Egyedi termékek gyártásával foglalkozó vállalatok számára Microsoft Dynamics alapon
2 A Microsoft Dynamics NAV moduljai Pénzügy főkönyv vevők és követelések szállítók és kötelezettségek tárgyi eszközök költségtervezés készletértékelés Ügyfélkapcsolat-kezelés értékesítés marketing szerviztevékenység Disztribúció beszerzés készletgazdálkodás raktárkezelés Termelésirányítás termeléstervezés rugalmas gyártás ellátástervezés kapacitástervezés Humánerőforrás-menedzsment, projektirányítás projektek erőforrások alkalmazotti nyilvántartás Üzleti intelligencia OLAP elemzések ad-hoc riportok Elektronikus kereskedelem portál alapú rendszerelérés elektronikus kereskedelem XML adatkapcsolat Microsoft Dynamics A Microsoft Dynamics a Microsoft vállalatirányítási és ügyfélkapcsolat-kezelő szoftverekkel és kapcsolódó megoldásokkal foglalkozó termékcsaládja. Ezek a rendszerek a kis-, közepes- és nagyméretű szervezeteket támogatják az ügyvitel automatizálásában, a nyereségesebb működésben és növekedésük felgyorsításában. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogóan optimalizálják a vállalatok stratégiai folyamatait a pénzügy, az üzleti adatelemzés, a humánerőforrások, a projektvezetés, az ügyfélkapcsolat- kezelés, a helyszíni szervizelés, az ellátásilánc-kezelés, az e-kereskedelem és a termelésirányítás terén. Azáltal, hogy alkalmazottaik, ügyfeleik és beszállítóik korszerű megoldásokkal kommunikálhatnak és működhetnek együtt egymással, a vállalatok időben reagálhatnak, megalapozott stratégiákat dolgozhatnak ki és azokat kellő gyorsasággal hajthatják végre. A Microsoft Dynamics termékcsaládot a vállalatmérettől függő igényeknek megfelelően tervezték, fejlesztették, Microsoft Dynamics NAV hogy támogassa akár a kkv-szektor, akár a közepes és nagyvállalatok igényeit. A szoftverek zökkenőmentesen együttműködnek a Microsoft más alkalmazásaival és technológiáival (például Office, Windows, SQL Server, BizTalk, SharePoint). A megoldáscsomag forgalmazásáról hivatalos értékesítési partnerek hálózata gondoskodik, akik az ügyfelek igényeihez szabott speciális szolgáltatásokat és támogatást biztosítanak. A Dynamics termékcsalád legújabb tagja, a Microsoft Dynamics CRM olyan hatékony eszközt ad a vállalatok kezébe, amellyel integrálhatják és automatizálhatják folyamataikat az ügyfelek magasabb szintű kiszolgálása, támogatása érdekében. A technológia az ügyfelet, a vele folytatott kommunikációt és interakciót, valamint az értékesítési és vevőszolgálati folyamatok menedzselését állítja szinte az összes tranzakció középpontjába, ezáltal biztosítva az egységes és naprakész információ megosztását azon alkalmazottak között, akik erre támaszkodva a lehető legjobb szolgáltatást nyújthatják az ügyfeleknek. A Microsoft Dynamics NAV a növekvő kis- és középvállalatok számára kínál átfogó megoldást elsősorban a pénzügyi folyamatok, az ügyfélkezelés és az értékesítési csatornák folyamatainak optimalizálására. Az egyszerűen használható és karbantartható vállalatirányítási rendszer maximalizálja a termelékenységet, és a vevőszolgálatok tökéletesítésével növeli a vevői elégedettséget. A teljes mértékben személyre szabható Microsoft Dynamics NAV lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy az igényeiknek megfelelő vállalatirányítási rendszert alakítsanak ki cégüknek. Az ebből eredő, megnövekedett kapacitásnak köszönhetően könnyebb alkalmazkodni a piac változásaihoz, mégpedig anélkül, hogy ez gátolná a napi működést. A Microsoft Dynamics NAV rugalmassága lehetővé teszi, hogy a Microsoft kiemelt partnerei mint például a revolution Software komplex iparági megoldásokat építsenek fel és fejlesszenek a rendszer keretein belül. A vertikumok speciális igényeit lefedő megoldás ráépül a vállalatirányítási rendszer széleskörű alapfunkcióira, azokkal szorosan integrálva működik. Ilyen a revolution által fejlesztett megoldás a projekt alapon működő, egyedi termékek gyártásával foglalkozó vállalatok számára. A partnerek iparági ismereteinek köszönhetően ügyfeleink saját problémáikra, üzleti folyamataikra választ adó integrált megoldást kapnak.
Az egyedi termelő vállalatok megoldása Az egyedi termeléssel foglalkozó vállalatok speciális folyamatainak támogatására, a pontos, aktuális és átlátható elszámolás érdekében készített kiegészítő modult a revolution Software a Microsoft Dynamics NAV vállalatirányítási rendszerhez. A fejlesztés a hazai termelő, és elsősorban egyedi terméket előállító vállalkozások működését veszi alapul és több sikerrel lezárult projekt tapasztalatát ötvözi. A modul felhasználásával a vállalatvezetés képes lesz: a projekteket kellő biztonsággal megtervezni és nyomon követni naprakész, projektenkénti információt kapni az előre tervezett és tényleges nyereségtartalomról, anyag- és munkaidő- felhasználásról, határidők betartásáról megállapítani, hogy egy projektben hol és miért következett be költségráfordítás vagy határidő-túllépés összehangolni a műszaki és pénzügyi tevékenységeket kezelni a termelési projekt sajátosságait (munkaidő, gépidő, alap- és segédanyagok) és az alvállalkozók nyilvántartását projektekhez kapcsolva, átláthatóan kezelni a szerződések, számlázások, előlegek, garanciális visszatartások dokumentumait A revolution Software megoldását eredményesen használhatja minden hazai kis- és középvállalkozás, amely egyedi vagy nagyon kis szériás, nagy értékű termékeket gyárt karbantartási, szervizelési, összeszerelési tevékenységet végez projektekben gondolkodik A revolution Software megoldása a projektszerű gyártó tevékenységet folytató vállalatok számára készült, irányítási és kontroll eszközt kínál számukra, hogy tevékenységüket sokkal tervezettebbé, költségtudatosabbá és kiszámíthatóbbá, ezáltal nyereségesebbé tegyék. Speciális működésükből adódóan ezeket a célokat a standard vállalatirányítási rendszerek segítségével nem, vagy csak igen korlátozottan lehet elérni, ezáltal jelentős profit- és növekedési potenciáltól esnek el. 3 Mivel a piacon nincsenek erre a célra alkalmas, a kis- és középvállalatok számára elérhető vállalatirányítási rendszerek, az iparág cégei a standard vállalatirányítási funkciókon túl papíron, Excel táblákban próbálják a termelésüket megtervezni, a valós ráfordításokról pedig legfeljebb becsléseik vannak, aminek gyakori következménye a határidők és költségek csúszása, vagy a nem megfelelő termékminőség. A revolution megoldása révén azonban optimalizálható a szükséges erőforrások, alap- és segédanyagok mennyisége, biztosítható, hogy megfelelő időben rendelkezésre álljanak. A projektek során a begyűjtött, naprakész tényadatok pontos képet adnak a termelési folyamat állapotáról, a tervektől való eltérések szinte azonnal kimutathatóak, ami beavatkozási lehetőséget teremt. Az elő- és utókalkulációk összevetése révén pedig a vállalat nemcsak pontos képet kaphat a projektjei profitabilitásáról, hanem finomítani tudja a tervezési folyamatát és árképzését annak érdekében, hogy a jövőben termelési projektjeit gyorsabban, biztonságosabban és költséghatékonyabban tudja kivitelezni.
4 A revolution által kínált rendszer kifejezetten az egyedi rendszereket kivitelező vállalatok számára optimalizált megoldás. A jelenlegi struktúra és funkcionalitás az ügyféligények alapos felmérésével és több sikeres bevezetés tapasztalatával alakult ki. A modul kialakításánál fontos szempont volt, hogy egyszerűen használható támogató rendszert nyújtson az ügyfelek részére. Ezzel biztosítható, hogy nem növekszik meg extrém mértékben az adminisztrációs feladatok száma és továbbra is a vállalat fő profilja a termelés marad a középponti folyamat. Az iparági kiegészítés három fő pillérre épül: Vevői szerződéskezelés (pénzügyi és fizikai mérföldkövek, teljesítések kezelése) Gyártáshoz felhasznált anyagok kezelése Erőforráskezelés (dolgozók, alvállalkozók) Ezeken túlmenően természetesen továbbra is elérhetőek a vállalatirányítási rendszer standard funkciói (például beszerzés, könyvelés, készletek kezelése, számlázás stb.). A fő pillérek meghatározásánál a korábban az ügyfelek által problémaként említett fő területek voltak a vezérelemek, amelyek közül a leggyakoribbak: Nem áll rendelkezésre a gyártáshoz az alapanyag, alkatrész Nem kimutatható, hogy mely projekten mennyit dolgoztunk A megoldással teljes körűen nyomon követhetőek a vevővel kötött szerződés pénzügyi ügyletei. Támogatja a vevői előlegek kezelését, a számlák kiállítását, a teljesítések és a garanciális visszatartás kezelését. A modul kulcsfontosságú elemeként kell megemlíteni az anyagok kezelését: az igényektől a beszerzésen keresztül a felhasználásig (beépítésig) végigkövethető az anyagok mozgása. Kiegészítő modulként használható az online vonalkód olvasó megoldás, amely nagymértékben megkönnyíti az anyagok kezelésével kapcsolatos adatrögzítést. Projekt Projekt feladatok Szerződés Erőforrástervezés Teljesítésigazolás Anyagigényléstervezés Projekt feladat tételek Szerződés sorok Erőforrásfelhasználás Beszerzés Anyagfelhasználás Visszatartás Számlázás Projekt tételek A revolution által kínált megoldás struktúrája
Ábra: Egy általános egyedi termelési projekt sematikus folyamata a revolution iparági megoldása jól kezeli az egyedi termelésből adódó sajátosságokat Ajánlat kérés beérkezése: e-mail, telefon, fax, személyes Projekt start Alapadatok megadása: megrendelő főcikkek megadása projektcsoporthoz kapcsolás Ajánlatkérés Új projekt felrögzítése Ajánlatok rögzítése/ verziózása Ajánlat készítés/ tervezés NAV-on kívül Árajánlat Ver. X Ajánlat kiküldése Alku Végső ajánlat felrögzítése Megnyert Alku/ Megnyert Költségvetés készítése Projekt megnyert állapotba állítása Automatikus ktg. felosztás generálása Anyagigények rögzítése Szerződések rögzítése Készlet figyelés (beszerzés, kis rendszer gyártás) Teljesítésigazolás 5 Kivitelezés start Anyagok kiadása gyártásra Számlagenerálás Szállítói (alvállalkozói) számla Projekt kontrolling Gyártás, kivitelezés Számla könyvelés Eladási számla Szállítólevél (fizikai szállításhoz) Késztermék szállítólevél kiállítása (belső rendelés) Eladási számla kiküldése a vevő részére Kivitelezés vége Projekt vége
Projekt, szerződés A revolution megoldásának központi eleme a projektkarton. A projektkartonról elérhető minden kapcsolt elem, ami egy egyedi termelési folyamat kezelése során szükséges. A projektkarton naprakész statisztikát biztosít a projekt pénzügyi adatairól. Projekt karton 6 A projekthez kapcsoltan a következő főbb adatok tarthatóak nyilván: Ajánlatok kivonata Projekt költségvetés Vevői szerződések Alvállalkozói (szállítói) szerződések Gyártáshoz felhasznált anyagok Projekt feladatok Az egyedi termelésben tevékenykedő vállalatok esetén az ajánlatkészítési folyamat jellemzően nem az ERP rendszerben zajlik. Az ajánlat sem egy ERP rendszerből előállított dokumentum, hanem jellemzően kalkulációs Excelek, különböző műszaki dokumentációk és egyéb dokumentációk halmazából áll elő. Ezért a megoldásban egy kivonat rögzíthető fel a projektekre kiadott ajánlatként, amelyhez természetesen minden kapcsolódó dokumentum csatolható. Minden gyártási tevékenység során fontos a megfelelő pénzügyi tervezés, ennek támogatására a Költségvetés-tervező áll az ügyfelek rendelkezésére. A megoldás a kiadott ajánlatokból egy alap költségvetés elkészítésére is alkalmas különböző paraméterek alapján (jellemzően költséghely/költségviselő bontásban), amely a későbbiekben szabadon módosítható, bővíthető és finomítható.
Projekt tervek Az elkészített költségvetés szolgál a Projekt kontrollig alapjául, amely a későbbi kontrolling tervezéskori bázisát képezi. A költségvetés alapján elkészíthető egy úgynevezett Automatikus költségfelosztási kulcs, amelynek alapján a jellemzően egyösszegű vevői bevételek feloszthatóak a különböző költséghelyek között. Ezen felosztást a megoldás képes automatikusan elvégezni, mind a vevői mind az alvállalkozói számlák esetén. (Egyedi gyártással foglalkozó vállalatok esetén jellemzően a kiállított vevői számláknál használatos a felosztási kulcs, hiszen az alvállalkozói (szállítói) oldalon jellemzően jól specifikálható hogy az alvállalkozó milyen költséghelyhez tartozó munkát végez el.) Gyakran merül fel igényként, hogy a rendszer kezelje a szerződéseket, az előlegeket és a garanciális visszatartásokat, ezért hatékony eszközkészlet került kialakításra a folyamatok kezelésére mind vevői, mind alvállalkozói oldalon. A Pénzügyi teljesítések és a számlázások elvégzésére a projekthez kapcsolható vevői illetve alvállalkozói szerződések nyújtanak hatékony segítséget. A kialakítás során fő szempont volt, hogy csak a minimális adatmennyiséget kelljen a rendszerben rögzíteni. Ennek eredményeként egy egyszerű szerződés néhány perc alatt felrögzíthető és akár számlázásra kész állapotba hozható. 7
Vevői szerződés pénzügyi ütemei Bevezetéseink során sok esetben találkoztunk azon problémával, hogy a különböző projektek, szerződések más-más elszámolási alappal rendelkeznek, például egyszer óra-alapon számolunk el egy alvállalkozóval, máskor például százalékos teljesítési alapon. Projekt kontrolling 8 Az egyes projektek pénzügyi előrehaladása alatt folyamatos elemzési lehetőséget biztosít a projektkontrolling. A projektkontroling tetszőleges szűrési lehetőséget biztosít: elemezhetőek segítségével a projektek egyenként, de akár csoportosítva is. Jellemző csoportosítás lehet például projekt csoport (egy vevőhöz tartozó projektek), vagy a projektmenedzser. A projektkontrolling háromszintű elemzést biztosít költséghely-költségviselő bontásban. Tervezett Szerződött Tény A kontrolling a költségeket és a bevételeket külön-külön, és egyben is megjelenítheti a kontroller számára. A tervezett adatokat a projektköltségvetésből gyűjti a rendszer. A szerződött öszszegek minden esetben a vevői, illetve alvállalkozói szerződésekből statisztikáznak, a tényadatok pedig is az ERP rendszer Főkönyvéből számolódnak.
Projekt anyagok kezelése A modul második fő pillére a Projektanyagok kezelése. Az egyedi gyártó vállalatok esetén a felhasználandó anyagok időben történő rendelkezésre állása kulcsfontosságú. A rendszer használóinál a modulnak köszönhetően nagymértékben csökkent az anyag-, illetve alkatrészhiány miatti projektcsúszások száma, valamint a készleten tartott alkatrész készet értéke is jelentős mértékben csökkent. A projekthez kapcsolt anyagfelhasználások a projekt költségét terhelik. A projektanyag kezelése funkció tartalmazza a projektanyagok (például direkt projektre rendelt alkatrész) kezelésén túl az alvállalkozói készletek kezelését (például ha az alvállalkozó részegységet szerel össze, a szerelési munkához kapott szerelési anyagot) és az esetleges idegen készletek kezelését (például vevő által biztosított beépítendő anyagokat). 9 A projektre felrögzített tervezett anyagigénylések megjelennek a beszerzési folyamatban, amelyeken a teljes beszerzési, készletoptimalizálási folyamat végig fut. A projektre igényelt anyagok kiadásának támogatására kiegészítő modul nyújt hatékony eszközt a komissiózás és az intelligens vonalkód olvasó segítségével. A nem tervezett anyagkiadások Pót -jelleggel kerülnek kiadásra. Ezen anyagkiadásokon egy jóváhagyási folyamat futtatható végig, amelynek segítségével kontrollálható a nem tervezett anyagok kiadása.
Projekt erőforrások kezelése A megoldásunk harmadik alappillére az erőforrások kezelése. Az egyedi gyártás esetén jellemzően az emberi erőforrás (dolgozók) által elvégzett feladatok alkotják az anyagok mellett a projekt fő költség összetevőjét. Ezért kiemelt figyelmet kell szentelni az egyes erőforrások feladatainak tervezésére és azok kontrolljára. 10 A Munkaidő-nyilvántartó megoldás szorosan a Projekthez és az azokban elvégzendő feladatokhoz kapcsolódik. Minden egyes tervsor esetén meg kell adni az erőforrást, a tervezett munka időtartamát és az elvégzendő munka esedékességi dátumát. Egy adott tervsor hozzákapcsolható egy adott projekthez. Az egyes tervsorokon megadható munkatípus és munkakód, amelyek segítségével költséghely rendelhető az adott tervsorhoz. Az egyes erőforrások tényidejének rögzítésekor meg kell adni az erőforrást, és hogy mely tervsoron (feladaton), mennyi időráfordítással történt munkavégzés.
Dolgozói időnyilvántartás kimutatás 11 A tervezési folyamatban megadott adatok segítségével lehetőség nyílik olyan kimutatás előállítására a munkaidő-nyilvántartóból, amely az egyes erőforrások tervezett és tény munka idejét statisztikázza ki projekt/költséghely/költségviselő viszonylatban. Ez a statisztika inputként szolgálhat a bérszámfejtő program számára, és a bérszámfejtést követően már a tényleges költségeket lehet visszajuttatni az ERP rendszerbe, így a projektkontrolling során a tényköltség a valós bérköltségeken alapul.
revolution Software Kft. 1133 Budapest, Váci út 76. Tel.: 06-1/461-8030 Fax: 06-1/352-1553 revol@revolution.hu www.revolution.hu Az 1992-ben alapított revolution Software (Microsoft Gold Certified Partner) a kis- és közepes vállalatok Windows-alapú ügyviteli rendszereinek specialistája. A revolution Software a Microsoft hivatalos megoldásszállítójaként minden vállalat számára optimális ügyviteli rendszert kínál: Kis- és középvállalatok részére a világszerte több mint 100 000 cég hatékonyságát növelő Microsoft Dynamics NAV (korábbi nevén Navision) integrált vállalatirányítási rendszert és a rendszerhez fejlesztett egyedi megoldásokat (például többek között az Agrárkereskedelmi modult vagy az építőipar számára készült, likviditáselemzésre is alkalmas szerződéskezelő és kontrolling modult, Ruházati megoldást, stb.) Kisvállalatok számára a több mint 600 referenciával rendelkező saját fejlesztésű Iroda++ integrált ügyviteli és az Iroda++ CRM Partnerkezelő rendszereket. Mikro- és kisvállalatok számára a több mint 20 000 cégnél futó revol Express dobozos ügyviteli szoftvereket. Miért a revolution? Megbízható: biztos pénzügyi és szakmai háttér Rugalmas: segítség a finanszírozásban - nagyon kedvező bérleti konstrukció, speciális hitel, EU-s pályázatok elkészítésének támogatása Minimális bevezetési kockázat: bevált nemzetközi gyakorlatra és több száz bevezetésben szerzett hazai tapasztalatra épülő speciális fejlesztési és bevezetési módszertan, rendszer-független buktatók ismerete Gyorsabb bevezetések: 18 év munkamódszerbeli és cégfejlődési tapasztalat, ügyviteli fejlesztési tapasztalatok Hosszú távú, zökkenőmentes működtetés: sok száz cég együttes kiszolgálásának gyakorlata Minden nap többet nyújt: segítség pályázatok kihasználásában, elégedettség mérése és növelése, nemzetközi projektek 2005 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. A Microsoft, a Microsoft Dynamics, a Microsoft Dynamics NAV, a Microsoft Corporation védjegye vagy bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban, illetve más országokban. Ezen dokumentumban megnevezett minden más cégnév és terméknév, a mindenkori jogosult védjegye lehet. Az ezen dokumentumban fellelhető információk a Microsoft Dynamics NAV-on alapulnak és szükség esetén minden előzetes bejelentés nélkül módosíthatóak. A mindenkori jogosult előzetes írásbeli beleegyezése nélkül, ezen dokumentációkat sem részben, sem egészben nem szabad semmilyen formában és semmiféle eszközzel másolni vagy átadni. A kiadvány szerkesztője semmiféle felelősséget nem vállal ezen dokumentumban lévő hibákért és mulasztásokért. Minden egyéb, nem részletezett jog fenntartva.