Számlázás, készletnyilvántartás rendszer felhasználói leírása 2007. Forgalmazó: TEN-SOFT Kft. 7100 Szekszárd, Csokonai utca 3. Telefon : (74) / 417-005 (74) / 511-657 (30) / 9464-437 Fax: (74) / 529-440 E-mail: tensoft@tensoft.hu Web: www.tensoft.hu
2 1. A rendszer általános ismertetése 1.1. A rendszer tartalma A számlázás, készletnyilvántartás számítógépes rendszer a vállalkozás raktárában tárolt anyagok, áruk nyilvántartását végzi, követi a készlet forgalmát - növekedés és csökkenés - az értékesítésről, a végzett szolgáltatásról számlát készít, szükség esetén bevételi pénztárbizonylatot nyomtat. Figyeli a számlák kiegyenlítését. A kiegyenlítetlen számlákat egyik gazdasági évről a másikra automatikusan átmásolja. A TenSoft KFT kettős könyvviteli programját használó ügyfeleinknek lehetősége van az itt rögzített számlák átadására a kk2004 program adatbázisába. 1.2. Kódrendszer A számítógépes feldolgozás alapvető követelménye, hogy a feldolgozandó információkat gépi adatfeldolgozásra alkalmas, tömör, egyértelmü jelölésekkel helyettesítsük. A jelen rendszer által alkalmazott kódszámok az alábbiak: 1.2.1. ÅFA-kulcs 1 = mentes 2 = 0 %-os 3 = 12 %-os 4 = 20 %-os 5 = 5 %-os 6 = 15 %-os 7 = ÁFA körön kívüli 8 = 25 %-os 1.2.2. Szállító/vevő megkülönböztető jel S = szállító V = vevő 2. A rendszer indítása 2.2. A program indítása A program a SZAM2004 parancs megadására indul. K01
3 A program indításakor megjelenik a FÖMENÜ választéka: A választott menübe való belépést kétféle módon érhetjük el: - a választott menü sorszámának (1-9, illetve a-c) beütésére automatikusan belép a rendszer a menübe; - a le- és felfelé mutató nyíl segítségével a világító ablakkal a kiválasztott menüre állunk és az ENTER gomb megnyomására a rendszer belép a menübe. A rendszerből való kilépést a 0 menüpont vagy Esc gomb beütésére megjelenő "VALOBAN KI AKAR LÉPNI A RENDSZERBŐL? I/N" I - igen válasz biztosítja. N - nem válaszra folytatható a munka újabb menü kiválasztásával.
4 3. AZ EGYES MENÜPONTOK ISMERTETÉSE 3.1. CIKKTÖRZS KARBANTARTÅSA A főmenü 1. pontjának kiválasztásakor felvihetők a cikkek (anyagok, áruk, szolgáltatások) jellemző adatai. A cikkeket a cikkszám azonosítja a programban. A menübe való belépéskor lehetőség van a képernyő alján látható választékból a funkció választására: - új tétel - módosítás - törlés - adott cikk keresése Cikkszám vagy Név (névkezdet) alapján - a lapozást a képernyők között a PgUp és a PgDn billentyűk vagy a le és felfelé mutató nyilak biztosítják. - Sel: cikk selejtezése - Egyéb: cikk levétele készletről - Nyit: Uj felvitel esetén a képernyő szerint kéri a cikk adatait: - Cikkszám: 10 hosszú tetszólegesen kialakitott azonositó - Cikk megnevezése: az adott cikkszámhoz tartozó anyag, áru, szolgáltatás megnevezése - Mennyiségi egység: a cikk nyilvántartási mennyiségi egysége - SZJ/VT: Az adott cikk statisztikai kódszáma (SZJ, vámtarifaszám) - Méret: A cikkre jellemző adat lehet, megadása nem kötelező - Jövedéki termék: I/N - Egyéb költség: I/N - Típus: A anyag, R áru, S szolgáltatás, T tárgyi eszköz E egyéb - ÅFA-kulcs: a cikk kódszámmal jelölt ÅFA-kulcsa a kódtáblázat szerint - Nettó beszerzési ár: anyag és árucikk beszerzési ára. - Nettó eladási ár: anyag, áru és szolgáltatás értékesítési ára. Az ÁFÁ-t és a Bruttó beszerzési illetve eladási árat a képernyőre számolja a program. - Aktuális készlet: anyag, áru készleten lévö nyitó mennyisége. - Készlet fogyás figyelés: meg lehet adni azt a minimális készletet, amely alatt figyelmeztet a program, hogy lecsökkent a készlet a megadott szint alá. - Főkönyvi szám: a cikk kettős könyvvitelben alkalmazott főkönyvi száma. - 2-3-4. Nettó eladási ár: 3.2. SZÅLLITO-VEVÖ TÖRZS KARBANTARTÅSA A főmenü 2. pontjának kiválasztására megjelenik a szállítók és vevők törzsadatainak felvitelét biztosító képernyő. A menübe való belépéskor lehetőség van a képernyő alján látható választékból a funkció választására: - új tétel - módosítás - törlés - adott szállító vagy vevő keresése kód vagy név (névkezdet) alapján
5 - a lapozást a képernyők között a PgUp és a PgDn billentyűk vagy a le és felfelé mutató nyilak biztosítják. - Hely: Szállító vagy vevő keresése helységnév alapján - Irsz.: Szállító-vevő keresése irányítószám alapján - Új felvitel esetén a képernyő szerint kéri a szállító vagy a vevő adatait: - Szállító vagy vevő kód: A szállítók és a vevők egy adatállományban vannak nyilvántartva, e kóddal jelöljük "S" vagy "V" jelöléssel, hogy szállító vagy vevő pozícióban van-e a partner. - Azonosító: A szállító vagy a vevő kódszáma, mely egyértelműen azonosítja az adott szállítót vagy vevőt a program számára. - Név: A szállító vagy vevő neve - Cím: a vevő címe - Adószám: A szállító vagy vevő adóigazgatási száma - Adóazonosító: magánszemély esetén annak adóazonosító jele - Jövedéki: a szállító/vevő jövedéki engedély száma - Telefon: a szállító/vevő telefonszáma - Bankszámlaszám: A szállító vagy vevő bankszámla száma. - Főkönyvi szám: a szállító vagy a vevő főkönyvi száma - Cégjegyzékszám: a cég bejegyzési száma vagy egyéni vállalkozó esetén a vállalkozói igazolvány száma - Csoportszám: - Ügynök - Eladási árkód: 1-6 - Levelezési név, cím: Az a név és cím, ahova a leveleket címezni kell - Közösségi adószám - Export bankszámlaszám - Fizetési mód 3.3. FORGALOM KARBANTARTÅSA A forgalom karbantartása tartalmazza a kimenő számlák (belföldi és export), szállítólevelek, számlát helyettesítő okmány elkészítését, kezeli a számla nélküli és a raktárak közötti készletmozgásokat és a nyomtatott számlák stornírozását. A programban a kimenő számlák adatai csak addig módosíthatók, amíg nem került kinyomtatásra. Nyomtatás után a számla adataiban nem engedünk módosítani, annak javítása csak az eredeti számla stornírozásával és újbóli elkészítésével végezhető el. 3.3.1. KIMENÖ SZÅMLA KÉSZÍTÉSE Az 1-es almenü kiválasztására készíthető a kimenő számla a cikk vagy szolgáltatás értékesítéséről. A képernyő alján megjelenő funkciók közül választható ki a feladat: - Új számla - Módosítás - Törlés - Sz.szám: adott, már korábban elkészített számla keresése számlaszám alapján - Ü.kód: adott számla keresése ügyfélkód megadásával - Ü.név: adott számla keresése ügyfél név (névkezdet) alapján. - PgUp PgDn: lapozás
6 A számla készítésekor a képernyő szerint kéri a vevő kódját. Amennyiben nem ismert a kódszám, a mező üres ENTER-ezésével a képernyőn megjelennek a törzsben szereplő vevők, így ebből kiválasztható az adott vevő. A kód megadására (kiválasztására) kiíródik a képernyőre a vevő neve, címe. A számla sorszámot a program generálja, a megadott kezdő sorszám figyelembevételével. Számla keltének a napi gépi dátumot kínálja fel a program. Fizetési mód: a választott fizetési módot kell beírni. Teljesítés helye, ideje, fizetési határidő: a szükséges adatok beírással töltendők fel. Egyéb adatként bevihetők a teljesítéssel kapcsolatos közlendők, mely a számlára kiírásra kerül, illetve megadható a szállítólevél száma, majd itt el kell dönteni, hogy normál vagy egyszerűsített számlát akarunk-e készíteni. A fejadatok elkészítése után készíti a tételadatokat, mely az adott cikk vagy szolgáltatás adatait tartalmazza. A tételadatok rögzítésekor a képernyő alján megjelenő funkciók közül választhatunk: - Új: tételsor felvitelekor az "új" választásával vihetők fel a tételek, egymás után természetesen több is. - Mód: módosítás a már felrögzített tételek adataiban - Törl: egy adott tételsor kitörlése - ÅFA E/F : Ha engedményt vagy felárat csak az egyik ÅFA-kulcsú tételekre, illetve annak összesítésére akarunk adni, ezt a funkciót kell kiválasztani. - Sz.E/F/K : Ha a számla végösszegéből adunk engedményt vagy számítunk fel felárat, ekkor ezt a funkciót kell kiválasztani. - Sz.vég: a számla végére megjegyzés irható ki e funkció kiválasztásával. - Elözö: a tételadatok között (ha több van) e funkcióval lapozhatunk vissza az elözö tételre. - Köv: a tételadatok között (ha több van) e funkcióval lapozhatunk vissza előre a következö tételre. - Megj: a számla megjelenítése a rögzítés befejezése után. A megjelenítéssel a képernyőn ellenőrizhetjük a számlát, ez még nem egyenértékű a nyomtatással, a megjelenítés után még javítható. - Nyomt: nyomtatás, a számla 1. példányának kinyomtatása - Deviza: A számla rögzítésekor megadható, ha külföldi devizanemben akarjuk a számlát elkészíteni. Az eladási ár mezőn állva az F3 funkciógomb megnyomására kinyíló kisablakban megadható a devizanem és az árfolyam. - Csekk: ha a számla kiegyenlítése csekkel történik, csekk is nyomtatható a programmal. A tételsor adatai: Az F2 funkciógomb megnyomására megjeleníthetők a már felvitt tételek, mint számlán szereplő tételek. - Ssz: A számlához tartozó tételek sorszáma - Cikkszám: az értékesített cikk vagy szolgáltatás cikktörzsben lévő azonosító száma. Ha nem tudjuk fejből megadni, akkor üres ENTER-ezéssel megjelennek a képernyőn a cikktörzsben szereplő cikkek adatai és innen kiválasztható a megfelelő tételadat. Itt lehetőség van arra is, hogy a cikket karbantartsuk: újat vigyünk fel módosítsuk vagy töröljük. Keresni lehet név, -kezdet, cikkszám és ár alapján. S Szolg választék kiválasztásával bevihetők olyan szolgáltatások megnevezése, ÁFA-kulcsa, mennyiségi egysége, szolgáltatási jegyzék száma, valamint főkönyvi számlaszáma, amelyeket nem célszerű/nem kell a cikktörzsbe felvinni, a számla készítésekor itt bevihetők. Itt lehet felvinni negatív előjellel az előlegként kiállított számlát helyettesítő okmány értékét. - Megnev.: A cikkszámhoz tartozó cikk megnevezése.
7 - SZJ/SZATJ: A cikk vagy szolgáltatás cikktörzsben megadott SZJ vagy SZATJ vagy vámtarifa száma - Menny.egység: A cikktörzsben szereplő mennyiségi egység - ÅFA-kulcs: A cikktörzsben szereplő ÅFA-kulcs kódja - Mennyiség: Az értékesített mennyiség - Nettó elad.ár: A mennyiségi egységhez tartozó nettó eladási ár. (Ebből számolja a program a tétel ÁFÁ-ját és a bruttó eladási árat). - Érték: A program által számolt adat, a mennyiség*eladási ár - Eng./Felár(E/F): E-vel (Engedmény) vagy F-fel (felár) kell jelölni, hogy lesz-e a számla értékéből engedmény vagy kell-e felárat számolni. - Eng./Felár: E vagy F jelölés esetén annak %-os mértékét lehet megadni, ha az engedmény vagy felár a cikk értékének %-ában kerül kifejezésre. Itt akkor kell megadni az engedmény vagy felár jelölését, ha a számla tartalmából csak az adott cikkre adunk engedményt vagy számítunk fel felárat. - Összeg: Ha az engedményt nem az érték %-ában, hanem konkrét értékben határozzuk, meg, akkor azt itt kell megadni. Ebben az esetben természetesen a %-os adatmezőt üresen kell hagyni. - Eng./Felár jogcím: Jelölni kell, hogy a számlába milyen jogcímen került beállításra az engedmény vagy a felár. 3.3.2. NYOMTATOTT SZÅMLA STORNIROZÅSA A 2-es menüpont kiválasztásával készíthető el a hibás számla stornó számlája. A program a stornó számla készítésekor bekéri a hivatkozási számlaszámba az eredeti számla számát, és az eredeti számlán szereplő adatokkal azonosan negatív előjellel elkészíti a stornó számlát. 3.3.3. SZÁMLA KÉSZÍTÉSE SZÁLLÍTÓLEVÉLBŐL A számla készítését megelőzően elkészített szállítólevél alapján elkészíthető a számla úgy, hogy annak tételeit nem kell újra lerögzíteni, hanem a szállítólevél kiválasztása után az abban szereplő tétel adatok automatikusan átkerülnek a számlába. A vevőkód kerül bekérésre, majd megjelennek a vevő szállítólevelei, ebből kell kiválasztani a számlázandót. 3.3.4. KIMENŐ (NEM GÉPI) SZÁMLA KARBANTARTÁSA A készlet nyilvántartása miatt fel kell vinni azokat a számlákat is a rendszerbe, amelyek nem ezzel a programmal készültek. 3.3.5. BEJÖVŐ SZÁMLA KARBANTARTÁSA A készlet nyilvántartása miatt szükséges a bejövő számlák rögzítése cikkenként. Rögzítése a bejövő számla készítéséhez hasonlóan történik. 3.3.6. KIMENŐ SZÁLLÍTÓLEVELEK KARBANTARTÁSA A raktárról számla nélkül, csak szállítólevéllel kiadott készlet bizonylatának készítése.
8 3.3.7. KIMENŐ SZÁLLÍTÓLEVÉL SZTORNÍROZÁSA A már kinyomtatott szállítólevél adatainak sztornírozása, a készlet mennyiségének visszaállítása. 3.3.8. BEJÖVŐ SZÁLLÍTÓLEVELEK KARBANTARTÁSA A vásárolt cikkek készletre vétele történik a bejövő szállítólevél rögzítésével. 3.3.9. EXPORT SZÁMLA KARBANTARTÁSA A számla készítésekor bekéri a belföldi számla adatain túlmenően a - címzett neve - címzett címe - ország - vevő kódja, címe, ország - paritás - rendelkezés - fizetési mód - szállítás módja - feladás kelte - feladás helye - rendeltetési hely 3.3.10. EXPORT SZÁMLA SZTORNÍROZÁSA A nyomtatott export számla sztornírozása, az eredetivel egyezően, negatív előjellel. 3.3.11. SZÁMLA NÉLKÜLI KIMENŐ FORGALOM Abban az esetben, ha a vevő nem kér számlát, a termék kiadása itt kerül rögzítésre 3.3.12. CSOPORTOS SZÁMLÁZÁS A szállító/vevő törzsben megadható a vevő csoportszáma a csoportos, több vevőnek egyszerre történő számlázása érdekében. A csoportos számlázás indításakor a program bekéri a - a számla csoportszáma - számlavégi megjegyzés - egyéb információ - fizetési mód - teljesítés ideje - fizetési határidő adatokat, és ezek után készíti a számlákat. 3.3.13. RAKTÁRAK KÖZÖTTI KÉSZLETMOZGÁS Két raktár közötti készletmozgás követése
9 3.3.14. SZÁMLÁT HELYETTESÍTŐ OKMÁNY KÉSZÍTÉSE Azokról a tranzakciókról készül, amelyekről nem számlát kell kiállítani. 4. NYOMTATÅS Az elkészitett számlák és bizonylatok nyomtatása történik e menüpontban. 5. SZÅMLAKIEGYENLITÉSEK 5.1. BEJÖVÖ SZÅMLA KIEGYENLITÉSE Az elkészített kimenő számlák és a felrögzített bejövő számlák kiegyenlítése nyomon követhető a programban a kiegyenlítések rögzítésével. Külön kell rögzíteni a kimenő számlák és a bejövő számlák kiegyenlítését. A bejövő számla kiegyenlítésének rögzítésekor a számla kiválasztásához meg kell adni a szállító kódját (üres ENTER-ezésre megjelennek a szállítók a képernyőn).
10 A kiegyenlítendő számla számát bekéri a program, ha nem tudjuk, üres ENTER-ezésre a szállító számlái megjelennek a képernyőn és kiválasztható a konkrét számla. Ha a számla több részletben kerül kiegyenlítésre, a program 10 részkiegyenlítést tud rögzíteni. 5.2. KIMENÖ SZÅMLA KIEGYENLITÉSE A kimenő számla kiegyenlítése a bejövőnél leírtakhoz hasonlóan történik. 6. LISTÅZÅS A kimutatások nyomtatása történik e menüpontban. 6.1. Törzsállományok listázása - Készletállomány lista - Szállítók listája - Vevők listája 6.2. Számlák kimutatása - Elkészített kimenő számlák - Bejövő számlák - ÁFA kimutatás (befizetés) - ÁFA kimutatás (visszaigénylés) - Kiegyenlített vagy részben kiegyenlített vevői számlák - Kiegyenlített vagy részben kiegyenlített szállítói számlák - Vevői tartozás szállítói követelés - Kimutatás az átutalásos számlákról - Kimutatás a készpénzes számlákról - Számla, szállítólevél elszámolása cikkenként 6.3. Forgalmi kimutatások - Szállítói forgalom - Vevői forgalom - Vevői forgalom cikkenként - Számla nélküli forgalom kimutatása - Ügynöki forgalom kimutatása - Kimutatás a szolgáltatásokról - Raktárforgalom kimutatás - Raktárak közötti készletmozgás - Cikkenkénti beszerzés-értékesítés 6.4. Egyéb kimutatások - Árlista - Selejtezési kimutatás - Anyagnyilvántartó lap - Megrendelés kimutatás cikkenként
11 - Megrendelés kimutatás vevőnként - Megrendelés kimutatás ügynökönként - Időszaki pénztárjelentés - Kimutatás a készletről történő kivétről - Egyenlegközlő levél - Fizetési felszólítás 7. TECHNIKAI MŰVELETEK, LELTÁR A technikai műveleteken belül a képernyőn szereplő műveletek végezhetők: 8. ELŐZŐ ÉVI KIEGYENLÍTETLEN SZÁMLÁK ÁTVÉTELE Egyik évről a következő évre történő kiegyenlítetlen szállítói és vevői számlák átvétele történik e menüpontban. 9. MEGRENDELŐLAPOK KARBANTARTÁSA A felvett megrendeléseket lehet rögzíteni, illetve törlés esetén sztornírozni.
12 10. ADATÁLLOMÁNYOK MENTÉSE A munkánk végeztével mentést kell készíteni az állományokról. Ez nagyon fontos, mert egy esetleges állomány-sérülés, vagy winchester meghibásodás esetén az utolsó mentés állapotához lehet visszatérni. A mentés a saját winchesterre és két példányban floppyra készül. Ez csak biztonsági másolat az adatokról. 11. ADATÁLLOMÁNYOK VISSZATÖLTÉSE A winchester esetleges meghibásodása alkalmával a mentésről vissza lehet tölteni az adatokat. Egyébként nem kell a menüpontot használni.