MS Word for Windows. különböző szolgáltatások

Átírás

1 Szövegszerkesztési alapismeretek I. A szövegszerkesztés elmélete 1. A szövegkészítés eszközeinek fejlődése Olvasmány 2. A szövegbeviteli programok típusai. Karakteres (editor, szerkesztő) Edit ChiWriter Ékszer Context Norton Editor Personal Editor Előny: kis hardver igény és program méret Hátrány: grafika hiánya egyszerű ASCII szöveg nincs formázási lehetőség Grafikus (word processor, szövegszerkesztő) MS Works Word Perfect MS Word for Windows MS Office Star Office Ami Pro WYSIWYG (Ahogy látod, úgy kapod) különböző szolgáltatások nagy hardver igény és program méret 3. A szövegszerkesztő funkciója dokumentum ( írott dolgaink ): létrehozása tárolása visszakeresése módosítása megjelenítés kezelése 4. A grafikus szövegszerkesztő főbb szolgáltatásai: 4.1. Szövegszerkesztési alapok: Új dokumentum létrehozása Szöveg javítása, keresése, cseréje Képernyő beállítása Dokumentum zárása, mentése Szövegrészek kijelölése, másolása, mozgatása, beillesztése Rövidítés-szótár, gyorsszöveg ( kész szöveg, szövegtár ) használata Automatikus javítás Nyomtatás előkészítése 1

2 4.2. Egyszerűbb formátum-beállítások: Betű-formátum: típus, méret, szín, dőlés, aláhúzás, vastagítás, indexelés, betű-köz Bekezdés tulajdonságok: behúzások, igazítások, térközök, soremelések, sor és bekezdés együtt tartásának szabályozása Szegély és mintázat (árnyékolás), keretezés készítése Tabulálás és beállításainak változtatása Felsorolás, számozás készítése, beállítása 4.3. Összetett formátum-beállítások: Fej- és lábléc készítése, oldalszámozás beállítása Szakasz beállítások (oldaltájolás) Hasábok létrehozása (töréspont) 4.4. Speciális szolgáltatások: Helyesírás-ellenőrzés, szóelválasztás Táblázat készítése, módosítása Tartalomjegyzék készítése Képek, objektumok, fájlok beillesztése Tartalom létrehozása (4.1.) Szerkesztő (Editor) Formátum beállításai ( ) Kiadványszerkesztő (DTP) Szövegszerkesztő (Word Processzor) 5. A szövegszerkesztés lépései: A program indítása: új szerkesztési ablak nyitása, munkakörnyezet beállítása (utóbbi később is elvégezhető) Szöveg bevitele: begépelés, létező dokumentum megnyitása, beszkennelés (OCR) o változtatások elvégzése o meglévő részek átmásolása az újba o sablon készítése Mentés: rögzítés háttértárolón; automatikus mentés Tartalom ellenőrzése: javítás, helyesírás ellenőrzése Mentés Formázások: betű, sor, bekezdés, hasáb, oldal Mentés Nyomtatás igény szerint Dokumentumok és a programbezárása (Mentés) Kiegészítés a betűkhöz: típus: bitmap font: négyzethálón tervezve, fix méretek (monitor és nyomtató külön!) truetype font: matematikai görbék írják le, tetszőlegesen méretezhető sortávolság betűszem facsiga facsiga betűmagasság 2

3 facsiga felnyúló szár lenyúló szár 3

4 6. A grafikus szövegszerkesztő indítása, képernyő felépítése: A Word indítása: A Start menü Programok menüből. (Esetleg valamilyen gyűjtő mappában van.) Ha nem látjuk az első két lehetőséget, akkor meg kell keresni más módon az indító állományt. Pl. Start menü Keresés Fájlok vagy mappák winword.exe 6.2. A képernyő felépítése, elnevezések Részletesebben a fő elemek: Címsor: dokumentum név program név elrendezésben Ablakvezérlő menü lenyitása: o egér o <ALT> + <SPACE> <ALT> + <Num. -> Menüsor: lenyitási lehetőségei o egér o <ALT> <F10> és < > < > o <ALT> és aláhúzott karakter o forró billentyű : azonnal végrehajtja a menüpontot, annak lenyitása nélkül Gyors- vagy helyzet érzékeny menü (helyi menü, úszó menü): jobb egér gomb. (Érdemes megszokni a használatát, a legtöbb esetben jól használható!) Szürke színű menüpont: Nem elérhető (előzőleg ki kell jelölni valamit) 4

5 Eszköztár: o szokásos és formázás (általában láthatóak is) A szükséges eszköztár bekapcsolható, vagy egy-egy eszköz kirakható, lehúzható: o Nézet Eszköztárak Testreszabás Parancsok fül o lebegő (úszó) eszköztár: bárhol az ablakban Vonalzó(k): Nézet Vonalzó o vízszintes: bal margó,, függőbehúzás, első sor behúzása, bal oldali behúzás jobb oldali behúzás, jobb margó, táblázatban oszlopszélesség állítása o függőleges: felső, alsó margó állítása Ki Be kapcsolás: ESZKÖZÖK Beállítások Megjelenés fül Szövegterület: a margók közötti terület o A sor betelte után automatikusan új sort nyit o A lap betelte után automatikusan új lapot nyit Szövegkurzor: alakú villogó jel, jobb oldalára kerül a beírt karakter (Valójában téglalap alakú a kurzor, de csak a bal oldala látszik, villog!) Fájl vége jel: normál nézetben, ha a Mindent mutat bekapcsolva Bekezdés vége jel: Kijelölő sáv: a szövegterület előtti terület Állapot vagy Státusz sor: Gördítő sáv: o vízszintes a görgető nyíllal, o függőleges csúszkával 7. Egérhasználat: Egérmutató: I alakú a szövegterületen (beszúró kurzor) alakú: eszköztár, menü, vonalzó, görgető sáv, (kiválasztó kurzor) alakú: kijelölő sáv (kijelölő kurzor) Műveletek: Rámutatás: az objektumra visszük a mutatót vagy nyilat Kattintás Bal egérgomb általában Dupla kattintás ( be -vel jelölöm) Megfogás: lenyomott be az objektumon Húzás: lenyomott be való mozgatása az objektumnak Jobb egérgomb ( je ): gyors menü 8. Általános beállítások (Alapbeállítás): ESZKÖZÖK Beállítások... o Mentés: gyors, normál sablon, automatikus o Helyesírás o Általános o Szerkesztés o Nyomtatás o Megjelenítés Formátum Betűtípus Alapértelmezett betűtípus és méret beállítása: Alapértelmezés gomb A továbbiakban ezekkel indul a Word és nem a gyári beállításokra áll vissza! 5

6 9. Nézetek Normál: gépeléshez, egyszerűbb szerkesztés, formázás (Csak a szöveg látszik!) o NÉZET Normál Nagyítás ikon Oldalszélesség o Vízszintes gördítő sáv előtt: Tallózás : csak a címsorok látszanak, interaktív tartalomjegyzék o NÉZET Olvasási elrendezés Dokumentumtérkép (eszköztáron) o Vízszintes gördítő sáv előtt: Nyomtatási elrendezés: minden nyomtatásra kerülő rész látszik o NÉZET Nyomtatási elrendezés Nagyítás ikon Oldalszélesség o Vízszintes gördítősáv előtt: Teljes oldal 2 oldal Vázlat: Kibontható szűkíthető a megjelenítés (csak címsorok látszanak, ha vannak, szintek állíthatók be, áthelyezhető egy rész a hozzá tartozó részekkel együtt, stb. o NÉZET Normál Vázlat o Vízszintes gördítő sáv előtt: Megnézhetjük a nyomtatás leendő eredményét: o FÁJL Nyomtatási kép o Szokásos eszköztár: II. Dokumentum kezelése 1. Új dokumentum létrehozása: FÁJL Új dokumentum... Szokásos eszköztár : 2. Létező dokumentum megnyitása: FÁJL Megnyitás... Szokásos eszköztár: FÁJL Utoljára használt fájlok listája (vagy a Munkaablak területén) Megjegyzés! Csak olvasásra megnyitva tovább szerkeszthető, de nem menthető az eredeti helyre és névre. A listázandó fájl típus határozza meg a látható állományokat. Több dokumentum egyidejű kezelése: o a kívánt dokumentumok megnyitása o kapcsolgatás a dokumentumok között: Tálcán a Dokumentum név ABLAK Dokumentum név <Ctrl> + <F6> o két dokumentum ablak egyszerre a képernyőn: ABLAK Mozaik elrendezés, de csak egyik aktív Egy dokumentum két ablakban: ABLAK Felosztás függ. gördítő sáv felső nyila feletti vonal 3. Dokumentum mentése: Első mentés: FÁJL Mentés Fájl nevet kér, lehetőleg Szokásos eszköztár: További mentés: FÁJL Mentés Szokásos eszköztár: utaljon a tartalomra Nem kér fájl nevet, felülírja a módosított tartalommal az eredetit 6

7 Megjegyzés: Szükség szerint a fájl típus beállítása a későbbi feldolgozáshoz. mentés új névre, meghajtóra: FÁJL Mentés másként és az új fájl név, meghajtó megadása Megjegyzés: mikor alkalmazzuk o a korábban írt dokumentum megőrzése érdekében, mielőtt megváltoztatom. o régi vagy új néven, másik könyvtárba vagy meghajtóra. Az ESZKÖZÖK Beállítások... Mentés fül Automatikus mentés... nem helyettesíti a normál mentést. Esetleges probléma áramszünet, lefagyás esetén segíti a visszaállítást. 4. Dokumentum bezárása: Ha egy dokumentummal végeztünk, célszerű bezárni nem foglal memóriát. FÁJL Bezárás be a dok. ablakkezelő ikonon 5. Kilépés a programból: FÁJL Kilépés <Alt> + <F4> be a prog. ablakvezérlő ikon Bezár 2-szer be a prog. ablakvezérlő ikon be a prog. ablakkezelő ikon A megváltozott, de nem mentett dokumentumok mentését felajánlja. III. Szerkesztés 1. Mozgás a szövegben: Kurzorvezérlő nyilak, <End>, <Home>, <PgUp>, <PgDown>, néha + <Ctrl> is Javítás: o beszúrás: alapértelmezett o felülírás: a státuszsoron ÁTÍR dupla be ki bekapcsolja, illetve <Insert> o törlés: <BackSpace>: balra töröl és felhúz (a kurzor balra mozdul) <Delete>: jobbról töröl és felhúz (kurzor helyben marad) Üres sor beszúrása: o <Enter>: új bekezdés. A bekezdés jellemzőit az a bekezdés határozza meg, amelyikben állva <Enter>-t ütöttünk. o <Shift> + <Enter>: új sor a bekezdésen belül (lágy sorvégjel: ) Oldal nyitás: a szöveg új oldalon folytatódik o automatikus: az oldal utolsó sora után (normál nézet: sűrű pontsor) o kényszerített: <Ctrl> + <Enter> (normál nézet: sűrű pontsor és Oldaltörés szöveg) Speciális jelek: BESZÚRÁS Szimbólum Különleges karakterek Pl. nem törhető szóköz, feltételes elválasztás, 2. Szöveg kijelölések: (a szöveg inverzbe fordul) Tetszőleges: o meszelés: egérkurzor húzása a szöveg felett lenyomott be -rel o be a kijelölés elejéhez, majd <Shift> + be a végénél o <Shift> + kuzorvezérlők 7

8 Speciális o szó: 2-szer be (<F8>-at nyomkodva is lehet kijelöléseket végezni) o mondat: <Ctrl> + be o sor: a kijelölő oszlopon a sor előtt be (le-fel mozgatva több sort) o bekezdés: a bekezdésben állva 3-szor be a kijelölő oszlopon a bekezdés előtt 2-szer be o teljes dokumentum: a kijelölő oszlopon <Ctrl> + be <Ctrl> + <num. 5> Oszlop: be a kijelölés elejéhez majd <Shift> + <Alt> + be a végénél vagy be a kijelölés elejéhez majd <Alt> + be -rel lemeszelni Megjegyzés: nem minden nézetben használható! Megszüntetés: bárhol be a szövegterületen kurzormozgató nyíl Megjegyzés: a kijelölt szöveg bármely karakter lenyomásakor felül íródik! Ilyen esetben azonnal vonjuk vissza a beírást! (SZERKESZTÉS Visszavonás vagy <Ctrl> + <Z> vagy Szokásos eszköztár: 3. Másolás, kivágás, beillesztés illetve mozgatás (Kijelölés!) Másolás: kijelölt objektum sokszorozása (az eredeti a helyén marad) o SZERKESZTÉS Másolás o Szokásos eszköztár: o <Ctrl> + <C> o <Ctrl> + be -rel elhúzni a kívánt pozícióba (az egérkurzor megváltozik) Kivágás: kijelölt objektum eltűnik a helyéről o SZERKESZTÉS Kivágás o Szokásos eszköztár: o <Ctrl> + <X> Beillesztés: a másolt vagy kivágott objektum helyére tétele o SZERKESZTÉS Beillesztés o Szokásos eszköztár: o <Ctrl> + <V> Mozgatás: az eredeti új helyre kerül o először kivágás, majd beillesztés o be -rel elhúzni a kiválasztott objektumot az új helyére A beillesztés lehet speciális is, pl. csatolás. Ez esetben a beillesztett objektum helyére való hivatkozás kerül a dokumentumba. Ha az eredeti változik, akkor a beillesztés e módja miatt az aktuális jelenik meg, ha beállítottuk. A fenti három művelet elvégezhető a je által adott gyors menüből is. Megjegyzés: A grafikus programokban a kijelölt objektum másolás, kivágás illetve (mozgatás) esetén egy speciális eszközre a Vágólapra kerül. Egérrel végezve nem! A Vágólapon lévő objektum megtekinthető a Munkaablak Vágólap paranccsal. A Vágólap tulajdonságait az ablak alján lehet beállítani. 8

9 4. Keresés, csere o SZERKESZTÉS Keresés o SZERKESZTÉS Csere Egyik menü kiválasztása megengedi a másikba való átváltást. Lehetőség van speciális keresésekre, pl. adott formátumú szöveg. 5. Helyesírás ellenőrzés, automatikus javítás, szövegtár Helyesírás ellenőrzés: o ESZKÖZÖK Nyelvi ellenőrzés o Szokásos eszköztár: Automatikus javítás: o ESZKÖZÖK Automatikus javítási beállítások AutoJavítás Előfordulhat, hogy egy szót mindig elírunk pl. y-z csere. Lehetőség van arra, hogy ilyenkor az elütött billentyű miatti hiba szinte észrevétlen javításra kerüljön, pl. egz egy, ay az, stb. o ESZKÖZÖK Automatikus javítási beállítások Szövegtár Ez a fül lehetőséget ad arra, hogy gyakran használt hosszú szöveget ne kelljen végig írni. Pl. az X Y Szakközép- és Szakképző Iskola helyett elég annyi, hogy xyszki, majd <F3> lenyomása után megjelenik a név. Ez tehát nem javít automatikusan, csak kérésre javít. IV. Formátum beállítások (karakter, bekezdés, szakasz) 1. Betűformázás (KIJELÖLÉS!) Betűtípus o FORMÁTUM Betűtípus o Formázás eszköztár: Íráskép talpas (serif): pl. Times New Roman álló (san serif): pl. Arial kaligrafikus vagy díszes: pl. Script írógép: pl. Courier New Méret o bittérképes (bitmap format): nyomtatóra és képernyőre kidolgozva külön, minden választható lehetőség. (nyomda technika elsősorban) o vektoros vagy skálázható (True type): tetszőleges méret nyomdai pont között. Matematikai függvények írják le a betűket. Stílus o normál o félkövér (bold) ezek o dőlt (italic) kombio aláhúzott (underline) nációja Különlegességek közül néhány: o áthúzott o alsó- és felső index o Kiskapitális o nagybetűs 9

10 Térköz: o ritkított normál sűrített Pozíció: o emelt normál süllyesztett Szín: o FORMÁTUM Betűtípus vagy Formázás eszköztár: 2. Bekezdés: <Enter>-től <Enter>-ig tartó, (önálló gondolati egység). o FORMÁTUM Bekezdés o Formázó eszköztár megfelelő ikonjai Megjegyzés: o a bekezdés tulajdonságok öröklődnek o a sorok végét ne zárjuk <Enter>-rel (Növekszik a fájlméret!) o új sor nyitásához <Shift> + <Enter>-t (lágy sorvég) üssünk Igazítás o balra középre jobbra sorkizárt (margótól margóig széthúz) Be kihúzás o bal o jobb o első sor kombinálhatók a margóhoz képest a bekezdés többi sorához képest Térköz o bekezdések o sorok között Tördelés (szövegbeosztás) o fattyúsor: a bekezdés utolsó sora ne kerüljön o árvasor: a bekezdés első sora másik oldalra o új oldalon legyen o két bekezdés együtt maradjon Szegély (oldalszegély is lehet) o FORMÁTUM Szegély és mintázat keretezés, árnyékolás mintázat a szöveg alatt o Formázás eszköztár: Tabulálás o balra középre jobbra o decimális (tizedes vesszőhöz igazít) o FORMÁTUM Tabulátorok (pontosan formázás, kitöltés) 10

11 felsorolás, számozás o számozott o bajuszos o FORMÁTUM Felsorolás és számozás (pontosan formázás, beállítás) 3. Szakasz: Az oldal formátumok különálló kezelése BESZÚRÁS Töréspont o új szakasz új oldalon o új szakasz folyamatosan o új szakasz következő páros oldalon o új szakasz következő páratlan oldalon Szakasz tulajdonságok formázása FÁJL Oldalbeállítás o margó bal, jobb, alsó, felső kötés, tükrös tájolás álló fekvő o papírméret papíradagolás FORMÁTUM Hasábok (pontosan formázás, beállítás) (esetleg BESZÚRÁS Töréspont eltérő magasságú hasábokhoz) Eszköztár A hasábokat túl hosszú sorok esetén alkalmazzuk. Rövidebbre véve a sorokat olvashatóbb szöveget kapunk. Előtte és utána szakasztörést kell alkalmazni. Hasábtörés előtt célszerű kijelölni a szövegrészt, ezzel nagyon egyszerűvé válik a feladat. A könnyebb folytatás érdekében legyen alatta egy üres bekezdés! Fejléc, lábléc o NÉZET Élőfej és élőláb A fejléc, lábléc: a margókon helyezkednek el. Állandó és változó részeket tartalmazhat: o Oldalszámozás szakaszonként újra kezdve egész dokumentumra folyamatos Az oldalszámozás a BESZÚRÁS Oldalszámok -kal is megoldható 11

12 4. Nyomtatás: Megjegyzés: Telepítés után alapértelmezett a MS Office Dokument Image Writer, egy virtuális nyomtató. (Erre a nyomtatási kép miatt van szüksége.) Telepíthetünk bármilyen nyomtatót, amit ismer az operációs rendszer, mert fizikailag nem szükséges a géphez csatlakoztatni semmilyen nyomtatót sem. A beállítások a FÁJL menüben találhatóak illetve az eszköztáron: o FÁJL oldalbeállítás o FÁJL nyomtatási kép o Szokásos eszköztár 5. Stílusok: A stílusok előre elkészített formázási beállítások. Készíthetünk saját magunk is vagy a beépítetteket használhatjuk. o FORMÁTUM Stílus o Formázás eszköztár: A tartalom jegyzék programmal való elkészíttetéséhez pl. ajánlott a címsor stílusok használata. o BESZÚRÁS Hivatkozás Tárgymutató és tartalomjegyzék V. Táblázat A táblázatok itt elsősorban nem a számítási műveletek végzését jelentik, hanem formázó szerepük van. Átláthatóbbá, könnyen rendezhetővé tehetjük a bemutatandó adatokat. Táblázat létrehozása: o TÁBLÁZAT Táblázat rajzolása v. TÁBLÁZAT Beszúrás Táblázat o Szokásos eszköztár Ha nem látszana a rács: TÁBLÁZAT Rácsvonalak megjelenítése. Keretezés, háttér, vonalak o TÁBLÁZAT Automatikus formázás o Formátum Szegély és mintázat Mozgás a táblázatban o Egér kattintás a cellára o <Tab>, <Shift> + <Tab>, <kurzor nyíl> A táblázat jellemzőinek módosítása o Sor beszúrása TÁBLÁZAT Beszúrás Sorok alá/fölé utolsó cellán <Tab>, <Enter> az utolsó cellán kívül o Oszlop beszúrása oszlop helyének kijelölése, majd TÁBLÁZAT Beszúrás Oszlopok balra/jobbra o Magasság, szélesség beállítása o törlés TÁBLÁZAT Törlés Cella műveletek: o egyesítés: TÁBLÁZAT Cellák egyesítés o felosztás: TÁBLÁZAT Cellák felosztása o törlése: TÁBLÁZAT Törlés Cellák o beszúrás: TÁBLÁZAT Beszúrás Cellák 12

13 Táblázat műveletek: o egyesítés: TÁBLÁZAT Táblázat egyesítése o felosztás: TÁBLÁZAT Táblázat felosztása Táblázat rendezése: o TÁBLÁZAT Sorba rendezés A táblázat rendezése sorokra történik, legfeljebb három oszlop tulajdonságainak figyelembe vételével. VI. Körlevél Azonos tartalmú dokumentum szétküldése több címzettnek A dokumentumban változó tartalmú bejegyzéseket helyezhetünk el pl. név, megszólítás, cím. ESZKÖZÖK Levelek és küldemények Körlevél Lépései: megjelenik a Körlevél munkaablak, amely 6 lépésben végig vezet az elkészítésben. Tovább vagy visszalépni az ablak alján lehet. 1. Dokumentumtípus kiválasztása (pl. levél) 2. Az alapul szolgáló dokumentum megadása Új vagy már létező dokumentum is lehet. Először ezt kell elkészíteni, hogy beilleszthessük majd a változó elemeket. (Törzsdokumentumnak nevezték korábban.) 3. Címzettek kiválasztása Használhatunk már meglévőt (Tallózás) vagy elkészíthetjük most a címlistát. Az első sor mindig a fejléc a mezőnevekkel. Pl. az alábbi módon néz ki egy előre elkészített adatforrás: (doc vagy xls fájl) név megszólítás város Kis Pál úr Pécs Nagy Adél úrhölgy Szeged Az adatforrás szerkesztése ilyen ablakban is történhet: Az adatmerzőket megformázhatjuk, tartalmuk így jelenik meg nyomtatáskor. 4. A levél megírása 13

14 Célszerű a második pontnál ezt a feladatot elvégezni. A változó adatokat tartalmazó mezőinket a További elemek -kel beszúrni. 5. Levelek megtekintése Behelyettesíti a címzetteket az adatmezőbe, így ellenőrízhető, kik kapnak levelet. Ha nem akarunk az adatbázisban szereplő összes személynek írni, akkor itt szűrhetjük a címzetteket a Címzettlista szerkesztése -vel. (pl. a fejléc lenyitása után). 6. Az egyesítés befejezése Kinyomtathatóak a kész levelek vagy külön-külön tovább szerkeszthető még egy-egy levél igény szerint. 14

15 VII. Képbeillesztés Tk o. Beillesztési műveletek: o beágyazás: egy, az eredetivel megegyező másolat kerül a dokumentumba nem számít a dokumentum mérete nem kell többször a kép nem kell szerkeszteni a képet egy dokumentumban van a szöveg és kép o csatolás: egy, az eredetire fájlra mutató hivatkozás kerül a dokumentumba sok kép, amely jelentős dokumentum méret növekedést eredményezne a kép mások által is módosítható marad az eredeti változását követi a csatolt kép (betöltéskor frissít) A kép fájlokat mellékelni kell Kép beillesztés: o BESZÚRÁS Kép ClipArt Fájlból WordArt.. o SZERKESZTÉS Irányított beillesztés Kép formázás: A képen je -rel kattintva a Kép formázása menüben jutunk a beállító panelhez, ahol a kép és szöveg viszonyát, a kép méretét, stb állíthatjuk be. A Kép eszköztár is megjelenik, amellyel legtöbbször a felesleges részek vághatók le a képről. (Ha nem látszik, akkor be lehet kapcsolni.) 15