A térképtári nyilvántartás Az adat- és térképtárakban elhelyezett munkarészek nem csak archív funkciót töltenek be, hanem a mindennapi földmérési tevékenység során kiinduló adatként is szolgálnak. Ebbol az következik, hogy a tárolt anyagokat rendszeresen elo kell keresni, azokról adatokat kell szolgáltatni, illetve rendszeresen másolatokat kell készíteni. Mindez azzal jár, hogy folyamatosan mozgatjuk ezeket az anyagokat, a s ez sérülés veszély mellett nyilvántartási feladatot is fog jelenteni. Mint ahogy egy jól szervezett könyvtárban mindenki számára természetes, hogy minden könyvmozgást a könyvtáros feljegyez, ugyanígy kell eljárni a térképtári adataink esetében is. Már a földhivatalok létrehozásakor megjelentek az elso szabályozások a térképtári anyagok nyilvántartására vonatkozóan. Nyilvántartásba kell venni minden olyan munkarészt. mely a munkák során beérkezik a földhivatalba, illetve melyeket a munkák vizsgálata, minosítése után raktározni kell. Ezen nyilvántartási rend külön-külön kiterjed a tárolás helyétol függoen - a térképi állapotra, a koordináták jegyzékére és a pontleírásokra, valamint az egyéb munkarészekre. A nyilvántartás vezetését mindig naprakészen kell végezni, azaz mindennemu változást azonnal be kell jegyezni. A nyilvántartás fontos része a kölcsönzések feljegyzése. Ebbol mindig nyomon követheto, hogy mely munkarész hol található meg, ki és milyen célra emelte ki a tárolási helyérol, és mikor került vissza eredeti helyére. Ez a nyilvántartás a hagyományos adat- és térképtárak esetén manuális munkát jelent. A nyilvántartást közigazgatási egységenként külön felfektetett törzskönyvben kell végezni. Ebbe jegyzik be munkanemenként csoportosítva az egyes munkarészeket sorszámozva. A térképtárosi tevékenységre, illetve a térképtár kialakítására vonatkozóan minden idoben voltak érvényes szabályozások. Ezek a mindenkori fohatóság által kiadott utasítások voltak hívatottak az egységes és biztonságos adatkezelést elosegíteni. A jelenleg érvényes eloírásokat az 1986-ban kiadott, F2 jelu szabályzat illetve az arra vonatkozó idoközi módosító utasítások tartalmazzák. Ebbol idézünk az alábbiakban néhány gondolatot, megjegyezve azt, hogy ismereteink szerint most (2000. tavasza) van éppen átdolgozás, megújítás alatt a szabályzat. A térképtár kialakításának elvei: Új térképtárat a földhivatal épületében száraz, külön helyiségben kell kialakítani. A helyiség méreteinek meghatározásakor figyelembe kell venni, hogy a meglevo és állandóan bovülo anyag rongálódás mentesen legyen elhelyezheto, és a munkarészekhez való gyors hozzáférés is biztosítva legyen. A térképtáros és az ügyfelek elhelyezésére, az adatszolgáltatás szakszeru és zavartalan végzésére a térképtár elotereként külön helyiséget kell kialakítani. A térképtárat a tárolt anyag minosítésének figyelembevételével a hatályos vagyon- és tuzvédelmi jogszabályok betartásával kell kialakítani (fém nyílászáró szerkezetek, biztonsági zár, rács, áramtalanításra és futésre vonatkozó eloírások, tuzoltó készülék elhelyezése).
A térképtár meghatározott részén, vagy arra kijelölt száraz és tuzbiztos külön helyiségben hidegirattárat kell kialakítani a ritkán, illetve a nem használt anyagok tárolására.... A térképek tárolása... az 1:4000 méretarányú EOTR földmérési alaptérkép kivételével valamennyi földmérési alaptérképet községenként, az 1:4000 méretarányú földmérési alaptérképet pedig a szelvényszámok növekvo sorrendjében a térképtartó kartonokban, sejtszekrényekben, illetve függesztett módon kell tárolni, szintén községenként kell tárolni azokat a melléktérképeket is, melyek térképtartó kartonokban összehajtás nélkül elhelyezhetok. A régi vetületi rendszeru, 1:2000 méretarányú szelvényeknél terjedelmesebb (70*90 cm) térképi anyagot /ideértve az 1:10000 méretarányú községhatáros pausz vázlatokat/ is síkba fektetve, ha ez nem lehetséges, akkor karton vagy lemez (bádog) tokban kell tárolni. Muanyag lapok fektetett tárolásakor a szelvények közé védopapírt kell helyezni. A vastagabb (kb. 1 mm) alumínium lemezre ragasztott térképeket függoleges helyzetben kell tárolni. Az alapmunkák írásbeli munkarészeit közigazgatási egységenként, a fovárosban kerületenként a térképtári nyilvántartásnak megfelelo csoportosításban iratgyujtokben kell tárolni. Szintén a fenti szabályzat rendelkezik az adat- és térképtáros dolgozó feladatairól is: A térképtárban orzött munkarészek rendezése, kezelése, karbantartása és kiadása; a különbözo nyilvántartások és a községenkénti nyilvántartólapok folyamatos vezetése. A térképmásolatok és egyéb geodéziai adatok kiadása, hitelesítése és az ezzel kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása. A térképtári anyag idonkénti selejtezésében és leltározásában való közremuködés. A fény és homásolás irányítása (végzése), és az ezzel kapcsolatos nyilvántartások vezetése. A munkarészek karbantartása (szakadozott munkarészek javítása). A már említett korszerusítésre szánt tervezetbol is idézünk néhány gondolatot: A térképtár kialakításánál biztosítani kell a számítógépes adat-hordozók biztonságos és eloírásszeru tárolásának feltételeit. A térképtárban is biztosítani kell a csatlakozási lehetoséget a számítógépes hálózatra. A digitális adatállományok adathordozóit tartódobozukban, községenként külön, a tárolásukra rendszeresített mágnesességmentes tárolóban kell tárolni. Nagyon fontos kérdés a tárolt anyagok felhasználási módja. Errol így intézkedik az utasítás: Az adat- és térképtári anyag használatának szabályozása. a./ a térképtárban elhelyezett valamennyi munkarészen csak a vonatkozó utasítások szerinti beírást vagy bejegyzést szabad végezni, egyéb bejegyzést tenni sem ceruzával, sem tintával vagy tussal nem szabad.
b./ a térképek állagának megorzését használatkor biztosítani kell. c./ Másolásnál a térkép munkában nem levo részét védo papírral kell letakarni. d./ A térkép és az írásbeli munkarészek közvetlen közelében tust vagy tintát tartalmazó üveget, csészét tartani, továbbá a térkép használata közben dohányozni vagy étkezni nem szabad. e./ A térképeket csak állagukat megóvó módon szabad szállítani. f./ digitális adatállományok eredeti adathordozóit kiadni tilos, azokról másolatot kell készíteni. A földhivatali leltárba felvett munkarészeket a földhivatal dolgozói csak az osztály, illetve csoportvezetok engedélyével vihetik ki a földhivatal helyiségeibol. Más szervek dolgozója az említett munkarészeket a hivatali helyiségekben, hivatalos munkájához, munkaido alatt használhatja, de hivatali helyiségekbol nem viheti ki, kivéve, ha arra a földhivatal vezeto (megyei földhivataloknál a földmérési osztályvezeto) engedélyt adott. A grafikus ingatlan-nyilvántartási térképek elvitelére csak a megyei földmérési osztályvezeto adhat engedélyt. A térképtárban orzött anyagok és térképek meglétéért, állagának megóvásáért, a hivatal vezetoje, valamint a térképtáros egyetemlegesen anyagi és fegyelmi felelosséggel tartozik. Iratkezelés és leltározás rendje Az FVM ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról 1999. június 12-i hatállyal a 3/1999. (FVM.É.8.) FVM utasítás rendelkezik. Itt érdemes megjegyezni, hogy a földhivatalok ügyiratkezelésérol a 10/1978.(MÉM.É.30.) MÉM utasítás rendelkezett. Mivel a földmérési ügyiratok és térképtárak iratkezelésében és leltározásának témakörében a két utasítás között lényegi eltérés általánosságban nem mutatkozik, ezért ez utóbbi MÉM utasítás idevonatkozó részei kerülnek rövid ismertetésre azzal, hogy ott ahol lényegi eltérés mutatkozik a két utasítás között, a vastagon szedettek a jelenleg hatályos FVM utasítás részei (ld. 8-1. melléklet). Ezt az is indokolja, hogy a térképtári ügyrend tulajdonképpen a régi utasítás alapján került kialakításra, és mivel az új jogszabály nem visszameno hatályú, így a korábbi ügyiratokat és térképtári anyagokat ez alapján fogjuk megtalálni. A földhivatalok földmérési szakvonalának iktatási rendszerét azért kell megértenünk, mert minden sajátos célú és hatósági földmérési munkarészt az iktatás és nyilvántartás alapján lehet visszakeresni. A földhivatalok iratait szakrészlegenként külön számkeretben kell iktatni. Az ingatlan-nyilvántartási ügyiratokat 1-50 000 (30 000 - ) közötti számkeretben. A földhasználati ügyiratokat 50 001-60 000 (10 001-20 000) közötti számkeretben. A földmérési ügyiratokat 60 001-70 000 (1-10 000) közötti számkeretben. A földhivatali általános ügyiratokat (belso személyzeti és munkaügyek, muködés, ügyvitel, költségvetési ügyek, pénzügyek, oktatás, továbbképzés stb.) 70 001-100 000 (20 000-27 000) közötti számkeretben kell iktatni. Az informatikai ügyiratokat 27 001 28 000 között.
A pénzügyi-gazdasági ügyiratokat 28 001 30 000 között. (Az ügyiratok száma: az iktatószám - szükség szerint alszám -, törve az évszámmal, pl.: 48 986/1979., vagy 48 986/3/1978.) Földmérési számkeretbe kell iktatni az egységes határozattal végzodo alább felsorolt beadványokat. A földrészlet (alrészlet) határvonalának, területének, muvelési ágának megváltoztatását, ide értve a felmérési, térképezési, illetve területszámítási hiba kijavítását valamint a földmérési jellegu tájékoztatásokat is. Közszemle során sérelmesnek tartott térképi és területi adatok miatti felszólalás. A földrészlet határvonalában természeti esemény által okozott változások. Hivatalból vagy ellenorzés során észlelt változások. Épületfeltüntetések A gyakran eloforduló azonos jellegu ügycsoportoknak, különösen, ha azokban az egyes ügyek egy intézkedéssel lezárulnak, az év elején 1-1 sorszámot (gyujtoszámot) lehet fenntartani. Egyes gyujtoszámra iktatott ügyiratcsoportokat (térképtári adatszolgáltatások, geodéziai munkabejelentések, bejelentésre kötelezett földmérési és térképészeti munkák, záradékolásra beküldött földmérési munkák) külön nyilvántartókönyvben vagy külön nyilvántartás nélkül sorszámozottan, iratgyujtoben lerakva lehet kezelni. Az iktatókönyv tárgyrovatába csak az általános tárgyat (pl. térképtári adatszolgáltatások) kell bejegyezni és az iktatókönyv "Kezelési bejegyzések" rovatába jelezni kell, hogy külön nyilvántartót vagy iratgyujtot használnak. Térképtári iratkezelés. Ennek megértését konkrétan egy változási vázrajz ügymentének bemutatásával szemléltetem. A munkarészeket készíto földméro a változási vázrajzot és hozzá tartozó munkarészeket megküldi a területileg illetékes körzeti földhivatalhoz vizsgálatra, és záradékolásra. A beérkezett iratcsomót az arra jogosult kiszignálja a földmérési csoport részére, ahol az iktatás szabályai alapján a földmérési csoportnál beiktatják, vagyis érkeztetik a munkarészeket.. Itt történhetnek eltérések az egyes földhivataloknál kialakult ügyrendek között, mint például az iktatószámot a hivatal központi iktatója adja meg, és továbbítja ügyintézésre a földmérési csoporthoz. A lényeg azonban az, hogy az Á.e. 1 eloírásai szerint érkezettnek kell tekinteni az ügyiratot, ami egyrészt behatárolja az elintézési határidot, másrészt pedig a jogszabályok 2 alapján igaz hogy államilag még át nem vett, elozetes nyilvántartásban sem szereplo földmérési munkáról van szó, de a térképtári adatszolgáltatásban már 30 napon belül érvényesíteni kell annak tartalmát egy arra vonatkozó adatigénylés esetén. A térképtárakban a sajátos célú és hatósági földmérési munkák során keletkezett anyagokat évjáratonként elkülönítve iktatószám sorrendbe gyujtik. Amennyiben egy korábban készült munkarészt kell megkeresnünk, akkor a területjegyzékben valamely érintett hrsz.-nél megkeressük a változásra utaló bejegyzés elozetes nyilvántartási számát. A változások elozetes nyilvántar- 1 1957. Évi IV. tv. 2 63/1999. (VII. 21.) FM-HM-PM. E.r. 10. (7)
tásából megtudjuk ennek a munkának az akkori iktatószámát, így a megfelelo évjárat azonos tárgykörre iktatott munkarészei között a keresett munkarészt meg tudjuk találni. A terjedelmesebb nagyobb földmérési munkák (pl.: kisajátítások, házhelyosztások, stb.) munkarészeinek iktatása és nyilvántartása hasonló módon történik, de a térképtárban ezeket szintén évjáratonkénti sorba eredeti dossziéjukban külön tárolják. A leltározásuk is eltéro. Míg az elozo úgynevezett kismunkákat csak évenkénti darabszámmal veszik leltári nyilvántartásba, addig a nagyobb munkákat önálló leltári számmal ellátva leltározzák fel. Hasonló képen csoportos leltári nyilvántartásba szerepelnek a nyilvántartási, átnézeti és egyéb forgalomból kivont térképnyomatok. Összefoglalva a fentieket, a körzeti földhivatalok leggyakoribb ügyirattípusaira lássunk egy-egy példát: - A megyei földhivataltól betekinto vizsgálatot követoen záradékolásra megküldött földmérési vállalkozók által végzett sajátos célú bejelentésre kötelezett munkák. (2/sorszám/évszám) Ezek a munkarészek külön csoportban tárolva. - Sajátos célú - vállalkozók által végzett - bejelentésre nem kötelezett földmérési munkák. (6/sorszám/évszám). Ezek a munkarészek külön csoportban tárolva. (V-s munkák) - Földhivatal hatósági tevékenysége során végzett földmérési munkái. ( iktatószám / évszám). ( Ez az iktatószám a földmérési ügykörszámon az adott pillanatban soron következo iktatószám, H-s munkák). - Földhivatal által külso megrendelésre külön a közületi és külön a magán megrendelések- végzett munkái. (iktatószám/évszám). (Ez az iktatószám a megrendelések nyilvántartó könyvének soron következo sorszáma, melyet minden évben 1-tol újra kezdtek, M- es munkák) Irattári jel. Az ügy típusát, selejtezhetoségét az irattári jel mutatja, amely egyben meghatározza az ügyirat irattári helyét is. Az irattári jel tartalmazza az ügykörszámot, amely az ügy típusát valamint a selejtezési ido jelét, amely az ügyirat selejtezhetoségének idejét mutatja. Az irattári jelet a jelen utasítás 1. mellékleteként kiadott irattári terv alapján kell meghatározni. Az olyan ügyiratok esetében, amikor az eljárás során több intézkedést kell tenni és ezek iratainak önálló irattári jelük van, a jelet a fointézkedés szerint kell meghatározni. Irattári terv Az irattári terv a földhivatalok iratait ügykörcsoportonként tartalmazza. Magában foglalja továbbá az egyes ügykörökre vonatkozó selejtezési (megorzési) határidoket is. Az irattári terv alapján meghatározott irattári jelet az iratra - annak irattárba történo helyezésekor - az ügyintézo vezeti rá. Irattári jel nélkül ügyiratot nem lehet irattárba helyezni.
Irattár A földhivatali iratokat irattárban kell orizni. Az irattárral kapcsolatos feladatokat a kezelo látja el. Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv szerinti csoportosításban, ezen belül az iktatószámok emelkedo sorrendjében kell elhelyezni. Az egy ügyre vonatkozó iratokat iratkötegekben, vagy irattartóban, illetoleg iratdobozban kell tárolni. Az irattartókon, illetve dobozokon az évfolyamot és az irattári ügykörszámot fel kell tüntetni. Az iratkötegeket szalagos irományfedél közé kell tenni úgy, hogy a benne levo iratköteg vastagsága lehetoleg ne haladja meg a 20 cm-t. A "Szolgálati használatra" jelzéssel ellátott iratokat az egyéb iratoktól elkülönítve kell tárolni és az iktatókönyv "Kezelési feljegyzések" rovatába "SZH" jelzést kell alkalmazni. Földmérési és térképészeti munkarészek selejtezése Az alaphálózatok létesítésekor keletkezett munkarészek, valamint az alaptérképek szelvényei, az állami topográfiai térképek eredeti térképszelvényei, továbbá mindezen térképek eredeti számítógépes adathordozói és mindezek közbenso munkarészei nem selejtezhetoek. A földmérési és térképészeti állami alapmunkák minoségi követelményeit - ideértve a különleges igényeknek megfelelo pontossági követelmények eseti szabályait is - és a minosítés rendjét, valamint egyes földmérési és térképészeti anyagok selejtezésének feltételeit külön jogszabály határozza meg 3. Selejtezésre köteles iratfajták A selejtezésnél iratnak kell tekinteni az irattári tervben felsorolt valamennyi tárgykörben keletkezett, illetoleg kézírással, gépírással, vegyi vagy fototechnikai sokszorosítással készített írást, tervet, rajzot, térképet, nyomtatványokat. Az irattári jel selejtezési jelének megfelelo selejtezési idok az alábbiak: Selejtezési jel Selejtezési ido 1 2 év 2 5 év 3 10 év 4 15 év 5 30 év 6 75 év 0 Nem selejtezheto 3 Jogforrás: 3/1999.(FVM.É.8.) FVM utasítás.
Az iratanyag selejtezését az irattári tervben meghatározott selejtezési határidok figyelembevételével kell elvégezni; az iratanyagnak az illetékes megyei (fovárosi) levéltár (továbbiakban: levéltár) részére történo átadását is az irattári tervben meghatározott idoben kell elvégezni. Az iratokat a megfelelo selejtezési ido lejártát követo évben selejtezni kell. Az utasítás hatálybalépése után keletkezett olyan iratkötegeket, amelyekben nem selejtezheto iratok vannak, elso alkalommal a keletkezéstol számított 15 év után, majd azt követoen 5 évenként kell - az irattári tervnek megfeleloen - a levéltárnak átadni. Az átadás idejét és módját - különösen az irattári tervben határido nélkül ("HN") jelzett iratfajtákra nézve - az átadó és az átvevo egymás közötti megállapodása határozza meg. Az iratok átadásának költségei az átadó szervet terhelik. 8.1. melléklet