4. Szövegszerkesztési alapismeretek 4.1. A szövegszerkesztő használata 1. A szövegkészítés eszközeinek fejlődése Olvasmány 2. A szövegbeviteli programok típusai. Karakteres (editor, szerkesztő) Grafikus (word processor, szövegszerkesztő) Edit MS Works ChiWriter Word Perfect Ékszer MS Word for Windows Context MS Office Norton Editor Star Office Personal Editor Ami Pro Előny kis hardverigény WYSIWYG és programméret (Ahogy látod, úgy kapod) különböző szolgáltatások Hátrány grafika hiánya nagy hardverigény egyszerű ASCII szöveg és programméret nincs formázási lehetőség 3. A szövegszerkesztő funkciója dokumentum ( írott dolgaink ): létrehozása tárolása visszakeresése módosítása megjelenítés kezelése 4. A grafikus szövegszerkesztő főbb szolgáltatásai: 4.1. Szövegszerkesztési alapok: Új dokumentum létrehozása Szöveg javítása, keresése, cseréje Képernyő beállítása Dokumentum zárása, mentése Szövegrészek kijelölése, másolása, mozgatása, beillesztése Rövidítés-szótár, gyorsszöveg ( kész szöveg, szövegtár ) használata Automatikus javítás Nyomtatás előkészítése 4.2. Egyszerűbb formátum-beállítások: Betű-formátum: típus, méret, szín, dőlés, aláhúzás, vastagítás, indexelés, betű-köz Bekezdés tulajdonságok: behúzások, igazítások, térközök, soremelések, sor és bekezdés együtt tartásának szabályozása Szegély és mintázat (árnyékolás), keretezés készítése Tabulálás és beállításainak változtatása Felsorolás, számozás készítése, beállítása 4.3. Összetett formátum-beállítások: Fej- és lábléc készítése, oldalszámozás beállítása Szakasz beállítások (oldaltájolás) Hasábok létrehozása (töréspont) 1
4.4. Speciális szolgáltatások: Helyesírás-ellenőrzés, szóelválasztás Táblázat készítése, módosítása Tartalomjegyzék készítése Képek, objektumok, fájlok beillesztése Tartalom létrehozása (4.1.) Szerkesztő (Editor) Formátum beállításai (4.2. 4.3.) Kiadványszerkesztő (DTP) sortávolság Szövegszerkesztő (Word Processzor) 5. A szövegszerkesztés lépései: A program indítása: új szerkesztési ablak nyitása, munkakörnyezet beállítása (utóbbi később is elvégezhető) Szöveg bevitele: begépelés, létező dokumentum megnyitása, szkennelés (OCR) o változtatások elvégzése o meglévő részek átmásolása az újba o sablon készítése Mentés: rögzítés háttértárolón; Az automatikus mentés beállítása nem helyettesíti a normál mentést. Biztonsági okokból előnyös, pl. áramszünet esetén nem kell mindent elölről kezdeni, alapból max. 10 percet. Helyreállított dokumentumként nyitja meg a Word, egyébként nem találkozunk vele. Tartalom ellenőrzése: javítás, helyesírás ellenőrzése Mentés (javasolt) Formázások: betű, sor, bekezdés, hasáb, oldal Mentés (javasolt) Nyomtatás igény szerint Dokumentumok és a programbezárása Mentés Kiegészítés a betűkhöz: típus: bitmap font: négyzethálón tervezve, fix méretek (monitor és nyomtató külön!) truetype font: matematikai görbék írják le, tetszőlegesen méretezhető felnyúló szár facsiga facsiga 4.1.1. A program indítása facsiga betűmagasság betűszem lenyúló szár 1. Grafikus szövegszerkesztő indítása, képernyő felépítése 1.1. Az Word indítása: Asztal Parancsikonnal a Start Programok Esetleg valamilyen gyűjtő mappában van 1.2. Ha nem látjuk az első két lehetőséget, akkor más módon kell az indítást végezni: Start menü Keresés Fájlok vagy mappák az excel.exe állományt megkeresni Start menü Futtatás a kapott ablakba írjuk be excel 2
1.3. A képernyő felépítése, elnevezések: Office gomb vonalzó állapotsor bekezdés vége jel szövegterület címsor menüszalag nézetek gördítősáv és csúszka nagyító Címsor: dokumentum név program név elrendezésben Ablakvezérlő menü lenyitása: <ALT>+<SPACE> Dokumentum ablakvezérlő menü: lenyitása <ALT>+<Num. -> Menüszalag: választás és parancsok kiadása o egér o <Alt> felengedés után kis keretben megjelenő szám, betű választása Kurzornyilakkal mozoghatunk a szalagok között. o forró billentyű : azonnal végrehajtja a parancsot o Gyorsmenü vagy helyzet érzékeny menü (helyi menü): jobb egér gomb Érdemes megszokni a használatát, nagyon jól használható! o Szürke, halvány szín: nem használható (előzőleg ki kell jelölni valamit) Munkaterület: a szövegírás területe Vonalzó(k): NÉZET Vonalzó o vízszintes: bal margó, függőbehúzás, első sor behúzása, bal oldali behúzás jobb oldali behúzás, jobb margó, táblázatban oszlopszélesség állítása o függőleges: felső, alsó margó állítása Szövegterület: a margók közötti terület o a sor betelte után automatikusan új sort nyit o a lap betelte után automatikusan új lapot nyit Szövegkurzor: alakú villogó jel, jobb oldalára kerül a beírt karakter Valójában egy téglalap alakú terület, amelybe írunk, de csak a bal oldala A látszik, az villog! Fájl vége jel: piszkozat nézetben, ha a Minden látszik bekapcsolva Bekezdés vége jel: 3
Kijelölő sáv: a szövegterület előtti terület (behúzások miatt lépcsős lehet a jobb széle, az egér jobbra felfele mutat) Állapot vagy Státusz sor: információkat jelenít meg, ki-bekapcsolható az, hogy mit mutasson ( je az állapotsoron) Görgető sáv: a görgető nyíllal, csúszkával o vízszintes: jobbra-balra mozgathatjuk a lapot, ha nem fér el széltében o függőleges előre-hátra a mozgathatjuk a dokumentumot 1.4. Egérhasználat: Egérmutató: I alakú a szövegterületen (beszúró kurzor) alakú:, menü, menüszalag, vonalzó, gördítő sáv alakú: kijelölő sáv (szöveg előtti terület) Egérműveletek: o rámutatás: az objektumra visszük a mutatót vagy nyilat o kattintás: bal egérgomb általában, be -vel jelölöm o dupla kattintás: be2 -vel jelölöm o megfogás: lenyomott be az objektumon o húzás: lenyomott be -rel való mozgatása az objektumnak o jobb egérgomb ( je ): gyors (helyi, úszó, lebegő) menü (Az ebben a szituációban elérhető lehetőségeket ajánlja fel.) Ha nem tudod mit csinálj, kattints rá jobb egérrel! 4.1.2. A munkakörnyezet beállítása (Szőke humanoid módszer) Office gomb A Word beállításai ( ) A kapott párbeszéd ablak baloldalán válasszuk ki a megfelelő menüt, majd a jobb oldalon módosíthatjuk az egyes beállításokat. Az alapbeállítások néhány kivétellel megfelelnek. Nyelvi ellenőrzés Automatikus javítási beállítások gomb Automatikus javítás beíráskor fülön ne engedélyezzük alul a Behúzás beállítása a Tabulátorral! A Testreszabás alatt a Gyorselérési eszköztárat igazíthatjuk igényeinkhez Mentés alatt Automatikus helyreállítás értéke 10 perc. Fölösleges kisebbre tenni és ne felejtsük: Nem helyettesíti a mentést! Mentés nélkül bezárva a dokumentumot, nem fogjuk tudni visszahozni. Ez csak biztonsági megoldás egy Word összeomlás esetére. Helyreállított dokumentumként nyitja meg majd számunkra és elmenthetjük, ha megfelel. Bármilyen gond, értelmezési probléma, stb. esetén mindig megpróbálkozhatunk a Súgó használatával. A bezárás ikon alatti. Internet kapcsolat esetén online is kereshet a súgó, de be kell állítani ezt a lehetőséget. 4
Nézetek Nyomtatási elrendezés: minden nyomtatásra kerülő rész látszik o NÉZET Dokumentumnézetek Nyomtatási elrendezés o Állapotsoron: Piszkozat: gépeléshez, egyszerűbb szerkesztés, formázás (Csak a szöveg látszik!) o NÉZET Dokumentumnézetek Piszkozat o Állapotsoron: Vázlat: Kibontható/szűkíthető a megjelenítés (csak címsorok látszanak, ha vannak, szintek állíthatók be, áthelyezhető egy rész a hozzá tartozó részekkel együtt, stb. o NÉZET Dokumentumnézetek Vázlat o Állapotsoron: Olvasás teljes képernyőn: o NÉZET Dokumentumnézetek Olvasás teljes képernyőn o Állapotsoron: Megnézhetjük a nyomtatás várható eredményét: o Office gomb Nyomtatás Nyomtatási kép o Gyorselérési eszköztár: 5.1.3. A szövegszerkesztő menürendszere Office 2007 csomag szakított a korábban alkalmazott Menü és Ki-bekapcsolható Eszköztárak rendszerrel. Ebben kiválasztva egy menüt, alatta megjelenik a hozzá tartozó eszköztár is itt menüszalag. Különböző módon jelenhet meg a menüszalag, attól függően, mennyi hely áll rendelkezésre a megjelenítéshez szélességben. 1. Teljes menüszalag: 2. Összenyomott menüszalag: A szalag egyes csoportjainál a név után pici ikon látszik. Erre kattintva megnyílik a hozzátartozó dialógus doboz, amely még több és pontos beállítást tesz lehetővé. Pl. a Bekezdés csoportot lenyitva kapjuk a Bekezdés ablakot, ahol a többi, a szalagon nem látható lehetőséget érjük el. 3. Módosuló menüszalag: Bizonyos objektum típusra kattintva (pl. kép, clipart, stb.) új menü jelenik meg a címsoron és alatta a hozzátartozó(k) menü(k). alakzatok 5
táblázat 4.1.4. A szöveg megnyitása, mentése, nyomtatása 1. A fájlműveletek elérésének lehetőségei: Gyorselérési eszköztár A Gyorselérési eszköztár testreszabásával tudjuk a használható parancsikonok számát bővíteni, csökkenteni. Az eszköztár jobb szélén férünk hozzá a testreszabáshoz. A legutóbbi dokumentumok Listából lehet kényelmesen kiválasztani az utoljára szerkesztett és mentett állományokat. Számukat a Word beállításai Speciális menü alatt határozhatjuk meg. 2. Új dokumentum létrehozása Office gomb Gyorselérési eszköztár: 3. Létező dokumentum megnyitása Office gomb Legutóbbi dokumentumok listája Gyorselérési eszköztár: Office gomb Megjegyzés! 1. A korábbi verziókkal felülről kompatibilis. 2. Csak olvasásra megnyitva tovább szerkeszthető, de menthető az eredeti néven. 3. A listázandó fájl típus határozza meg a látható állományokat. Több dokumentum egyidejű kezelése: o a kívánt dokumentumok megnyitása o kapcsolgatás a dokumentumok között: NÉZET Ablak ablak választás <Ctrl>+<F6> o két dokumentum ablak egyszerre a képernyőn: NÉZET Ablak, de csak egy lehet aktív Egy dokumentum két ablakban: o NÉZET Ablak o függőleges gördítő sáv felső nyila felett 4. Dokumentum mentése Első mentés: o Office gomb o Gyorselérési eszköztár: Fájl nevet kér, lehetőleg utaljon a tartalomra 6
További mentés: o Office gomb Nem kér fájl nevet, felülírja a o Gyorselérési eszköztár: módosított tartalommal az eredetit Megjegyzés: Alapértelmezett változatát (.DOCX) a korábbi verziók NEM tudják kezelni. Szükség szerint a fájl típus beállítása a későbbi feldolgozáshoz, régi verziókhoz. mentés új névre, másik meghajtóra: o Office gomb és az új fájl név, meghajtó, kiterjesztés megadása Megjegyzés: Mikor alkalmazzuk? 1. a korábban írt dokumentum megőrzése érdekében, mielőtt megváltoztatom 2. régi vagy új néven, másik könyvtárba vagy meghajtóra mentéskor 3. korábbi változatok valamelyikét, illetve más forrást (pl..txt,.csv,...) megnyitva innen mentsünk Az Office gomb A Word beállításai Mentés Automatikus helyreállítási adatok mentése nem helyettesíti a normál mentést. Biztonsági okokból előnyös, pl. áramszünet, Word összeomlás esetén nem kell mindent elölről kezdeni. Alapbeállításból max. 10 percet kell pótolni. Helyreállított dokumentumként nyitja meg a Word, egyébként nem találkozunk vele. 5. Nyomtatás Mielőtt nyomtatni kezdünk, célszerű ellenőrizni az oldal beállítását. A papír mérete, tájolása, margók, fejléc és lábléc helyzete, lapon megjelenő plusz elemek. Mindig nézzük meg a Nyomtatási képet a tényleges nyomtatás előtt! oldalbeállítás o LAP ELRENDEZÉSE Oldalbeállítás Az oldalbeállítása után megnézhetjük, hogy milyen lesz kinyomtatva a dokumentum. nyomtatásikép o Office gomb Nyomtatás Nyomtatási kép o Gyorselérési eszköztár: ikon Ha megfelel a kapott kép elképzeléseinknek, következhet a nyomtatás. nyomtatás o Office gomb Nyomtatás o Szokásos eszköztár: ikon Ha nem kell az egész dokumentum, csak egy része, akkor azt nyomtatás előtt jelöljük ki. nyomtatási terület o Office gomb Nyomtatás o LAP ELRENDEZÉSE Oldalbeállítás Nyomtatás gomb 7
6. Dokumentum bezárása Ha egy dokumentummal végeztünk, célszerű bezárni nem foglal memóriát. Office gomb Bezárás <Ctrl>+<F4> 2-szer be az Office gombon (kilép) be az ablakkezelő ikonon (kilép) A megváltozott, de nem mentett dokumentumok mentését felajánlja. 7. Kilépés a programból Office gomb Kilépés a wordből (ablak alján) <Alt>+<F4> 2-szer be az Office gombon (kilép) A megváltozott, de nem mentett dokumentumok mentését felajánlja. A Mentés máskéntnél célszerű megvárni az almenü felnyílását a további lehetőségek eléréséhez, könnyebb kiválasztásáért! 4.2. Szövegszerkesztési alapok 1. Mozgás a szövegben: Kurzorvezérlő nyilak, <End>, <Home>, <PgUp>, <PgDown>, esetleg nyomjuk le hozzájuk a <Ctrl> is 4.2.1.Szövegbevitel, szövegjavítás: 1. Bevitel A szövegbevitel általában gépeléssel történik, de átmásolható másik dokumentumból vagy szkennelhető egy arra alkalmas program (OCR) segítségével. 2. Javítás beszúrás: alapértelmezett mód felülírás: a státuszsoron kapcsolható (ha bekapcsoljuk a megjelenítését) törlés: o <BackSpace>: balra töröl és felhúz (a kurzor balra mozdul) o <Delete>: jobbról töröl és felhúz (kurzor helyben marad) A kurzor egy téglalap alakú terület, amelynek a bal széle villog! Üres bekezdés, sor beszúrása: o <Enter>: új bekezdés. A bekezdés jellemzőit az a bekezdés határozza meg, amelyikben állva <Enter>-t ütöttünk. o <Shift>+<Enter>: új sor a bekezdésen belül (lágy sorvégjel: ) Oldal nyitás: a szöveg új oldalon folytatódik o automatikus: az oldal utolsó sora után o kényszerített: <Ctrl>+<Enter> (nyomtatási nézet: sűrű pontsor és Oldaltörés szöveg) Speciális jelek: BESZÚRÁS Szimbólum További szimbólumok Különleges karakterek Pl. nem törhető szóköz, feltételes elválasztás, 3. Szöveg kijelölések: (a szöveg inverzbe fordul) Tetszőleges: o meszelés: egérkurzor húzása a szöveg felett lenyomott be -rel o be a kijelölés elejéhez, majd <Shift>+ be a végénél o <Shift>+kuzorvezérlők o <F8> nyomogatása is végez kijelölést (<Shift> és <Ctrl> módosít) 8
Speciális o szó: be2 o mondat: <Ctrl>+ be o sor: a kijelölő sávon a sor előtt be (le-fel mozgatva több sort) o bekezdés: a bekezdésben állva 3-szor be a kijelölő oszlopon a bekezdés előtt be2 o teljes dokumentum: a kijelölő oszlopon <Ctrl>+ be vagy <Ctrl>+<A> Oszlop: be a kijelölés elejéhez majd <Alt>+ be -rel lemeszelni vagy be a kijelölés elejéhez majd <Shift>+<Alt>+ be -rel a végét kijelölni. Megjegyzés: nem minden nézetben használható! Megszüntetés: bárhol be a szövegterületen vagy kurzormozgató nyíl Megjegyzés: a kijelölt szöveg bármely karakter lenyomásakor azonnal felülíródik! Ilyenkor rögtön vonjuk vissza a beírást! Gyorselérési eszköztár: vagy <Ctrl>+<Z> 4.2.2. Karakterformázás A formázandó karakter(eke)t először ki kell jelölni! Kivétel, ha egyetlen szót formázunk, akkor elég beleállni a szóba. o KEZDŐLAP Betűtípus ablak (részletesebb) o KEZDŐLAP Betűtípus csoport ikonjai: Betűtípus Íráskép o talpas (serif): pl. Times New Roman o talpatlan (san serif): pl. Arial o kaligrafikus vagy díszes: pl. Script o írógép: pl. Courier New Méret o bittérképes (bitmap format): nyomtatóra és képernyőre kidolgozva külön, minden választható lehetőség. (nyomda technika elsősorban) o vektoros vagy skálázható (True type): tetszőleges méret 1-1638 nyomdai pont között. Matematikai függvények írják le a betűket. Stílus o normál o félkövér (bold) ezek o dőlt (italic) kombio aláhúzott (underline) nációja Különlegességek: o áthúzott o alsó- és felső index o kiskapitális o nagybetűs Térköz: o ritkított normál sűrített Pozíció: o emelt normál süllyesztett Szín: o 9
4.2.3. Bekezdésformázás A formázandó bekezdés(eke)t először ki kell jelölni! Kivétel, ha egyetlen bekezdést formázunk, akkor elég beleállni a bekezdésbe. A bekezdés <Enter>-től <Enter>-ig tartó, (önálló gondolati egység). o KEZDŐLAP Bekezdés ablak (részletesebb) o KEZDŐLAP Bekezdés csoport ikonjai o LAP ELRENDEZÉSE Bekezdés csoport Igazítás o balra, középre, jobbra, sorkizárt (margótól margóig széthúz) Be kihúzás o bal kombinálhatók a o jobb margóhoz képest o első sor a bekezdés többi sorának bal széléhez képest Leggyorsabban a vonalzón állítható, de nem feltétlenül lesz pontos! A vonalzón lévő elemeken és a kirakott tabulátorokon duplán kattintva megnyílik a hozzájuk tartozó, pontos beállítást lehetővé tévő dialógusdoboz. Térköz o bekezdések közötti o sorok távolság Tördelés (szövegbeosztás) o fattyúsor: a bekezdés utolsó sora ne kerüljön o árvasor: a bekezdés első sora másik oldalra o új oldalon legyen o két bekezdés együtt maradjon Szegély (oldalszegély is lehet) o KEZDŐLAP Bekezdés csoport Szegély keretezés, árnyékolás mintázat a szöveg alatt Megjegyzés: a bekezdés tulajdonságok öröklődnek a sorok végét ne zárjuk <Enter>-rel (új bekezdést nyit, növekszik a fájlméret!) új sor nyitásához <Shift>+<Enter>-t (lágy sorvég) üssünk 4.2.4. Felsorolás, számozás felsorolás, számozás o számozott o bajuszos o többszintű lista Különböző listák létrehozására alkalmasak. Az azonos szinteket egyszerre is elkészíthetjük. A többszintű listákhoz némi kísérletezés kell, hogy eltaláljuk a megfelelő behúzás mértékét szintenként és így egyszerre készítsünk el két vagy több szintet. 10
4.2.5. Tabulátorok használata Tabulálás o balra középre jobbra o decimális (tizedes vesszőhöz igazít) o KEZDŐLAP Bekezdés ablak Tabulátorok Leggyorsabban a vonalzón állítható, de nem feltétlen lesz pontos! Oszlopos (táblázatszerű) elrendezés kialakítására használhatjuk. Ahány tabulátor ütközőt elhelyeztünk a vonalzón, annyi <Tab>-ot is be kell írni egy-egy sorba a helyes elrendezéshez. A beállítás a pozíció mezőben lévő tabulátorra vonatkozik. Több tabulátor tulajdonsága is módosítható egymás után, de ilyenkor ne felejtsük el felvenni a változtatásokat. Az utolsó módosítást OK-val is zárhatjuk. A fenti formázások egyikét elkészítve lehetőség van a formátum másolására, ezzel meggyorsítva az egész dokumentum formázását. Jelöljük ki a kész formázott pl. bekezdést, majd a Formátummásolóval vigyük át az ugyan ilyen formátumú bekezdésre. o KEZDŐLAP Vágólap Formátummásoló 4.2.6. Oldalformázás 1. Szakasz: Az oldal formátumok különálló kezelése o LAP ELRENDEZÉSE Oldalbeállítás Töréspontok következő oldal folyamatos páros oldal páratlan oldal o LAP ELRENDEZÉSE Oldalbeállítás ablak o LAP ELRENDEZÉSE Oldalbeállítás csoport ikonjai margó bal, jobb, alsó, felső kötés, tükrös tájolás álló fekvő papírméret papíradagolás Hasábok formázása o LAP ELRENDEZÉSE Oldalbeállítás csoport ikonjai Hasábok A hasábokat túl hosszú sorok esetén alkalmazzuk. Rövidebbre véve a sorokat olvashatóbb szöveget kapunk. Előtte és utána szakasztörést szúr be a program. Hasábtörés előtt célszerű kijelölni a szövegrészt, ezzel nagyon egyszerűvé válik a feladat. A könnyebb folytatás érdekében legyen alatta egy üres bekezdés! Fejléc, lábléc, oldalszámok Olyan szöveget helyezünk itt el, amelyet egy-egy szakasz vagy a teljes dokumentumban szeretnénk a lapok tetején vagy alján látni. A fejléc, lábléc a felső vagy alsó margókon helyezkednek el. Állandó és változó részeket tartalmazhat: oldalszám, fejezetcím, stb. o BESZÚRÁS Élőfej és élőláb csoport oldal számozás szakaszonként újra kezdve egész dokumentumra folyamatos 11
2. Stílusok: A stílusok előre elkészített formázási beállítások. Készíthetünk saját magunk is egyedi stílust vagy módosíthatunk meglévőt. Egyszerűbb a beépítetteket használni. o KEZDŐLAP Stílusok csoport A tartalomjegyzék programmal való elkészíttetéséhez feltétlen szükséges a címsor stílusok használata. o HIVATKOZÁS Tartalomjegyzék Tartalom 4.3. Szövegjavítási funkciók 4.3.1. Keresés és csere, ugrás o KEZDŐLAP Szerkesztés csoport Keresés o KEZDŐLAP Szerkesztés csoport Csere Egyik menü kiválasztása megengedi a másikba való átváltást. Itt tudunk a szövegben megadott helyre ugrani, pl. oldal, szakasz, stb. Lehetőség van speciális keresésekre, pl. adott formátumú szöveg vagy speciális jel. Ehhez az Egyebek gombbal fel kell nyitni az ablak nem látható alsó részét. A további speciális kereséshez még az ablak alján lévő két gombot vehetjük igénybe. 4.3.2. Kijelölés, másolás, mozgatás, törlés 1. Kijelölés (Emlékeztetésül a 4.2.1. 3. pontja) Tetszőleges: o meszelés: egérkurzor húzása a szöveg felett lenyomott be -rel o be a kijelölés elejéhez, majd <Shift> + be a végénél o <Shift> + kuzorvezérlők o <F8> nyomogatása is végez kijelölést (<Shift> és <Ctrl> módosít) Speciális o szó: 2-szer be o mondat: <Ctrl> + be o sor: a kijelölő sávon a sor előtt be (le-fel mozgatva több sort) o bekezdés: a bekezdésben állva 3-szor be a kijelölő oszlopon a bekezdés előtt 2- szer be o teljes dokumentum: a kijelölő oszlopon <Ctrl>+ be vagy <Ctrl>+<num. 5> Oszlop: be a kijelölés elejéhez majd <Alt>+ be -rel lemeszelni Megjegyzés: nem minden nézetben használható! Megszüntetés: bárhol be a szövegterületen vagy kurzormozgató nyíl Megjegyzés: a kijelölt szöveg bármely karakter lenyomásakor azonnal felül íródik! Ilyenkor azonnal vonjuk vissza a beírást! Gyorselérési eszköztár: vagy <Ctrl>+<Z> 2. Másolás, kivágás, beillesztés illetve mozgatás (kijelölés!) Másolás: kijelölt objektum sokszorozása (az eredeti a helyén marad) o KEZDŐLAP Vágólap Másolás ikon o je helyi menü Másolás o <Ctrl>+<C> forróbillentyű Kivágás: kijelölt objektum csak egy példányban létezik továbbra is o KEZDŐLAP Vágólap Kivágás ikon o je helyi menü Kivágás o <Ctrl>+<X> forróbillentyű 12
Egérrel: o Mozgatás: be -rel elhúzni a kiválasztott objektumot az új helyére o Másolás: A <Ctrl> -t is nyomva másolás történik Beillesztés: a másolt vagy kivágott objektum helyére tétele o KEZDŐLAP Vágólap Beillesztés ikon felső fele o je helyi menü Beillesztés o <Ctrl>+<V> Egyes esetekben célszerűbb a beillesztés speciális formáját választani. (Pl. nem akarok elrontani egy kész formázást.) Irányított beillesztés o KEZDŐLAP Vágólap Beillesztés ikon alsó fele o je helyi menü Irányított beillesztés A beillesztés lehet speciális is, pl. csatolás.. Ebben az esetben a beillesztett objektum helyett, egy rá utaló hivatkozás kerül a dokumentumba. Ha a csatolt objektum változik, akkor a beillesztés e módja miatt a következő megnyitáskor már a megváltozott jelenik meg, ha beállítottuk a csatolt dokumentum frissítését. Megjegyzés: : A Windowsos grafikus programokban a kijelölt objektum a másolás, kivágás (mozgatás) esetén egy speciális eszközre a Vágólapra kerül. Egérrel végezve nem! 4.3.3. Helyesírás ellenőrzés, szinonima szótár, elválasztás Helyesírás ellenőrzés: o Gyorselérési eszköztár (ha bekapcsolt) o KORREKTÚRA Nyelvi ellenőrzés csoport o je hibás szón helyi menü első sorában a javasolt megoldás Automatikus javítás: Előfordulhat, hogy egy szót mindig elírunk pl. y-z csere, vagy egy hosszú intézmény név helyett csak néhány betűs rövidítést szeretnénk írni. Lehetőség van arra, hogy ilyenkor az elütött billentyű miatti hiba szinte észrevétlen javításra kerüljön, pl. egz egy, ay az vagy a rövidítés helyett a teljes név jelenjen meg. Adjuk meg a hibás és a jó kifejezést! o Office gomb A Word beállításai Nyelvi ellenőrzés Automatikus javítási beállítások Ha a gyakran használt hosszú szöveg rövidítését nem akarjuk automatikusan kicseréltetni, akkor más megoldás kell. Pl. a Deák Ferenc Szakközép- és Szakképző ő Iskola helyett elég annak DFSZK változata. Ha mégis a hosszú változat kell, akkor <F3> lenyomása után megjelenik a név. Ez tehát nem javít automatikusan, csak kérésre cserél. Ha később állunk bele a rövidítésbe és az lenyomjuk <F3>-t, akkor is kicseréli. Először jelöljük a kérdéses szöveget. o BESZÚRÁS Szöveg csoport Kész modulok Kijelölt rész mentése A megnyíló ablakot töltsük ki a minta alapján. A név a rövidítés, a gyűjtemény helye a szövegtár, a hely a normal.dot legyen, mert így minden dokumentumban rendelkezésre áll majd. szinonima szótár A szóismétlések elkerülésében segít ez a szolgáltatás. o KORREKTÚRA Nyelvi ellenőrzés Szinonimák o je a kérdéses szón helyi menü Szinonimák elválasztás 13
Sorkizárt bekezdés igazítás esetén előfordulhat, hogy túl nagy kiegyenlítő szóközök kerülnek a sorba. Ezen segít, ha a hosszú szavakat elválasztjuk magunk vagy a programra is bízhatjuk. o LAP ELRENDEZÉSE Oldalbeállítás csoport Elválasztás Ha nem akarjuk a programra bízni, eleve írhatunk a hosszabb szavakba úgynevezett feltételes kötőjele(ke)t a <Ctrl>+<*> segítségével. Vagy azonnal elválasztja a szót az adott halyen, vagy egy ilyen jelet tesz oda. Szükség esetén az ilyen jeleknél választ el. Pl. megnít. A kinyomtatott dokumentumban a fölösleges jelek nem szentségtelenít. látszódnak. Természetesen nem kell szótagonként egy-egy feltételes kötőjelet írni. 4.4. Táblázatok, grafikák a szövegben 4.4.1. Táblázatkészítés a szövegszerkesztővel, vel, sorba rendezés A táblázatok itt elsősorban sorban nem a számítási műveletek végzését jelentik, hanem formázó szerepük van. Átláthatóbbá, könnyen rendezhetővé tehetjük a bemutatandó adatokat. Természetesen alapvető számításokat is végezhetünk egy táblázatban, de nem arra való a szövegszerkesztő. Táblázat létrehozása: o BESZÚRÁS Táblázatok Megjelenik egy új Táblázateszközök menü a Tervezés és Elrendezés menükkel. A Táblázateszközök menü csak akkor jelenik meg, ha a táblázat kijelölt. Keretezés, háttér, vonalak o TERVEZÉS Táblázatstílusok csoport o KEZDŐLAP Bekezdés csoport Szegély o TERVEZÉS Szegélyek rajzolása csoport Mozgás a táblázatban o Egér kattintás a cellára o <Tab>, <Shift> + <Tab>, <kurzor nyíl> A táblázat jellemzőinek módosítása o Sor beszúrása ELRENDEZÉS Sorok és oszlopok csoport utolsó cellán <Tab>, <Enter> az utolsó cellán kívül o Oszlop beszúrása ELRENDEZÉS Sorok és oszlopok csoport o Magasság, szélesség beállítása ELRENDEZÉS Cellaméret ELRENDEZÉS Táblázat Tulajdonságok 14
o törlés ELRENDEZÉS Sorok és oszlopok csoport Cella műveletek: o egyesítés: ELRENDEZÉS Egyesítés csoport Cellák egyesítése o felosztás: ELRENDEZÉS Egyesítés csoport Cellák felosztása o törlése: ELRENDEZÉS Sorok és oszlopok csoport Törlés Cellák o beszúrás: ELRENDEZÉS Sorok és oszlopok csoport ablak lenyitása A fenti lehetőségek mellett remekül használható a je helyi menü, ajánlott annak használata! Táblázat műveletek: o egyesítés: a köztük lévő bekezdések eltávolítása o felosztás: ELRENDEZÉS Egyesítés csoport Táblázat felosztása Táblázat rendezése: o ELRENDEZÉS Adatok csoport Rendezés A táblázat rendezése sorokra történik, legfeljebb három oszlop tulajdonságainak figyelembe vételével. Számítás a táblázatban: A számításhoz képleteket használunk. Az oszlopokat azonosítjuk a képzeletben föléjük írt betűkkel: A, B, stb. A sorokat a gondolatban eléjük írt számok azonosítják: 1, 2, stb. Pont úgy, mint az Excelben. 11 12 23 21 22 16,5 A cellában állva ELRENDEZÉS Adatok Képlet menüből választhatjuk ki a megfelelő képletet. Számíttasuk ki a C1 cellában az A1+A2 összegét! Alapból felajánlja a balra lévő számok összegzését, amit fogadjunk el. Számíttasuk ki a C2 cellában az A1:B2 tartomány áttlagát! Felajánlja a felette lévők összegét. Az első beviteli mezőben az = jelig töröljünk mindent. A függvény beillesztést nyissuk le és válasszuk az AVERAGE (ÁTLAG) függvényt. A zárójelpárba adjuk meg a tartományt, A1:B2. Az első mezőben az = jel után bármilyen egyszerű matematikai kifejezést írhatunk, pl. =2*A2*3,14. Néhány függvény: AVERAGE átlag COUNT megszámol MAX maximum MIN minimum PRODUCT szorzás SUM összegez A számformátum alatt pl. egészre kerekíthetünk ezres tagolással (# ##0) vagy 0% formátumot állíthatunk be. 15
4.4.2. Körlevélkészítés Azonos tartalmú dokumentum szétküldése több címzettnek A dokumentumban változó tartalmú bejegyzéseket helyezhetünk el pl. név, megszólítás, cím. Körlevélkészítés o LEVELEZÉS Körlevélkészítés indítása csoport Körlevélkészítés indítása Lépésenkénti Körlevélvarázsló Lépései: megjelenik a Körlevél munkaablak, amely 6 lépésben végig vezet az elkészítésben. Tovább vagy visszalépni az ablak alján lehet. 1. Dokumentumtípus kiválasztása (pl. levél) 2. Az alapul szolgáló dokumentum megadása Új vagy már létező dokumentum is lehet, de többnyire az aktuális lesz. Először ezt kell elkészíteni, hogy beilleszthessük majd a változó elemeket. (Törzsdokumentumnak nevezték korábban.) 3. Címzettek kiválasztása Használhatunk már meglévőt (Tallózás) vagy készíthetünk egy új a címlistát, amit használat előtt menteni kell, hogy betallózhassuk. Az első sor mindig a fejléc a mezőnevekkel. Pl. az alábbi módon néz ki egy előre elkészített adatforrás: (elkészíthető Wordben (.docx, txt) vagy Excelben (.xlsx,.csv ) fájlként mentve). név megszólítás város Kis Pál úr Pécs Nagy Adél úrhölgy Szeged Létre hozhatjuk most az új listát az alábbi ablak használatával. Az adatforrás azonnal használható is a bevitel végeztével. Az adatmezők számát, nevét módosíthatjuk az Oszlopok testreszabása gombbal. 4. A levél megírása Célszerű a második pontnál ezt a feladatot elvégezni. A változó adatokat tartalmazó mezőinket a További elemek gombbal tudjuk beszúrni. Előtte tegyük a szövegkurzort oda a levélben, ahol a mező értékét kívánjuk megjeleníteni. 16
5. Levelek megtekintése Behelyettesíti a címzetteket az adatmezőbe, így ellenőrizhető, kik kapnak levelet. Ha nem akarunk az adatbázisban szereplő összes személynek írni, akkor itt szűrhetjük a címzetteket a Címzettlista szerkesztése gombbal. Az adatok szerkesztése is ebben az ablakban történhet. Az adatforrás kijelölése után a Szerkesztés gombbal férhetünk hozzá az adatok módosításához. 6. Az egyesítés befejezése Azonnal kinyomtathatóak a kész levelek vagy külön-külön tovább szerkeszthető még egy-egy levél igény szerint. Ez utóbbit érdemes választani. Egy kész dokumentumból és címlistából bármikor készíthetünk körlevelet a levelezés menüszalagját használva. 1 3 2 4 5 nyissuk meg a levél alapját képező dokumentumot nyissuk meg a címeket tartalmazó dokumentumot (word, excel, access állomány) o LEVELEZÉS Körlevélkészítés indítása csoport Címzettek kiválasztása meglévő lista használata (1) Szúrjuk be a megfelelő helyekre az adatmezőket a címlistából o LEVELEZÉS Írás és mezők beszúrása csoport Adatmező beszúrása (2) Szükség szerint válasszuk ki a címzetteket, azaz szűrjük őket o LEVELEZÉS Körlevélkészítés indítása csoport Címzettlista szerkesztése (3) Ellenőrízzük le, megfelelő-e az összerendelés o LEVELEZÉS Eredmény megjelenítése csoport Eredmény megjelenítése (4), (5) Egyesítsük a dokumentumot a címekkel (egy új Word ablak nyílik meg, amely az összes dokumentumot tartalmazza) o LEVELEZÉS Befejezés csoport Befejezés és egyesítés Dokumentumok szerkesztése külön 4.4.3. Táblázatok, grafikák, szimbólumok és más objektumok beillesztése a szövegbe, valamint formázásuk Beillesztési műveletek: o beágyazás: egy, az eredetivel megegyező másolat kerül a dokumentumba Akkor alkalmazzuk, ha nem számít a dokumentum mérete nem kell többször az objektum (pl. kép) nem kell tovább szerkeszteni a objektumot egy dokumentumban van a szöveg és az objektum 17
o csatolás: egy, az eredeti fájlra mutató hivatkozás kerül a dokumentumba Akkor alkalmazzuk, ha a sok objektum jelentős dokumentum méret növekedést eredményezne az objektum maradjon mások által is módosítható az eredeti változását kövesse a csatolt objektum (betöltéskor frissít) az objektumot tartalmazó fájlt mellékelni kell Objektum beillesztés: a normál másolást követően Objektum beszúrása: o BESZÚRÁS Ábrák csoport Kép (fájlból, ismert képtípusokat) ClipArt (kis rajzok egy listából, előnézeti kép alapján) Alakzatok (egyszerű alakzatok, nyilak, folyamatábra, csillagok és szalagok, ) SmartArt (lista, folyamatok, hierarchia, ) Diagram (vonal. kör, oszlop, ) o BESZÚRÁS Táblázatok o BESZÚRÁS Hivatkozások o BESZÚRÁS Szöveg (szövegdoboz, WordArt, iniciálé, )) Objektum formázás: o je az objektumon: a helyi menüben megjelenik a formázására utaló menü pont. Itt jutunk ahhoz a párbeszéd dobozhoz, amelyben beállítók az objektum tulajdonságok, pl. méretét, keret, kitöltés, stb. A tulajdonságok az objektumtípustól függnek. o be2 (dupla kattintás) az objektumon (bármikor): megjelenik egy új eszközök nevű menü (pl. Képeszközök) és alatta a hozzátartozó egy-több menüszalag neve. Ezek csoportosítva tartalmazzák a különböző formázási lehetőségeket. Használatuk könnyen elsajátítható kis gyakorlással. 18