A KISAPAJI-RÉT VIZES ÉLŐHELY REKONSTRUKCIÓJA

Átírás

1 A KISAPAJI-RÉT VIZES ÉLŐHELY REKONSTRUKCIÓJA NYILVÁNOSSÁG, TÁJÉKOZTATÁSI KÖTELEZETTSÉGEK VÁLSÁGKOMMUNIKÁCIÓS TERV KMOP /A Kecskemét, június 1

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezető Lehetséges válságok meghatározása és elemzése (kockázatelemzés) 3 3. Kommunikációs kezelésük módja Ki fogja kezelni a válságot? Közlemények elkészítése Értékelés

3 1. Bevezető A tájékoztatási és nyilvánosság tevékenységet az NFÜ által kiadott, a Kedvezményezettek Tájékoztató Kötelezettségeiről szóló útmutató alapján végeztük el. A projekt megvalósítása során felmerülő lehetséges kockázatokat illetve válsághelyzetet előidéző tényezőket gondosan számba vettük már a részletes megvalósíthatósági tanulmány kidolgozása során. A projekt megvalósítása során felmerülő kockázatokat ökológiai, műszaki, jogi, társadalmi, pénzügyi-gazdasági és intézményi kategóriák szerint vettük sorra. Megvizsgáltuk ezen kockázatok bekövetkezésének valószínűségét, illetve bekövetkezésük esetén a felmerülő hatást, és annak bekövetkezésének valószínűségét. Az átfogó és részletes kockázatelemzés ellenére azonban fel kell készülnünk olyan előre nem látható körülmények hatására is, amelyek nem tervezhetőek, de negatívan befolyásolhatják a megvalósítást vagy annak egyes részeit. Jelen esetben a gazdasági válság illetve az ország új vezetésének egyelőre nem tisztán látható változásai, hatásai miatt felmerülhetnek olyan újabb tényezők, amelyeket egyelőre nem tudunk biztosan tervezni. A válságkezelésnek azonban, a lehetséges kockázatok felmérésén kívül fontos része a nyilvánosság, azon belül is kiemelten a meghatározott célcsoportok felé történő kommunikáció. Ugyanilyen fontos, hogy a válság kezelésére előre kijelölt felelősök biztosítsák a kifelé történő kommunikációt. A következő fejezetben bemutatott kockázatok kevéssé számszerűsíthetők, mivel egyrészt túl sok, és egyelőre nem ismerhető változók függvénye (pl. várható időjárási körülmények, területen megforduló látogatók, ma nem ismert műszaki, anyagminőségi jellemzők), másrészt a beruházás jellege sem üzleti, vagy termelési jellegű, ahol változó, de tervezhető számokra alapuló lenne a fenntartás. Ezen okok miatt a kockázatok mennyiségi értékelése valós számokra alapulóan nem releváns. 2. Lehetséges válságok meghatározása és elemzése (kockázatelemzés) Kockázatok illetve válsághelyzet mind az előkészítés, mind a megvalósítás, mind pedig a fenntartás időszakában felmerülhetnek, ezeket e különálló, mégis szervesen összefüggő projekt időszakokat külön-külön is szükséges megvizsgálni. A kockázatok ökológiai, műszaki, jogi, társadalmi, pénzügyigazdasági és intézményi kategóriák szerint történt átgondolása alapján a 3

4 következő lehetséges eseményeket vettük számításba a válságkezelési terv kialakításához. Jogi kockázatok az előkészítés során A visszafizetés kockázata a nem kellő szabályosság miatt Ökológiai kockázatok a megvalósítás időszakában: Nem megfelelően motivált, illetve nem megfelelően ellenőrzött, elszámoltatott vállalkozók kiválasztása, így a munka nem kellő gondossággal történő elvégzése A kivitelezések során védett fajok élőhelyének veszélyeztetése A beavatkozások miatt, a bolygatott területen megjelennek a területen nem jellemző, ott tájidennek számító gyomfajok A létrejött fejlesztések megváltoztatják a védendő fajok, populációk viselkedését, élőhelyi viszonyaikat A tervezettnél kisebb a fajlagos papír, áram és vízhasználat csökkenése, és az útiköltség csökkenése Az állami elvonások növekedése munkabér, illetve társasági elvonások terén Az ütemtervben meghatározott időpontok csúszása lebonyolítási okok miatt Pénzügyi-gazdasági kockázatok a megvalósítás időszakában A közbeszerzések során a betervezettnél csak drágább ajánlattevő kerülne akár az árak, akár a kedvezőbb árat adó ajánlattevők formai kiesése miatt kiválasztásra A területeket és létesítmények használatát szabályozó táblák pótlása jelentős költséget jelent A szervezet finanszírozásában, költségeiben beálló változások miatt létszámcsökkentés vagy feladat többlet miatt a projektre fordítható belső kapacitások jelentősen csökkennek Műszaki kockázatok a fenntartási kötelezettség időszakában A kivitelezés előre nem látható pl. talajmechanikai, terület megközelíthetőségi, stb. kockázatai A kivitelezés időszakában előre nem látható, jelentős csapadék akadályozza a földmunkákat és a kivitelezéseket Nem megfelelő kivitelezés miatt jelentkező kockázatok, ahol az ökológiai érdekek kevéssé tudnak érvényesülni, esetleg veszélybe kerülnek 4

5 A műtárgyak állaga a tervezetthez képest gyorsabban romlik Idő előtt romlik a gátak állaga A vízjogi létesítési engedély későbbi meghosszabbítása idején aminek szükségessége a kivitelezés várhatóan későbbre tolódása miatt felmerülhet - új, számunkra kedvezőtlen szabványok a projektben a pályázat szempontjából nem megengedhető változásokat igényelnének A fenntartás időszakában nem számolunk a területek státusát vagy ezeken való beavatkozásaink jogosságát érintő kockázattal. Társadalmi kockázatok a fenntartási kötelezettség során Társadalmi rétegek ellenállása a projektelemek kivitelezése során esetleg elszenvedett kényelmetlenségek miatt Engedély nélküli természetfotósok zavarása a védett fajok fészkelését, életterét, ezáltal a fajok jelenlétét, szaporodását veszélyezteti, a velük való konfliktus ellenérzést szül Külső (kívülálló okok miatt bekövetkező) vagy belső (a működéssel kapcsolatos okok miatt) felmerülő kockázatok áttekintése: Lehetséges külső kockázatok Nem megfelelően motivált, illetve nem megfelelően ellenőrzött, elszámoltatott vállalkozók kiválasztása, így a munka nem kellő gondossággal történő elvégzése A kivitelezések során védett fajok élőhelyének veszélyeztetése Lehetséges belső kockázatok A visszafizetés kockázata a nem kellő szabályosság miatt A tervezettnél kisebb a fajlagos papír, áram és vízhasználat csökkenése, és az útiköltség csökkenése A beavatkozások miatt, a bolygatott területen megjelennek a területen nem jellemző, ott tájidennek számító gyomfajok A létrejött fejlesztések megváltoztatják a védendő fajok, populációk viselkedését, élőhelyi viszonyaikat Az állami elvonások növekedése munkabér, illetve társasági elvonások Az ütemtervben meghatározott időpontok csúszása lebonyolítási okok miatt A területeket és létesítmények használatát szabályozó táblák pótlása jelentős költséget jelent A szervezet finanszírozásában, költségeiben beálló változások miatt 5

6 terén létszámcsökkentés vagy feladat többlet miatt a projektre fordítható belső kapacitások jelentősen csökkennek A közbeszerzések során a betervezettnél csak drágább ajánlattevő kerülne akár az árak, akár a kedvezőbb árat adó ajánlattevők formai kiesése miatt kiválasztásra A kivitelezés előre nem látható pl. talajmechanikai, terület megközelíthetőségi, stb. kockázatai A kivitelezés időszakában előre nem látható, jelentős csapadék akadályozza a földmunkákat és a kivitelezéseket Nem megfelelő kivitelezés miatt jelentkező kockázatok, ahol az ökológiai érdekek kevéssé tudnak érvényesülni, esetleg veszélybe kerülnek A műtárgyak állaga a tervezetthez képest gyorsabban romlik Idő előtt romlik a gátak állaga Társadalmi rétegek ellenállása a projektelemek kivitelezése során esetleg elszenvedett kényelmetlenségek miatt Engedély nélküli természetfotósok zavarása a védett fajok fészkelését, életterét, ezáltal a fajok jelenlétét, szaporodását veszélyezteti, a velük való konfliktus ellenérzést szül 3. Kommunikációs kezelésük módja 6

7 Kommunikációs célcsoportok és elérésük módjának meghatározása A kommunikációs célcsoportok szempontjából jelen projekt esetében elsődleges célcsoportnak tekintendők a helyi gazdálkodók, a területért felelős hatóságok és szakmai szervezetek valamint a beruházás által érintett terület közvetlen közelében élő lakosság. A helyi lakosság illetve a gazdálkodók informálása a válságkezelés alatt kiemelt feladat kell, hogy legyen. Fontos célcsoport és egyben a tervezés és megvalósítás során folyamatosan érintettek az illetékes hatóságok (Közép-Duna-Völgyi Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság, Közép-Duna-Völgyi Környezetvédelmi, Természetvédelmi és Vízügyi Felügyelőség, területileg illetékes szakaszmérnökség) amelyek saját hatáskörben szintén nyilatkozhatnak. A válságmenedzsment kiemelt feladata, hogy vezetőikkel rendszeresen egyeztessen velük, és hangolja össze az információkat. Alapvetően, a kommunikációs feladatok ellátása során minden tevékenység esetében egyeztetünk a Közreműködő Szervezet kommunikációs kapcsolattartójával. Természetesen, ahogy a többi lépésnél, válsághelyzet esetén is egyeztetünk a KSZ-szel, segítségüket kérjük a helyzet minél teljesebb körű rendezése érdekében. Természetesen az országos vagy helyi sajtó, mint a projekt elindításától kezdve információs csatornaként szolgáló felület rendkívül nagy jelentőséggel bír egy esetleges válsághelyzet kialakulásának közvetítésében. Ezért nagyon fontos, hogy a sajtó képviselőivel olyan közvetlen viszonyt alakítsunk ki, melyben biztosítjuk őket a folyamatos, pontos, aktuális tájékoztatásról, illetve közvetlen elérhetőséget biztosítunk számára felmerülő kérdések esetére. Üzenetek meghatározása A Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság elkötelezett a projekt megvalósítása iránt. Pénzügyi problémák megjelenése (kisebb támogatás vagy felmerülő plusz költségek, magasabb árak) esetén is megvalósítja a projektet, tartalék forrást keres és von be szükség esetén. A Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság fontosnak tartja a folyamatos tájékoztatást valamint az együttműködést a projektben érintett célcsoportokkal. A területért felelős hatóságokkal és szakmai szervezetekkel az előkészítéstől a projekt befejezéséig folyamatosan egyeztet. Lehetséges üzenet: Folyamatosan tájékoztatni fogjuk partnereinket, a fejlesztés által érintetteket és a sajtó képviselőit bármilyen új fejleményről. 7

8 Időterv Elsőként a munkatársakat kell tájékoztatni (vezetők, teljes munkatársi kör), mivel ők hiteles információforrásként jelennek meg környezetük felé. Részükre azt is külön meg kell mondani, hogy mit és milyen formában mondhatnak tovább. A közvetlenül érintett többi célcsoportot szintén közvetlenül mi tájékoztassuk, lehetőség szerint elsőként. Fontos, hogy minden célcsoportot rendszeresen tájékoztassuk a válság stádiumáról. A válságot követően demonstráljuk, hogy úrrá lettünk és túlléptünk a válságon. Ezért bármilyen jellegű zavar esetén, amely a megvalósítás során keletkezett, nyílt napot kell tartani. Célcsoportok Elérésük módja Vezetői kör Érintett munkatársak köre Érintett külső szakértők A területért felelős hatóságok és szakmai szervezetek A beruházás által érintett terület közvetlen közelében élő lakosság, helyi gazdálkodók Sajtó, válságtól függően: Szakmai sajtó Regionális sajtó/helyi sajtó Országos sajtó Közreműködő Szervezet Szóbeli vezetői tájékoztatás Írásos kommüniké ( , belső hírlevél) Szóbeli vezetői tájékoztatás Írásos megkeresés, tájékoztatás ( ) Telefon Szóbeli egyeztetés, összehívott projekt megbeszélés Írásos értesítés ( ) Telefon Szóbeli egyeztetés Sajtó A válságot követően: nyílt nap Telefon Sajtóközlemény Szóvivői nyilatkozat Sajtótájékoztató Telefon 8

9 4. Ki fogja kezelni a válságot? A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat meghatározása A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat legalább 4 főből áll: (1) a pályázó szervezet vezetője (KNPI igazgatója), (2) pályázati koordinátor, (3) a kommunikációért felelős munkatárs, (4) a projekt szakmai felelőse. Szükség esetén a pályázó további munkatársai (gazdasági vagy környezetvédelmi szakemberei). A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat tagjainak részletesen ismerniük kell a potenciális válsághelyzeteket és kezelésük (kommunikálásuk) módjait. Krízishelyzetben minden kommunikációs döntés az ő kezükben van. A szóvivő kijelölése és felkészítése A válsággal foglalkozó kommunikációs csapat tagjai közül kerül kijelölésre a szóvivő válságtípustól függően. Kisebb horderejű válságnál a PR vezető, jelentősebb válságnál a helyettes vezető, míg a legkomolyabb válságoknál a szervezet vezetője nyilatkozhat. Szervezeten belül tudatosítani kell, hogy válság esetén ők, és csak ők nyilatkozhatnak, minden befutó kérdést, érdeklődést hozzájuk kell irányítani. 9

10 5. Közlemények elkészítése A meghatározott üzenetek alapján készítjük el a nyilvánosságot tájékoztató közleményeket a o munkatársak számára o a külső piaci környezet felé o a sajtó részére. 6. Értékelés A válság lezárultával a válságkommunikációs munka teljes folyamatának kiértékelése, melynek során az alábbi szempontok alapján vizsgáljuk a válság kezelésének hatékonyságát, eredményét: o Sikerült-e követni és megvalósítani a tervben szereplő lépéseket? o Kézben tartottuk-e a kommunikációs irányítást? o Átmentek-e az üzeneteink? o Volt-e váratlan fejlemény, amit nem tudtunk kezelni? o Milyen visszajelzéseket kaptunk? o A tapasztalatok alapján a terv szükség szerinti módosítása. 10