Online számla adatszolgáltatás műszaki blokk. Mizsányi Attila osztályvezető NAV KI Ellenőrzési Főosztály Információtechnológiai Osztály 1.

Átírás

1 Online számla adatszolgáltatás műszaki blokk 1 Mizsányi Attila osztályvezető NAV KI Ellenőrzési Főosztály Információtechnológiai Osztály 1. 1

2 Tartalom 1. A számlázó programok 2. Adatok az online számla adatszolgáltatásban 3. Az Online Számla Rendszer használata 4. Az Online Számlázó program 5. Az adatszolgáltatás technikája 6. Jó gyakorlatok, javaslatok 7. Az elektronikus számlázás 2 2

3 1. A számlázó programok 3 3

4 Értékesítések bizonylatolása 1) SZÁMLÁVAL (főszabály) 2) NYUGTÁVAL is lehet, az alábbi feltételekkel: Azonnali KP fizetés (bankkártya, utalvány, stb.) Max Ft (bruttó) Végfelhasználó részére A vevő nem kér számlát 4 4

5 Bizonylat kiállítás módja -1 1) Nyugta esetén: Pénztárgéppel tevékenységi kör alapján előírás lehet, ld. 48/2013. (XI. 16.) NGM rendelet 1. melléklet Kézi nyugtatömb Nyomdai úton előállított nyugta Számítógéppel (pl. mozijegy) (elektronikus nyugta) 5 5

6 Bizonylat kiállítás módja -2 2) Számla esetén: Kézi számlatömbbel Nyomtatvány Pénztárgéppel (egyszerűsített számla) Számítógéppel 6 6

7 Számla további tulajdonságai 1) Megjelenési forma Papír alapú (kézi számla, nyomtatvány, program) Elektronikus (program) 2) Továbbítás módja Papír alapon Elektronikusan ( , EDI, egyéb rendszer) 7 7

8 Számla jellemzői Kézzel előállított Géppel előállított Papír alapú Kézi számlatömb Nyomtatvány A4-es számla Elektronikus? EDI számla Aláírt PDF 8 8

9 Számlázó programok: követelmények 1) Ismétlés és kihagyás nélküli sorszámozás 2) Fejlesztő/forgalmazó köteles nyilvántartani 3) Dokumentáció 4) Használat bejelentése (SZAMLAZO) 5) Adatexport ( adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás ) 6) Online számla adatszolgáltatás +1) A felhasználó által támasztott igények 9 9

10 Felhasználói követelmények 1) Vállalati rendszerekhez való kapcsolódás 1) Raktárkészlet kezelés 2) Automatikus rendelés kezelés 3) Ügyviteli rendszer illesztés 2) Automatikus kedvezmény meghatározás 3) Többszörös jóváhagyás 4) Többnyelvűség 5) Stb

11 A számlázó programok világa

12 A számlázó programok világa -2 (SZAMLAZO nyomtatványok, adatszolgáltatás előtti állapot) Kb. 200 ezer számlázó program, kb. 50 ezer online számlázó szolgáltatás használat Kb gyártó/szolgáltató Kb gyártó/szolgáltató 10 példány alatt (ebből kb gyártó/szolgáltató 1 példány) Kb. 300 gyártó/szolgáltató 100 példány fölött Kb. 50 gyártó/szolgáltató 1000 példány fölött (összesen kb. 195 ezer példány) 12 12

13 Az adatexport Minden számlázó programnak január 1-től képesnek kell lennie a kiadott számlákról egy jelentést készítenie, a jogszabályban megadott formátumban (XML). (2/2015. (II. 3.) NGM rendelet) Adatexportban szereplő adatok: fejléc; eladó; vevő; (pénzügyi képviselő); tételek; összesítések; (egyéb adatok) (Áfa tv, Jöt, Ktdt.) 13 13

14 Adatexport lehetőségek 14 Azonnali kép az adózóról Termék/szolgáltatás portfólió, elemek súlya Értékesítés és számlázás időbeli eloszlása ÁFA nyomonkövetés Vevők listája, súlyuk Ellenőrzés támogatása Ismétlés/kihagyás ellenőrzése Összevetés az ÁFA bevallással Kockázatok azonosítása 14

15 Adatexport tapasztalatok Bevezetés: 1. A piac későn kezdett reagálni 2. A fejlesztők egy részének túl nagy kihívást jelentett a feladat 3. Értelmezési nehézségek, pontatlanságok Hasznosítás: A piacon és a NAV-nális lassan vonult be a gyakorlatba 15 15

16 2. Adatok az online számla adatszolgáltatásban 16 16

17 Szolgáltatandó/szolgáltatható adatok köre Adatkörök a sémaállományban: 1. ÁFA törvény szerinti adatok 2. Egyéb törvények által előírt kötelező számla adatok (Jöt, Ktdt, Neta) nem kötelező szolgáltatni 3. Számlán gyakran szereplő egyéb adatok (pl. fizetési határidő) 4. Számlát jellemző adatok (pl. megjelenési forma, hash) 5. Egyéb, szabadon írható adatok 17 17

18 Miért vannak az XSD-ben nem kötelező adatok? Adatexport(teljesíthető az új struktúra szerinti szerkezetben) Lehetőséga számlaadatok egységes struktúra szerinti leírására, használatára saját folyamatokban, stb

19 Jogszabály és XSDviszonya -példák XSD kötelező XSD nem kötelező ÁFAtv. -kötelező Számla/módosítóokirat sorszáma Eladó adószám törzsszáma Eladó neve, címe Vevő adószáma Pénzügyi képviselő adatai Fordított adózás jelölése Önszámlázás jelölése ÁFAtv. - NEM kötelező Technikai adatok: Tételek sorszámozása (linenumber) A számla megjelenési formája (papír, EDI, ) Jövedéki adatok Termékdíj adatok additionalinvoicedata additionallinedata electronicinvoicehash 19 19

20 Címadatok a sémában Címadat: eladó, vevő, pénzügyi képviselő (általában magyar cím, kivételek vannak) Cím: Egyszerű vagy részletes az adatszolgáltató döntése alapján Egyszerű: Ország, régió, irányítószám, település, további címadatok Részletes: Ország, régió, irányítószám, település, közterület neve, közterület jellege, házszám, épület, lépcsőház, emelet, ajtó, helyrajzi szám (345/2015 (XII.23.) Korm. Rendelet a központi címregiszterről) 20 20

21 Tipikus problémák (szolgáltatandó adatok köre) Most benne legyen vagy ne legyen benne az adatszolgáltatásban? Nálunk ez csak megjegyzésben szerepel A címet nem tudja a megfelelő részletességgel szolgáltatni (pl. nincs országkód, nincs közterület neve/jellege elkülönítve, stb.) Irányítószám probléma egyes országok esetén Baj-e, ha nem pontos a cím? Pénztárgépen kiállított (egyszerűsített) számlák 21 21

22 3. Az Online Számla Rendszer 22 22

23

24 Felhasználó típusok Elsődleges (felhasználói név + jelszó) teljes hozzáférés Nyújthat be (kézi) adatszolgáltatást Kezelhet másodlagos felhasználót Kezelhet technikai felhasználót Másodlagos (felhasználói név + jelszó) Nyújthat be (kézi) adatszolgáltatást Technikai (felhasználói név + jelszó + kulcs) 24 Gépi adatszolgáltatást végezhet 24

25 Másodlagos felhasználó jogosultságai 25 25

26 Technikai felhasználó jogosultságai 26 26

27 Felhasználók A szervezeten belül a felhasználók rendszerét szabadon ki lehet alakítani. (Valahogy ki kell!) (Belső hozzáférési szabályok) Számlázó program Felhasználó név Jelszó Aláírókulcs NAV 27 27

28 Online számla környezetek Éles környezet (jún. 18. / júl. 1.) Tesztkörnyezet (EDU) ezt látják a fejlesztők Belső teszt környezet (UAT) az EDU-ra publikálás előtt itt zajlik a NAV-os teszt Fejlesztői környezet(ek) ez minket nem érdekel Verzió életútja 28 28

29 Meghatalmazotti számlázás Meghatalmazó (M), Számlázási szolgáltató (Sz) 1. M létrehoz egy technikai felhasználót (korlátozza a hozzáférését a szükséges minimumra) 2. Ennek adatait átadja Sz-nek 3. Szlétrehozza és jelenti a számlákat (M nevében) (Szükség lehet másodlagos felhasználóra is) 29 29

30 Önszámlázás Meghatalmazó/vevő (A), Beszállító (B) 1. B létrehoz egy technikai felhasználót (korlátozza a hozzáférését a szükséges minimumra) 2. Ennek adatait átadja A -nak 3. A létrehozza és jelenti a számlákat (B nevében), ahol a vevő A (Szükség lehet másodlagos felhasználóra is) 30 30

31 Tipikus problémák (felhasználók) Akkor most nekünk hogyan KELL Szabad-e úgy csinálni, hogy Nem lehet megszüntetni a felhasználót Milyen gyakran járnak le a jelszavak? Csoportos adóalanyok Önszámlázáskor nem akarom, hogy Még júniusban regisztráltunk, de most 31 31

32 4. Az Online Számlázó 32 32

33 Online Számlázó Ingyenesen használható (regisztráció, ÁSZF) Web-en érhető el (nem kell telepíteni) Vevő- és terméktörzs van, alap funkcionalitás Nem csak jelentésköteles számla állítható elő Elektronikus számla is előállítható Teljesíti az adatszolgáltatást 33 33

34 Lehetőségek Ingyenes, alapszintű megoldás Bárhonnan igénybe vehető Elektronikus számla előállítása Akár átmenetileg is használható (üzemszünet vagy amíg elkészül a végleges megoldás) 34 34

35 Korlátok Nem alkalmas: Tömeges számlakiállításra Vállalati rendszerbe való integrálásra Saját design kidolgozására Egyes speciális adózási módok kezelésére (különbözeti ÁFA) 35 35

36 5. Az adatszolgáltatás technikája 36 36

37 XML fájl Az adatexport eredménye egy ún. XML fájl, ezt kell átadni az ellenőrnek. XML (extendedmarkuplanguage): A különböző rendszerek közötti adatcseréhez használt adatfájlok szerkezetének kialakítására vonatkozó szabvány

38 XML példa (fiktív) Példa Béla villanyszerelő Budapest, Neves köz 3. Mika Vero electrician Vilhonkatu Helsinki 38 <Névjegy> <Vez>Példa</Vez> <Ker>Béla</Ker> < >pelda.bela@gmail.com</ > <Tel> <Ország>36</Ország> <Szám> </Szám> </Tel> <Cím> <Ir>1191</Ir> <Település>Budapest</Település> <Ktn>Neves</Ktn> <Ktj>köz</Ktj> <Hsz>3</Hsz> </Cím> </Névjegy> 38

39 XML példa (fiktív) Példa Béla villanyszerelő Budapest, Neves köz 3. Mika Vero electrician Vilhonkatu Helsinki 39 <Névjegy> <Vez>Vero</Vez> <Ker>Mika</Ker> < >mika.vero@gmail.com</ > <Tel> <Ország>358</Ország> <Szám> </Szám> </Tel> <Cím> <Ir>00100</Ir> <Település>Helsinki</Település> <Ktn>Vilhonkatu</Ktn> <Ktj></Ktj> <Hsz>3</Hsz> </Cím> </Névjegy> 39

40 Az adatszolgáltatás technikája Számlázó program Kérés Válasz NAV Lehetséges műveletek: 1. Token kérés 2. Számla adat beküldése 3. Beküldés eredményének lekérdezése 4. Már beküldött számla elkérése 5. Adószám lekérdezése (élő-e, székhelycím) 40 40

41 Az adatszolgáltatás technikája Token kérés Token átadás Számlázó program Adat beküldés Feladóvevény NAV Eredmény lekérdezése Eredmény közlése 41 41

42 Feldolgozás lehetséges eredményei 1. DONE: Teljesült az adatszolgáltatás 2. WARN: Teljesült az adatszolgáltatás, a rutinellenőrzés hibákat talált 3. ERROR: Feldolgozást ellehetetlenítő hiba, az adatszolgáltatás NEM teljesült 42 42

43 Teendők hiba esetén Gazdasági esemény Hiba esetén: Módosító okirat kiállítása Számla Módosító okirat Hiba esetén: Technikai érvénytelenítés 43 Adatszolgáltatás 43

44 ERROResetek A számla XML nem valid Jogosultság hiba Már történt adatszolgáltatás az adott sorszámmal Tételek sorszámozása ismétlést vagy kihagyást tartalmaz Számla adatszolgáltatása nem tartalmaz tételt. Módosítás olyan számlára hivatkozik, amiről nem történt adatszolgáltatás, és ez nincs külön jelölve 44 44

45 WARNüzenetek Ha szólunk, akkor gond van, fordítva nem feltétlenül igaz NEM lezárt a lista, az ellenőrzés egy alaposabb lesz Példák: A vevő adószáma hiányzik/érvénytelen/nem létezik A vevő azonos az eladóval Irányítószám és település nem kapcsolódik Számszaki hibás összesítés (invoicesummary) 45 45

46 ERROR: Mi a teendő? Megelőzés: minden ERROR-teredményező mintázat kiküszöbölhető szoftveresen Ha mégis...? WARN: Az attól függ 46 Számla módosítása és adatszolgáltatás erről is? Technikai érvénytelenítés és újraküldése? A számlázó program javítása? 46

47 6. Jó gyakorlatok, javaslatok 47 47

48 Az online számla adatszolgáltatás tapasztalatai A piac egy része későn reagált Gyakran nem ér össze az adózási és a szoftverfejlesztési tudás Felelősség egymás között nem tisztázott Csontvázak 48 48

49 Érzékeny témák Strukturált adatok (az adatszolgáltatás egyáltalán) Előlegszámlák Módosító okiratok Jóváírás, göngyöleg visszavét Sztornózás és új számla kiadása Explicit hivatkozás az eredeti számlára Egyéb hibás gyakorlatok 49 Sorszámozás egyedisége 49

50 Javaslatok a számlázó programban: - Kizárni az XSD hibát okozó adatok szerepeltetését (ERROR veszély) - Elkerülni az érvénytelen adószám(ok)at - Elkerülni az adathiányokat, összefüggés hibákat a fejlesztővel: - Tisztázni a funkcionális igényeket és felelősségeket - Egyértelműsíteni a szoftverkövetés elemeit (hibajavítás, jogszabálykövetés) az adózó oldalán: - Regisztráció, felhasználók rendszerének kialakítása - Áttekinteni a számlák és módosító okiratok kiadási folyamatát, 50 50

51 Lehetőségek -1 Közvetlen, a NAV által nyújtott szolgáltatások 51 Beküldött számlák visszakérdezés beküldött számlákra (könyvelő, könyvvizsgáló?) Adóalanyok lekérdezése (létező/nem létező, székhelyadatok) Vevőként releváns számlák lekérdezhetősége (csak felületen) NAV által biztosított számlázó szoftver (június közepétől) Rutinellenőrzés 51

52 Lehetőségek -2 A szabályozás tovagyűrűző hatása: Van egységes számla adattartalom leírás, amit minden program tud Nem kötelező adatok szerepeltethetősége (pl. megrendelés szám, szerződésszám, stb.) Elektronikus számlázás könnyebbé válik Feldolgozási folyamat könnyíthető DIGITALIZÁCIÓ 52 52

53 7. Az elektronikus számlázás és digitális archiválás 53 53

54 Mi az elektronikus számla? Számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be (ÁFA tv ) Példák: Elektronikusan aláírt PDF állomány Szkennelt és ben küldött számla EDI rendszerben létrehozott adat 54 54

55 Elektronikus számla szabályozás 1. A befogadó beleegyezése szükséges 2. Biztosítani kell a - hitelességet - sértetlenséget -olvashatóságot. 3. Kifejezett technológiai megkötés nincs (példa van) 55 55

56 Előnyök és hátrányok Előnyök: Gyorsabb és olcsóbb lehet - Előállítani - Elküldeni - Feldolgozni Hátrányok: Egyszer ki kell alakítani a rendszerét Elektronikusan KELL őrizni (digitális archiválás) 56 56

57 Mibe kerül...? 57 57

58 Digitális archiválás -szemléletváltás 114/2007. (GKM) rendelet 2. (2) és 1/2018. (ITM) rendelet 3. (2) egybevetése: (2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége, olvashatósága példáula dokumentumokmegjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver-és hardverkörnyezet biztosításával a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon

59 Digitális archiválás -követelmények 1. Változatlan maradjon Megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítani kell a véletlen vagy szándékos törlés, megsemmisítés elleni védelmet 2. Olvashatóság Értelmezhetőség, olvashatóság biztosítása 59 59

60 Digitális archiválás szabályozása Alkalmazható technológiák Zárt rendszer fogalma Régi 114/2007 (GKM) Taxatív felsorolás Akkreditált tanúsító szervezet által igazolt Új 1/2018 (ITM) Keret jellegű, követelményeket határoz meg A fejlesztő nyilatkozata (részletes dokumentáció és egyetemleges felelősség) Időpecsét Szükséges Nem szükséges EDI rendszer Megfelelő Megfelelő Számla digitális archiválása Általános szabályok Speciális szabályozás 60 60

61 Digitális archiválás Számla esetén megfelelő a következő módszer is: 1. Hash képzés a számlára (mint fájlra) 2. Ennek beküldése az adatszolgáltatásban 3. A számla (mint fájl) és a hashérték megőrzése Ellenőrzéskor: ha az őrzött állomány lenyomata azonos az eredetileg közölttel, akkor biztosított a hitelesség és a sértetlenség

62 Elektronikus számlázás B2G ügyletekben Az Európai Parlament és a Tanács 2014/55/EU irányelve ( ) az elektronikus számlázás közbeszerzésben történő alkalmazásáról: Egységes elektronikus számla szabvány kerül kidolgozásra Ennek használatát a tagállamok meg fogják követelni a közbeszerzésekben 62 62

63 Összefoglalás 1. Az online számla adatszolgáltatás kapcsán fókuszba került a számlázás kérdése 2. Egyre racionálisabb lesz az elektronikus számlázást választani 3. A digitális archiválás könnyebbé vált 63 63

64 Kérdések 64 64