EASTINFO SZOLGÁLTATÓ ÉS KERESKEDELMI KFT. AZ ÖN PARTNERE KÍNÁBAN VESZÉLYESEN KÖNNYŰ ÜZLETKÖTÉS KÍNÁBAN ESETTANULMÁNY 2006/02 Budapesti iroda: Budapest H-1146 Hermina út 17. B torony 3. em. Telefon: (+36 1) 47-17-600 Fax: (+36 147-17-601 Web: www.eastinfo.hu E-mail: eastinfo@eastinfo.hu Pekingi Képviseleti Iroda: Kína, Peking, Dongzhimen Waidajie út 48. Oriental Kenzo irodaépület, B szárny, 12 em. A Telefon: (+86 10) 8447 6289 Fax: (+86 10) 8447 6421 Web: www.eastinfo.org.cn E-mail: eastinfo@eastinfo.org.cn
Esettanulmány 2006/02 Veszélyesen könnyű üzletkötés Kínában 2006, Eastinfo Tartalom 1. Bevezetés 2. Előzmény 3. Probléma és az önálló megoldási kísérletek 4. Eastinfo bekapcsolódása és eljárása 5. Eredmény 6. Tanulságok és a jövőben alkalmazható eszközök 1. Bevezetés Az üzleti világra is elmondható az a törvény, ami a fizikára: itt is érvényes az anyagmegmaradás elve. Ez nem jelent mást, mint azt, hogy az üzleti életben sincsenek nagy csodák, racionális megközelítéssel sokkal többre jutunk, mint az ábrándokkal, bár kétségtelen, hogy az utóbbi kényelmesebb. Csakhogy a racionalitás mellőzésével teljesülő üzletkötést gyakran követi kudarc, mégpedig azért, mert nem vesszük figyelembe a másik fél szándékait és mozgatórugóit. Az általunk jól ismert európai kultúrkörben sok mindenről hallunk, tisztában vagyunk a csaláshoz általánosan használt eszközökkel, de a tőlünk igen messze lévő kínai világ eszközeiről, az emberek gondolkodásáról, szándékaikról nem sok fogalma vannak az európai üzletembernek, aki még nem járt ott. Nem véletlenül tartja a mondás, hogy messziről jött ember azt mond, amit akar. Az üzlet mindig kockázattal jár, és sajnos egy-egy új partner esetében csak minimalizálni lehet a kockázatot, de megszüntetni nem. Azt pedig semmiképpen nem javasoljuk, hogy a negatív példák miatt bárki is végleg szakítson a kínai üzletkötés gondolatával, mindössze reméljük, hogy a jelen esettanulmány rávilágít arra, hogy a kínai üzleti világ mássága és különbsége komoly veszélyforrásokat és veszteségeket is rejthet, amelyeket megfontolt és elővigyázatos lépésekkel, gyakorlott szakértői segítséggel és némi előzetes befektetéssel meg lehet előzni. A tanácsadói szerep nehézsége pontosan abban rejlik, hogy segít megelőzni olyan buktatókat és költségeket, amelyek a tanácsadók gyakorlata és tapasztalata nélkül nem, vagy nem könnyen ismerhetőek fel, ugyanakkor a még fel nem merült veszélyt és veszteséget a vállalatok hajlandóak
bagatellizálni. A tanácsadó vállalatnak kifizetett költségre érdemes úgy tekinteni, mint a biztosítási díjra: elképzelhető, hogy nem lett volna rá szükség, de ha megtörtént a baj, akkor utólag már sokkal nehezebb és drágább a helyzet megoldása. Reméljük, hogy jelen tanulmány ebből a szempontból is gondolatébresztőként hat. 2. Előzmény A magyar cég vállalatunkat azzal kereste meg, hogy a közelmúltban érdeklődés érkezett részükre ipari berendezések egy vidéki kínai cég által történő vásárlásával kapcsolatban. A céggel folytatott rövid egyeztetés után árajánlatot tettek, amelyet a kínai vállalat (alku nélkül!) el is fogadott, majd szerződéstervezetet küldött. A szerződéstervezet a fizetési feltételek tekintetében 30%-os előleget és a fennmaradó összegre visszavonhatatlan akkreditív nyitását írta elő. A magyar vállalat részére ezek a feltételek megfeleltek és visszaigazolták a szerződést. 3. Probléma bekövetkezte és saját megoldási kísérletek A szerződés visszaigazolását követően a magyar vállalat felajánlotta, hogy írják alá, és kölcsönösen juttassák el egymásnak a szerződést, csakhogy a kínai cég ezt nem fogadta el. Közlésük szerint a kínai kultúrától idegen az ismeretlen emberek közötti szerződés fogalma, ezért azt kérték, hogy a magyar cég aláírásra jogosult vezetője látogasson el Kínába, hogy összeismerkedhessenek, és ott kössék meg a szerződést. Noha álláspontjuk nem volt teljesen elfogadhatatlan a magyar vállalat számára, de iparágukban hasonló nagyságrendű, mintegy 200 ezer eurós értékű szerződéseket európai cégekkel interneten keresztül szoktak kötni, személyes találkozó nélkül, ezért úgy ítélték, hogy felesleges ezért elutazniuk. Azonban a kínai vállalat makacsul tartotta magát a személyes találkozóhoz, így megmerevedtek az álláspontok. A magyar cég ekkor vált partnerünkké, és megkért, hogy katalizáljuk ezt az üzletkötést, érjük el a kínai cégnél, hogy kiutazásuk nélkül, a kínai irodánk közbenjárásával segítsük elő a sikeres üzletkötést. 4. Eastinfo beavatkozása és eljárása A partnerünkkel folytatott egyeztetést, a helyzet áttekintését és értékelését követően az alábbi feladatokra kaptunk megbízást: 1. a kínai cég átvilágítása, 2. a megbízónk kínai képviselete, nevében való eljárás és tárgyalás, 3. szükség esetén személyes találkozó a kínai vállalattal.
Partnerünk tájékoztatott minket arról, hogy legfeljebb mekkora összeget szán arra, hogy megállapítsa az üzletkötés megvalósíthatóságát, ebben a limitben megegyezve kezdtünk neki a feladatnak. A rendelkezésünkre álló információk alapján két irányba indultunk el: egyrészt független cégnyilvántartások és rendelkezésre álló általános gazdasági információk alapján tekintettük át a kínai cég helyzetét és az üzlet megvalósulási lehetőségét, másrészt a vállalattal folytatott közvetlen megbeszélések alapján próbáltuk meg feltárni az együttműködési szándék komolyságát és valódiságát. Mindezt megelőzően azonban értékeltük a kiindulási helyzetet. 4.1 A kiindulási helyzet értékelése Mivel a kínai fél vásárlási szándékkal jelentkezett a magyar félnél, ezért a magyar cég pozíciója egyértelműen jobbnak tűnt: megszabhatja a fizetés és szállítás feltételeit, a kezében tarthatja az ügylet irányítását. A kínai cég helyzete pedig ugyanezért nyilvánvalóan hátrányosabb: nem, vagy csak nehezen tud meggyőződni a magyar vállalat valódiságáról, továbbá az érvényes vízumszabályok miatt sokkal nehezebben utazhat Magyarországra, mint a magyar cég Kínába. A kínai szokások értelmében ezért a kínai fél kérése, hogy a magyar vállalat képviselője személyes látogatásuk során írja alá a szerződést, érthető és akceptálható. Gyanúra adott viszont okot a műszaki tartalom gyenge előkészítettsége, az áralku kínai vásárlókra egyáltalán nem jellemző hiánya, a szerződés gyors elfogadása, általánosságban az üzlet nem túl határozott életszerűsége. Gondolkodásunkban csak az okozott zavart, hogy nem volt érthető, miért jó egy kínai vállalat számára, ha a külföldi partnere odalátogat, hiszen ebből semmilyen közvetlen előnyre nem tud szert tenni. A kínai vállalatnak a személyes látogatásra vonatkozó kérése valóban megfelel az általános gyakorlatnak, hiszen Kínában rendkívül ritka, hogy a partnerrel való személyes kapcsolat nélkül kössenek a kínai cégek üzletet. 4.2 A kínai cég megkeresése és átvilágítása Személyes kapcsolatfelvételünk során a kínai vállalat nagyon nyitottnak mutatkozott az együttműködésre, hajlandó volt a tárgyalásokat és aláírást akár Pekingben is lefolytatni. Gyanakvásra adott azonban okot, hogy nem tudtak határozott választ adni arra, hogyan találták meg a magyar céget, és a kínai vállalat kereskedőcég lévén, ezért kevéssé hihető, hogy egy másik kínai cég ajánlásával jutottak hozzá az adatokhoz, főleg azért, mert magyar partnerünk korábban nem adott el Kínába, sőt bizonyos piacokról a kínai cégek megjelenése miatt szorult ki. Az életszerűség hiánya azonban még nem elegendő bizonyíték, ezért ezt követően a kínai cég hátterének kutatására helyeztük a hangsúlyt.
A vállalat cégkivonata első ránézésre nem mutat semmilyen különösebb, gyanakvásra okot adó problémát, hongkongi beruházással működő, Kínában bejegyzett vegyesvállalati formája általános Dél- Kínában. A tulajdonosi kör vizsgálata viszont már riasztóbb képet mutatott: a vállalat mindkét tulajdonosa egyaránt fantomcégnek bizonyult. Az egyiket 1997-ben törölték a cégnyilvántartásból, míg a másikat 2004-ben felfüggesztették. A cég fantomtulajdonosai tehát egyértelműen azt jelzik, hogy a vállalat úgy tud csalást elkövetni, hogy ezért nem lehet felelősségre vonni, tehát a céggel való üzletkötés kiemelt kockázatot hordoz. Az ügylet kapcsán tájékozódtunk a különböző európai országok kamaráinak tapasztalatairól. Ekkor derült ki az is, hogy az elmúlt néhány hónapban kínai cégek növekvő gyakorisággal követnek el csalást európai vállalatok sérelmére, kísértetiesen hasonló eszközökkel. Ezekről a módszerekről többek között a pekingi Holland Nagykövetség a honlapján, a pekingi Brit Nagykövetség pedig felhívásban jelentetett meg tájékoztatást. Mindkét nagykövetség tájékoztatásának lényege az volt, hogy Kína különböző tartományaiban működő vállalatok az alábbi módszerekkel csalnak ki összegeket külföldi vállalatoktól: 1. A külföldi cégeket e-mailben és/vagy faxon keresik meg, melyben vonzó, viszonylag nagy mennyiségre vonatkozó vásárlási ajánlatot tesznek. 2. A külföldi cég részére rövid egyeztetés után szerződési ajánlatot tesznek, amelynek a feltételéül azt szabják, hogy a cég képviselője utazzon Kínába személyesen aláírni a szerződést. 3. Megérkezéskor a vállalkozótól valamilyen módon pénzt csalnak ki, általában vagy jutalékot kérnek, amely kifizetése nélkül meghiúsul az üzlet, vagy különböző költségek (pl. bankettek, ajándékok, adminisztrációs költségek) előzetes megfizetését, esetenként az európai utazáshoz szükséges utazási- és vízumköltségek előfinanszírozását kérik. Ez az összeg általában néhány ezer USD nagyságrendet képvisel, azonban az utazásba és üzletkötésbe befektetett pénz miatt a külföldi vállalkozó gyakran inkább kifizeti, semmint hogy elveszítse az üzletkötés lehetőségét. 4. A költségek megfizetése után a kínai üzleti fél vagy nyomtalanul eltűnik, vagy további összegeket próbál kicsalni a külföldi cégtől. 5. A fenti csalást általában európai kis- és középvállalkozások rovására követik el a kínai cégek. 6. Mindezeket követően végül a tervezett ügylet nem jön létre. Nemzetközi ügynökségek tájékoztatása szerint ezekre az ügyletekre általában az jellemző, hogy több százezertől egy millió euróig terjedő értékhatárú megrendelést adnak a kínai vállalatok a külföldi exportőrnek, gyakran alku nélkül. A fizetési feltétel jellemzően 30-40%-os előleg átutalása és
visszavonhatatlan akkreditív megnyitása a fennmaradó összegre. A helyszíni tárgyalások során azonban azt közlik a külföldi cég képviselőjével, hogy csak kb. 2000-3000 USD készpénzben kifizetett költségtérítés vagy jutalék után fogják aláírni a szerződést. Amennyiben a külföldi vállalat nem hajlandó ezt az összeget kifizetni, úgy a kínai cég eláll az üzlettől. 5. Konklúzió A fenti ügyben nagy öröm volt számunkra, hogy partnerünk még időben jelentkezett cégünknél, ezért hamar kiderült, hogy az előzetes gyanakvásunk nem volt alaptalan, és ezáltal sikerült elkerülnie a további anyagi veszteséget. A kínai cég hátterének vizsgálata, a hasonló ügyek és körülmények miatt biztosan állíthatjuk, hogy fantomcéggel állunk szemben, akiknek a célja gyanútlan külföldi cégek megtévesztése. Bár mindenhol létezhetnek csalók, de Kínában a távolság, az eltérő nyelv és üzleti kultúra miatt a csalás veszélye további veszteségek lehetőségét hordozza. Csak javasolni tudjuk minden meglévő és leendő partnerünknek, hogy kínai üzleti kapcsolataik során ne elégedjenek meg az önállóan is beszerezhető információkkal, hanem inkább vegyék igénybe cégünk szolgáltatását, hiszen a cégünk tapasztalata révén alacsonyabb költséggel, nagyobb hatékonysággal tudunk további, hiteles információkat megszerezni és a már meglévőket ellenőrizni. Jelen esetben arra is szeretnénk felhívni a figyelmet, hogy a vállalat első vizsgálat alapján bejegyzett, működő cégnek bizonyult, mindössze a tulajdonosi háttér vizsgálata során derült ki, hogy hitelessége erősen megkérdőjelezhető. Így a felületesen, nem kellő körültekintéssel elvégzett kutatás azt az eredményt is hozhatta volna, hogy a vállalattal minden rendben van. Bízunk benne, hogy a rossz tapasztalat ellenére senki sem mond le végleg a Kínával való üzleti együttműködésről, hiszen ez a sajnálatos esemény is csak azt mutatja, hogy világszerte mindenhol kifejezetten nagy az érdeklődés a kínai piac iránt, azonban az együttműködés során a szakértők mellőzése kockázatot rejthet magában. 6. Tanulságok és a hasonló problémák elkerülésére alkalmazható eszközök Nagyon fontos tanulság, hogy más országokban szerzett tapasztalatok nem feltétlenül nyújtanak támpontot a kínai üzletkötéshez. Azonban mint az élet sok más területén, az üzleti világban is sokkal egyszerűbb eszköz a probléma megelőzése, mint az utólagos kezelése. Az alábbiakban szeretnénk felsorolni néhány tanácsot, amelyek figyelembevételével számos kockázat felismerhető, adott esetben kivédhető, vagy legalábbis elfogadható mértékre korlátozható. 1. Gondolja nagyon alaposan át az üzleti együttműködésben a lehetőségeit, igyekezzen a saját kezében tartani a szálakat!
2. Ellenőrizze a partnerét, ne higgyen el mindent, amit az magáról állít! Bánjon óvatosan a magyarországi kínai barátja által bemutatott nagyon megbízható céggel is! 3. Minden fontos megállapodásról készítsenek írásos feljegyzést, amit mindkét félnek alá kell írni! 4. Tisztázza alaposan a részleteket, beleértve a minőség és a fizetés feltételeit, az esetleges kártérítés módját! Csak olyan feltételekkel dolgozzon, ami kivitelezhető, hiszen egy magyarországi bíróság illetékességét kikötni nincs sok értelme, ha nem tudja elérni, hogy a kínai vállalat jogi képviselője valóban megjelenjen! 5. Csak szerződéses viszonyban legyen hajlandó üzleti kapcsolatra lépni. Ha a kínai vállalat vonakodik ettől, akkor inkább keressen másik partnert! 6. A szerződés megfogalmazása és pontos fordítása rendkívül fontos! Semmit nem ér az a szerződés, amiről probléma esetén kiderül, hogy rosszul van fordítva, vagy kiskapuk maradtak benne, amit a másik fél ki tud használni! 7. Lehetőség szerint a fenti kérdések megválaszolására alkalmazzon Kínára szakosodott tanácsadó céget, mert az eddigi jó tapasztalatok nem jelentenek garanciát a jövőre nézve. A legokosabb megoldás kis ráfordítással elkerülni a nagy veszteséget! 8. Lehetőség szerint alkalmazzon kínai tolmácsot, hiszen Kínában Ön hátrányban van a helyi emberekhez képest! A legjobb, ha magyar anyanyelvű, vagy nagyon leinformált kínai anyanyelvű tolmáccsal dolgozik, mert úgy valószínűbb, hogy Önhöz lesz lojális. 9. Kövessen el mindent, hogy csak olyan feladott áru ellenértékének 100 %-át fizesse ki, amelynek minőségéről valamilyen módon meggyőződött. Az Eastinfo az alábbi szolgáltatásokkal segít partnereinek elkerülni az esetleges buktatókat és a veszteségeket: Cégek háttérvizsgálata, átvilágítása, üzleti hírszerzés módszerével is Mint a jelen tanulmányban ismertetett példa is mutatja: nem lehetünk elég óvatosak. A kínai vállalatok között sajnos gyakran előfordul, hogy csak angol névvel és angol weboldallal rendelkeznek, gyakran ingyenes emailt használnak, megegyező telefon- és faxszámon érhetőek csak el. Ilyen esetben érdemes gyanakodni, hogy valójában nem is áll cég (vagy nem akkora cég áll) az adatok mögött, mint amit a leendő kínai partnerünk állít. A fenti példa azt is mutatja, hogy olykor egy cégkivonat nem is elég a megalapozott döntéshez. Az üzlet és a kockázat volumenétől függően érdemes alaposan utánajárni, leinformálni a leendő kínai partnert, akár személyes látogatás, vagy egyéb módszerek révén is. Ennek gyors és költséghatékony módszerét kínálja az Eastinfo és kínai irodáink!
Kínai partnercégek felkutatása és leinformálása Amennyiben nincs még kiválasztott partnere, vagy a a különböző listákban feltüntetett címekre küldött megkereséseire nem érkezett válasz, akkor bízza ránk a keresést! Mi a keresés közben igyekszünk kizárni a csalásra specializált vállalatokat, alapvető kutatást és leinformálást követően csak a szűrt partnerlistát adjuk át Önnek! Ráadásul az általunk kínált partnerlista ellenőrzötten azzal foglalkozik, amire Önnek van szüksége. Ha szükséges, akkor a termékek azonosítását, az ártárgyalást is elvégezzük. Mivel mindezt kínai nyelven tesszük, ezért a külföldi cégeknek adott magasabb árakhoz képest versenyképesebb lehetőségeket tudunk biztosítani. Segítségére lehetünk a kereskedelmi megállapodás kínai és magyar nyelvű, egyező tartalmú változatainak előállításában, biztos lehet abban, hogy megállapodása minden részlete világos mind az Ön, mind kínai partnere számára. Áru személyes átvétele, mennyiségi ellenőrzéssel Eddig még mindig problémamentesen megérkezett a Kínából rendelt áru? Soha nem volt olyan probléma, hogy mást kapott, mint amit várt? Nem fordult elő, hogy kevesebb bála volt a konténerben? Hiába az a válasz, hogy még soha nem fordult elő probléma, sajnos ez nem garancia a jövőre nézve mác cégekkel ezek már mind előfordultak! Cégünk kínai munkatársai a helyszínen, személyesen ellenőrzik a konténerek rakodását, szúrópróbaszerűen ellenőrzik a berakodott mennyiséget, az áru dokumentációját, a csomagolás megfelelőségét, a berakodási követelmények teljesítését, szükség esetén egyszerű szintén szúrópróba jellegű - minőségi átvételt is végeznek. Egy hibás szállítmány által okozott kár több nagyságrenddel haladja meg a szolgáltatásunk ellenértékét! Tapasztalatunk szerint, már önmagában az ellenőrzés ténye is arra indítja a kínai szállítókat, hogy jobban ügyeljen a minőségi, mennyiségi követelményekre, a csomagolás minőségére, a berakodás korrektségére, amivel még a szállítás közben bekövetkező elcsúszások, törések, csomagolás-rongálódások kockázata is mérsékelhető. Tanácsadás Ne felejtse el: Kínában gyakran más szabályok érvényesek, mint amiket Európában megszokott! Ahhoz, hogy itt is sikeres lehessen, figyelembe kell venni az eltérő szokásokat, az ország gazdaságitársadalmi berendezkedése miatt adódó különbségeket! Hosszú évekre visszatekintő kínai tapasztalataink és a kínai nyelvtudásunk miatt mi értjük ennek a világnak a működését. Kínai tevékenységének kezdete előtt érdemes szakértőink segítségét kérni, hogy elkerülje az esetleges veszélyforrásokat. Olcsóbb megvenni más tapasztalatait, mint saját bőrén megtapasztalni őket!
Kínai nyelvű kapcsolattartás, tolmácsolás-fordítás, nyelvi tanácsadás A régi mondás szerint: Rómában, mint a rómaiak. Kínára ez fokozottan igaz! Nem csak az a probléma az angol nyelvvel, hogy mindkét fél számára közvetítő nyelv, hanem az is, hogy amikor szükséges, akkor lehet a legjobban félreérteni! Ráadásul a kínai világ és üzleti kultúra oly mértékben egyedi, hogy a kínaiak által használt angol fogalmak korántsem biztos, hogy ugyanarra vonatkoznak, amire a nyugati emberek értik őket! Ezért a kapcsolattartásban közvetlen szerepet vállaló nyelvi közvetítésünk révén nemcsak a levelek szó szerinti tartalmát, de a mögöttük álló gondolatot is segítünk közvetíteni. Meggyőződésünk, hogy a nyelvi szolgáltatásaink révén képesek vagyunk hidat alkotni a magyar és a kínai gondolkodásmód között, és ez üzleti sikereknek képezheti az alapját. Amennyiben tájékozódni kíván cégünk szolgáltatásairól, kérjük vegye fel velünk a kapcsolatot. Ne feledje: az Eastinfo Kft. az Ön partnere Kínában! Eastinfo Kft. Budapest, Peking