Szakmai követelmények az egyesületek pénzügyi támogatásához TÁMOGATÁSOK FELHASZNÁLÁSI, ELSZÁMOLÁSI DOKUMENTÁCIÓJA Az Országos Polgárőr Szövetség közvetlenül, vagy a megyei szövetségeken keresztül közvetve a jogszabályoknak megfelelően alakult és működő polgárőr egyesületeknek nyújthat pénzügyi támogatást működésükhöz, fejlődésükhöz és gazdálkodásukhoz. A Szövetség a költségvetéstől kapott támogatás jelentős részét az egyéb szervezetek (egyesületek) részére pályázatok útján tovább utalja, mivel ezek az egyesületek valósítják meg közvetlenül a támogatás célja szerinti feladatokat. A megalakult és működő polgárőr egyesület (társadalmi szervezet) a gazdálkodással összefüggő jogszabályok szerint egy-egy gazdasági szervezetnek felel meg. A gazdasági szervezetnek (polgárőr egyesületnek) saját magának kell megteremteni a gazdálkodás feltételeit. A GAZDÁLKODÁS ALAPFELTÉTELEI: a szervezet (polgárőr egyesület) nyilvántartásba vétele a bíróságnál, bankszámla számmal való rendelkezés, adószámmal való rendelkezés, a kötelező nyilvántartások vezetése, tárolása, a szervezet (polgárőr egyesület) könyveléséhez számviteli szakképesítéssel rendelkező szakember megbízása, a gazdálkodási jogkörök meghatározása, a pénz- és számlakezelés szabályainak rögzítése, adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség. AZ ALAPFELTÉTELEK RÉSZLETES MAGYARÁZATA Az egyesület nyilvántartásba vétele: 1
A területileg illetékes megyei bíróság végzése alapján nyilvántartásba vett egyesület, mely az alapszabályában rögzített célok szerint működik. Az okiratban szereplő képviselő, az egyesület felelős vezetője. Célszerű beszerezni közjegyzőtől a vezető aláírási címpéldányát, mert a későbbiekben (pályázatok, bank) szükség lehet rá. A bankszámla számmal való rendelkezés: Az egyesület vezetője (a lakhely szerinti) valamely bankfióknál, vagy takarékszövetkezetnél az egyesület nevére bankszámlát nyit. A bankszámlanyitáshoz és a bankszámla feletti rendelkezéshez aláírás bejelentést kér a bank illetve takarékszövetkezet, melyhez kötelezően két személy együttes aláírása szükséges. Az egyik fő az egyesület vezetője, a másik lehet a vezető helyettes, vagy a gazdaságvezető. A fő megkötés, hogy az együttes aláírás esetében a vezető melletti aláírónak az egyesület tagjának kell lennie. Kivételt képez a pénztár kezelője a pénztáros, mert ez esetben a feladatellátásból következően összeférhetetlenség áll fenn. Adószámmal való rendelkezés: A bejegyzést követően a székhely szerint illetékes Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (továbbiakban: APEH) a 2011-es évtől Nemzeti Adó- és Vámhivatal (továbbiakban: NAV) ügyfélszolgálati irodájánál 15 napon belül adószámot kell kérni. Az egyesületi változásokat (székhely, vezető személye stb.) is 15 napon belül kell bejelenteni. Ez a cégautó adó bejelentés és befizetés miatt elengedhetetlen. Az adószám megszerzése után bármely okmányirodában az ügyfélkapus ügyintézéshez regisztrálni kell (8 nap), a KSH-tól statisztikai jelzőszámot kell kérni (15 nap), az illetékes önkormányzatnál is be kell jelentkezni. A bejelentési kötelezettségek elmulasztása bírságfizetést von maga után. A kötelező nyilvántartások vezetése, tárolása: A polgárőr egyesület működése során iratok keletkeznek, melyek hivatalos dokumentumnak minősülnek, melyet az alapszabályban megjelölt székhelyen kell tárolni. A dokumentumok 5-8 évig történő megőrzéséről a vezetőnek kell gondoskodni. Ha vezető váltás történik, tételes átadás-átvételt és jegyzőkönyvet kell készíteni. Hivatalos dokumentumok lehetnek: alakuló ülés és azt követő közgyűlések, küldöttgyűlések jegyzőkönyve, alapító tagok névsora, alapszabály, bejegyzésről, változásokról bírósági végzés, 2
APEH, bankszámla, KSH, stb. bejelentők, szerződések, aláírási címpéldány, pályázatok, megállapodások, szabályzatok, pénzügyi, számviteli bizonylatok, az egyesület számszaki és szöveges költségvetése és beszámolója. A szervezet (polgárőr egyesület) könyveléséhez szakember megbízása: Az egyesület gazdálkodásával kapcsolatosan keletkezett bizonylatok, számlák elszámolását a gazdálkodási formától függően egyszeres, vagy kettős könyvvitel szabályai szerint el kell számolni, bevallást, beszámolót kell készíteni. A feladat ellátásához számviteli szakképesítéssel rendelkező személyt kell megbízni, mert ismereteire szükség van. A megbízást írásba kell rögzíteni, a feladatát az egyesületi vezető irányításával végzi, mert felelősségét nem veheti át. A gazdálkodási jogkörök meghatározása: Az egyesület alapszabályában, illetve azt kiegészítve is lehet rögzíteni, hogy a polgárőr egyesület nevében ki vállalhat kötelezettséget. Az egyesület elnöke egy személyben, vagy minden esetben az elnökségből legalább két fő együttes aláírása szükséges. Meghatározandó, hogy a kiadások elszámolásának utalványozását ki, kik és milyen formában (általában a kötelezettség vállalók köre) végzik. A bankszámla felett rendelkező személy nem lehet a pénztár kezelője, mert összeférhetetlen. Meghatározandó, hogy a pénzkezelés ellenőrzésére ki a felhatalmazott. A pénz- és számlakezelés szabályainak rögzítése: A polgárőr egyesület nagyságától és a könyvvezetés módjától függetlenül kötelező elkészíteni a számviteli törvény szerinti számviteli politikát és pénzkezelési szabályzatot. A pénz és számlakezelés szabályzatának tartalmazni kell: a pénzforgalom lebonyolításának rendjét (ki, mikor, hogyan vehet fel pénzt); a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeit, felelősségi szabályokat (ki a pénztáros, írásos megbízás); a napi készpénz záró állomány maximális mértékét (záró pénzkészlet nagysága); az ellenőrzés módját és gyakoriságát (ki látja el a pénztár ellenőri feladatot); a pénzszállítás feltételeit (biztonságos feltételek, táska); a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjét (pénztár bizonylatok, pénztárkönyv stb.); valamint 3
a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartások szabályozását (a bevételeket időrendben vezetik a naplóban, vagy főkönyvben). Adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség A gazdálkodás jogszerűségét, a közzétételi kötelezettséget, valamint a támogatás felhasználásáról történő adatszolgáltatást az APEH (illetve MAV) jogosult ellenőrizni. Az adóhatóság a mulasztást szigorúan bünteti. Ezért valamennyi polgárőr egyesületnek javasoljuk, hogy a könyvvezetés módjának megfelelő beszámolót (egyszerűsített, vagy egyszerűsített éves beszámoló) minden évben készítse el, a közgyűlés, illetve küldöttgyűlés hagyja jóvá, fogadja el. Vagyis a közzétételi kötelezettségének, csak a beszámoló adatainak közzétételével tud eleget tenni. A támogatók felé ilyen módon is eleget tesz az elszámolási kötelezettségének. A polgárőr egyesületek bevételeiket a következő kiadásokra használhatják fel: formaruha vásárlása számlával (a Szolgálati kézikönyv melléklete szerinti fazonban, színben és megjelenítésben), üzemanyag felhasználás esetén, ha a gépkocsi az egyesület tulajdona, vagy üzemeltetésében van, az üzemanyag számlával, ha magánszemély tulajdonában van a gépkocsi, akkor a kiküldetési rendelvényen elszámolt üzemanyag költséggel (futott km x APEH üzemanyagár + 9 Ft/km); telefonszámla, csak az egyesület nevére szóló, illetve igazoltan hivatali célt szolgáló telefon költsége számlával igazolva; a gépkocsi javítása, karbantartása, ha az egyesület üzemeltetésében van a gépkocsi számlával, ha magánszemélyé nem; nyomtatvány, irodaszer költségei, az egyesület nevére szóló számlával igazolva; polgárőr járőr eszközök (tárcsa, fényvisszaverő eszközök, zseblámpa, fényhíd: a szolgálati kézikönyv melléklete szerint) vásárlása számlával; oktatás, képzés költsége (például: terembérlet, az oktatás díja)számlával. környezetvédelmi feladatok céljából elszámolható a szemetes zsákok, kesztyű, a hulladék deponálásának, szállításának költsége számla ellenében, kommunikáció és marketing költségekre, ha azok a cél szerinti feladatok ellátásához kapcsolódnak (pld: plakát készítése, helyi rádióban újságban egyegy feladat népszerűsítése: egy iskola- egy polgárőr, szemétgyűjtés, takarítás, KRESZ vetélkedő stb.) 4
étkezési költségek (reprezentáció) max. a bevétel 10%-ig, vagy pályázat esetén a pályázatban engedélyezett mértékig. Minden esetben részletes (létszám, adag stb.) számlával. Valamennyi felsorolt esetben a kiadások csak akkor rögzíthetők a könyvekben, ha a költségekről szóló bizonylat, számla az adott polgárőr egyesület, szövetség nevére szól. A rajta lévő dátumok, nevek, címek jól olvashatók. Egyébként a számla befogadásának kockázata a szervezet vezetőjét terheli. Megyei Szövetségek FIGYELEM! Az Országos Polgárőr Szövetség Gazdaság vezetése úgy döntött, hogy a 2011. évi Polgárőr Egyesületek részére továbbítandó támogatásokból a Megyei Szövetségek annyi összeget tarthatnak vissza, amennyi a területükön megalakítandó új Polgárőr Egyesületek létrehozásához számításaik szerint szükséges. Ebben az esetben a megvásárolt ruházatról, eszközökről, stb. a számlákat az illetékes Megyei Szövetség nevére kell kiállítani és a számlákon fel kell tüntetni, hogy melyik új Egyesület megalakításához használták fel. Amikor az új Egyesület bírósági bejegyzése megtörtént, akkor ezeket az eszközöket véglegesen a tulajdonukba kell átadni, de amíg a végleges átadás nem történik meg, addig viszont átvételi elismervényen kell igazolni, hogy az eszközök, anyagok, stb. átadásra kerültek. 2011. február 05. Kolozsi József gazdasági alelnök Csehné Köteles Rozália 5