Babeş Bolyai Tudományegyetem Kolozsvár Politika-, Közigazgatás- és Kommunikációtudományi Kar Kommunikáció, közkapcsolatok és reklám intézet Egyetemi év: 2011-2012 Félév: II. félév I. Általános információk az előadásokról, szemináriumokról, szak- vagy laborgyakorlatokról Tantárgy neve: Rendezvényszervezés (Managementul evenimentelor / Event planning) Kódszám: CRPM 1211 Kreditszám: 6 kredit Helyszín: Politika-, Közigazgatás- és Kommunikációtudományi Kar Órarend: Heti két óra kurzus és két óra szeminárium (csoportonként kéthetente két óra szeminárium), a honlapon feltüntetett és a tagozaton kifüggesztett órarend szerint. II. Az előadás, szeminárium, szak- vagy laborgyakorlat tituláris oktatója Előadás Név, tudományos fokozat: dr. Kádár Magor, egyetemi adjunktus Elérhetőség: kadar.magor@polito.ubbcluj.ro, studentmails@yahoo.com Fogadási óra: Szerda, 10.00-12.00, Kari épület / 404., előzetes bejelentkezés alapján. Szeminárium Név, tudományos fokozat: drd. Tamás Ágnes Elérhetőség: tamas.agnes@polito.ubbcluj.ro Fogadási óra: Kedd, 12.00-14.00, Kari épület / 404., előzetes bejelentkezés alapján. III. A tantárgy leírása: A féléves tárgy célja megismertetni a diákokkal a szervezetek közkapcsolati tevékenységeinek egyik speciális eszközét, a rendezvényszervezést. A PR-szemléletű megközelítés eszközként tárgyalja a rendezvényeket, azok tervezését és előkészítését pedig a projektmenedzsment elvei szerint építi fel. A bevezető előadások az alapfogalmakat, a szervezési folyamatot és a kisrendezvények (egyestés rendezvények) típusait ismertetik. Ez után végigkövetik egy teljes rendezvény életciklusát, az ötlettől-megrendeléstől a helyzetelemzéseken, tervezésen, kidolgozáson és gyakorlati megvalósításon keresztül egészen a végső zárásig és értékelésig. A szemeszter második felében sor kerül a gyakorlati megvalósítás technikáira, az arculatépítési, márkázási és kommunikációs tervek elkészítési módszerekre. A cél a diákokban kialakítani a projekt-személetet és bemutatva a rendezvényszervezés belső működését, elfogadottá tenni az egyik alapvető PR eszközt, amely használata önmagában már szakmaként fogható fel. A kurzus elméleti témaköreit esettanulmányok, helyszíni bejárások és szimulációk egészítik ki. A szemináriumok összevontak, a tágabb időkeret által lehetőséget teremtve arra, hogy az ismertetett témakörökben a hallgatók kommunikációs gyakorlatokon vegyenek részt, kiscsoportos munkát folytassanak, és szimulációs helyzeteket oldjanak meg. Elsődleges cél a gyakorlatoztatás és a csoportmunka, a tapasztalati és élménypedagógia módszereivel elsajátítani a rendezvénytervezés lépéseit, az egyes csoportok elérését és megszólítását, valamint a rendezvényszervezés gyakorlati módszereit. 1
A tárgy saját jegyzettel rendelkezik, a többi kötelező könyvészeti hivatkozásnál fel van tüntetve azok elérhetősége is. A szemináriumok mindegyikéhez írott emlékeztető (handout) tartozik a gyakorlatok leírásával és a szükséges háttér-információkkal. A Rendezvényszervezés alapjai tárgy gyakorlati, alapozó jellegű, erre épülnek a Kampánykommunikáció és a Projektmenedzsment tárgyak, melyeket kondicionál is, illetve a szakmai gyakorlatok. IV. Kötelező könyvészet: A kurzus és szeminárium könyvészetét a Rendezvényszervezés. Módszertani útmutató. jegyzet képezi, amelyet kiegészítenek a szemináriumokon kiosztott vázlatok és gyakorlatanyagok, illetve a KÁDÁR Magor: Kampánykommunikáció. Kézikönyv a kommunikációs kampányok tervezéséhez és elemzéséhez. (Kriterion Kiadó Kolozsvár, 2008.) kézikönyv következő fejezetei: 2.2. A kampányok jellemzői 2.4.1.-2.4.4. Probléma-meghatározás, helyzetelemzés, célmeghatározás, szegmentálás 3.1.2. Demográfiai bontások V. A tantárgy oktatása során használt eszköztár: Az előadás és szeminárium a hagyományos segédeszközök mellett az előadás- és képzéstechnikában használatos eszközöket is igénybe veszi: laptop, videóvetítő, esetenként felvevőgép vagy hangrögzítő. Specifikus program az Office csomag, a Microsoft Project tervező és a Prezi prezentációs program. Az előadások mindegyikéhez írott emlékeztető is tartozik, amelyet a hallgatók kézbe kapnak (fénymásoló, lapok), illetve a gyakorlatok más fogyóanyagokat is igényelnek (lapok, írótábla-lapok, filctollak, ötletlapok ). VI. Az előadások, szemináriumok, részfelmérések/parciális vizsgák, elvégzendő feladatok részletes terve/beosztása: 1. Alkalom 2. Alkalom Bevezetés a rendezvényszervezésbe. Alapelvek és fogalmak. Profitorientált és nonprofit piaci szereplők. Jogi háttér. Rendezvények szerepe a szervezetek életében és kommunikációjában. Rendezvénytípusok és sajátosságok. Rendezvény- és kampányjellemzők. Médiakapcsolati rendezvények: 9 sajtókapcsolati rendezvénytípus. Kapcsolattartó rendezvények: külső és belső PR rendezvények. Képviseleti rendezvények: Kiállítások, bemutatók, fogadások. Esettanulmány: egy-egy nagyszabású rendezvény tervének bemutatása. 3. Alkalom A rendezvényszervezés folyamata. Ügynökségi munka és feladatkörök. Piaci működések, trendek és elvárások Esettanulmány: Rendezvényszervező cég felépítése és működése. 4. Alkalom A rendezvény-brief. Igénylapok, briefek. 2
Feladat: Célmeghatározás és prioritizálás. Rendezvénynek brief-készítés (konkrét, kritériumok szerint) 5. Alkalom Rendezvénytervezés I. Piackutatási módszerek és adatelemzés. Kockázatelemzés, költség-haszon elemzés. Helyzetfelmérési módszerek. Feladat: Konkrét brief & SWOT-elemzés készítése. 6. Alkalom Feladat: 7. Alkalom Feladat: Bemutatóra: Rendezvénytervezés II. Célcsoport-meghatározás: demográfiai bontások. Kulturális rendezvények célcsoport-bontásai. Preferenciaelemzés fogyasztói kódok szerint. Rendezvénytervezés III. A rendezvényterv elkészítése. Vaktervek és aktív tervek. Tevékenységi tervek és ütemtervek. Időtengelyes tervezés. Humán erőforrás és kelléktár. Rendezvényterv-grafikon elkészítése. Csoportalkotás, feladatválasztás, mintaállítás. 8. Alkalom Rendezvénytervezés IV. Kelléklisták. Költségvetések összeállítása. Esettanulmány: Kisrendezvény költségvetésének elemzése. Feladat: Kisrendezvény kiadási tervének elkészítése. 8-9. hét Csoportos rendezvényterv-bemutatók szemináriumon 9. Alkalom Rendezvény-megvalósítás I. Tevékenységi tervek alkalmazása. Rendezvényprogramok. Az időtervezés alapjai. Az időtolvajok. Ellenőrző listák szerepe és bemutatása. Esettanulmány: egy hosszú lefutású rendezvény programjainak (DÖKSzAB) Feladat: Ellenőrző listák készítése. 10. Alkalom Rendezvény-megvalósítás II. Zárási feladatok. Elszámolás és értékelés. Dokumentálási és archiválási módszerek. Rendezvénynapló. Rendezvényjelentés, esemény átkódolása PR-raportba. Esettanulmány: egy rendezvény raportjának és archívumainak bemutatása. Feladat: Archiválási keret kialakítása. 3
12. Alkalom Rendezvényprotokoll. Szervezeti etikett, protokoll. Esettanulmány: egy reprezentációs rendezvény protokolltervének bemutatása. Feladat: Protokollterv készítése. 11. Alkalom Rendezvény-promoválás I. A rendezvények kommunikációs terve. Célcsoportok (ismétlés) A rendezvények promoválása. Promoválási módszerek ismertetése. Esettanulmány: brand-elt rendezvények promoiválása (FélSziget, Masterclass). Feladat: Promoválási terv vázlatának készítése. 13. Alkalom Rendezvény- promoválás II. Rendezvények arculatépítése. Eseménymárkázás. Arculatépítési módszerek és eszközök. Arculati kézikönyv. Esettanulmány: Rendezvény-branding esettanulmány (TIFF). Feladat: Márkázott rendezvény leírása-bemutatása. 14. Alkalom Csoportos bemutatók: saját rendezvények Az egyéni munkák kiértékelése. Szemináriumok 1. Szeminárium: Fogalom-meghatározások. 2. Szeminárium: Brief-készítés. 3. Szeminárium: Helyzetfelmérés: SWOT. 4. Szeminárium: Célcsoport-szegmentációk és preferenciák. 5. Szeminárium: A PROJECT 2002 eseménytervező program ismertetése. 6. Szeminárium: Költségvetés-tervezés. 7. Szeminárium: Csoportos bemutatók: sorsolt rendezvények 8. Szeminárium: Kritikus elemek és időtolvajok beazonosítása. 9. Szeminárium: Rendezvénydokumentálás: PR-raportok (szakgyak előkészület). 10. Szeminárium: Meghívólevelek célcsoportoknak és a helyszíni fogadás. 11. Szeminárium: Promoválási módszerek alkalmazása. 12. Szeminárium: Csoportos bemutatók: saját rendezvények A felmérések és félévi tevékenységek beosztása: 8 hét: Bemutatók Rendezvényterv adott brief alapján (3 fős csoportok). Adott brief alapján elkészített rendezvényterv, figyelembe véve a brief sajátosságait (rendezvénytípus, helyszín, időpont, költségvetés stb.) A bemutató időkerete 7 perc, mellékelhető a kiegészítő dokumentáció. Tartalom: brief, helyzetfelmérés, tevékenységi terv, ellenörző lista, kelléklista, költségvetés,zárás, elvárt eredmények. 4
14. hét: Bemutatók Részletes rendezvényterv és arculatterv (5-6 fős csoportok). Saját megszervezett vagy előkészületben levő rendezvény. Rendezvényterv előzetes leadása, nyilvános bemutató, utólagos kiegészítések. A bemutató időkerete 10 perc, kötelező a kiegészítő dokumentáció Kijelölt csoport értékeli mindegyik tervet. Tartalom: brief, helyzetfelmérés, tevékenységi terv, ellenörző lista, kelléklista, költségvetés, arculat, promoválási terv és anyagok, zárás és archiválás. 14 hét: Záróvizsga: A rendezvénytervezés alapjai. Rendezvénytípusok. A rendezvénytervezés folyamata. Ügynökségi munka. Rendezvénytervezés: brief, helyzetfelérés, prioritizálás, célcsoport-meghatározás, tevékenységi terv,költségvetés Rendezvényszervezés: rendezvényprogramok, kommunikációs terv, rendezvényprotokoll, arculatépítés, archiválás. Záróvizsga-struktúra: Fogalomteszt (10 kulcsfogalom, 50% teljesítése kötelező) Tartalmi kérdések (könyvészet alapján) Szintézistétel vagy gyorselemzés (esettanulmány alapján) VII. Felmérés/értékelés módja: A végső érdemjegyet a szemináriumi tevékenységek és a bemutatók (50%), illetve a félév végi vizsga (50%) összesített pontszáma adja. A szemináriumi tevékenységet az önálló munkák (tervek, elemzések) elkészítése és leadása határidőre, illetve a csoportos feladatok elkészítése és bemutatása jelenti. A félév végi záróvizsgára az utolsó bemutatót követően kerül sor nyílt kérdéses teszt (rövid tartalmi kérdések és egy szintézistétel), illetve egy kizáró jellegű fogalomteszt formájában. A félév folyamán lesz két, csoportosan elvégzendő feladat (rendezvénytervezés és saját rendezvényterv elkészítése az ismertetett modellek szerint) melyek elkészülte és bemutatása szintén a szeminárium sikeres zárásának feltétele. A szeminárium zárása (önálló munkák leadása határidőre, a csoportos munkák bemutatása) a záróvizsgára állás feltétele. Az önálló munkák leadási határideje a következő szeminárium napja, nyomtatott formában. A szerkesztésnek a standard formátumot kell követnie: 12 pontos Times New Roman, 2,5 cm-s (1 hüvelyk) margókeret, egyes vagy másfeles sorköz. Az állomány címének tartalmaznia kell ékezetek nélkül a szerző nevét, a feladat témáját vagy tartalmát és az elkészítés vagy leadás dátumát (pl. Szorgalmas Hallgato - Plakatelemzes 2012-04- 01). Egyezség szerint vállalható az önálló munkák bemutatása a szemináriumokon, de ez nem kötelező. A csoportos bemutatók leadása elektronikus formában történik (rtf, pdf, ppt, prezi vagy videó-állományként) USB hordozón elhozva. A szeminárium sikeres elvégzésének kritériumait, a vizsgára jelentkezés feltételeit, az önálló munkák súlyát a végső értékelésben, a nagyobb feladatokat és a határidőket, illetve a kötelező szakirodalmi olvasmányokat az első szeminárium alkalmával a hallgatók és a tantárgygazda közösen dolgozzák ki és rögzítik. Ezek a feltételek a félév végéig kötelező érvényűek maradnak. VIII. Szervezési részletek, kivételes esetek kezelése: A szemináriumokon a jelenlét 70%-os arányban kötelező, illetve a feladatok elkészítése és leadása, illetve a bemutatókon és vizsgákon való megjelenés. Az elmaradt parciálisok és záróvizsga pótlására utóvizsgán van lehetőség. A félév zárása után a szemináriumi 5
tevékenységek már nem pótolhatók, csupán a tárgy ismételt felvételével szerezhető jegy. A felmérések és a vizsga alatti csalások következménye a tantárgyról való kizárás, pótlási lehetőség nélkül. A plagizálások az intézeti eljárásoknak megfelelően kezeltek. Amennyiben hivatalos ünnepek, intézeti vagy más események, az oktató távolléte vagy más okok miatt nem lehet az előadásokat és a szemináriumokat az órarendnek megfelelően tartani, az órák pótlására közös megállapodás szerinti (lehetőleg előre hozott) időpontokban kerül sor. IX. Választható/opcionális könyvészet: 1. ALLEN Judy: A rendezvényszervezés nagykönyve. Események szervezése és menedzselése kezdőknek és haladóknak. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2010. Eredeti kiadás: Judy ALLEN: Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives & Other Other Special Events. Second Edition. Wiley, helység nélkül, 2010. 2. BÁNHIDI Attila CSÓKA Géza DÉTÁRNÉ Bikfalvi Mónika MÁLYI József MÁSZÁROS János: Vándortáborozási kézikönyv. GYISM Mobilitás, Kiadó nélkül, Budapest, 2004. 3. FARAGÓ Hilda: Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése. Képzőművészet Kiadó Budapest, 2003. 4. GÖRÖG Ibolya: Protokoll - az életem. Athenaeum Kiadó Budapest, 1999. 5. HORVÁTH Réka KÁDÁR Magor: Projektmenedzsment. Rövid összefoglaló a projekttervezés elméletéből és gyakorlatából. Egyetemi jegyzet. Napoca Star Kiadó Kolozsvár, 2008. 6. INCZE Kinga PÉNZES Anna: A reklám helye 2.0. A hatékony médiatervezés és vásárlás kézikönyve. Stardust Publishing Kft. Budapest, 2006. 7. JÁRÁSI Anikó: Rendezvényszervezés. Oktatási segédanyag a SZTE JGYTF művelődésszervező szak, rendezvényszervező szakirány hallgatóinak. JGYF Kiadó Szeged, 2005. 8. KÁDÁR Magor: A média, mint partner. Gyakorlati útmutató a médiával való kapcsolattartáshoz. Kriterion Kiadó Kolozsvár, 2007. 9. Libaert, THIERRY: Planul de comunicare. Cum să-ţi defineşti şi să-ţi organizezi strategia de comunicare. Polirom Kiadó Iaşi, Collegium sorozat, 2009 10. MOLNÁR Gabriella: Utazásszervezés, rendezvényszervezés. Egyetemi jegyzet. Kereskedelmi és Idegenforgalmi Továbbképző KFT, Budapest, 1998. 11. RÁCZ Zoltán: Családi és társadalmi rendezvények kézikönyve. Kossuth Kiadó Budapest, 1973. 12. RÁTKAI Tímea: Esküvő lépésről-lépésre 2008. Kiadó nélkül, 2008. 13. SERES Zsuzsanna: Kulturális menedzsment. Jegyzet. ELTE BTK Kulturális Menedzserképző Program. 1998. 14. SILLE István: Illem. Etikett. Protokoll. KJK-KERSZÖV Jogi és Üzleti Kiadó Kft. 2004. 15. Szerző nélkül: Projektmenedzsment T-kit. Képzési segédanyag. Az Európa Tanács és az Európai Bizottság képzési segédanyaga, 2000, 2003. Forrás: http://youthpartnership.coe.int/youth-partnership/publications/t-kits/t_kits 6