KOMMUNIKÁCIÓS (CSELEKVÉSI) TERV

Átírás

1 Projekt azonosító: KEOP-5.7.0/ Projekt címe: A miskolci Fényi Gyula Jezsuita Gimnázium és Kollégium energetikai korszerűsítése JÉZUS TÁRSASÁGA MAGYARORSZÁGI RENDTARTOMÁNYA KOMMUNIKÁCIÓS (CSELEKVÉSI) TERV október 1.

2 2 Készítette: Alternatív Energia Centrum Kft. Készítés dátuma: október 1.

3 3 Tartalom Helyzetelemzés... 4 Célok... 4 Célcsoportok... 5 Kommunikációs stratégia... 6 Kommunikációs eszközök... 6 Kommunikációs kockázatok... 9 Válságkommunikációs terv Végrehajtás, értékelés... 13

4 4 Helyzetelemzés A miskolci Fényi Gyula Jezsuita Gimnázium és Kollégium energetikai korszerűsítése projekt kommunikációs terve a projekt megvalósítási szakaszához kapcsolódó nyilvánossági követelményeket és elvégzendő feladatokat tartalmazza. A kommunikációs terv célja, hogy a projektet és annak eredményeit minél többen megismerjék, a kommunikációs eszközök segítségével a projektgazda minél szélesebb körű tájékoztatást nyújtson a szakmai nyilvánosság, a döntéshozók és a célcsoportok számára a megvalósult fejlesztésekről, és arról a tényről, hogy EU támogatásból valósult meg a fejlesztés. A projekt célkitűzése, hogy magas színvonalú infrastrukturális feltételeket biztosítson a Fényi Gyula Jezsuita Gimnázium és Kollégium számára, amely működése így költséghatékonyabbá és fenntarthatóbbá válik. A projekt keretében a fejlesztésbe bevont összesen 7 épület nyílászáróinak teljes körű korszerűsítése valósul meg, valamint 1 épület esetében a padlásfödém, és a padlásteret határoló fal utólagos hőszigetelésére is sor kerül. Ezen célok megvalósulásához elengedhetetlen a célcsoportok és a közvélemény hatékony tájékoztatása a fejlesztésről, illetve a beruházással járó előnyökről. Ez a kommunikációs stratégia alapköve. Célok Stratégiai cél A projekt célkitűzése, hogy magas színvonalú infrastrukturális feltételeket biztosítson a Fényi Gyula Jezsuita Gimnázium és Kollégium számára, amely működése így költséghatékonyabbá és fenntarthatóbbá válik.

5 5 Kommunikációs célok A projekt kommunikációja akkor sikeres, ha a megcélzott célcsoportok tájékoztatása megfelelő, ha a projekt előrehaladására vonatkozó információk korrekt és érthető módon jutnak el a szélesebb nyilvánossághoz. A kommunikációs célok összefoglalva a következők: A projekt megismertetése, ismertségének növelése. A projekt eredményeinek kommunikációja. A projekt műszaki megvalósításának ismertetése, folyamatos nyomon követése. Az Európai Uniós támogatás kihangsúlyozása, a támogatás felhasználásával kapcsolatos információk nyilvánosságának biztosítása. A stratégiai célok hatékony kommunikálása, megfelelő üzenetek eljuttatatása a különböző célcsoportok számára. A környezettudatos szemlélet erősítése. Célcsoportok Lakosság: Az intézmény oktatási körzete. Gazdasági szféra: Nem releváns Egyéb partnerek: Nem releváns Fő üzenetek a célcsoportok számára: a fejlesztés révén az Iskola közvetlenül megtakarításokat, pénzügyi hasznot realizál; a pályázati úton elnyert támogatás nagymértékben javítja az Iskola rentábilis fenntarthatóságát.

6 6 Kommunikációs stratégia A pályázati felhívás, illetve az útmutató a kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségeiről részletesen rendelkezik a kötelezően alkalmazandó kommunikációs eszközökről, azok részletes tartalmi és formai elemeiről. A kommunikációs stratégia fő célja, hogy a célközönség több csatornán keresztül (a modern tömegtájékoztatás minden eszközével), és többféle módon meg legyen szólítva. A nyilvánosságra nagy hangsúlyt kell fektetni a projekt egész időtartama alatt. Projektünk kapcsán az idő függvényében a kommunikációs tevékenység három blokkját azonosíthatjuk. Kommunikációs eszközök 1. Kommunikációs terv A nyertes pályázat előírásaival összhangban a részletes intézkedési és cselekvési program meghatározása, végrehajtása. Célja, hogy tájékoztatást adjon a projekt hosszú és rövidtávú terveiről, meghatározza a projekt üzenetét, a feladatok ütemtervét, a kommunikációs eszközöket. Meg kell határozni a tartalmi és formai elemeket a projekt jellegéhez, a megvalósítás időbeli ütemezéséhez igazodva, szem előtt tartva a horizontális (fenntarthatósági és esélyegyenlőségi) alapelveket. A kommunikációs terv összeállítása során figyelembe kell venni a KEOP Általános pályázati útmutatóban foglaltakat: A kedvezményezett a projekt megvalósítása során köteles a hatályos jogszabályokban meghatározott tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségeknek eleget tenni, a projektről és a támogatásról az ott meghatározott módon és tartalommal információt nyújtani. A tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket a honlapról letölthető "Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei" című dokumentum, valamint az "Arculati Kézikönyv" tartalmazza.

7 7 2. Tájékoztató internetes honlapon Az Iskola meglévő, működő honlapján a projekthez kapcsolódó tájékoztató megjelenítése és folyamatos frissítése a projekt fizikai zárásáig (hasznos információk, fotók, háttéranyagok, közlemények). Illeszkedve az Iskola honlap ( megjelenésének formai és tartalmi világához, valamint a projekt jellegéhez, a kötelező arculati elemek alkalmazásával és a horizontális alapelveket is szem előtt tartva. 3. Sajtóközlemény a projekt indításáról, sajtómegjelenések összegyűjtése Sajtóközlemények, jelentések, tartalmak összeállítása és eljuttatása cél és lista szerint. A sajtóközlemények elkészítésével biztosítani lehet a hiteles és többszöri tájékoztatást a támogatást nyert projekttel kapcsolatban. Az esetleges sajtómegjelenések összegyűjtése, elektronikus és papíralapú adattárolása szintén elengedhetetlen része a feladatnak. 4. A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése A beruházás indulásakor B típusú tábla legyártása és biztonságos elhelyezése a projekt helyszínén az Arculati kézikönyv -ben előírtaknak megfelelően. A helyszínre kihelyezett projekttábla célja tájékoztatni a nyilvánosságot, hogy milyen beruházás fog megvalósulni az adott helyszínen, mennyi támogatás van a tervezett projektre, illetve, hogy az Európai Unió támogatásával teljesül a beruházás. 5. Fotódokumentáció készítése A projekt megvalósítása során szükséges a fotódokumentáció készítése, ami a projekt tartalmi, vagy vizuális szempontból jelentős eseményei, illetve lőrehaladási pontjaihoz igazodva kell végezni. A dokumentáció papír és elektronikus tárolással kerül rögzítésre, megőrzésre és archiválásra.

8 8 6. Sajtóközlemény a projekt zárásáról, a sajtómegjelenések összegyűjtése Sajtóközlemények, jelentések, tartalmak összeállítása és eljuttatása cél és lista szerint. A sajtóközlemények elkészítésével biztosítani lehet a hiteles és többszöri tájékoztatást a támogatást nyert projekttel kapcsolatban. Az esetleges sajtómegjelenések összegyűjtése, elektronikus és papíralapú adattárolása szintén elengedhetetlen része a feladatnak. 7. TÉRKÉPTÉR feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal TÉRKÉPTÉR feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal - szöveges és vizuális tájékoztatás a hivatalos pályázati felületen. 8. A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése: A beruházás zárásakor D típusú tábla legyártása és biztonságos elhelyezése a projekt helyszínén a KTK2020-ban előírtaknak megfelelően. A helyszínre kihelyezett projekttábla célja tájékoztatni a nyilvánosságot, hogy milyen beruházás valósult meg az adott helyszínen, mennyi támogatásban részesült a projekt, illetve, hogy az Európai Unió támogatásával teljesült a beruházás.

9 9 Kommunikációs kockázatok A nyilvánosság biztosítása kapcsán felmerülő kockázatok és azok kezelési módja Kockázat Valószínű- Hatás Kezelés módja ség A beruházás indulásakor és zárásakor a helyszínen elhelyezésre kerülő, a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése vagy elhelyezése késik. A szerződött partnerrel közösen a pontos időpontok meghatározása. Szükség esetén a piac más szereplőinek azonnali bevonása, partneri kapcsolatok igénybevétele. A helyszínen kihelyezett projekttábla nem az Arculati kézikönyv -ben előírtaknak megfelelő. Az Arculati kézikönyv -ben előírtaknak megfelelő paraméterek meghatározása. Szükség esetén a piac más szereplőinek azonnali bevonása, partneri kapcsolatok igénybevétele. A médián keresztül félreérthető, hibás, rosszindulatú megjelenés történik a projekttel kapcsolatban. erős A sajtóval nyílt, kétoldalú kapcsolat kialakítása. Sajtóközleményekkel haladéktalanul pontosítani, javítani kell az információt, csökkenteni kell az információtorzulást. A honlapon, TÉRKÉPTÉR-en nem az előírtaknak megfelelő, kevés, vagy hibás információ jelenik meg a projektről; késés mutatkozik az információk, adatok közzétételében. Az Arculati kézikönyv -ben előírtaknak megfelelő tartalmi és formai paraméterek meghatározása. Szükség esetén a piac más szereplőinek azonnali bevonása, partneri kapcsolatok igénybevétele.

10 10 Válságkommunikációs terv A projekt megvalósítása kapcsán felmerülő kockázatok és azok kezelési módja Kockázat Valószínű- Hatás Kezelés módja ség Előre nem tervezett, váratlan események következtében felmerülő többletmunkával kap- erős A projekt finanszírozási tervezése során előzetes tartalék képzése. csolatos költségek. A tervezés során körültekintő és folyamatos egyeztetésre van szükség. A váratlan Előre nem látott, kivitelezést hátráltató esemény. erős kiadásokra költségek elkülönítése. A váratlan helyzetekhez való rugalmas alkalmazkodás, és a gyors beavatkozás hangsúlyozása. A projektmenedzsment tagok hatáskörét A projekt megvalósításában résztvevők túllépik a projektben gyenge egzakt, mindenki számára érthető módon rögzíteni kell. megjelölt hatáskörüket. Folyamatos monitoring és beszámolási kötelezettség. A professzionális projekttervezés és dokumentálás mellett az egyszemélyi függőség csökkenthető. A projekt időintervalluma lehetőséget ad arra, hogy a sze- A projektben érintett kulcsemberek kiválnak a projektből (pl. betegség miatt). replők és a kompetenciák a kulcsfontosságú terülteken átjárható struktúrát alkossanak. Gondoskodni kell a megfelelő helyettesek munkába állásáról, akik részt tudnak venni és helyettesíteni tudják a kulcsembereket.

11 11 A projektben érintettek a projekttervekkel összhangban történő megvalósítás ér- A projektben résztvevők a pro- dekében rendszeres megbeszéléseket jekt megvalósítása során nem tesznek eleget az általuk vállalt tartanak, ahol beszámolnak az általuk végzett feladatokról, megosztják tapasz- feladatoknak. talataikat és a megfelelő megoldási módot megtalálva gondoskodnak az előre látható problémák kezeléséről. A beruházás során jelentkező, a Megfelelő tájékoztatás és kommunikációs társadalomra kiható problémák, kellemetlenségek a lakosság el- terv készítése, a lakosság igényeit kielégítő kiváló minőségű, magyarázatot adó, lenérzését váltják ki. sokoldalú tájékoztatás. Szakértő, projekt lebonyolításban tapasz- Koordináció és folyamatos kapcsolattartás hiánya a projekthez kapcsolódó intézmények (pl. hatóságok) és a menedzsment csapat közt. talattal rendelkező projektmenedzsment szervezet kiválasztása, az érintett szervezetekkel való hatékony és rendszeres kapcsolattartás. A hatékony, kétoldalú, rendszeresebb kapcsolattartás mint fő cél hangsúlyozása. A projektmenedzsment folyamatosan kövesse nyomon a projekt előrehaladását, A projekt nem készül el határidőre. számoltassa be a műszaki ellenőrt stb. A folyamatos nyomon követés kommunikációja. Felmerült váratlan akadályok esetén a szakértői magyarázat hangsúlyozása. Folyamatos ellenőrzés és a kivitelező be- A projekt nem abban a minőségben, formában készül el, mint a tervezett. számoltatása a kivitelezés során. A folyamatos nyomon követés kommunikációja. Felmerült váratlan akadályok esetén a szakértői magyarázat hangsúlyozása.

12 12 A közbeszerzések előkészítése és lefoly- A közbeszerzések időben elhúzódnak vagy más hátráltató tényezők merülnek fel. tatása közbeszerzési szakértő bevonásával. A közbeszerzéseket lebonyolító szakértők kompetenciájának és tapasztalatának hangsúlyozása. A válsághelyzetben kiadott sajtóközlemények, nyilatkozatok során hangsúlyozni kell: a gondos projekttervezés ellenére előre nem látható külső körülményeket; a megoldásra tett eredményes erőfeszítéseket; a további folyamatos tájékoztatást; a projekt ütemtervének ésszerű módosítását (vagy az eredeti ütemtervhez való ragaszkodást); valamint a projekt céljainak változatlan mértékben való megvalósítását. A projekttel kapcsolatos legjelentősebb kockázati tényező: csúszások a beruházásban. Az időjárás, a közbeszerzési eljárás elhúzódása, a beszállítói oldal késedelme, az esetlegesen felmerülő likviditási nehézségek mind hozzájárulhatnak ahhoz, hogy az előzetes ütemtervtől eltérjen a kivitelezés.

13 13 Végrehajtás, értékelés A kommunikációs terv sikeres és eredményes végrehajtásáért a projektmenedzsment szervezet és a nyilvánossági tevékenységek végrehajtásával megbízott szakértő felel, amelyet egy cég fog össze. A kommunikációs terv végrehajtása során fontos a folyamatos monitoring biztosítása. A kommunikációs kampány szakaszainak lezárásakor megtörténik az addigi kommunikációs tevékenység kiértékelése, melynek célja egyrészt az oktatási területen élőkre, a dolgozókra, a projektben résztvevőkre gyakorolt kommunikációs összhatások vizsgálata, másrészt a konkrét marketingakciók hatékonyságának vizsgálata. A kommunikációs kampány teljes időintervallumában fontos kontrollálni a tervben szereplő célcsoportok elérését, megvizsgálni a felhasznált eszközök, módszerek, ráfordítások arányait.