DimNAV számlabeolvasó program

Átírás

1 DimNAV számlabeolvasó program A DimNAV számlabeolvasó program mely a DimSQL program frissítésével automatikusan bekerül a DimSQL mappába - alkalmas arra, hogy a számlázórendszerrel kiállított számlákat továbbítsa a NAVnak, illetve megjeleníti a NAV-tól kapott választ. Segíti a felhasználót a kapott válaszüzenetek értelmezésében. Korrekt működésének feltétele, hogy a számlázó program a Ft és Ftnál nagyobb ÁFA tartalmú számlákat helyes XML formátumban adja át (azt tudja továbbítani, amit a számlázó program XML-ben átad). Tartalomjegyzék I. TELEPÍTÉS... 1 II.BEÁLLÍTÁSOK... 4 II.1. Licensz... 5 II.2. Technikai felhasználók... 5 II.3. Egyéb... 6 III.DimNAV MENÜJE... 8 III.1. Ablak megnyitása... 9 III.2. Beállítások... 9 III.3. Hibás számlák fájlba mentése... 9 III.4. Napló megtekintése... 9 III.5. Segítség... 9 III.5. Program bezárása IV.ABLAK MEGNYITÁSA I. TELEPÍTÉS Rendszerkövetelmények: minimum Windows 7 operációs rendszer és állandó internet kapcsolat. DimSQL program Számlázó modulját használó partnereinknél a számlabeolvasó program automatikusan a 6.10-es programverzióval történő frissítéskor kerül a gépre (DimSQL mappába a DimNAV.ini és az sqlite3.dll fájlokkal együtt). Továbbiakban beállítható, hogy már a Windows indításával elinduljon a DimNAV program, függetlenül attól, hogy a DimSQL program számlázó adatbázisába belépnek-e vagy sem. Beállítása opcionális. (lásd a leírás II.3. pontját). A DimNAV program biztosítja a DimSQL Számlázó program és a NAV szerver közötti kommunikációt. Az első adatszolgáltatással érintett számla kiállítása előtt néhány beállítást el kell végezni. Ehhez előbb a DimSQL-ben szükséges (verziószám minimálisan 6.10) beállításokat kell elvégezni:

2 Számlázás / Beállítások / Beállítások / Számla2 fül: Az online számlázás beállításainak jelölésére szolgáló menüpont. Alapbeállítás a fenti képernyő. Ez azt jelenti, hogy a szóban forgó gép végzi az ezen a gépen kiállított számlákból a NAV felé az adattovábbítást. Amit el kell végezni: XML útvonal: meg kell adni az adatszolgáltatással érintett számlák helyét (lehet a DimSQL mappán belül létrehozni pl. XML fájlok néven, de a fájlnév és a mappa helye tetszőleges). Ezt a beállítást akkor is meg kell tenni, ha a hálózatba kötött számlázó gépek közül csak 1 kijelölt gép végzi az adattovábbítást. Beküldés kezdő dátuma: alapértelmezetten , de tesztelés esetén előbbi dátumot kell megadni. Fent leírt esetben gomb inaktív. Ha több gépen számláznak (közös az adatbázis), de egy kijelölt végzi az adattovábbítást, akkor a fenti beállítások változnak. Ilyen rendszer kialakítása esetén nagyon fontos, hogy a NAV kommunikációra kijelölt gépen a számlázás adatbázisába be kell lépni, függetlenül attól, hogy melyik gépről történik a számlák kiállítása. Kilépni az utolsó beküldött számlára visszaérkező NAV válasz után lehet

3 A beállítás az adatszolgáltatást végző gépen: Nem adatszolgáltatást végző gépnél:

4 (A funkciót csak nagyon indokolt esetben használjuk. Alkalmazása esetén figyelmeztető üzenet jelzi, hogy melyik gépkódú gépet szeretnénk törölni az adatszolgáltatás teljesítés végrehajtásából.) A DimSQL Számlázás moduljában elvégzett fenti beállítások mentése után a képernyő alsó sorában (tálcán) megjelenő ikonra jobb egér gombbal történő kattintás után elvégezhetjük a DimNAV program szükséges beállításait. (Az ikon a számítógép beállításaitól függően lehet a rejtett ikonok között is.) II. BEÁLLÍTÁSOK ikonra történő jobb egér gomb kattintással a DimNAV menürendszere jelenik meg,, itt a Beállítások kiválasztása után a következő képernyőkép jelenik meg:

5 II.1. Licensz A Licensz fülön a számítógép azonosító adatai jelennek meg. Ezen a fülön a felhasználónak nincs teendője, (a partner azonosító a DimSQL programot használó partnereink sorszáma, a számítógép azonosító a DimSQL es program gépkódja, a szoftver kulcs a feloldó kulcs. Ezek megegyeznek a Védelmi kódok ablak megfelelő mezőivel). Amennyiben gépcsere történik és a DimSQL mappa teljes egészében átmásolásra kerül, megváltozik a gépkód, a Dimenziótól kapott új feloldó kulcsnak meg kell egyeznie ezen a fülön levő Szoftver kulccsal. Az operációs rendszerre vonatkozó adatok is automatikusan kitöltésre kerülnek. II.2. Technikai felhasználók A technikai felhasználó annak a számítógépnek a beazonosítását jelenti, amelyen történik a számlázás, illetve az adatszolgáltatás. Ezen a fülön azokat az azonosító adatokat kell rögzíteni, melyeket az Online számla felületen (onlineszamla.nav.gov.hu, illetve ennek teszt felületén) elvégzett elsődleges regisztrációt (adatszolgáltatásra kötelezett törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja) követően létrehozott technikai felhasználóra vonatkozóan generált a rendszer. (Ha még nem történt meg az említett oldalon a regisztráció, figyelmébe ajánljuk honlapunkon Az online számla regisztráció lépésről lépésre c. leírást:

6 A szükséges mezők kitöltését elvégezni. ikonra történő kattintás után az ablak jobb oldali részén tudjuk Adószám első 8 karaktere Adatszolgáltatásra kötelezett cég neve (elég a cég rövid neve) Technikai felhasználóra vonatkozó felhasználó név (technikai felhasználó regisztrációjakor kapott) Technikai felhasználóra vonatkozó jelszó (technikai felhasználó regisztrációjakor megadott) XML aláíró kulcs (technikai felhasználó regisztrációjakor kapott) XML cserekulcs (technikai felhasználó regisztrációjakor kapott) A felhasználó nevet, aláíró kulcsot, csere kulcsot másolás-beillesztés funkcióval javasoljuk elvégezni (természetesen amennyiben erre lehetőségünk van). A gombra történő kattintás után az adószám és cégnév bekerül a bal oldali ablakba. (Ha ugyanarról a gépről több cégre vonatkozóan teljesítünk adatszolgáltatást pl. könyvelőirodák esetén -, egyenként el kell végezni mindegyik céghez a regisztrált technikai felhasználó adatainak felvitelét a gombbal.) Későbbiekben, ha változnak a technikai felhasználó adatai (az elsődleges felhasználó a cég ügyfélkapus eléréssel rendelkező vezetője vagy meghatalmazott törli a technikai felhasználót, ill. újat hozott létre), a következő ikonokra való kattintással tudja a módosításokat elvégezni: kiállítására) - technikai felhasználó törlése (Pl. könyvelőiroda megbízása megszűnt a számlák - szerkesztéssel új technikai felhasználó adatainak felvitele (cég neve, adószáma változatlan maradt). II.3. Egyéb

7 Az Egyéb fülre átkattintással beállíthatjuk az online adatszolgáltatással érintett számlák mentésének helyét. Ez bárhol lehet a gépen, nem szükséges a számlázó program mappáját kijelölni. Megegyezik a DimSQL Számlázás / Beállítások / Beállítások / Számla2 fülön beállított XML útvonallal. Az ott elvégzett beállítás automatikusan átkerül ide. Szükséges a NAV szerver adatainak beállítása (július 1. után változik), július 1. után követő programfrissítés már helyesen fogja tartalmazni. Ha felhasználó július 1. után is szeretné megtartani a tesztelés lehetőségét és erre a célra létrehozott egy számlázás teszt állományt ott továbbra is a NAV szerver online számla teszt címét kell megjelölni. Időtúllépés: lassú internet esetén javasolt a kurzort jobbra mozgatni, így tovább vár a NAV válaszára max. 20 mp-ig növelhető. Felugró értesítések engedélyezése: bekapcsolása esetén ebben a formában is visszajelzést kapunk a NAV-val történő kommunikációról: DimNAV program indítása: ezen a fülön beállítható, hogy a DimNAV a Windows programmal (és nem a DimSQL programmal) induljon. Ez a funkció azért hasznos, mert ha technikai hiba miatt nem valósult meg az adattovábbítás, a számítógép következő bekapcsolásánál automatikusan megtörténik az adatok küldése, nem kell hozzá a számlázó modult indítani. (Fontos tudni, hogy a jelenlegi előírás szerint technikai hiba esetén annak megszűnését követően 24 órán belül meg kell történnie az adatszolgáltatásnak!)

8 Indítás minimalizálása a tálcán: bekapcsolása esetén a Windows vagy DimSQL (előzőekben leírt beállítástól függően) indítása után a DimNAV működését a tálcán az Befogadott, de figyelmeztetést tartalmazó számlák jelölése: NAV által befogadott számlák DONE jelölést kapnak, de előfordulhat, hogy a NAV válaszüzenetei olyan figyelmeztetéseket tartalmaznak, melyek felhívják a felhasználó figyelmét hibás adatkezelésre, adatbeviteli hibákra stb. Bepipálása esetén ezen számláknál a válaszüzenet sárgával jelölt. jelzi. Lehetőség van útvonalat elrontottuk és nem tudjuk mi volt ott. alkalmazására, ha pl szervert és A Beállítások mentése ( ) után a képernyő alsó menüsorából eltűnik a ikon, helyette megjelenik:. (A DimNAV ikonja: a képernyőn:.) A DimNAV-ra vonatkozó fentiekben leírt beállításokat egyszer kell elvégezni, továbbiakban (ha nem szükséges a technikai felhasználóra vonatkozó adatot módosítani vagy nem történt új gépre telepítés) csak arra kell figyelni, hogy ne zárjuk be indokolatlanul. a programot. A DimSQL Számlázó moduljába történő belépés után a főmenü jobb oldalán látható ikon ( ) nagyítója folyamatos mozgása jelzi, hogy a DimNAV program figyeli: készül-e adatszolgáltatásra kötelezett számla. III. DimNAV MENÜJE ikonra történő jobb egér gomb kattintással jelenítjük meg

9 III.1. Ablak megnyitása Megjeleníti az adattovábbítás eredményét, a NAV-tól kapott válaszüzeneteket. Részletesen lásd a IV. pontban. III.2. Beállítások Bővebben a II. menüpontban leírtak szerint. III.3. Hibás számlák fájlba mentése Ennek segítségével végezhetjük el az adatszolgáltatás hibás számláinak mentését. Alkalmazása akkor indokolt, ha a szoftverfejlesztőnek át kell küldeni a NAV hibajelzésével ellátott számlákat a hiba felderítésének céljából. Az ABORTED jelzéssel visszaérkezett számlák mentési helyét kiválaszthatjuk, a mentés zip fájlban történik. Későbbiekben beállítható lesz, hogy mely számlákra vonatkozzon a mentés. III.4. Napló megtekintése Naplózza a DimNAV programban történt eseményeket, szintén a szoftverfejlesztő számára nyújt hasznos információkat. A zip fájl menthető. III.5. Segítség A Segítség gombra kattintva megjelenő ablak: Választhatunk: a program használatára vonatkozóan szeretnénk további információt olvasni, a Dimenzió Kft. honlapján az Online számla hírekhez szeretnénk navigálni, vagy a NAV Online számla weboldalára szeretnénk eljutni. Kommunikáció teszt: NAV szerverrel történő kapcsolatfelvételt mutatja. Pl. ha a NAV szerverrel történő kommunikáció felfüggesztve jelzést kaptunk (pl. üzemzavar esetén), a teszt ablaka üres:

10 Normál kapcsolat esetén a Teszt indítása után megjelenő képernyő:

11 Névjegy: A DimNAV program fejlesztőjére és a használt számlázó program azonosítására szolgáló adatokat jeleníti meg: III.5. Program bezárása DimNAV programból kilépés. Csak nagyon indokolt esetben alkalmazzuk!!! A program bezárása megakadályozza a NAV-val történő kommunikációt. A program bezárása esetén elmaradhat a kötelező, időben történő adatszolgáltatás. (A DimNAV új verzióra automatikusan frissül. Előfordulhat, hogy szükséges kézi frissítés, ekkor előbb be kell zárni a programot. A frissítés elvégzése után újra kell indítani a DimNAV programot!) A DimNAV beállításainak elvégzése után a felhasználónak továbbiakban már csak a törvényeknek megfelelő számlakiállításra kell koncentrálni, illetve figyelemmel kísérni, hogy az adatszolgáltatással érintett számlák rögtön a számla lezárása után (tovább már nem lehet változtatni a számla adatain,

12 tehát megtörtént a nyomtatás vagy PDF-ben mentés, stb.) továbbításra kerüljenek, illetve értelmezni kell a NAV válasz üzeneteit. A DimNAV ugyanis a DimSQL számlázó moduljában történő belépés után folyamatosan vizsgálja, vane felküldendő számla. Amennyiben van, ezek automatikusan bekerülnek az erre kijelölt mappába (Számlázás/Beállítások menüben, ill. DimNAV programba beállított útvonalon), de továbbítás után ki is ürülnek onnan. A folyamatot a DimNAV Ablak Számlák állapota ablak mutatja. IV. ABLAK MEGNYITÁSA A számlázó program indítása automatikusan indítja a DimNAV programot, és a számítógép kikapcsolásáig (DimNAV program bezárásáig) folyamatosan vizsgálja, van-e felküldendő számla. Elvégzi a számla adatainak továbbítását, fogadja a NAV-tól kapott választ. Segítségével megjeleníthető a válaszüzenet tartalma. Mivel a beküldött számlára max. 5 percen belül kapunk visszajelzést, ezért a számlázó programból ne lépjünk ki addig, míg az utoljára felküldött számlára nem kapunk visszajelzést. A kiállított és beküldendő (beküldött) számlákra vonatkozó információkat megjeleníthetjük a DimNAV programmal a ikonra dupla kattintással (vagy jobb egérgomb - Ablak megnyitás). Listázási időszak: a beküldött számlák listáját szűrhetjük o o o o Mai napra Elmúlt 7 napra Elmúlt 30 napra Összes számlára

13 Szűrés a beküldő adószámára: ha egy gépen több cégre vonatkozóan állítunk ki számlát, lehetőség van a beküldő adószámára szűrni (természetesen előfeltétel, hogy az adószám szerepeljen a DimNAV technikai felhasználóknál). A színek jelzik a NAV-nak továbbított számlákra vonatkozó feldolgozás státuszát: Hiányzó technikai felhasználó: csak az adószám, számlaszám és beolvasás ideje oszlop kitöltött, a többi üres. (Előfordulhat pl. könyvelőirodák esetében, amikor átlépünk egy másik cég adatbázisába, elkészül az adatszolgáltatásra kötelezett számla, de még nem történt meg a technikai felhasználó regisztrációja.) Feldolgozás alatt: megtörtént a továbbítás a NAV szervere fele, de még folyamatban van a számla feldolgozása (adatszolgáltatás követelményeinek ellenőrzése), a feldolgozás státusza: PROCESSING. Hibás számla: a számla adattartalma hibás, ABORTED Figyelmeztetés: az elfogadott számlákhoz a NAV megjegyzéseket fűzhet: Ezek az üzenetek az adatszolgáltatásra kötelezett tájékoztatását szolgálják. Célja, hogy segítsen az adózó oldalán jelentkező adatbeviteli hibák, hibás gyakorlatok, szoftverhibák észlelésében és javításában. A figyelmeztetések ellenére az adatszolgáltatás teljesítettnek minősül, DONE. Elfogadott számla: DONE, rendben megtörtént az adatszolgáltatás. Eben az esetben további teendő nincs. Az alábbi képernyőképek a tesztelés során készült számlákra vonatkoznak, a kommunikációs program működését segítenek megérteni:

14 RECEIVED: Küldés folyamatban van PROCESSING: Feldolgozás folyamatban van ABORTED esetén hibás volt a számla. A számla sorára történő dupla kattintással megnyitható a Kommunikációs XML. A megjelenő ablakban a Számla ellenőrzés (Válasz) fül tartalmazza a NAV válaszát, ebben magyarul is megtalálható az üzenet. (Az alábbi üzenet a teszt időszakban készült, gyakorlatban ugyanazzal a sorszámmal nem történhet kétszer adatszolgáltatás.)

15 A DONE státusszal (Rendben) befogadott számláknál is érdemes a kommunikációs XML megtekintése. Ha elmarad a DimNAV / Beállítások / Egyéb fülön a Befogadott, de figyelmeztetést tartalmazó számlák jelölése, akkor a DONE státuszú számlák is tartalmazhatnak figyelmeztetést. Alábbi esetben a számla befogadása megtörtént, bár a vevő adószáma helytelen. Ezeknek az üzeneteknek a megfelelő módon történő kezelése felhasználó feladata. Nyilván ebben az esetben az eredeti számla módosítása szükséges

16 Figyelmeztető üzenet nélküli NAV válasz: Ha a technikai felhasználót helytelenül regisztráltuk be a DimNAV-ba, vagy több cég nevében történt számlázás esetén még nem történt meg a technikai felhasználó adatainak rögzítése ugyanitt, az adatszolgáltatás nem lesz eredményes: Ebben az esetben csak az adószám, számlaszám és a beolvasás ideje jelenik meg, a többi mező üres

17 A hiba javítása után automatikusan megtörténik a számlák beküldése: Az alábbi képernyőképen olyan számlabefogadások látszanak, melyek eredményesek, de a sárga szín jelzi, hogy a sikeres adatszolgáltatáshoz figyelmeztető üzenetek tartoznak: A kiválasztott sárga sorra történő dupla kattintással megjelenik a kommunikációs XML:

18 A megjelenő figyelmeztetés szerint javasoljuk, hogy a DimSQL Számlázás modulban a Terméktörzs táblát a kiszámlázott termék, vagy szolgáltatást szerkesztéssel javítsuk: a mennyiségi egységnél válasszuk ki a darabot! (A NAV várja a mennyiséget és mennyiségi egységet is, ha a számlán szerepel az egységár. A következő hasonló tartalmú számla már figyelemeztetés nélkül fog bemenni!) Az adatszolgáltatást megismételni nem kell. A kommunkációs XML-ek megtekintése ablakban látható még az elkészült számla XML formátuma, valamint a NAV válaszok. Igény esetén a kapott kommunikációs XML elmenthető továbbítható a szoftverfejlesztőnek. gombbal, és FONTOS!!!!! Amíg az utolsó adatszolgáltatásra kötelezett számláról nem érkezett meg a NAV válasz üzenete, nem szabad megszakítani a DimNAV működését!