SZÁMLÁZÁS, KÉSZLETNYILVÁNTARTÁS FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS

Átírás

1 SZÁMLÁZÁS, KÉSZLETNYILVÁNTARTÁS FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS ANYK/SZAMLAZO bejelentés a. Program neve: "Ten-Soft Számlázás, Készletnyilvántartás Rendszer" b. Azonosítója: "FAMNo06" c. Program fejlesztő neve: Ten-Soft Kft. d. Adószáma: e. Értékesítő/rendelkezésre bocsátó neve: Ten-Soft Kft. f. Adószáma: g. Program beszerzése: szerződés alapján kérjük kitölteni

2 TARTALOMJEGYZÉK oldal 1. A RENDSZER ÁLTALÁNOS ISMERTETÉSE A rendszer tartalma A RENDSZER INDÍTÁSA A program indítása Menürendszer felépítése, jellemzője Vállalkozás Vállalkozás adatai k. Kilépés TÖRZSEK KARBANTARTÁSA Cikktörzs karbantartása Szállító-vevő törzs karbantartása Munkaszám törzs karbantartása Bankszámla törzs karbantartása Raktárak karbantartása Pénzátvetél helye törzs (PTGSZLAH adatlaphoz) FORGALOM Számlával kapcsolatos forgalom Kimenő számla készítése Kimenő (nem gépi) számla karbantartása Bejövő számla karbantartása Szállítólevéllel kapcsolatos forgalom Kimenő szállítólevél készítése Kimenő szállítólevél stornírozása Bejövő szállítólevél karbantartása Egyéb forgalom Számla nélküli kimenő forgalom Csoportos számlázás Raktárak közötti készletmozgás Nem gépi számlához bevételi pénztárbizonylat Nem gépi számlához kiadási pénztárbizonylat Díjbekérővel kapcsolatos forgalom Díjbekérő készítése BIZONYLATOK NYOMTATÁSA SZÁMLÁK KIEGYENLÍTÉSE Kimenő számla kiegyenlítése Bejövő számla kiegyenlítése LISTÁK, KIMUTATÁSOK Törzsállományok kimutatása Számlák, szállítólevelek kimutatása Forgalmi kimutatások Egyéb kimutatások Leltár, készletkimutatás TECHNIKAI MŰVELETEK Technikai, számlázási beállítások Technikai változók Számlázási paraméterek Indexállományok törlése Töröltek felszabadítása

3 Adatállományok mentése Adatállományok visszatöltése Új programverzió keresése Színbeállítás (karakteres ablakban) Feloldás Egyéb műveletek Készlet helyesbítés Fizetési felszólítás forma Fizetési felszólítás forma (megjegyzés) Raktárkód feltöltése Szállítók-vevők összevezetése Kapcsolat a KK2016 programmal Kiegyenlítés TXT-file beolvasása Kiegyenlítés TXT-file listázása CSV file készítése (Kimenő számla) Kapcsolat a NAP2016 programmal Kapcsolat egyéb külső rendszerekkel Csoportos beszedési megbízás OTP felé ADATSZOLGÁLTATÁS PTGSZLAH adatszolgáltatás Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás Online számlázás adatszolgáltatás (8.1. menüpont) Számlák státusza: Hibakódok

4 1. A RENDSZER ÁLTALÁNOS ISMERTETÉSE 1.1. A rendszer tartalma A számlázás, készletnyilvántartás számítógépes rendszer elkészíti a kimenő számlákat - belföldi és export (választás szerint forintban vagy devizában) egyedileg és csoportosan, önállóan és szállítólevélből; elkészíti a sztornó és a helyesbítő számlákat; elkészíti az előleg- és végszámlát; díjbekérőt készít; rögzíti a bejövő és kimenő (nem gépi) számlákat; rögzíti a bejövő szállítóleveleket; elkészíti a kimenő szállítólevelet és annak stornóját; stornózza a szállítólevelet; nyomon követi a raktárak közötti készletmozgásokat; nyilvántartja a partnerek (szállító/vevő) adatait; nyilvántartja a cikkek, termékek törzsadatait; nyilvántartja a munkaszám törzsadatokat; nyilvántartja a bankszámla adatokat; nyilvántartja a raktárakat; nyilvántartja a pénzátvételi helyeket; nyilvántartja a raktárakban tárolt anyagok, áruk mennyiségét, értékét; követi a készletek forgalmát - növekedés és csökkenés; bevételi/kiadási pénztárbizonylatot nyomtat; (gépi és nem gépi számlákhoz) csekket nyomtat rögzíti a számlák kiegyenlítését; (kimenő és bejövő) kimutatásokat készít elvégzi a PTGSZLAH adatszolgáltatást elvégzi az Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatást online adatszolgáltatást végez a kiállított számlákról (választási lehetőséget biztosítva a forint áfa értékhatár feletti vagy valamennyi számlára vonatkozóan) A TenSoft KFT kettős és egyszeres könyvviteli programját használó ügyfeleinknek lehetősége van az itt rögzített számlák átadására a kk2018 és a nap2018 programok adatbázisába. 2. A RENDSZER MŰKÖDÉSE 2.1. A program indítása A program automatikusan a szam20xx mappába kerül telepítésre és a SZAM20xx parancs megadására indul. (ahol xx=tárgyév) Menürendszer felépítése, jellemzője: A program menürendszer alapján épül fel. Kialakítása a feladatok csoportosítása szerint történt. A választott menübe való belépést kétféle módon érhetjük el: egy felső menüsorból vagy egy gyorshívóból. 4

5 A felső menüsor tartalmazza a teljes menüstruktúrát. Az egyes menüpontokra kattintva érhetjük el kívánt menüpontot. A választott menü sorszámának (1-9, illetve a-j) beütésére automatikusan belép a rendszer a menübe. A leggyakrabban használt menüpontok gyors elérése érdekében kialakítottuk a gyorshívó menürendszert. Ez egy általunk paraméterezett gyorshívó, tetszés szerint változtatható a felső menüsorából kiválasztott menüpontok hozzárendelésével. Gyorshívó gombokhoz másik menüpontok hozzárendelése: 1. A megváltoztatni kívánt gyorshívó soron állva jobb egérgombbal kattintunk 2. Hozzárendelésre kattintunk 3. A listából kiválasztjuk a hozzárendelni kívánt menüpontot A rendszerből való kilépést a 0/k. menüpont vagy Esc gomb beütésére megjelenő "VALÓBAN KI SZERETNE LÉPNI A PROGRAMBÓL? I/N" I - igen válasz biztosítja. N - nem válaszra folytatható a munka újabb menü kiválasztásával. A program menürendszere, felépítése 0. Vállalkozás 1. Törzsek 1. Vállalkozás adatai k. Kilépés 1. Cikktörzs karbantartása 2. Szállító-vevő törzs karbantartása 1. Vevők 2. Szállítók 3. Munkaszám törzs karbantartása 4. Bankszámla törzs karbantartása 5. Raktárak karbantartása 6. Pénzátvétel helye törzs (PTGSZLAH adatlaphoz) 5

6 2. Forgalom 1. Számlával kapcsolatos forgalom - 1. Kimenő számla készítése 2. Kimenő (nem gépi) számla karbantartása 3. Bejövő számla karbantartása 4. Előző évi kimenő számlák átvétele 5. Előző évi bejövő számlák átvétele 2. Szállítólevéllel kapcsolatos forgalom 1. Kimenő szállítólevél készítése 2. Kimenő szállítólevél stornírozása 3. Bejövő szállítólevél karbantartása 3. Egyéb forgalom 1. Számla nélküli kimenő forgalom 2. Csoportos számlázás 3. Raktárak közötti készletmozgás 4. Nem gépi számlához bevételi pénztárbizonylat 5. Nem gépi számlához kiadási pénztárbizonylat 4. Díjbekérővel kapcsolatos forgalom 1. Díjbekérő készítése 3. Bizonylatok nyomtatása 1. Egyedi számla nyomtatása 2. Számlák nyomtatása (tól-ig) 3. Számla másolat nyomtatása 5. Szállítólevelek nyomtatása (tól-ig) 6. Csekk nyomtatása (tól-ig) 7. Bevételi pénztárbizonylat gépi számlából 8. Kiadási pénztárbizonylat gépi számlából 9. Bevételi pénztárbizonylat nyomtatása (tól-ig) 4. Számlák kiegyenlítése 1. Kimenő számla kiegyenlítése 2. Bejövő számla kiegyenlítése 5. Listák, kimutatások 1. Törzsállományok kimutatása 1. Készlet állomány 2. Vevők 3. Szállítók 2. Számlák, szállítólevelek kimutatása 1. Elkészített kimenő számlák 2. Kimutatás a készpénzes számlákról 3. Kimutatás az átutalásos számlákról 4. Kimutatás a bejövő számlákról 5. Áfa-kimutatás a bejövő számlákból 6. Áfa-kimutatás a kimenő számlákból 7. Kiegyenlítetlen, részben kiegyenlített vevői számlák 8. Kiegyenlítetlen, részben kiegyenlített szállítói számlák 9. Vevői tartozás, szállítói követelés 10. Kimutatás az export számlákról 11. Kimutatás a bejövő szállítólevelekről 12. Elkészített kimenő szállítólevelek 13. Számla-szállítólevél elszámolás cikkenként 6

7 14. Nem számlázandó szállítólevelek 15. Előleg kimutatás 3. Forgalmi kimutatások 1. Vevői forgalom 2. Szállítói forgalom 3. Vevői forgalom cikkenként 4. Számla nélküli forgalom 5. Ügynöki forgalom kimutatása 6. Kimutatás a szolgáltatásokról 7. Raktárforgalom 8. Raktárak közötti készletmozgás 9. Cikkenkénti beszerzés értékesítés 10. Kiemelt forgalmú vevők kimutatása 11. Forgalmi kimutatás munkaszám szerint 12. Vevői értékesítés 13. Cikkenkénti összesítő számlákból 14. Számla összesítő (Jelölt számlák) 4. Egyéb kimutatások 1. Árlista 2. Selejtezési kimutatás 3. Anyagnyilvántartó lap 4. Időszaki pénztárjelentés 5. Kimutatás a készletről történt kivétről 6. Egyenlegközlő levél 7. Fizetési felszólítás 5. Leltár, készletkimutatás 1. Leltárfelvételi ív 2. Leltárfelvételi ív feldolgozása 3. Leltár értékelés utolsó beszerzési áron 4. Készlet értékelés utolsó beszerzési áron 5. Készlet értékelés súlyozott áron 6. Értékesítés kimutatása súlyozott átlagáron 6. Technikai műveletek 1. Technikai, számlázási beállítások 1. Technikai változók 2. Számlázási paraméterek 3. Indexállományok törlése 4. Töröltek felszabadítása 5. Adatállományok mentése 6. Adatállományok visszatöltése 7. Új programverzió keresése 8. Színbeállítás (karakteres ablakban) 9. Feloldás 10. Távsegítség 2. Egyéb műveletek 1. Készlet helyesbítés 2. Fizetési felszólítás forma 3. Fizetési felszólítás forma (megjegyzés) 4. Raktárkód feltöltése 5. Szállítók-vevők összevezetése 6. Kapcsolat a KK2018 programmal 7. Kiegyenlítés TXT-file beolvasása 7

8 8. Kiegyenlítés TXT-file listázása 9. CSV file készítése (Kimenő számla) 10. Kapcsolat a NAP2018 programmal 11. Kapcsolat egyéb külső rendszerekkel 12. Csoportos beszedési megbízás OTP felé 7. Adatszolgáltatás 1. PTGSZLAH adatszolgáltatás 2. Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás 8. Online számlázás adatszolgáltatás 1. Online számlázás adatszolgáltatás 2.3. A VÁLLALKOZÁS A vállalkozás adatai (0. menüpont) A vállalkozás adatainál a számlán szereplő adatokat és a vállalkozás adózására, adóbevallás készítésére vonatkozó informatív adatokat tároljuk. A mezők melletti jelölőnégyzetben pipával kell jelölni azokat a mezőket, amelyeket a számlán szeretnénk megjeleníttetni a szállító adatainál. 8

9 Pénzügyi képviselő adatai Amennyiben a vállalkozás pénzügyeit pénzügyi képviselő rendezi Magyarországon, az ő adatait is itt tartjuk nyilván k. Kilépés a program bezárását biztosítja. 3. TÖRZSEK KARBANTARTÁSA (1. menüpont) 3.1. CIKKTÖRZS KARBANTARTÁSA (1.1. menüpont) Az 1.1. menüpont biztosítja a forgalmazott, használt termékek (anyagok, áruk, szolgáltatások) jellemző adatainak felvitelét a cikktörzsbe. A cikkeket a cikkszám azonosítja a programban. A megjelenő képernyőn vihetők fel a cikk adatai. Belépéskor megjelennek az adatbázisban már szereplő cikkek. A fejléc szürke színnel megjelenő adataira lehet rendezni, illetve keresni a cikktörzsben. Szürke a cikkszám, a cikk megnevezése és a bruttó eladási ár. A szürkével jelzett fejlécre állva a jobb egérgombbal kiválasztom a keresési szempontot, a szürke szöveg sárgára változik. Ezen mezők szerint tudunk a számlák között keresni a keresés mezőben megadva a keresési szempontot. 9

10 Az új cikk adatainak felvitelét és a cikkek adataiban bekövetkező változások rögzítését az alábbi menüpontok biztosítják: - új (F2); - módosít; - töröl; A cikk felvitele végén a Mentés funkcióval mentjük a cikk rögzített adatait. A Mégse gomb biztosítja az adatbázisba történő mentés nélküli kilépést a cikk rögzítéséből. A Nyitás funkció biztosítja az előző évi záró adatok - választás szerint akár leltár adatokból is - átvételét a tárgyévi raktárkészletbe Cikk törzsadatok: - Cikkszám: 10 karakter hosszú tetszőlegesen kialakított azonosító, betűket és számokat egyaránt tartalmazhat, de nem használhatók magyar ékezetes (á,é,i,í,ó,ő,ú,ü,ű) karakterek. - Cikk megnevezése: az adott cikkszámhoz tartozó anyag, áru, szolgáltatás megnevezése, 120 karakter hosszon (3sor*40 karakter) - Cikkcsoport: 4 karakter hosszú azonosító. A cikkek csoportosítására szolgál, tetszőlegesen kialakított azonosító, betűket és számokat egyaránt tartalmazhat, de nem használhatók magyar ékezetes (á,é,i,í,ó,ő,ú,ü,ű) karakterek. - Mennyiségi egység: a cikk nyilvántartási mértékegysége - Típus: anyag, áru, szolgáltatás, tárgyi eszköz göngyöleg egyéb - Rekesz: 10 karakter hosszú informatív adat, a cikk tárolási helyét jelöli. - Tömeg (kg/egység): A termék 1 egységnyi súlya - Méret: A cikkre jellemző adat lehet, megadása nem kötelező - ÅFA-kulcs: a cikk kódszámmal jelölt ÅFA-kulcsa a kódtáblázat szerint - Megjegyzés: 40 karakter hosszú adat - Megszűnő cikk: I - igen/n - nem a kifutó termék jelölésére, informatív adat - SZJ/ÉJ/VTSZ: Az adott cikk statisztikai besorolási száma (Szolgáltatások Jegyzék, Építményjegyzék, Vámtarifaszám) - Főkönyvi szám értékesítésnél/ beszerzésnél: a cikk kettős könyvvitelben alkalmazott főkönyvi 10

11 száma. A programból lehetőség van a kimenő számlák átadására a kettős könyvviteli programba. Az ott alkalmazott főkönyvi számok megadásával az átadott számlák kontírozva kerülnek át a kettős könyvviteli programba. - Készlet fogyás figyelés: meg lehet adni azt a minimális készletet, amely alatt figyelmeztet a program, hogy lecsökkent a készlet a megadott szint alá. - Fordított adózás 142. mely pontja alapján adózik fordítottan: ABCDEFGIJ lehetséges értékek kiválasztása. A betűjelek a bekezdéseit jelenti. - Nettó eladási ár: anyag, áru és szolgáltatás nettó értékesítési ára. Az ÁFÁ-t és a bruttó eladási árat kiszámolja a program. Lehetőség van a bruttó eladási ár megadására is, ebben az esetben a program kiszámolja a nettót és az áfát is. - ÁFA érték: A nettó eladási ár áfa-értéke - Bruttó eladási ár: nettó eladási ár + áfa értéke - Nettó beszerzési ár: anyag és árucikk beszerzési ára. - ÁFA érték: A nettó beszerzési ár áfa-értéke - Bruttó beszerzési ár: nettó beszerzési ár + áfa értéke Raktárkészlet: Megmutatja, hogy a kiválasztott cikkből melyik raktárban mekkora készlet található Több eladási ár: megállapodásos ár alkalmazása esetén (pl. törzsvásárlói kedvezmény esetén) 10 db különféle ár adható meg. A vevő törzsben jelölhető az adott vevőnél alkalmazandó ár. 11

12 Egyéb költség: I/N I - igen esetén 10 féle egyéb költség nevesíthető: (1-7 program által adott, 8-10 szabadon felhasználható) Selejtezés, egyéb kivét: lehetőség van cikk selejtezésére, illetve egyéb kivétre is a készletről, ahol rögzíteni lehet a: - típust: selejtezés, illetve egyéb kivét - időpontot - mennyiséget - nettó beszerzési árat - megjegyzést Az értéket, a mennyiség és a beszerzési ár alapján számolja ki a program. 12

13 Cikkcsoport: 4 karakter hosszú azonosító. Annak a cikkcsoportnak az azonosítója, amelybe az adott cikkelemet kívánjuk besorolni Árváltozás: Ha az ár bármilyen okból változik (pl. akció) és az árváltozás %-ban kifejezhető, azt itt kell megadni. 13

14 Záradékok, termékdíj: A záradékok, termékdíj fülön az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás, illetve a termékdíjjal kapcsolatos adott cikkre vonatkozó beállítások felvitelére van lehetőség. Közlekedési eszköz - szárazföldi - légi - vízi Népegészségügyi termékadó: I/N Csomagoló eszköz vagy környezetvédelmi termékdíj A termékhez kapcsolódó csomagoló eszközök vagy környezetvédelmi termékdíj. 1. A termékdíj fizetési kötelezettség automatikus számítása érdekében a cikktörzsben rögzíthetők az adott termékhez tartozó termékdíj adatok: Termékdíj kód típus - C Csomagoló eszköz - K Környezetvédelmi termékdíj A termékdíj kód típus választásától függően kínálja fel a csomagolószer katalógus kód, vagy a környezetvédelmi termékdíj választási lehetőségét. A csomagolószer katalógus (CSK) kód felépítése szerint a jogszabályban meghatározott értékekkel lehet feltölteni a lenyíló ablakból kiválasztva, vagy ismerve a terméket jellemző CSK kód értékét, a mezőt az érték beírásával is feltölthetjük. A környezetvédelmi termékdíj (KT) kód felépítése szerint a jogszabályban meghatározott értékekkel lehet feltölteni a lenyíló ablakból kiválasztva, vagy ismerve a termék KT kód értékét, a mező az érték beírásával feltölthető. Fel kell még tölteni továbbá a termékdíj kód típustól függetlenül a díjtétel egységét (kg vagy db), a súlyát, és a díjtétel értékét (Ft/egység). Ha az adott termékhez tartozó termékdíjat feltöltöttük, a számla készítésekor a program automatikusan behozza a cikk kiválasztásakor. A felkínált termékdíj kód az adott számlán természetesen módosítható, vagy akár törölhető. 14

15 2. A termékdíj kötelezettség rögzítésének másik módja, hogy magát a rendszeresen használt termékdíjat visszük fel mint cikk/termék. Javasoljuk, hogy ebben az esetben a cikkszámnak olyan kódot adjunk, ami megkülönbözteti a normál cikk számától. Pl. C00001 sorszámmal kezdődjön a csomagolószer, vagy K00001 sorszámmal kezdődjön a környezetvédelmi termékdíj. Ha a nyilvántartásnak ezt a módját választják, a termékdíj köteles termékekhez hozzá kell rendelni a termékdíjat az alábbi képernyő szerint: A képernyőn látható példában a T001 cikkszámon felvitt termékkód vonatkozik az 1-es sorszámú termékre. Így a termékkódot egyszer kell felvinni, és ahány termékre igaz, csak hozzá kell rendelni. A számla készítésekor a program felajánlja a rögzített termékdíj adatokat, de bármikor módosítható vagy törölhető. 15

16 3.2. SZÁLLÍTÓ/VEVŐ TÖRZS KARBANTARTÅSA (1.2. menüpont) menüpontjának kiválasztására megjelenik a vevők törzsadatainak felvitelét biztosító képernyő. Az új vevő adatainak felvitelét és az adataiban bekövetkező változások rögzítését az alábbi menüpontok biztosítják: - új; - módosít; - töröl; A vevő adatainak felvitele végén a Mentés funkcióval mentjük a vevő rögzített adatait. A Mégse gomb biztosítja az adatbázisba történő mentés nélküli kilépést a vevő rögzítéséből. A törzs a következő adatokat tartalmazza: - Azonosító szám: A szállító vagy a vevő kódszáma, mely egyértelműen azonosítja az adott vevőt a program számára. - Név: A szállító vagy vevő neve - Székhely: a szállító vagy vevő címe - Adószám: A szállító vagy vevő adóigazgatási száma - Közösségi adószám: a szállító vagy vevő közösségi adószáma - Adóazonosító jel: magánszemélyek beazonosítására szolgáló adóazonosító - Telefonszám: a szállító vagy vevő telefonszáma - Főkönyvi szám: a szállító vagy a vevő főkönyvi száma - Jövedéki eng. száma: a szállító vagy vevő jövedéki engedély száma - Árkód: - Országkód: 2 pozíciós kód - Partner jelző: B = belföldi E = EU tagország K = Egyéb külföldi (3. ország) N = NATO - Bankszámlaszám: A szállító vagy vevő bankszámla száma - Cégjegyzékszám: a cég bejegyzési száma vagy egyéni vállalkozó esetén a vállalkozói igazolvány száma - IBAN-szám: nemzetközi szabvány szerinti bankszámlaszám 16

17 - ÁFA csoport azonosító szám: - Fizetési mód: ha van a vevővel külön megállapodás a fizetési módra, alapértelmezésként innen felkínálja a program a számla készítésekor. - Ügynök azonosító, név: - Megjegyzés: - Csoportos számla készül: Pipával jelölhetjük, ha a vevőnek csoportos számla készül. A csoportos számlázás azt jelenti, hogy azonos termék vagy azonos szolgáltatás ugyanazon időszakban több vevő részére egyszerre kerül kiszámlázásra. A "Csoportos számlázás" választásakor az azonos csoportba tartozó számlák automatikusan készülnek el. A vevő adószáma ellenőrizhető a NAV adószám ellenőrzés gombra kattintva. Csoportos számlázás: - Partner azonosító: a vevő sorszáma és neve, aki a csoportos számlázás egyik vevője lesz. - Számla csoport: tartalmazza a rendszeresen, azonos adattartalommal elkészítendő számlák tételeit. Azonos csoportba kell sorolni azokat, akiknek egyszerre, azonos adattartalommal készül a számlájuk. Egy vevő több számlacsoport tagja is lehet. A számlacsoport sorszáma határozza meg az egyszerre elkészítendő számlák adattartalmát, attól függően, hogy mely cikkek vagy szolgáltatások kerültek besorolásra az adott számlacsoportba. Ha nem elég a hely a 3 cikknek vagy szolgáltatásnak, azonos számla csoport besorolással folytatható a számlázandó tételek felsorolása a 2. csoportban. Egyéb adatok: A vevő levelezési címe megbontva (bevallások miatt), a szállítási cím a számlára, valamint megadható, hogy átutalásos számla esetén a fizetési határidőt a számla kiállítás keltéhez képest hány nappal növeljük meg. 17

18 Az menüpont alatt vihetők fel a szállítók adatai. A karbantartása megegyezik a vevők adatainak felvitelével azzal az eltéréssel, hogy a csoportos adózásra vonatkozó rész a szállítónál nem tölthető ki MUNKASZÁM TÖRZS KARBANTARTÁSA (1.3. menüpont) Amennyiben az anyagmozgást munkaszámra szeretnénk gyűjteni az 1. főmenü 3. menüpontjában kell kialakítani a munkaszám törzset. A munkaszám törzs adataiban bekövetkező változások rögzítését az alábbi menüpontok biztosítják: - új tétel; - módosítás; - törlés; A törzs a következő adatokat tartalmazza: - Munkaszám: 10 karakter hosszú azonosító, amely tartlamazhat betűt és számot egyaránt. 18

19 - Megnevezés: 30 karakter hosszú adat, amellyel a rögzített azonosítóval ellátott gyűjtési egységet nevezzük meg BANKSZÁMLA TÖRZS KARBANTARTÁSA (1.4. menüpont) 1. főmenü 4. menüpontjában alakítható ki a banktörzs. A bankszámla törzs adataiban bekövetkező változások rögzítését az alábbi menüpontok biztosítják: - új;- módosít; - töröl; A bankszámla adatainak felvitele végén a Mentés funkcióval mentjük a bankszámla rögzített adatait. A Mégse gomb biztosítja az adatbázisba történő mentés nélküli kilépést a bankszámla törzs rögzítéséből. A törzs a következő adatokat tartalmazza: - Bank azonosító: 10 pozíció hosszú azonosító kód - Bank neve: 30 pozíció hosszú adat - Bankszámlaszám: pozíció hosszú numerikus adat, a bank bankszámlaszámát kell rögzíteni - IBAN-szám: nemzetközi szabvány szerinti bankszámlaszám 3.5. RAKTÁRAK KARBANTARTÁSA (1.5. menüpont) 1. főmenű 5. menüpontjában alakítható ki a raktártörzs. 19

20 A raktártörzs adataiban bekövetkező változások rögzítését az alábbi menüpontok biztosítják: - új;- módosít; - töröl; A raktártörzs adatainak felvitele végén a Mentés funkcióval mentjük a raktártörzs rögzített adatait. A Mégse gomb biztosítja az adatbázisba történő mentés nélküli kilépést a raktárak törzs rögzítéséből. A törzs a következő adatokat tartalmazza: - Raktár kód: 2 pozíció hosszú azonosító kód - Raktár neve/ címe: a raktár nevét és címét tartalmazó adat 3.6. PÉNZÁTVÉTEL HELYE TÖRZS (PTGSZLAH adatlaphoz) (1.6. menüpont) 20

21 A pénztárgép használatára kötelezett, nyugtakibocsátási kötelezettségüket kizárólag számla kibocsátásával teljesítő adózok adatszolgáltatása. Az adatszolgáltatás a PTGSZLAH adatlap elektronikus úton való benyújtásával teljesíthető, havi rendszerességgel. A vállalkozás törzsbe (0. főmenü) jelölni kell, hogy a vállalkozás PTGSZLAH adatlap beadására kötelezett-e. Ha a vállalkozás PTGSZLAH adatlap beadására kötelezett, akkor igennel kell jelölni. Ha igen szerepel, akkor létre kell hozni a pénzátvétel helye törzset (1.6. menüpont). Az adatszolgáltatást pénzátvételi helyenként kell elkészíteni, amely tartalmazza: - azonosító: 3 karakter hosszú folyamatos sorszám - pénzátvételi hely neve - pénzátvételi hely címe: irányítószámot, helységnevet, közterület nevét, jellegét, házszámot, épületet, lépcsőházat, emeletet, ajtót tartalmazó adat A pénzátvétel helye törzs adataiban bekövetkező változások rögzítését az alábbi menüpontok biztosítják: - új;- módosít; - töröl; A pénzátvétel helye adatainak felvitele végén a Mentés funkcióval mentjük a pénzátvétel helye rögzített adatait. A Mégse gomb biztosítja az adatbázisba történő mentés nélküli kilépést a pénzátvételi helye törzs rögzítéséből. Kimenő számla, sztornó számla, helyesbítő számla készítésekor számlánként bekéri a pénzátvétel helye kódját, valamint jelölni kell a számla fej részénél, hogy előleg, sztornó vagy helyesbítő számla, mert az adatszolgáltatásban ezeket is jelölni kell. A PTGSZLAH adatlap XML exportja az ÁNYK felé a 7. menüpontban készül el. 4. FORGALOM KARBANTARTÅSA (2. menüpont) A forgalom karbantartása menüponton belül a következő funkciók végezhetők el: 1. Számlával kapcsolatos forgalom Kimenő számla készítése Kimenő (nem gépi) számla karbantartása (másik programmal vagy kézzel számlatömbben 21

22 kiállított számla rögzítése a készlet miatt) Bejövő számla karbantartása (csak készletnyilvántartásnál kell alkalmazni.) Előző évi kimenő számlák átvétele Előző évi bejövő számlák átvétele 2. Szállítólevéllel kapcsolatos forgalom Kimenő szállítólevél készítése Kimenő szállítólevél stornírozása Bejövő szállítólevelek karbantartása 3. Egyéb forgalom 22

23 Számla nélküli kimenő forgalom Csoportos számlázás Raktárak közötti készletmozgás Nem gépi számlához bevételi pénztárbizonylat Nem gépi számlához kiadási pénztárbizonylat 4. Díjbekérővel kapcsolatos forgalom Általános információk a számlák készítésével kapcsolatban: Mielőtt a program használatához élesben hozzálátna, az alábbi lépéseket végezze el (a részletes leírás a 8. pontnál található): A és a menüpontok alatt található a Számlázási paraméterek módosítása, valamint a Saját logó beállítása funkció. Ezeket az első számla készítése és kinyomtatása előtt be kell állítani. A kimenő számlák készítése során a vevő adatait a vevőtörzsből, a számlázandó terméket a cikktörzsből ki lehet választani ha még nem szerepelnek a törzsben, a számla készítése során rögzíthetők. A számla sorszámát a program automatikusan képzi a menüpontban beállított kezdősorszám +1-el történő növelésével. Akár termékértékesítést, akár szolgáltatás számlázását akarjuk elkészíteni, mindkét esetben az Új számla (F2) kiválasztásával kell kezdeni. Az F3:Vevőtörzs, illetve az F3:Cikktörzs funkcióval választható ki a vevő a vevőtörzsből, valamint a cikktörzsből a termék vagy amennyiben rendszeresen ismétlődő a szolgáltatás és az is rögzítésre került a cikktörzsben, akkor az is innen kiválasztható. Ha a szolgáltatás nem került rögzítésre a cikktörzsben, akkor a cikkszámot üresen kell hagyni és a megnevezés rovatba írható a szolgáltatás megnevezése és a hozzá tartozó egyéb, szükséges információk. A számla alapértelmezésként forintban készül, de készíthető devizában is. Amennyiben devizában 23

24 készítjük a belföldi számlát, vagy akár export számlát készítünk, a devizanemet és az alkalmazandó árfolyamot a számla készítésekor meg kell adni. Alapértelmezés a forint, ha a devizanem nincs kitöltve, minden adat forintban értendő. A számlában tételenként, áfa-kulcsonként, vagy a számla végén engedmény/felár % vagy összeg adható meg. A számla az elkészítést követően, de nyomtatás előtt még módosítható, nyomtatás után azonban már nem változtatható a számla tartalma. Hibás számla javítása stornó vagy helyesbítő számla készítésével történhet. Számla törlése is csak addig lehetséges, amíg az nincs kinyomtatva, de a törlés funkció nem jelenti a számla fizikai törlését is, mert a számla folyamatos növekvő sorszáma és annak hiánytalan megléte alapfeltétel a nyilvántartásban. Ezért a törlés funkció csak a tételek nullázását jelenti, maga a számla sorszáma nem tűnik el. Nyomtatás után már nem törölhető, kizárólag a módosításnál leírt módon storno, helyesbítés végezhető el. A számla elkészítését követően lehetőség van az azonnali nyomtatásra, vagy több számla együttes készítése esetén külön menüpontban tól ig sorszám megadásával egyszerre több számla nyomtatható. A programban a számla nyomtatása jelenti a jóváhagyást, amelyet követően azonnal indul az online adatszolgáltatás a NAV felé. Az azonnaliság előírása megköveteli, hogy a számla keltének és a számla kinyomtatásának dátuma megegyezzen abban az esetben, ha a számla adatszolgáltatásra kötelezett. Ezért adatszolgáltatásra kötelezett számla esetén csak aznapi számlát engedünk nyomtatni. Ha a számla a tárgynapon nem került nyomtatásra, le kell stornózni és újat készíteni az aznapi számla kelte dátummal. A program figyelmeztet az alábbi képernyő szerint: Lehetőség van utólag a nem e program keretében elkészített számlák felvitelére. Erre a készletnyilvántartás miatt lehet szükség. Rögzíthető a bejövő számla tartalma, szintén a raktárkészlet nyilvántartása és egyéb kimutatások elkészítése miatt. A számlák két nyelven is készíthetők, a magyar mellett angol vagy német nyelvet lehet választani. A számla nélküli készletmozgások raktárak közötti mozgatások, stb rögzítése biztosítja a készlet 24

25 figyelésének pontos mozgását. A cikkek felhasználása során rögzíthető, hogy adott esetben milyen munkához munkaszám nyilvántartása mellett került felhasználásra SZÁMLÁVAL KAPCSOLATOS FORGALOM (2.1. menüpont) KIMENŐ SZÁMLA KÉSZÍTÉSE ( menüpont) A menü kiválasztására készíthető a kimenő számla a cikk vagy szolgáltatás értékesítéséről A kimenő számla készítése funkcióba belépve a képernyő felső harmadában láthatók a már korábban elkészített számlák. Az adott számlára ráállva és fent a Kimenő számla tétel(ek) fül kiválasztásával megjelennek a számlához tartozó tételek. A jobb szélen látható S jelölésnél látható, hogy a számla milyen státusszal rendelkezik: 1 sztornó számla (nincs nyomtatva) 2 sztornó számla (nyomtatott) 3 elkészített számla (nem nyomtatott) 4 nyomtatott számla 5 kiegyenlített számla 7 sztornózott számla Tételként szerepel minden technikai adat is, amit a számla felvitelénél megadtunk (pl. kedvezmény). A képernyő alján megjelenő funkciók közül választható ki a feladat: - Új számla (F2): új számla felvitele - Módosítás: már elkészített, de még nem nyomtatott számla adatainak változtatása - Törlés: már elkészített, de még nem nyomtatott számla adatainak törlése. A számla 0 adatokkal megmarad, a sorszám másik számlának nem használható fel. - Mentés: Az elkészített számla mentése az adatbázisba - Mégse: kilépés számla készítés közben. Az addig elkészített számlaadatok elvesznek. - Megjelenítés (F9): Az elkészített számla nyomtatás előtti ellenőrzése a képernyőn történő 25

26 megtekintéssel - Nyomtatás (F10): A kész számla nyomtatása. - Stornózás (F11): Egy kiválasztott (amelyiken állok) számla stornírozása. A kiválasztással a program behozza a kiválasztott számla tételeit mínusz előjellel. - Helyesbítés (F12): A helyesbítendő számla kiválasztását követően ki kell választani a helyesbítendő tételt, amit a program mínusz tételként behoz a számlára, majd fel kell vinni a jó tételt. - Számla ismétlése: a számla ismétlése funkcióval egy kiválasztott számla adatait egy új számlára át tudjuk hozni, meg tudjuk ismételni azt, majd mentéssel véglegesítjük a számlát. - Adatszolgáltatás ellenőrzése: az online adatszolgáltatásra kötelezett számlákat nyomtatás és beküldés előtt lehetőség van leellenőrizni, hogy minden előírásnak megfelel-e. A kimenő számla rögzítése a Kimenő számla karbantartása ablak felső sorában található funkciói szerint Kimenő számla fej Kimenő számla tétel(ek) A Kimenő számla fejadata funkcióval kezdjük a számla felvitelét, ahol az Adatkarbantartás során Megadjuk, vagy F3: Vevőtörzs funkcióbillentyűvel vagy az enter billentyűvel kiválasztjuk a vevőt a vevő-törzsből. A vevő nevét és címét a törzsből a program kiírja. A számla rögzítése közben lehetőség van a vevőtörzs bővítésére, az új vevő adatainak rögzítésére. A program a megadott kezdő sorszám figyelembe vételével generálja a számla számát. A számla sorszáma szigorúan egyel növekvő sorszám, nem módosítható, számla törlésekor a sorszám 0 adatokkal megmarad, az másik számla előállítására nem használható fel. Számla típusa: 1. normál számla, 2. előleg számla, 3. sztornó számla, (ld. képernyő) 4. Az egyik leggyakoribb számlahelyesbítési mód a számla sztornózással történő 26

27 érvénytelenítése. A sztornó számla úgy készül el, hogy az eredeti számla adatai mínusz összeggel jelennek meg. A számlára kiírásra kerül, hogy melyik számú számla sztornó számlája. A programban a sztornó számla típus megjelölésekor felugró ablakban bekérjük az előzmény számla adatait: Előzmény számla száma Kelte E két adat megadása után a Keres gombra kattintva a program megnézi, hogy az előzmény számláról készült-e adatszolgáltatás, illetve hogy adatszolgáltatásra kötelezett számláról van-e szó. A lekérdezés eredményének megfelelően állítja az alábbi információkat. Előzmény számla adatszolgáltatás Nem az eredeti számláról nem történt adatszolgáltatás - Igen az eredeti számláról történt adatszolgáltatás Adatszolgáltatás típusa Nem adatszolgáltatásra nem kötelezett számla - Igen - adatszolgáltatásra kötelezett számla Lehetőség van az eredeti számla ellenőrzésére a NAV rendszerében. Abban az esetben, ha a számla adatszolgáltatásra kötelezett volt és az adatszolgáltatás megtörtént, a NAV adatbázisában megtalálható a számla, ezt a következő képernyő szerint kiírja. 27

28 4. helyesbítő számla Helyesbítésről történő adatszolgáltatáskor, amennyiben a helyesbítő okirat az eredeti számla bármelyik tételsorában levő adatot (is) módosítja, a módosítással érintett tételsor teljes újraközlésére van szükség annak érdekében, hogy a gazdasági eseményt leíró számla és módosító okirat(ok) adatainak értelmezése egyértelmű legyen. A tételsor újraközlésekor a számszerű adatokat (árak, mennyiségek) KÜLÖNBSÉGKÉNT kell jelölni a módosítandó tételsor aktuális értékéhez képest. (Az aktuális értéket az eredeti számla és az összes korábbi módosítás együttese állítja elő.) Helyesbítésről történő adatszolgáltatáskor annak érdekében, hogy a módosító okiratról teljesített gép-gép adatszolgáltatás alapján az eredeti számla és a módosító okirat együttes tartalma megképezhető legyen, egyes adatok módosítása esetén szükséges az adatot tartalmazó elem előzményének vagy az eredetijének teljes adattartalommal történő újraközlésére. A gyakorlatban előfordulhat, hogy egy kiállított eredeti számlát az adózó módosít, majd a módosító okirat kiállítását követően újabb körülmény válik ismertté, ami miatt az adózó újabb módosító okiratot állít ki az eredeti számla vonatkozásában. Ugyanazon számla többszöri módosítása alkalmával az egyes módosító okiratokról adott adatszolgáltatásban mindig azon adatkörre vonatkozóan kell megtenni, ami az előző állapothoz képest módosul az adott okirattal. Széles körben elterjedt gyakorlat, hogy téves adattartalmú számlák esetén először egy érvénytelenítő számlát bocsátanak ki, majd újabb számla kerül kiállításra, immár helyes adattartalommal. Megjegyzendő, hogy ebben az esetben a helyesen kibocsátott számla is az eredetileg kibocsátott számla módosító okiratának tekintendő, mivel az azon bizonylatolt gazdasági esemény(ek)re vonatkozik. 28

29 A helyesbítő számla típus kiválasztásakor megjelenik a fenti képernyő, ahol lehetőség van a helyesbítendő számla kiválasztására, illetve a számla helyesbítendő tételének kiválasztására. 5. végszámla (ld. képernyő) A végszámla számlatípus kiválasztásakor megjelenik az előleg számla kiválasztását segítő képernyő (lent) A kiválasztott előleg számlát/tételt átemeli a program negatív előjellel és új tételként el kell készíteni a helyes tételt. 29

30 Az adatszolgáltatásban az előleg számlát önállóan kell vizsgálni. Ha az áfatartalma eléri a forintot, adatszolgáltatásra kötelezett. Amikor a végszámla elkészül, a számla (fizetendő) végösszege az előleg összegével csökkentett összeget tartalmazza. Annak vizsgálatánál, hogy a végszámla adatszolgáltatásra kötelezett-e, a végszámla teljes végösszegét kell figyelembe venni. Ha a végszámla teljes áfa összege a forintot eléri vagy meghaladja, jelenteni kell a végszámlát még akkor is, ha az előleg miatti levonással az áfa nem éri el a forintot. Pl. Előleg számla áfa összege forint nem kell jelenteni Végszámla teljes áfa összege forint jelenteni kell Végszámla (fizetendő) áfa összege forint Teljesítés helye: Kitöltendő adat (A teljesítés helye paraméterezhető a Technikai műveleteken belül, így azt nem kell minden egyes számlánál külön beírni. ( Számlázási paraméterek/ Számla, szállítólevél fej részében szereplő adatokon belül/ Számlán szereplő teljesítés helye) Fizetési mód: a választott fizetési módot kell beírni. Az előre beprogramozott fizetési módok között a nyíllal válthatunk. (készpénz, csekk, átutalás, váltó, elszámolási utalvány, hat.beszedési megbízás, azonnali beszedési megbízás, utánvét, bankkártya, barter, halasztott készpénz, egyéb) Számla kelte: A program a napi gépi dátumot kínálja fel, ez felülírható, de dátuma nem lehet korábbi a legutolsó elkészített számláénál. Teljesítési idő: A termékértékesítés vagy szolgáltatás teljesítési ideje Fizetési határidő: A számlára kerülő fizetési határidő Számviteli törvény szerinti teljesítési idő: Egyéb beállítások részben Bankszámlaszám Számlához tartozó szállítólevél száma Arányosítás: Igen/Nem attól függően, hogy áfa szempontjából a kimenő számla mentesnek (tevékenység közérdekű jellegére tekintettel, tevékenység egyéb sajátos jellegére tekintettel) vagy áfa-kötelesnek minősül-e. Az ebből számított arányszám határozza meg az előzetesen felszámított adó arányos megosztását. Ennek akkor van jelentősége, ha átkerül a számla a Tensoftos kettős vagy egyszeres könyvviteli programokba). 30

31 Különös szabályok szerinti elszámolás: Lenyíló ablakból kiválasztható különös elszámolási mód. Pénzátvételi hely kódja: Ha a vállalkozás pénztárgép használatra kötelezett olyan adóalany, aki (amely) a nyugtakibocsátási kötelezettségét az Áfa tv (2) bekezdésében foglaltak szerint számla kibocsátásával teljesíti, pénzátvételi helyenként köteles a számlákról adatot szolgáltatni. Ehhez rendelkezésre áll egy Pénzátvételi hely törzs, ahol a vállalkozás összes pénzátvételi helyének szerepelnie kell, illetve a számla rögzítésekor meg kell adni, hogy melyik pénzátvételi hely bevétele lesz. Összesítő jel Devizanem és árfolyam: A számla rögzítésekor megadható, hogy melyik külföldi devizanemben akarjuk a számlát elkészíteni és annak mennyi az árfolyama. Korrekciós számla: jelölni kell, ha a számla korrekciós számla Egyszerűsített számla: jelölni kell, ha a számla egyszerűsített számla Határozott időtartamra szóló elszámolás kezdete, vége: Kimenő számla tétel adatok: A fejadatok mentése után a fenti fülön átlépünk a kimenő számla tétel adatokra. A képernyő alján megjelenő funkciók közül választható ki a feladat: - Új tétel: a számla tételeinek felvitele - Módosítás: A számla tételadatainak változtatása - Törlés: A számla tételadatainak törlése. - Mentés: A számlához tartozó tételadat mentése - Mégse: kilépés a tétel készítése közben. Az addig elkészített tételadatok elvesznek. - Táblázat A rögzítendő számlához tartozó tételeket lehet sorba felvinni, a program sorszámozza a tételeket. A tétel adatai: Sorszám: A rögzítendő tétel sorszáma az adott számlán belül. Raktár: Amelyik raktárból az értékesítés történik Cikkszám: A cikket az F3: Cikktörzs gombbal ki lehet választani a cikktörzsből vagy ha 31

32 szolgáltatást akarunk számlázni, akkor üresen hagyjuk a cikkszámot és a rendelkezésre álló négy sorba beírjuk a szolgáltatás megnevezését. Áfa-kulcs: Alapértelmezésként a cikktörzsben szereplő ÁFA-kulcs kódját kínálja fel a program, de szükség esetén módosítható. Mennyiségi egység: A cikktörzsben szereplő mennyiségi egység SZJ/ÉJ/Vámtarifaszám: A cikk vagy szolgáltatás cikktörzsben megadott SZJ vagy Vámtarifa száma Mennyiség: Az értékesített mennyiség Eladási ár: a cikk vagy szolgáltatás nettó egységára Cikk/Szolgáltatás érték: A program által számolt adat, a mennyiség*eladási ár Munkaszám és megnevezése: Ha szeretnénk kimutatni munkánként a számlákat, munkaszámot kell megadni. A törzsek között vihetők fel a munkaszámok és a hozzájuk tartozó megnevezések. Itt az F3:Munkaszám segítségével választhatunk a munkaszám törzsből. A tétel előleg jellegű: Engedmény/felár, jogcíme, mértéke összege: Engedmény adható vagy felár felszámítható tételenként, a tételenkénti módosító adatokat itt kell jelölni, megadni a jogcímét, az értékéből számítandó %-os mértéket, ami alapján a program kiszámolja a kedvezmény vagy felár összegét. Tétel bruttó értéke: A tétel számított bruttó értéke, a kedvezménnyel/felárral módosított, áfával növelt értéke Minimum megőrzési idő (F8): informatív adat, megadása nem kötelező Teljesítési idő (F9): informatív adat, megadása nem kötelező Egyéb megjegyzés (F10): informatív adat, megadása nem kötelező Számla bruttó értéke: A tételek összesített, áfával növelt, kedvezménnyel/felárral módosított számlaértéke. További lehetőség van a képernyő alján történő funkcióválasztással az alábbiakra: Számlavégi megjegyzés: tetszőleges megjegyzés írható a számlára Áfa-kulcsra adott engedmény/felár: Külön számítható áfa-kulcsonként kedvezmény/felár. Számlavégi engedmény/felár: A számla végösszegéből számítható kedvezmény/felár. Minta számla nyomtatása: Bevételi pénztárbizonylat: Készpénzes fizetés esetén bevételi pénztárbizonylat nyomtatható. Számla megjelenítés: A képernyőn megnézhető az elkészített számla, nyomtatás előtt még módosítható. Számla nyomtatás: A kész számla kinyomtatása, nyomtatás után a számla már nem módosítható, kizárólag sztornózással javítható. A számla lezárása, kinyomtatása előtt lehetőség van az Adatszolgáltatás ellenőrzése funkcióval a számla adatait egyben leellenőrizni. Bár a program minden mező kitöltésekor ellenőrzést végez, a teljes számla készítésének befejezésekor lekérhető az együttes ellenőrzés. Nyomtatás előtt még a hiba javítható módosítás funkcióban, nyomtatás után már csak sztornírozni lehet. Nagyon lényeges, hogy az online adatszolgáltatásban szigorú határidők vannak. A számla küldésének azonnalinak kell lennie, ezért nem lehet beküldeni olyan számlát, amit kiállítottak ma, de majd holnap leellenőrzi a főnök és majd utána beküldjük. Nem fog bemenni, mert csak azon a napon engedünk nyomtatni, ami a kiállítás kelte. És a nyomtatás a számla elkészültének jóváhagyása. Ugyanitt van lehetőség szállítólevélből számlát készíteni, a számla típusának kiválasztása után a jobb alsó sarokban megjelenő F3: Száll.levél kiv. funkció kiválasztására megjelenő ablakban a program felkínálja a szállítóleveleket. A számla készítését megelőzően elkészített szállítólevél alapján elkészíthető a számla úgy, hogy annak tételeit nem kell újra lerögzíteni, hanem a szállítólevél kiválasztása után az abban szereplő tétel adatok automatikusan átkerülnek a számlába. A vevőkód kerül bekérésre, majd megjelennek a 32

33 vevő szállítólevelei, ebből kell kiválasztani a számlázandót. (Szállítólevél karbantartása a 3.6. menüpontban végezhető, leírása a pont alatt található.) A szállítólevélnél jelölni kell, hogy az elkészített szállítólevél majd számlázandó lesz-e, a Számlázandó I/N jelöléssel. Számla csak abból a szállítólevélből készül, ahol I igen került megadásra. A szállítólevél rögzítése a kimenő számla rögzítésénél leírtak szerint végezhető. A szállítólevél nyomtatás után már nem módosítható és nem törölhető. A szállítólevél elkészítésekor a számlától függetlenül a készlet karbantartása megtörténik. A szállítólevélből készült számla készítésekor a program már nem változtatja a készletet. Ezért nagyon fontos, hogy ha készült szállítólevél, a számla feltétlenül abból készüljön e menüpontban, mert ellenkező esetben a készlet kétszer kerül naprahozásra. 33

34 A számla készítésekor megadható egyéb adatok: Minőség megőrzési idő: Teljesítési idő: Egyéb megjegyzés 34

35 Adatszolgáltatás: A 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet értelmében az adóhatósági ellenőrzéshez szükséges adatokat, záradékokat a számlák adataiban tárolni kell, adóhatósági megkeresés esetén XML formában az adóhatóság rendelkezésére kell bocsátani. Ehhez a számlák rögzítésekor lehetőség van ezen kiegészítő adatok és záradékok megadására az alábbiak szerint: A számla készítésekor bekérő fülek: 1. Közlekedési eszköz 35

36 2. Árverési záradék 3. Ásványolaj kitárolása adóraktárból 4. Gázolaj beszerzési záradék 5. Jövedéki záradékok 6. EKÁER záradék 7. Termékdíj záradékok 8. Egyéb záradék 1. Közlekedési eszköz: Közlekedési eszköz információk Szárazföldi közlekedési eszköz 1. Henger űrtartalom 2. Teljesítmény 3. Első forgalomba helyezés időpontja 4. Megtett távolság Légi közlekedési eszköz 1. Teljes felszállási tömeg 2. Légi kereskedelem 3. Első forgalomba helyezés időpontja 4. Repült órák száma Vízi közlekedési eszköz 1. Hosszúság 2. Tevékenység 3. Első forgalomba helyezés időpontja 4. Hajózott órák száma 2. Árverési záradék Árverési vételárul szolgáló ellenérték Az adók, vámok, illetékek, járulékok, hozzájárulások, lefölözések és más, kötelező jellegű befizetések A felmerült járulékos költségek, amelyeket a nyilvános árverés szervezője hárít át az árverési vevőnek Kisebbítendő tag 3. Ásványolaj kitárolása adóraktárból A termék tényleges hőmérséklete A kitárolt mennyiség környezeti hőmérsékleten mért tényleges térfogatban, illetve vasúti, közúti és uszályszállítás esetén mért vagy számított tömege, mértékegysége 15 Celsius-fok hőmérséklethez tartozó sűrűsége, mértékegysége 15 Celsius-fok hőmérséklethez tartozó térfogata, mértékegysége A termék minősége, az érvényes MSZ-re, műszaki leírásban vagy szerződésben rögzített specifikációra való hivatkozással Az üzemanyag és a tüzelőolaj külön jogszabályban előírt minőségi követelménynek való megfelelésének tanúsítása 4. Gázolaj beszerzési záradék 5. Jövedéki záradékok 36

37 Ha a cikktörzsben a Jövedéki termék? I/N mező I(gen)-t tartalmaz, akkor a következő jövedéki záradékok választhatók (nem kötelező): 5.1. AHK-szám 5.2. Csomagküldő kereskedőtől beszerzett jövedéki termék adója feltüntetésre kerüljön? Ha igen, bekérjük az Adó összege: -t 5.3. Adóraktár engedélyesének jövedéki termék értékesítése Adóraktár engedélyes által értékesített termék vámtarifaszáma: 5.4. Megfizetett, vételárban felszámított adó a számlán megjelenjen?: Ha bejelöljük, bekérjük az Összeg -et 5.5. Gázolaj beszerzésről szóló számla adatai Gázolaj beszerzés?: Ha gázolaj beszerzésről szól a számla, és ezt pipával jelöltük, bekérjük: Jármű forgalmi rendszáma: Kilométeróra állása: 5.6. Jövedéki engedélyes kereskedő jövedéki termék értékesítése Jövedéki engedélyes kereskedő jövedéki termék értékesítése: Ha pipáltuk, bekérjük: Jövedéki engedély száma: 5.7. Jövedéki engedélyes kereskedő által kiállított számlán a záradék megjelenjen?: Záradék szövege: Továbbértékesítés esetén a jövedéki termék származásának igazolására nem alkalmas 5.8. Nem jövedéki engedélyes kereskedő által kiállított számlán a záradék megjelenjen?: Záradék szövege: Továbbértékesítés esetén a jövedéki termék származásának igazolására nem alkalmas 5.9. Importáló által a jövedéki termék értékesítésekor VTSZ fel legyen tüntetve?: 6. EKÁER záradék 7. Termékdíj záradékok Termékdíj záradékok A termékdíj záradékot akkor lehet megadni, ha a cikktörzsben az adott cikk CSK vagy KT kód 1-3. pozíciója ki van töltve a vevő belföldi A számlán megjelenítendő termékdíj záradékok: 1 "az egyéb kőolajtermék vevője nem termékdíj-kötelezett, a bruttó árból... Ft termékdíj átvállalásra került" Ez a záradék akkor lehet pipa, ha a cikktörzsben a termékdíj kód típus = K és a KT kód 1-3. pozíció értéke 601 Egyéb esetben figyelmeztetést írunk ki: Ez a záradék csak K típusú és 601 kezdetű termékdíj kódnál használható! 2 "a termékdíj kötelezettség a Ktdt. 14. (5) bekezdés...) pontja...) alpontja alapján a vevőt terheli" 37

38 Főpont lehetséges értékek: a,b,c,d,e,f,g Alpont lehetséges értékek: a főpont esetén aa, ab b,c,d főpont esetén üres lehet e főpont esetén ea, eb f főpont esetén fa, fb g főpont esetén ga, gb 3 Visszaigénylésre jogosult vevő igénye alapján kiállított záradék Ha a cikktörzsben a Termékdíj kód típus C/K: Termékdíj kód: (KT/CSK) cikktörzsből felkínáljuk az 1-3 pozíciót, a többi (4-7. pozíció) kötelezően kitöltendő! További bekért adatok a záradékhoz: Termékdíj összege: Kötelezett számla száma: Kötelezett számla kelte: Kötelezett neve: Kötelezett címe: Kötelezett adószáma: 4 "a csomagolószer termékdíj összege bruttó árból... Ft" Ha a Csomagolószer termékdíja? adatot bepipáljuk, bekérjük az Összeg -et Csak akkor lehet pipa, ha az értékesített cikknél a termékdíj kód típus = C 5 "a csomagolás termékdíj-kötelezettség az eladót terheli" Csak akkor lehet pipa, ha az értékesített cikknél a termékdíj kód típus = C 6 "a csomagolószer termékdíja a vevő eseti nyilatkozata alapján nem kerül megfizetésre" Csak akkor lehet pipa, ha az értékesített cikknél a termékdíj kód típus = C 7 "a csomagolószer termékdíja a vevő... számon iktatott időszakra vonatkozó nyilatkozata alapján nem kerül megfizetésre" Ha a záradékot megjelöljük pipával, bekérjük a nyilatkozat iktatószáma -t 8 "a reklámhordozó papír termékdíj összege a bruttó árból... Ft" Ha a termékdíj kód típusa K és a termékdíj kód = 900, bekérjük a termékdíj összegét 9 A termékdíj visszaigénylését az eladó igénybe veszi Ha ezt a záradékot pipáljuk, akkor bekérjük a Termék mennyiségét (kg), Díjtétel ft (Ft/kg), Visszaigénylés összegét. 10. Népegészségügyi termékadó kötelezettség a cikktörzsből kerül jelölésre A záradék szövege minden tétel után megjelenik a számlán (ha van záradék) az alábbiak szerint: Az 1. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: Az egyéb kőolajtermék vevője nem termékdíj-kötelezett, a bruttó árból összeg Ft termékdíj átvállalásra került Ha van záradék 38

39 A termékdíj megfizetését igazoló dokumentum adatai: K 501xxxx megfizetett termékdíj összege: összeg Ft A kötelezett által kibocsátott számla száma: 15/2018 A kötelezett neve: név címe: 7100 Szekszárd adószáma: kelte: A 2. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A termékdíj kötelezettség a Ktdt. 14. (5) bekezdés ) pontja.) alpontja alapján a vevőt terheli A 3. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A csomagolószer termékdíj összege bruttó árból összeg Ft A csomagolás termékdíj-kötelezettség az eladót terheli A termékdíj megfizetését igazoló dokumentum adatai: C termékdíjkód megfizetett termékdíj összege: összeg Ft A kötelezett által kibocsátott számla száma: 12/2016 kelte: A kötelezett neve: név címe: 7100 Szekszárd adószáma: A 4. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A csomagolószer termékdíj összege bruttó árból összeg Ft Az 5. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A csomagolás termékdíj-kötelezettség az eladót terheli Ha van záradék A termékdíj megfizetését igazoló dokumentum adatai: K xxxxxxx megfizetett termékdíj összege: összeg Ft A kötelezett által kibocsátott számla száma: 15/2016 kelte: A kötelezett neve: név címe: 7100 Szekszárd adószáma: A 6. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A csomagolószer termékdíja a vevő eseti nyilatkozata alapján nem kerül megfizetésre A 7. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A csomagolószer termékdíja a vevő nyilatkozat iktatószáma számon iktatott időszakra vonatkozó nyilatkozata alapján nem kerül megfizetésre A 8. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A termékdíj kötelezettség a Ktdt. 14. (5) bekezdés a) pontja b) alpontja alapján a vevőt terheli vagy A reklámhordozó papír termékdíj összege a bruttó árból összeg Ft Ha van záradék A termékdíj megfizetését igazoló dokumentum adatai: 39

40 K 900xxxx megfizetett termékdíj összege: összeg Ft A kötelezett által kibocsátott számla száma: 15/2016 A kötelezett neve: név címe: 7100 Szekszárd adószáma: kelte: A 9. pontban lévő záradék megjelenése a számlán: A C termék esetén a termékdíj visszaigénylését az eladó igénybe veszi Termék mennyisége: Díjtétel: Visszaigénylés összege: Egyéb Bekérjük, hogy a számla közvetített szolgáltatást tartalmaz-e, valamint Tranzitadóraktárengedélyes tranzitraktárból történő értékesítése esetén megadhatja a Járatszámot Kedvezményes jogosult nevét Úticélt KIMENŐ (NEM GÉPI) SZÁMLA KARBANTARTÁSA ( menüpont) A készlet nyilvántartása miatt fel kell vinni azokat a számlákat is a rendszerbe, amelyek nem ezzel a programmal készültek BEJÖVŐ SZÁMLA KARBANTARTÁSA ( menüpont) A készlet nyilvántartása miatt szükséges a bejövő számlák rögzítése cikkenként. Rögzítése a kimenő számla készítéséhez hasonlóan történik ELŐZŐ ÉVI KIMENŐ SZÁMLÁK ÁTVÉTELE ( menüpont) Egyik évről a következő évre történő kimenő számlák átvétele történik e menüpontban ELŐZŐ ÉVI BEJÖVŐ SZÁMLÁK ÁTVÉTELE ( menüpont) Egyik évről a következő évre történő bejövő számlák átvétele történik e menüpontban SZÁLLÍTÓLEVÉLLEL KAPCSOLATOS FORGALOM (2.2. menüpont) KIMENŐ SZÁLLÍTÓLEVÉL KÉSZÍTÉSE ( menüpont) A raktárról számla nélkül, csak szállítólevéllel kiadott készlet bizonylatának készítése KIMENŐ SZÁLLÍTÓLEVÉL SZTORNÍROZÁSA ( menüpont) A már kinyomtatott szállítólevél adatainak sztornírozása, a készlet mennyiségének visszaállítása BEJÖVŐ SZÁLLÍTÓLEVELEK KARBANTARTÁSA ( menüpont) 40

41 A vásárolt cikkek készletre vétele történik a bejövő szállítólevél rögzítésével EGYÉB FORGALOM (2.3. menüpont) SZÁMLA NÉLKÜLI KIMENŐ FORGALOM ( menüpont) Abban az esetben, ha a vevő nem kér számlát, a termék kiadása itt kerülhet rögzítésre. A készletnyilvántartás miatt mindenképpen rögzíteni kell minden tételmozgást CSOPORTOS SZÁMLÁZÁS ( menüpont) A szállító/vevő törzsben megadható a vevő csoportszáma a csoportos, több vevőnek egyszerre történő számlázása érdekében. A csoportos számlázás indításakor a program bekéri a a számla csoportszáma számlavégi megjegyzés egyéb információ fizetési mód teljesítés ideje fizetési határidő adatokat, és ezek után készíti a számlákat RAKTÁRAK KÖZÖTTI KÉSZLETMOZGÁS ( menüpont) Két raktár közötti készletmozgás követése NEM GÉPI SZÁMLÁHOZ BEVÉTELI PÉNZTÁRBIZONYLAT ( menüpont) Nem ezzel a programmal készült számláknak a bevételi pénztárbizonylatának készítése NEM GÉPI SZÁMLÁHOZ KIADÁSI PÉNZTÁRBIZONYLAT ( menüpont) Nem ezzel a programmal készült számláknak a kiadási pénztárbizonylatának készítése. 4.4 DÍJBEKÉRŐVEL KAPCSOLATOS FORGALOM (2.4. menüpont) Díjbekérő elkészítése ( menüpont) Díjbekérő készítése a kimenő számla készítéséhez hasonlóan történik. 5. BIZONYLATOK NYOMTATÅS (3. menüpont) Az elkészített számlák és bizonylatok nyomtatása e menüpontban történik Egyedi számla nyomtatása 5.2. Számlák nyomtatása (tól-ig) 5.3. Számla másolat nyomtatása Szállítólevelek nyomtatása (tól-ig) 5.6. Csekk nyomtatása (tól-ig) 5.7. Bevételi pénztárbizonylat gépi számlából 5.8. Kiadási pénztárbizonylat gépi számlából 5.9. Bevételi pénztárbizonylat nyomtatása (tól-ig) 6. SZÅMLAKIEGYENLITÉSEK (4. menüpont) 41

42 6.1. KIMENŐ SZÅMLA KIEGYENLITÉSE (4.1. menüpont) Az elkészített kimenő számlák és a felrögzített bejövő számlák kiegyenlítése nyomon követhető a programban a kiegyenlítések rögzítésével. Külön kell rögzíteni a kimenő számlák és a bejövő számlák kiegyenlítését. A kimenő számla kiegyenlítésének rögzítésekor a számla kiválasztásához meg kell adni a vevő kódját (üres ENTER-ezésre megjelennek a vevők a képernyőn). A kiegyenlítendő számla számát bekéri a program, ha nem tudjuk, üres ENTER-ezésre a vevő számlái megjelennek a képernyőn és kiválasztható a konkrét számla. Ha a számla több részletben kerül kiegyenlítésre, a program 10 részkiegyenlítést tud rögzíteni BEJÖVŐ SZÅMLA KIEGYENLITÉSE (4.2. menüpont) A bejövő számla kiegyenlítése a kimenőknél leírtakhoz hasonlóan történik. 7. LISTÅK, KIMUTATÁSOK (5. menüpont) A kimutatások nyomtatása történik e menüpontban Törzsállományok listázása Készletállomány lista Vevők listája Szállítók listája 7.2. Számlák, szállítólevelek kimutatása Elkészített kimenő számlák Kimutatás a készpénzes számlákról Kimutatás az átutalásos számlákról Kimutatás a bejövő számlákról ÁFA-kimutatás a bejövő számlákból ÁFA-kimutatás a kimenő számlákból Kiegyenlített vagy részben kiegyenlített vevői számlák Kiegyenlített vagy részben kiegyenlített szállítói számlák Vevői tartozás szállítói követelés Kimutatás a bejövő szállítólevelekről Elkészített kimenő szállítólevelek Számla, szállítólevél elszámolás cikkenként Nem számlázandó szállítólevelek Előleg kimutatás 7.3. Forgalmi kimutatások Vevői forgalom Szállítói forgalom Vevői forgalom cikkenként Számla nélküli forgalom Ügynöki forgalom kimutatása Kimutatás a szolgáltatásokról 42

43 Raktárforgalom Raktárak közötti készletmozgás Cikkenkénti beszerzés-értékesítés Kiemelt forgalmú vevők kimutatása Forgalmi kimutatás munkaszám szerint Vevői értékesítés Cikkenkénti összesítő számlákból Számla összesítő 7.4. Egyéb kimutatások Árlista Selejtezési kimutatás Anyagnyilvántartó lap Időszaki pénztárjelentés Kimutatás a készletről történt kivétről Egyenlegközlő levél Fizetési felszólítás 7.5. Leltár, készletkimutatások Leltárfelvételi ív: a cikktörzs alapján lista készíthető a leltár felvételéhez Leltárfelvételi ív feldolgozása: A tényleges leltárfelvételkor fellelt készletadatok rögzítése. E menüponton belül választható ki a Készlethelyesbítő számla, mely a bejövő számlák között kerül tárolásra és e számla elkészítésével biztosítható, hogy a nyilvántartott könyv szerinti készlet mennyisége a leltározás során ténylegesen fellelt készletre módosuljon a leltár feldolgozásnál megadott dátum napja szerinti időponttól Leltár értékelés utolsó beszerzési áron: Leltár hiány-többlet kimutatása cikkenként és az eltérés kimutatása értékben is Készlet értékelés utolsó beszerzési áron Készlet értékelés súlyozott átlagáron Értékesítés kimutatás súlyozott átlagáron 8. TECHNIKAI MŰVELETEK, LELTÁR (6. menüpont) 8.1. TECHNIKAI, SZÁMLÁZÁSI BEÁLLÍTÁSOK (6.1. menüpont) Technikai változók ( menüpont) A menüponton belül állíthatók a program működtetésével kapcsolatos, ahhoz szükséges információk beállítása (nyomtatás módja, előző év alkönyvtára) A menüpont a számla készítése során szükséges információkat tartalmazza: Számlázási paraméterek ( menüpont) Számlanyomtatás példányszáma Nyomtatáshoz használt papír példányszáma Sorszámozott leporelló Csekkek száma leporellón 43

44 Csekk nyomtatása a számla alsó részén Belföldi számla kezdő sorszáma Teljesítés helye (innen kerül a számlára) Export számla kezdő sorszáma Devizanem export számla esetén alkalmazandó devizanem Export számla nyelve - Angol - Német Számla azonosító Állandó számlavég (pl./2011) Számla eleje 0-val való feltöltése: Igen esetén a számlaszám előtti karakterek nullával teljes hosszon feltöltésre kerülnek. Számlán szállító szöveg megjelenítése Vevőkód a számlán a könnyebb egyeztetés érdekében a számlára kiíratható a vevő használt kódszáma. Ügynök neve a számlán Szállítólevélen eladási ár ha a program használója szállítólevelet állít ki, itt beállítható, hogy a szállítólevélen megjelenjen-e az eladási ár vagy sem. Cikkszám, Vt. a szállítón megjelenjen-e az általunk azonosításra használt cikkszám és a cikkhez tartozó vámtarifaszám a szállítólevélen Export számla végösszeg kerekítés Kerekítés tizedesjegyek száma Állandó számlavég minden számla végére írandó megjegyzés megadása Átvételi elismervény szállítón szállítólevélen megjelenjen-e az átvétel igazolását szolgáló dátum és aláírás hely. Számlakészítő neve, beosztása Bevételi pénztárbizonylat készítés készpénzes számla kiegyenlítésekor a bevételi pénztárbizonylat azonnal elkészíthető és nyomtatható Kiadási pénztárbizonylat készítés bejövő számlák rögzítésekor a kiadási pénztárbizonylat készíthető és nyomtatható. Számlán szereplő tételek elválasztása vonallal Bruttó/nettó jelző Raktárkód Egyszerűsített számla készítése Készletfigyelés Főkönyvi szám gyűjtés Munkaszám Egyszerűsített szállítólevél készítése Kettős könyvviteli programban a vállalkozás azonosító kódja a programból átadhatók a Tensoft-os Kettős Könyvviteli programba a Számlázó programmal előállított kimenő számlák, így elkerülendő a dupla rögzítést Valamennyi számlához szállítólevél tartozik? Alapértelmezett keresési sorrend a szállító-vevő törzsben Alapértelmezett keresési sorrend a cikktörzsben Indexállományok törlése ( menüpont) Az indexállomány a rögzített tételek programban adott szempontok szerinti sorrendjét meghatározó mutatók. Ez az index áramingadozás hatására esetenként elromolhat, majd a törlését követően a rendszer automatikusan felépíti. 44

45 Töröltek felszabadítása ( menüpont) Adatállományok mentése ( menüpont) A munkánk végeztével mentést kell készíteni az állományokról. Ez nagyon fontos, mert egy esetleges állomány-sérülés, vagy winchester meghibásodás esetén az utolsó mentés állapotához lehet visszatérni. A mentés a saját winchesterre és két példányban floppyra készül. Ez csak biztonsági másolat az adatokról Adatállományok visszatöltése ( menüpont) A winchester esetleges meghibásodása alkalmával a mentésről vissza lehet tölteni az adatokat. Egyébként nem kell a menüpontot használni Új programverzió keresése ( menüpont) Színbeállítás ( menüpont) Feloldás ( menüpont) Távsegítség ( menüpont 8.2. EGYÉB MŰVELETEK (6.2. menüpont) Készlet helyesbítés ( menüpont) Fizetési felszólítás forma ( menüpont) Fizetési felszólítás forma (megjegyzés) ( menüpont) Raktárkód feltöltése ( menüpont) Szállítók/vevők összevezetése: ( menüpont) ha egy szállító/vevő kétszer vagy többször került fel a törzsbe, és ennek következtében a számlák sincsenek egy helyen, ezzel a menüponttal ez egy ügyfélre összevezethető Kapcsolat a KK2018 programmal ( menüpont) Kiegyenlítés TXT-file beolvasása ( menüpont) Kiegyenlítés TXT-file listázása ( menüpont) CSV file készítése ( menüpont) Kapcsolat a NAP2018 programmal ( menüpont) Kapcsolat egyéb külső rendszerekkel ( menüpont) Csoportos beszedési megbízás OTP felé ( menüpont) 9. ADATSZOLGÁLTATÁS (7. menüpont) 45

46 9.1. PTGSZLAH adatszolgáltatás (7.1. menüpont) 3.6.-os menüpontban leírtak szerint elkészítjük a számlákat, majd ebben a menüpontban lehetőségünk van a PTGSZLAH adatlap XML exportját az ÁNYK felé elkészíteni Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás (7.2. menüpont) A képernyő szerint bekérjük a számla keltét tól-ig, valamint a számla sorszámát tól-ig. Ez azt az időintervallumot kell hogy tartalmazza, amely időszakra a számlákról az XML-t el kell készíteni, illetve ugyanazon időszakban a számla kezdő és záró sorszámát kell megadni. Meg kell adni továbbá azt a helyet (pl. pendrive), ahova a külső hordozóra el kell készíteni az adatállományt az adóhatósági ellenőrzéshez. Ezen információ alapján az XML állomány elkészítése funkcióval készíthető el az állomány. 10. Online számlázás adatszolgáltatás (8.1. menüpont) július 1-től minden belföldön nyilvántartásba vett adóalanynak egy másik belföldi adóalany felé kibocsátott számláról ha annak áthárított áfa összege a forintot eléri vagy meghaladja elektronikusan számlánként (beleértve a számlát helyettesítő okiratot is) adatot kell szolgáltatnia az adó- és vámhatóság részére. Az adatszolgáltatást számlánként, azonnal, emberi beavatkozás nélkül kell teljesítenie. Ez azt jelenti, hogy internetkapcsolatra minden esetben szükség van. Az adatszolgáltatási kötelezettség kiterjed minden belföldön nyilvántartásba vett adóalanyra, aki áthárított adót tartalmazó számlát bocsát ki. Célszerű regisztrálnia az alanyi mentes adóalanynak vagy kizárólag tárgyi mentes tevékenységet folytató vállalkozásnak is, mert alapesetben nem keletkezik ugyan adatszolgáltatási kötelezettsége, de ingatlan vagy tárgyi eszköz értékesítésekor keletkezhet áfafizetési kötelezettségük, és ha ezek áfa összege eléri vagy meghaladja a forintot, adatszolgáltatási kötelezettségük keletkezik. Az adatszolgáltatás a 2. Forgalom/1. Számlával kapcsolatos forgalom/1. Kimenő számla készítése menüpontban kiállított számlákról történik. A számla jóváhagyása a nyomtatás funkcióval történik. A 46

47 nyomtatás történhet azonnal a számla kiállítása után ugyanebben a menüpontban, illetve a 3. Bizonylatok nyomtatása/1. Egyedi számla nyomtatása vagy ugyanitt a 2. Számlák nyomtatása -tól -ig funkció kiválasztásával. Ettől a pillanattól (számla kinyomtatása) kezdve a jóváhagyott (nyomtatott) számla adataiban módosítást már nem lehet eszközölni, tehát ez az a pont, amikor a program eleget tesz az adatszolgáltatási kötelezettségnek, vagyis kezdeményezi a NAV szervere felé a számla beküldését. Az elküldött számláról visszajelzés érkezik. A visszajelzés, hibakódok ellenőrzése utáni feladatokról az online adatszolgáltatás lépéseinél beszélünk. 1. lépés Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez és az online számla felületéhez való hozzáféréshez regisztráció szükséges, melyet a oldalon, a Regisztráció kiválasztásával tehetünk meg. A regisztráció elvégzéséhez ügyfélkapus hozzáférés szükséges, tehát az adóalany, vagy annak állandó meghatalmazottja végezheti el. Ők lesznek az elsődleges felhasználók. Az elsődleges felhasználó joga, hogy másodlagos felhasználó(ka)t (ügyfélkapus regisztrációval rendelkező vagy azzal nem rendelkező személy) és technikai felhasználót (számítógépes számlázóprogram) hozzon létre. A másodlagos felhasználók jogosultságait is itt kell meghatározni. Technikai felhasználó is lehet több, ha a cég pl. több telephelyen használja a számlázó programot. Megteheti, hogy minden számlázóprogramhoz (géphez) önálló technikai felhasználót rendel, vagy egy technikai felhasználót hoz létre és minden számlázóprogramban ugyanazokat az azonosító adatokat rögzíti. Amennyiben egy adóalany számítógépes számlázóprogramot használ, mindenképpen létre kell hoznia legalább egy technikai felhasználót. A regisztráció menetéről a NAV részletes tájékoztatást adott ki, a leírás és videó a NAV honlapjáról elérhető Online Számla aloldalon találhatók: A regisztráció során a technikai felhasználó létrehozásakor a rendszer ad egy felhasználónevet, XML aláírókulcsot és egy XML cserekulcsot. Több technikai felhasználó létrehozása esetén minden felhasználó önálló felhasználónevet, XML aláírókulcsot és egy XML cserekulcsot kap. Ezeket az adatokat a számlázó programban rögzíteni kell, ezért érdemes ezeket felírni. A regisztráció után azonnal be lehet jelentkezni. A Felhaszmálók adatainál láthatók a regisztrált adatok és itt kerül tárolásra a felhasználónév, XML aláírókulcs és cserekulcs, tehát ezt nem kell megjegyezni, az online számla oldalán bármikor megtekinthető. Az oldalon van lehetőség a számlák lekérdezésére is. 2. lépés Be kell lépni a szam2018 program 8.1. Online adatszolgáltatás menüpontjába. A beállítások fülön meg kell adni a regisztráció során a rendszer által adott felhasználónevet, xml aláírókulcsot, cserekulcsot, és a 47

48 jelszót. A Kapcsolat teszt funkcióval ellenőrizhető, hogy a megadott azonosítókkal létrejött-e a kapcsolat a NAV szerverével. E funkción belül lehet választani és jelölni a számla adatszolgáltatás érvényességi körét: Valamennyi készített számlára érvényes az adatszolgáltatás Ft ÁFA értékhatár felett érvényes az adatszolgáltatás A jogszabály a Ft-ot elérő vagy azt meghaladó áfa-tartalmú, belföldi adószámmal rendelkező adóalany felé kiállított számlákra ír elő adatszolgáltatási kötelezettséget, de saját döntés alapján be lehet küldeni minden olyan számlát is, ami nem éri el a forint áfát, de egyébként a számla adatszolgáltatásra kötelezett. A programot minden esetben úgy küldjük meg, hogy a forint értékhatárt jelöljük meg. Ha a felhasználó úgy dönt, hogy a Valamennyi készített számlára érvényes az adatszolgáltatás -t választja, azt onnantól kezdve, hogy egy forint alatti áfa-tartalmú számla az adatszolgáltatásban jelentésre került, nem engedjük módosítani, tehát nincs meg az a lehetőség, hogy egyik nap így gondolom, másik nap már másképp. Ezt az adatszolgáltatás e programmal történő megkezdése előtt gondolják át. Mi egyelőre csak a forint áfát elérő és azt meghaladó számlák küldését javasoljuk. Nem kell jelenteni a fordított adózású számlát, amennyiben csak fordított adózású tételeket tartalmaz; nem kell jelenteni az eva-alany felé kiállított számlát, mivel nem áfa adóalany, viszont a rendelet előírja számlakibocsátói minőségében az eva adóalany adatszolgáltatási kötelezettségét; Nem lehet beküldeni a magánszemélynek kiállított számlát, mert nem adóalany, de az adószámos áfaregisztrált magánszemély felé kiállított számlát jelenteni kell; Nem kell jelenteni az alanyi adómentes vállalkozás által kiállított számlákat, kivéve, ha áfá-t tartalmaz (pl. Ingatlan értékesítés). Ezeket a program figyeli, kiszűri és nem továbbítja a NAV szervere felé. 3. lépés Számla előállítása A Kimenő számla karbantartása menüpontba történő belépéskor a képernyő felső harmadában láthatók az elkészített kimenő számlák. A számla nyomtatásakor a program megvizsgálja a számla 48

49 adatait és azok alapján eldönti, hogy a számla adatszolgáltatásra kötelezett-e. Ha nem kötelezett, akkor a jobb szélen, az A oszlopban fehér színű marad a jelölő négyzet. Szürke színt kap a számla jelölő négyzete, ha a számla adatszolgáltatásra kijelölésre került. És itt indul el az adatszolgáltatás folyamata, a számlázóprogram elindítja a kommunikációt, és előkészíti a számlaadatokat az előírt formában és struktúrában a NAV felé történő megküldésre. A folyamat a háttérben zajlik, a felhasználó ebből gyakorlatilag nem érzékel semmit, csak a NAV ellenőrzése után visszakapott üzenetet látja már. A technikai felhasználó (a program) a regisztrációnál kapott és a program online adatszolgáltatás beállításaiban rögzített felhasználó azonosító számmal kér egy egyszer használatos tokent. Ez a token egy adott időintervallumban érvényes (jelenleg 5 perc). A számlázóprogramnak 5 perce van, hogy előkészítse és beküldje a számlát az adóhivatal részére. Ezt követően a háttérben tovább zajlik a folyamat. Ha nem sikerült a számla beküldése a kommunikációra rendelkezésre álló időintervallum alatt (pl. Internet kapcsolat megszakadása bármelyik oldalon), akkor a program maximum 3000-szer megismételve percenként próbálkozik a beküldéssel (2 nap). Amint az akadály elhárul (helyreállt az internet kapcsolat), a beküldés folyamata újabb token kérésével folytatódik. Ha a 3000-szeri próbálkozás után sem sikeres a beküldés, a számla státusz 24-es lesz és piros hibajelet kap. Ennek javítása csak kézzel, a NAV webes felületén történhet. Amikor a számla beérkezik az adóhivatali rendszerbe, az adóhivatali rendszer automatikusan egy tranzakcióazonosítót ad vissza. Ez még nem jelenti azt, hogy az adatszolgáltatás sikeres volt. Az adatszolgáltatás sikerességéhez a számlázóprogramnak rá kell kérdeznie az adóhivatal szerverére és ezt követően kapja meg a feldolgozási válaszüzenetet. Az adatszolgáltatás akkor könyvelhető el sikeresnek, ha azt az adóhivatal rendszere visszaigazolta. Ezt nálunk a zöld és a sárga jelölő jelenti. A zöld hibátlan, a sárga viszont figyelmeztet, ami azt jelenti, hogy valami eltérést talált (pl. Vevő adószáma nem létezik), de emiatt a feldolgozás megtörtént. Kék színt kap, ha olyan üzenet érkezett, amelyet a program megpróbál automatikusan megoldani, elhárítani. Sárga színt kap, ha az adatszolgáltatás során figyelmeztető üzenet érkezett és javítás szükséges Piros színt kap a jelölő négyzet, ha hibaüzenet érkezett és javítás szükséges Zöld színű lesz a jelölő négyzet, ha az adatszolgáltatás sikeresen megtörtént. Zöld szín esetén nincs tennivalónk, a számla hibátlanul feldolgozásra került. A hibák kijavításának módját a számla típusánál ismertettük részletesen. Hiba vagy figyelmeztetés esetén (piros vagy sárga) a számlák kezelése fülön lehet megnézni konkrétan a hiba okát. A felületen az adatszolgáltatás alá vont számlák láthatók, jobb szélén a színes jelölő négyzettel. A program automatikusan az utoljára beküldött számlára áll. A hibák megtekintését csak az a személy teheti meg, akinek erre jogosultsága van. Ehhez jelszót kérünk. A hibátlan jelszó megadása után lehet mozogni a számlák között és a számla státuszát módosítani. Jelszó megadása nélkül is lehet csak olvasásra belépni a számla kezelésébe. A Számlák állapota képernyőn azon számlák adatai láthatók, amelyek adatszolgáltatásra kijelöltek és az adatszolgáltatás megtörtént a következő adatokkal: számlaszám, vevő neve, számla bruttó értéke, státusza, számla állapota, hibakód, A(datszolgáltatás eredménye), Tranzakciós ID. 49

50 A piros és a sárga jelzésű számlák mellett hibakódok jelölik a hiba okát. Az egyes számlák státuszát, hibáit itt nem engedjük megnézni, ahhoz az elsődleges felhasználónak van csak jogosultsága, illetve annak, aki olyan másodlagos felhasználó, aki az elsődleges felhasználótól jogosultságot kapott a számlák kezelésére, lekérdezésére. Ez majd a számlák kezelése fülön lehetséges, ahol jelszóval védjük a számlák megtekintését. Számla kezelés fülre átlépve az utoljára beküldött számlák jelennek meg. Mindaddig nem tudunk lapozni benne, amíg a jelszót meg nem adjuk, illetve hozzáférhetővé válik csak olvasásra jelszó megadása nélkül. A helyes jelszó megadása után lehetővé válik a számlák közötti mozgás, a számla adatszolgáltatás 50

51 státuszának módosítása, mentése, illetve megtekinthetők a számlához tartozó hibák és figyelmeztetések. Hiba csak ott van, ahol az A(datszolgáltatás jelző) piros, vagy sárga. Ezek mellett látjuk a hibakódot is. Az adott számlára állva az alsó blokkban kiírásra kerül a hibakód és annak magyarázata. A számla feldolgozott adatait a Számla adatszolgáltatás lekérdezés gombbal le lehet kérni a NAV szerveréről. Az online számla adatszolgáltatáshoz kapcsolódóan lehetőség van korábban elvégzett adatszolgáltatás technikai érvénytelenítésére abban az esetben, ha a korábbi adatszolgáltatás technikai hibából 51