Számlázó programmal szembeni jogszabályi követelményeket érintő gyakori kérdésekválaszok II. [A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet a továbbiakban: Számlarendelet] I. Számlázó program, online számlázó rendszer 1. A Számlarendelet 10. (2) bekezdése alkalmazásában a számlázó program funkciói kifejezés alatt a számla létrehozására, helyesbítésére és érvénytelenítésére irányuló szoftver alapfunkciókat értjük? A Számlarendelet 10. (2) bekezdése tartalmazza a számlázó program funkció kifejezést. Ez alatt egyrészt érteni kell a számla létrehozására, módosítására és érvénytelenítésére irányuló szoftver alapfunkciókat, azonban a számlázó program funkció nem csak ezeket takarhatja. Ugyanis a számlázási folyamat egy komplex ügyviteli rendszer esetében ennél jóval összetettebb, további funkciókkal egészül ki. A számla létrehozásának folyamata alapvetően ott kezdődik, amikor a számla adattartalmát a számlázó program megkapja, akár adatkapcsolatokon, akár manuális adatrögzítésen keresztül. Az adatkapcsolatok esetében fontos annak ismerete, hogy mely alrendszerekből milyen adatot kap meg a számlázó program. A dokumentációnak ezért tartalmaznia kell az adatkapcsolatok leírását, azonban már nem kell kitérnie a forrásadatok létrehozásának folyamatára. A számlázási folyamat vége pedig számlázó programtól függően a számla kinyomtatása, az elektronikus másodpéldány létrehozása vagy az elektronikus számla létrehozása. A Számlarendelet 10. (2) bekezdése szerinti dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázáshoz kapcsolódó alapvető folyamatokat, a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. Ebből kifolyólag a számlalétrehozás, -módosítás, -érvénytelenítés funkciókon túlmenően a számlázó program működéséhez hozzátartozhat a másolati példány elkészítése, elektronikus másodpéldány és elektronikus számla esetén az elektronikus archiválás funkció is. Ezért a dokumentációnak ezeket a funkciókat is szükséges tartalmaznia, amennyiben a számlázó program ezeket végrehajtja. 2. Az online számlázó rendszer alatt azt kell érteni, hogy a végfelhasználó a számlázó szoftvert, illetve annak adatbázisát nem a saját székhelyén vagy telephelye(i)n tárolja függetlenül attól, hogy a szoftver használati jogokat licencbe vétellel vagy bérlet útján szerezte meg? Az online számlázási rendszer alapvetően egy softwer as a service (SasaS), azaz szoftver szolgáltatás. Ekkor a felhasználó birtokába nem kerül szoftver, hanem vagy egy internetes portálon keresztül állítja ki számláit, vagy felhőszolgáltatást vesz igénybe. A számlázó program és adatbázis elhelyezkedése ebben az esetben nem a felhasználó székhelyén, telephelyén lesz, hanem egy szolgáltatásként kapja meg azokat. Ebben az esetben nem is beszélhetünk klasszikus értékesítésről, hiszen a szoftver és az adatbázis nem kerül át más tulajdonába. Nem az a fontos elem a Számlarendelet szerinti online számlázó rendszer esetében, hogy hol helyezkedik el a szerver, hanem a számlázó szoftver tulajdonjoga, a szolgáltatás típusa a meghatározó. II. Bejelentési kötelezettség 1. Hogyan tud az adózó eleget tenni az általa használt számlázó program vonatkozásában a bejelentési kötelezettségének, ha nem ismeri annak fejlesztőjét?
A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/E. (2) bekezdése rendelkezett arról, hogy a számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amely tartalmazza a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője vagy jogutódja által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. Fentiekből következően a 2014. július 1-je előtt értékesített számlázó program esetén az azt használónak rendelkeznie kell a fejlesztő által kiállított megfelelőségi nyilatkozattal, melyen értelemszerűen a fejlesztő adatai szerepelnek, így az nem lehet ismeretlen a programhasználó előtt. 2. A bejelentésben a számlázó program neve és azonosítója közül elegendő megadni az egyik adatot? A SZAMLAZO nyomtatvány 01 lapjának (A) blokkjához tartozó kitöltési útmutató szerint a számlázó program neve és azonosítója adatok közül figyelembe véve az elnevezések egyediségét legalább az egyik adatmező kitöltése kötelező. Mindez azt jelenti, hogy ha az adóalany a számlázó program nevét vagy a számlázó program azonosítóját nem tölti ki a nyomtatványon, a program továbbengedi és így az egyik adat hiányában is eleget tud tenni bejelentési kötelezettségének. Ezt a lehetőséget azért biztosítja a nyomtatvány, mert a gyakorlatban előfordulhat, hogy a számlázó program csak az egyik adattal rendelkezik. Természetesen abban az esetben, ha a programnak neve és azonosítója is van, akkor mindkettőt be kell jelenteni. III. Felhasználói dokumentáció 1. A számlázó program fejlesztője által készített felhasználói dokumentációnak külföldi fejlesztő esetén is magyar nyelven kell rendelkezésre állnia? Ha igen, szükséges-e arról hiteles fordítás/szakfordítás? A teljes dokumentumot le kell fordítani, vagy elegendő a fontosabb részekről, információkról egy magyar nyelvű rövid tartalmi kivonat készítése? A Számlarendelet 10. (1) bekezdése szerint a számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó program fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt. Fentiekből következően amennyiben a dokumentáció eredetileg nem magyar nyelven készült szükséges annak magyar nyelvű fordításáról gondoskodni. A fordítás/fordíttatás nem szükségszerűen a fejlesztő feladata, a lényeg, hogy a vevő, felhasználó magyar nyelvű felhasználói dokumentációval rendelkezzen. Nem szükséges, hogy a fordítás hiteles fordítás vagy szakfordítás legyen. Amennyiben a felhasználói dokumentáció eredetileg nem magyar nyelven készült, nem elegendő kizárólag a rendelkezésre bocsátó által fontosnak ítélt részekről, információkról magyar nyelven egy rövid tartalmi kivonatot készíteni, mivel a jogszabály a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és valamennyi funkciójának ismertetését írja elő. Külföldi fejlesztő esetén a jogszabály ezen rendelkezése nem érvényesíthető, ugyanakkor a program használója részéről elvárható, hogy annak működését, használatát, funkcióit ismerje, melynek érdekében célszerű az idegen nyelvű felhasználói dokumentációt magyar nyelvre lefordítania/lefordíttatnia.
2. Standard szoftver esetén a szoftver értékesítője/rendelkezésre bocsátója a Számlarendelet 10. (1) pontjában írt kötelezettségnek azzal tesz eleget, hogy az értékesítés/rendelkezésre bocsátás időpontjában a standard szoftverre vonatkozó felhasználói dokumentációt bocsátja a viszonteladó vagy közvetlen értékesítés esetén a végfelhasználó rendelkezésére, illetve azt elektronikus felületen elérhetővé teszi az érintettek számára? A végfelhasználó egyedi igényei alapján beállított és/vagy fejlesztett és üzembe helyezett, tehát testre szabott standard szoftver felhasználói dokumentációját a testre szabott szoftver átadója/rendelkezésre bocsátója köteles a végfelhasználó részére átadni? A standard szoftver értékesítője eleget tesz a Számlarendelet 10. (1) bekezdésében foglalt kötelezettségének, ha a standard szoftver (számlázó program) értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor a standard szoftverre vonatkozó felhasználói dokumentációt bocsátja a viszonteladó vagy közvetlen értékesítés esetén a végfelhasználó rendelkezésére, illetve azt elektronikus felületen elérhetővé teszi az érintettek számára. A végfelhasználó egyedi igényei alapján beállított vagy fejlesztett és üzembe helyezett (testre szabott) standard szoftver felhasználói dokumentációját a testre szabott szoftver átadója, rendelkezésre bocsátója köteles a végfelhasználó részére átadni. IV. Nyilvántartás 1. Uniós tagállamban székhellyel rendelkező anyavállalat komplex ügyviteli rendszerének számlázó moduljához egy linken keresztül hozzáférést biztosít magyarországi leányvállalatának. A számlázó program fejlesztőjére, forgalmazójára vonatkozó nyilvántartási kötelezettség kizárólag belföldi adóalanyokra, vagy külföldi vállalkozásokra is vonatkozik? Adott esetben a külföldi, Magyarországon nem adóalany anyavállalatot terheli-e nyilvántartási kötelezettség? A Számlarendelet 9. (1) bekezdése alapján a számlázó programot fejlesztőként, forgalmazóként értékesítő adóalany köteles az általa értékesített számlázó programot annak neve, azonosítója, a vevő neve és az értékesítés időpontja szerint nyilvántartani. Általánosságban elmondható, hogy a Számlarendelet előírásai a belföldön letelepedett adóalanyokra terjednek ki, ideértve a belföldön kizárólag áfa regisztrációval rendelkező külföldön letelepedett adóalanyokat is. A konkrét esetben a külföldi, Magyarországon nem adóalany, számlázó programot leányvállalata rendelkezésre bocsátó anyavállalatot a számlázó programmal összefüggésben nyilvántartási kötelezettség nem terheli. 2. Amennyiben egy standard szoftver több elérhető verziójának használati jogát megkapja a végfelhasználó a standard szoftver értékesítésével/rendelkezésre bocsátásával, úgy a standard szoftver értékesítője/rendelkezésre bocsátója úgy tesz eleget a Rendelet 9. (1) pontja szerinti nyilvántartási kötelezettségének, ha az értékesített/rendelkezésre bocsátott standard szoftver minden olyan verzióját nyilvántartja, amely az adott viszonteladó (viszonteladói értékesítés esetén), vagy végfelhasználó viszonylatában értékesítésre került? Ez esetben a végfelhasználó a Rendelet 11. (1) pontja szerint jelenti be az Adóhatóságnak az általa ténylegesen használatba vett szoftververzió azonosítóját? Amennyiben a számlázó programot használó adóalany, vagy a viszonteladó standard szoftver (számlázó program) több elérhető verziójának használati jogát is megkapja ezen szoftver (számlázó program) értékesítésekor, illetve rendelkezésre bocsátásakor, úgy a standard szoftver értékesítője, rendelkezésre bocsátója a Számlarendelet 9. (1) bekezdése szerinti nyilvántartási kötelezettségének úgy tesz eleget, hogy az értékesített, rendelkezésre bocsátott
standard szoftver (számlázó program) minden olyan verzióját nyilvántartja, amelyet az adott viszonteladó, vagy végfelhasználó viszonylatában értékesített, rendelkezésre bocsátott. Ez esetben a számlázó programot használó adóalany a Számlarendelet 11. (1) bekezdése szerinti kötelezettsége alapján az adóhatóságnak az általa ténylegesen használatba vett szoftververzió azonosítóját jelenti be. Amennyiben az értékesítő egy olyan komplex vállalatirányítási rendszert értékesít, amelynek több elkülönült modulja is képes számla kiállítására, akkor ezeket az értékesítőnek elkülönülten kell nyilvántartania, a használónak pedig modulonként kell a bejelentését megtennie. Ennek oka, hogy bár egy vállalatirányítási rendszerben integráltan történik meg a számlák kiállítása, azonban a modulok jellemzően nagyon eltérő workflow folyamatok eredményeként állítják elő a bizonylatokat, valamint a számlák adattartalma, megjelenése is alapvetően eltérhet egymástól. Így ezeket a modulokat elkülönült számlázó programoknak kell tekinteni, vagyis a bejelentési kötelezettséget is modulonként kell teljesíteni. V. Egyéb 1. A számlázó program használójának meg kell jelenítenie az általa kiállított számlán a számlázó program azonosítóját? Miután nincs olyan jogszabályi rendelkezés, mely előírná, hogy a számlán fel kell tüntetni annak a számlázó programnak az azonosítóját, amellyel azt előállították, az azonosító számlán való megjelenítése nem kötelező. 2. A kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozás megvalósulhat-e évente elölről kezdett sorszámozással, vagy az évek között összefüggően folyamatos (növekvő) sorszámozást kell biztosítani? Megfelelő-e, ha az adózó magyar adószáma alatt kiállított számláinak sorszáma 01HU, 02HU, stb., míg egyéb adószámáról, de azonos számlázó programmal kiállított számlák esetén pl. 01DE, 02DE, stb.? A Számlarendelet 8. (1) bekezdés a) pontja értelmében a számlázó programmal szemben követelmény, hogy kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítson. Ezen rendelkezés célja a számla kibocsátásához kapcsolódó visszaélések elkerülése, tehát a folyamatos sorszámozásra vonatkozó előírás lényege, hogy a számlázó programnak működése során alkalmasnak kell lennie ezen követelmény teljesítésére. Sem a hivatkozott jogszabály, sem a korábban hatályos 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet nem tartalmaz rendelkezést arra vonatkozóan, hogy a folyamatos sorszámozásnak évente elölről kezdődő sorszámozással, vagy évek között összefüggő sorszámozással kell megvalósulnia. Ebből következően bármelyik gyakorlat alkalmazása megfelelő. A Számlarendelet 8. (2) bekezdése alapján a számlázó programnak az adóalany nem magyarországi adószámán történő számla kibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt kell biztosítania. Bármilyen akár a kérdésben szereplő olyan megoldás elfogadható, ami a fenti feltételnek megfelel. 3. Amennyiben a meghatalmazott által kiállított számla sorszámformátuma olyan módon épül fel, hogy a számlakiállítás naptári évét követően tartalmazza a számla folyamatos sorszámozását, pl. 2014/000001, 2014/000002, stb., és a sorszám minden naptári évben 000001-től újrakezdődik, akkor szükséges-e erről minden évben külön megállapodni és rögzíteni, vagy megfelelő lehet a sorszámtartományt egyszer rögzíteni olyan módon, hogy az minden naptári évben 000001-el kezdődik, folyamatos sorszámozású és a számlaszám tartalmazza a sorszám előtt a számlakiállítás naptári évét / jellel elválasztva?
A Számlarendelet 15. -a szerint a számlázó programmal előállított számla esetén a számlakibocsátásra kötelezettnek és meghatalmazottjának előzetesen és írásban meg kell állapodnia a számla előállítása során alkalmazott sorszámtartományról. E rendelkezés alapján nem szükséges minden évben új megállapodást kötnie a feleknek, hanem megfelelően járnak el, ha megállapodásuk a kérdésben foglaltak szerint megfogalmazott (a sorszámtartományt egyszer rögzítik oly módon, hogy az minden naptári évben 000001-el kezdődik, folyamatos sorszámozású és a számlaszám tartalmazza a sorszám előtt a számlakiállítás évét is, / jellel elválasztva). 4. Amennyiben egy társaság meghatalmazottként több számlakibocsátásra kötelezett helyett is eljár olyan módon, hogy mindegyik esetben ugyanazt a számlázó programot használja, de hozzá számlakibocsátásra kötelezettenként eltérő adatbázist és nyilvántartást vezet, ugyanazt a számlasorszám tartományt használhatja-e mindegyik számlakibocsátásra kötelezett esetében? Abban az esetben, ha egy társaság meghatalmazottként több számlakibocsátásra kötelezett adóalany helyett és nevében is eljár, akkor nincsen akadálya annak, hogy ugyanazon sorszámtartomány alkalmazásáról állapodjon meg valamennyi számlakibocsátásra kötelezettel, feltéve, hogy megbízónként tudja biztosítani a kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást. 5. Mit jelent pontosan, hogy az értékesítőnek, rendelkezésre bocsátónak kötelessége tájékoztatni az ügyfeleket a számlázó program nevéről és azonosítójáról? Azokat is tájékoztatni kell, akik 2014. július 1-je előtt vásároltak? Csak kérésre kell tájékoztatást adni? A bejelentéshez szükséges adatok email formájában is a vevő rendelkezésére bocsáthatók? Mennyi időn belül és hányszor kell eleget tenni a tájékoztatási kötelezettségnek? A tájékoztatás elmulasztása esetén felelősségre vonható-e az értékesítő? Utólag is tudni kell igazolni, hogy az értékesítő tájékoztatta a felhasználót? A Számlarendelet 10. (1) bekezdés második fordulata alapján a számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítőnek, rendelkezésre bocsátónak tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról. A Számlarendelet fenti rendelkezései 2014. július 1-jén léptek hatályba. Ebből következően a 2014. július 1-jét követően értékesített számlázó programok tekintetében áll fenn az értékesítő azon kötelezettsége, hogy a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról tájékoztatnia kell. Miután ez az értékesítőnek jogszabályi kötelezettsége, értelemszerűen kérés nélkül kell ennek eleget tennie. A jogszabály csak azt mondja ki, hogy az értékesítőnek tájékoztatnia kell a vevőt a számlázó program nevéről, azonosítójáról, ennek formáját azonban nem határozza meg. A tájékoztatás megvalósítható akár elektronikus, akár hagyományos levél küldésével vagy más módon is. Célszerű azonban olyan formát választani, amely alkalmas arra, hogy a későbbiekben igazolja, hogy az értékesítő tájékoztatási kötelezettségének eleget tett. Az Áfa tv. 169. f) pontja alapján a számla kötelező adata többek között az értékesített termék, a nyújtott szolgáltatás megnevezése. Ebből következően a tájékoztatás legcélszerűbb módja az, hogy a számlázó program értékesítéséről kiállított számla az értékesített termék megnevezéseként tartalmazza a program nevét és azonosítóját is. A jogszabály szövege értelmében a számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor tehát azzal egyidejűleg kell a vevőt tájékoztatni az értékesített program
nevéről és azonosítójáról. Ebből következően e kötelezettség teljesítését érintően annak, hogy a vevő ténylegesen használatba veszi-e a programot vagy sem, nincs jelentősége (ezen tény a programot használó adóalany bejelentési kötelezettségét befolyásolja). Tekintettel arra, hogy jogszabály írja elő a tájékoztatási kötelezettséget, annak elmulasztása szankcionálható. 6. Amennyiben egy végfelhasználó egy meglévő verziójú, számlázási funkcióval rendelkező standard szoftverhez vásárol további felhasználói licence-ket, úgy ezen felhasználói licencek értékesítése nem minősül új számlázó szoftver értékesítésének a Számlarendelet 9. (1) alapján? Amennyiben egy végfelhasználó egy meglévő verziójú, számlázási funkcióval rendelkező standard szoftverhez vásárol további felhasználói licenceket, úgy annak több esete is elképzelhető. Egyrészt a további felhasználói licencek vonatkozhatnak a már használatban lévő verziójú szoftverre, de vonatkozhatnak új program funkciót is tudó szoftverre is. Természetesen a szoftver használójának saját döntése, hogy a további licenceket a már meglévő, vagy új programfunkciót is tudó szoftverhez vásárolja. A további felhasználói licencek vásárlása során ilyen esetben amennyiben a használatban lévő számlázó program nem bővül új programfunkcióval nem áll fenn bejelentési kötelezettség, és nem minősül új számlázó program értékesítésének a Számlarendelet 9. (1) bekezdése alapján. Ugyanakkor elképzelhető olyan eset, hogy egy-egy modul használati jogát a standard szoftver egy verzióját korábban úgy értékesítették, hogy az nem tartalmazta a számlázási funkciót, így az nem minősül számlázó program értékesítésének. Amennyiben egy későbbi felhasználói jog bővítése azt eredményezi, hogy az adott modulban a felhasználó már számlát is állít elő, akkor az már számlázó program értékesítésének minősül, ami bejelentési kötelezettség alá esik.