FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram

Átírás

1 FELHASZÁLÓ KÉZKÖYV Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram - Első kiadás 2008

2 Jogvédelem a szerzői jogról szóló rendelkezések copyright Kulcs-Soft Számítástechnika Zrt. Minden jog fenntartva! Ezen szoftvertermék az őt alkotó részelemek együttesét tekintve képviseli a jogvédelem alá eső termék fogalmát. A termék elemei közé tartozik minden, a termék megvásárlásakor a felhasználó birtokába az ellenérték fejében juttatott fizikai és szellemi produktum. Ezen szoftvertermék elemei közé tartozik kizárólagosság nélkül: a szoftvert mint szellemi terméket fizikálisan kézzelfoghatóvá és ezáltal használhatóvá tévő adattároló eszköz; a Felhasználói Kézikönyv; a szoftverhez járó egyedi azonosító-kód (termékszám); az elemeket tartalmazó termékdoboz. A szoftvertermék egészére és elemeire vonatkozóan is: copyright. A szoftvertermék egésze és elemei is a Kulcs-Soft Számítástechnika Zrt. (továbbiakban: Kiadó) tulajdonát képezik, ideértve, de ezzel mást nem kizárva, az utólagos és egyéb felhasználásra vonatkozó jogokat. Tilos tehát a szoftvertermék egészét vagy elemeit a Kiadó írásos engedélye nélkül továbbadni, sokszorosítani, a vásárláskor kapott formátumokon kívül más formában tárolni, reprodukálni. Tilos továbbá a szoftver belső felépítését elemezni, visszafejteni, a termék vásárlásakor engedélyezett módokon kívül telepítését elvégezni. A szoftverterméket az általános szerzői jogok védik a hazai és nemzetközi piaci forgalomban.aki (magánszemély vagy szervezet) a fenti rendelkezések ellen vét, az a mindenkori érvényes jogszabályoknak megfelelően törvényi felelősségre vonható, ellene büntetőeljárás kezdeményezhető! Jelen Felhasználói Kézikönyvben előforduló adatok, példák kitaláltak, hacsak ennek ellenkezőjére kifejezett utalás nem történik. A Kézikönyvben szereplő információk külön értesítés nélkül változhatnak.a Kiadó garantálja, hogy a termék alapvetően az e dokumentációban foglaltak szerint fog működni. Mindennemű valós vagy vélelmezett garancia érvényesítése a licencszerződésben foglalt feltételek szerint lehetséges.a Kiadó nem vállal felelősséget a program által indirekt módon okozott hibákért, anyagi vagy morális veszteségért, üzleti haszon elmaradásáért vagy üzleti információk elvesztéséért. Készült a Kulcs-Soft megbízásából Jelen dokumentum a Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram október/4 verzió alapján készült. Budapest, 2008.

3 Tartalomjegyzék 3 Tartalomjegyzék Fejezet Tárgymutató Tematikus összefoglalók - Excelimporter 5 mportálandó adatok előkészítése mportálási folyamat Melléklet

4 Fejezet

5 Tematikus összefoglalók - Excelimporter 1 5 Tematikus összefoglalók - Excelimporter A Bér-Excelimporter egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi a foglalkoztatottak és jogviszonyaik alapadatainak Excel állományból történő importálását, a Kulcs-Soft Bérprogramjába. Az importálandó adatok összeállítása és maga az importálás is megfelelő körültekintést igényel, annak ellenére, hogy az alkalmazás végigvezeti a felhasználót a folyamaton és tájékoztatást nyújt annak fázisairól is. Az adatállomány összeállításában és az importálás lebonyolításában is bizalommal ajánljuk szakértő Ügyfélszolgálatos kollégáink segítségét! (Elérhetőségek: (06 1) , ugyfelszolgalat@kulcs-soft.hu) 1.1 mportálandó adatok előkészítése A segédprogram az egyeztetett oszlopok meglétét feltételezi a kiinduló Excel állományban. A Program Files/Common Files/Kulcs-Soft minta-táblázat: Kulcs-Bér 2008 mport.xls néven. mappában található egy Az importálandó adatokat ennek a minta-táblázatnak egy másolati példányába kell feltölteni, mivel ez az állomány minden programfrissítéskor lecserélődik, így biztosítva, hogy szerkezete mindig megfeleljen a program által használt adatbázis követelményeinek. Ebben az állományban található, hogy melyik cellához melyik adatmező tartozik. A következő összefoglaló táblázat a minta-állomány szerkezetéről ad áttekintő magyarázatot.

6 6 Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram Excel oszlo p Mező megnevezés A Vezetéknév B Keresztnév C Születési vezetéknév D Születési keresztnév alfanumerikus pontosan 10 Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre E Adóazonosító Kötelező Egyéb megkötések mező (/) F TAJ-szám alfanumerikus pontosan 9 G Anyja születési neve alfanumerikus max. 100 H Születési dátum dátum (ÉÉÉÉ.HH.) Születési ország alfanumerikus max. 100 J Születési hely K em numerikus (1: ffi, 2: nő) L Állampolgárság alfanumerikus max. 100 M Előnév Családi állapot numerikus (1,2,3,4,5) Megjegyzés alapértelmezett: Magyarország alapértelmezett: magyar lásd: Melléklet

7 Tematikus összefoglalók - Excelimporter O rányítószám alfanumerikus max. 10 P Város Q Közterület alfanumerikus max. 100 R közterület jellege alfanumerikus max. 20 S Házszám alfanumerikus max. 10 T Épület alfanumerikus max. 5 U Lépcsőház alfanumerikus max. 5 V Emelet alfanumerikus max. 5 W Ajtó alfanumerikus max. 5 X Terület Y Ország alfanumerikus max. 100 Z Telefon/fax: Ország alfanumerikus max. 5 AA Telefon/fax: Körzet alfanumerikus max. 4 AB Telefon/fax: Telefonszám alfanumerikus max. 8 AC Telefon/fax: Mellék alfanumerikus max. 6 AD Pénztárkód Egy alfanumerikus max alapértelmezett: Magyarország Állítsuk át az oszlop

8 8 Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram (MYP pénztárkód) ütt köt ele ző cella formátumát Szövegre AE Belépés dátuma dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AF yugdíj kezdete AG yugdíj típusa AH Bank (kód) A Bankszámlaszá m AJ Jogviszony kezdete dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AK Határozott idejű munkaviszony alfanumerikus max. 1 (/) alapértelmezett: numerikus közös törzsek Foglalkozási viszonyok Kod mezőjével megegyezik numerikus közös törzsek Munkerend Kod mezőjével megegyezik Egy ütt köt ele ző dátum (ÉÉÉÉ.HH.) numerikus lásd: Melléklet (apeh kóddal megegyezik) Egy ütt köt ele ző numerikus közös törzsek Bank adatok Kod mezőjével megegyezik alfanumerikus max. 24 Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre Egy ütt köt ele ző AL Foglalkozási viszony(kód) AM Munkarend (kód) A Jogviszony megnevezése AO FEOR (szám) numerikus AP Felsőfokú végzettség alfanumerikus max. 1 (/) AQ Bér típusa Egy ütt alapértelmezett: (HB: Havi, HEB: Heti,

9 Tematikus összefoglalók - Excelimporter köt ele ző 9 B: api, OB: Óra) AR Bér összege AS Start kártya kiváltás kelte AT Első foglalkoztatás kezdete AU Start kártya típusa AV Adójóváírást kéri alfanumerikus max. 1 (/) alapértelmezett: AW Göngyölített SZJA számítás alfanumerikus max. 1 (/) alapértelmezett: AX Göngyölített különadó számítás alfanumerikus max. 1 (/) alapértelmezett: alfanumerikus max. 1 (KP = Készpénzes, B = Banki átutalás, P = Postai utalás) AZ Kifizetés módja numerikus dátum (ÉÉÉÉ.HH.) Egy ütt köt ele ző dátum (ÉÉÉÉ.HH.) alfanumerikus max. 10 (PK:Pályakezdő, E:EXTRA, PL:PLUSZ) Annál az oszlopnál, ahol a Megjegyzésben szerepel a Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre kifejezés, ott a következőképpen járjunk el: - jobb egérgombbal kattintsunk az oszlop fejlécre - a felugró menüből válasszuk ki a Cellaformázás menüpontot - a megjelenő dialógusablak Szám fülén válasszuk a Kategória listából a Szöveg elemet - OK gombbal zárjuk be a dialógusablakot

10 10 Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram A Program Files/Common Files/Kulcs-Soft/Kulcs-Bér 2008 mport.xls állomány már ezekkel a beállításokkal lett elmentve. A jogviszonyok alapértelmezett. rögzítésénél a legelsőnek rögzített jogviszony lesz az Fontos tudnivalók! Ha egy dolgozó több jogviszonyának adatait is importálni szeretné, akkor minden sorban rögzíteni kell a dolgozóhoz tartozó adatokat is! Az alkalmazás használata előtt feltétlenül készítsenek adatmentést! 1.2 mportálási folyamat Az alkalmazás a Kulcs-Bér program KARBATARTÁS/BÉR-EXCELMPORTER FUTTATÁSA pontból érhető el. Az állomány importálása 5 lépésből áll. Az egyes lépések közt a <TOVÁBB>, <VSSZA> gombokkal lehet lépkedni. A <BEZÁRÁS> gombra kattintva vagy ESC billentyűt lenyomva kiléphetünk a programból. 1. Üdvözlő lépernyő Az üdvözlő képernyőn fontos információkat talál a program használatával kapcsolatban. Kérjük olvassa át figyelmesen!

11 Tematikus összefoglalók - Excelimporter Adatbázis kapcsolódás beállítása. Ha rendszeradminisztrátorként (sa) akar bejelentkezni, akkor adja meg a rendszeradminisztrátori jelszót. Egyéb esetben a program a Kulcs-Bér program által használt felhasználót és jelszót használja. Ha az Adatbázis helye mezőben a Távoli számítógép -et választja, akkor a megjelenő szövegdobozban megadhatja az SQL szerver nevét.

12 12 Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram 3. Cég választása. A lenyíló listából kiválaszthatja azt a céget, ahova be akarja szúrni a dolgozó adatokat.

13 Tematikus összefoglalók - Excelimporter Állomány (xls) kiválasztása, beolvasása. Egy dialógus ablak segítségével ki lehet választani az importálandó file-t. Megadhatjuk, hogy az excel állomány hanyadik sorától kedjük a beolvasást. A <TOVÁBB> gombra kattintva az Excel fájlból az adatok egy átmeneti tárolóba (TEMP táblába) kerülnek és lefut mindegyik cellára egy hibaellenőrzés.

14 14 Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram

15 Tematikus összefoglalók - Excelimporter Excel állományból beolvasott adatok megtekintése. Egy listában megtekinthetjük a beolvasott adatokat. Az első oszlop jelzi, hogy hány hibát tartalmaz az adott sor. Ha nem tartalmaz egy hibát sem az adott sor, akkor az érték 0 és az adott sor bejegyzései zöld színnel jelennek meg. Ha a beolvasás során hibák merültek fel, azokat a <HBALSTA MEGTEKT> gombra kattintva megnézhetjük. A <FRSSÍTÉS> gombra kattintva újraolvassa a program az Excel állományt. A Program használat kezdőhónap lenyíló listában válasszuk a megfelelő hónapot. A jelenlét adatatok feltöltésénél figyeljük a kezdőhónapot. A <TOVÁBB> gombra kattintva megtörténik az hibátlan adatokat tartalmazó sorok beolvasása. Ha bejelöljük a Meglévő adatok törlése jelölő négyzetet, akkor a meglévő dolgozó adatok törlődnek. 5. Adatimportálási napló megtekintése. Az importálás végén megtekinthetjük, hogy hány dolgozót, illetve jogviszonyt rögzítettünk az adatbázisban.

16 Kulcs-Bér Excelimporter segédprogram Melléklet Kódlisták Családi állapot: 1: őtlen, hajadon 2: Házas 3: Özvegy 4: Elvált 5: Élettárs

17 Tematikus összefoglalók - Excelimporter 17 yugdíj típusa: 1: yugdíjas (aki nem tartozik 2-5. szerinti kategóriába) 2: Öregségi nyugdíj dec.31. után megállapított 3: Szolgálati nyugdíj dec.31. után megállapított 4: Rehabilitációs járadék 5: Rokkantsági (baleseti rokk.) nyugdíj dec.31. után megállapított 6: Egészségkárosodott személy szoc. járadékai dec.31. után megállapított

18