HÓDMEZŐVÁSÁRHELY SZENNYVÍZTISZTÍTÁSA ÉS KISHOMOK VÁROSRÉSZÉNEK SZENNYVÍZCSATORNÁZÁSA KEOP-7.1.2.0-2008-0295 KOMMUNIKÁCIÓS TERV 2010 janár 26. A projekt előkészítési szakasza az Új Magyarország Fejlesztési Terv, Környezet és Energia Operatív Program (KEOP-1.2.0) keretén belül, az Európai Unió támogatásával, a Kohéziós Alap társfinanszírozásával valósul meg.
Tartalomjegyzék 1. Helyzetelemzés...3 2. Célkitűzések meghatározása...4 2.1. Stratégiai célkitűzések...4 2.2. Kommunikációs célok...4 2.3. Részcélok...5 3. Célcsoportok azonosítása...5 4. Kommunikációs stratégia...6 4.1. A projekt előkészítő szakasza...6 4.2. Projekt megvalósítási szakasz...9 4.3. A projekt megvalósítását követő szakasz...11 5. Célcsoportok...12 6. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök...14 7. Időzítési terv...15 8. Kivitelezés módja...16 9. Költségterv...16 10. Értékelés...17
1. Helyzetelemzés Hódmezővásárhely közmű ellátottsága szinte teljesnek tekinthető a víziközművek kivételével. Jelenleg léteznek olyan városrészek, amelyek egyáltalán nem csatornázottak. Ezeken a városrészeken a szikkasztásos módszerrel kezelik a keletkező szennyvizet, mely a környezet szempontjából káros. A másik probléma, hogy a jelenlegi szennyvíztisztító telep működése során nem tudja teljesíteni az előírt környezetvédelmi határértékeket, technológiailag elavult, melynek súlyos környezet-ökológiai következményei lehetnek, valamint ha a probléma nem kerül megoldásra, környezetvédelmi bírságokra is lehet számítani. A határértékek betartásához elengedhetetlen a szennyvíztisztító telep kapacitásának növelése és az alkalmazott technológia korszerűsítése, ami jobban megfelel a napi ingadozások kezeléséhez. Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Önkormányzata ezért kidolgozta a Hódmezővásárhely szennyvíztisztítása és Kishomok városrészének szennyvízcsatornázása című projektet a jogszabályi előírásoknak való megfelelés, valamint az élhetőbb települési környezet kialakítása érdekében. A szennyvízelvezetési és tisztítási program középpontjában a környezetvédelem, valamint az infrastruktúra fejlesztése áll. Manapság elvárható, hogy olyan lakókörnyezetben éljünk, ahol a szennyvízelvezetés és tisztítás megoldott korszerű technológiák segítségével. A projekt megvalósítása során a talaj és talajvíz további szennyezése megszüntethetővé válik, továbbá az érintett településrészeken javul az élet- és környezetminőség is, valamint a fenntartható fejlődés egyik alappillére a környezetünk védelme és a vizeink jó állapotban tartása is biztosítottá válhat. A projekt másik célja, hogy a térség népesség megtartó képessége növekedjen. A fiatal népesség számára a város vonzóvá váljon, hogy Hódmezővásárhely meg tudja őrizni versenyképességét, amelyhez az infrastruktúra teljes körű kiépítése is hozzájárul. A modern, minőséges környezeti állapot kialakításával lehetővé válik a helyi identitás erősítése, mert az emberek szívesebben élnek olyan környezetben, amelynek a lakossági infrastrukturális környezete fejlett. Környezetvédelmi és ökológiai cél a szennyvíztisztító telepről elfolyó tisztított szennyvíz megfelelő minőségének biztosítása, a befogadó szennyezőanyag terhelésének csökkentése, a közcsatornán elvezetett szennyvíz biológiailag tisztított hányadának növelésével, a nyers szennyvíz teljes tápanyag eltávolításának biztosításával a Hódtó-Kis-tiszai csatorna ökológiai védelmében, környezeti állapotában bekövetkező romlás megakadályozása érdekében.
A projekt végére várhatóan 12.054 m hosszúságú gyűjtőcsatorna épül ki, 711 tervezett bekötési számmal. Az átfogó cél elérésének módja a fejlesztendő tevékenység megvalósítása, azaz Hódmezővásárhely szennyvíztisztító telepének technológiai és iszapkezelési fejlesztése. Egy egészséges, tiszta település létrehozása, a projekt által érintett lakosság környezeti biztonságának és környezeti fenntarthatóságának megteremtésével. Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Önkormányzata folyamatosan tájékoztatni kívánja a környezetet a fejlesztés üteméről és előrehaladásáról. Ennek érdekében a célcsoportok, a megfelelő üzenetek és ennek eszközei meghatározásra kerülnek. A kommunikációs terv keretében bemutatásra kerül a projekt során megvalósuló nyilvánossággal kapcsolatos stratégia, az ezzel kapcsolatos programok és kommunikációs eszközök, melyek a projekt elfogadottságát, a környezet tájékoztatását kívánják biztosítani. 2. Célkitűzések meghatározása 2.1. Stratégiai célkitűzések Az átfogó célként megfogalmazható egy olyan település létrehozása, mely egészséges és tiszta (nem csak a szűk belvárosban, hanem a többi városrészen is), így Hódmezővásárhely megőrzi versenyképességét a régióban. Az alapinfrastruktúra teljes kiépítettsége, az életminőség javulása a csatornázási lehetőség biztosításával, ezáltal a város népességmegtartó képességének növelése. Hódmezővásárhely környezeti biztonságának megteremtése. A felszíni- és felszín alatti vizek védelmének biztosítása, felszíni vizek minőségének megóvása, fenntartása és javítása. A Fenntartható Fejlődés egyik alappillérének biztosítása a vizeink jó állapotban tartása, Európai Uniós irányelveknek való megfelelés. A csatornarendszeren összegyűjtött és megfelelő határértékekre tisztított szennyvíz a befogadó vízfolyásokba visszavezetve a vízgazdálkodási hasznosítást és fejlődést; valamint ökológiailag pozitív hatásokat eredményez. Ezen keresztül a fejlesztés hozzájárul a környezetvédelmi és vízügyi ágazat regionális fejlődéséhez. A hosszú távú szakmai, pénzügyi és intézményi fenntartathatóság biztosítása. 2.2. Kommunikációs célok Az elérni kívánt célok fontosságának hangsúlyozása a lakosság és egyéb fogyasztók felé (környezetvédelmi megfelelés fontossága). 4
Az Európai Uniós támogatás, az ÚMFT által megvalósuló projekt hirdetése. A fejlesztés mérföldköveinek ismertetése a közvetlenül és a közvetve érintettekkel. A környezettudatos szemlélet erősítése, a fenntartható fejlődés fontosságának hangsúlyozása. A pályázat sikerének hirdetése, pozitív szemlélet elérése. A tágabb környezet, más közösségek figyelem felkeltése. 2.3. Részcélok A városi lakosság környezeti feltételeinek javítása. Hódmezővásárhely turizmus adta lehetőségeinek maximális kihasználása. Potenciális befektetők figyelmének felkeltése. 3. Célcsoportok azonosítása Város és térség polgárai Döntéshozók Társadalmi szervezetek Közvetlenül érintett munkatársak Média (cikkek, rádió, tévé, online) Egyéb Már bekötéssel rendelkező lakossági fogyasztók Bekötéssel nem rendelkező, leendő lakossági fogyasztók Közszféra Szennyvíziszap elhelyezésével érintettek Egyéb fogyasztók Önkormányzati vezetők, politikai szereplők Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Fejlesztési Igazgatóságának vezetői, munkatársai Környezetvédelmi, Vízügyi szervek, hatóságok Felügyeleti szervek Civil szervezetek Természetvédelmi, környezetvédelmi szervezetek Esélyegyenlőséggel foglalkozó szervezetek Önkormányzat dolgozói Projekt menedzsment szervezet A szennyvíztisztító telep dolgozói Helyi média Országos média Gazdasági partnerek Helyi vállalkozások Turisták 5
4. Kommunikációs stratégia Az Önkormányzat a projekt előkészítés során a hatályos jogszabályokban meghatározott tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségeknek tesz eleget. A tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket a Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentum, valamint az Arculati Kézikönyv tartalmazza. A projekt előkészítés szakaszában Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentumban szereplő I. számú kommunikációs terv előkészítő szakaszában előírt tevékenységek valósulnak meg. 4.1. A projekt előkészítő szakasza A kommunikációs stratégia három időben elkülönülő szakaszból áll: - Kutatás időszaka - Tervezés időszaka - Előkészítés időszaka Kutatás időszaka Az első szakasz a menedzsment felállításától a tervezési munkák és a részletes megvalósíthatósági tanulmány kidolgozásának megkezdéséig tart. Fő kommunikációs feladat a lakosság tájékoztatása, a fejlesztés szükségességének hangsúlyozása. A helyi lakosság tájékoztatásának eszközeként a helyi médiában riportok készülnek a Vásárhelyi Televízió és a városi rádió (Rádió7) adásaiban, melyekkel a projekt állapotáról kaphatnak információt az érintettek. Ebben a szakaszban zajlik le a lakosság körében végzett közvélemény-kutatás, valamint a helyi civil szervezetek véleményének megismerése is, melyek alapján meghatározható a kommunikációs stratégia irányvonala. Ezek elemzésével fény derülhet az esetleges tájékoztatási hiányosságokra, komplett képet kapunk a lakosság eddigi informáltságáról a projekttel kapcsolatosan. Mindemellett elkészül a projekt válságkommunikácós terve, valamit a projekt menetrendjének összeállítása. Tervezés időszaka Ezen időszakban zajlanak le az egyeztetések a tervező és a kedvezményezett között, hogy a lehető legoptimálisabb beruházás valósuljon meg, mind környezeti, technológiai, pénzügyi és gazdasági igényeket kielégítve. Ezen időszakban készül el a részletes megvalósíthatósági tanulmány (RMT), mely a projekt megvalósíthatóságát elemzi, valamint megmutatja a lehetséges alternatívákat és az azokkal elérhető hatékonyság és eredményesség mértékét. A tanulmány készítője és a tervező között folyamatos a kapcsolattartás.
Előkészítés időszaka Ezen időszakban még nagyobb hangsúly kap a beruházás állapotáról a folyamatos tájékoztatás, második fordulós pályázat beadása, a tervek állapota. Ennek eléréséhez nyomtatott tájékozató szórólapok terjesztését tervezzük a kishomoki lakosság körében, ugyanis ők érintettek közvetlenül a beruházás megvalósításában és számukra elengedhetetlen a megfelelő információ biztosítása. A szórólapokat 148x210 mm-es papírméretben, az Arculati kézikönyvben meghatározott formai elemek figyelembe vételével készíti el a PR vállalkozó. A színes tájékoztató szórólap 1000 példányszámban készül el és önkéntesek által jut el az érintett háztartásokba. Hirdetmények, tájékoztatók kerülnek kihelyezésre a Polgármesteri Hivatal frekventált, elsősorban ügyfelek fogadására, várakozására szolgáló tereiben. Sajtómegjelenések készülnek a projekt előrehaladásával, illetve a második fordulós pályázat állapotával kapcsolatosan a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában. A projekt iránt érdeklődők interneten is információt kaphatnak a projekt előrehaladásáról, ugyanis külön internetes honlap jön létre, melyen a projekttel kapcsolatos fontosabb mérföldkövek egy helyen lesznek megtekinthetőek és mindenki számára elérhetőek. A kommunikációs tevékenység során igénybe vett csatornák: Vásárhelyi Televízió Rádió7 Új Hódmezővásárhely Délvilág napilap www.hodmezovasarhely.hu www.promenad.hu www.delmagyar.hu A Rádió 7 a hódmezővásárhelyi kistérségben a legnagyobb hallgatottságú és lefedettségű helyi rádiója. A helyi televízióként a VTV (Vásárhelyi Televízió) rendelkezik hasonló lefedettséggel, illetve nézettséggel. A Rádió 7 az önkormányzattal kötött hatályos megállapodása alapján napi 3 alkalommal a híreket követően, de attól elválasztva, Önkormányzati hírek című hírblokkban közöl az önkormányzat által meghatározott tartalmakat. A VTV Képújságában naponta jelentet meg az önkormányzat által meghatározott tartalmakat. 7
Mind a Rádió7, mind a VTV bizonyos időközönként magazin típusú beszélgetéseket szervez, amelyben az önkormányzat által meghatározott témákat, az önkormányzat által meghatározott személyek mutatják be meghívott vendégként. A Rádió7 esetében ez 2 hetente 1 órás magazint jelent, a Vásárhelyi Televízió esetében eseti jelleggel kerül bemutatásra. Az Önkormányzat kiadványa az Új Hódmezővásárhely minden hónap utolsó szombatján jut el valamennyi hódmezővásárhelyi háztartásba. Ez a kiadvány a lakosok számára ingyenes. A megjelenő cikkek témáját az Önkormányzat határozza meg, az újság terjedelme 8 oldal, A/3 méretben. A Délvilág napilap Csongrád megye, azon belül kiemelten Szeged, Hódmezővásárhely, Makó, Szentes, Csongrád települések és térségének napilapja. Az Önkormányzatnak nincs külön megállapodása a napilappal cikkek megjelenését illetően, hirdetéseket eseti jelleggel adunk fel. Napi szinten általában sajtóesemények, sajtótájékoztatók, közlemények alapján adnak tudósítást Hódmezővásárhely, Makó, Szentes és Csongrád települések eseményeiről, ennek megfelelően a környező városok Csongrád megyében is hírt kapnak Hódmezővásárhely eseményeiről, fontosabb történéseiről. A Délvilágot a Tiszántúlon terjesztik a Délmagyarország napilap mutációjaként. A MATESZ publikus adatai alapján a Délmagyarország-Délvilág lapok (összevont példányszám) megjelenési átlaga a 2009. III. negyedévben: - 51 203 db a nettó nyomott példányszám - 48 624 db az összes terjesztett példányszám. Mivel nagy példányszámú lapról van szó, az újság fontos csatornának számít a sajtóesemények, sajtómegjelenések szempontjából, hiszen a térségben ez az egyetlen ilyen nagy példányszámban megjelenő napilap, amely más városokban is hírt ad a helyi eseményekről. A www.hodmezovasarhely.hu honlapon az Önkormányzat hírei jelennek korlátlan mennyisében, a www.promenad.hu a Rádió 7 internetes portálja. A www.delmagyar.hu a Délmagyarország-Délvilág internetes oldala. 8
4. 2. Projekt megvalósítási szakasz Az előkészítési szakaszhoz hasonlóan a projekt megvalósítás időszakában, vagyis a projekt második fordulós szakaszában is nagy hangsúlyt kap a helyi lakosság tájékoztatása. A tájékoztatási tevékenység célja ebben az időszakban a projekt megvalósítás egyes mérföldköveinek előrehaladásáról a folyamatos tájékoztatás, valamint a projekt infrastruktúrális és környezeti hatásainak, illetve a bekövetkező pozitív változások tudatosítása a célcsoportban. A következőkben leírt tájékoztatási tevékenységek megvalósítása: Sajtótájékoztató a projekt indításáról A sajtótájékoztató célja a projekt indulásának minél nagyobb nyilvánosságot biztosító bejelentése. Hódmezővásárhely meglévő médiakapcsolataira építve szervezi meg a sajtótájékoztatót, amelynek keretében a projekt bemutatásra kerül. Meghívásra kerül a teljes helyi sajtó, valamint regionális sajtó. Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról A sajtótájékoztatót követően a regionális média, különösen a hódmezővásárhelyi kistérségben megjelenő napi-, heti- vagy havilapok, és on-line médiumok részére sajtóközlemény kerül kibocsátásra. Sajtóesemények szervezése a. Ünnepélyes eseményekhez A szennyvíz beruházás során több olyan jelentős esemény, mérföldkő is meghatározható, amelyekhez kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezhető. Ilyen potenciális események a következők: Beruházás megkezdése Beruházás befejezése b. Sajtómegjelenés generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában A fontosabb mérföldkövekről, eseményekről készített sajtóközlemény a helyi és regionális nyomtatott, elektronikus és on-line média részére is elérhető lesz. A nyomtatott média közül különösen a helyi napilapok, havilapok jelentik a célcsoportot. Az elektronikus médiában a térségben fogható rádió és televízió adók (Rádió7 és Vásárhelyi TV), valamint az on-line média számára is megküldésre kerül a tájékoztató. 9
Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése A tájékoztatás hatékonyságának mérésére alkalmazható eszköz a sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése. Ez az eszköz alkalmas a projekttel kapcsolatos kommunikáció ellenőrzésére, és jelzi, hogy milyen téren szükséges a kommunikációs tevékenység módosítása. Az elemzés kiterjed a nyomtatott, az elektronikus, valamint az on-line média megjelenésekre. Az elemzés főbb szempontjai a következők: a. Hány cikk jelent meg a projekttel kapcsolatban? b. Mekkora elérésű médiumokban jelentek meg az egyes hírek? c. Mennyire fő helyen jelentek meg? d. Milyen kommentálást kaptak a kiküldött híranyagok? A beruházás helyszínén A típusú hirdetőtábla elhelyezése A szennyvíztisztító telep egyik megfelelő pontján, valamint Kishomok városrészen az NFÜ Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei útmutatószerint, az ÚMFT arculati kézikönyvének előírásait figyelembe véve 6x3 méteres A típusú hirdetőtábla kerül elhelyezésre. Kockázatok folyamatos figyelése, esetleges krízismenedzsment A megvalósítás során fontos feladat a kockázatok és válsághelyzetek figyelése, a korábban beazonosított kockázatokra való reagálás előkészítése. A krízismenedzsmentre való felkészülés legfontosabb eleme a válságkezelésért felelősök kijelölése és felkészítése. Megvalósítás szakaszában is folyamatosan tájékoztatjuk a lakosságot, annak érdekében, hogy a projekt menetét nyomon követhessék és elkerüljük az esetleges tájékoztatási hiányosságokból (rosszindulatú híresztelések, félreértések) eredő kockázatokat. Ha változik a megvalósítás menete a lakosság haladéktalanul tájékoztatást kap a helyi sajtón keresztül. Információs anyagok, kiadványok készítése A projekt célcsoportja Hódmezővásárhely város Kishomok városrész lakossága. A fejlesztéssel kapcsolatosan információs anyagok és kiadványok segítségével igyekszünk bemutatni számukra a megvalósuló beruházás helyzetét. 10
Fotódokumentáció készítése Fényképekkel dokumentálhatóvá válik a projekt megvalósítás folyamata, a kivitelezés és a létrehozott eredmények. A fotódokumentáció során készített fotók egyrészt a műszaki előrehaladás dokumentálására, másrészt a tájékoztató kiadványok, sajtóanyagok kiegészítőjeként kerülnek felhasználásra. Kisebb értékű szóró-reklámajándékok készítése a meghatározott uniós arculati elemekkel A megvalósuló projektet hirdetve terjesztésre kerül kisebb értékű szóró-reklámajándék a fejlesztéssel érintett lakosság számára. Előzetes elképzelések szerint praktikus és jól hasznosítható reklámtárgy népszerűsítést tervezzük, melynek pontos meghatározására a második fordulós közbeszerzés során nyílik lehetőség. Tájékoztatás a kedvezményezett hivatalos honlapján A város honlapja, www.hodmezovasarhely.hu jelenleg is beszámol minden, a települést érintő fontosabb eseményről. A projekttel kapcsolatos tájékoztató írások minden esetben felhívják a figyelmet arra, hogy a projekt megvalósítását az EU támogatja. Az Arculati kézikönyvben meghatározott, honlapra vonatkozó kötelező tartalmi és formai elemek figyelembevételével valósul meg a tájékoztatás. 4.3. A projekt megvalósítását követő szakasz Sajtónyilvános ünnepélyes projekt záró / átadó megnyitó rendezvény szervezése Az újonnan kiépítendő csatorna-szakasz rákapcsolása a meglévő hálózatra, valamint a szennyvíztisztító telep tecnológai korszerűsítése ünnepélyes eseményként kerül megszervezése. Ez az alkalom jelenti a kivitelezés befejezését. Az esemény célja, hogy az érintetteknek és az érdeklődőknek bemutassa a megvalósult projektet egészen a kezdetektől. Sajtómegjelenés generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Az átadó ünnepségről és az ott elhangzottakról sajtóközlemény készül, amely eljuttatásra kerül a helyi és regionális nyomtatott, elektronikus és on-line médiumoknak. Nyílt nap, ügyfelek, partnerek, lakosság stb. részére Nyílt nap keretében bemutatásra kerül az szennyvíz-kezelés technológiai folyamata és a szennyvíztisztító telep. Előadás keretében kerül bemutatásra a projekt, a kezdeti szakasztól a 11
egészen megvalósítás végéig az egyes fontosebb mérföldköveken végighaladva, a fotodokumentációt felhasználva. A beruházás helyszínén D típusú emlékeztető tábla elhelyezése A szennyvíztisztító telep arra alkalmas helyszínén, valamint Kishomok városrészen az NFÜ Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei útmutatóban foglaltaknak megfelelően, az ÚMFT arculati kézikönyvének előírásait figyelembe véve D típusú emlékeztető tábla kerül elhelyezésre. 5. Célcsoportok Fő célcsoportok Üzenetek Eszköz Város és térség polgárai Döntéshozók Társadalmi szervezetek Közvetlenül érintett munkatársak Európai Uniós elveknek való megfelelés, kötelezések teljesítése, korszerű szennyvízkezelés fontossága. Az alapinfrastruktúra növekszik, az életminőség javulása várható (kellemetlen bűzhatások megszűnése). Környezetvédelmi fenntarthatóság, élhetőbb települési környezet. EU által támogatott beruházás, finanszírozási körülmények, infrastruktúra fejlődése, a beruházás fontosságának kiemelése, környezeti elemek védelme valósul meg, Fenntartható fejlődés alapelvének érvényesítése. Véleményük meghallgatása, partneri viszony kialakítása; a projekt megvalósulásának környezetvédelmi fontossága; egyes mérföldkövek megvalósulásának ideje. A projekt menetrendje, a beruházással kapcsolatos események, mérföldkövek. A Sajtómegjelenés Közvélemény kutatás Nyomtatott brosúrák, kiadványok Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények Weboldal Lakossági fórum Weboldal Nyomtatott kiadványok Sajtótájékoztatók Sajtómegjelenések Weboldal Információs kiadványok Sajtómegjelenések Személyes találkozó Belső kommunikációs eszközök 12
Média Egyéb fejlesztendő tevékenység fontossága. A projekt az Európai Unió és a Kohéziós Alap társfinanszírozásával valósul meg a Környezet és Energia Operatív Program keretében, a beruházás szükségszerűségének és eredményének ismertetése Az infrastruktúra fejlődése, vonzó települési környezet, környezetvédelmi jogszabályoknak való megfelelés, fenntartható fejlődés biztosítása Háttéranyagok Prezentációk Interjúk Sajtómegjelenések Sajtótájékoztatók Weboldal Sajtóesemények Belföldi tanulmányi út Weboldal Információs anyagok Sajtómegjelenés Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények 13
6. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök Eszköz Tervezi a használatát? Igen Nem Célérték (darab) Lehetséges kockázatok felmérése X 1 Válságkommunikációs terv készítése X 1 Véleményvezérek azonosítása, interjúk X 1 Civil szervezetek felkutatása, vélemények megismerése X 1 Közvélemény kutatás X 1 Hatástanulmány készítése X 1 Korábbi média-megjelenések összegyűjtése és elemzése X 1 Projekt menetrendjének összeállítása, az engedélyezések várható időpontjainak összegyűjtése X 1 Kommunikációs terv X 1 A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel X 1 A beruházó képviselőinek kommunikációs felkészítése médiatréning keretében X 1 Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában X 2 Sajtóesemények szervezése X 1 Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése X 1 Belföldi tanulmányút szervezése újságírók számára igény X 0 esetén Nyomtatott tájékoztatók elkészítése és lakossági terjesztése X 1 Internetes honlap létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése X 1 Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése X 1 Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók X 1
7. Időzítési terv Feladat/eszköz Lehetséges kockázatok felmérése Válságkommunikációs terv Véleményvezérek azonosítása, interjúk Civil szervezetek felkutatása, vélemények megismerése Közvélemény kutatás Hatástanulmány készítése Korábbi média megjelenések összegyűjtése és elemzése Projekt menetrendjének összeállítása, az engedélyezések várható időpontjának összegyűjtése Kommunikációs terv A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel A beruházó képviselőinek kommunikációs felkészítése médiatréning keretében Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtóesemények szervezése Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése Nyomtatott tájékoztatók elkészítése és lakossági terjesztése Internetes honlap létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók Időzítés 2009 2010 VII. VIII. IX. X. XI. XII. I. II. III. IV. V. VI. VII VIII. IX. X. XI. XII. Folyamatos
8. Kivitelezés módja A kommunikációs feladatok elvégzésére és a nyilvánosság biztosítására az Önkormányzat PR tevékenységet végző szervezettel kötött szerződést. A projekttel kapcsolatban felmerült kommunikációs és PR feladatokat a Polgármesteri Hivatal külső kommunikációért és a sajtóval való kapcsolattartásért felelős munkatársával, valamint a projektmenedzsment szervezet munkatársaival együttműködésben kell elvégezni. 9. Költségterv Tevékenység Lehetséges kockázatok felmérése, kockázatelemzés Válságkommunikációs terv Véleményvezérek azonosítása, interjúk Civil szervezetek felkutatása, vélemények megismerése érdekében civil fórum összehívása Közvélemény kutatás Hatástanulmány készítése Korábbi média megjelenések összegyűjtése elemzése Projekt menetrendjének összeállítása, az engedélyezések várható időpontjának összegyűjtése Kommunikációs terv A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel A beruházó képviselőinek kommunikációs felkészítése médiatréning keretében Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtóesemények szervezése Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése Nyomtatott tájékoztatók elkészítése és lakossági terjesztése Internetes honlap létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók Összköltség Nettó költség 70.000 Ft 100.000 Ft 50.000 Ft 50.000 Ft 200.000 Ft 100.000 Ft 20.000 Ft 300.000 Ft 0 Ft 150.000 Ft 50.000 Ft 50.000 Ft 30.000 Ft 150.000 Ft 130.000 Ft 20.000 Ft 30.000 Ft 1.500.000 Ft 16
10. Értékelés A projekt előkészítési szakaszának végén a kommunikációs munka értékelésre kerül. Az értékelés a következő módszerekkel történik: Eszköz Közvélemény kutatás Médiakutatás Honlap Sajtóesemények, rendezvények Hirdetmények kihelyezése Értékelési módszer Kérdőívek kiértékelése Megjelent cikkek, tudósítások elemzése (megjelenés szám, hányadok oldalon jelent meg) Mekkora példányszámú médiumokban jelent meg Újságírói visszajelzések Látogatási szám Meghívottak részvételi aránya Visszajelzések, feltett kérdések Személyes visszajelzések, hatásuk mérése hány ember hivatkozik rájuk 17