Címzett: Kovács Gézáné Szeged, Híd u. 1. Tisztelt Kovács Gézáné! Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk 1000 Ft-os díját.

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Címzett: Kovács Gézáné Szeged, Híd u. 1. Tisztelt Kovács Gézáné! Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk 1000 Ft-os díját."

Emil Szilágyi
7 évvel ezelőtt
Látták:

1 Körlevél l készk szítésese

2 Mi a körlevk rlevél? l? A körlevél több személynek küldendő azonos tartalmú levél, amely azáltal válik személyessé, hogy minden levél a címzettre vonatkozó adatokat tartalmazza.

3 Példa egy kész k körlevk rlevélre: Címzett: Kovács Gézáné Szeged, Híd u. 1. Tisztelt Kovács Gézáné! Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk 1000 Ft-os díját. Nyereményéhez, amelyet postán küldünk sok szeretettel gratulálunk! A levélben a különböző címzettre vonatkozóan három adat szerepel: a név, a lakcím és a nyeremény összege. Ezek az adatokat pirossal vannak jelölve.

4 Hogyan lehet körlevelet k létrehozni? l A körlevél készítésekor szükség van egy olyan állományra, amely minden levél állandó szövegét tartalmazza. Ez a törzsdokumentum. A törzsdokumentum szövegében a címzettre vonatkozó adatokra mezőhivatkozások találhatók, pl.: {{név}}. A másik szükséges állomány a különböző címzettek adatait tartalmazza táblázatos formában, ez az adatállomány.

5 A körlevk rlevél l készk szítéséhez szüks kséges állományok: törzsdokumentum mezőnév Címzett: {{név}} {{lakcím}} Tisztelt {{név}}! Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk {{nyeremény}}-os díját. Nyereményéhez, amelyet postán küldünk sok szeretettel gratulálunk! név lakcím nyeremény Kovács Gézáné Szeged, Híd u Ft Kiss Éva Csongrád, Fő u Ft Nagy Ernő Szeged, Fő fasor Ft adatállomány

6 és s hogyan készk szül l a körlevk rlevél? l? a törzsdokumentumot és az adatállományt a felhasználónak kell létrehoznia. a program ezután a törzsdokumentumba épített hivatkozások, un. mezőnevek alapján egyesíti a két állományt. Ennek során a mezőnevek helyére behelyettesíti az adatállomány adatait, pl. a {{név}} helyére Kovács Gézáné, Kiss Éva, stb. kerül. így jön létre egy újabb állomány: a körlevél.

7 A körlevk rlevél l készk szítésének három alapvető lépése: 1. lépés A törzsdokumentum elkészítése, 2. lépés az adatállomány létrehozása, az első két lépés sorrendje tetszőleges, majd a 3. lépés a törzsdokumentum és az adatállomány egyesítése.

8 tehát: törzsdokumentum adatállomány k ö r l l e v é ll Nézzük k a példp ldát!

9 Nyissuk meg a word -öt és írjuk meg a levelet, amelyet több személynek szeretnénk elküldeni. Hagyjuk ki azokat a helyeket, ahova beszúrjuk a változó adatokat!

11 A következőkben az eszközök menüben a levelek és küldemények menüpontból a körlevelet kiválasztjuk. Ezek után a kép jobb oldalán a következő ablak nyílik ki, ami a körlevélvarázsló:

12 Itt választhatjuk ki, hogy milyen típusú dokumentumot kívánunk létrehozni. Jelenleg egy levelet szeretnénk, tehát maradhatunk a program által felajánlott lehetőségek közül az elsőn. Ezután a képernyő jobb alsó sarkában a kék szövegre kattintva tudunk a következő lépésre tovább lépni: az alapul szolgáló dokumentum kiválasztása

Most az aktuális, nyitott dokumentum alapján hozzuk létre, tehát itt is csak a lap

13 Az iménti (második) lépésben azt tudjuk beállítani, hogy milyen dokumentum alapján kívánjuk a körlevelet létrehozni. A lehetőségek: aktuális, sablon, régebbi. Most az aktuális, nyitott dokumentum alapján hozzuk létre, tehát itt is csak a lap alján lévő kék szövegre kattintva továbblépünk a következő pontra: címzettek kiválasztása

14 Itt is több lehetőség közül választhatunk, hogy a címzetteket honnan emeljük be. Most egy új címlistát hozunk létre, tehát ezt a lehetőséget kellett bejelölnünk. Ezután a jobb oldali rész közepén a létrehozás -ra kattintunk.

15 Ennek hatására kinyílik a címlista szerkesztésének lehetőségét definiáló panel:

16 Először be kell állítanunk a számunkra kényelmes elrendezést, hogy azokat az adattípusokat lássuk amelyekre nekünk szükségünk van. Ezt a testreszabás gombra kattintva tehetjük meg:

17 A kinyíló panelen a számunkra szükségtelen mezőneveket ki tudjuk törölni, ha kijelöljük, majd a törlés gombra kattintunk:

18 Ezek után, a hozzáadás gombra kattintva tudunk felvenni számunkra szükséges, új mezőneveket:

19 És a kész mezőnevek listája:

20 Ezek után a feljebb-lejjebb gombokkal változtathatunk a sorrenden. Majd az ok gomb zárásával visszatérünk a lista szerkesztéséhez, ahol már csak a szükséges mezőnevek lesznek láthatók:

21 Ezek után felvesszük az első dolgozó adatait, majd az új bejegyzésre kattintva kapjuk a következő üres helyet. Így sorban felvesszük a szükséges címlistát.

22 Ilyen módon annyi egyént veszünk fel a listába, amennyi szükséges. Láthatjuk, hogy a navigációs gombok használatával tudunk az adtok közt mozogni előre-hátra illetve törölni bejegyzést, vagy éppen keresni, szerkeszteni. Ha végeztünk, a bezárás gombra kattintással visszatérünk a körlevél szerkesztésének lépéseihez.

23 Ekkor a gép egy adatforrás nevű maga által létrehozott könyvtárba szeretné ezt az adatbázist elmenteni. Menthetjük ide is, de egy másik, szabadon választott, általunk meghatározott helyre is. Ne felejtsünk el nevet adni az adatbázisnak: Ezek után már csak a mentés gombra kell kattintanunk.

Ezen a panelen mielőtt az ok -val végleg bezárjuk a címlistát még ellenőrizhetjük a bevitt adatokat, és szerkeszthetünk, módosíthatjuk azokat.

24 Ezen a panelen mielőtt az ok -val végleg bezárjuk a címlistát még ellenőrizhetjük a bevitt adatokat, és szerkeszthetünk, módosíthatjuk azokat. Kiválaszthatjuk azokat a címzetteket, akiknek nem akarjuk mégsem elküldeni a levelet (ez akkor hasznos leginkább, ha egy nagyobb, régebbi címlistából szúrjuk be az adatokat a levelünkbe.)

25 Ezután a jobb oldal alsó részén kattinthatunk a következő levél megírása lépésre:

26 Miután a levelet már megírtuk a munkánk elején, így most már azzal nem kell bajlódni, csak a a további elemekre kattintva a levél megfelelő helyeire beszúrni a mezőneveket:

27 Ehhez előbb a levélben arra a helyre kell állnunk a kurzorral, ahova az első mezőnevet szeretnék beszúrni, majd az adatmező beszúrása gombra kattintva kiválasztjuk és beszúrjuk a mezőt. Ezután bezárjuk a panelt, a kurzorral a következő helyre állunk a további elemekre kattintva beszúrjuk a következő mezőt és így tovább, míg az összes szükséges mező beszúrásra nem kerül:

28 Ezután a jobb alsó sarokban a következő lépésre a levelek megtekintésére kattintunk:

29 Máris látjuk az első levelet és akár a görgetősávval, akár a körlevélszerkesztő navigációs gombjaival jobb oldalon haladva meg tudjuk tekinteni sorban a kész leveleket:

31 Ezután az utolsó lépésre kattintunk, ez az egyesítés befejezése lesz:

32 Ezután az egyes leveleket szerkesztjük meg: Az ok-ra kattintva pedig megjelennek a levelek egymás után, amiket a görgetősávval nézhetünk meg:

Hasonló dokumentumok

Körlevél A körlevelek felépítése

Körlevél A körlevelek felépítése A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó