Online számla, elektronikus számlázás, digitális archiválás

Átírás

1 Online számla, elektronikus számlázás, digitális archiválás Mizsányi Attila osztályvezető NAV KI Ellenőrzési Főosztály Információtechnológiai Osztály 1.

2 Tartalom 1. Számlák és számlázó programok 2. Az online számla adatszolgáltatás a) Adatkörök b) Felhasználók c) Technikai megvalósítás d) Tapasztalatok 3. Az elektronikus számlázás és a digitális archiválás

3 Számla előállítása Kézi számlatömb Nyomtatvány Pénztárgéppel (egyszerűsített számla) Számítógéppel

4 Számla jellemzői Kézzel előállított Géppel előállított Papír alapú Kézi számlatömb Nyomtatvány A4-es számla Elektronikus? EDI számla Aláírt PDF

5 Számlázó programok: követelmények 1) Ismétlés és kihagyás nélküli sorszámozás 2) Fejlesztő/forgalmazó köteles nyilvántartani 3) Dokumentáció elkészítése/őrzése 4) Használat bejelentése (SZAMLAZO) 5) Adatexport ( adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás ) 6) Online számla adatszolgáltatás +1) A felhasználó által támasztott igények

6 A számlázó programok világa - 1

7 A számlázó programok világa - 2 (SZAMLAZO nyomtatványok alapján, adatszolgáltatás előtt) Kb. 200 ezer számlázó program, kb. 50 ezer online számlázó szolgáltatás használat Kb gyártó/szolgáltató Kb gyártó/szolgáltató 10 példány alatt (ebből kb gyártó/szolgáltató 1 példány) Kb. 300 gyártó/szolgáltató 100 példány fölött Kb. 50 gyártó/szolgáltató 1000 példány fölött (összesen kb. 195 ezer példány)

8 Az online számla adatszolgáltatás Belföldi, B2B, értékhatár fölötti számlákról adatot kell szolgáltatni a NAV-nak Gépi számlákról azonnal és gépileg, kézi számlákról gyorsan és kézzel A számla ÁFA törvény által megkövetelt adattartalmát kötelező, a többi adatot lehetséges közölni. Kapcsolódó NAV szolgáltatások indultak

9 Adatok a számla adatszolgáltatásban 1. ÁFA törvény szerinti adatok - kötelező 2. Egyéb törvények által előírt kötelező számla adatok (Jöt, Ktdt, Neta) nem kötelező szolgáltatni 3. Számlán gyakran szereplő egyéb adatok (pl. fizetési határidő) nem kötelező 4. Egyéb számla- vagy tételadatok 5. Számlát jellemző technikai adatok (pl. megjelenési forma, hash)

10 Miért van a sémában olyan adatnak helye, amit nem kell küldeni? Adatexport (teljesíthető az új struktúra szerinti szerkezetben is) Lehetőség a számlaadatok egységes struktúra szerinti leírására, használatára saját folyamatokban, stb.

11 Jogszabály és XSD viszonya - példák XSD kötelező XSD nem kötelező ÁFA tv. - kötelező Számla/módosító okirat sorszáma Eladó adószám törzsszáma Eladó neve, címe Vevő adószáma Pénzügyi képviselő adatai Fordított adózás jelölése Önszámlázás jelölése ÁFA tv. - NEM kötelező Technikai adatok: Tételek sorszámozása (linenumber) A számla megjelenési formája (papír, EDI, ) Jövedéki adatok Termékdíj adatok additionalinvoicedata additionallinedata electronicinvoicehash

12 Tipikus problémák (szolgáltatandó adatok köre) Most benne legyen vagy ne legyen benne az adatszolgáltatásban? Nálunk ez csak megjegyzésben szerepel A címet nem tudja a megfelelő részletességgel szolgáltatni (pl. nincs országkód, nincs közterület neve/jellege elkülönítve, stb.) Baj-e, ha nem pontos a cím? Pénztárgépen kiállított (egyszerűsített) számlák

13 Felhasználó típusok Elsődleges (felhasználói név + jelszó) teljes hozzáférés Nyújthat be (kézi) adatszolgáltatást Kezelhet másodlagos felhasználót Kezelhet technikai felhasználót Másodlagos (felhasználói név + jelszó) Nyújthat be (kézi) adatszolgáltatást Technikai (felhasználói név + jelszó + kulcs) Gépi adatszolgáltatást végezhet

14 Másodlagos felhasználó jogosultságai

15 Technikai felhasználó jogosultságai

16 Felhasználók A felhasználók rendszerét szabadon ki lehet alakítani a szervezeten belül (valahogy ki kell) Vonatkozó jelszavakat (stb.) kezelni kell (Belső hozzáférési szabályok) Számlázó program Felhasználó név Jelszó Aláírókulcs NAV

17 Meghatalmazotti számlázás Szereplők: M: Meghatalmazó Sz: Számlázási szolgáltató 1. M létrehoz egy technikai felhasználót (a hozzáférését a szükséges minimumra korlátozza) 2. Ennek adatait átadja Sz -nek 3. Sz létrehozza és jelenti a számlákat ( M nevében) (Szükség lehet másodlagos felhasználóra is)

18 Önszámlázás Szereplők: A: Meghatalmazó/vevő (A) B: Beszállító (B) 1. B létrehoz egy technikai felhasználót (korlátozza a hozzáférését a szükséges minimumra) 2. Ennek adatait átadja A -nak 3. A létrehozza és jelenti az olyan számlákat ( B nevében), ahol a vevő A (Szükség lehet másodlagos felhasználóra is)

19 Tipikus problémák (felhasználók) Akkor most nekünk hogyan KELL Szabad-e úgy csinálni, hogy Nem lehet megszüntetni a felhasználót Milyen gyakran járnak le a jelszavak? Csoportos adóalanyok Önszámlázáskor nem akarom, hogy Még júniusban regisztráltunk, de most

20 Az adatszolgáltatás technikája Token kérés Token átadás Számlázó program Adat beküldés Feladóvevény NAV Eredmény lekérdezése Eredmény közlése

21 Feldolgozás lehetséges eredményei 1. DONE: Teljesült az adatszolgáltatás 2. WARN: Teljesült az adatszolgáltatás, a rutinellenőrzés hibákat talált 3. ERROR: Feldolgozást ellehetetlenítő hiba, az adatszolgáltatás NEM teljesült

22 ERROR esetek A számla XML nem valid Jogosultság hiba Már történt adatszolgáltatás az adott sorszámmal Tételek sorszámozása ismétlést vagy kihagyást tartalmaz Számla adatszolgáltatása nem tartalmaz tételt. Módosítás olyan számlára hivatkozik, amiről nem történt adatszolgáltatás, és ez nincs külön jelölve

23 WARN üzenetek Ha szólunk, akkor gond van, fordítva nem feltétlenül igaz NEM lezárt a lista, az ellenőrzés egy alaposabb lesz Példák: A vevő adószáma hiányzik/érvénytelen/nem létezik A vevő azonos az eladóval Irányítószám és település nem kapcsolódik Számszaki hibás összesítés (invoicesummary)

24 ERROR: Mi a teendő? Megelőzés: minden ERROR-t eredményező mintázat kiküszöbölhető szoftveresen Ha mégis...? WARN: Az attól függ Számla módosítása és adatszolgáltatás erről is? Technikai érvénytelenítés és újraküldése? Most semmi, amúgy a számlázó program javítása?

25 Teendők hiba esetén Gazdasági esemény Hiba esetén: Módosító okirat kiállítása Számla Módosító okirat Hiba esetén: Technikai érvénytelenítés Adatszolgáltatás

26 Az online számla adatszolgáltatás tapasztalatai A piac egy része későn reagált Gyakran nem ér össze az adózási és a szoftverfejlesztési tudás Felelősség egymás között nem tisztázott Csontvázak

27 Érzékeny témák Strukturált adatok (az adatszolgáltatás egyáltalán) A számlázó program és határai Előlegszámlák Módosító okiratok Jóváírás, göngyöleg visszavét Sztornózás és új számla kiadása Explicit hivatkozás az eredeti számlára Egyéb hibás gyakorlatok Sorszámozás egyedisége

28 Javaslatok a fejlesztővel: - Tisztázni a funkcionális igényeket és felelősségeket - Egyértelműsíteni a szoftverkövetés elemeit (hibajavítás, jogszabálykövetés) az adózó oldalán: - Regisztráció, felhasználók rendszerének kialakítása - Áttekinteni a számlák és módosító okiratok kiadási folyamatát

29 Lehetőségek - 1 Közvetlen, a NAV által nyújtott szolgáltatások Beküldött számlák visszakérdezés beküldött számlákra (könyvelő, könyvvizsgáló?) Adóalanyok lekérdezése (létező/nem létező, székhelyadatok) Vevőként releváns számlák lekérdezhetősége (csak felületen) NAV által biztosított számlázó szoftver Rutinellenőrzés beküldéskor

30 Lehetőségek - 2 A szabályozás tovagyűrűző hatása: Van egységes számla adattartalom leírás, amit minden program tud Nem kötelező adatok szerepeltethetősége (pl. megrendelés szám, szerződésszám, stb.) Feldolgozási folyamat könnyíthető Elektronikus számlázás könnyebbé válik DIGITALIZÁCIÓ

31 Az elektronikus számlázás és digitális archiválás

32 Mi az elektronikus számla? Számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be (ÁFA tv ) Példák: Elektronikusan aláírt PDF állomány Szkennelt és ben küldött számla EDI rendszerben létrehozott adat

33 Elektronikus számla szabályozás 1. A befogadó beleegyezése szükséges 2. Biztosítani kell a - hitelességet - sértetlenséget - olvashatóságot. 3. Kifejezett technológiai megkötés nincs (példa)

34 Előnyök és hátrányok Előnyök: Gyorsabb és olcsóbb lehet - Előállítani - Elküldeni - Feldolgozni Hátrányok: Egyszer ki kell alakítani a rendszerét Elektronikusan KELL őrizni (digitális archiválás)

35 Mibe kerül...?

36 Digitális archiválás - szemléletváltás 114/2007. (GKM) rendelet 2. (2) és 1/2018. (ITM) rendelet 3. (2) egybevetése: (2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége, olvashatósága például a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.

37 Digitális archiválás - követelmények 1. Változatlan maradjon Megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítani kell a véletlen vagy szándékos törlés, megsemmisítés elleni védelmet 2. Olvashatóság Értelmezhetőség, olvashatóság biztosítása

38 Digitális archiválás szabályozása Alkalmazható technológiák Zárt rendszer fogalma Régi 114/2007 (GKM) Taxatív felsorolás Akkreditált tanúsító szervezet által igazolt Új 1/2018 (ITM) Keret jellegű, követelményeket határoz meg A fejlesztő nyilatkozata (részletes dokumentáció és egyetemleges felelősség) Időpecsét Szükséges Nem szükséges EDI rendszer Megfelelő Megfelelő Számla digitális archiválása Általános szabályok Speciális szabályozás

39 Elektronikus számlázás B2G ügyletekben Az Európai Parlament és a Tanács 2014/55/EU irányelve ( ) az elektronikus számlázás közbeszerzésben történő alkalmazásáról: Egységes elektronikus számla szabvány kerül kidolgozásra Ennek használatát a tagállamok meg fogják követelni a közbeszerzésekben

40 Összefoglalás 1. Az online számla adatszolgáltatás kapcsán fókuszba került a számlázás kérdése 2. Egyre racionálisabb lesz az elektronikus számlázást választani 3. A kormányzat is segíti az elektronikus számlázás terjedését

41 Kérdések