Javaslat. a Heves Megyei Önkormányzat évre vonatkozó belső ellenőrzési tevékenységéről szóló jelentés elfogadására

Átírás

1 Ikt.sz: 13-5/2015/221 Heves Megyei Közgyűlés Helyben Javaslat a Heves Megyei Önkormányzat évre vonatkozó belső ellenőrzési tevékenységéről szóló jelentés elfogadására Tisztelt Közgyűlés! Az államháztartásról szóló 2011.évi CXCV. törvény 70. (1) bekezdése, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban Ber.) 15. (1) bekezdése értelmében a belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és függetlenségének biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. Az önkormányzati költségvetési szerveknél a belső ellenőrzést elláthatja a költségvetési szerv által foglalkoztatott munkavállaló, valamint a Ber. 15. (7) bekezdésében foglaltaknak megfelelően polgári jogi szerződés keretében foglalkoztatott belső ellenőr. Ennek megfelelően a Heves Megyei Önkormányzat 2014.június 15. napján megbízási szerződést kötött a PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó Kft-vel a belső ellenőrzési feladatok ellátására vonatkozóan. A Kft. képviseletében Szabó Józsefné látja el a belső ellenőrzési vezető feladatait. A Ber. 22. (1) bekezdése határozza meg a belső ellenőrzési vezető feladatait, melyek többek között a következők: elkészíti és folyamatosan frissíti a belső ellenőrzési kézikönyvet összeállítja a kockázatelemzésen alapuló stratégiai éves ellenőrzési tervet összehangolja az ellenőrzéseket összeállítja az éves ellenőrzési jelentést.

2 Az PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó cég képviseletében eljárva Szabó Józsefné belső ellenőrzési vezető az éves ellenőrzési jelentést összeállította, mely jelen előterjesztés 1. mellékleteként kerül csatolásra. A belső ellenőrzési tevékenység ellátásra vonatkozó megbízási szerződés határozott időtartamra szól (2015.április 30. napjáig), javasolt a megbízási szerződés további egy évvel történő meghosszabbítása. Az előterjesztést a Bizottságok megtárgyalták és a következős szavazati arányok mellett támogatták annak elfogadását: Pénzügyi és Ellenőrző Bizottság: 4 igen Ügyrendi és Nemzetiségi Bizottság: 4 igen Megyei Fejlesztési és Nemzetközi Ügyek Bizottsága: 8 igen Eger,2015. április 14. Szabó Róbert Törvényességi szempontból ellenőriztem: Dr. Barta Viktor Főjegyző Határozati javaslat: 1. A Heves Megyei Közgyűlés az előterjesztésben foglaltakat megtárgyalta és elfogadja az éves belső ellenőrzési tevékenységről szóló jelentést. 2. A Heves Megyei Közgyűlés az előterjesztésben foglaltakat megtárgyalta és felhatalmazza az Elnöklét, hogy a belső ellenőrzési tevékenység ellátására ig terjedő időszakra a PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó céggel kössön szerződést. Felelős: Dr. Barta Viktor Főjegyző Határidő: Értelem szerint

3 1. melléklet évi összefoglaló belső ellenőrzési jelentés a Heves Megyei Önkormányzati Hivatalnál lefolytatott belső ellenőrzési tapasztalatokról A jelentés a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, (a továbbiakban Bkr.) ában előírt tartalommal illetve az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembe vételével készült. I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. a.) pont.) I/1 Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa.) pont). I/1/a.) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése. A Heves Megyei Közgyűlés 84/2013(XI.29.) számú Közgyűlési határozatában előírt éves ellenőrzési terv ütemszerűen teljesült. Az éves ellenőrzési terv az alábbiak feladatokat tartalmazta: A Heves Megyei Önkormányzat többségi tulajdonában álló Heves megyei Területfejlesztési Ügynökség Kft átfogó vizsgálata, (szabályszerűség, szabályozottság) A vizsgálat célja: értékelni a Heves Megyei Területfejlesztési Ügynökség Nonprofit Kft működésének szabályozottságát és szabályszerűségét. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatokról összességében: a Hm-i Területfejlesztési Ügynökség Nonprofit Kft működése szabályozott és szabályszerű. Az ellenőrzés során feltárt hiányosságok nem jelentősek, de pótlásuk, kijavításuk elengedhetetlen. A pénzügyi elszámolások és számviteli nyilvántartásuk ellenőrzése, (államháztartáson kívüli szervezeteknek nyújtott támogatások felülvizsgálata) Cél: A céljelleggel juttatott támogatások folyósításának szabályszerűsége, a bizonylatok teljes körűsége, a számviteli fegyelem érvényesülése, a támogatás célszerinti felhasználása, valamint a támogatások nyilvántartása. Megállapítás: az elszámoltatás három esetben nem történt meg, haladéktalanul pótolni kell. Egyebekben a támogatások előkészítése, nyilvántartása, nyilvánossága szabályszerű. Egy támogatás pénzügyi ellenőrzése: Az Egri Sakk és Ritmikus Sport Klubnak juttatott támogatással kapcsolatban az ellenőrzés megállapítást nem tett. Szabályszerűségi ellenőrzés (Egy árubeszerzés lebonyolításának vizsgálata), Cél: Annak megállapítása, hogy a vizsgált szervezet szervezeti egységei által ellátott feladatok megfelelően szabályozottak-e, érvényesülnek-e a tevékenységük során a vonatkozó jogszabályi előírások. Az igénybevett szolgáltatással kapcsolatban az ellenőrzés megállapítást nem tett. Egyéb feladatok (éves ellenőrzési terv, éves ellenőrzési jelentés) I/1/b.) Az ellenőrzések során büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás

4 megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása. A belső ellenőrzés a vizsgálatok során nem tárt fel büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt. I/2 A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab.) pont). Az ellenőrzésre fordítandó napok száma az éves ellenőrzési terv szerint 28 nap, mely magában foglalja a felkészülés, tervezés, a helyszíni ellenőrzés, jelentésírás, dokumentálás, beszámolás időigényét is. Ez az időalap elegendőnek bizonyult az ellenőrzések terv szerinti végrehajtására, és az ellenőrzési jelentés-tervezetek összeállítására. A belső ellenőrzés a terv szerinti feladatokat elvégezte, a tevékenység ellátásának minősége megfelelt a jogszabályi előírásoknak. Az ellenőrzési megállapításokat a belső ellenőr az ellenőrzött szervezetek vezetőivel, érintett dolgozóival megbeszélte. Az ellenőrzött szervezetek dolgozói, illetve az ellenőrzésben érintettek teljes mértékben együttműködők voltak. Az ellenőrzés gyakorlatában hatékonynak bizonyult a vizsgálat folyamán történő konzultálás, amikor az érintett dolgozó azonnal hasznosíthatta az ellenőrzés tapasztalatait. A személyi és tárgyi feltételek megfelelően biztosítottak voltak: A Bkr. 2 a) pontja szerint: belső ellenőr: a költségvetési szervnél teljes vagy részmunkaidőben foglalkoztatott, vagy polgári jogi jogviszony keretében belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy. A Heves Megyei Önkormányzat belső ellenőri feladatait polgári jogviszony keretében (határozott idejű megbízási szerződéssel) a PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó Kft látja el, munkavégzésre jogosult Szabó Józsefné. Az ellenőr az államháztartási törvény (Áht.) 70. (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel rendelkezik, továbbképzési- vizsgakötelezettségének 2014-ben eleget tett. A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlensége biztosított volt, belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozás nem történt, a belső ellenőrzés feladatainak végrehajtását akadályozó tényező nem merült fel. I/2/a.) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás ellátottsága: A belső ellenőr feladatait a jogszabály erejénél fogva Belső ellenőrzési vezetőként látta el. Az ellenőrzési tervben szereplő feladatok ellátásához szükséges kapacitás rendelkezésre állt, az előírt feladatokat a belső ellenőr teljesítette. I/2/b.) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr alapján). A belső ellenőr a tevékenységét a költségvetési szerv vezetőjének főjegyző - közvetlenül alárendelve végezte. A belső ellenőr nem vett részt a költségvetési szerv operatív működéssel kapcsolatos feladatai ellátásában. A belső ellenőr szervezeti és 2

5 funkcionális függetlensége biztosított volt, a belső ellenőrzés feladatainak végrehajtását akadályozó tényező nem merült fel. I/2/c.) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. alapján) Az év folyamán összeférhetetlenségi eset nem merült fel. I/2/d.) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása. Belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozás nem történt. I/2/e.) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők. A belső ellenőrzés számára valamennyi dokumentációhoz és információhoz való hozzáférés biztosított volt, a belső ellenőrzés végrehajtását semmi nem akadályozta. Az ellenőrzött szervek vezetői és munkatársai együttműködésükkel a belső ellenőrzési feladatok ellátását hatékonyan támogatták. A belső ellenőrzési munkához szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak. I/2/f.) Az ellenőrzések nyilvántartása. A nyilvántartási kötelezettségnek az elvégzett belső ellenőrzésekről az iratkezelési szabályoknak megfelelő, iktatott bizonylatok irattári nyilvántartásával tesznek eleget. I/3 A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac.)pont). A beszámolási időszakban sem írásbeli felkérés, sem szóbeli felkérés alapján elvégzett kifejezett tanácsadói tevékenység nem volt. Tanácsadói tevékenységnek tekintjük ugyanakkor a helyszíni ellenőrzéskori konzultációkat. II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b.) pont). II/1 A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba.) pont). Kiemelt jelentőségűnek minősülő megállapítás nem volt a vizsgált időszakban. (A Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint: Kiemelt jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetően eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitűzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentős.) A Heves Megyei Önkormányzat ellenőrzésekor tett megállapítások és javaslatok: Megállapítás Rangsor Kockázat / Hatás Javaslat Intézkedést igényel? 1. nem teljes a közepes bizonytalanság az pótolni kell igen évi elszámoltatás jelentőségű adományozott összeg 3

6 felhasználásáról 2. a szabályozás nem jelentős felelősségek konkrét eljárásrend igen általános bizonytalansága kidolgozása 3. számlák záradé- nem jelentős másik támogatáshoz előírás arra, hogy igen kolása is felhasználhatók az eredeti számla másolás előtt legyen záradékolva. 4. a pályázatokkal nem jelentős felelősségek új szabályzat igen kapcsolatos sza- bizonytalansága kidolgozása bályzat elavult A Heves Megyei Területfejlesztési Ügynökség Kft. árfogó ellenőrzése kapcsán tett megállapítások és javaslatok: Megállapítás Rangsor Kockázat / Hatás Javaslat Intézkedést igényel? 1. nincs határoza- nem bizonytalanság a pótolni kell igen rozatok könyve jelentős döntésekről 2. nincs pénztár nem szabálytalan megbízás igen ellenőr jelentős kifizetések következhetnek be 3. számviteli nem téves könyvelés módosítás igen szabályzatokban jelentős lehetősége ellentmondás A javaslatok alapján felelősök és határidők előírásával intézkedési tervek készültek, amelyeket az érintettek végrehajtottak. II/2 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb.) pont) 1.A kontrollkörnyezet értékelése. 1.1 Célok és szervezeti felépítés: Az önkormányzat feladatait, céljait a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény keretei között határozták meg, amelyekhez igazodik a szervezeti felépítés. 1.2 Belső szabályzatok: Valamennyi kötelező és ajánlott belső szabályzattal rendelkeznek, amelyeket rendszeresen az elvégzett belső ellenőrzés javaslatára is - aktualizálnak. 1.3 Feladat és felelősségi körök: Az SZMSZ, a gazdálkodási ügyrend, a munkaköri leírások megfelelően meghatározzák a feladatokat és felelősségeket. 1.4 A folyamatok meghatározása és dokumentálása: A folyamatokat a belső szabályzatok, folyamatábrák, ellenőrzési nyomvonal részletesen meghatározzák és dokumentálják. 1.5 Humán-erőforrás: Jogszabályi keretek között (központi költségvetési támogatás) meghatározott erőforrás, mely a közigazgatás átszervezésével csökkent. 4

7 1.6 Etikai értékek és integritás: A dolgozókkal szemben és feladatvégzésükben is megkövetelik a hivatásetikai alapelvek betartását. 2. Kockázatkezelés. 2.1 A kockázatok meghatározása és felmérése: A kockázatokat folyamat áttekintéssel, interjú-készítéssel, kockázatelemzéssel határozzák meg, illetve mérik fel. 2.2 A kockázatok elemzése: Az ellenőrzési terveket kockázatelemzéssel támasztották alá. 2.3 A kockázatok kezelése: A kockázati veszélyhelyzetek minimalizálásával, a dolgozói felelősség pontos meghatározásával kezelik. 2.4 A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata: Évenként megtörténik a belső szabályzatok, és folyamatok felülvizsgálatával. 2.5 Csalás, korrupció: A szabályozott folyamatok miatt előfordulásának valószínűsége alacsony. 3. Kontrolltevékenységek. 3.1 Kontrollstratégiák és módszerek: Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés.(feuve) A folyamatba épített ellenőrzések szerepe, súlya megnövekedett. 3.2 Feladatkörök szétválasztása: Belső szabályzatokban, munkaköri leírásokban megtörténik. 3.3 A feladatvégzés folytonossága: A helyettesítés rendszerének pontos működtetésével garantált. 4. Információ és kommunikáció. 4.1 Információ és kommunikáció: Vezetői értekezletek, közvetlen vezetői információ továbbítása elektronikus úton, napi munkakapcsolat segítségével zökkenőmentes. 4.2 Iktatási rendszer: Számítógépes program segítségével szabályszerűen működik. 4.3 Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése: Ilyen eset nem volt a beszámolási időszakban. 5. Nyomon követési rendszer (Monitoring). 5.1 A szervezeti célok megvalósításának monitoringja: A négy szem elvének érvényesítésével történik, jellemző a folyamatos visszacsatolás. 5.2 A belső kontrollok értékelése. A belső kontrollrendszer zavartalanul, és zökkenőmentesen működik. 5.3 Belső ellenőrzés: A jogszabályi előírások szerint működik. III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. c.) pont.) A jelentések a tapasztalatok alapján megfogalmazott javaslatokkal zárultak, azokat az ellenőrzöttek elfogadták. A javaslatok nyomán a szükséges intézkedéseket megtették az ellenőrzött területek vezetői. Felsőtárkány, március 11. Szabó Józsefné belső ellenőr 5

8 6