CASSA NEW. Értékesítési és készlet-nyilvántartási rendszer

CASSA NEW Értékesítési és készlet-nyilvántartási rendszer BUDAPEST 2002. Xix Software Kft.

Tartalomjegyzék 1 Tartalomjegyzék FELHASZNÁLÓI ENGEDÉLY A CASSA PROGRAMCSOMAGRA... 3 BEVEZETÉS... 5 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK... 6 1. ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A SZÁMÍTÓGÉPRŐL... 6 1.1. A számítástechnikában használatos fontosabb kifejezések... 6 1.2. A CASSA rendszer hardver követelménye... 6 1.3. Billentyűkön lévő feliratok... 7 1.4. Monitor... 7 1.5. Blokk-nyomtató, Árkijelző, Pénztárfiók... 8 1.6. Printer... 8 1.7. Floppy-meghajtó, Floppy-lemez... 8 1.8. A számítógép üzemeltetése és a CASSA rendszer elindítása... 8 A CASSA RENDSZER FUNKCIÓI... 11 1. A CASSA RENDSZER FELADATA... 11 2. A CASSA RENDSZER ÁLTALÁNOS JELLEMZŐI... 11 3. AZ ÁLTALÁNOS ÉS AZ EGYÉNEKRE SZÓLÓ JELSZÓ... 12 3.1. A menüpontokat védő általános jelszó... 12 3.2. A személyre szóló egyéni jelszavak... 12 4. ELSŐ ALKALOMMAL ELVÉGZENDŐ FELADATOK... 13 4.1. Cégazonosítók beállítása, módosítása... 13 4.2. Ügyintéző törzs karbantartás... 15 4.3. Cikktörzs állomány létrehozása, módosítása... 16 4.3.1. Cikktörzs adatok cikkazonosítóinak megtervezése... 16 4.3.2. Cikktörzs karbantartás... 17 4.4. Bizonylatvégi megjegyzés... 23 5. NAPI TEVÉKENYSÉGEK, PÉNZTÁRGÉP HASZNÁLATA... 23 5.1. Bizonylat felvezetés... 23 5.1.1. Bizonylat felvezetése... 24 5.1.2. Bizonylat vagy számla nyomtatás... 32 5.1.3. Visszajáró pénz számítása... 33 5.1.4. Tételsor törlése a bizonylat vége után... 33 5.2. Bizonylat újranyomtatás... 33 5.2.1. Bizonylat nyomtatása... 34 5.2.2. Számla készítése és nyomtatása... 35 5.3. Készpénz mozgások... 35 5.3.1. Pénz címletek beállítása... 36 5.3.2. Pénztár állás... 36 5.3.3. Pénztár nyitás... 37 5.3.4. Pénztár zárás... 37 5.4. Átárazások... 38 5.4.1. Cikkenkénti átárazás... 38 5.4.2. Cikkcsoportos átárazás... 42 6. TÖRZSÁLLOMÁNYOK KARBANTARTÁSA... 45 6.1. Ügyféltörzs karbantartás... 46 6.2. ÁFA-törzs karbantartás... 47 7. LELTÁROZÁS... 48 7.1. Leltár-ív felvitel... 48 7.2. Leltár-gyorslista... 49 7.3. Felvitt tételek göngyölítése... 49 7.4. Leltár-kiértékelés... 49 7.5. Készlet-átvezetés... 51

Tartalomjegyzék 2 7.6. Leltár-ív törlése.... 51 8. ADATOK (ÁLLOMÁNYOK) MENTÉSE, VISSZATÖLTÉSE... 52 8.1. Kimentések... 52 8.2. Visszamentések... 54 8.2.1. Probléma a cikktörzzsel...54 8.2.2. Forgalom göngyölítés (készlet aktualizálás)...55 9. LISTÁZÁSOK... 56 9.1. Napló listák... 56 9.1.1. Napló listák és tartalmuk... 56 9.1.2. Cikkenkénti mozgások idősorrendben... 58 9.1.3. Cikkenkénti mozgások cikksorrendben... 58 9.1.4. Terhelés, jóváírás... 58 9.1.5. Ügyfelenkénti listák... 59 9.1.6. Átárazás lista...59 9.1.7. Cikktörzs változás lista...59 9.2. Törzslisták... 61 9.2.1. Készlet lista...61 9.2.2. Cikktörzs lista hosszú névvel...63 9.2.3. Részletes cikklista... 63 9.2.4. Rövid cikklista...63 9.2.5. Ügyfélkatalógus...63 10. EGYÉB SZERVIZ FUNKCIÓK... 65 10.1. Forgalom konvertálás.... 65 10.2. Floppy formattálás... 65 11. FEKETE-DOBOZ KIÍRATÁS... 65 FLOPPY ÁLLOMÁNYOK LEÍRÁSA (MOZGÁSOKRÓL)... 66 1. FORGALOM REKORD LEÍRÁSA (I-O KAPCSOLAT OFFLINE RENDSZEREKKEL)... 66 2. CIKKTÖRZS REKORD LEÍRÁSA (I-O FORMÁTUM OFFLINE KAPCSOLATHOZ)... 67

3 Felhasználói engedély Felhasználói Engedély a CASSA programcsomagra 1. Definíciók - a felhasználó az a magánszemély vagy cég, aki a CASSA programcsomag egy példányának használati jogát megvásárolta; - a forgalmazó az a magánszemély vagy cég, aki a CASSA rendszer eladására jogosítvánnyal rendelkezik. 2. Jogosítványok Ezen engedély alapján a felhasználó jogosult: - egy db a forgalmazó által installált CASSA programcsomag rendeltetésszer ű használatára; - a CASSA programcsomagról biztonsági másolat készítésére; - a CASSA programcsomag dokumentációjában közzétett adatállományok inputként történő használatára. 3. Garancia - a forgalmazó garantálja, hogy installáláskor vírusmentes szoftvert ad át a felhasználónak, ezt a felhas z- náló közvetlenül az installálás után, forgalmazó jelenlétében ellenőrizheti saját szoftverével; - a forgalmazó az installálástól számított egy év időtartamra garanciát vállal az átadott szoftverre: az esetlegesen előforduló, dokumentált programhibákat forgalmazó telephelyén térítésmentesen kijavítja; - a garancia nem terjed ki az esetleges programhibából keletkező bármilyen adatvesztésre, vagy azzal összefüggésbe hozható egyéb működésképtelenségre: Ezért a forgalmazó semmilyen felelősséget nem vállal. A fentieket tudomásul vettem: dátum:... cégszerű aláírás:... P.H.

Tartalomjegyzék 4 A CASSA a Xix Software Kft. bejegyzett védjegye.

5 Felhasználói engedély BEVEZETÉS Ez a dokumentáció az Ön által vásárolt CASSA rendszer hatékony alkalmazásához nyújt segítséget. Az általános tudnivalók fejezetben olyan alapfokú fogalmakat érintünk, amelyek megkönnyítik mindazon felhasználók munkáját, akik még nem kerültek számítógéppel kapcsolatba. Ez természetesen nem azt jelenti, hogy számítástechnikai szakismeretek szükségesek a rendszer működtetéséhez, hiszen célunk az egyszerű kezelhetőség. Elöljáróban megjegyezzük, hogy bár a programok bizonyos hibákat megpróbálnak kivédeni (a rendszer hibaüzenetet ír a legalsó sorba, vagy a számítógép "makacsul" nem fogad el egy ada tot), de nem véd meg azoktól a logikai hibáktól, melyek a gépi program (szoftver) számára kideríthetetlenek. Például ha egy adott cikk árához véletlenül tévesen 143 Ft fogyasztói árat visz be a rendszer kezel ője, a program számára ugyanolyan "korrekt", mint a helyes 134 Ft-os ár. Az úgynevezett törzsállományok a napi munka megkönnyítését szolgálják, nevezetesen a ritkán változó adatok tárolásra kerülnek a gép mágneslemezes tárolóján, és egy rövid hivatkozással (utalással, kó d- számmal) a szükséges adatok automatikusan a rendszer számára láthatóvá válnak. Felhívjuk a figyelmüket arra, hogy amennyire ezek az állományok megkönnyítik a munkájukat, ugyanolyan bosszúságot okozhat, ha az esetleges változtatásokat rosszul, vagy nem időben hajtják végre.

Általános tudnivalók 6 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK 1. Általános tudnivalók a számítógépről 1.1. A számítástechnikában használatos fontosabb kifejezések Ebben a fejezetben néhány alapvető kifejezést, terminológiát ismertetünk, a teljesség igénye nélkül. Hardver (Hardware) Szoftver (Software) Állomány (File) Periféria Képernyő (Monitor) Kurzor Billentyűzet (Klaviatúra) Nyomtató (Printer) Terminál UPS ez maga a számítógép és a hozzá csatlakozó részegységek. a program(ok), mely(ek) alkalmazásával működik a számítógép. logikai szempontból összetartozó adatok összessége. az alapgéphez kapcsolható kiegészítő berendezések, pl. vonalkódolvasó, nyomtató... 25 sor x 80 db jel megjelenítésére alkalmas eszköz. az a villogó vonal a képernyőn, ahová a következő bevitt jel kerül. a szoftver számára szükséges információk, jelek bevitelének eszköze. a számítógép írógépe. a hálózatos rendszerben a központi gépre csatolt mellékállomások megnevezése. vagy más néven szünetmentes áramforrás. Feladata a váratlan áramkimaradások esetére biztosítani az elektromos áramot. Ez azt jelenti, hogy áramkimaradás esetén általában 5-10 perc alatt be kell fejezni az éppen megkezdett funkciót (pl.: bizonylat felvezetés), majd ki kell lépni a rendszerből és a számítógépet ki kell kapcsolni. 1.2. A CASSA rendszer hardver követelménye A CASSA rendszer összes funkcióját csak olyan számítógépen tudjuk teljes mértékben kihasználni, ami eleget tesz a következő követelményeknek: - színes VGA monitor - minimum 286-os PC/AT - 1.44 MB floppy egység - minimum 1 MB memória - 1 párhuzamos port - 1 soros port - 5.0 vagy későbbi DOS verzió

7 Általános tudnivalók - a CASSA rendszer által készített bizonylatok, listák és vonalkódok kizárólag EPSON FX-1050 nyomtatóval 100%-ban kompatibilis nyomtatón jeleníthetők meg helyesen 1.3. Billentyűkön lévő feliratok A számítógép hardver egységei közül talán a legfontosabb a billentyűzet - hiszen ennek segítségével tudjuk a CASSA szoftvert működtetni - ezért elsőnek ismertetjük. A billentyűzeten egyértelműen jelölt és az írógépeken is látható betűk, számok és egyéb jelek magyarázatára nem térünk ki. A számok a billentyűzeten a jobboldali elkülönített részen is megtalálhatók. Az adatbevitelnél használatos általános billentyűk a következők: Back Space letörli a kurzortól balra levő jelet. Shift lenyomva tartásával a nagybetűk és a felső jelek írását érhetjük el. Enter egy adatbevitel befejezéséhez, valamely funkció kiválasztásához, vagy egy üzenet elolvasása utáni nyugtázásra használt billentyű. Esc SPACE BAR Insert Delete F1 - F9 Caps Lock Num Lock egy adott rész-funkcióból való visszatérésre használjuk. üres hely, szóköz. adatbevitelnél a kurzort balra az előző pozícióba viszi. adatbevitelnél a kurzort jobbra a következő mezőbe viszi. lépés az előző sorra vagy mezőre. lépés a következő sorra vagy mezőre. adatbevitelnél két jel közé beékeli a kurzorpozíción lévő és a következő jel közé az esetlegesen kifelejtett jeleket. (funkció kikapcsolása a gomb újbóli megnyomásával érhető el) kitörli a kurzortól jobbra lévő (felesleges) jelet. valamely tevékenység végrehajtásához rendelt billentyű, konkrét tartalma mindig a képernyő alsó egy-két sorában található. egyszer megnyomva átkapcsolunk nagybetűk írására, újból megnyomva visszakapcsolunk kisbetűk írására. bekapcsolva a billentyűzet jobb oldalán található billentyűk számokként funkcionálnak, kikapcsolva a rájuk írt funkciók (Home, Pg Up, End stb.) érhetők el. 1.4. Monitor

Általános tudnivalók 8 A monitor (képernyő), részben az elvégezhető feladatokról vagy az esetleges hibákról tájékoztat, részben adatbevitelünk helyességéről győződhetünk meg segítségével. A képernyőn a fényerő és a kontraszt állítható. A CASSA rendszerben az alsó sorban (a képernyő alján) jelennek meg a számítógép hibaüzenetei, az azt megelőző 1-2 sorban rövid tájékoztatás látható az elvégezhető funkciókról. A végrehajtható feladatokhoz rendelt billentyűk erősebb fényerővel láthatóak. Az itt feltüntetett billentyűk valamelyikének lenyomásával hajthatunk végre egy feladatot. Amikor a számítógép egy konkrét adatra vár, akkor az adat helyén ún. INVERZ MEZŐT (a képernyő kivilágított része) láthatunk, és az adatbevitel kezdő pozícióját a villogó kurzor jelöli. 1.5. Blokk-nyomtató, Árkijelző, Pénztárfiók A pénztárgép szerves részei. Funkciójukat a nevük is mutatja. 1.6. Printer A CASSA rendszer nyomtatója, mellyel listákat, számlákat és különböző katalógusokat készíthetünk. A CASSA rendszer által készített bizonylatok, listák és vonalkódok kizárólag EPSON FX-1050 nyomtatóval 100%-ban kompatibilis nyomtatón jeleníthetők meg helyesen. Egy-egy lista készítése előtt győződjünk meg arról, hogy a papír helyesen van-e beállítva (lap teteje), illetve bekapcsolt állapotban van-e a nyomtató. Az ON LINE kijelzőnek világítania kell a nyomtatás kezdetétől befejeztéig. A CASSA szoftver újbóli nyomtatásokat tesz lehetővé az esetleges nyomtatási hibák, vagy a szükséges plusz példányok miatt. 1.7. Floppy-meghajtó, Floppy-lemez A rendszer működéséhez szükséges adatok (állományok) biztonsági másolatának (mentésének) eszköze és adattárolója. FIGYELEM! Mentéseknél, visszamentéseknél, biztonsági másolatok készítésénél és minden olyan ese t- ben, amikor a számítógép floppy meghajtóját használja, csak üres és más célra nem alkalmazott, vagy csak saját adatállományokat tartalmazó floppy-lemezeket helyezzen a gépbe. Más programokat, illetve adatállományokat tartalmazó floppy-lemez használata esetén a számítógépbe kerülő "vírusok" okozta hibákért felelősséget nem vállalhatunk. 1.8. A számítógép üzemeltetése és a CASSA rendszer elindítása Bekapcsolás

9 Általános tudnivalók Kapcsoljuk be a szünetmentes áramforrást (UPS) ha van és ellenőrizzük le, hogy kap-e áramot. (A szünetmentes áramforrások általában szaggatott sípolással jelzik az áramkimaradást.) Ha nincs áram, kapcsoljuk ki a szünetmentes áramforrást és várjuk meg az áramszünet végét. Kapcsoljuk be a számítógépet, majd a képernyőt (monitort). (Bekapcsolás előtt ellenőrizzük le, hogy a floppymeghajtóban nincs-e floppylemez. Ha van, vegyük azt ki! Egyes számítógép összeállításoknál a képernyő a számítógéppel együtt automatikusan bekapcsolódik.) Kapcsoljuk be a nyomtatót (printert). Az általunk beállított gépeken a bekapcsolás után (néhány másodperc elteltével) a CASSA rendszer "főmenüjét" láthatjuk a képernyőn. A képernyő alján megjelenő lehetőségek közül választva - a megfelelő billentyűk lenyomásával - érhetjük el, hogy a számunkra szükséges funkció ("almenü") kerüljön végrehajtásra. (Ha a CASSA rendszer nem indul el automatikusan, akkor a CASSA könyvtárból elindítható: Írjuk be: cd\cassa majd nyomjunk [ENTER]-t. cassa majd nyomjunk [ENTER]-t. Ekkor a CASSA rendszer főmenüje megjelenik a képernyőn.) FONTOS! A rendszer mindenkori elindítása után, amint a CASSA rendszer főmenüje megjelent a képernyőn, ellenőrizzük le a dátumot! Ha hibás a dátum, állítsuk be azt a Cégazonosítók beállítása menüpontban, mielőtt a rendszert használni kezdenénk. Főmenü a képernyőn: Kijelölt menüpont Billentyűk a hozzájuk rendelt funkciókkal Menüpontok Kikapcsolás Lépjünk ki a CASSA rendszerből. (A Főmenüben a [ ], [ ] segítségével válasszuk ki a Kilépés a CASSA rendszerből menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.)

Általános tudnivalók 10 Kapcsoljuk ki a nyomtatót, majd kapcsoljuk ki a számítógépet és a képernyőt. Kapcsoljuk ki a szünetmentes áramforrást (UPS) ha van. (Figyelem! Előfordulhat, hogy a szünetmentes áramforrás bekapcsolva marad, de a hálózatot áramtalanítják. Ebben az esetben a szüne tmentes áramforrás véglegesen lemerülhet és a továbbiakban nem fog működni áramszünet esetén.)

11 A CASSA rendszer funkciói A CASSA RENDSZER FUNKCIÓI 1. A CASSA rendszer feladata A CASSA rendszer az azonnali, gyors bizonylat készítést és a készletgazdálkodást segíti, valamint vonalkódolvasó használatát teszi lehetővé. Ha a CASSA rendszert egy APEH engedéllyel rendelkező fekete-dobozzal ellátott számítógépen használják (amely bizonyos hardver és szoftver elemekkel ki van egészítve) akkor az APEH el őírásainak megfelelően a PÉNZTÁRGÉP funkcióját is ellátja. (Pl.: PC+GOLD, PC+COLIBRI, NCR PC) A rendszer gyors és hatékony üzemvitele céljából a ritkán változó adatokat fájlokba (állományokba) szerveztük (cégazonosítók, cikkadatok, vevőadatok). Használatuk a fölösleges, sokszori adatmegadást - és az ezzel járó hibalehetőségeket - kiküszöböli, de ezek az állományok azonban naprakész karbantartást igényelnek. Például ha a cégazonosítókba hibásan kerül be a pénzforgalmi jelzőszám - a helyes megadásig -, minden kibocsátott bizonylaton a hibás fog szerepelni. A gép üzembeállítása után, szükség van bizonyos adatok megadására, amelyeket a megfelel ő funkciók elindításával el kell végezni (Első alkalommal elvégzendő feladatok). 2. A CASSA rendszer általános jellemzői A rendszer egy MENÜVEZÉRELT program, ami azt jelenti, hogy egy konkrét tevékenység elvégzéséhez (esetleg többször is) a megfelelő feladathoz szükséges "részfeladatot" kell kiválasztani. A lehetőségek (menük) körében a [ ], illetve a [ ] billentyűkkel mozoghatunk. Az éppen aktuális menüpont inverzben (ellentétes színben) látható. Elindítása csak az [ENTER] billentyű lenyomására történik meg. A kívánt feladat(ok) végrehajtása után, vagy tévesztés esetén az [Esc] (escape) billenty ű segítségével léphetünk vissza arra a szintre, ahonnan a feladat indult. Az elvégzendő feladat indítása után az ADATOK MEGADÁSA következik. Adatot bevinni az inverzen világító helyre kell, ahol a villogó kurzort látjuk. Az adat (számok, betűk) megadása után [ENTER] billentyűvel jelezzük, hogy az adatbevitel megtörtént. Pl.: cikkszám megadása esetén az 1 2 és az [ENTER] billentyűk egymás utáni leütése a 12-es kódú cikket jelenti. Programozható billentyű, vagy vonalkódolvasó használata esetén az [ENTER] lenyomására nincs szükség. Ezzel gyakorlatilag a kezeléshez szükséges ismeretek birtokában vagyunk. A szükséges funkció indítása (kiválasztása a [ ] [ ] nyilakkal, elindítása az [ENTER] billentyűvel) utáni teendőket részletesen ismertetjük. Az éppen elvégezhető feladatokról, és a hozzájuk rendelt billentyűkről a rendszer ÁLLANDÓ TÁJÉ- KOZTATÁST ad, ezért kérjük, ha problémája van, olvassa el figyelmesen a képernyő alsó sorait, ahol röviden minden tájékoztatás a rendelkezésére áll. Bizonyos esetekben hiába választunk az alsó sor(ok)ban levő funkciók közül - a rendszer értelemszerűen nem hajtja végre azt -, mert a funkció egy másik esemény befejezésétől függ, vagy pedig egy konkrét adatbekérési funkció befejezése után lehetséges. Hasonló eset lehet például, ha egy számot vár a rendszer

A CASSA rendszer funkciói 12 és ekkor véletlenül egy betűt - nem szám billentyű / pl. az "O" betű / - nyomunk meg. Ebben az esetben sem ad hibajelzést a számítógép, de a betűt sem fogadja el. Mint tapasztalni fogja, a rendszer a szükséges helyeken korrekciókra, ismétlésekre, újraindításokra ad lehetőséget, tehát a hibák, "furcsa jelenségek" orvosolhatók. A rendszer logikailag két tevékenységet lát el: a napi munka (bolti eladások, blokkszalag csere stb.) és az eseti, de felelősségteljesebb tevékenységeket (átárazás, készletnyilvántartás stb.). Ennek megfelelően az illetéktelen beavatkozások elkerülése céljából az úgynevezett "fizikai" védelem (számítógép - és pénztárfiókkulcs) mellett, egy testre szabott, Ön által választott "logikai" védelemmel is elláttuk a ren d- szert: ez a JELSZÓ. 3. Az általános és az egyénekre szóló jelszó 3.1. A menüpontokat védő általános jelszó Ezt a hatbetűs kódot Ön választhatja meg és módosíthatja. Ennek következtében csak Ön (vagy akinek Ön megmondja) indíthat el bizonyos menüpontokat. Három szintű jelszó megadására van lehetőség. Az 1. szintű jó a 2. szintű és 3. szintű helyett is, a 2. szintű jó a 3. szintű helyett is. Tehát aki ismeri az 1. szintű jelszót, az gyakorlatilag a rendszer összes funkcióját használhatja. Ezekkel a jelszavakkal elérhetjük, hogy különböző személyek csak azon funkciókat (menüpontokat) működtethessék amelyekre jogosultak. Általánosan csak az 1-es szintű jelszó használatos és a rendszer leírásában a továbbiakban mindenütt az 1. szintű jelszóra fogunk hivatkozni. Ha szükségessé válik a 2. és 3. jelszó szintek használata, azokat a forgalmazó kérésre be tudja állítani a kívánság szerinti menüpontokhoz. Ismételten felhívjuk a figyelmet, hogy fokozott gondossággal járjunk el a jelszó megadásakor, mert elf e- lejtése esetén esetleg magunkat zárhatjuk ki a rendszer bizonyos funkcióinak használatából és csak külső szakember (szerviz) segíthet az elfelejtett jelszó megtalálásában. A menüpontokat védő általános jelszót a Cégazonosítók beállítása, módosítása menüpontban állíthatjuk be, majd célszerű felírni és biztos helyen elzárva tartani azt. Minden olyan esetben amikor egy funkció elindításakor a rendszer egyszer űen a Jelszó: -t kéri, az általános jelszót kell megadni. A rendszerben a telepítés után alapvetően nincs megadva jelszó, tehát ha a rendszer jelszót kér, az [ENTER] lenyomásával léphetünk tovább. Ha egy jelszóval védett menüpontot indítunk el de a jelszót nem ismerjük, akkor a [ ] vagy a [ ] kétszeres megnyomásával leléphetünk a menüpontról. 3.2. A személyre szóló egyéni jelszavak Ezt a nyolcbetűs kódot minden ügyintézőnek (a rendszert kezelő személyeknek) külön-külön lehet beállítani az Ügyintéző törzs karbantartás menüpontban. Ez a jelszó megakadályozza, hogy azokba a funkciókba ahová az ügyintéző csak az egyéni azonosító kódjával léphet be, esetleg más kódjával lépjen. Minden olyan esetben, amikor egy funkció elindításakor a rendszer az ügyintéző kódját kéri, majd utána a "Kérem az ügyintéző jelszavát:" üzenettel a jelszót is várja, az ügyintéző egyéni jelszavát kell megadni. Ha nincs az ügyintézőnek jelszava, az [ENTER] lenyomásával léphetünk tovább (ameddig új jelszót nem adunk az ügyintézőnek).

13 A CASSA rendszer funkciói 4. Első alkalommal elvégzendő feladatok A rendszerben használt ritkán változó adatokat törzsadatoknak nevezzük. Ezeket a logikailag összetartozó különféle törzsadatokat (cikkek, ügyfelek, stb.) törzsállományokba szerveztük. A törzsállományokon végzett valamennyi változtatást (új elem felvétele, módosítása, törlése) összefoglaló néven törzsállomány karbantartásnak nevezzük. A CASSA rendszerben a következő törzsállományokat használjuk (zárójelben látható, hogy melyik menüpontban találhatjuk a karbantartásához használható programot): Elsőként feltöltendő törzsállományok Cégazonosítók (Főmenü) Ügyintézőtörzs Cikktörzs (Törzsállományok karbantartása) (Törzsállományok karbantartása) A későbbiekben is feltölthető törzsállományok Bizonylatvégi megjegyzések (Törzsállományok karbantartása) Ügyféltörzs ÁFA törzs (Törzsállományok karbantartása) (Törzsállományok karbantartása) 4.1. Cégazonosítók beállítása, módosítása Itt adhatók meg a saját cég adatai amelyek a nyugtákra és különféle bizonylatokra fognak rákerülni. Megadhatjuk a menüpontokat védő három szintű jelszót. Beállíthatjuk a dátumot és pontos időt. A Főmenüben a [ ], [ ] segítségével válasszuk ki a Cégazonosítók beállítása menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A rendszer jelszót fog kérni. Ha nincs jelszó az [ENTER] billentyűvel léphetünk tovább, ha van írjuk be az 1-es szintűt pontosan (ügyelve a NAGY és kisbetűk közötti különbségre) és nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. "Hibás a jelszó: <ENTER> " üzenet esetén rosszul vittük be a jelszót. Az [ENTER] billentyű lenyomása után újra a főmenü kerül a képernyőre. Ebben az esetben újra be kell lépni a menüpontba, majd megismételni a jelszó bevitelét. Helyes jelszó megadása esetén a következő műveleteket végezhetjük: A saját cég adatainak megadása Töltsük ki a mezőket! A cég adatait tartalmazó mezők között az [ENTER] billentyűvel mozoghatunk körbe-körbe. - Név: a CASSA rendszert használó cég neve (a nyugta első sorának első mezője) - Adósz: adóigazgatási szám, - Pfjsz.: pénzforgalmi jelzőszám (bankszámlaszám). - Cím1: város, község,

A CASSA rendszer funkciói 14 - Cím2: utca, házszám, - irányítószám, - eladás helye: cím (a nyugta első sorának második mezője) Megadhatjuk azokat a rövid szövegeket, amelyek minden blokk első illetve utolsó soraiban automatikusan kiírásra kerülnek. Blokk-kezdő szöveg (két sor, ha nincsenek kitöltve, nem íródnak ki) Az [ENTER] billentyűvel lépegessünk el a blokk-kezdő szöveg első soráig, majd írjuk ide azt a szöveget amit minden nyugta első sorában akarunk látni. Az [ENTER] billentyűvel léphetünk tovább a második sorra, amit szintén kitölthetünk. Blokk-végi szöveg (négy sor, ha nincs kitöltve, az első három nem íródik ki, a negyedik sor üresen is kiírásra kerül) Az [ENTER] billentyűvel lépegessünk el a blokk-végi szöveg első soráig, majd írjuk ide azt a szöveget amit minden nyugta utolsó sorában akarunk látni. Az [ENTER] billentyűvel léphetünk tovább a második, harmadik és negyedik sorra, amelyeket szintén kitölthetünk. A menüpontokat védő általános jelszó megadása, módosítása A menüpontok védelmére használt három szintű jelszó megadására van lehetőség, de kitöltése nem kötelező. A rendszer alapbeállítással csak az 1. szintű jelszót használja. Ha szükségessé válik a 2. és 3. szint használata, azok kérésre a forgalmazó által beállíthatóak. Nyomjuk meg az [F3] billentyűt, majd írjuk be az 1-es szintű jelszót az "1.:" után. Ha beírtuk az [ENTER] billentyűvel léphetünk a 2. szintű jelszóhoz. Ha használjuk a 2. szintű jelszót, írjuk be azt, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem használjuk az [ENTER] billentyűvel lépjünk tovább. Ugyanígy járjunk el a 3. mezővel is. Ha használjuk a 3. szintű jelszót, írjuk be azt, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem használjuk az [ENTER] billentyűvel lépjünk tovább. A képernyőn történt változtatások eltárolása Akár a cég adatain, akár a jelszavakon változtattunk, el kell tárolni az újonnan bevitt adatokat! Nyomja le az [F1] billentyűt. Ha megnyomta, a rendszer a képernyőn lévő összes adatot eltárolja. A dátum és az idő beállítása Erre a funkcióra szükség lehet, ha: - késik a gépben lévő óra, - a tavaszi és őszi óraátállásnál, - valamint évváltás esetén, ha a számítógép nem váltaná az évet automatikusan! FONTOS! A dátumot és időt a rendszer által kiajánlott formában kell megadni. Egy példán keresztül leírjuk, hogyan járjon el ha a dátumot vagy az időt át akarja állítani. Nyomjuk meg az [F5] billentyűt. A rendszer a következőképpen ajánlhatja ki a dátumot: "Enter new date (mm-dd-yy):", ahol az "mm" a hónap száma, a "dd" a nap száma és az "yy" az évszám utolsó két jegyét jelenti. Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott dátumon, nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.

15 A CASSA rendszer funkciói Ha például 1996. október 25-dikére kell a dátumot beállítani, tegyük a következőt: Írjuk be a dátumot a következő formában: 10-25-96 majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt, A rendszer által kiajánlott pontos idő formája a következő lehet: "Current time is 2:48:59.02p". Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott időn, nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Ha az időt például délután 3 óra 25 percre állítjuk tegyük a következőt: A kettőspont után írjuk be az órát és percet a következő formában: 15:25 majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. FIGYELEM! A CASSA rendszer Bizonylat felvezetés funkciója működése során ellenőrzi a dátumot, és visszafelé állítást nem fogad el. Ezért a dátumot csak nagyon indokolt esetben állítsuk el, illetve a bekapcsolás után a főmenü bejelentkezésekor mindig ellenőrizzük, mielőtt bármely funkciót elindítjuk. Kilépés a funkcióból Nyomja meg az [Esc] billentyűt. Az [Esc] billentyű lenyomása után újra a Főmenü kerül a képernyőre. 4.2. Ügyintéző törzs karbantartás Itt adhatjuk meg ügyintézőink (eladóink) kódszámát, jelszavát, és hogy milyen mozgásbizonylatokat rögzíthetnek. Ezeket a jogosultságokat a boltvezető vagy rendszergazda állíthatja be. A különböző árumozgással és készlettel kapcsolatos funkciókba az ügyintézők csak a saját kódjukkal léphetnek be. A rendszer az árumozgásokkal együtt elnaplózza azt is, hogy ki volt az aki rögzítette az árumozgást. Ha az ügyintézők kódszámára a mozgások listázásánál szűrést (válogatást) végezünk, megtudhatjuk, hogy melyik ügyintéző melyik mozgásokat rögzítette. A Főmenüben a [ ], [ ] billentyűk segítségével válasszuk ki a Törzsállományok karbantartása menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Válasszuk ki az Ügyintéző törzs karbantartás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A rendszer minden esetben jelszót fog kérni. Ha nincs jelszó az [ENTER] billentyűvel léphetünk tovább, ha van írjuk be az 1-es szintűt pontosan (ügyelve a NAGY és kisbetűk közötti különbségre) és nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. "Hibás a jelszó: <ENTER> " üzenet esetén rosszul vittük be a jelszót. Az [ENTER] billentyű lenyomása után újra be kell lépni a menüpontba, majd megismételni a jelszó bevitelét. Helyes jelszó megadása esetén a következő műveleteket végezhetjük: Új ügyintéző felvitele Adjuk meg az Ügyintéző azonosítóját, Nevét és ha szükséges a Jelszavát (Lásd: A személyre szóló jelszavak pontot!). Az [F5] billentyűvel lépjünk az ügyintéző jogosultságaihoz és a következőképpen jelöljük ki azokat a bizonylat fajtákat, amelyeket rögzíthet: A [ ], [ ] segítségével lépjünk rá a bizonylat fajtára, majd az

A CASSA rendszer funkciói 16 [ENTER] billentyűvel kapcsoljuk be a jogosultságot. Szintén az [ENTER] billentyűvel kapcsolhatjuk ki a jogosultságot, ekkor eltűnik a " " jel a bizonylat fajta mellől. (Ha a bizonylat fajta mellett van egy " " jel, akkor rögzítheti az ügyintéző, ha nincs akkor nem rögzítheti az ügyintéző ezt a bizonylat fajtát.) Az [Esc] billentyűvel lépjünk ki a jogosultságoktól, majd az [F1] billentyűvel tároljuk el az ügyintéző adatait. Meglévő ügyintéző adatainak módosítása Adjuk meg az Ügyintéző azonosítóját vagy keressük ki a [PageUp] és [PageDown] billentyűk segítségével lapozva. Írjuk át a Nevét vagy a Jelszót. Ha a jogosultságokat akarjuk megváltoztatni, akkor az [F5] billentyűvel léphetünk azokhoz, majd a változtatás után az [Esc] billentyűvel lépjünk ide vissza. Az [F1] billentyűvel tárolhatjuk el a módosítás utáni állapotot. A "Már létezik ilyen ügy. Felülírjam? (I/N)" kérdésre nyomjuk le az "i" betűt, így a rendszer eltárolja az újonnan bevitt adatokat. Ügyintéző törlése Már használt ügyintéző kódot nem ajánlott kitörölni és új ügyintézőnél is inkább egy új kódot adjunk meg, mintsem egy régi ügyintéző nevét átírnánk! Ha egy ügyintézőt mégis kitörlünk az ügyintéző törzsből és valamilyen mozgáslistát (Pl.: Napló lista) készítünk a törlés el őtti időszakról, akkor a listán a kitörölt ügyintéző neve nem fog szerepelni. (Ugyanis az ügyintéző neve csak az ügyintéző törzsben van eltárolva.) Adjuk meg az ügyintéző azonosítóját vagy keressük ki a [PageUp] és [PageDown] billentyűk segítségével. Nyomjuk meg az [F3] billentyűt. Kilépés a funkcióból Nyomja meg az [Esc] billentyűt. Az [Esc] billentyű lenyomása után újra az Törzsállományok karbantartása menü kerül a képernyőre. 4.3. Cikktörzs állomány létrehozása, módosítása 4.3.1. Cikktörzs adatok cikkazonosítóinak megtervezése A cikktörzs állomány tartalmazza a rendszer számára elérhetően a cikkeink összes adatát. Minden cikket egy egyedi cikkszám azonosít amivel a cikkre hivatkozhatunk. A különféle mozgások felvezetésekor és még néhány helyen a rendszerben, módunkban áll a cikkeket vonalkóddal is azonosítani. A cikkeket az összes adatukkal együtt a Cikktörzs karbantartás menüpontban vihetjük be a rendszerbe. A cikkszámmal (vonalkóddal) azonosított árumozgásoknak nagy előnye, hogy egy esetleges árváltozásnál nem kell a boltban és raktárban lévő minden egyes cikket "újraárazni", hanem elegendő a cikktörzsben egyszer elvégezni a szükséges változtatást, ezenkívül a pénztárosoknak sem kell tör ődniük az árak megváltozásával, hiszen azok a cikkszámokhoz kapcsolódnak és a cikkszámok nem változnak. A cikkszám (cikkazonosító) hosszát, felosztását és típusát a felhasználó határozhatja meg. A cikkazonosító hossza maximum tizenöt jel lehet, tartalmazhat beállítástól függően:

17 A CASSA rendszer funkciói - csak számokat, - vagy számokat, az angol ABC betűit és a / (perjel) - (kötőjel). (pont) és (szóköz) jeleket vegyesen. A cikkazonosítót a következőképpen lehet felosztani: XYZ - X : A cikkazonosító cikkcsoport része. - Y : A cikkazonosító cikkszám része. - Z : A cikkazonosító cikkszám részének alábontása. A cikkazonosítót mindenféleképpen érdemes minimum két részre osztani, mert így a különböző típusú cikkeket (pl.: élelmiszer, műszaki cikk, vegyi áru stb.) különböző cikkcsoportokba lehet osztani, ezáltal a listákon egy-egy cikkcsoportra összesítés történhet. A cikkszámon kívül a rendszerben több helyen is azonosíthatjuk a termékeket a vonalkódjukkal (EAN kód). Ebben az esetben a termékek vonalkódját is be kell vinni a cikktörzsbe. 4.3.2. Cikktörzs karbantartás Itt vihetünk fel új cikkeket a rendszerbe, vagy módosíthatjuk, esetleg törölhetjük a meglévő cikkek adatait. A cikktörzs szerepéről és a cikkszámok típusáról a Cikktörzs adatok cikkazonosítóinak megtervezése pontban olvashatunk. A Cikktörzs karbantartásban végezhető műveletek Új cikk megadása, Meglévő cikk adatainak módosítása, Fölöslegessé vált cikk törlése, ÁFA szorzó módosítása cikktől cikkig. Cikktörzs karbantartásban használatos billentyűk funkciói [F1] A felvitt vagy javított cikk eltárolása. [F2] Üresre törli az összes mezőt és rááll a cikkszám mezőre. [F3] Kitörli a kiválasztott cikket. [F5] Abban az esetben ha új cikk felvitelekor szeretnénk, hogy az előzőleg karbantartott cikk adatai a képernyőn maradjanak, akkor az [F5] billentyű megnyomásával átkapcsolhatunk "új cikknél üres Igen / Nem"-re. Visszakapcsolni ("Igen"-re) a billentyű újbóli megnyomásával lehet. [F7] Cikkszám sorrend vagy vonalkód sorrend közötti átkapcsolás. Vonalkódra kapcsolva o l- vassuk be a cikk vonalkódját, így megtudhatjuk, hogy van-e már ilyen vonalkódú cikkünk a törzsben. [PageUp] Lépés az előző cikkre. [PageDown] Lépés a következő cikkre. [ ] Lépés az előző mezőre. [ ]; [ENTER] Lépés a következő mezőre. [F6] Csoportos ÁFA módosítás. [Esc] Kilépés a funkcióból Belépés a funkcióba A Főmenüben válasszuk ki a Törzsállományok karbantartása menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Válasszuk ki a Cikktörzs karbantartás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.