Irodaautomatizálás Együttműködés (Groupware) Gaul Géza 2010 Széchenyi István Egyetem
A tantárgy tartalma Az iroda Az iroda automatizálása Integrált irodai rendszerek Ügykezelési folyamat (Workflow) Együttműködés (Groupware) Termékek Áttekintés Lotus Notes Iroda++ 7.01 Poszeidon Széchenyi István Egyetem 2
Mai előadás tartalma Bevezetés A csoportmunka természete A technikák áttekintése Üzenetkezelés Konferencia Valódi csoporttámogatás Integrált együttműködési környezet Szétszórt csoportok együttműködése Irányzatok 2010 Széchenyi István Egyetem 3
Bevezetés A csoportmunka több különböző szakértelmű személy meghatározott felelőséggel, egy közös feladat vagy cél elérése érdekében végzett együttes munkáját jelenti. Lehet: egyetlen szervezeti egységen belüli munkamegosztás (szakreferensek), különböző szakmára specializálódott funkcionális egységek tagjai közötti. 2010 Széchenyi István Egyetem 4
A csoportmunka természete Párhuzamos, egyidejű tevékenységek (L. a korszerű operációs rendszerek működését!) Megvizsgálandó általános szempontok: termelés-termelékenység, csoporttagok közérzete, a tagok támogatása. 2010 Széchenyi István Egyetem 5
A csoporton belüli kölcsönhatás Szempontjai: információcsere (kommunikáció), döntéshozatal személyek közötti viselkedésminták, háttértevékenységek. 2010 Széchenyi István Egyetem 6
Az információcsere A vele kapcsolatos viselkedés: A tagok erőfeszítései adatok, információ és tudás átalakítására. 2010 Széchenyi István Egyetem 7
A döntéshozatal A vele kapcsolatos viselkedés: A többiek munkájának kritikus vizsgálata az eredmény megközelítésének szempontjából. Koordináció vagy folyamat menedzsment hogyan jár el a csoport, operatív eljárások létesítése. 2010 Széchenyi István Egyetem 8
Személyek közötti (interperszonális) viszonyok Az ezzel kapcsolatos viselkedés: Csoporttagok viszonyainak menedzselése egyes tagok egymás közt, tag-csoport viszony. Tagok támogatása: keletkeztet a csoport céljához közvetlenül nem kötődő feladatokat szocializáció, személyes és személyek közötti viták. 2010 Széchenyi István Egyetem 9
Hellyel összefüggő viszonyok kutatása Egy helyen dolgozó tagok esete: jól kidolgozott. Elosztott (ang. dispersed) csoportok esete: a kutatás több irányban folyik bemenetek (tervezés, kulturális különbségek), társas-érzelmi (bizalom, összetartás), kimenetek (teljesítmény, elégedettség). 2010 Széchenyi István Egyetem 10
Mai előadás tartalma Bevezetés A csoportmunka természete A technikák áttekintése Üzenetkezelés Konferencia Valódi csoporttámogatás Integrált együttműködési környezet Szétszórt csoportok együttműködése Irányzatok 2010 Széchenyi István Egyetem 11
Együttműködést támogató technikák áttekintése Tér és idő szerint Idő Azonos (szinkron) Tér egy helyszín szemtől szembe több helyszín (virtuális) szavazás előadás-támogatás stb. Video/audio konferencia chat azonnali üzenet stb. Különböző (aszinkron) emil beszéd-mail dokumentumtárak stb. emil fonalas viták (treaded discussion) dokumentumtárak stb 2010 Széchenyi István Egyetem 12
Együttműködési szintek Kommunikációs eszközök Nem strukturált információcsere. Konferencia eszközök Interaktív tevékenység közös célért. Pl.: brain storming, szavazás. Koordinációs eszközök Komplex, kölcsönösen függő tevékenység: koordináció. 2010 Széchenyi István Egyetem
A megfelelő varázsige three Cs communication, collaboration, coordination (kommunikáció, összedolgozás, koordináció) A legtöbb felhasználó tapasztalata csak a groupware egy-egy részterületére terjedt ki. (Pl: elektronikus üzenetkezelés, ügymenetkezelő rendszer) 2010 Széchenyi István Egyetem
Kommunikáció adatok és információk megosztása Kompatibilitás Megbízhatóság Elérhetőség A kommunikáció formái Elektronikus üzenetkezelés Az üzenetraktár 2010 Széchenyi István Egyetem
Összedolgozás tudás- és munkamegosztás A csoport együttműködését szolgáló számítógépen alapuló termékek az eredményeket tárolják, kategorizálják, és meg tudják osztani a szervezeten belül, függetlenül annak keletkezési idejétől és helyétől. 2010 Széchenyi István Egyetem
Koordináció felelősség- és erőforrás-megosztás A koordináció hagyományos formája A tradicionális csoportokban a koordináció korábbi megállapodásokon alapuló módszereken és viselkedésen alapul. Hátrányai: Feltételezi, hogy a tervezési fázisban rendelkezésre áll a szükséges információ. Kivételek kezelése csak késéssel oldható meg. 2010 Széchenyi István Egyetem
Koordináció felelősség- és erőforrás-megosztás A számítógéppel támogatott koordináció Az ilyen munkacsoportoknál sok folyamat automatizálható, így több idő fordítható az egyéb feladatokra. Az automatizmus elengedhetetlen feltétel azoknál a cégeknél, melyek gyorsan változó környezetben működnek. A tevékenységek szükségleti alapon, dinamikusan zajlanak (fórumra, levelezőlistára jelentkezés). Az ügymenetkezelő (workflow) szoftverekben különféle űrlapokat (form) kell definiálni, meg kell határozni, hogy milyen tevékenységet kell vele elvégezni, szervezni kell az áramoltatását. 2010 Széchenyi István Egyetem
Általános együttműködési igazgatási szoftver eszközök (Collaborative Management Tools) Elősegítik és igazgatják a szociális és csoporttevékenységet, példák: Elektronikus naptár Project menedzsment rendszerek Workflow rendszerek Tudás menedzsment Prediction markets Extranet rendszerek Társasági (social) szoftverek Online táblázatkezelők 2010 Széchenyi István Egyetem
Együttműködési projekt irányítási szoftver eszközök (Collab. Project Manag. Tools) A CMT példákon túl, a CPMT tartalmazhat még: HR és eszköz menedzsment Idő és költség menedzsment Online chat Instant messaging Telefon Videokonferencia Adatkonferencia Alkalmazás megosztás Elektronikus összejövetel szervezés (Electronic meeting systems, EMS) Szinkron konferencia E-mail 2010 Széchenyi István Egyetem
Együttműködési projekt irányítási szoftver eszközök (folyt) (Collab. Project Manag. Tools, cont.) A CMT példákon túl, a CPMT tartalmazhat még (folyt.): Fax Beszéd üzenet (voice mail) Wiki Web publishing Felülvizsgálatok szabályozása Dokumentum változat kezelés Dokumentum megőrzés Dokumentum megosztás Dokumentumtár Értékelés és áttekintés 2010 Széchenyi István Egyetem
Osztályozási szempontok 1 Alapvető szempontok: Tér szerint: egy helyszín több helyszín (virtuális) Idő szerint: szinkron aszinkron 2010 Széchenyi István Egyetem 22
Osztályozási szempontok 2 További szempontok gazdagság (tartalmi sokféleség, gyorsaság) interaktivitás (válasz, visszacsatolás) társadalmi jelenlét (résztvevők közvetlen közel érzik egymást) 2010 Széchenyi István Egyetem 23
Gazdagság Képesség a verbális (szóbeli) és nem-verbális (pl. képi) tartalmak közvetítésére a megosztott vélemények idejében történő közzétételére Hátterében szoftver-teljesítmény és sávszélesség együtt áll! 2010 Széchenyi István Egyetem 24
Interaktivitás A gyors válasz, a visszacsatolás lehetősége: a kommunikáció szimultán és folytonos csatornák és szerepek: többszörös, nem verbális is részvétel önkéntessége lehetőség magszakításra és megelőzésre 2010 Széchenyi István Egyetem 25
Társadalmi-társasági jelenlét Az egyének közötti távolság-közelség érzése. Lehetővé teszi a társadalmi befolyás, szimbolikus tartalmak, társadalmi kapcsolati szerepek átadását. 2010 Széchenyi István Egyetem 26
Alkalmazások összehasonlítási alapja Mindig az elérendő cél: a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka. 2010 Széchenyi István Egyetem 27
Rendszerszállítók főbb típusai Az általuk szállított rendszerek szerint: közvetlen támogató szoftverek (stand alone), dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése, a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik, bővítik a platformjaikat. 2010 Széchenyi István Egyetem 28
Irodaautomatizálás Együttműködés (Groupware) első rész vége Gaul Géza 2010 Széchenyi István Egyetem
Irodaautomatizálás Együttműködés (Groupware) Gaul Géza 2010 Széchenyi István Egyetem 1
A dőlt betűs a mai téma.
A dőlt betűssel kezdjük.
Bevezetés Nem követem a csoportokról szóló sok pszichológiai indíttatású munka gondolatmenetét, ennek nagyon terjedelmes irodalma van, csak némi utalás lesz a csoportok emberi viszonyaira. Utalás a dokumentumkezelésre, majd a példaként elővezetendő Lotus Notesra.
A csoportmunka természete Def.: Több személy meghatározott felelőséggel, egy közös feladat vagy cél elérése érdekében. Párhuzamosan dolgoznak a tagok. (Utalás a modern operációs rendszerekre!) Kezelendő általános szempontok: termelés-termelékenység, csoporttagok közérzete, a tagok támogatása. A csoporton belüli kölcsönhatás szempontjai: információcsere (kommunikáció), személyek közötti viselkedés, háttértevékenységek.
A csoporton belüli kölcsönhatás szempontjai: információcsere (kommunikáció), személyek közötti viselkedés, háttértevékenységek. Információcserével kapcs. viselkedés:tagok erőfeszítései adatok, információ és tudás átalakítására. Döntéshozatali vis.:többiek munkájának kritikus vizsgálata az eredmény megközelítésének szempontjából, koordináció vagy folyamat menedzsment (operatív eljárások létesítése, hogyan jár el a csoport). Személyek közötti (interperszonális) viselkedés:csoporttagok viszonyainak menedzselése (egyes tagok egymás közt, tagcsoport). Mindez összefügg a tagok támogatásával. Ez gyakran keletkeztet a csoport céljához közvetlenül nem kötődő feladatokat (szocializáció, személyes és szem. közötti viták).
A csoporton belüli kölcsönhatás szempontjai: információcsere (kommunikáció), személyek közötti viselkedés, háttértevékenységek. Információcserével kapcs. viselkedés:tagok erőfeszítései adatok, információ és tudás átalakítására. (Itt utalás arra, hogy az információ valamilyen összefüggésben megjelenő, feldolgozott adat.) Döntéshozatali vis.:többiek munkájának kritikus vizsgálata az eredmény megközelítésének szempontjából, koordináció vagy folyamat menedzsment (operatív eljárások létesítése, hogyan jár el a csoport).
Az információcsere egy fontos, speciális esete. Döntéshozatali vis.:többiek munkájának kritikus vizsgálata az eredmény megközelítésének szempontjából, koordináció vagy folyamat menedzsment (operatív eljárások létesítése, hogyan jár el a csoport).
Személyek közötti (interperszonális) viselkedés:csoporttagok viszonyainak menedzselése (egyes tagok egymás közt, tagcsoport). Mindez összefügg a tagok támogatásával. Ez gyakran keletkeztet a csoport céljához közvetlenül nem kötődő feladatokat (szocializáció, személyes és szem. közötti viták).
Térjünk át a műszaki megoldások áttekintésére!
A dőlt betűssel kezdjük.
Osztályozásuk a tér és idő függvényében az ábrán látható: Megj.: Az egyhelyűség mértéke más és más! Szélsőséges esetben nagy távolságok és időeltérések lehetnek. Ezért a szinkron technikákkal ellentétben itt a kommunikáció koordinálása nehezebb, és ez szükségessé teszi az aszinkron együttműködési technikák kidolgozását. Másik szélsőség esetében irodahelyiségekben vagy épületekben oszolnak el a csoport tagjai. A tapasztalat szerint az együttműködési technikákat a távolságtól függetlenül egyre inkább használják.
A technikák besorolhatók szintekre. The three levels of collaboration Groupware can be divided into three categories depending on the level of collaboration communication tools, conferencing tools and collaborative management (Co-ordination) tools. Communication can be thought of as unstructured interchange of information. A phone call or an IM Chat discussion are examples of this. Conferencing (or collaboration level, as it is called in the academic papers that discuss these levels) refers to interactive work toward a shared goal. Brainstorming or voting are examples of this. Co-ordination refers to complex interdependent work toward a shared goal. A good metaphor for understanding this is to think about a sports team; everyone has to contribute the right play at the right time as well as adjust their play to the unfolding situation - but everyone is doing something different - in order for the team to win. That is complex interdependent work toward a shared goal: co-ordination.
A továbbiakban ezt kibontjuk. Aki tud jobb szót az összedolgozás -ra, mondja. Az együttműködés az egészet átfogó, tágabb tevékenységre foglalt!
Megvizsgálandó szempontok.
Összedolgozás tudás- és munkamegosztás A csoport együttműködését szolgáló számítógépen alapuló termékek az eredményeket tárolják, kategorizálják, és meg tudják osztani a szervezeten belül, függetlenül annak keletkezési idejétől és helyétől. 2010 Széchenyi István Egyetem 16
Koordináció felelősség- és erőforrás-megosztás A koordináció hagyományos formája A tradicionális csoportokban a koordináció korábbi megállapodásokon alapuló módszereken és viselkedésen alapul. Hátrányai: Feltételezi, hogy a tervezési fázisban rendelkezésre áll a szükséges információ. Kivételek kezelése csak késéssel oldható meg. 2010 Széchenyi István Egyetem 17
A következőkben egy csoportosított áttekintő lista jön.
Funkció szerinti csoportosítás szociális: itt társasági jelentésű. Prediction Market: a résztvevők mintegy szavaznak vagy alkudoznak a jövőben várható értékekről, eseményekről. Ezt az árverést kezeli a szoftver.
Electronic communication tools Electronic communication tools send messages, files, data, or documents between people and hence facilitate the sharing of information. Examples include: synchronous conferencing e-mail faxing voice mail Wikis Web publishing revision control Electronic conferencing tools Electronic conferencing tools facilitate the sharing of information, but in a more interactive way. Examples include: Internet forums (also known as message boards or discussion boards) a virtual discussion platform to facilitate and manage online text messages Online chat a virtual discussion platform to facilitate and manage real-time text messages Instant Messaging Telephony telephones allow users to interact Videoconferencing networked PCs share video and audio signals Data conferencing networked PCs share a common whiteboard that each user can modify Application sharing users can access a shared document or application from their respective computers simultaneously in real time Electronic meeting systems (EMS) originally these were described as "electronic meeting systems," and they were built into meeting rooms. These special purpose rooms usually contained video projectors interlinked with numerous PCs; however, electronic meeting systems have evolved into web-based, any time, any place systems that will accommodate "distributed" meeting participants who may be dispersed in several locations. Collaborative management tools Collaborative management tools facilitate and manage group activities. Examples include: electronic calendars (also called time management software) schedule events and automatically notify and remind group members project management systems schedule, track, and chart the steps in a project as it is being completed workflow systems collaborative management of tasks and documents within a knowledge-based business process knowledge management systems collect, organize, manage, and share various forms of information prediction markets let a group of people predict together the outcome of future events extranet systems (sometimes also known as 'project extranets') collect, organize, manage and share information associated with the delivery of a project (eg: the construction of a building) social software systems organize social relations of groups online spreadsheets collaborate and share structured data and information
Együttműködési projekt irányítási szoftver eszközök (folyt) (Collab. Project Manag. Tools, cont.) A CMT példákon túl, a CPMT tartalmazhat még (folyt.): Fax Beszéd üzenet (voice mail) Wiki Web publishing Felülvizsgálatok szabályozása Dokumentum változat kezelés Dokumentum megőrzés Dokumentum megosztás Dokumentumtár Értékelés és áttekintés 2010 Széchenyi István Egyetem 21
Osztályozásuk a tér és idő függvényében az ábrán látható: Megj.: Az egyhelyűség mértéke más és más! Szélsőséges esetben nagy távolságok és időeltérések lehetnek. Ezért a szinkron technikákkal ellentétben itt a kommunikáció koordinálása nehezebb, és ez szükségessé teszi az aszinkron együttműködési technikák kidolgozását. Másik szélsőség esetében irodahelyiségekben vagy épületekben oszolnak el a csoport tagjai. A tapasztalat szerint az együttműködési technikákat a távolságtól függetlenül egyre inkább használják.
További osztályozási szempontok: gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele, interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége), társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka. Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai: támogató szoftverek (stand alone), dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése, a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.
További osztályozási szempontok: gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele, Szoftver-teljesítmény és sávszélesség együtt! interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége), társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka. Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai: támogató szoftverek (stand alone), dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése, a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.
További osztályozási szempontok: gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele, interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége), társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka. Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai: támogató szoftverek (stand alone), dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése, a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.
További osztályozási szempontok: gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele, interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége), társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka. Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai: támogató szoftverek (stand alone), dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése, a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.
További osztályozási szempontok: gazdagság: a képesség a verbális és nemverbális tartalmak szállítására és az osztott vélemény idejében történő közzé tétele, interaktivitás: a gyors válasz, visszacsatolás lehetősége (a kommunikáció szimultán és folytonos, többszörös és nem verbális csatornák, a részvétel önkéntessége, a megszakítás és megelőzés képessége), társadalmi jelenlét: az egyedek közelség-érzése Az elérendő cél, amihez hasonlítunk, a közvetlen (szemtől-szembe) kapcsolatban végzett munka. Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai: támogató szoftverek (stand alone), dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése, a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.
Az együttműködést támogató, kapható rendszerek szállítóinak fő típusai: támogató szoftverek (stand alone), dokumentumkezelés, tartalomkezelés (menedzsment), portálok értékesítése, a korábbi vállalati e-levelezés fő szállítói, akik aktuálisan növelik a platformjaikat.
Irodaautomatizálás Együttműködés (Groupware) első rész vége Gaul Géza 2010 Széchenyi István Egyetem 29