Elektronikus számlázás

Átírás

1 Elektronikus számlázás Czöndör Szabolcs 1

2 EDI EDI 2

3 Jogszabályi környezet I. 1999/93/EK irányelv az elektronikus aláírás közösségi keretszabályairól (910/2014 EU rendelet) II. 2006/112/EK irányelv a közös hozzáadottértékadó-rendszerről III évi XXXV. tv. az elektronikus aláírásról IV évi C. tv. a számvitelről V évi CXXVII. tv. az általános forgalmi adóról VI. 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet VII. 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet VIII. 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet IX. APEH közlemény az elektronikus számlázásról X. Egyéb jogszabályi kapcsolatok Elektronikus számla ÁFA tv : Számla: minden olyan okirat, amely megfelel az e fejezetben meghatározott feltételeknek. ÁFA tv : Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben 2012 szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. 3

4 Elektronikus számla az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni; vagy 2012 létrehozni és továbbítani az elektronikus adatcsere rendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kell E-aláírással ellátott számla vs. EDI számla E-aláírással ellátott számla Elektronikus aláírás biztosítja az eredetiséget és hitelességet. A számlakibocsátó és egy hitelesítés szolgáltató közötti szerződés szükséges. Az eladó és a vevő között nem szükséges írásbeli szerződést kötni. Könnyen bekapcsolható új ügyfél a rendszerbe. Egyszerű és olcsó megoldást jelent. Vállalatirányítási rendszerbe nehézkes az integrálása. EDI számla A zárt adatkommunikáció biztosítja az eredetiséget és sértetlenséget. Az eladó és vevőn kívül nem szükséges harmadik fél bevonása. Az eladó és a vevő közötti előzetes írásbeli szerződés elengedhetetlen feltétel. Egy új szereplő bevonása nehézkes. Mindkét félnek drága hardver és szoftver alkalmazása szükséges. Az EDI rendszer a vállalatirányítási rendszer része. 4

5 E-számlázás 2015-ben Európai Bizottság Az e-számlára vonatkozó szabályok országonként eltérőek, túl komplex és költséges folyamat Bizottság szándéka, hogy az e-számlázás 2020-ig fő számlázási móddá váljon Prioritások: Jogbiztonság, nyitott és egyértelmű technikai környezet Nyitott és átjárható, közös szabványokon alapuló megoldások E-számlázás elterjedését elősegítő szervezeti struktúrák létrehozása 5

6 Elektronikus számla fogalma ÁFA tv (5) elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be; Elektronikus számla Számla előállítása Számla elküldése Számla befogadása Számla feldolgozása 6

7 2010/45/EU irányelv Célok: Számlázási szabályok előmozdítása és további egyszerűsítése Papíralapú és elektronikus számlák egyenlő kezelése Eredet hitelessége, tartalom sértetlensége és olvashatóság biztosítása terén választási szabadság 2010/45/EU irányelv Az eredet hitelessége a termékértékesítő vagy szolgáltatásnyújtó, illetve a számlakibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Termékértékesítő, szolgáltatásnyújtó bizonyítja, hogy tényleg ő bocsátotta ki Termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője bizonyítja, hogy a számla a kibocsátótól származik Megbízható ellenőrzési nyomvonal Számla kiállítója elektronikus aláírással látta el a számlát vagy EDI-t használt 7

8 2010/45/EU irányelv A tartalom sértetlensége azt jelenti, hogy az ezen irányelv által előírt tartalmat nem változtatták meg. A tartalom sértetlenségét mindkét félnek biztosítania kell (külön-külön vagy közös technológia alkalmazásával) Formátum változhat, de a tartalom nem 2010/45/EU irányelv A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát, akár papíralapú, akár elektronikus formában bocsátották ki. A számla olvashatósága az emberi szem számára olvashatóságot jelent. A számlának kérésre, ésszerű időn belül kell olvashatónak lennie 8

9 2010/45/EU irányelv Az egyes adóalanyok határozzák meg, hogy milyen módon biztosítják a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát. Ez bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással elérhető, amely a számla és a termékértékesítés, illetve szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít. Irányelv példálózó jelleggel említi meg az elektronikus aláírást, EDI rendszert és a megbízható ellenőrzési nyomvonalat. 2010/45/EU irányelv A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát, akár papíralapú, akár elektronikus formában bocsátották ki. Bármely időpontban kell a fentieket biztosítani, függetlenül attól, hogy változott az informatikai rendszer. 9

10 Számlázási szabályok Azon ország szabályai az irányadók, ahol az ügylet teljesítési helye van, kivéve Az eladó a teljesítési hely tagállamában nem letelepedett, és az ügylet fordított adózás alá esik Az ügylet teljesítési helye EU-n kívüli DE: a számla megőrzésére vonatkozó szabályokra a fentiek nem érvényesek! 10

11 Számla adatstruktúrák 2014/55/EU irányelv az elektronikus számlázás közbeszerzésben történő alkalmazásáról SAF-MOSS Tagállami adatstruktúrák Olaszország Portugália Belgium Magyarország 46/2007 PM rendelet 1. Abban az esetben, ha a felek az elektronikus számlát elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kívánják létrehozni és továbbítani, az EDI alkalmazására és használatára az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 175. (3) bekezdésében előírt előzetes és írásos megállapodási kötelezettségüknek az 1. mellékletben szereplő szerződés megkötésével is eleget tehetnek Elektronikus számla esetében az adózás rendjéről szóló évi XCII. törvény 95. (3) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátójának és a számla befogadójának a 2. mellékletben meghatározott módon és formátumban kell eleget tenni. 11

12 46/2007 PM rendelet Adatközlési formátumok PKI és EDI esetén: a).txt formátum (text fájl), b) bármilyen más, úgynevezett print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatóak a fájlban - a soremelés és az oldalkezdet jelzésen kívül - utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik), c).csv fájlformátum, d).dbf formátum, e).mdb formátum, f).xls fájlformátum, g).xml fájlformátum. 46/2007 PM rendelet 3. Az 1. és 2. pontok alá nem tartozó elektronikus számláikat, valamint erre vonatkozó választás esetén, a 2. pontban foglaltaktól eltérően PKI alapú elektronikus számláikat az adóalanyok adóhatósági ellenőrzés céljából az alábbi formátumban bocsáthatják az adóhatóság rendelkezésére: a).pdf formátum és.xml fájl a számla kibocsátója által elektronikus úton létrehozott, és elektronikus számlaként kibocsátott számlák esetében, b).pdf állomány, amely felbontása legalább 300 dpi és 256 szürkeárnyalatú módban készült, a papír alapon létrehozott, és elektronikus számlaként kibocsátott számlák esetében, mely számlák adatait a személyi számítógépeken elterjedt operációs rendszerek gyártó által alapértelmezésként szállított betűkészletek valamelyikével kell feltüntetni. 12

13 23/2014 NGM rendelet Számlázási és nyugtát előállító rendszerekre ad egységes szabályozást Elkülönült sorszámtartomány a számítógéppel előállított nyugtára (ajánlás!) Elkülönült sorszámtartomány belföldi és külföldi adószámra Számviteli bizonylat is előállítható számlázó rendszerből Program értékesítőjének nyilvántartási kötelezettsége keletkezik Nincs megfelelőségi nyilatkozat! 23/2014 NGM rendelet Számlázó program dokumentációja: értékesített, fejlesztett, módosított programra A program kizárólag a dokumentációban bemutatott funkciókat hajthatja végre A dokumentációnak magyar nyelven kell elérhetőnek lennie Nem csak értékesítés esetén kell használni, hanem térítés nélküli rendelkezésre bocsátásnál is 13

14 23/2014 NGM rendelet október 1-től bejelentési kötelezettség: Számlázó program neve, azonosítója Fejlesztő neve, adószáma Értékesítő, rendelkezésre bocsátójának neve, adószáma Beszerzésének, használata megkezdésének, vagy rendeltetésszerű használatba vételének időpontja Bejelentés határideje: 30 nap A már használtba vett esetén: november /2014 NGM rendelet Adóhatósági ellenőrzés céljából az adóalany az xml formátumban megőrzött számla adatait a rendelet mellékletében meghatározott adatszerkezetben, az egyéb elektronikus formában megőrzött számla esetében a rendelet mellékletében meghatározott adatszerkezetben, vagy pdf formátumban köteles rendelkezésre bocsátani. Hatályba lépés: július 1. 14

15 ÁFA törvény ( ) 173/A. A nyugta kibocsátásának időpontjától a nyugta megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a nyugta eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát 174. A számla és a nyugta lehet elektronikus vagy papíralapú Célja: internetes kereskedelem E-számlázás gyakorlata 15

16 Számla készítése Számla kibocsátása Számla elküldése Számla befogadása Számla ellenőrzése Számla könyvelése Számla tárolása E-számla küldése Csatolva Linkelve Információ, hogy számla érkezett Integrált rendszerek Konszolidátor

17 E-számlázó rendszerek Papíralapú számlák Szkennelés Szerver Elektronikus számlák Archív E-számla kontírozása Csatolt melléklet Elektronikus könyvelési rendszer Iktatóprogram. Az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a technikai megoldást a cégnek magának kell kialakítania! 17

18 E-számla kontírozása Könyvelési tétel Bizonylat sorszám Kiállító neve Kiállítás dátuma Bizonylat sorszám Archiválási rendszer 18

19 Számla megőrzése Mentés archiválás Hosszú távú megőrzés Előkereshetőség Értelmezhetőség (olvashatóság) Védelem Hozzáférés Adatvesztés Információ kinyerésre fordított idő 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól A megőrzésre kötelezettnek a megőrzési idő lejártáig folyamatosan biztosítania kell, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, mely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen biztosítja az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát) 19

20 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól A rendelet három technikai megoldást sorol fel, amelyek elősegítik az előbbi követelmények teljesítését: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelelő megőrzése zárt rendszer alkalmazása elektronikus adatcsere (EDI) rendszer igénybevétele 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól Megőrzés zárt rendszerrel Ha a dokumentumon nincs elektronikus aláírás, vagy nem EDI rendszerben készült, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, melyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a rendeletben foglalt követelményeknek. 20

21 E-számlázás ellenőrzése Papíralapú bizonylatok IT rendszer Számlázási rendszer Ügyviteli rendszer E-számla Adatbázis E-másodpéldány 21

22 E-számlázás ellenőrzése Értsük meg a gazdasági környezetet Értsük meg az adózó informatikai rendszerét, ügyvitelét Vizsgáljuk meg az informatikai rendszer egyes részeit Keressünk kockázatos pontokat az informatikai rendszerében Vizsgáljuk meg a számlázó programot Vizsgáljuk meg az archiválást Vonjuk le a következtetéseket 22

23 23

24 Gyakori problémák Számlázási rendszer Kihagyás és ismétlés mentes elszámolás Kiállítás dátuma Archiválás Mit? Mikor? Milyen formában? Manipuláció NAV szolgáltatásai E-számlázási rendszer vizsgálatának kérése Honlap Állásfoglalás egyedi problémákról, jogszabályi értelmezésről Ellenőrzési esetek 24

25 Köszönöm a figyelmet! Czöndör Szabolcs czondor.szabolcs@nav.gov.hu 25