III./A. SZERVEZETI MEGOLDÁSOK BEVEZETÉSE A LAKOSSÁG NAPRAKÉSZ ÉS FOLYAMATOS TÁJÉKOZTATÁSÁNAK JAVÍTÁSÁRA, A DÖNTÉSEK NYILVÁNOSSÁ TÉTELÉRE -BEVEZETŐ-
A naprakész tájékoztatás fontos eleme a hivatal munkájának, ez a folyamat elsődlegesen a titkárságon iká á megy keresztül. Fontos eleme a tájékoztatásnak, illetve az ügyfélérdeklődések, a panaszok kezelésének a honlapfórum, mely esetében 24 órán belüli kötelező válaszidő a sztenderd, tehát tényleg naprakész és biztos információforrásnak ióf á tekinthető.
Ha valami aktuális közérdekű információt kell közölni a lakossággal, azt több helyen bocsájtják rendelkezésre: interneten, újságban, sőt a rádióban is bemondják. Az internetoldalon van külön hely az aktuális dolgoknak. k Ha valamely területen hiba történik, mindig az adott szakterület felelőse intézi a tájékoztatás megkezdését. Szükség esetén a hivatal munkatársa is végezheti a tájékoztatást személyesen is
Külön felel szakterületének informáltságáért az adóügy, a pénztár, a szociális osztály. Ezek azért kiemelt részek, mert itt viszonylag sok a reklamáció nem a dolgozók hozzáállása vagy munkavégzési színvonala miatt, hanem mert az ügyfelek pénzük csökkenéséért nem a központi szabályozásokat, hanem az ügyintézőket szokták okolni. Ilyenkor nagyon világosan és érthetően el kell magyarázni a helyzetet. Ez türelmet és empátiát igényel.
A hivatal szerencsére bír annyi rugalmassággal, hogy tájékoztató papírokat nagy szükség esetén bárki tud készíteni, szakterülettől függetlenül. l Ennek célja szintén a fennakadásoktól lehetőleg mentes szolgáltatás bármilyen körülmények között. Ha nem életbevágóan sürgős a közlendő, akkor az ügyintézők által lközlésre bocsájtott szövegeket a titkárságon még finomítják (vagy a polgármester).
Mivel a tájékoztatást az illetékeseknek maguknak kell csinálni, a munka mellett van, hogy alig marad rá áidő. Ilyenkor előfordulhat lh kapkodás. k Az is nehezíti a kommunikációt, hogy a szakembereknek más a fontos, mint a közleményt olvasó ügyfeleknek, s ezt nehéz összehangolni: itt újra az empatikus készség igénye merül fel az emberben.
Gyakran törvényi szabályozás van arra, hogy mit lehet kommunikálni, mit kell kommunikálni és ez sokszor kevés a lakosságnak, vagy az adott kérdés más aspektusaira kíváncsiak. Vis maior esetén nagyon nehéz megmagyarázni az embereknek a történteket például (konkrét eset) ha a hatóság forráshiány miatt eltol l egy pályázatot, akkor azt mondják: az önkormányzat elverte a pénzt
A transzparencia pedig a döntésekre is kiterjed, tehát a suttogásokat meg lehetne előzni de az emberek nem igazán vevők rá. A döntési folyamatokba be lehetne látni: a testületi ülések nyilvánosak, de az érdeklődő kevés, az emberek általában nem mennek el, sőt a jegyzőkönyveket is kevéssé olvassák el kivéve, ha valami érdekükkel szembenálló dolog születik meg végeredményként.
Mind a rádiós információszolgáltatás, mind az újságcikkek, mind az, hogy a könyvtárban elérhetőek ő a dokumentumok, k az egyeztetések pedig többnyire nyilvánosak, azt szolgálják, hogy a település lakói igény szerint tájékozottak legyenek a város helyzetével kapcsolatban, megérthessék a folyamatokat, segíthessék a hivatal munkáját. Ez közös érdek, hiszen minél kevesebb a konfliktus, a fejlesztések annál könnyebben megvalósíthatóak. ó
Ennek ellenére akadnak konfliktusok abból, hogy az országos tendencia itt is érvényesül: a polgárok nem informálódnak (időben) a döntésekről, és csak utólag adnak hangot ellenérzéseiknek, ha valami nem az elvárásaik szerint alakul. A legnagyobb problémák a segélyek és támogatások csökkentésekor k vannak: az emberek nem értik, miért kapnak kevesebbet, mint addig. A felsőbb szabályozásokat, á mint távolálló okot természetesen t nehezen fogadják el.
Elmondható tehát, hogy az információk átadásának kidolgozott csatornái vannak, melyek a település méretét is figyelembe véve kiemelkedően fejlettek, ám sokszor mégis félreértés és konfliktus lesz, mert a lakosság kevéssé é használja ezeket a médiumokat az információszerzés és a teljes kép elnyerése érdekében.
III./A. SZERVEZETI MEGOLDÁSOK BEVEZETÉSE A LAKOSSÁG NAPRAKÉSZ ÉS FOLYAMATOS TÁJÉKOZTATÁSÁNAK JAVÍTÁSÁRA, A DÖNTÉSEK NYILVÁNOSSÁ Á TÉTELÉRE É
I. Elemző ő rész 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések TARTALOMJEGYZÉK II. Tanácsadó rész 2.1 Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Lehetséges informatikai megoldások
1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A nyilvánosság az a társadalmi környezet, melyben a polgárok értesülhetnek az őket érintő ügyekről, emellett bele is szólhatnak azok alakulásába. Ennek feladata a civil közügyek feletti ellenőrzés biztosítása.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Kevés tehát, ha a tájékoztatás alapkövetelményét teljesítik,ennél összetettebb a fld feladat. Az önkormányzatnak azt is lehetővé kell tenni, hogy működjenek azok a kontrollok, melyek a szabad sajtó létét és a korlátozások nélküli híráramlás fenntartását szolgálják.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A jó nyilvánosság hatalmi érdek is, hiszen a politikai vezetés jobban megismerheti iapolgárok lá szükségleteit. kél Jó esetben oda-vissza irányú a helyi nyilvánosság, tehát J y y y g kétirányú kommunikációt tesz lehetővé.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Emellett a helyi nyilvánosság önidentitás-képző hatást is kifejt, tehát segít megtalálni a közösségnek k a saját megkülönböztető jellemzőit, hangját.
1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR Alkotmány 61. (1) A Magyar Köztársaságban á mindenkinek joga van a szabad véleménynyilvánításra, továbbá arra, hogy a közérdekű adatokat megismerje, illetőleg terjessze 1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, t valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy (a továbbiakban együtt: szerv) a feladatkörébe tartozó ügyekben -
1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR - így különösen az állami és önkormányzati költségvetésre és annak végrehajtására, á az állami iés önkormányzati vagyon kezelésére, a közpénzek felhasználására és az erre kötött szerződésekre, a piaci szereplők, a magánszervezetek és - személyek részére különleges vagy kizárólagos jogok biztosítására vonatkozóan - köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény ypontos és gyors tájékoztatását
1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR Az Alkotmánybíróság á megállapította, hogy az Alkotmány 61. -ából nemcsak az egyéni véleménynyilvánítási szabadság szubjektív, alanyi joga következik, hanem a demokratikus közvélemény kialakulása feltételeinek és működése fenntartásának biztosítására irányuló állami kötelezettség is. A szabad véleménynyilvánításhoz való jog tehát nem csupán alapvető alanyi jog, hanem e jog objektív, intézményes oldalának elismerése egyben a közvélemény, mint alapvető politikai i intézmény garantálását át is jelenti. [AB határozat, 36/1994. (VI. 24.)]
1.1.4 AMIRE VÁLASZT KERESÜNK Miképp lehet hatékonyabb Rákóczifalván a kétirányú kommunikáció? Eszközök és szervezeti formák tekintetében mire lehet szükség? Mivel lehet magasabb interaktivitási hányadot elérni? Mivel biztosíthatja az önkormányzat, hogy a helyi média függetlenül tudósíthasson?
1. Elemző E rész 1.2 Helyzetelemzés
1.2.1 ÖNKORMÁNYZATI MÉDIA Rákóczi lap Nyomtatott formában megjelenik évente 10 alkalommal. A korábbi lapszámok megtekinthetők th tőkrákóczifalva Nagyközség Önkormányzat Könyvtárában. ISSN: 2060-6087 Kiadja: Rákóczi Lap Baráti Kör Közhasznú Egyesület Felelős kiadó és felelős szerkesztő: Pappné Benson Mária, Tervező ő szerkesztő: ő Papp Imre
1.2.2 FALURÁDIÓ A Falurádió (Rákóczi Hírmondó) interneten is fogható Fontos műsoregységekű a Hangsúly-műsorok ű Jellemző a közhasznú műsorszolgáltatás, erre példa a 2006-ban indított, szenvedélybetegségekkel foglalkozó - Ne ítélj című adás, melyben emberek vallanak magukról, szenvedélyeikről és, hogy hogyan tudtak leszokni azokról.
1.2.2 KÁBELTÉVÉ Nincsenek adatok arra vonatkozóan, hogy a településen hány embernek van internet elérése, és arról sem mennyien rendelkeznek kábel előfizetéssel Becslések szerint a település lakónak 80 százalékánál van kábeltévé, az internet is egyre elterjedtebb ezért fontos a honlap állandó frissítése, fejlesztése, figyelése
1.2.3 INTERNET - WWW.RAKOCZIFALVA.HU Az oldal már kicsit ódivatú, de éppen ezért nagyon jól áttekinthető és roppant könnyen kezelhető Megtalálhatóak itt a legfontosabb települési információk, az újság elektronikus formája, a civil közlemények és adatok gyűjteménye Rendszeresen figyelt fórum van, melyen a felvetett témákra a hivatal munkatársai mindig válaszolnak, l így biztos, jó információs forrás
1.2.3 INTERNET - WWW. RAKOCZIFALVA.HU Az újság digitálisan megtalálható a honlapon A képviselőtestület a szavazatszámok mellett megtalálható az oldalon, fényképekkel illusztrálva A fontos közlemények, emellett a közgyűlési meghívók isrészletesen szerepelnek Van egy listaaközérdekű intézményi információkról (gyógyszertár, állatorvos, egyéb hasonlók) szerepel a telefon, anyitva tartás, alegfontosabb információk.
1.2.3 INTERNET - WWW. RAKOCZIFALVA.HU Nagyon hasznos a pályázati lehetőségekkel foglalkozó rész Külön fejezet foglalkozik azzal, hogy Rákóczifalvát várossá változtatták, és milyen településfejlesztési mozzanatok vannak folyamatban Helyet kapnak a honlapon a civilek és az alapítványok Bemutatják a település hírneves macimúzeumát Nagyon ötletes és szimpatikus a képeslapküldési p funkció
1.2.4 INFORMÁCIÓSZABADSÁG A 2005. évi XC. elektronikus információszabadság törvény és a 18/2005. (XII.27.) IHM rendelet alapján az önkormányzat honlapján 59 féle adatot kell megjeleníteni jl erre figyelni i kll kell a tl településnek, hogy mindig megtörténjen.
1.2.5 KÖZADATTÁR A közadattár adatbázisa alapján: Rákó if l lá t ihi t l l ld l Rákóczifalva polgármesteri hivatala szerepel az oldalon. Ennek feltöltése törvényi kötelezettség.
1.2.6 A TÁJÉKOZTATÁS EGYÉB ESZKÖZEI A testület és a polgármester rendszeresen tart fogadóórákat A lakosság számára fórumokat rendeznek Szükség esetén közmeghallgatásokat is tartanak Az önkormányzat hirdetőtáblákat is alkalmaz Bizonyos esetekben szórólapokkal is tájékoztatják a lk lakosságot
1. Elemző rész 1.3 Következtetések
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK A lakosság tájékoztatása megfelel a törvényben lfkttttkö lefektetett követelményeknek, k k sőt bizonyos tkittb tekintetben meg is haladja azt A helyi lap rendkívül színvonalas a település lélekszámához viszonyítva, jó ötlet, hogy interneten is elérhető
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK Bár a honlap nem a lehető legkorszerűbb, de legalább könnyen kezelhető és informatív Zavaróak az itt-ott előforduló helyesírási hibák, melyekre jobban oda kellene figyelni A fiatalabb korosztályok jellemzően internetről tájékozódnak, k ezért kll kell tudatosítani, hogy a honlap nem szükséges rossz, hanem az önkormányzati kommunikáció zászlóshajója 2010-től már az e-közigazgatás g több elemét is kötelező lesz használni
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK A fórum (mivel az ügyintézőknek válaszolni kell a feltett kérdésekre) hasznos, gyors és olcsó információcserét tesz lehetővé A hagyományos lakossági fórumok nem népszerűek, kevesen vesznek rajtuk részt, ez is az internetes közlemények k fjl fejlesztéséresarkall ztéér rk ll Fontos fejlesztési irányok, ötletek: hírlevél, RSS információküldés
2. Tanácsadói rész 2.1 Stratégiai tanácsok
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Ahhoz, hogy Agenda 2013 fejlesztési javaslatai életbe léphessenek, szükség van a polgármester és a döntéshozók támogatására, egyetértésére Süké Szükség van egy fl felmérésre éé és állandó szondázásra á a helyi médiafogyasztást illetően, hiszen így választhatóak ki a leghatékonyabb kommunikációs csatornák Javaslatainkat egy nagy, médiafejlesztési stratégiai J gy gy, j g tervben kell összefoglalni
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Érdemes létrehozni egy csoportot, melynek feladata a médiakommunikáció koordinációja. Az a legjobb, ha a csoportot újságírói gyakorlattal lrendelkező dlk ő munkatárs vezeti, vagy legalábbis tanácsadóként részt vesz a körben Az internetes fejlesztés költségigényes, gg mert a technológia sokba kerül, ráadásul a szakembereket is meg kell fizetni. Nem szabad ettől a területtől sajnálni a pénzt, mert ez a jövő, de rendszeres vizsgálatokkal kell meghatározni, hogy miképp osszák be az ide kerülő összegeket
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Nem javulhat addig a külső kommunikáció, amíg a belsőt nem fejlesztik A hivatalnak és az alárendelt intézményeknek az illetékes dolgozói legalábblább hetente jl jelezzék a kommunikációs csoportnak a közösségre tartozó információkat Az a jó, ha a proaktivitás a közösségi tájékoztatás rendszerét is áthatja tehát már előre tudják, hogy kinek milyen információra lesz szüksége
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Nem tilos az önkormányzati oldalon hirdetéseket létrehozni, ha azok közhasznúak és illeszkednek a település értékrendjéhez Minden független, hasznos, alulról jövő médiakezdeményezést érdemes támogatni Meg kell engedni a kritikus hangot is az önkormányzati médiafelületeken
2. Tanácsadói rész 2.2 Taktikai tanácsok
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Javasoljuk egy átfogó médiahasználati felmérés végrehajtását, mely által a települési döntéshozók tiszta képet kapnak arról, hogy melyik csatornán érhetik el leghatékonyabban a település lakosságát ez költséghatékonyság-növelő hatású Ha ezt amunkát egy közeli pl. szolnoki felsőoktatási intézménnyel végeztetik el, akkor a felmérés igen gazdaságosan megoldható
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Ha növelni akarják a lakossági bejelentések és a lakosságtól érkező információ mennyiségét, akkor érdemes egy ingyenesen hívható önkormányzati zöld számot létrehozni Nagyon közkedveltek az SMS-ek fogadására képes rendszerek, érkezzenek ezek vagy az önkormányzat adatbázisába vagy egy internetes üzenőfalra
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Szponzorokat, hirdetőket keresni azért, hogy a médiafelületek fejlesztésére több anyagi lehetőség jusson Lehetőséget kellene adni amatőr tudósításoknak, illetve a jelentős események videófelvételeit meg kellene jlnítni jeleníteni ayoutube-on tb Interneten meg kellene oldani a testületi ülések élő közvetítését illetve a videó letöltésének lehetőségét
2. Tanácsadói rész 2.3 Informatikai megoldások
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Éd Érdemes az informatika ik fjl fejlesztésére éé koncentrálni az erőket, mert szerepe évről-évre nő Jelentőségének illusztrálására egy adat: Rákóczifalva több, mint 5400 lakosú település A legnagyobb magyar közösségi portálon, az iwiw-en 1609 emberrel lképviselteti i magát Ennyien regisztráltak be úgy, hogy Rákóczifalvát jelölték y g gy gy j meg településüknek
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Csak úgy szabad fejleszteni a honlapot, hogy ne veszítsen az informativitásából és az áttekinthetőségéből a design rovására. Kereshető rendelettár nagyon praktikus lenne A i f á ió b d á i é ál l k l Az információszabadsági törvény által megkövetelt adatok még transzparensebb közzététele
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Lehetőséget kell biztosítani RSS-hírolvasó előfizetés lehetőségére. Ez nagyon kényelmesen juttatná el a legfontosabb adatokat az érdeklődőknek Foglalkozni kell web 2.0-s megoldásokkal is, ez innovatív és sokszor igen praktikus Szimpatikus megoldás a polgármesteri blog intézménye, mert közel kerülhet a vezető a polgárokhoz, de csak akkor van értelme, ha rendszeresen frissített és helye van rajta a kritikus hangoknak is
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Havi rendszerességgel online-fogadóórákat tarthatna a polgármester, ez költséghatékonyabb a hagyományosnál Ki kell használni a youtube és egyéb videómegosztó adta lehetőségeket önkormányzati videókat, könnyed hangvételű anyagokat lehetne e helyeken publikálni A fiatalok segítséget jelenthetnek a fejlesztési oldalon is, ezzel csökkenteni lehetne a kivitelezési költségeket