Cafeteria cserekártya rendelés

Átírás

1 Cafeteria cserekártya rendelés Felhasználói útmutató április 25. Az OTP Cafeteria kártyák érvényességi ideje három év. A három éves érvényességi idő elteltével a cafeteria kártyák lejárnak. A cserekártyát megrendelheti a munkáltató és a kártyabirtokos is. Alapesetben a cafeteria kártya lejártáról az a munkáltató kap értesítést, aki legutoljára töltötte fel a kártyát. Ha a munkavállaló már nem dolgozik a munkáltatónál, vagy a munkáltató nem kíván kártyát rendelni számára, akkor lehetősége van a cserekártya megrendelésének az elutasítására. Ebben az esetben a kártyabirtokosnak saját magának kell a cserekártyát megrendelnie. A lejárat pontos időpontja a kártyán feltüntetett hónap utolsó napja. A cserekártya díja Ft+ÁFA/db, az összeg az igénylőt terheli. Ha a cserekártyát a munkaadó rendeli a munkaadót terheli a kártyadíj, ha a kártyabirtokos rendeli a kártyát, a kártyadíj is őt terheli. Az igénylést követően az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. számlát állít ki a kártyadíjról. A díj befizetését követően indítjuk el a kártyagyártást, az elkészült kártyát 10 napon belül postai úton juttatjuk el a kártyabirtokos címére. Munkáltatón keresztül történő megrendelés esetén lehetőség van arra, hogy a társkártyákat egy kötegben a munkáltatóhoz kézbesítsük. 1 Cserekártya megrendelés menete a munkáltató részéről Pénztárszolgáltató értesítést küld a munkáltatónak ben az általa rendelt főkártyák lejárta előtt 1 hónappal. 1/11

2 1. ábra Ezt követően a munkáltató az ügyfélkapura fellépve a megrendelései menüpont alatt láthatja, hogy mely kártyák fognak lejárni. 2. ábra 2. ábra 2/11

3 A megrendelést két féle képpen intézheti. 1. Ha kevés munkavállalóról kell dönteni, akkor a részletek gomb megnyomásával a listában szereplő személyekről egyesével dönthet. 3. ábra 3. ábra Ekkor minden munkavállalónál egyesével ki tudja választania, hogy: a) Megrendel b) Nem rendel meg c) Töröl a) Ha megredndeli, akkor a cserekártya legyártjuk és postán a munkavállalónak kiküldjük. b) Ha nem rendeli meg, akkor a munkavállalónak saját magának kell megrendelnie a kártyát. (ez nem jelenti feltétlenül, hogy már nem dolgozik a cégnél). c) Ha pedig a töröl opciót választja, akkor a munkavállaló kikerül a munkáltató alol (ennek majd később esetleg statisztikai szerepe lehet). 2. Ha a munkáltatónál nagyon sok kártya fog egyszerre lejárni, akkor lehetősége van arra, hogy exportálja a lejáró kártyák adatait egy excel fájlban és saját számítógépén esetlegesen jobban 3/11

4 átlátja és könnyebben kezeli a munkavállalók listáját. Ebben az esetben az export gombot kell megnyomni és meghatározni, hogy hova kerüljön lementésre a fájl. 4. ábra 4. ábra A lementett fájl megnyitását követően a megfelelő betűk beírásával dönthet a lejárt kártyák sorsáról. 5. ábra 5. ábra 4/11

5 M megrendel E elutasít (ott dolgozik a munkavállaló de a munkáltató nem akar neki kártyát rendelni) T tötöl (abban az esetben ha a munkavállaó már nem volgozik a cégnél) A bemutatott esetben Horvát Istvánnak megrendeljük, Kun Zsoltnak elutasítjuk a kártyarendelést. A kitöltött fájlt a mentést követően vissza kell importálni a rendszerbe. Ennek során a tallózás gomb megnyomásával kell a megfelelő fájlt kiválasztani 6. ábra és a mehet gombbal beemelni a portálunkra. 7. ábra 6. ábra 5/11

6 7. ábra Az importálás után az állapot tartalma frissül az excel fájlban megadottaknak. 8. ábra 8. ábra Ha lista feldologzását nem tudja befejezni, akkor a kilépés során a program automatikus menti a már eldöntött kártyák opcióját. 6/11

7 Véglegesíteni csak akkor tudja a listát, ha minden munkavállaóról döntött. Ha döntött arról, hogy a munkavállaló kártyáját megrendeli, akkor az az ÁLLAPOT oszlopban látható. Ha minden munkavállaóról döntött, csak akkor jelenik végelegesít gomb, amellyel jóváhagyhatja a listát. 9. ábra 9. ábra A véglegesítés gomb megnyomása után egy figyelmezető üzenet jelenik meg 10. ábra 7/11

8 Miután megerősítette a megrendlési szándékát, a sikeres megrendelésről szintén egy üzenet tájékoztatja Önt. 11 ábra 11. ábra A 12. ábrán látható, hogy egy kártyát rendelt meg a 2-ből. A Kártyák linkre kattintva megtekintheti a részletezést. 13. ábra 12. ábra 8/11

9 13. ábra Amint az OTP Pénztárszolgáltató feldolgozta a megrendelést erről értesítést küld az Ön részére. Ez tartalmazza a számlát is. 14. ábra, 15. ábra 14. ábra A csatolmányban szereplő számla: 9/11

10 15. ábra 10/11

11 A számla kiegyenlítését követően elkezdődik a kártya legyártása. Ekkor még az eredeti főkártya akítv. Ekkor az ügyfélkapun látható, hogy a munkavállaló cserekártyája megrendelésre került, a megrendelés díja kiegyenlítésre került. 16. ábra 14. ábra Ezután a cserekártyát postán küldjük el a munkavállalónak. Miután a kártyabirtokos (a munkavállaló) aktiválta a cserekértyát a főkártya érvényét veszti és a cserekártya lesz az aktív kártya. 11/11