BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA (ÜGYREND) (2013. MÁRCIUS 1-JEI ÁLLAPOT)

Átírás

1 BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA (ÜGYREND) (2013. MÁRCIUS 1-JEI ÁLLAPOT) A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.), a közszolgálati tisztviselıkrıl szóló évi CXCIX. törvény, valamint Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyőlésének Szervezeti és Mőködési Szabályzatáról szóló 6/2013. (II.25.) önkormányzati rendelete alapján Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Mőködési Szabályzatát (ügyrendjét) az alábbiak szerint állapítjuk meg. 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. A polgármesteri hivatal elnevezése, székhelye és telephelyei, jogállása, költségvetési gazdálkodási adatai, tevékenységeinek szakfeladatrend szerinti besorolása, a polgármesteri hivatal irányítása és vezetése A polgármesteri hivatal elnevezése és székhelye: Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Békéscsaba, Szent István tér 7. A polgármesteri hivatal telephelyei: Békéscsaba, Szabadság tér Békéscsaba, Szent István tér A polgármesteri hivatal jogállása és gazdálkodási besorolása: jogi személyiséggel rendelkezı, önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv. A polgármesteri hivatal alapító okiratának kelte: február 22. A polgármesteri hivatal alapító okiratának száma: 54/2013. (II. 22.) közgy. határozat. A polgármesteri hivatal törzskönyvi azonosító száma: (PIR) A polgármesteri hivatal szakágazati besorolási száma: A polgármesteri hivatal ellátja az Mötv.-ben és a vonatkozó egyéb jogszabályokban a számára meghatározott feladatokat. Gondoskodik Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata, Békéscsaba Megyei Jogú Város Szlovák Önkormányzata, Békéscsaba Megyei Jogú Város Román Önkormányzata, Békéscsaba Megyei Jogú Város Roma Nemzetiségi Önkormányzata, Békéscsaba Megyei Jogú Város Lengyel Nemzetiségi Önkormányzata, a Békéscsaba és Térsége Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás, valamint a Munkácsy Mihály Múzeum bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenırzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásáról. A pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladat- és munkakörét a 2.3. fejezet tartalmazza, a gazdasági szervezet felépítését pedig külön ügyrend szabályozza. Számlavezetıje: OTP Kereskedelmi Bank Nyrt. Dél-alföldi Régió Békés Megyei Igazgatósága Költségvetési számlaszáma:

2 A polgármesteri hivatal által ellátott tevékenységek szakfeladatrend szerinti besorolása: Szakfeladat száma Szakfeladat megnevezése Települési hulladék vegyes (ömlesztett) begyőjtése, szállítása, átrakása Lakó- és nem lakó épület építése Információ-technológiaiszolgáltatás Építészmérnöki tevékenység, mőszaki tanácsadás Zöldterület kezelés Önkormányzati jogalkotás Önkormányzatok és társulások általános végrehajtó igazgatási tevékenysége Az önkormányzat vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok Területi általános végrehajtó igazgatási tevékenysége Adó, illeték kiszabása, beszedése, adóellenırzés Város-, községgazdálkodási máshová nem sorolt szolgáltatások Önkormányzatok és társulások elszámolásai Közterület rendjének fenntartása Szociális ösztöndíjak Egyéb oktatást kiegészítı tevékenység Aktív korúak ellátása Lakásfenntartási támogatás normatív alapon Óvodáztatási támogatás Egyéb önkormányzati eseti pénzbeli ellátások Közgyógyellátás Egyéb máshová nem sorolt közösségi, társadalmi tevékenységek támogatása Szakszervezeti tevékenység támogatása Máshová nem sorolható egyéb sporttámogatás Közösségi, társadalmi tevékenységek A polgármesteri hivatalt Békéscsaba Megyei Jogú Város polgármestere irányítja A polgármesteri hivatal vezetıje Békéscsaba Megyei Jogú Város jegyzıje A polgármesteri hivatal általános feladatai Ellátja az önkormányzat mőködésével, valamint a polgármester és a jegyzı feladatés hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. 2

3 Segíti a közgyőlés, a bizottságok, a polgármester, az alpolgármesterek, a jegyzı, az aljegyzı munkáját, elısegíti feladataik és hatásköreik eredményes ellátását Ellátja a jogszabályban meghatározott feladatokat, ennek érdekében szakmailag megalapozott, a törvényesség követelményeit maradéktalanul kielégítı, elıkészítı, szervezı, végrehajtó, ellenırzı tevékenységet folytat A polgármesteri hivatal a közgyőlés tevékenységével kapcsolatban: szakmailag elıkészíti a közgyőlési elıterjesztéseket, az önkormányzati rendelettervezeteket, valamint a határozati javaslatokat, nyilvántartja a közgyőlés döntéseit, szervezi a közgyőlés döntéseinek végrehajtását, ellátja a közgyőlés munkájával kapcsolatos ügyviteli, adminisztrációs feladatokat A polgármesteri hivatal a közgyőlés bizottságainak mőködésével kapcsolatban: szakmailag elıkészíti a bizottsági elıterjesztéseket és a bizottsági határozati javaslatokat, tájékoztatást nyújt a bizottság kezdeményezéseinek megvalósítási lehetıségeirıl, igény szerint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkezı kérelmeket, javaslatokat, végrehajtja a bizottság döntéseit, ellátja a bizottság munkájával kapcsolatos ügyviteli, adminisztrációs feladatokat A polgármesteri hivatal az országgyőlési, a helyi önkormányzati és a nemzetiségi önkormányzati képviselık munkájának segítésével kapcsolatban: elısegíti a képviselık jogainak gyakorlását, a jegyzı, illetve a jegyzı utasítása alapján a polgármesteri hivatal illetékes munkatársa fogadja a képviselıt, megadja részére a szükséges felvilágosítást, és a - vonatkozó jogszabályi rendelkezésekkel összhangban megteszi a munkakörébe tartozó valamennyi szükséges intézkedést A polgármesteri hivatal a polgármester, az alpolgármesterek, a jegyzı és az aljegyzı munkájával kapcsolatban: elıkészíti a döntéseket, gondoskodik azok végrehajtásáról, segíti a polgármester, az alpolgármesterek, a jegyzı és az aljegyzı testületi munkával kapcsolatos tevékenységét A polgármesteri hivatal a nemzetiségi önkormányzatok munkájával kapcsolatban: biztosítja a nemzetiségi önkormányzat testületi mőködésének feltételeit, 3

4 ellátja a nemzetiségi önkormányzatok pénzügyi és gazdálkodási feladatait A polgármesteri hivatal szervezetei egységei a feladatok körültekintı, szakszerő ellátása érdekében kötelese együttmőködni, különös tekintettel az alábbiakra: több osztály feladatkörébe tartozó ügyben a koordinációt az az osztály végzi, amelynek a tevékenységét a feladat legjellemzıbben érinti, azoknál a közgyőlési elıterjesztéseknél, amelyek érintik a Helyi Építési Szabályzatot, az elıkészítı szakaszban be kell szerezni a városi fıépítész szakmai véleményét Együttmőködik a Megyei Jogú Városok Szövetségével A polgármesteri hivatal szervezeti felépítése A polgármesteri hivatal szervezeti felépítését a Közgyőlés Szervezeti és Mőködési Szabályzata határozza meg. Eszerint a polgármesteri hivatal az alábbi szervezeti egységekre tagozódik: Titkársági Osztály Közigazgatási Osztály Pénzügyi és Gazdasági Osztály Stratégiai-Fejlesztési Osztály Városüzemeltetési Osztály Oktatási, Közmővelıdési és Sportosztály Szociálpolitikai Osztály Osztályszervezetbe nem tartozó, a polgármester, illetve a jegyzı közvetlen irányítása alá tartozó önálló egységek: Kabinet Kistérségi Csoport Ellenırzési Csoport A polgármesteri hivatal részletes szervezeti felépítését és létszám adatait az 1. sz. melléklet tartalmazza Az Európai Uniós pénzügyi forrásból támogatott projektekben vállalt feladatok végrehajtására az önkormányzat esetenként vagy szükség szerint projekt végrehajtó szervezet felállításáról dönthet. A felállításra kerülı szervezet szervezeti felépítését, feladatait önálló szervezeti és mőködési szabályzatban kell meghatározni. A felelıs tisztségeket betöltı személyek megnevezése, a polgármesteri hivatal szervezetéhez kapcsolódásának módja, valamint az adott projekt végrehajtó szervezet szervezeti és mőködési szabályzatának jóváhagyása a polgármester hatásköre. 4

5 1.4. Az osztályvezetık általános feladatai A hivatal belsı szervezeti egysége élén álló osztályvezetı gondoskodik az osztály feladatkörébe tartozó feladatok színvonalas ellátásáról. Az osztályvezetı: felelıs az osztályon belüli hatékony és célszerő munkamegosztásért, a munkafegyelem betartásáért, a feladatok szakmailag megalapozott és törvényes határidın belüli elvégzéséért, valamint az eredményes munkáért, meghatározza és ellenırzi az osztály dolgozóinak munkáját, elkészíti a személyre szabott, konkrétan megfogalmazott, végrehajtható és megkövetelhetı feladatokat tartalmazó munkaköri leírásokat, gondoskodik azok naprakészségérıl, gondoskodik a közgyőlés és a bizottságok munkájának szakmai segítésérıl, elıkészíti a testületi elıterjesztéseket és felelıs azok szakmai és jogi megalapozottságáért, a jelen SZMSZ 3. számú mellékletében foglalt közremőködésnek megfelelıen elıkészíti az önkormányzati és kistérségi intézményekkel kapcsolatos fenntartói döntéseket, figyelemmel kíséri azok végrehajtását és az intézmény mőködését, gondoskodik mindazon feladatok ellátásáról, amelyekre a polgármester, az alpolgármester, a jegyzı vagy az aljegyzı utasítást ad, beszámol a jegyzınek (aljegyzınek) az osztály munkájáról, részt vesz az osztályvezetıi értekezleten és tájékoztatást ad az aktuális ügyekrıl, szükség szerint munkaértekezletet tart az osztály dolgozói részére, szignálja az osztályra érkezı ügyiratokat, ellátja a kiadmányozási rendben szabályozott jogkörét, gondoskodik az osztályon belüli szabályszerő ügyiratkezelésrıl, javaslatot tesz, illetve véleményt nyilvánít a jegyzınek az osztály dolgozóit érintı munkáltatói intézkedéseivel kapcsolatban gondoskodik a szabadságolási terv elkészítésérıl, illetve az osztály dolgozóinak szabadság-nyilvántartásáról és munkaidı-nyilvántartásáról, továbbá felelıs azért, hogy az osztály dolgozói az éves szabadságukat a törvényi elıírásokkal összhangban, a tárgyévben igénybe tudják venni, együttmőködik a polgármesteri hivatal más osztályaival, feladatkörében kapcsolatot tart az önkormányzati és kistérségi intézmények vezetıivel. 5

6 közremőködik az önkormányzati intézmények vezetıi tekintetében a munkáltatói jogok gyakorlásából származó feladatok ellátásában, az osztály feladatellátása során gondoskodik az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény szabályainak betartásáról, felelıs a leltár szerint átvett vagyontárgyakért, közremőködik az osztály szakterületét érintı pályázatok elıkészítésében, a honlap szabályzatban meghatározottak szerint felelıs az intranetes, extranetes és internetes portálok esetében az osztály tevékenységi köréhez sorolható tartalom folyamatos aktualizálásért és feltöltéséért, felelıs az általa vezetett szervezeti egység feladatkörébe tartozó önkormányzati és hivatali szabályzatok, valamint egyéb dokumentumok elkészítéséért, azok folyamatos aktualizálásáért, betartásáért és betartatásért, megfelelı munkaszervezéssel biztosítja a képernyı elıtti munkavégzés korlátainak betartását az általa irányított szervezetben Az osztályvezetık általános feladat- és hatáskörére vonatkozó rendelkezések értelemszerően irányadóak a Titkársági Osztály csoportvezetıire, a városi fıépítészre és a kabinetfınökre is. 2. A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI EGYSÉGEIRE VONATKOZÓ RÉSZLETES SZABÁLYOK 2.1. TITKÁRSÁGI OSZTÁLY Közvetlenül segíti a polgármester, az alpolgármesterek, a jegyzı és az aljegyzı munkáját Ellátja a közgyőlés, a polgármester, az alpolgármesterek, a jegyzı és az aljegyzı munkájával összefüggı szervezési, jogi, technikai és adminisztrációs feladatokat Elısegíti a közgyőlés, a bizottságok, a nemzetiségi önkormányzati testületek és a polgármester, illetve alpolgármesterek munkájának nyilvánosságát Feladatkörébe tartozó témákban elıkészíti a közgyőlési döntéseket, részt vesz a döntések végrehajtásában, illetve a végrehajtás szervezésében Közremőködik a feladatkörét érintı, pénzügyi támogatás elnyerésére irányuló pályázatok szakmai részének elkészítésében és a közbeszerzési eljárások elıkészítésében Jogi, Önkormányzati és Szervezési Csoport Közremőködik az önkormányzati rendelet-tervezetek elıkészítésében, a rendelettervezetekkel kapcsolatban jogi véleményt ad a bizottsági vitára bocsátást megelızıen, majd az ott kialakult döntése ismeretében. 6

7 Közremőködik a közgyőlés, a bizottságok, a polgármester és az alpolgármesterek döntései törvényességét érintı jegyzıi feladatok ellátásában Jegyzıi, polgármesteri rendelkezés szerint közremőködik a törvényességi és más vizsgálatok lefolytatásában Szerzıdéseket, okiratokat készít és véleményez, illetve az okiratokat ellenjegyzi Jogi véleményt nyilvánít a hivatal más szervezeti egységei részére Részt vesz az országgyőlési, az Európai Parlamenti, a helyi önkormányzati és a nemzetiségi képviselık választása, valamint az országos és helyi népszavazások, továbbá népi kezdeményezések elıkészítésében, lebonyolításában Figyelemmel kíséri és nyilvántartja a megbízott jogi képviselı által képviselt önkormányzati peres ügyeket. Megbízás alapján a csoport jogtanácsosa ellátja az önkormányzat, illetve a polgármesteri hivatal perbeli képviseletét Nyilvántartja az önkormányzat által létrehozott alapítványokat és közalapítványokat, közremőködik azok törvényes mőködésének biztosításában Közremőködik az önkormányzati munkahelyteremtéssel kapcsolatos támogatási szerzıdések és támogatási programok döntésre való elıkészítésében Elkészíti a lakáscélú munkáltatói kölcsön miatti jelzálogjog bejegyzési kérelmet, illetve a kölcsön visszafizetésekor a jelzálogjog törlési engedélyt Elkészíti a lakáscélú munkáltatói kölcsönt biztosító jelzálogjoggal terhelt ingatlan további lakáscélú munkáltatói kölcsönnel, illetve lakáscélú pénzintézeti kölcsönnel történı megterheléséhez szükséges hozzájárulást, a polgármester számára döntésre elıkészíti az ingatlan egyéb hitellel történı megterheléséhez szükséges hozzájárulást Elkészíti a lakáscélú munkáltatói kölcsönt biztosító jelzálogjog másik ingatlanra történı átjegyzéséhez szükséges hozzájárulást Közremőködik a közgyőlési döntés-tervezetek elızetes törvényességi és formai ellenırzésében Elıkészíti a közgyőlés munkatervét, a közgyőlési meghívókat, részt vesz a közgyőlés ülésein. Elkészíti a határozatok kivonatát és a rendelkezı levelet, közremőködik a közgyőlési jegyzıkönyvek szerkesztésében Nyilvántartja a közgyőlési határozatokat és a közgyőlés Szervezeti és Mőködési Szabályzatában meghatározottak szerint elıkészíti a lejárt határidejő határozatok végrehajtásáról szóló jelentést Közremőködik a közgyőlés Szervezeti és Mőködési Szabályzata megalkotásában és figyelemmel kíséri a módosításokat. 7

8 Gondoskodik a rendeletek közzétételérıl, a rendeletek egységes szerkezetbe foglalásáról, valamint a helyi jogszabályok papíralapú és elektronikus nyilvántartásáról Közremőködik a jegyzıi közgyőlési elıterjesztések elıkészítésében Közremőködik a közgyőlés ülésén a polgármesterhez, jegyzıhöz intézett kérdések írásbeli megválaszolásában Ellátja az ügyrendi feladatokat ellátó bizottság melletti titkári teendıket a külön jegyzıi utasításban foglaltaknak megfelelıen İrzi a helyi önkormányzati képviselık és a külsı bizottsági tagok vagyonnyilatkozatát Koordinálja a bizottsági titkárok mőködésével kapcsolatos jegyzıi intézkedéseket Elıkészíti a képviselık közgyőlésen és bizottsági üléseken való megjelenésének statisztikáját Ellátja az országgyőlési, az Európai-parlamenti, a helyi önkormányzati és a nemzetiségi képviselık választásával, valamint az országos és helyi népszavazással, továbbá népi kezdeményezéssel kapcsolatos koordináló, szervezı feladatokat Elıkészíti a bírósági ülnökök választását Közremőködik a nemzetiségi jogok érvényesülése körében meghatározott önkormányzati feladatok teljesítésében Segíti és koordinálja a nemzetiségek helyzetének javítására, az anyanyelvi oktatás és közmővelıdés feltételeinek biztosítására irányuló tevékenységet Részt vesz a nemzetiségi önkormányzatok ülésein, a felvetett problémák megoldását koordinálja Közremőködik a nemzetiségi közmővelıdési programok összehangolásában Kapcsolatot tart az egyházakkal, a nemzetiségi önkormányzatok országos szerveivel, a nemzetiségi klubokkal, a nemzetiségi nyelvet tanító oktatási intézményekkel, valamint a közmővelıdési intézményekkel Kezeli a nemzetiségi önkormányzatok munkájáról készült dokumentumokat A kabinettel közösen részt vesz a külföldi szervezetekkel való kapcsolat építésében, tervezésében, szervezésében, az önkormányzat külföldi vendégeinek fogadásában, elıkészíti a kiutazó delegációk külföldi útjait A kabinettel közösen közremőködik a városi rendezvények szervezésében és lebonyolításában, biztosítja azok nyilvánosságát. 8

9 A kabinettel közösen segíti az önkormányzatnak a lakosság önszervezıdı közösségi tevékenységét támogató, együttmőködı feladatainak ellátását. Ennek keretében szervezı és az információcserét elısegítı tevékenységet végez A kabinettel közösen koordinálja az egyes lakossági csoportok, érdekképviseletek közötti kapcsolatot, biztosítja a Városi Érdekegyeztetı Fórum mőködését Folyamatos kapcsolatot tart a civil kapcsolatokért és a nemzetiségi ügyekért felelıs bizottság elnökével és tagjaival, elıkészíti a bizottság elé kerülı elıterjesztéseket, továbbá ellátja a bizottság melletti titkári teendıket a külön jegyzıi utasításban foglaltaknak megfelelıen A kabinettel közösen ellátja a hivatalos vendégek fogadásával, a bel- és külföldi meghívásokkal kapcsolatos szervezési feladatokat Nyilvántartja a közgyőlés által adományozott kitüntetéseket, címeket A polgármester, az alpolgármesterek, a jegyzı és az aljegyzı munkájával összefüggı adminisztratív feladatokkal kapcsolatban biztosítja a polgármester, az alpolgármesterek, a jegyzı és az aljegyzı ügyeinek adminisztratív és reprezentációs ellátását, fogadja az ügyfeleket, információt nyújt számukra, fogadónapon szervezi az ügyfélfogadást Ellátja az iratok számítógépes iktatásával, irattározásával, selejtezésével, levéltárba helyezésével kapcsolatos feladatokat, elkészíti az ügyiratforgalmi statisztikákat Elvégzi a hivatali postai küldemények bontását, a személyesen eljuttatott küldemények átvételét és azoknak az illetékes osztályokhoz, csoportokhoz történı szignálását, illetve koordinálja az osztályokon keletkezett postai küldemények továbbítását Ellátja a hivatal leírói és gépelési feladatait Feladata a közgyőlési meghívók, elıterjesztések címzettekhez történı eljuttatása Gondoskodik a közgyőlési jegyzıkönyvek és a határozatok kivonatainak elkészítésérıl, azoknak a kormány általános hatáskörő területi államigazgatási szervéhez történı továbbításáról Gondoskodik a közgyőlési dokumentumok - jegyzıkönyvek és mellékletei, hangfelvételek - biztonságos ırzésérıl Sokszorosítja a közgyőlési anyagokat Technikai keretein belül ellátja a hivatal nyomdai és sokszorosítási feladatait Ellátja a polgármesteri hivatal által igényelt gépjármőhasználat biztosítását Ellátja a szépkorúak köszöntésével kapcsolatos jegyzıi feladatokat Részt vesz a civil és egyházi támogatási keret felosztásának elıkészítésében. 9

10 Kapcsolatot tart a Támogatásokat Vizsgáló Irodával Ellátja a részönkormányzat bizottsági titkári teendıit Feltölti a kormányzati portálra a hirdetményeket Döntésre elıkészíti a címerhasználattal, névhasználattal kapcsolatos ügyeket, nyilvántartásba veszi a logóhasználattal kapcsolatos bejelentéseket Felügyeli a TAKARNET rendszer használatát Koordinálja a hivatali iratkezelést, folyamatosan aktualizálja az iratkezelési szabályzatot Személyzeti Csoport: Ellátja a polgármesteri hivatal köztisztviselıire, közszolgálati ügykezelıire, munkavállalóira és az önkormányzati fenntartású intézmények vezetıire vonatkozó személy- és munkaügyi feladatokat Ellátja a polgármester, alpolgármesterek foglalkoztatási jogviszonyával, díjazásával összefüggı adminisztratív feladatokat Ellátja a Munkácsy Mihály Múzeum közalkalmazottainak és munkavállalóinak foglalkoztatotti jogviszonyára vonatkozó személy- és munkaügyi feladatokat Szervezi a köztisztviselık és a közszolgálati ügykezelık szakmai képzését, továbbképzését, elkészíti az éves képzési és továbbképzési tervet Ellátja a tanulmányi szerzıdések megkötésével és a munkáltató kötelezettségvállalásának teljesítésével összefüggı feladatokat A vonatkozó jogszabályok alapján gondoskodik az elıírt személy- és munkaügyi adatfeldolgozásról, a feladatkörébe tartozó adatokról naprakész nyilvántartást vezet, a meghatározott szervek felé teljesíti jelentéstételi kötelezettségét Statisztikai elemzéseket, felméréseket készít a munkáltatói döntések elıkészítéséhez Folyamatosan figyelemmel kíséri a munkaügyi jogszabályok érvényesülését Részt vesz a köztisztviselık, a közszolgálati ügykezelık és munkavállalók részére biztosítandó juttatások elvi kérdéseinek döntésre való elıkészítésében, a juttatások biztosításával összefüggı munkáltatói intézkedések kimunkálásában Közremőködik a fegyelmi eljárás lefolytatásában, végrehajtja a döntéssel kapcsolatos feladatokat Részt vesz a polgármesteri hivatal dolgozói foglalkozás-egészségügyi ellátásának szervezésében Ellátja a lakásépítési, lakásvásárlási munkáltatói kölcsön nyújtásával kapcsolatos feladatokat. 10

11 Részt vesz a hivatal munkarendjének kialakításában Ellátja a köztisztviselık és a helyi önkormányzati képviselık vagyonnyilatkozattételi kötelezettségével kapcsolatos hivatali feladatokat Közremőködik a teljesítménykövetelmények meghatározásának elıkészítésében és a teljesítményértékelés végrehajtásában Ellátja a béren kívül juttatási rendszer mőködtetésével kapcsolatos személyzeti feladatokat Számítástechnikai Csoport: Mőködteti a hivatalban alkalmazott számítástechnikai rendszereket, folyamatosan felülvizsgálja azokat és javaslatot készít a korszerősítésre, továbbfejlesztésre (hardver- és szoftverbeszerzésekre) Szakmailag segíti az osztályok dolgozóinak informatikai munkáját, véleményezi a fejlesztési igényeket Új programok beállításakor igény szerint megszervezi a dolgozók oktatását Közremőködik új számítógépes programok kidolgozásában és bevezetésében Biztosítja az országgyőlési, az Európai-parlamenti, a helyi önkormányzati és a nemzetiségi képviselık választásával, valamint az országos és helyi népszavazással, továbbá népi kezdeményezéssel kapcsolatos munka számítástechnikai lebonyolítását Gondoskodik a közgyőlés ülésein a számítógépes szavazatösszesítés mőködtetésérıl Segíti a polgármesteri hivatal és az önkormányzati intézmények közötti információáramlás számítástechnikai rendszerének kialakítását, mőködtetését KÖZIGAZGATÁSI OSZTÁLY Ellátja a polgármester és a jegyzı hatáskörébe utalt hatósági ügyek elıkészítését és biztosítja azok végrehajtását Közremőködik az önkormányzat és a polgármesteri hivatal munkavédelmi, tőzvédelmi, honvédelmi, katasztrófa-védelmi és polgári védelmi feladatai ellátásában Mőködteti a gyepmesteri telepet és a kutyamenhelyet Közremőködik a feladatkörét érintı, pénzügyi támogatás elnyerésére irányuló pályázatok szakmai részének elkészítésében és a közbeszerzési eljárások elıkészítésében Kiadja a Magyar Államkincstár által nyújtandó lakásépítési kedvezmény és/vagy kiegészítı kamattámogatás igénybe vételéhez szükséges igazolást. 11

12 Ellátja a választókerületi célelıirányzat felhasználásával kapcsolatos teendıket Közremőködik a Földrajzi Névi Munkacsoport munkájában Igazgatási Csoport Ellátja az anyakönyvi ügyintézés feladatait, ideértve az adatszolgáltatási, nyilvántartási feladatokat Ellátja a talált tárgyakkal kapcsolatos hatósági feladatokat Ellátja a hatósági bizonyítványok, igazolások kiadásával kapcsolatos feladatokat Intézi a hirdetmények kifüggesztésével kapcsolatos ügyeket Teljesíti a jogszabályokban elıírt adatszolgáltatási kötelezettségeket Ellátja a birtokvédelemmel kapcsolatos hatósági feladatokat Ellátja a szabálysértésekrıl, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerrıl szóló évi II. törvényben meghatározott szabálysértési hatósági feladatokat Közremőködik egyes honvédelmi kötelezettségek mozgósítási és hadkiegészítési feladatainak ellátásában Közremőködik az önkormányzat tőzvédelmi és katasztrófa-elhárítási, polgári védelmi feladataiban, a lakosság életvédelmi létesítményekkel való ellátásában Általános információs, tájékoztató és ügyfélszolgálati feladatokat lát el Ellátja a hagyatéki ügyintézéssel kapcsolatos hatósági feladatokat Eljár az önkormányzati, valamint a polgármesteri hivatal munkavédelmi ügyeiben a munkavédelmi szabályzatban foglalt szabályok szerint Intézi a tőzesetekkel összefüggı hatósági bizonyítványok kiadását Gondoskodik az egyes közérdekő közlemények nyelvi követelményeire vonatkozó elıírások megszegése esetén a jogsértı állapot megszüntetésérıl Ellátja a termıföldre vonatkozó elıvásárlási és elıhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos jegyzıi hatáskörbe tartozó feladatokat Ipari, Kereskedelmi és Mezıgazdasági Csoport Ellátja a telephely engedélyezéssel összefüggı feladatokat A szállásadót kérelmére közhitelő hatósági nyilvántartásba veszi Ellátja a vendégkönyv hitelesítésével kapcsolatos feladatokat. 12

13 A Helyi Építési Szabályzat alapján kiadja a 3,5 tonna össztömegő gépjármővek forgalomba helyezéséhez szükséges hatósági bizonyítványokat Végzi az üzletek mőködésével kapcsolatos feladatokat Ellátja a zenés szórakozóhelyek mőködésének engedélyezésével kapcsolatos feladatokat Ellátja a játék- és pénznyerı automatákkal kapcsolatos feladatokat Ellátja a vásár- és piactartással kapcsolatos feladatokat Közremőködik a vadászattal és erdészettel kapcsolatos feladatok ellátásában Intézi a fakivágással kapcsolatos ügyeket a védelem alatt álló fák kivételével Ellátja az állategészségüggyel kapcsolatos feladatokat Teljesíti az állatvédelmi törvénybıl eredı, jegyzıi hatáskörbe tartozó feladatokat Üzemelteti a gyepmesteri telepet és a kutyamenhelyet Ellátja az ebtartással, kóbor ebek befogásával kapcsolatos igazgatási feladatokat, vezeti az ebnyilvántartást Ellátja az állati hulladék ártalmatlanításával összefüggı feladatokat Intézi a méhek tartásával kapcsolatos ügyeket Haszonállattartással, állattartással kapcsolatos igazgatási feladatokat lát el Növényvédelemmel kapcsolatos feladatokat végez Marhalevéllel kapcsolatos igazgatási feladatokat lát el Intézi az állatforgalmazási tevékenységgel, állatkiállításokkal kapcsolatos engedélyezési feladatokat Elvégzi a környezetvédelmi jogszabályokból adódó feladatok teljesítését Ellátja a környezetvédelmi feladatok önkormányzati szintő koordinálását Elıkészíti az önkormányzat, a polgármester és a jegyzı hatáskörébe tartozó, az emberi környezet védelmével kapcsolatos ügyeket Ellátja a zaj- és rezgésvédelemmel kapcsolatos jegyzıi hatáskörbe tartozó hatósági feladatokat Engedélyezi a termelés során keletkezett növényi hulladék nyílttéri, valamint hagyományos energiatermelı berendezésben történı égetését és a tarlóégetést Ellátja az önkormányzati hatósági hatáskörbe tartozó természetvédelmi hatósági feladatokat. 13

14 Engedélyezi a helyi védettség alá vont fák, fasorok kivágását és gallyazását Ellátja az ingatlanközvetítıi, illetıleg ingatlanvagyon-értékelı és közvetítıi tevékenységgel kapcsolatos nyilvántartás-vezetési, illetve ellenırzési feladatokat Ellátja a gyümölcsültetvények telepítésének engedélyezésével kapcsolatos feladatokat Építéshatósági Csoport Közigazgatási hatósági feladatok ellátása a jegyzı hatáskörébe utalt építésügyi, közlekedési, vízügyi igazgatási ügyekben, a vonatkozó törvényi, végrehajtási és eljárási rendeletek alapján Építésügyi hatósági hatáskörben: az épített környezet alakításáról és védelmérıl szóló évi LXXVIII. törvény hatálya alá tartozó ügyekben elsıfokú építésügyi hatósági feladatok ellátása a külön jogszabályban meghatározott kijelölés alapján az ott meghatározott településekre kiterjedı illetékességgel Vízgazdálkodási hatósági hatáskörben: a vízgazdálkodásról szóló évi LVII. törvény hatálya alá tartozó, a jegyzı hatáskörébe utalt vízgazdálkodási feladatokkal kapcsolatos önkormányzati hatósági feladatok ellátása Az általános feladatokban meghatározott hatósági hatáskörökhöz kapcsolódó nyilvántartások vezetése, megosztva a Városüzemeltetési Osztállyal és a Stratégiai- Fejlesztési Osztállyal. Az Építéshatósági Csoport: gyakorolja az elsıfokú építéshatósági jogkört (építésügyi hatósági engedélyezés, kötelezés, végrehajtás, bírságolás, szabálysértési eljárás kezdeményezése építésügyi elıírások megszegése miatt stb.), hatósági ellenırzést végez, szakhatóságként jár el a hatáskörébe utalt ügyekben, vezeti a jogszabályban meghatározott építésügyi hatósági nyilvántartásokat, megosztva a Városüzemeltetési Osztállyal és a Stratégiai-Fejlesztési Osztállyal ellátja az egyéb jogszabályban hatáskörébe utalt más építésügyi hatósági feladatokat, közgyőlési elfogadás elıtt az illetékességi területén véleményezi a helyi építési szabályzatot és a településrendezési tervet, ellátja az ingatlanok számozásával kapcsolatos feladatokat, ellátja az út és közmővek létesítésével, elhelyezésével illetve telekalakítással és a zenés, táncos rendezvényekkel kapcsolatos egyes szakhatósági feladatokat, 14

15 vízjogi hatósági jogkörben lefolytatja az 500 köbméter/év mennyiséget meg nem haladó, kizárólag házi kommunális szennyvíz elszikkasztását szolgáló létesítmény (szennyvízszikkasztó), továbbá az 500 köbméter/év mennyiséget meg nem haladó, kizárólag házi vízigény kielégítését szolgáló talajvízkút engedélyezését Közterület-felügyelet és Mezei İrszolgálat Ellenırzi és figyelemmel kíséri a város közterületi rendjére, tisztaságára vonatkozó jogszabályokban, önkormányzati rendeletekben, közgyőlési határozatokban foglalt elıírások végrehajtását Ellenırzi a város közterületein folytatott, engedélyhez, hozzájáruláshoz kötött tevékenységek (közterület-foglalás, építés, útburkolatbontás, árusítás stb.) szabályszerőségét Közremőködik a közterületet érintı dohányzási korlátozások betartásának ellenırzésében Helyszíni bírságot szabhat ki, szabálysértési feljelentést tehet a vonatkozó jogszabályok alapján Feladata a város közterületi rendjét vagy tisztaságát védı jogszabályokba ütközı cselekmények elkövetésének megelızése, illetve megakadályozása A fegyveres biztonsági ırzésrıl, a természetvédelmi és a mezei ırszolgálatról szóló évi CLIX. törvény rendelkezései alapján gondoskodik a közigazgatási területhez tartozó termıföldek ırzésérıl, a termıföldön lévı, illetve az ahhoz tartozó termények, termékek, felszerelések, eszközök, haszonállatok, továbbá mezıgazdasági építmények és földmérési jelek vagyonvédelmérıl Aktívan közremőködik a mezııri járulék beszedésével kapcsolatos feladatok végrehajtásában PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI OSZTÁLY A polgármesteri hivatal pénzügyi és gazdasági szervezetének meghatározó része. Ellátja az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a nemzetiségi önkormányzatok és a Munkácsy Mihály Múzeum tervezéssel, pénzkezeléssel, az elıirányzatfelhasználással, elıirányzat módosítással, az intézmények pénzellátásával, számvitellel, analitikus nyilvántartások vezetésével, beszámolással, mőködtetéssel, vagyon-nyilvántartással és a helyi adóztatással kapcsolatos feladatokat Elıkészíti a pontban meghatározott költségvetési szervek éves költségvetési koncepcióját, költségvetését és azok módosításait, költségvetésének beszámolóját és évközi tájékoztatóit, részt vesz az egyéb gazdasági és pénzügyi tervek elkészítésében Biztosítja az elfogadott éves költségvetésben szereplı feladatok megvalósításához szükséges pénzügyi fedezetet, végzi az önkormányzati költségvetési szervek pénzügyi finanszírozását, javaslatot tesz a hitelfelvételre, betételhelyezésre, intézi a jóváhagyott hitelek felvételét, betétek elhelyezését. 15

16 Biztosítja az önkormányzat pénzügyi likviditását, ellátja az önkormányzat pénzügyi likviditásával kapcsolatos feladatokat Ellátja az önkormányzat pénzügyi- gazdasági és számviteli rendjének betartásával és betartatásával kapcsolatos feladatokat Gondoskodik a pénzügyi elıterjesztések elıkészítésérıl, azoknak a szakbizottság általi véleményeztetésérıl, gondoskodik a szakbizottság, illetve a közgyőlés döntéseinek végrehajtásáról Ellátja a szakbizottság melletti titkári teendıket a külön jegyzıi utasításban foglaltaknak megfelelıen Költségvetési Csoport: Elıkészíti a költségvetési koncepciót, elkészíti a költségvetési rendelet-tervezetet Elkészíti az elemi költségvetést, amelyet az államháztartás információs rendszere számára továbbít Ellátja az elıirányzat módosítással, átcsoportosítással kapcsolatos feladatokat Ellátja az ellenjegyzéssel, utalványozással, érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat Mőködteti az önkormányzat és a polgármesteri hivatal kötelezettségvállalásainak nyilvántartását biztosító rendszert Ellátja a pénzeszközkezeléssel kapcsolatos feladatokat, mőködteti a házipénztárt. Elvégzi az átutalásokat a pénzintézetek felé Vezeti a számviteli nyilvántartásokat. Az idıszaki zárásokat követıen egyezteti a pénzügyi teljesítéseket a szakfeladat kezelıivel Elkészíti, illetve aktualizálja a gazdálkodás viteléhez szükséges szabályzatokat Elkészíti a pontban meghatározott költségvetési szervek vonatkozásában az államháztartás információs rendszere számára benyújtandó negyedéves pénzforgalmi jelentést Részt vesz a Magyar Államkincstár részére negyedévente továbbítandó mérlegjelentés elkészítésében Elvégzi a személyi juttatásokkal kapcsolatos számfejtési feladatokat és az ehhez kapcsolódó kifizetéseket. Elvégzi a közfoglalkoztatottak és a közmunka programban résztvevık bérkifizetését és elszámolását Adatszolgáltatást készít a Magyar Államkincstár részére a kifizetett személyi juttatásokról. Eleget tesz a reprezentációs kiadásokhoz kapcsolódó adófizetési kötelezettségeknek, valamint a foglalkoztatottakat érintı a személyi jövedelemadó törvény szerinti - adatszolgáltatási kötelezettségeknek. 16

17 Havonta elkészíti a rehabilitációs hozzájárulás, a cégautóadó és az általános forgalmi adó bevallásokat Elvégzi a szociális juttatások kifizetését, nyilvántartását, valamint a központi költségvetésbıl visszaigényli a törvényben meghatározott támogatási összegeket és eleget tesz az ehhez kapcsolódó elszámolási kötelezettségeknek Elvégzi a költségvetési bevételekhez kapcsolódó számlázási tevékenységet, vezeti az önkormányzat által nyújtott kölcsönök nyilvántartását, a kintlévıségek behajtására megteszi a szükséges intézkedéseket A kötelezettségvállalási szabályzatnak megfelelıen nyilvántartja a költségvetési rendelet szerinti feladatokra vállalt kötelezettségeket Vezeti és nyilvántartja a pályázatokhoz kapcsolódó támogatások elkülönített számláit Elkészíti az évközi és évvégi költségvetési beszámolókat az államháztartás információs rendszere és a közgyőlés részére Ellátja a nemzetiségi önkormányzatok pénzügyi és gazdasági teendıit Ellátja a cafeteria rendszer mőködtetésével kapcsolatos pénzügyi feladatokat Ellátja az országgyőlési, az Európai Parlamenti, a helyi önkormányzati és a nemzetiségi képviselık választásával, valamint az országos és helyi népszavazással, továbbá népi kezdeményezéssel kapcsolatos pénzügyi-gazdálkodási és elszámolási feladatokat A vonatkozó jogszabályokban foglaltak szerint gondoskodik a közérdekő adatok közzétételérıl, valamint az információ szolgáltatásáról és adatszolgáltatások teljesítésérıl Elvégzi a Forrás SQL integrált ügyviteli rendszer rendszergazdai feladatait Mőködteti az önkormányzati kiskincstári rendszert, gondoskodik az önkormányzati szintő fizetıképesség fenntartásáról Ellátja az önkormányzat pénzügyi likviditásával kapcsolatos feladatokat, valamint az átmenetileg szabad pénzeszközök betétbe helyezését Ellátja az önkormányzati támogatási szerzıdésekkel kapcsolatos pénzügyi feladatokat Az éves és évközi statisztikai jelentések elkészítéséhez az adatszolgáltatásokat teljesíti Részt vesz a Munkácsy Mihály Múzeum pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásában. 17

18 Intézményfelügyeleti és Vagyonnyilvántartási Csoport: Részt vesz a költségvetési koncepció elıkészítésében és az éves költségvetés tervezésében Elvégzi az önkormányzat általános mőködésének és ágazati feladatainak támogatása címén járó források felmérését, tervezését, évközi változásának kezelését, valamint elszámolását Közremőködik a központosított támogatások igénylésében és pénzügyi elszámolásában Feldolgozza az adócsoporttól érkezı adatszolgáltatásokat Elvégzi a Forrás SQL integrált ügyviteli rendszer használatának támogatását az önkormányzat és az intézményi felhasználók körében, karbantartja a rendszer törzsadatait A Forrás SQL rendszer mőködtetésével kapcsolatban tartja a kapcsolatot a GriffSoft Zrt. munkatársaival Elvégzi az intézményi költségvetések tervezési feladatait, beleértve a személyi juttatási elıirányzatok, a dologi elıirányzatok, valamint az intézményi saját bevételi elıirányzatok részletes számításait is Elkészíti és negyedévente továbbítja a Magyar Államkincstár részére az önkormányzati szintő pénzforgalmi jelentést Elkészíti és negyedévente továbbítja a Magyar Államkincstár részére az önkormányzati szintő mérlegjelentést Elkészíti az intézményeket érintı céltartalékokkal kapcsolatos évközi változásokra vonatkozó elıterjesztéseket Elkészíti a prémium évek programmal kapcsolatos önkormányzati igénybejelentéseket Elkészíti az élelmezési nyersanyag-költségek, valamint az étkezési térítési díjakra vonatkozó elıterjesztéseket, koordinálja az ezzel kapcsolatos végrehajtási feladatokat Elkészíti az évközi költségvetési rendeletmódosítások intézményekre vonatkozó fejezeteit Részt vesz az évközi és évvégi intézményi beszámolók elkészítésében és átvételében Felfekteti és folyamatosan vezeti az önkormányzat tulajdonában lévı ingatlanvagyonról - ideértve a közös tulajdont és a társasház tulajdont is - az ingatlanvagyon katasztert és vezeti a kataszteri naplót Folyamatosan nyilvántartja az ingatlan értékadatokat és évente egyezteti a fıkönyvi adatokkal Teljesíti a vagyonnyilvántartáshoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatást Nyilvántartja az önkormányzat és a polgármesteri hivatal nagy értékő tárgyi eszközeit. 18

19 Feladata az üzemeltetésre, vagyonkezelésre, ingyenes használatra átadott nagy értékő tárgyi eszközök nyilvántartásával, leltározásával kapcsolatos feladatok ellátása Elkészíti a mérleg alátámasztásához szükséges vagyonleltárt, a kis értékő tárgyi eszközök leltározásának kivételével koordinálja a leltározási tevékenységet Éves finanszírozási terv alapján biztosítja az intézmények pénzellátását, részt vesz az önkormányzati kiskincstári rendszer mőködtetésében Az önkormányzat és az önkormányzati intézmények vonatkozásában bejelenti a törzsadattári változásokat a Magyar Államkincstár felé Ellátja az önkormányzat és a polgármesteri hivatal energetikai feladatait Részt vesz a Munkácsy Mihály Múzeum pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásában Adócsoport: Biztosítja a helyi és a központi adójogszabályok érvényesítését Ellátja a helyi adók, a gépjármőadó, a talajterhelési díj, továbbá az adók módjára behajtandó köztartozások nyilvántartásával, elszámolásával, és a végrehajtással kapcsolatos feladatokat Végzi az adók kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, behajtásával, kezelésével, elszámolásával, ellenırzésével és az információszolgáltatással kapcsolatos feladatokat Olyan nyilvántartásokat vezet, amelybıl a fizetési kötelezettség jogcíme, összege, az abban bekövetkezett változás, továbbá a befizetés, az ebbıl számolt késedelmi pótlék, hátralék vagy túlfizetés, bírság, végrehajtási költség megállapítható Ellenırzi az adójogszabályok betartását, adóellenırzést végez, az adóellenırzés során, ha szükséges adóbírságot szab ki. Megindítja a végrehajtási eljárást azzal szemben, aki a jogerısen megállapított fizetési kötelezettségét nem teljesíti Negyedévente adatot szolgáltat a Magyar Államkincstárnak valamennyi adónem vonatkozásában Adatot szolgáltat a költségvetés negyedéves zárásaihoz Ellátja az egyéb adóügyi feladatokat (adó- és értékbizonyítvány, adóigazolás, hatósági igazolás stb.) Ellátja az önkormányzati követelések végrehajtásával kapcsolatos feladatokat Ellátja a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény alapján kiszabott bírságok nyilvántartásával és beszedésével kapcsolatos feladatokat. 19

20 2.4. STRATÉGIAI-FEJLESZTÉSI OSZTÁLY Ellátja az önkormányzat fejlesztéseinek rövidtávú, illetve stratégiai tervezésével kapcsolatos elıkészítı és koordinációs feladatokat Gondoskodik a közgyőlés által jóváhagyott önkormányzati beruházások és az önkormányzati intézményeket érintı felújítások, továbbá a pályázati forrásokból megvalósuló jelentısebb kommunális felújítások végrehajtásáról Ellátja az önkormányzat és a polgármesteri hivatal, illetve szükség esetén az önkormányzati intézmények és gazdasági társaságok közbeszerzéseivel, a közbeszerzési eljárásainak lebonyolításával kapcsolatos feladatokat Ellátja az önkormányzati vagyongazdálkodással, az önkormányzati tulajdonú és önkormányzati résztulajdoni vállalkozásokkal, valamint a lakás- és helyiséggazdálkodással, lakásfelújítással kapcsolatos feladatokat, valamint az ezzel kapcsolatos döntések elıkészítését és végrehajtását Közremőködik a középtávú és éves költségvetési terveket megalapozó elıkészítı munkában. Folyamatosan nyomon követi a jóváhagyott elıirányzatok felhasználását, a kötelezettségvállalásokat és azok teljesítését az e célra készített számítógépes program alkalmazásával Elıkészíti és koordinálja az önkormányzat vagy intézményei részvételével megvalósuló fejlesztésekhez szükséges külsı források megszerzését Az önkormányzat, mint tulajdonos nevében jóváhagyja a földhivatali változási vázrajzokat Beruházási Csoport: Gondoskodik a közgyőlés által jóváhagyott önkormányzati beruházások, az önkormányzat intézményeit érintı felújítások, továbbá a pályázati forrásokból megvalósuló jelentısebb kommunális felújítások végrehajtásáról, a tervezési, kivitelezési és mőszaki ellenırzési feladatok ellátásáról Ellátja az önkormányzat közgyőlésének beruházási szabályzatában rögzített feladatait Közremőködik az önkormányzati fejlesztéseket (beruházásokat) és felújításokat célzó forrásszerzésre irányuló pályázatok mőszaki munkarészeinek elkészítésében, elkészíttetésében Közremőködik a feladatkörébe tartozó beruházások, felújítások közbeszerzési eljárásainak elıkészítésében, elvégzi a közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó pályáztatási feladatokat Nyilvántartást vezet a feladatkörébe tartozó beruházásokkal és felújításokkal kapcsolatos elıirányzatokról, kötelezettségvállalásokról és azok teljesítésérıl, az erre a célra készült számítógépes program alkalmazásával. Elkészíti a feladatkörébe tartozó beruházásokról a kötelezı statisztikai jelentéseket. 20