A szövegszerkesztő program (MS Word)

Átírás

1 A szövegszerkesztő program (MS Word) A Word szövegszerkesztő a Microsoft Office programcsomag része. A csomag telepítése után általában a Start menü/minden program/microsoft Office menü alatt találjuk az egyes programok indítási lehetőségeit. 1. ábra A szövegszerkesztő program indítása Indítsuk el a Microsoft Office Word programot! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1

2 A program kezelői felülete A programindítás után a gyártó által beállított, alapértelmezett felülettel jelentkezik be később, egyéni beállításainktól függően ez változhat. Ettől függetlenül, a felület rendszerint az alábbi elemekből épül fel: a menüsor; az eszköztárak a legördülő menüt tartalmazó eszköztárral; a munkaterület; a vonalzó; az állapotsor. Menü Címsor Eszköztár Vonalzó Munkaterület Csúszkák Állapotsor 2. ábra A Microsoft Word kezelői felülete A címsor mutatja a megnyitott dokumentum nevét; a jobb oldali sarokban levő jelekkel pedig a dokumentum méretét választhatjuk ki (kis méret, előző méret, bezárás, illetve teljes méret). A menüsor tematikus csoportosításban tartalmazza a program segítségével elvégezhető szövegszerkesztési és egyéb dokumentumkezelési műveleteket. Az eszköztárak a gyakran használt funkciók kiemelésére, könnyebb és gyorsabb elérhetőségére szolgálnak. A vízszintes és függőleges vonalzók segítségével könnyebben hajthatunk végre bizonyos formázásokat. A munkaterület a szövegszerkesztők legfontosabb alaprésze. Itt készítjük el a szövegünket, itt végezhetjük el a dokumentum formázásával kapcsolatos feladatokat. A munkaterület használatával a tananyag elsajátítása folyamán részletesen is meg fogunk ismerkedni. Az állapotsor az ablak alján elhelyezkedő sáv. Tájékoztatást nyújt az aktív dokumentumról, illetve feladatokról. Az állapotsor legfontosabb elemeiről itt olvashat bővebben. A kezelői felület részeiről itt további részleteket olvashat. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2

3 Első dokumentumunk Készítsük el első dokumentumunkat! A feladat keretében: létrehozunk egy új dokumentumot, elkészítjük a szöveget, végrehajtunk néhány egyszerű formázási műveletet, megtekintjük a nyomtatási képet, elmentjük a dokumentumot, újra megnyitjuk a dokumentumot, majd bezárjuk. 1. lépés: Új dokumentum létrehozása A szövegszerkesztő programok indításuk után azonnal felajánlanak egy új, üres dokumentumot szerkesztésre. Amennyiben egy újabb dokumentumot szeretnénk létrehozni, használjuk a Fájl menü Új dokumentum parancsát. 3. ábra A Fájl menü Új dokumentum parancsa Ekkor megjelenik az Új dokumentum feliratú munkaablak, amelyben több választási lehetőségünk van most használjuk az Új csoport Üres dokumentum menüpontját. Ennek hatására a Word nyit egy új dokumentumot, és megjeleníti számunkra annak első, üres oldalát. 4. ábra Új, üres dokumentum megnyitása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3

4 2. lépés: Szöveg bevitele Írja le az alábbi szöveget saját új dokumentumába; kövesse a szövegben leírt utasításokat! Írás közben mit tapasztalt, amikor elérte a sor végét? amikor a sor végén írt szó már nem fért el abban a sorban? amikor hibát vétett az írás során? A szövegszerkesztő éppen aktuális beállításai alapján elemzi és irányítja a szöveg beírását: a sorok végén automatikusan új sort kezd; ha szükséges, átvisz szavakat a következő sorba; ha hibázunk, és telepítve van a helyesírás-ellenőrző, jelzi a hiba helyét (piros aláhúzás: helyesírási hiba, zöld aláhúzás: mondattani hiba). A hibás szón jobb egérgombbal kattintva, javaslatot kapunk a javításra. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4

5 3. lépés: Néhány egyszerű szövegformázás A szövegek végső formájának kialakításához használt alapvető beállítások: a betűtípus, a betűméret és a betűstílus meghatározása. Ezeket a Formátum menü Betűtípus menüpontjában állíthatjuk be. 5. ábra A betűtípus, betűméret és betűstílus beállítása Mielőtt erre a menüpontra kattintana, jelölje ki a szövegnek azt a részét, ahol a felsoroltak bármelyikét meg szeretné változtatni! A kurzort vigye a szöveg elé, majd az egér bal gombját lenyomva tartva mindaddig húzza az egeret, amíg a formázni kívánt részt ki nem jelölte! 6. ábra A kijelölt szöveg A formázási utasítások mindig csak a kijelölt szövegrészre lesznek érvényesek! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5

6 Kattintson a Betűtípus menüpontra, és a megjelenő ablakon állítsa be az alább piros kerettel jelölt tulajdonságokat: 7. ábra A betűtípust beállító ablak Figyelje meg, hogy a Word a Minta feliratú ablakban megmutatja, hogy mi lesz az eredmény. Kattintson az Ok gombra, majd a korábbi szövegkijelölés eltüntetéséhez a dokumentum szövegének tetszőleges részére is! 8. ábra Szövegünk a formázott résszel Megjegyzés Elkülönülten álló szövegrészek, karakterek kijelöléséről részletesebb információkat kap az Alapvető műveletek című fejezetben. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6

7 4. lépés: Hogyan néz ki nyomtatva? Az elkészített dokumentumot olvashatjuk saját gépünkön, hordozható tárolóra másolva más gépekre is átvihetjük, elküldhetjük elektronikus levélben, de sokszor előfordul, hogy papírra kell nyomtatnunk. Mielőtt ezt megtennénk, célszerű megbizonyosodni arról, hogy a nyomtatott változat valóban pontosan meg fog egyezni a képernyőn látottal (pl. előfordulhat, hogy írás közben különösen képek használata mellett esetleg túllépünk a margókon; ilyenkor a nyomtatás más eredményt hozhat). Válasszuk most a Fájl menü Nyomtatási kép menüpontját (ha ez a menü lenyitásakor nem látszik, nyomjuk meg a menüoszlop alján levő nyilat)! 9. ábra A Nyomtatási kép menüpont kiválasztása A nyomtatási kép ablak alapján eldönthetjük, hogy folytatjuk-e a műveletet a papírra nyomtatással (Fájl menü Nyomtatás menüpont), vagy még javítunk a dokumentumon. 10. ábra A nyomtatási kép egy részlete A nyomtatási kép ablakból a Bezárás gomb segítségével léphetünk vissza a szerkesztőfelülethez. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7

8 5. lépés: A dokumentum mentése A szövegszerkesztő program használatának egyik legnagyobb előnye az, hogy az elkészített dokumentum későbbi használat céljából elmenthető. Ehhez a Word Fájl menüjében levő Mentés menüpontot használjuk. (Ha kell, alkalmazzuk a teljes menü megjelenítéséhez használt korábbi módszerünket.) Mivel most egy teljesen új dokumentumot készítettünk, a program megjelenít egy párbeszédablakot, amelyen bekéri a mentéshez szükséges információkat: a mentendő dokumentum helyét és nevét. Indítsuk el a mentést, és figyeljük meg a Word által használt alapértelmezett beállításokat: a dokumentum állományneveként felkínálja annak első mondatát, illetve a dokumentum kiterjesztése automatikusan DOC lesz. 11. ábra A mentéshez szükséges adatok megadására szolgáló ablak Az állománynéven általában változtatni szoktunk: az Írjunk be egy tetszőleges szöveget.doc helyébe írjuk be az Első dokumentumunk.doc állománynevet. Ha szükséges, keressünk vagy készítsünk egy mappát is, és nyomjuk meg a Mentés gombot. Megjegyzés A dokumentumot nem csak doc formátumban menthetjük el. A különböző formátumokban történő mentés (exportálás) módját, célját ismerheti meg részletesen a Dokumentum mentése (exportálása) más formátumban című fejezetben. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8

9 6. lépés: A dokumentum bezárása Amint egy dokumentummal befejeztük a munkát, elmentjük a háttértárolóra és bezárjuk azt. A bezárás során a szövegszerkesztő munkaterületéről eltűnik a dokumentum szövege. A dokumentum bezárását a legtöbb szövegszerkesztőben a Fájl menü Bezárás parancsával hajthatjuk végre. 12. ábra Egy dokumentum bezárása a Fájl menüből Ha a dokumentum megnyitása óta már módosítottunk valamit a szövegen, és ezt a módosított változatot nem mentettük még el, akkor bezáráskor egy üzenet jelenik meg a monitoron. Ez az üzenet lehetőséget kínál a módosított dokumentum elmentésére. 13. ábra Módosított, még nem mentett dokumentum bezárása Ha a dokumentumot menteni szeretnénk, akkor nyomjuk meg az Igen gombot. Ha nem akarjuk menteni, de be szeretnénk zárni a dokumentumot, akkor a Nem gombot nyomjuk. Ha sem menteni, sem bezárni nem szeretnénk a dokumentumunkat, akkor ezt a Mégse gomb lenyomásával érhetjük el. Így visszatérhetünk a szövegszerkesztőbe, és tovább dolgozhatunk a dokumentumunkkal. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9

10 7. lépés: A dokumentum újra megnyitása A gép kikapcsolásakor elvesznek a memóriában tárolt adatok. Így ahhoz, hogy folytatni tudjuk a már korábban megkezdett munkánkat, a szövegszerkesztő beindítása után a háttértárolóról be kell töltenünk a dokumentumunkat a számítógép memóriájába. A betöltést a legtöbb szövegszerkesztőben a Fájl menü Megnyitás parancsával hajtjuk végre. A parancs megnyitásakor megjelenik a Megnyitás párbeszédablak. 14. ábra Megnyitás párbeszédablak Keressük meg a Hely lista segítségével azt a mappát, amelyikbe a dokumentumunkat eltároltuk. Miután kiválasztottuk a megfelelő mappát a dokumentumablakban, keressük meg a megfelelő dokumentumot. Kattintsunk a kiválasztott dokumentumra kétszer, így a dokumentum betöltődik a szövegszerkesztőbe. 15. ábra A Hely lista elhelyezkedése a Megnyitás párbeszédablakon Az ablak felső sávjában található eszköztárat is használhatjuk megnyitásra, csak kattintsunk a ikonra, hiszen ez is a megnyitás parancsot hajtja végre. Ez a gomb a legtöbb szövegszerkesztőben megtalálható. Ha nem találjuk a legutoljára használt dokumentumunkat, mert elfelejtettük a nevét, vagy azt a helyet ahová mentettük, ne ijedjünk meg! A Word sok más szövegszerkesztőhöz hasonlóan a Fájl menü alsó részében felsorolja az utoljára használt dokumentumokat. Válasszuk ki a keresendő dokumentumot és kattintsunk rá. A dokumentum betöltődik. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10

11 A program leállítása Az utolsó dokumentum bezárása nem zárja be egyben a szövegszerkesztő alkalmazást is. Az alkalmazás bezárásához használjuk az alkalmazásablak Bezárás gombját vagy a Fájl menü Kilépés parancsát. Kilépéskor egyúttal az összes megnyitott dokumentum bezáródik, így azok, ha nem voltak még elmentve, egyenként elmenthetők a korábbiak szerint. 14. ábra Kilépés a programból a Fájl menü segítségével Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11