Szabályzattár fejlesztése a CIB Banknál 2007. április 24. Dörnyei Ágnes 1
Miről lesz szó? Bemutatkozás Belső szabályozási rendszer megújítása Új nyilvántartási rendszer igénye Szabályzattár A rendszer felhasználói, szerepkörök Dokumenetum kapcsolatok Verzió és hatálykezelés Keresés funkció Attribútumok Eredmények 2
Bemutatkozás CIB Bank Zrt. Történet: 1979 november dollár alapon működő devizabank (off-shore) 1998 január tulajdonosi és szervezeti változás Gruppo Banca Intesa 2007 január Intesa Sanpaolo Szervezet Bankcsoport: CIB Bank Zrt. CIB Lízing csoport CIB Befektetési Alapkezelő CIB Faktor Számokban: 1473,7 milliárd Ft mérlegfőösszeg 18,6 milliárd Ft adózás utáni eredmény 2311 dolgozó 98 bankfiók 3
Bemutatkozás Belső szabályozási rendszer változása Jellemzői: 1998. Január Első ügyviteli utasítás 1998 2004 Mennyiségi növekedés a Bank méretének növekedése, a termékek és szolgáltatások körének bővülése = = szabályozandó folyamatok száma nő. (2004-re cca 500 belső dokumentum) 2004 2005 Minőségi váltás projekt a belső szabályozási rendszer átalakítására 2005 július Új szabályozási struktúra bevezetése 2005. november Új nyilvántartási rendszer (Szabályzattár) bevezetése 4
Belső szabályozási rendszer megújítása CIB Bank Rt. főfolyamatai Dokumentációs rend Irányítási folyamatok Stratégiai tervezés Projekt menedzsment Szabályozás Humán erőforrás menedzsment Operatív irányítás Üzleti folyamatok Termék/ szolgáltatás menedzsment Marketing / Értékesítés Kockázat menedzsment Pénzpiaci műveletek Irányelvek Támogató folyamatok Számvitel Jog és complience Műszaki és beruházás menedzsment IT menedzsment Pénz és értékkezelés Kommunikáció Operáció Folyamatok Nyilvántartási rendszer Metautasítás A szabályozási rendszert a nyilvántartási rendszer teszi átláthatóvá. A nyilvántartási rendszer, a folyamati struktúra és a szabályozási dokumentációs rend meghatározása feltétele volt az új szabályozási rendszer véglegesítésének. 5
Új nyilvántartási rendszer igénye I. Elvárások Könnyű elérhetőség mindenki számára egy helyen való tárolás és csak egy helyről való elérés (mellékletek, kapcsolódó dokumentumok is) Könnyű kereshetőség típus szám cím alapján Automatikus verziókövetés Elektronikus archiválás Nyomtatás Jogosultságkezelés A korábbi File server-es, Intraneten dokumentumtáras megoldásokkal szemben alapvető cél volt az egyidejűség, hálózati elérés, könnyű keresés. 6
Új nyilvántartási rendszer igénye II. Dokumentumok köre és jellemzői Kezelendő dokumentumok: Belső szabályzatok Üzletszabályzatok Kondíciós listák Kamat- és ügyfél-tájékoztatók Felhasználói kézikönyvek Biankó szerződések Dokumentumok jellemző adatai: Típus (fő, -csatolt, -kapcsolódó dokumentum) Sorszám cím adat Hatálybalépés, hatályon kívül kerülés dátuma Felülvizsgálati idő Keresési kulcsszó Verziószám Gyors visszakeresés, azonnali elérés, automatikus verziókövetés, IT stratégiába illeszkedés (keretrendszer / content manager) 7
Követelmények a Szabályzattárral szemben Funkcionális követelmények: Elektronikus dokumentumtár Többféle rendezési funkcióval kibővített kulcsszavas keresés Dokumentumtípusonként változó keresési lehetőségek Feltöltéskor manuális, de géppel ellenőrzött kulcsszavas hozzárendelés Front-end vékonykliens felületén keresztül minden dolgozó hozzáférhessen Egy nézetben több dokumentum megnyitható (pop-up ablakokkal) pl. fő és mellékdokumentum Továbbfejleszthető alapmegoldás Technikai követelmények: Internet Explorer 6.0 felhasználói felület WebSphere Portal Server 5.0.1 (Struts megjelenítő réteg) WebSphere Application Server 5.1 IBM Content Manager 8.2 Tivoli Access Manager a jogosultságkezeléshez Content Manager kapcsolat külön Service Oriented Architecture (SOA) rétegben 8
A rendszer felhasználói, szerepkörök User Revizor Dokumentum keresés, nyomtatás, Kulcsmezők és dokumentum tartalom megtekintés Dokumentum letöltés. Csak az éppen hatályos dokumentum verziókhoz van hozzáférése A rendszerben lévő dokumentumok ellenőrzése (a banki, illetve törvényi szabályozásoknak megfelelőség ellenőrzése, stb.). A user szintű funkciókon felül a pillanatnyilag hatályos vagy jogutód nélkül megszűnt dokumentumok és dokumentum kulcsmezők, valamint azok korábbi verzióinak megtekintése Superuser Dokumentumokkal töltik fel a rendszert Szabályozzák azok hatályát 9
Dokumentum kapcsolatok és mellékletek 10
Verzió és hatálykezelés 11
12
13
Adatok, eredmények Jelenlegi adatállomány: Összesen 8.074 db fájl, 1,3 GB Ebből hatályos 2.604 db fájl, 500 MB 391 db szabályzat 2300 felhasználó Eredmények: Azonnali adathozzáférés a banküzem, fiókhálózat hálózat minden pontján Auditálható adatok Gyors visszakeresés átlag 5-8 mp-es idővel Automatikus verziókövetés Továbbfejlesztés: back up biankó szerződések keresési opciók bővítése 14
Köszönöm a figyelmet! 15