek, pénzügyi ellenjegyzés utasításra történik, akkor az Ávr. elvárása alapján a fenntartó felé azt írásban történő jelzés, a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendje készítése, az adott támogatásokról részletes elszámolás) Leltározási, selejtezési tevékenység témában 1 db (készlet leltár szerinti értékének mérlegben való pontos szerepeltetése). 15

16 Belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása témában 5 db (intézkedési terv intézményenként készült el) (a Kincstári Szervezet Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv fogalma miatt, integritást sértő események kezelésének szabályzatát és az integrált kockázatkezelési szabályzatot szükséges elkészíteni, a Kézikönyvben a régi jogszabályhelyek helyett az újakat szükséges feltüntetni, kockázatok írásos dokumentálása indokolt, egységes étkezési nyilvántartás használata). 16