Beszerzési teljesítményértékelés felmérés

Átírás

1 Beszerzési teljesítményértékelés felmérés Mi változott 2015 óta? Hogyan tovább? Werle Zoltán SAP NOW konferencia, Siófok szeptember 11

2 Az IFUA átfogó beszerzési teljesítménymenedzsment megközelítése a következő hat területet érinti A beszerzési terület céljai a beszerzési stratégiából kerülnek meghatározásra, lebontásra, illetve visszamérésre a célokhoz illeszkedő mérőszámok mentén. A célok és mutatószámok részét képezik a funkcionális tervezésnek és beszámolásnak. Teljesítménymérés Beszerzési stratégia Beszerzés 4.0-ra vonatkozó kérdések (2017) A beszerzési stratégia a vállalati stratégiából kerül levezetésre, a rövid-, és középtávú célok világosan definiáltak, egyfajta stratégiai térképként funkcionálnak. A beszállítók a vállalati szintű kockázat kezelés és üzletfejlesztés integráns részeként kerülnek kiválasztásra, értékelésre és fejlesztésre egy keresztfunkcionális döntési ciklus során. A szállítói know-how már a termékfejlesztés kezdeti szakaszára hatással van. A beszerzéssel foglalkozó munkatársakkal szembeni növekvő elvárások mint a nemzetközi szemlélet, a kereszt-funkcionális csapatokban való részvétel, és Szállító-, és kockázatmenedzsment a növekvő komplexitás kezelése átfogó kompetencia menedzsment részeként kerülnek fejlesztésre. Munkatársi kvalitások Beszerzési szervezet és folyamatok Kategória menedzsment A beszerzési kategóriákat és azokon belül az anyagcsoportokat a vállalat termék és szolgáltatás-portfóliója mentén kereszt-funkcionális team-ek alakítják ki és optimalizálják. Nemzetközi standardok alkalmazása esetén széleskörű összehasonlításra nyílik mód. A beszerzési szervezet nemzetközi best practice-k mentén kerül kialakításra, megfelelve az értéklánc sajátosságainak. A beszerzési és számlafeldolgozási folyamatok egyszerűek és hatékonyak, a stratégiai és működési folyamatokhoz illeszkednek. 2

3 A kérdőíves felmérésben résztvevő vállalatok megoszlása a TOP 7 iparág szerint A felmérésben részt vevő vállalatok iparágak szerinti megoszlása Autógyártás és autóipari beszállító Egyéb 12% 12% 17% Élelmiszerek és italok Kereskedelem 10% 10% 17% Bank / biztosító / pénzügy Telekommunikáció 8% 8% 25% Vegyipar / olajipar / gázipar 8%

4 1. Beszerzési stratégia A kérdőívet kitöltő vállalatok 64%-ának a hatékonyság a legfontosabb szempont a beszerzési stratégiára épülő működésben Működési súlypontok Mik a súlypontok a beszerzési stratégiára épülő működésben? % 12% 46% 21% 14% 2% 9% 9% 23% 7% 21% 36% 4% 6% 14% 54% 13% 63% 19% 40% 29% 53% 43% 71% 64% 24% 57% 23% 14% 36% 16% 20% 22% 25% 17% 2% 2% 5% 57% Hatékonyság Költség Minőség Kockázat Innováció Legkevésbé fontos Kevésbé fontos Közepes fontosságú Nagyon fontos Legfontosabb 4

5 1. Beszerzési stratégia A vállalatok ma és a jövőre nézve is az áringadozást értékelik a legnagyobb kockázatnak Beszerzési rizikó értékelése Az alábbi kockázatokat hogyan értékeli ma és a jövőre nézve? Áringadozások Árfolyam ingadozások Vállalati csődök Geopolitikai változások 12% 50% % 12% 54% 67% 52% 23% 38% 48% 42% 2% 42% 54% 8% 36% 8% 58% 15% 31% 25% 25% 32% 6% 46% 8% 28% 6% 33% 28% 16% 4% 38% 32% 14% 6% 33% 25% 50% 6% 46% 52% 4% 33% 31% 23% 33% 17% Ma Jövőre nézve Ma Jövőre nézve Ma Jövőre nézve Ma Jövőre nézve Magas kockázat Inkább magas kockázat Nem hiszem, hogy van ilyen kockázat Nincs ilyen kockázat 5

6 1. Beszerzési stratégia A vállalatok 21%-a nem kommunikálja a beszerzési stratégiát vállalaton belül A beszerzési stratégia kommunikációja A beszerzési szervezet kommunikálja-e a beszerzési stratégiát a vállalaton belül? A beszerzési szervezet kommunikálja a beszerzési stratégiát a vállalaton belül, roadshow, intranet és vállalati utasítás formájában. 26% A beszerzési szervezet részben kommunikálja a beszerzési stratégiát a vállalaton belül, roadshow és intranet formájában. 16% A beszerzési szervezet részben kommunikálja a beszerzési stratégiát a vállalaton belül, roadshow formájában. 37% A beszerzési szervezet nem kommunikálja a beszerzési stratégiát a vállalaton belül. 21% 6

7 1. Beszerzési stratégia A vállalatok több mint fele nem rendelkezik beszerzési stratégiai térképpel Beszerzési térkép alkalmazása Készül-e beszerzési stratégiai térkép, megtörténik-e annak akciókra és mérőszámokra való lebontása, és azok rendszeres visszamérése? A vállalat rendelkezik beszerzési stratégiai térképpel, megtörténik annak akciókra és mérőszámokra való lebontása, továbbá azok rendszeres visszamérése. 32% A vállalat rendelkezik beszerzési stratégiai térképpel, megtörténik annak akciókra és mérőszámokra való lebontása, azonban a vállalat nem alkalmaz rendszeres visszamérést, ellenőrzést ezek alapján. 5% A vállalat rendelkezik beszerzési stratégiai térképpel, de nem történik meg annak akciókra és mérőszámokra való lebontása. 11% A vállalat nem rendelkezik beszerzési stratégiai térképpel. 53% 7

8 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 38%-a nem használ elektronikus rendszereket sem a tenderek lebonyolításához, sem az automatikus rendelésfeldolgozáshoz Szállítókiválasztási és szerződéskötési folyamat elektronikus támogatása Használnak-e a szállítókiválasztási és szerződéskötési folyamatban elektronikus megoldásokat? A tendereket nem elektronikus rendszereken bonyolítják le. 38% 52% A tendereket csak részben és csak a vevő kérésére bonyolítják elektronikusan 13% 15% A nagy tendereket elektronikus rendszereken bonyolítják. 25% 24% Minden tendert elektronikusan bonyolítanak le és archiválnak. 9% 25%

9 A teljesen digitalizált és az intelligens beszerzési funkcióhoz vezető út kezdetét négy technológia alkotja A beszerzésben megjelenő, feltörekvő technológiák áttekintése M2M Kommunikáció Nyitott Innováció Virtuális Valóság Okos Algoritmusok Automata Folyamatok 3D Nyomtatás Crowd Sourcing Felhőalapú IT Megoldások Mobil Technológiák Riporting 2.0 Big Data & Elemzés A felhőalapú technológia lehetővé teszi az alkalmazások, a platformok és a közösségi média közötti azonnali integráció lehetőségét a vállalatok méretéhez és szükségletéhez mérten A mobil technológiák hozzáférést biztosítanak a beszerzési vezetőknek és a munkafolyamokban résztvevő alkalmazottaknak, valamint bárhol, releváns és valós idejű kulcs-adatokat adnak A költésadatok elemzésére és megjelenítésére szolgáló új módszerek és az értékesítés tervezés kombinációja, az innovatív beszámolók és forgatókönyv elemzések alapját képezi A Big Data és a prediktív elemzés lehetővé teszi a stratégiai vevők számára, hogy tovább bővítsék információikat az árakról, a beszállítókról és az ellátási lánc potenciális kockázatairól A mobil technológiák széles iparági használata még nem megalapozott teljes mértékben Manapság a KKV-k körében nem túl gyakori mobileszközök használata Egy harmonizált, vállalati szintű költés kocka (Spend Cube) továbbra is kihívást jelent több KKV számára Beszerzésben a Big Data& Elemzés használatához továbbra is hiányoznak a kreatív felhasználói esetek Az új technológiák és módszerek potenciálja továbbra sincs teljesen kihasználva 9

10 Beszerzés 4.0-ra vonatkozó kérdések A vállalatok 71%-a jelenleg is használ ERP rendszert beszerzési célokra ERP rendszer beszerzési célokra Tervezik ERP rendszer bevezetését beszerzési funkcionalitással a vállalat számára? Professzionális S2C platformok Használnak-e professzionális platformokat a Source-to- Contract (S2C) folyamatok során? 7% 14% 15% 7% 23% 46% 71% 15% Igen tervezzük, az elkövetkező 2 éven belül. Igen tervezzük, az elkövetkező 5-10 évben. Jelenleg is használunk. Nem tervezzük. Az S2C folyamat manuálisan ( , levél) történik Az S2C folyamat részlegesen elektronikusan történik: csak e-aukció Az S2C folyamat részlegesen elektronikusan történik: csak e-rfx Minden ajánlat professzionális online platformon van kezelve és tárolva. 10

11 Beszerzés 4.0-ra vonatkozó kérdések A vállalatok 69%-a még nem rendelkezik digital roadmappel Digital roadmap Rendelkeznek meghatározott ütemtervvel (digital roadmap) a beszerzési digitalizáció kapcsán? Költségvetés áll rendelkezésre a kezdeményezések nyomon követésére, amelyek a beszerzésen belüli digitalizálásra összpontosítanak. A kialakított ütemterv a célzott modellt és a beszerzésen belüli digitalizálással kapcsolatos konkrét kezdeményezéseket veszi figyelembe. Az első kezdeményezések megkezdődtek. 36% Költségvetés áll rendelkezésre a kezdeményezések nyomon követésére, amelyek a beszerzésen belüli digitalizálásra összpontosítanak. Az első kezdeményezések megvitatás alatt állnak. 21% Vannak első gondolatok a digitalizált beszerzési funkciókról. 29% Nincs olyan kezdeményezés, amely a beszerzési digitalizációra összpontosítana. 14% 11

12 A vállalatok kétharmada már felhőalapú szolgáltatást használ, vagy tervezi annak bevezetését Felhőalapú IT megoldások Használnak felhőalapú IT megoldásokat beszerzési folyamatokban? Beszerzés 4.0-ra vonatkozó kérdések Vállalatunk jelenleg is alkalmaz felhőalapú szoftver megoldásokat a beszerzés területén. 36% Az elkövetkező 2 évben szeretnénk felhőalapú technológiai szoftver megoldásokat bevezetni. 14% Az elkövetkező 5 évben szeretnénk felhőalapú technológiai szoftver megoldásokat bevezetni. 14% Nem, vállalatunk saját szerver használatát preferálja. 36% 12

13 A vállalatok meglepően alulértékelik a Big Data&Advanced Analytics lehetőségeit A digitalizált beszerzés négy pillére A teljesen digitalizált beszerzés létrejöttét az alább felsorolt 4 fő technológia támogatja. Kérjük, tegye fontossági sorrendbe őket. Beszerzés 4.0-ra vonatkozó kérdések 21% 7% 21% 14% 43% 50% 21% 36% 29% 0% 50% 21% 14% 14% 50% 7% Riporting 2.0 Felhő alapú IT megoldások Big Data & Advanced Analytics Mobil technológiák 13 Legkevésbé fontos Kevésbé fontos Nagyon fontos Legfontosabb

14 2. Kategóriamenedzsment A megkérdezett vállalatok 67%-ánál strukturálják a költést beszerzési kategóriák szerint, és a kategóriák konzisztensen használatban vannak Kategóriastruktúra megléte Létezik olyan kategóriastruktúra, amely szisztematikusan osztályozza a beszerzésre kerülő anyagokat, eszközöket és szolgáltatásokat? Kategóriánkénti beszerzési stratégia A beszerzett kategóriákra vonatkozóan létezike kategóriánkénti beszerzési stratégia? A kategóriák elérhetők és konzisztensen használatban vannak. Rendszeresen felülvizsgálják az igényeket, hogy a létező struktúrát azokhoz szabják. 32% Igen 23% A kategóriák elérhetők és konzisztensen használatban vannak. 35% Léteznek kategóriák, de nincs konzisztens nyilvántartás a teljes beszerzési folyamatra. 23% Részben 58% Nem létezik semmilyen kategóriastruktúra. 10% Nem 19% Kategóriák tervezése több szakterületet felölelő csoportokban A kategóriák tervezése több szakterületet felölelő csoportokban történik? A stratégiát és az intézkedéseket is felülvizsgálják? Nincsenek több szakterületet felölelő csoportok. A szakrészlegekkel való kommunikáció esetleges és nem fókuszál a kategóriastratégiára. Kategóriamenedzsment teamek léteznek a beszerzési területen. Nincsenek rendszeres megbeszélések és nem történik meg a kategóriastratégiák kiigazítása. Több szakterületet felölelő kategória menedzsment teamek vannak. Jellemzőek a rendszeres megbeszélések a kategóriák kiigazítására, de nem jellemző a holisztikus szemlélet és a teljes integráció a beszerzési stratégiával. A beszerzési munkatársak teljesen integrálva vannak kategória menedzsment teamekbe és jellemzőek a rendszeres megbeszélések több szakterületet felölelő teamekben a kategória stratégia optimalizálása érdekében. A kategória stratégia a 7% beszerzési stratégiához illeszkedik % 38% 35%

15 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 87%-nál van formális beszerzési szervezet, 73%-nál pedig a stratégia és operatív tervezés is elválik Formális beszerzési szervezet Van az Ön vállalatánál formális beszerzési szervezet? Stratégiai és operatív beszerzés elválása Van tiszta választóvonal a stratégiai és operatív beszerzés között? Ezt figyelembe veszik a beszerzési munkatársak közötti munkamegosztásban? Igen (87%) 30% Elválik (73%) 35% 4% 57% 35% Nem (13%) 13% Nem válik el (27%) 27% Van, center-led (központ által irányított) Van, központosított beszerzés Nincs, decentralizált beszerzés Van elválasztás, munkaköri leírásban tisztán definiált elválás, funkcionális elhatárolás a stratégiai és operatív beszerzés között Van elválasztás, minden munkavállaló adott ideig dolgozik stratégiai tevékenységeken Van elválasztás, de a kapacitástényezők elsőbbsége a napi működésben Nem válik el, napi működés valósul meg 15

16 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 31%-ában a beszerzési vezető közvetlenül az ügyvezető igazgatónak / igazgatóságnak riportol és annak tagja is Riportolás a beszerzési szervezet vezetője által A beszerzési szervezet vezetője közvetlenül az ügyvezető igazgatónak, igazgatóságnak riportol? A beszerzési vezető rendszeresen részt vesz a releváns felsővezetői megbeszéléseken? A beszerzési vezető alkalmanként vesz részt a menedzsment megbeszélésein. 28% A beszerzési vezető a menedzsment bizottság rendszeres tagja. 22% A beszerzési vezető a felsővezetés aktív tagja. 19% A beszerzési vezető közvetlenül az ügyvezető igazgatónak / Igazgatóságnak riportol, és tagja is ennek a bizottságnak. 31% 16

17 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 64%-ánál nincs a beszerzésnek honlapja vagy központi információforrása sem az interneten, sem az intraneten Beszerzés elérhetősége a honlapon A beszerzésnek van önálló honlapja az intraneten vagy az interneten? 64% Nincs a beszerzésnek honlapja vagy központi információforrása sem az interneten, sem az intraneten. 15% A beszerzés honlapját folyamatosan frissíti egy arra kijelölt személy. 13% A beszerzésnek van elérhető honlapja. 8% A releváns beszerzési témákat a globális beszerzési hálózatba kapcsolják. 17

18 4. Szállítómenedzsment A vállalatok 54%-ában egyértelműen a beszerzés a szállítókiválasztás folyamatának gazdája Beszerzési szervezet bevonása a beszállító kiválasztásába Mennyire vonják be a beszerzési szervezetet a beszállítók kiválasztásába? Bevonják (98%) Nem vonják be (2%) 28% 54% 16% 2% Több területet felölelő döntéshozó bizottság felel a beszállítók kiválasztásáért A beszerzés a beszállítókiválasztás folyamatának gazdája. A beszerzés csak támogató szerepet lát el egy beszállító kiválasztásánál A beszerzést nem vagy csak esetlegesen vonják be. Szisztematikus beszállítóértékelő folyamat Létezik egy szisztematikus beszállítóértékelő folyamat? Használnak standardizált eszközöket a beszállítók értékelésére? Az értékelési folyamat nincs meghatározva. 24% Beszállítóértékelés eredményeinek kommunikálása Az értékelés eredményeit kommunikálják? Ha igen, milyen formában? Az eredményeket alkalmanként kommunikálják a beszállítók felé 63% Az értékelési folyamat egy meghatározott folyamat szerint zajlik 41% Az értékelt beszállító azonnal értesítést kap az értékelés eredményéről, eredményeket vállalaton belül bemutatják 19% A folyamatot a saját szervezeti egységre adaptáltuk és teljesen integráltuk. Az értékelés minősége biztosított. Folyamatot folyamatosan adaptáljuk a változó kondíciókhoz 20% 16% Az értékelés eredményeit egy több területet felölelő csapat átbeszéli a kiválasztott beszállítóval Az értékelés eredményeit a menedzsmentet is bevonva beszélik át a kiválasztott beszállítóval 2% 17% 18

19 5. Tréning és képzés A vállalatok 82%-ánál vannak beszerzési munkatársi tréningek, azonban a vállalatok 61%-ában ezek alkalmankénti tréningek Beszerzési munkatársi tréningek Rendelkezésre állnak tréningek a beszerzésen dolgozó munkatársak számára? Beszerzési munkatársi tréningek Milyen tréningeken vesznek részt a beszerzésen dolgozó munkatársak? 17% 4% Szakmai tréningek 17% 57% 17% 9% Van (82%) 61% Készségfejlesztő tréning 29% 42% 25% 4% Kommunikációs tréning 31% 54% 2% 13% Nincs (18%) 18% Csapatfejlesztő tréning 28% 32% 26% 15% Egyéni fejlődési tervek vannak kialakítva munkavállalókra szabva Egyéni / team coaching 58% 29% 11% 2% Strukturált tréningprogram a beszerzési terület minden munkavállalójának Alkalmankénti tréningek A beszerzés számára nincsenek tréningprogramok Soha Eseti jelleggel Évente egyszer Évente többször 19

20 6. Teljesítménymérés A vállalatok 90%-a állít elő jellemzően költség és megtakarítás fókuszú - riportokat, de csupán 28%-uk esetében készíti ezt beszerzési kontroller Riportelőállítás Ki állít elő riportokat és milyen gyakorisággal? Riport fókuszterületek A riportoknak mik a fókuszterületei? Van (90%) 28% 56% Költség, megtakarítás 38% Nincs (10%) 24% 10% 19% Folyamati hatékonyság, megtakarítás, elégedettség A riportokat a beszerzéscontrolling készíti, heti/havi rndszerességgel. A riportokat minden beszerző munkatárs maga készíti, het/havi rendszerességgel. A riportokat minden beszerző munkatárs maga készíti, igény esetén. Nincsenek riportok. 17% 8% Minőség, megtakarítás, elégedettség Folyamati hatékonyság, megtakarítás, elégedettség, rizikó 20

21 A jövő nem ad alternatívát A beszerzési funkció szerepe erősödik a vállalati értékteremtésben Erősödik a folyamatokra kiterjesztett automatizáció A beszerzési funkcióra fordított költség csökken Hogyan tovább? A beszerzési funkció rétegekben valósul meg A beszerzés erősíti a partnerséget a szállítókkal és a belső ügyfelekkel Erősödik a data driven operation iránti igény 21

22