Az AIG Europe Limited Magyarországi Fióktelepe Választható Béren Kívüli Juttatások Szabályzata 2017. január 1. 2017. december 31. időszakra vonatkozóan 1. 2017. évben a Munkáltató lehetőséget biztosít a Munkavállalóknak, hogy a rendelkezésre álló béren kívüli juttatások keretösszeg terhére, saját maguk dönthessenek a juttatásaikról, illetve azok értékéről. 2. A Munkáltató minden naptári évben döntést hoz arról, hogy a választható béren kívüli juttatási rendszert fenn kívánja-e tartani. E döntés, valamint a személyi jövedelemadóval, társasági adóval és társadalombiztosítással kapcsolatos törvények és egyéb jogszabályok alapján meghatározza a Munkavállalók jogosultságát, az egy Munkavállalóra jutó keretösszeget, az igénybe vehető juttatásokat és az igénybevétel feltételeit (ideértve az egyes juttatások minimális és maximális pénzbeli értékét illetve értékhatárait). 3. A 2017. január 1. és december 31. között érvényes havi, illetve éves keretösszeg: A 2017. január 1. és december 31. közötti időszak alatt rendelkezésre álló keretösszeg havi összege az alábbi tételekből tevődik össze: 1. Havi 23 000 Ft fix összeg. 2. A 2017. január 1. napján érvényes havi bruttó munkabér 1 százaléka. Az új Munkavállalók esetében, a belépés napján érvényes havi bruttó munkabér 1%-a. A szülési szabadságról, gyed-ről, gyes-ről visszatérő Munkavállalók esetén a Munkavállaló első munkanapján érvényes havi bruttó munkabérének 1%-a. A Munkavállaló az 1. és 2. pontok együttes havi összegével rendelkezhet. Az éves keretösszeg oly módon kerül megállapításra, hogy a havi keretösszeget felszorozzuk azon hónapok számával, amely hónapokra a Munkavállaló jogosult a Cafetéria juttatás igénybevételére (lásd.: 5.2.1).
Az alábbi munkavállalói csoportok a következőképpen rendelkezhetnek a keretösszegeikről: 1. A Budapest Finance Center Munkavállalói a teljes évre (2017.01.01. 2017.12.31.). 2. A Biztosító Munkavállalói az első négy hónapra (2017.01.01. 2017.04.30.) időarányosan. A juttatások után fizetendő terheket, illetve a kapcsolódó szolgáltatási díjakat a Munkáltató viseli. 4. Cafetéria juttatások a 2017. január 1. december 31. közötti időszakra Minden Cafetéria juttatásra jogosult Munkavállaló választhat az alábbi juttatásokból úgy, hogy a választott juttatások összege nem haladhatja meg a Munkavállaló éves juttatási keretösszegét, illetve az egyes juttatási kategóriák értékhatárait. A juttatások után személyi jövedelemadó, TB-járulék illetve egyéb levonási kötelezettség nem merül fel a Munkavállaló vonatkozásában. Készpénz kifizetés A Munkáltató kedvező adózású pénzösszeget biztosít a Cafetéria juttatások rendszerén belül a Munkavállaló választása alapján. A kifizetés negyedévente maximum 25 000 Ft értékben valósul meg, így a juttatás összege 2017. március, június, szeptember és december hónapokban kerül bérszámfejtésre. A kifizetés a Munkavállaló bankszámlájára banki utalással történik a tárgyhó utolsó munkanapjáig, de legkésőbb a tárgyhót követő hónap 3. napjáig. Amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást választja, a Cafetéria nyilatkozatában feltüntetett összegnek meg kell felelnie az 1. sz. mellékletben a juttatásra vonatkozóan meghatározott feltételeknek (minimális és maximális összeg, stb.). Önkéntes nyugdíjpénztári hozzájárulás A Munkáltató a Munkavállaló önkéntes nyugdíjpénztára felé havonta Munkáltatói hozzájárulást fizet, a Munkavállaló által a Cafetéria juttatások közül kiválasztott összegnek megfelelően. A Munkáltatói hozzájárulás jogszabály által előírt feltétele a Munkavállaló önkéntes nyugdíjpénztári tagsága, valamint a Munkáltató és a kiválasztott önkéntes nyugdíjpénztári szolgáltató közötti érvényes megállapodás megléte. Amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást választja, a Cafetéria nyilatkozatában feltüntetett összegnek meg kell felelnie az 1. sz. mellékletben a juttatásra vonatkozóan meghatározott feltételeknek (minimális és maximális összeg, stb.). 2
Önkéntes egészségpénztári hozzájárulás A Munkáltató a Munkavállaló önkéntes egészségpénztára felé havonta Munkáltatói hozzájárulást fizet, a Munkavállaló által a Cafetéria juttatások közül kiválasztott összegnek megfelelően. A Munkáltatói hozzájárulás jogszabály által előírt feltétele a Munkavállaló önkéntes egészségpénztári tagsága, valamint a Munkáltató és a kiválasztott önkéntes egészségpénztári szolgáltató közötti érvényes megállapodás megléte. Amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást választja, a Cafetéria nyilatkozatában feltüntetett összegnek meg kell felelnie az 1. sz. mellékletben a jutatásra vonatkozóan meghatározott feltételeknek (minimális és maximális összeg, stb.). Erzsébet-utalvány Plusz kártya Az Erzsébet utalvány Plusz kártya egy névre szóló számla, amelyhez egy bankkártya típusú fizetőeszköz, maga az Erzsébet utalvány Plusz kártya tartozik. A névre szóló számlán belül öt alszámla található: 1. Iskolakezdési utalvány: Az egy vagy több általános, illetve középiskolában tanuló, közoktatásban részt vevő gyermeket nevelő Munkavállalók iskolakezdési utalványt igényelhetnek, mely tankönyvek, taneszközök és ruházati termékek vásárlására használhatók fel. Az iskolakezdési utalványokat könyvesboltban, papír-írószer üzletben, hiper- és szupermarketben is beváltható. Az iskolakezdési utalványok évente 1 alkalommal, július hónapban kerülnek elutalásra, elszámolásuk a június havi bérelszámolásban jelenik meg. Az utalványokat a tárgyév utolsó napjáig lehet felhasználni! 2. Étkezési utalvány: Az Étkezési utalvány fogyasztásra kész étel vásárlására és melegkonyhás vendéglátóhelyeken étkezési szolgáltatás vásárlására használható fel. 3. Ajándék utalvány: Az Ajándék utalvány univerzális juttatásként szinte korlátlanul felhasználható, műszaki cikk, lakberendezés, könyv, ruházat, vegyi áru, szépségápolás, papír-írószer, egészségmegőrzés, élelmiszer (kivéve fogyasztásra kész étel), szabadidős tevékenység, sportfelszerelés, játék és utazás termékkörökbe tartozó termékek és szolgáltatások vásárlására. 4. Kultúra utalvány: A Kultúra utalvány elfogadására szerződött szolgáltatóknál kulturális szolgáltatás igénybevételére (muzeális intézmény, művészeti létesítmény, kiállítóhely kiállítására, színházi, tánc-, cirkuszi vagy zeneművészeti előadásra, közművelődési tevékenységet folytató szervezet által nyújtott kulturális szolgáltatás igénybevételére) szóló belépőjegy, bérlet vásárlására, illetve könyvtári beiratkozási díj megfizetésére alkalmas. 5. Sport utalvány: Az utalvány a sportról szóló törvény hatálya alá tartozó sportrendezvényekre szóló belépőjegy, valamint bérlet vásárlására használható fel. 3
Bővebb információ az Erzsébet-utalvány Plusz kártyáról: Erzsébet-utalvány Plusz Az elfogadóhelyek listája: Erzsébet-utalvány Plusz elfogadóhelyek A Munkavállalók nyilatkozata alapján, a névre szóló Erzsébet-utalvány Plusz Kártyákat a Munkáltató osztja ki a Munkavállalók részére. A Munkavállalók nyilatkozata alapján, a havi utalványokat a Munkáltató vásárolja meg és utalja el az Erzsébet-utalvány Plusz szolgáltatónak. Azok a Munkavállalók, akiknek a munkaviszonya 2017. december 31. napja előtt megszűnik, és a Cafetéria juttatások közül iskolakezdési támogatást is választottak, a munkaviszony megszűnésének hónapjáig az iskolakezdési támogatás időarányos részére válnak jogosulttá. A már kiosztott utalványok és az időarányosan járó utalványok különbözetének az értéke a munkaviszony záró bérszámfejtésekor Cafetéria túlfizetésként kerül elszámolásra, értéke a munkabérből, illetve egyéb munkabér jellegű kifizetésből levonásra kerül. Amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást választja, a Cafetéria nyilatkozatában feltüntetett összegnek meg kell felelnie az 1. sz. mellékletben a juttatásra vonatkozóan meghatározott feltételeknek (minimális és maximális összeg, stb.). Széchenyi Pihenőkártya (SZÉP Kártya) A Széchenyi Pihenőkártya egy névre szóló számla, amelyhez egy bankkártya típusú fizetőeszköz, maga a SZÉP Kártya tartozik. A névre szóló számlán belül három alszámla található: 1. Szálláshely alszámla. Az alszámlára utalt összeg szálláshely-szolgáltatásra használható fel, amely tartalmazza a belföldi üdülés költségeit, a szálláshely által nyújtott étkezéssel, egyéb szolgáltatásokkal együtt. 2. Vendéglátás alszámla. Az alszámlára utalt összeg közvetlenül elfogyasztható készétel vásárlására használható fel. 3. Szabadidő alszámla. Az alszámára utalt összeg szabadidő-eltöltésével, rekreációval, illetve egészségmegőrzéssel kapcsolatos szolgáltatásokra használható fel. A Munkavállalók nyilatkozata alapján, a névre szóló Széchenyi Pihenőkártyát a Munkáltató osztja ki a Munkavállalók részére. A Munkavállalók a szálláshely alszámlára évi egy alkalommal, igényelhetnek szálláshelyjuttatást. A munkavállalói keretösszegek a következőképpen kerülnek meghatározásra: 1. A Budapest Finance Center Munkavállalói a szabályzatban megengedett maximális mértékig igényelhetik a juttatást (225 000 Ft/év). 2. A Biztosító Munkavállalói maximum 75 000 Ft mértékig igényelhetik a juttatást 2017. január 1. napjától 2017. április 30. napjáig terjedő időszakra. 4
Az igénylésre az alábbi módokon kerülhet sor: 1. A Munkavállaló 2017. januárban igényelhet a szálláshely alszámlára támogatást, a teljes összeg a 2017. február havi bérszámfejtéssel kerül elszámolásra és a Munkáltató legkésőbb 2017. március 10. napjáig utalja el a SZÉP Kártya szolgáltatónak. 2. Az évközben belépő Munkavállalók esetében a szálláshely alszámlára igényelt teljes összeg évi egy alkalommal, a munkaviszony első vagy második hónapjára vonatkozóan igényelhető. Az igényelt összeget, legkésőbb a tárgyhavi bérszámfejtést követő hónap első hetében utalja el a Munkáltató a SZÉP Kártya szolgáltatónak. 3. A szálláshely alszámlára a Cafeteria nyilatkozat évközbeni egyszeri módosításánál is van lehetőség támogatást igényelni, de csak abban az esetben, ha a Munkavállaló előzőleg 2017-ben nem igényelte ezt a juttatási formát. A vendéglátás alszámlára és a szabadidő alszámlára az 1. sz. mellékletben meghatározott havi limiteken belül lehet juttatást igényelni. Amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást választja, a Cafetéria nyilatkozatában feltüntetett összegnek meg kell felelnie az 1. sz. mellékletben a juttatásra vonatkozóan meghatározott feltételeknek. Azok a Munkavállalók, akiknek a munkaviszonya 2017. december 31. napja előtt megszűnik, és a Cafetéria juttatások közül a SZÉP Kártya szálláshely alszámlájára is igényeltek juttatást, a munkaviszony megszűnésének hónapjáig az összeg időarányos részére válnak jogosulttá. Az elutalt és az időarányosan járó összeg különbözetének az értéke a munkaviszony záró bérszámfejtésekor Cafetéria túlfizetésként kerül elszámolásra, értéke a munkabérből, illetve egyéb munkabér jellegű kifizetésből levonásra kerül. 5. A választható béren kívüli juttatási programra vonatkozó egyéb feltételek: 5.1 Vonatkozási időszak: 5.1.1 A Budapest Finance Center Munkavállalói esetében: 2017.01.01. - 2017.12.31. 5.1.2 A Biztosító Munkavállalói esetében: 2017.01.01. 2017.04.30. 5.2 A felhasználható havi, illetve éves keretösszeget a Munkáltató határozza meg. A keretösszeg a részvételre jogosult Munkavállalók számára a ledolgozott munkaórák számától függetlenül kerül kiszámításra az összeg nem időarányos a szerződésben meghatározott munkaórákkal. A juttatásra azok a határozatlan idejű, vagy a 30 napnál hosszabb határozott idejű munkajogviszonyban álló Munkavállalók jogosultak, akiknek a munkaszerződésében meghatározott heti munkaideje eléri vagy meghaladja a 30 órát. 5
5.2.1 Azok a Munkavállalók, akiknek a jogállása a vonatkozási időszak alatt megváltozik, az alábbi szempontok alapján jogosultak a juttatásokra: (a) (b) (c) Az év közben belépő vagy távollét (szülési szabadság, kiküldetés, fizetés nélküli szabadság, stb.) után újra aktív állományba kerülő Munkavállalók esetén a juttatásokra való jogosultság első hónapja az a hónap, amelyben a munkavállaló munkabérre vagy szabadság után járó távolléti díjra jogosult. A munkaviszony megszűnése esetén az utolsó jogosultsági hónap az a hónap, amelyben a munkajogviszony megszűnt. Amennyiben a munkaviszony tárgyhó 15. napjával bezárólag szűnik meg, a Munkavállaló adott havi Cafetéria keretének 50%-ára jogosult. Amennyiben a munkaviszony tárgyhó 15. napját követően szűnik meg, a Munkavállaló adott havi Cafetéria keretének 100%-ára jogosult. 30 napnál hosszabb távollét (szülési szabadság, fizetés nélküli szabadság, 30 napot meghaladó táppénz) esetén az utolsó jogosultsági hónap a távollét 30. napjának hónapja. 6. A Munkáltató határozza meg a juttatási program működési szabályait, dönt az annak értelmében igénybe vehető juttatásokról, továbbá gondoskodik a juttatási program adminisztrációjáról. 7. A Munkavállalók a program keretében rendelkezésre álló juttatások közül szabadon választhatnak. 7.1 A juttatások kiválasztása és bejelentése a Nexon Kft. által biztosított internet alapú Munkavállalói önkiszolgáló rendszeren keresztül történik (Personline). A honlap elérhetősége: https://www.personline.hu/aig. A Munkavállaló által igénybe vett juttatások listája akkor válik véglegessé, amikor a Munkavállaló valamennyi szükséges dokumentumot (pl. önkéntes nyugdíjpénztári záradékolt belépési okirat; önkéntes egészségpénztári záradékolt belépési okirat, nyilatkozat Széchenyi Pihenőkártya kibocsátáshoz, nyilatkozat Erzsébet-utalvány Plusz Kártya kibocsátásához) eljutatta a HR terület részére. A nyilatkozatokból két aláírt példányt szükséges leadni. Az aláírt dokumentumokat legkésőbb a jogosultság első hónapjának 16. napjáig kell leadni. A Munkavállaló a kiválasztott juttatásokat addig nem veheti igénybe, amíg a szükséges dokumentumokat nem juttatja el a HR terület részére. 6
7.2 A 2017. január hónapban, illetve új belépők esetén a belépés hónapjában kiválasztott juttatások egész évben érvényben maradnak, azokat megváltoztatni évente maximum 1 alkalommal lehet. Évközi módosításkor az éves keret is módosításra kerül, amennyiben a munkavalló munkabére változik. Az iskolakezdési támogatás igényelt összeg értéke nem változtatható meg, az időszak első nyilatkozatában meghatározott érték az időszak végéig változatlanok maradnak. A kiválasztott juttatások összértéke nem haladhatja meg a Munkavállaló keretösszegét. 7.3 A Munkavállaló felelőssége, hogy juttatásokhoz rendelje a rendelkezésére álló teljes keretösszeget. 7.4 A Munkavállaló a juttatásokat az alábbi módon kapja meg: (a) A Munkáltató a pénztári hozzájárulásokat a tárgyhót követő hónap 12. napjáig utalja el a szerződött pénztárak részére (b) (c) Az elektronikus utalványokat a Munkavállaló legkésőbb a tárgyhót követő hónap 10. napjáig kapja meg. Az új belépők az első elektronikus utalványokat legkésőbb a munkaviszony második hónapjának 10. napjáig kapják meg, a továbbiakban pedig legkésőbb a tárgyhót követő hónap 10. napjáig. A SZÉP Kártya szálláshely alszámlájára igényelt teljes összeget a Munkáltató legkésőbb 2017. március 10. napjáig utalja el a SZÉP Kártya szolgáltató részére. Évközben belépő vagy évközben igénylő Munkavállalók esetében a juttatás számfejtését követő hónap első hetében történik az utalás. (d) Az elektronikus iskolakezdési utalványokat a Munkavállalók legkésőbb 2017. július 10. napjáig kapják kézhez. 8. A programmal kapcsolatos minden vitás kérdésben a Munkáltatói jogok gyakorlója és a HR vezető együttesen dönt. Budapest, 2017. március 21. Sugár Barna Munkáltatói jogok gyakorlója Kassa Zoltán HR igazgató 7
1. melléklet A Cafetéria juttatások feltételei a 2017. január 1. december 31. közötti időszakra Cafetéria juttatás Minimális összeg Maximális összeg Egyéb Készpénz kifizetés Negyedévente 5 000 Ft, amennyiben a munkavállaló ezt a juttatást is választja. Negyedévente 25 000 Ft; évente 100 000 Ft A választott összeg a 2017. március, június, szeptember és december havi bérszámfejtéssel kerül elszámolásra. Önkéntes nyugdíjpénztári hozzájárulás A Munkavállaló önkéntes nyugdíjpénztári szolgáltatója határozza meg, de minimum 4 000 Ft, amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást is választja. 63 000 Ft/hó Önkéntes egészségpénztári hozzájárulás A Munkavállaló önkéntes egészségpénztári szolgáltatója határozza meg, de minimum 3 000 Ft, amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást is választja. 38 000 Ft/hó Erszébet-utalvány Plusz kártya alszámlák Étkezési utalvány Minimum 1000 Ft, Havonta 10 000 Ft; amennyiben a maximum évi 120 000 Ft Munkavállaló ezt a juttatást is választja. 8
Cafetéria juttatás Minimális összeg Maximális összeg Egyéb Iskolakezdési utalvány Minimum 5 000 Ft, amennyiben a Munkavállaló ezt a juttatást is választja. 35 000 Ft/gyermek A választott összeg a 2017. június havi bérszámfejtéssel kerül elszámolásra, az utalvány 2017. július hónapban kerül elutalásra. Ajándék utalvány Minimum 1000 Ft, Havonta 10 000 Ft; évi amennyiben a 120 000 Ft Munkavállaló ezt a juttatást is választja. Kultúra utalvány Minimum 2500 Ft, Havonta 4166 Ft; amennyiben a Munkavállaló ezt a évi 50 000 Ft juttatást is választja. Sport utalvány Minimum 1000 Ft, Havonta 5000 Ft; amennyiben a Munkavállaló ezt a évi 60 000 Ft juttatást is választja. Széchenyi Pihenőkártya (SZÉP) alszámlák Szálláshely Minimum 10 000 Ft/év, - Budapest A választott összeg alszámla amennyiben a Finance Center: a 2017. februári munkavállaló ezt a 225 000 Ft/év bérszámfejtéssel juttatást is választja. - Biztosító: 75 000 kerül elszámolásra Ft / 2017.01.01- Évközben belépő 2017.04.30 Munkavállalók esetében a belépés 1. vagy 2. hónapjára igényelhető. 9
Cafetéria juttatás Minimális összeg Maximális összeg Egyéb Vendéglátás Minimum 1 000 Ft/hó, 12 500 Ft/hó alszámla amennyiben a munkavállaló ezt a (150 000 Ft /év) juttatást is választja. Szabadidő Minimum 2 000 Ft/hó, 6 250 Ft/hó alszámla amennyiben a munkavállaló ezt a (75 000 Ft/ év) juttatást is választja. 10
2. melléklet Határidők, valamint a szükséges nyomtatványok és iratok listája A Munkavállalóknak tárgyév január 20. napjáig kell a Cafetéria nyilatkozatukat elkészíteni, és a HR terület felé valamennyi szükséges iratot leadni. Az évközben belépő Munkavállalók a belépésüket követő legközelebbi bérfeladás zárásig készítik el nyilatkozatukat (minden hónap 20. napja). Amennyiben ezt a dátumot nem sikerül betartani, a következő havi bérszámfejtés során kerülnek elszámolásra az igényelt juttatások. A Cafetéria nyilatkozatot a Munkavállalók a Nexon Kft. által működtetett personline portálon keresztül töltik ki (A honlap elérhetősége: https://www.personline.hu/aig). A Cafetéria portálról az igényelt juttatások automatikusan feladásra kerülnek a bérszámfejtési rendszerbe. A nyilatkozatok zárt rendszerben készülnek, amihez a Munkavállalók saját felhasználónevükkel és titkos jelszavukkal férnek hozzá. A Cafetéria nyilatkozatok a nyilatkozattétel után bármikor reprodukálhatóak a rendszerből. A zárt, titkosított rendszerből a nyilatkozatokat kizárólag az alábbi esetekben szükséges kinyomtatni, illetve két példányban átadni a HR terület részére. 1. Új belépők, első nyilatkozattételkor: Cafetéria fő nyilatkozatot nem kell kinyomtatni. Minden más, az igényelt juttatási elemekhez kapcsolódó, a rendszer által generált nyilatkozatot két példányban ki kell nyomtatni, ki kell tölteni és a HR területnek átadni, annak érdekében, hogy a tárgyévi, más Munkáltatóktól kapott juttatások összértéke megállapítható legyen, az adókötelezettségek pontos elszámolása miatt. 2. Nem új belépő Munkavállalók esetén: Amennyiben a Munkavállalónak korábban nem volt SZÉP kártyája, új kártya igénylésekor a SZÉP kártya nyilatkozatokat két példányban kell kinyomtatni és a HR területnek átadni. Más nyomtatványt nem szükséges kinyomtatni. Iskolakezdési támogatás igénylésekor a Nyilatkozat adómentességi státuszról Iskolakezdési támogatásjuttatáshoz nyomtatványt két példányban kell kinyomtatni és a HR területnek átadni. 11
Összefoglaló táblázat a szükséges nyomtatványokról és nyilatkozatokról: Megnevezés Szükséges nyomtatványok és iratok A Cafetéria juttatások átfogó kiválasztása A Cafetéria Nyilatkozat jóváhagyása a Cafetéria portálon keresztül történik, nem szükséges kinyomtatni. Önkéntes nyugdíjpénztári hozzájárulás Önkéntes egészségpénztári hozzájárulás Széchenyi Pihenőkártya Erzsébet-utalvány Plusz kártya Iskolakezdési támogatás Záradékolt tagsági okirat másolata (kivéve, ha korábban leadásra került). Új belépők esetén az Önk. nyugdíjpénztár - Munkáltatói hozzájárulás nyomtatvány nyomtatása és kitöltése a Cafetéria rendszerből. Záradékolt tagsági okirat másolata (kivéve, ha korábban leadásra került). Új belépők esetén az Önk. egészségpénztári Munkáltatói hozzájárulás nyomtatvány kinyomtatása és kitöltése a Cafetéria rendszerből. SZÉP kártya ( ) nyomtatvány nyomtatása és kitöltése szükséges új belépők és első alkalommal kártyaigénylés esetében. Erzsébet-utalvány Plusz kártya nyomtatvány nyomtatása és kitöltése szükséges új belépők és első alkalommal kártyaigénylés esetében. Nyilatkozat jogosultsági státuszról Iskolakezdési támogatásjuttatáshoz a nyomtatvány a Personline portálon elérhető a Cafetéria nyilatkozat kitöltésekor. 12
AIG Europe Limited Branch Office in Hungary Regulation on Flexible Benefits January 1 December 31, 2017 9. In 2017, the employer provides its employees the opportunity to choose their preferred flexible benefits (and the value of each component selected) up to their personal limits. 10. Every calendar year the employer decides whether or not it wishes to maintain the cafeteria system. Based on that decision and the relevant legal regulations (on personal income tax, corporate income tax, social security obligations etc.), the employer determines if each employee is eligible for cafeteria benefits, each employee s personal cafeteria limit, the available benefits, and the conditions of their use, including the minimum and maximum value of each benefit type. 11. Monthly and annual limit between January 1 and December 31, 2017: The limit available between January 1 and December 31, 2017, comprises the following monthly items: 3. A fixed amount of HUF 23,000 Ft per month. 4. One percent of the monthly gross salary effective on January 1, 2017. For newly employed staff, 1% of the monthly gross salary effective on the first day of employment. For employees returning from maternity leave, GYED (child raising benefit), GYES (childraising support) 1% of the gross salary effective on the first day of continued employment. The employee may freely use the combined monthly amount of the items in sections 1 and 2 above. The annual budget is calculated by multiplying the monthly budget by the number of months in which the employee is entitled to use the cafeteria benefits (see section 5.2.1). The employee groups listed below can choose their Cafeteria benefits based on the following criteria: 3. Employees belonging to the Budapest Finance can choose their benefits for the entire calendar year (01.01.2017. 31.12.2017.). 4. Employees belonging the Insurance Operations can choose their benefits for the first 13
four months of the calendar year (01.01.2017. 30.04.2017.) proportionately. The taxes and contributions payable for the benefits as well as the related service fees are paid by the employer. 12. Cafeteria benefits for January 1 December 31, 2017 All employees entitled to cafeteria benefits may select any of the following benefits as long as the total value of the selected benefits does not exceed the employee s annual benefit limit or the limit for any specific benefit category. No personal income tax, social security contribution or other deduction is payable for or applicable to the flexible benefits on the part of the employee. Cash payments The employer provides the employees the choice of cash payments as part of the cafeteria benefits system. The payments are made quarterly (March, June, September, and December 2017) with the monthly payroll and with the maximum value of 25 000 HUF (annual maximum 100 000 HUF). The payments are made to the employee s bank account via bank transfer until the day before the last working day of the month, but no later than the 3 rd day of the following month. If the employee chooses this benefit type, the amount specified in his cafeteria declaration must meet the conditions defined in appendix 1 concerning the benefit type (minimum and maximum amount etc.). Voluntary pension fund contribution The employer pays monthly contributions to its employees voluntary pension funds according to the cafeteria benefit amount chosen by the employee concerned. As a statutory requirement to contribution by the employer, the employee must be a member of a voluntary pension fund, and the employer must have a valid agreement with the employee s voluntary pension fund. If the employee chooses this benefit type, the amount specified in his cafeteria declaration must meet the conditions defined in appendix 1 concerning the benefit type (minimum and maximum amount etc.). Voluntary health fund contribution The employer pays monthly contributions to its employees voluntary health funds pursuant to the cafeteria benefit amount chosen by the employee concerned. As a statutory condition to contribution by the employer, the employee must be a member of a voluntary health fund, and the employer must have a valid agreement with the employee s 14
voluntary health fund. If the employee chooses this benefit type, the amount specified in his cafeteria declaration must meet the conditions defined in Appendix 1 concerning the benefit type (minimum and maximum amount etc.). Erzsébet-vouchers Plusz Card The Erzsébet vouchers Plusz Card is a payment instrument similar to a bank card; it is connected to a personal account of the card holder. There are five sub-accounts within the personal account: 1. Schooling benefit vouchers: Employees raising one or more children who study in primary or secondary schools or attend public education institutions may request schooling benefit vouchers that can be used to purchase school books, equipment, and clothing from the 60th day before the first school day until the last day of the calendar year. The vouchers can also be used in book stores, stationery shops, as well as supermarkets and hypermarkets. Employees who choose this benefit type must indicate the total annual amount. The schooling benefit vouchers are distributed once a year, in July. 2. Meal vouchers: Erzsébet meal vouchers can be used to purchase ready meals in shops, and for catering services in canteens, restaurants etc. 3. Gift vouchers: The gift vouchers can be used to purchase a wide variety of goods and services such as food, books, clothes, cosmetics, stationery, health and leisure services, sports products and toys. 4. Culture vouchers: The culture vouchers can be used to purchase tickets and passes from designated partners to museums, galleries, theaters, circus performances, concert halls or for paying the subscription fees at libraries. 5. Sports vouchers: The sports vouchers can be used to buy tickets or passes to sports events that are designated under the Hungarian law on sports. Further information on the Erzsébet-utalvány Plusz Card can be found on the following link: Erzsébet-utalvány Plusz (information in Hungarian only) Service providers accepting the Erzsébet-voucher Plusz Card: Search engine of service providers The Employer will order the Erzsébet-utalvány Plusz Card and distribute them to the Employees who have requested it in their statements. The Employer orders the vouchers on a monthly basis and distributes them electronically. Members of staff whose employment ends before December 31, 2017, and who have requested schooling benefits shall be entitled to the pro-rata portion of that benefit until the month when their employment is terminated. The difference between the transferred amount and the pro-rata amount to which the employee is entitled shall be booked as excess cafeteria payment upon the 15
closing payroll calculation and shall be deducted from the salary or other similar payments to the employee. If the employee chooses this benefit type, the amount specified in his cafeteria declaration must meet the conditions defined in Appendix 1 concerning the benefit type (minimum and maximum amount etc.). Széchenyi Recreation Card (SZÉP Card) The Széchenyi Recreation Card is a payment instrument similar to a bank card; it is connected to a personal account of the card holder. There are three sub-accounts within the personal account: 4. Accommodation sub-account: the amount transferred onto the sub-account can be used to pay for accommodation including the catering and recreation service there. 5. Catering sub-account: the amount transferred onto this sub-account can be used to pay for hot meals which are directly consumable. 6. Recreation sub-account: the amount transferred onto this sub-account can be used to pay for services related to leisure time, recreation, and health. The personalized Széchenyi Recreation Cards are distributed to staff by the employer, based on each employee s declaration. The employee groups listed below can choose their Cafeteria benefits based on the following criteria: 3. Employees belonging to the Budapest Finance Center can choose the maximum amount (225 000 HUF/year). 4. Employees belonging to the Insurance Operations can choose maximum 75 000 HUF proportionately for the first quarter of the calendar year (01.01.2017. 30.04.2017.). The payments can occur in the following cases: 1. Employees employed in January 2017 can select accommodation sub-account once in a year. The total amount requested for the accommodation sub-account is booked for February 2017 and the total amount is transferred to the SZÉP Card service provider by March 10, 2017. 2. New hires during the year can select this benefit once in a year, in the 1 st or 2 nd month of the entry date. The employer transfers this amount to the SZÉP Card service provider in the first week of the following month. 3. Employees can request accommodation payment additionally once when modifying their statement during the year, but only if previously in 2017, they did not already receive such a payment from AIG. Benefits within the catering and recreation sub-accounts can be requested up to the monthly limits defined in Appendix 1. 16
If the employee chooses this benefit type, the amount specified in his cafeteria declaration must meet the conditions defined in Appendix 1 concerning the benefit type. Members of staff whose employment ends before December 31, 2017, and who have requested benefit amounts to be transferred onto the accommodation sub-account of their SZÉP cards shall be entitled to the pro-rata portion of that benefit. The difference between the transferred amount and the pro-rata amount to which the employee is entitled shall be booked as excess cafeteria payment upon the closing payroll calculation and shall be deducted from the salary or other similar payments to the employee. 13. Other conditions applicable to the cafeteria scheme 13.1 Effective periods: 13.1.1 In the case of employees belonging to the Budapest Finance: 01.01.2017. - 31.12.2017. 13.1.2 In the case of employees belonging to the Insurance Operations: 01.01.2017. 30.04.2017. 13.2 The available monthly or annual limit is determined by the employer. The limit of each eligible employee is calculated regardless of the hours of work performed by the employee, i.e. the limit is not proportionate to the working hours defined in the contract. The employees who are eligible to participate in the program are the following: members of staff employed for an indefinite period or for a definite period exceeding 30 days, provided that their weekly work time is at least 30 hours. 13.2.1 Members of staff whose employment relationship changes during the effective period shall be eligible for the benefits as follows: (a) (b) Employees joining the company during the year or returning to their jobs from leave (maternity leave, work abroad, unpaid leave etc.) become eligible for benefits in the month in which they become eligible for salary payments, including holiday payments. In case the employment is terminated for any reason, the last month of eligibility is the month when the person s employment ends. In case the employment ends inclusively on the 15 th day of the month the Employee is eligible for 50% of the monthly limit. In case the employment ends after the 15 th day of the month the Employee is eligible for 100% of the monthly limit. 17
(c) In case an employee leaves for more than 30 days (maternity leave, work, unpaid leave, sick leave exceeding 30 days), the last month of eligibility is the month of the 30 th day of the leave. 14. The employer lays down the rules of the benefits program, selects the benefits available within the program, and performs the relevant record-keeping. 15. Employees may choose from the benefits included in the program at their own discretion. 15.1 The benefits are selected and registered by the employees themselves, through PersOnline, a web-based self-service system provided by Nexon Kft (https://www.personline.hu/aig). The list of benefits requested by an employee becomes complete once the employee has forwarded to HR all required documents (e.g. declaration of voluntary pension fund membership with a clause; declaration of voluntary health fund membership with a clause; SZÉP Card declaration, schooling benefit declaration). The signed documents must be submitted by the 16th day of the first month of eligibility. The selected benefits cannot be used until the employee forwards all required documents to HR. 15.2 The benefits selected in January 2017 (or, in the case of newly employed staff, in the month when the employment commenced) remain in effect for the entire year; they can be modified no more than once a year. In the case of modification during the year, the annual limit shall change as well if the employee s salary has been raised in the meantime. The amount of the schooling benefit cannot be modified, i.e. the amounts defined in the first declaration of the period remain in effect until the end of the period. The total of the selected benefits may not exceed the limit allocated to the employee. 15.3 It is the employee s responsibility to allocate the total available limit to specific benefits. 15.4 The employee shall receive the benefits in the following way: (a) (b) (c) The employer transfers the contribution to the contracted pension and health funds monthly, by the 12th day of the subsequent month. Employees receive vouchers by the 10th day of each month. Newly employed members of staff shall receive the first vouchers by the 10th day of the second month of employment, and by the 10th day of each subsequent month. The entire amount requested for the SZÉP Card accommodation subaccount shall be transferred by the employer to the SZÉP Card service 18
provider by March 10, 2017. (d) Employees shall receive schooling vouchers by July 10, 2017. (e) Employees shall receive the Budapest public transport passes by the expiry date of the previous passes. 16. Any disputes concerning the scheme shall be settled jointly by the officer exercising the employer s rights and the HR manager. Budapest, March 23, 2017 Barna Sugár officer exercising the employer s rights Zoltán Kassa HR Manager 19
Appendix 1: Cafeteria conditions for January 1- December 31, 2017 Cafeteria benefit Minimum amount Maximum amount Remark Cash payments Quarterly 5 000 HUF if the Quarterly 25 000 HUF, The requested employee chooses this benefit as well. 100 000 HUF/year amount is to be paid with the March, June, September, and December payroll. Voluntary pension fund contribution Defined by the employee s voluntary pension fund provider, but at least 4 000 HUF if the employee chooses this benefit as well. 63 000 HUF/month Voluntary health fund contribution Defined by the employee s voluntary health fund provider, but at least 3 000 HUF if the employee chooses this benefit as well. 38 000 HUF/month Erzsébet-voucher Plusz Card subaccounts Erzsébet vouchers 1 000 HUF, if the employee 10 000 HUF/month, chooses this benefit as well. 120 000 HUF/year Schooling benefit vouchers Minimum 5 000 HUF, if the employee chooses this benefit as well 35 000 HUF/child The chosen amount shall be booked upon payroll calculation for July 2017, and the vouchers shall be handed out in July 2017. Gift vouchers Minimum 1 000 HUF if the 10 000 HUF/month; employee chooses this benefit as well 120 000 HUF/year 20
Cafeteria benefit Minimum amount Maximum amount Remark Culture vouchers Minimum 2 500 HUF, if the 4 166 HUF/month; employee chooses this benefit as well 50 000 HUF/year Sport vouchers Minimum 1 000 HUF, if the 5 000 HUF/month; employee chooses this benefit as well 60 000 HUF/year Széchényi SZÉP Card subaccounts: Accommodation Minimum 10 000 HUF, if the Budapest The chosen amount sub-account employee chooses this Finance Center: shall be booked upon benefit as well 225 000 payroll calculation for HUF/year February 2017. Insurance New hires during the Operations: year can select this 75 000 HUF / benefit in the 1 st or 2 nd 01.01.2017.- month of the entry 30.04.2017. date. Széchenyi Minimum 1 000 HUF/month, 12 500 HUF/month; Recreation Cards Catering sub- if the employee chooses this benefit as well 150 000 HUF/year account Széchenyi Minimum 2 000 HUF/month, 6 250 HUF/month; Recreation Cards Recreation sub- if the employee chooses this benefit as well 75 000 HUF/year account 21
Appendix 2 Deadlines; list of the required forms and documents Employees must complete their cafeteria declarations and present all required documents to HR by January 20, 2017. New Employees joining the company during the year complete their declaration by the next payroll input date (20 th of each month). In case this date cannot be met the selected benefits will be processed in the next payroll cycle. The declaration must be made by filling in the relevant form on the Personline portal operated by Nexon Kft https://www.personline.hu/aig. Selected benefits will be automatically uploaded to the payroll system from the Personline Cafeteria portal. Cafeteria declarations are prepared in a secure, password-protected environment, where employees can access their personalized portal using their unique username and password. The approved declarations can be reopened and printed any time from the system after submission. There is no need to print the documents from the Cafeteria portal with the exception of the below cases when two copies of the relevant documents should be printed and submitted to HR: 1. New hires during the year: The main cafeteria document should not be printed out. All other documentation linked to the selected benefits and generated by the system should be printed in two copies, filled and signed by the employee and should be submitted to HR. It is required in order to record all benefits provided by previous employer(s) in the respective year enabling the Employer to calculate exact tax amounts. 2. Non-new hires: In case the employee selects the SZÉP card benefit first time, all related SZÉP card documentation generated by the system should be printed in two copies, filled and signed by the employee and should be submitted to HR. No other document is to be printed. When selecting the Schooling benefit the Tax exemption declaration for schooling support benefit should be printed in two copies, filled and signed by the employee and should be submitted to HR. 22
Item Overall selection of cafeteria benefits Voluntary pension fund contribution Voluntary health fund contribution Széchenyi Recreation Cards Erzsébet-utalvány Plusz Card BKV public transport passes Schooling benefit vouchers Required forms and documents Submitting Cafeteria Declaration is via the Cafeteria portal, no need to print. A copy of a membership certificate, with a clause (unless previously submitted). In the case of new hires related declaration from the system. A copy of a membership certificate, with a clause (unless previously submitted). In the case of new hires related declaration from the system. SZÉP Card Declaration should be printed from the system in case of new hires and in the case of first-time selection of this benefit. Erzsébet-utalvány Plusz Card form should be printed from the system in case of new hires and in the case of first-time selection of this benefit. No further document required. Declaration for schooling support benefit form available on the Personline portal upon completing the cafeteria declaration. 23