A kormányzati e-számla rendszer megvalósításának vizsgálata 2007. október 24. Lengyel Tibor Elnök, vezérigazgató Euroexpert Zrt.
Tartalomjegyzék Vezetıi összefoglaló... 4 Az elektronikus számlabefogadás részletei... 8 az elektronikus számlázás... 8 lehetséges üzleti relációk... 8 elektronikus számlák a költségvetési szervezetekben... 9 példák mőködı elektronikus számlázási rendszerekre... 10 változások az elektronikus számlázás bevezetésével... 10 a KR és BEDSz rendszerek [18] szolgáltatásainak felhasználása... 10 az elektronikus számlák feldolgozása a költségvetési szervezetekben... 11 az elektronikus számlázással kapcsolatos jogszabályok... 11 az elektronikus számlázásra való áttérés elsıdleges és járulékos elınyei... 13 példák az elektronizálástól várható eredményekrıl... 13 az elektronikus számlázásra történı áttérés javasolt menetrendje... 15 az elsı fázis feladatai a számlabefogadó oldaláról... 15 az elsı fázis feladatai a számla-kibocsátók oldaláról... 16 Európai számlázási kezdeményezés (EU szintő kezdeményezés az elektronikus számlázás elımozdítására és a tagországok közötti együttmőködésekre e témában) [4]... 17 Elıszó... 17 Vezetıi összefoglaló... 18 Alkalmazási terület és célok... 19 Vízió... 19 Célok... 20 Az EEI kezdeményezés célterületei... 20 Az EEI kezdeményezés kapcsolódása egyéb programokhoz... 21 EE a kereskedelemben... 22 Akadályok az EEI elıtt... 24 Jogszabályi kérdések... 24 A bizalommal és mőködéssel kapcsolatos kérdések... 25 Ajánlások a bizalommal és mőködéssel kapcsolatos kockázatok kezelésére... 26 A dán esettanulmány legfontosabb adatai [30]... 27 Általános háttér... 27 Az állami adminisztráció felépítése Dániában... 28 A politika és a stratégia összefüggései... 29 Egyedi célok... 29 Implementáció... 30 Infrastruktúra... 30 Költségvetési szervezetek... 32 Beszállítók... 32 Állam Kincstár... 32 A papíralapú számlák szkennelése... 33 Munkafolyamat leírás:... 34 Biztonsági és titkossági garanciák:... 35 A dán példa követésre méltó tulajdonságai... 36 Euroexpert Holding Zrt. 2/61
A közintézmények elektronikus számlákat fogadnak be... 36 A rendszer fejlesztése... 37 Egyéb intézményi tanulságok... 37 Az elektronizálási folyamat kiterjesztése egyéb intézményi fizetésekre... 37 Szabványosítás... 38 Intenzív kommunikáció és marketing az e-számlázás résztvevıivel... 38 Az áttérés... 39 Döntések a költségvetési szféra digitalizálásáról... 39 Minisztériumok, közintézmények és magán cégek... 39 A külföld... 39 Szabványosítás... 39 Eredmények... 39 A finn esettanulmány legfontosabb adatai... 41 Specifikus célok... 41 Implementáció... 41 A munkafolyamat... 42 Adatbiztonság és titkosság... 43 A finn példa pozitív jellemzıi... 43 Hatások... 43 Áttérés... 44 Pilot-projekt, elektronikus számlabefogadás demonstrálására... 46 Rövidítések és fogalmak meghatározása... 51 Források... 58 Euroexpert Holding Zrt. 3/61
Vezetıi összefoglaló Az elektronikus számlázási folyamat a számlakibocsátó és befogadó közötti kétirányú üzleti kommunikáció, amely hiteles, elektronikus dokumentumok elıállításán, biztonságos továbbításán és befogadásán alapul. Kétirányú, mert bármelyik partner lehet vevıi és szállító pozícióban. A költségvetési szervezetek számlázási folyamataiban azonban a beszállítói számlák fogadása és feldolgozása a meghatározó. Ezért ebben a tanulmányban elektronikus számlázási folyamatnak ezzel az irányával foglalkozunk. A hiteles elektronikus számla elıállításának, biztonságos továbbításának, és a vevı oldali a befogadásának többféle feltétele van. Rendelkezésre állnak-e a szükséges INFOCOM technológiák. A folyamat szereplıinek megfelelı-e az IT infrastruktúrája. Megszülettek-e a megfelelı szabványok és jogszabályok. Az INFOCOM technológiák oldaláról a válasz pozitív. A folyamat szereplıi azonban nagyon eltérı színvonalú IT infrastruktúrával rendelkeznek. Hazai szabványok még nincsenek, ajánlások és mintaértékő példák is alig. (Az Unió is szembesül ugyanezekkel a problémákkal.) Az elektronikus számlára, számlázásra jogszabályok vannak. A költségvetési szervezeti kör számára hiányzik a számlaarchiválás szabályozása, és természetesen szükséges lesz valamilyen rendeletre az elektronikus számlabefogadás megindításához. Az elektronikus számlázásra való áttérés az EU tagországok többségében még nem vált napi gyakorlattá. Az e-kormányzás kiépítésében elöljáró országokban például Dániában, Finnországban ismerünk példákat az elektronikus számlázás megvalósítására [30], [31]. Az EU-ban azonban jelenleg nincsenek szabványok és modellértékő projektek az elektronikus számlázás témakörében [4]. Az elektronikus számlabefogadás bevezetése az e-számlázási rendszerhez csatlakozó szereplık számára változásokkal jár együtt, ami a beszállítókat a Euroexpert Holding Zrt. 4/61
számlakibocsátás és továbbítás, a költségvetési szerveket pedig a számlabefogadás oldaláról érinti. Jelenleg a beszállítók (nagy vállalatok és KKV-k) nagyon különbözı fejlettségő szinten állnak. Olyan megoldásokat kell bevezetni, ami figyelembe veszi a gazdálkodó szervezetek helyzetében és lehetıségeiben mutatkozó különbségeket, és hogy az elektronizálásra történı áttérés után is megırizhessék beszállítói pozícióikat. A költségvetési szervezetek számára az elektronikus számlabefogadáshoz elérhetı, illetve csatlakozott szervezetként részesei a KR és BEDSz rendszereknek [18]. Ez megfelelı beállítás után alkalmassá teszi ıket az elektronikus számlák fogadására. Ezután következik az elektronikus számlák vizsgálatának és jóváhagyásának folyamata, ahol a döntési pontokon a jóváhagyásokat elektronikus aláírásokkal lehet igazolni. És legvégül marad az e-számlák importálása az adott költségvetési szervezet számviteli rendszerébe. Az eddig publikált adatok szerint az elektronikus számlázásra történı áttérés sok elınnyel jár. Csökken a papiros dokumentumokkal való munka, a számlafeldolgozás humán erıforrásigénye és átfutási ideje, a hibás számlaadatok rendszerbe vitelének kockázata és a számla-archiválás költsége. Nı az egész folyamat átláthatósága és felügyeletének lehetısége. Néhány dán adat a megtakarításokról és a hatékonyság növekedésrıl [30]. Az elektronikus számlázási projekt tervezett teljes költsége a várt megtakarítások 10%-át tette ki. Ebben az összegben benne van az új rendszerek beszerzése, a meglévıkhöz illesztése és a KKV-nak nyújtott szkennelési szolgáltatás. Nem tartalmazzák viszont a hálózatokat és a szkennelı irodák felállításának költségeit. A költségvetési szervezeteknél az átérés az elektronikus számlázásra 2003-ban évi 15 M db befogadott számlát érintett, amelyet 440 ezer beszállító cég nyújtott be. Számításaik szerint a 15 M darab számla feldolgozásának minden perce 12 M -ba került. Csak maga az áttérés a papíralapú számlákról az elektronikusra számlánként 10 perc megtakarítással járt (120 M ). Ha a számlajóváhagyást, a megrendelések Euroexpert Holding Zrt. 5/61
(szerzıdések) összevetését a számlákkal szintén elektronikusan végezték, akkor azzal további 7 perc megtakarítást értek le. Ez így összesen évi 200 M. Ekkora összeget takarítottak meg a dán költségvetésnek a számlázási és beszerzési folyamat elektronizálásával. Szintén Dániában nehéz feladat volt olyan szabályozási környezetet kialakítani, ahol a közszféra és a magán vállalatok is profitáltak a digitális adminisztráció elınyeibıl. A szabályozás és a piacon már kipróbált technológiák adták az alapját egy életképes és rugalmas Az elektronikus számlabefogadáshoz szükséges változtatásokat célszerő 2 fázisban végrehajtani. Az elsıben azt elérni, hogy a beszállítók elektronikus formában nyújtsák be a számláikat, amiket a költségvetési szervezetek képesek legyenek befogadni és importálni a jelenleg is mőködı számviteli rendszereikbe. A második fázisban a befogadás után, a költségvetési szervezetek az elektronikus számlákat vezessék végig a számla-feldolgozási munkafolyamatukon, ahol az ellenırzési pontokon elektronikus aláírásokkal igazolják a jóváhagyásokat. A folyamat végén állítsanak ki egy elektronikus átutalási megbízást, amihez csatolják hozzá a vonatkozó számlákat, elektronikusan írják alá, és küldjék el a Kincstárba. A Kincstár a hozzá beérkezı átutalási megbízásokat vigye végig a saját munkafolyamatán, ahol az ellenırzési pontokon a jóváhagyásokat elektronikus aláírással igazolja. Az elektronikus számlák archiválása pedig itt a Kincstárban, a teljes folyamat legvégén történjen meg. A jóváhagyási folyamatban résztvevı munkatársak elektronikus aláírásaihoz a tanúsítványok megvásárolhatók a hazai hitelesítés-szolgáltatóktól (NetLock, Matáv e- Szignó, Giro Elszámolás-forgalmi Rt., MÁV Informatika Kft., Microsec e-szignó). A tipikus költségek, tanúsítványonként nettó 2000 Ft/hó [2]. A másik lehetıség, hogy a KGyHSz-t, mint a magyar közigazgatásban használható tanúsítványok felülhitelesítıjét aki maga is bocsát ki tanúsítványokat megerısíteni, és ı adná ki a résztvevı munkatársak tanúsítványait. Megoldásra váró kérdés, hogyan és hol történjen az elektronikus számlák archiválása. A hogyan még szabályozásra vár. A jelenleg érvényes szabályozás a Euroexpert Holding Zrt. 6/61
7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggı szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól [5] hatálya nem terjed ki a költségvetési szervezetekre. Ezért egyenlıre elegendınek látszik az archivált számlákhoz történı hozzáférést szabályozni. Az archiválás helye még eldöntésre váró kérdés. Számlaarchiválás lehetséges annyi helyen, mint ahol számlákat fogadnak be. Vagy központilag, a Kincstárban. Ez utóbbi esetben a Kincstárhoz nem csak az átutalási megbízások érkeznének be elektronikus dokumentum formájában, hanem az átutaláshoz hozzá lenne csatolva a jóváhagyott, kontírozott elektronikus számla is. Euroexpert Holding Zrt. 7/61
Az elektronikus számlabefogadás részletei az elektronikus számlázás Az elektronikus számlázási folyamat a számlakibocsátó és befogadó közötti kétirányú üzleti kommunikáció, amely hiteles, elektronikus dokumentumok elıállításán, biztonságos továbbításán és befogadásán alapul. Kétirányú, mert bármelyik partner lehet vevıi és szállító pozícióban. Hiteles elektronikus dokumentumokon alapul, mert fokozott biztonságú elektronikus aláírással és idıbélyegzıvel van ellátva. Biztonságos, mert a fogadói oldalon a hitelesítés-szolgáltató igazolásával ellenırizhetı, hogy a dokumentum aláírója az a személy vagy szervezet, mint aki a dokumentumot aláírta. A dokumentum tartalma nem változott meg azóta, hogy elektronikusan aláírták. És az idıbélyegzés igazolása alapján az idıbélyegzı elhelyezésének idıpontjában változatlan formában létezett. lehetséges üzleti relációk Az elektronikus számlázás különbözı kereskedelmi relációban fordulhat elı. Gazdálkodó szervezetek között, jelölése B2B (Business To Business). Gazdálkodó és költségvetési szervezet között, jelölése B2G (Business To Government). Gazdálkodó szervezet és fogyasztó között, jelölése B2C (Business To Customer). Mindhárom relációnak sajátos tulajdonságai vannak. A B2B-re jellemzı a kétirányú kapcsolat. Bármelyik gazdálkodó szervezet lehet számlakibocsátói vagy befogadói pozícióban. Legfeljebb a nagy beszállítói körrel dolgozó cégek számlaforgalmában a befogadás túlsúlyban van, és a szerepük meghatározó az e-számlázás feltételeinek rögzítésénél. A B2B kapcsolat technikai környezetére jellemzı, hogy a gazdálkodó szervezeteknél kiépített e-számla kibocsátó / befogadó rendszerek mőködnek és az e-számlákat egy hálózati szolgáltató közremőködésével továbbítják egymás között. Euroexpert Holding Zrt. 8/61
A B2G-ben a vállalkozások jellemzıen a számlakibocsátók, a költségvetési szervezetek pedig a befogadók. Technikai szempontból ennek a relációnak sajátossága, hogy a költségvetési szervezetek valamilyen számukra specializált hálózati szolgáltatáson fogadják be az e-számlákat. A B2C kapcsolat leggyakrabban a nagy közmőszolgáltatók, bankok, biztosítók és a lakossági fogyasztók között fordul el. A fogyasztó, mint végfelhasználó részérıl itt a számlabefogadás helyett a számlamegtekintés és fizetés funkciók fontosak. Erre a kapcsolati környezetre jellemzı, hogy a szolgáltatók elektronikus számlabemutató portálokat mőködtetnek az Interneten, ahová a fogyasztók azonosítási rendszeren keresztül léphetnek be, és megtekinthetik a digitális aláírással és idıbélyegzéssel ellátott elektronikus számláikat. elektronikus számlák a költségvetési szervezetekben A költségvetési szervezetek számlázási folyamataira jellemzı, hogy nagy mennyiségő számlával dolgoznak. Közvetlen adatok nem állnak rendelkezésre a feldolgozott számlák darabszámára, de azt azonban kincstári adatokból tudjuk, hogy 2006-ban 9 867 000 darab átutalást (tranzakciót) teljesítettek 10 675 Md Ft értékben. Ezekbıl az adatokból csak becsülhetjük, hogy néhányszor százezres lehetett a szállítói számlák darabszáma. A költségvetési szervezetek számlázási folyamatainak másik jellemzıje, hogy elsısorban a beszállítói számlák fogadása és feldolgozása a meghatározó. Ezért ebben a tanulmányban elektronikus számlázási folyamatnak ezzel az irányával foglalkozunk. Euroexpert Holding Zrt. 9/61
példák mőködı elektronikus számlázási rendszerekre Az elektronikus számlázásra való áttérés az EU tagországok többségében még nem vált napi gyakorlattá. Az e-kormányzás kiépítésében elöljáró országokban például Dániában, Finnországban ismerünk példákat az elektronikus számlázás megvalósítására. Az EU-ban azonban jelenleg nincsenek szabványok és modellértékő projektek az elektronikus számlázás témakörében [4]. változások az elektronikus számlázás bevezetésével Az e-számlázási rendszerhez csatlakozás a beszállítókat a számlakibocsátás és továbbítás, a költségvetési szerveket pedig a számlabefogadás oldaláról érinti. A beszállítók jelenleg nagyon különbözı fejlettségő szinten állnak. A nagyok, jellemzıen fejlett IT infrastruktúrával, ERP rendszerrel és jelentıs fejlesztési potenciállal rendelkeznek. Az ı csatlakozáshoz elegendı, ha definiálják számukra a folyamathoz kapcsolódás pontosan feltételeit a beküldhetı elektronikus számlaformátumot és a számlaküldı azonosításának mechanizmusát. A KKV mérető gazdálkodó szervezetek azonban direkt támogatásra szorulnak. A KKV-k szőkös beruházási, fejlesztési lehetıségekkel rendelkeznek, és a könyvelıi rendszereik is jellemzıen papíralapú számviteli bizonylatokat dolgoznak. Ezért ıket szolgáltatásokkal kell segíteni, hogy a papíros számláikat konvertálhassák, vagy digitalizálva kapcsolódhassanak be az elektronikus számlázási folyamatba. a KR és BEDSz rendszerek [18] szolgáltatásainak felhasználása A [18] kormányrendelet által meghatározott költségvetési szervezetek felcsatlakoznak a KR-re, ahol közvetített szolgáltatások keretében fogadják a számukra benyújtott beszállítói számlákat. A beszállítók ügyfélkapus azonosítással, (vagy ha a számláik elektronikusan alá vannak írva, közvetlenül) érhetik el a számlabefogadó szolgáltatásokat. A számlák befogadásáról vagy elutasításáról a beszállítók az értesítési tár -jukon keresztül, vagy az email címükre kapnak nyugtázó értesítést. Euroexpert Holding Zrt. 10/61
az elektronikus számlák feldolgozása a költségvetési szervezetekben A beküldött elektronikus számla a KR-n belül a BEDSz rendszer szolgáltatásai segítségével bekerül a befogadó költségvetési szervezet saját rendszerébe. Itt a számla egy jóváhagyási és kontírozási munkafolyamat keretében jut el a könyvelésig. Majd ezután átutalási megbízást állítanak ki, és küldenek a Kincstárba. Intézményen belül a beérkezı elektronikus számlák feldolgozása kétféle módon történhet. A számlák bekerülhetnek a hagyományos, papíralapú feldolgozási folyamatba, vagy megırzik elektronikus formátumukat a teljes számla-feldolgozási folyamat alatt. Az utóbbi változat az, amitıl a több haszon várható. Ilyenkor a szakmai, pénzügyi igazolók, kontírozó munkatársak a számlákat elektronikus formájukban jelenítik meg a képernyıjükön, megjegyzéseket főzhetnek hozzá, majd a dokumentum elektronikus aláírásával igazolják a jóváhagyásukat. A számlafeldolgozási folyamat legvégén kerülnek a számlák továbbra is elektronikus formában kerülnek az intézmény könyvelı rendszerébe, és archiválásra. az elektronikus számlázással kapcsolatos jogszabályok 1992 évi törvény, az általános forgalmi adóról [33]: A 16. a számla és bármely bizonylat tartalmi kellékeit definiálja. A 43. (7) pontja az elektronikusan kibocsátott számla és egyszerősített számla feltételeit határozza meg. A 2000 évi C. törvény a számvitelrıl [7]: A 166. és 167. a számviteli bizonylatok így a számlák és a bizonylatok kellékeinek tartalmi és formai követelményeit határozza meg. A 169. (1) és (2) pontja a bizonylatok megırzésérıl rendelkezik. Eszerint a gazdálkodás eredményeit igazoló dokumentumokat 10 évig, a bizonylatokat 8 évi kell megırizni. A 169. (5) pontja kifejezetten az elektronikus formában kiállított bizonylatok archiválásról szól. Euroexpert Holding Zrt. 11/61
A 2001 évi XXXV. Törvény az elektronikus aláírásról [11]. A 20/2004 (IV.21.) PM rendelet az elektronikus számláról [8]: A 2. (b) pontja meghatározza, hogy az elektronikus számla legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és idıbélyegzıvel ellátott elektronikus adat. 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggı szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól [5]: Az 1. kimondja, hogy e rendelet nem kell alkalmazni a E rendeletet nem kell alkalmazni az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra. 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történı másolat készítésének szabályairól [9] 193/2005. (IX.22.) Kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól [16] 182/2007. (VII. 10.) Kormányrendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl [18] Tájékoztató a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl, (A 182/2007. (VII. 10.) Kormányrendelet összefoglalása) [14] APEH Közlemény az elektronikus számlázásról, 2005.08.31., és ennek 3. sz. melléklete az elektronikus számla XML definícióival [10] Látható, hogy alapvetıen rendelkezésre áll minden jogszabály az elektronikus számlázás bevezetéshez. Hiányzik az archiválás szabályozása költségvetési szervezetekre, és megfelelı idıpontban annak kihirdetése, hogy milyen módon történik az e-számlák benyújtása ezekbe a szervezetekbe. Euroexpert Holding Zrt. 12/61
az elektronikus számlázásra való áttérés elsıdleges és járulékos elınyei Elsıdleges haszon alatt csak azokat az elınyöket értjük, amelyek a papíros adathordozóról elektronikusra történı áttéréssel közvetlenül jár együtt. Ilyenek a postaköltségeknek, a papíralapú dokumentumok kezelésének, az archiválásának elmaradása és a kézbesítési idık csökkenése. Ha az elektronikus számlázás bevezetése nem korlátozódik csak a számlabefogadásra - és a folyamat minden más eleme változatlanul marad - hanem integrálódik a teljes folyamatba, a beszerzéstıl a kifizetésig, akkor az áttérés sok járulékos haszonnal jár. Olyanokkal, minthogy szinte megszőnik a papiros dokumentumokkal való munka, csökken a számlafeldolgozás humán erıforrásigénye és átfutási ideje, a hibás számlaadatok rendszerbe vitelének kockázata, a számla-archiválás költsége. Nı az egész folyamat átláthatósága és felügyeletének lehetısége. példák az elektronizálástól várható eredményekrıl Dániában az átérés az elektronikus számlázásra a következı eredményekkel járt: Az elektronikus számlázási projekt tervezett teljes költsége a várt megtakarítások 10%-át tette ki. Ebben az összegben benne van az új rendszerek beszerzése, a meglévıkhöz illesztése és a KKV-nak nyújtott szkennelési szolgáltatás. Nem tartalmazzák viszont a hálózatokat és a szkennelı irodák felállításának költségeit. 2003-ban évi 15 M db befogadott számlát érintett, amelyet 440 ezer beszállító cég nyújtott be [30]. Ebbıl 11.1 M darabbal (74%) az önkormányzatok, 2.1 M-val (14%) a régiók és 1.8 M-val (12%) a központi költségvetési szervezetek részesedtek. Számításaik szerint a 15 M darab számla feldolgozásának minden perce 12 M -ba kerül. Csak maga az áttérés a papíralapú számlákról az elektronikusra számlánként 10 perc megtakarítással járt (120 M ). Ha a számlajóváhagyáskor a megrendelések (szerzıdések) összevetése a számlákkal szintén elektronikusan történik, akkor az további 7 perc megtakarítást eredményezett. Számításaik szerint az elektronikus Euroexpert Holding Zrt. 13/61
számlázási és beszerzési folyamat bevezetése együtt évi 200 M -t takarított meg a dán költségvetésnek. Finnországban a vállalati tapasztalatok szerint az elektronikus számlázás bevezetése több haszonnal is járt. Csökkent az irodai rutinfeladatok mennyisége, és az így felszabadult idıt másra fordíthatták. Csökkent a feldolgozásra váró papiros dokumentumok száma és a tárolási igénye. A számlatovábbítás költsége a felére csökkent. Sıt a megtakarítás még több, ha beszámítjuk a postázással egyéb tevékenységek elmaradását is. A számlázási folyamat ideje csökkenésével felgyorsultak kifizetések. Csökkent a kézi adatbevitel és adatmanipulációval együtt járó hibák gyakorisága. A digitalizálás erısíti az adott cég innovatív és költség-hatékony képét a piacon. A Finnair légitársaságnál, (13 vállalatból álló csoport, 9800 alkalmazottal, 1.87 Mrd 2005 évi árbevétellel, évi 8 millió utast szolgál ki) a beszerzéstıl a számlabefogadásig terjedı folyamat elektronizálása évi több mint 1 M megtakarítással járt [27]. A MALÉV-nál a számlabefogadás és jóváhagyás munkafolyamatából a hibakeresés a munkaidı ~70%-át teszi ki. Azt várják, hogy ha a számviteli dokumentumok digitális formában állnak rendelkezésre, ez az idı radikálisan csökken [28]. A Diageo, piacvezetı prémium-kategóriás italgyártó, disztribútor cég, 200 országban van jelen. 24 ezer alkalmazottal dolgozik, és évi 520 ezer darab számlát dolgoz fel. Ebbıl 78% a kézzel beszkennelt számlakép és kézzel feldolgozott, 12% a tisztán elektronikusan beérkezett és feldolgozott, 10% az ICR-rel konvertált számla. Ilyen összetétel és mennyiség mellett 33 könyvelı dolgozik a számlafeldolgozással [27]. Euroexpert Holding Zrt. 14/61
Ipari tapasztalatok szerint 1 könyvelı naponta, a tételek számától függıen 50 150 db papíralapú számlát dolgoz fel. Az elektronikus számlázás bevezetése után ez a szám 3 4-szeresére db emelkedik [29]. az elektronikus számlázásra történı áttérés javasolt menetrendje A változtatásokat célszerő 2 fázisban végrehajtani. Az elsıben csak azt tőzni ki célul, hogy a beszállítók a számláikat elektronikus formában nyújtsák be, és azokat a költségvetési szervezetek képesek legyenek befogadni és importálni a jelenleg is mőködı számviteli rendszereikbe. A második fázisban a befogadás után, a költségvetési szervezetek az elektronikus számlákat vezessék végig a számlafeldolgozási munkafolyamatukon, ahol az ellenırzési pontokon elektronikus aláírásokkal igazolják a jóváhagyásokat. Majd a folyamat végén állítsanak ki egy elektronikus átutalási megbízást, amihez csatolják hozzá a vonatkozó számlákat, elektronikusan írják alá, és küldjék el a Kincstárba. A Kincstár a hozzá beérkezı átutalási megbízásokat vigye végig a saját munkafolyamatán, ahol az ellenırzési pontokon a jóváhagyásokat elektronikus aláírással igazolja. Az elektronikus számlák archiválása pedig itt a Kincstárban, a teljes folyamat legvégén történjen meg. az elsı fázis feladatai a számlabefogadó oldaláról Jelenleg a számlázás az egész gazdaságban alapvetıen papíralapon folyik. Az elektronikus számlázás bevezetése elıtt többféle feladatot kell megoldani. Meg kell határozni egy ajánlott elektronikus formátumot a számlákhoz és az egyszerősített számlákhoz. Ennek leginkább javasolt formája az APEH ajánlása szerinti (XML, DTD, XSD) formátumok lehetnek [3], amik összhangban vannak az Uniós ajánlásokkal is [32]. Ha feltétezzük, hogy a költségvetési szervezetek már mind felkapcsolódtak a KR / BEDSz rendszerre [18], akkor egy követelmény-leírás szintjén meg kell határozni számukra a számlabefogadással járó teendıket. Vagyis, hogy a Kormányzati Portálon vagy az intézményi honlapjukon keresztül közvetített szolgáltatást Euroexpert Holding Zrt. 15/61
nyújtsanak, amelynek keretében lehetıvé teszik a beszállítók elektronikus számláinak fogadását. Majd a szervezeti tárukból kiolvassák az ide bekerült, meghatározott formátumú elektronikus számlákat, validálják és importálják a saját könyvelı rendszerükbe [18]. A kkv-k számára valószínő nem elegendı egyszerően meghatározni a benyújtható elektronikus számlák formátumát, hanem egyéb szolgáltatásokkal is támogatni kell ıket, hogy a papiros számláikat digitálisra konvertálhassák, benyújthassák, és ezzel megtarthassák beszállítói pozíciójukat. A kkv-kat a BEDSz rendszer elektronikus nyomtatvány-kezelı mechanizmusával lehet hatékonyan támogatni. Elıre el kell készíteni egy elektronikus számla formanyomtatványt, ami a számlabefogadó szervezetek oldaláról letölthetı a nyomtatványkitöltı programmal együtt. Az elektronikus számla formanyomtatvány felépítése megegyezik az elektronikus számla formátummal azzal a kiegészítéssel, hogy csatolni lehet hozzá a beszkennelt papíralapú számla képét. az elsı fázis feladatai a számla-kibocsátók oldaláról A beszállítók 2 lehetıség között választhatnak. Vagy maguk állítják elı a kötött formátumú elektronikus számláikat, elektronikusan aláírják, idıbélyegezik és a vevıi szervezet számlabefogadó szolgáltatása felhasználásával benyújtják. Ehhez a beszállító cég úgy állítja be vagy egészíti a saját számviteli (ERP) rendszerét, hogy az elıírt számlaformátumot el tudja készíteni. Ezt a megoldást várhatóan a fejlett vállalati IT rendszerekkel dolgozó nagyobb gazdálkodó szervezetek fogják választani. A kkv-k, valószínőleg le fogják tölteni az elektronikus számla formanyomtatványt és nyomtatványkitöltı programot. Beszkennelik a papíros számláikat, kitöltik a formanyomtatványt és csatolják hozzá a számlák képét. Az ügyfélkapus azonosítás után elérik a vevıi szervezet számlabefogadó szolgáltatását. Euroexpert Holding Zrt. 16/61
Európai számlázási kezdeményezés (EU szintő kezdeményezés az elektronikus számlázás elımozdítására és a tagországok közötti együttmőködésekre e témában) [4] Elıszó Az Európai Elektronikus Számlázási kezdeményezés az EC egy válasza a gazdaság globalizálódására. A 2006 szeptemberében indított Széles alapokon nyugvó innovációs stratégia keretében az EC megállapította Az új gazdasági rendben Európa elveszti a versenyképességét, ha eléggé invenciózus és innovatív, nem reagál megfelelıképpen a fogyasztói igények és preferenciák alakulására. Felismerve a problémát, az Európa gazdasági versenyképességét a hatékonyság és a biztonság emelésével kívánják elérni. Az ellátási lánc hatékonyságának erısítésével csökkenni fognak a költségek, és a mőködési környezet magasabb megbízhatóságával javulni fog a versenyképesség. Vagyis a fejlesztések alapja az ellátási lánc hatékonyságának és a megbízhatóságának javulása lesz. Az ellátási láncban mozgatott információ feldolgozásának korszerősítésével elhagyhatók lesznek a fölösleges mőveletek, emelkedik a megbízhatóság és csökkennek a költségek. Az Euro Övezet megteremtésének része a B2B és B2G üzleti kapcsolatokban használt e-számlázás és elektromos fizetés. A várakozások szerint, az Euroövezet jelentısen hozzájárul a Lisszaboni célok teljesüléséhez, amely szerint 2010-re Európa a világ leginkább versenyképes és dinamikus, tudásalapú társadalom lesz. 2002 és 2005-ben az Európai Bizottság az e-európa Akcióterv eeurope 2005: Információs társadalom mindenkinek keretében fejlesztéseket indított el e-számlázás témakörben. Az akció tervek célja nem egyszerően az elektronizálás, hanem egyben a KKV-k digitalizált mőködésre való áttérésének elısegítése is. Létrejött egy Európai Elektronikus Számlázási Keretprogram, ami irányadó lehet az olyan IT fejlesztések, implementált termékek és szolgáltatások számára, amelyek Euroexpert Holding Zrt. 17/61
megalapozzák a szervezetek elektronikus számlakibocsátását, -befogadását és a kapcsolódó fizetéseket is. Vezetıi összefoglaló Az EEI létrehozásának alapvetı célja, hogy elısegítse Európa versenyképességét. Az elektronikus számlázás bevezetése amellett, hogy jelentıs mértékben (243 milliárd Euroval 1 ) csökkentheti az ellátási lánc költségeit, hozzájárul az üzleti folyamatok korszerősítéséhez és segíti az innovációt. Egyenlıre az EEI elterjedése és alkalmazása Európában korlátozott. A technológia komplexitása, a megfelelı törvényi szabályozás gyengesége és a mőködési korlátok akadályozzák, hogy közös európai megoldás szülessen. Pedig az EEI jótékony hatással lenne az e-számlázást bevezetı szervezetek üzleti hatékonyságára. Dánia példája azt mutatta, hogy az e-számlázás bevezetése csak a közszférában közel évi 100 134 millió Euró megtakarítást eredményezett. Közös EEI keretrendszer nélkül félı, hogy a jelenleg gyakorlat folytatódik, amikor különbözı, bonyolult és költséges rendszereket fejlesztenek ki nemzeti szinten. Az Uniós politika szintjén kell létrehozni egy szervezetet (az Európai Bizottság alatt mőködı EEI Irányító Bizottságot), amelyik foglalkozna az elektronikus számlázás elıtt álló akadályok lebontásával, és kiépítené egy innovatív, piacorientált megoldás alapjait. A szakmai tudás és gyakorlat felhasználásával az e-számlázó rendszerek nyílt és együttmőködı rendszerajánlásait kell kidolgozni EU térsége számára. 1 The EACT (European Associations of Corporate Treasurers) project CAST (Corporate Action on Standards). Euroexpert Holding Zrt. 18/61
Alkalmazási terület és célok Az EEI keretrendszer célja, hogy elısegítse az elektronikus számlázó rendszerek együttmőködését a köz- és versenyszférában. A rendszerek közötti együttmőködés képessége alapvetıen a közösen használt üzleti szabályokon és szabványokon múlik. Ahogyan az elektronikus kereskedelem elınyei ösztönözték a papíralapú folyamatok kiváltását, az EEI keretrendszer segíteni fog az e-számlázás elıtt álló akadályok lebontásában és közös Uniós megoldás kidolgozásban. Vízió Az elképzelés az, hogy létrejöjjön egy olyan európai EEI keretrendszer, amelyik szabványos elektronikus számlázási folyamatot definiál a kereskedelmi ellátási lánc összes piaci szereplıjének, különösképpen a vásárlói és beszállítói oldal számára. A keretrendszer elı fogja segíteni az e-számlázást egy nyílt és együttmőködı környezetben, ahol a számla egy elektronikus kereskedelmi dokumentum vagy utasításcsomag a szállított vagy nyújtott szolgáltatásról, fizetési határidırıl és számlaösszegrıl az ÁFA feltüntetésével. Ez a keretrendszer üzleti és technikai szintő alapokat nyújt az elektronikus kereskedelmi kapcsolatok létrehozásához egy innovatív és versenypiacon. Így hozzájárul ahhoz, hogy a kereskedelem számára kidolgozott EEI szolgáltatások elterjedjenek egész Európában. A piaci szereplık és a hálózati szolgáltatók számára az EEI keretrendszer nyílt, használata és támogatása önkéntes. A keretrendszer elıször piaci szereplık közötti alapfolyamatot, az e-számla kibocsátást és befogadását fogja leírni. Késıbb, az elektronikus piac fejlıdésével a keretrendszer összetettebb folyamatok definiálására is ki fog terjedni. Euroexpert Holding Zrt. 19/61
Célok Az EEI kulcsfontosságú céljai: Ésszerősíteni Európában az országok közötti elektronikus számlázást. Elısegíteni, hogy az európai országokban közös politikák és eljárások alakuljanak ki, amelyek összhangban vannak az elektronikus számlázásra, az autentikációra és számlaarchiválásokra vonatkozó jogi és szabályozási környezettel. Az EEI alapú szolgáltatásokat nyújtó infrastruktúrákat és / vagy hálózati szolgáltatókat versenyre és innovatív fejlesztésekre késztetni. Elkerülni a költséges e-számlázó rendszer beruházásokat. Megteremteni a e-számlázát lehetıségét az ellátási lánc összes szereplıje számára (vásárlók, szállítók, hatóságok, ügynökök, stb.). Támogatni a ma, Európában használatos üzleti folyamatokat és mőködési módszereket. Lehetıvé tenni az együttmőködést az üzleti partnerek és a létezı e-számlázó rendszerek között. Skálázható megoldásokat támogatni. Lehetıvé tenni európai ellátási láncok mőködését úgy, hogy eközben piaci tényezık maradnak a világpiacon. Az EEI kezdeményezés célterületei Kezdetben az Európai e-számlázási kezdeményezés azokra a területekre koncentrál, ahol a maximális kezdeti hatékonyságnövekedés és költségmegtakarítás várható. Ezek a B2B és a G2B / B2G üzleti relációk kulcsfontosságú területei: A kereskedelmi partnerek számla és egyéb üzleti dokumentumok kibocsátása és fogadása az adás / vétel és a pénzügyi mőveletek bonyolítására. Az autentikálási, sérülésmentességi, az adó és egyéb kereskedelmi szabályozásnak való megfelelısségi vizsgálatok. Az e-számla, mint üzleti dokumentum archiválásának követelményei. Euroexpert Holding Zrt. 20/61