Kerekegyháza Város Önkormányzata részére ÁROP szervezetfejlesztési projekt 2010. 04. 30.
2 / 25 Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS 3 1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA 3 2. A PROJEKT FOGALMA 4 2.1 PROJEKTJELLEMZŐK 4 2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI 5 3. PROJEKTMÓDSZERTAN 6 3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 7 3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA 7 3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA 8 3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 8 3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS 8 3.2.1.1 PROJEKTTERV 9 3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV 9 3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV 10 3.2.1.4 MINŐSÉGTERV 11 3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV 12 3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV 12 3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV 13 3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ 14 3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE 15 3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD) 16 3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYAGOK TÁROLÁSÁRA 17 3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA 19 3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA 19 3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA 19 3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA 20 3.2.3 PROJEKT FÓRUMOK 20 3.2.4 MONITOR ÉS KONTROL 21 3.2.4.1 HATÁRIDŐ MENEDZSMENT 21 3.2.4.2 KÖLTSÉG MENEDZSMENT 21 3.2.4.3 MINŐSÉG MENEDZSMENT 22 3.2.4.4 VÁLTOZÁS MENEDZSMENT 22 3.2.4.5 KOCKÁZAT MENEDZSMENT 22 3.2.4.6 ÁTVÉTEL MENEDZSMENT 23 3.2.4.7 KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT 23 3.3 PROJEKTZÁRÁS 23 JOGI FIGYELMEZTETÉS 25
3 / 25 1. BEVEZETÉS Kerekegyháza Város Önkormányzata az ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretén belül célul tűzte ki a fejlesztések megvalósítást támogató projektszerű működés elsajátítását. Az előzetes helyzetfelmérés során megállapításra került, hogy a Hivatal párhuzamosan több projektben is sikeresen teljesített. A lehetséges projektmódszertan meghatározásával abban kívánunk segítségére lenni a Hivatalnak, hogy a Hivatal kifejlessze és szabályozza saját módszereit attól függően, hogy milyen típusú projekt megvalósításába kezd. 1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA A dokumentum célja, hogy egyértelműsítse a Polgármesteri Hivatal számára, hogy az egyes projektfázisokban milyen jellegű feladatokat kell végrehajtani, menedzselni.
4 / 25 2. A PROJEKT FOGALMA Meghatározott eredmények elérése (projekt termékek létrehozása) érdekében, adott erőforrással és költségkerettel, adott időkeretben végzett tevékenység. Az önkormányzat által elindított összehangolt kezdeményezések sorozata, amely egy meghatározott eredmény elérésére irányul. A projektet a feltételek összességének egyszerisége jellemzi. Ismérvei: Egyediség: Minden projekt különbözik az előtte megvalósulótól. A projektek többsége egyszer hajtható végre. Még a megismételt projektek is különbözni fognak egymástól a felhasznált erőforrásokban és az aktuális környezetben. Határidő: A projektnek egyértelműen meghatározott kezdési és befejezési időpontja van, amelyen belül a leszállítandó anyagot el kell készíteni az ügyfél követelményeinek megfelelően Költség: A projekt költségkerete maximalizálva van, amin belül a leszállítandó anyagot el kell készíteni Forrás: A projekt teljesítéséhez meghatározott mértékű humán-erőforrást, infrastruktúrát, anyagot határoznak meg a projekt kezdetekor. Változás: A projekt célja általában valamilyen változás elérése, amelynek következménye a fejlődés. 2.1 PROJEKTJELLEMZŐK Projekttípusok tartalmuk alapján csoportosíthatók: beruházási projekt, kutatás-fejlesztési projekt, szervezési/szervezeti projekt stb. Projektmenedzsment: a projekt lebonyolításához szükséges vezetési képességek, folyamatok és eszközök összessége. Projekt teendő vagy projektmunka: olyan operatív feladatok a projektben (pl. dokumentumok kezelése), amelyek túlmutatnak a vezetői feladatokon. Projektszervezet: egy meghatározott projekt lebonyolításához szükséges szervezeti egységek, valamint a szervezetfejlesztési és a folyamat- és működésszervezési szabályok összessége. A projekt hármas korlátja: Eredmény Költség Idő
5 / 25 2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI A Hivatal jelenlegi döntési és működési mechanizmusának megfelelően alakítja ki azt a projektszervezeti modellt, amelynek szerepkörei minden egyes projekt esetében felmerülhetnek. Ezek a következők: Projektfelügyelő Bizottság: A projekt legmagasabb döntéshozó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kontrollt gyakorol a projekt célok megvalósulása érdekében. Feladatai közé tartozik a projekt stratégiai irányítása, eredményeinek elfogadása és a projekt célok megtartása; Projektgazda: felelőssége a projekt végrehajtása során a projekt képviselete a közreműködő szervezetekkel szemben, a támogatási szerződésben foglalt feladatok megvalósítása, a támogatás szabályszerű és szerződésszerű felhasználásának biztosítása, a projekt megvalósításának koordinálása, a projekt szervezet létrehozása, fenntartása és irányítása, a projekt végrehajtásában közreműködő vezetők kiválasztása, a zökkenőmentes kommunikáció biztosítása, az előrehaladási jelentések elkészítésének, benyújtásának valamint az egyéb adatszolgáltatás ellenőrzése; Projektmenedzser: feladata a szervezeti egységek közötti koordináció létrehozásán túl a projekt kontroll és a polgármesteri felső vezetés számára történő döntés előkészítés, valamint a féléves előrehaladási jelentés és a projektet lezáró jelentés elkészítése; gondoskodik a projekt szakmai megvalósításáról és felelős annak pályázati ütemterv szerinti lebonyolításáért, hosszú távon biztosítja a program eredményeinek fenntarthatóságát; távolléte esetén a jegyző helyettesíti. Igény esetén beszámol a PFB-nek. Pénzügyi vezető: feladata a projekt belső pénzügyi elszámolási rendjének biztosítása, a pénzügyi elszámolás határidőre történő biztosítása, a támogatás lehívásához szükséges pénzügyi technikai feladatok ellátása, a projekt pénzügyi lebonyolításával kapcsolatos operatív feladatok ellátása. Szakértő: feladata, hogy biztosítsa a hiányzó kompetenciát és közreműködjön a projekt eredményes végrehajtása érdekében. Minőségbiztosító: feladatai a következők: projekt eseményeinek folyamatos nyomon követése, a projekt keretekben tartása; projekt kockázatok folyamatos feltárása, azokra megoldási javaslatok készítése és a megoldás folyamatos nyomon követése; projektszervezet és működésének felügyelete; folyamatos kapcsolattartás a projekt szereplőivel; a projekt kulcsdokumentumainak tanulmányozása; változáskezelési feladatok nyomon követése; projektkommunikáció és információáramlás ellenőrzése; rendszeres beszámoló a projekt helyzetéről; projekt folyamatok nyomon követése, dokumentálás, döntések előkészítettségének ellenőrzése;
6 / 25 3. PROJEKTMÓDSZERTAN Ebben a fejezetben a projektszervezés során minden esetben szükségszerűen felhasználásra kerülő kulcstényezőket, valamint a projektszakaszokat foglaljuk össze. A projektmenedzsment nem kizárólag a komplex feladatok végrehajtásának, hanem a szervezeti stratégiák megvalósításának alapvető eszközrendszere, egyszersmind a működés filozófiája. Az állam- és közigazgatás szervezetei legfontosabb feladataikat és fejlesztéseiket projektként valósítják meg. A projektmenedzsment célja, hogy az indítandó projektek esetében olyan működési keretet hozzunk létre, amelyek lehetővé teszik, hogy azok hatékony és kontrollálható folyamatok mentén működjenek, és a kitűzött határidőre, az előirányzott költségkereten belül érjék el a céljaikat, továbbá a párhuzamosan futó szervezetfejlesztési tevékenységek szinergikusan erősítsék egymást szakmai eredményesség és erőforrásfelhasználási hatékonyság szempontjából. A projekt menedzselése alapvetően három főbb fázisban kell, hogy történjen: A Projekt elindítása; A Projekt megvalósítása, valamint; A Projekt befejezése. A három említett főbb fázis szakaszait és ezek összefüggését a következő egyszerű áttekintő ábra szemlélteti: Eredmények A projekt A projekt definíciója mobilizációja Ráfordítások Erőforrások A projekt zárása I. A projekt elindítása II. A projekt megvalósítása III. A projekt befejezése Kontrolling Minőségbiztosítás Kockázatkezelés Változáskezelés A projektszakasz (vagy projektfázis) egy projekt megvalósításának időben elhatárolt része, amely objektíven elkülöníthető a többi szakasztól.
7 / 25 A projekt életciklus a szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut. A szakaszok közötti átmenetet általában mérföldkövekkel definiáljuk. 3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA Fejlesztési igény Szakmai koncepciók definiálása Szakmai koncepció elemzése Projektkörnyezet vizsgálata Jóváhagyás/eluta sítás F Ennek a szakasznak a célja a projekt olyan, megfelelő mélységű és részletezettségű dokumentált definiálása, amely alapján a felső vezetés döntést tud hozni a program megfelelő működési feltételrendszerben történő elindításáról. Fejlesztési igény azonosítása Fejlesztési igény keletkezhet külső vagy belső ötlet, javaslat alapján. A fejlesztési igényt a vonatkozó szakmai kompetenciával rendelkező szervezet vezetője részére kell írásban benyújtani, aki elrendeli a projektkörnyezet vizsgálatát vagy elutasítja az igényt. Projektkörnyezet vizsgálata Stakeholder (érintetti) elemzés (a Hivatal számára jelen projekt keretében rendelkezésre bocsátott egyszerűsített módszertan szerint végzendő) Kik tekinthetők a projekt potenciális stakeholdereinek? (Felsorolás) Milyen befolyással rendelkeznek a projektcélok megvalósulása felett? Milyen lényeges viszonyuk lesz a projekthez? Szakmai koncepciók definiálása Szakmai koncepciók (megoldások) elemzése Költség/haszon elemzése Kockázatelemzés A kiválasztott megoldással (szakmai koncepció) kapcsolatos információk nyújtása az alábbiak szerint Projekt célja Projekt hatálya (terjedelme) Projekt leszállítandó anyagai, eredménye Projekt sikerkritériumainak meghatározása Projekt struktúrája Projekt szükséges erőforrásai, költségkerete Projekt határideje, és főbb mérföldkövei Képviselőtestület általi jóváhagyása/elutasítása
8 / 25 3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA A definiált működési feltételrendszerben történő elindításáról szóló vezető döntés meghozatalát követően, ennek a szakasznak a célja a program tényleges megindítása a megfelelő felelősségek és erőforrások hozzárendelésével. Projektszervezet tagjainak kiválasztása Projektszervezet létrehozása Szükség esetén Projekt iroda létrehozása A Projektszervezet tagjainak kiválasztása Projektszervezet tagjainak meghatározása Projektszervezet létrehozása Szükség esetén külön Projektiroda kialakítása 3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI Az előző szakaszoktól eltérően a megvalósítás nem egy egyszeri tevékenység, hanem az alábbi feladatcsoportok folyamatosan ismétlődő és egymással időben párhuzamosan is végzett végrehajtása: 3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS Itt kerül sor a funkcióstruktúra és a funkcióhordozók struktúrájának, valamint teljesítésre vonatkozó az idő-, erőforrás- és költségtervek kialakítására. A funkcióstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű funkciócsoportok, majd az alfunkciók, és a felbontás egészen az ún. elemi funkciók szintjéig folytatható. A funkcióstruktúra a jobb áttekinthetőség és a könnyebb kommunikáció érdekében hierarchikusan is ábrázolható. Funkcióhordozó lehet a projekteredmény minden olyan eleme (alkalmazás, hardver, szoftver), amelynek segítségével / amelyen keresztül egy funkció működésbe hozható, vagy működésben tartható. A funkcióhordozók struktúrájának segítségével megválaszolhatjuk, hogy a megvalósítandó projekteredmény által ellátandó funkciók milyen eszközökön keresztül hordozhatók és tarthatók működésben. A funkcióstruktúra alapján elkészített funkcióhordozók struktúrája segítségével lehetővé válik a projekt terjedelmi behatárolása. A tevékenységi struktúra elsődlegesen a projektciklus teljesítési szakaszának tevékenységeire koncentrál. A tevékenységstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű tevékenységcsomagok. A felbontás egészen az ún. elemi tevékenységek szintjéig folytatható. A projektteljesítés tervei: időterv, erőforrás-terv, költségterv,
9 / 25 minőségterv kockázatkezelési terv átvételi terv kommunikációs terv. A projekt indítása során kidolgozzuk a részletes projekt terveket és ezeket összehangoljuk a projekt elvárt eredményeivel és mérföldköveivel. A megvalósítás során elengedhetetlenül fontos a tervek folyamatos karbantartása (gördülő tervezés) egyrészt az elért előrehaladásnak, másrészt a végrehajtás során született döntéseknek megfelelően; 3.2.1.1 PROJEKTTERV Projekt struktúra létrehozása Erőforrások meghatározása Projektütemezés elkészítése Projekt struktúra létrehozása A projekt fázisokra bontása Fázisokon belül a tevékenységek meghatározása Tevékenységeken belül a konkrét feladatok meghatározása Mérföldkövek meghatározása Strukturált ábrába történő szerkesztés Erőforrások meghatározása Az egyes tevékenységekhez a szükséges erőforrások hozzárendelése Projektütemezés elkészítése A strukturált fázisokhoz, tevékenységekhez és feladatokhoz a feladatra fordított időszakok hozzárendelése Időszakok ábrázolása az időtervben 3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV Szükséges erőforrások tisztázása Erőforrásigény számszerűsítése Erőforrás ütemezés elkészítése
10 / 25 Szükséges erőforrások tisztázása Humán-erőforrás igény (szerepkör) listázása Eszközlista Anyaglista Erőforrásigény számszerűsítése Humán o Szerepkör o Létszámigény o Felelősség o Kompetencia o Kezdés - Befejezés Eszköz o Megnevezés o Mennyiség o Specifikáció o Kezdés - Befejezés Anyag o Megnevezés o Mennyiség o Kezdés - Befejezés Erőforrás ütemezés elkészítése o o A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált erőforrásterv készítése Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik 3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV Költségek azonosítása Költségek számszerűsítése Költségek ütemezése Pénzügyi folyamat szabályozása Költségek azonosítása Részletes költséglista készítése a feladatokhoz rendelve Költségek számszerűsítése Projektmenedzsment, projektiroda költség Humánköltség (javasolt óradíjban) Eszközköltség (javasolt napidíjban) Anyagköltség (javasolt darabra) Szolgáltatási díj (egységár) Adminisztratív költség (egységár)
11 / 25 Egyéb költségek Költségek ütemezése A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált költségterv készítése Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik Pénzügyi folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a pénzügyi folyamatban Formanyomtatványok használata 3.2.1.4 MINŐSÉGTERV Minőségcélok meghatározása Minőségirányítási terv készítése Minőségellenőrzési terv készítése Minőségügyi folyamat szabályozása Minőségcélok meghatározása Követelmények meghatározása Leszállítandó anyagok hozzárendelése a követelményekhez Minőségi kritériumok feltüntetése Minőségi sztenderd meghatározása, ha értelmezhető Minőségirányítási terv készítése Minőségirányítási audittechnika megnevezése Leírása Alkalmazás gyakorisága Minőségellenőrzési terv készítése Ellenőrzési technika megnevezése Leírása Alkalmazása gyakorisága Minőségügyi folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a minőségügyi folyamatban Formanyomtatványok használata
Az Önkormányzatra, Polgármesteri Hivatalra gyakorolt hatása 12 / 25 3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV Kockázatok azonosítása Kockázatok értékelése Kockázatkezelési akcióterv készítése Kockázatmenedzsment folyamat szabályozása Kockázatok azonosítása Kockázatok kategorizálása (pl. kommunikáció, erőforrás) Kockázatok meghatározása, leírása Kockázatok sorszámos beazonosítása Kockázatok értékelése Adott kockázat bekövetkezése valószínűségének meghatározása Adott kockázat hatásának meghatározása Kockázatértékelés a két szempont összevetésével NAGY A bekövetkezés valószínűsége ALACSONY KÖZEPES MAGAS KÖZEPES KICSI Kockázatkezelési akcióterv készítése Kockázatmenedzsment folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a kockázatmenedzsment folyamatban Formanyomtatványok használata 3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV Átvételi kritériumok meghatározása Átvételi ütemezés készítése Átvételi folyamat szabályozása
13 / 25 Átvételi kritériumok meghatározása Leszállítandó anyag, szolgáltatás, a teljesítés tárgya Átvételi kritérium meghatározása Átvételi sztenderd (ha értelmezhető) Átvételi ütemezés készítése Leszállítandó anyag, teljesítés tárgya Teljesítési határidő Tesztelési, ellenőrzési módszer Tesztelő, ellenőr Tesztelés, ellenőrzés dátuma Átvételi folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek az átvételi folyamatban Formanyomtatványok használata 3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV Kommunikáció résztvevőinek azonosítása Kommunikációs követelmények meghatározása Kommunikációs ütemterv készítése Kommunikációs folyamat szabályozása Kommunikáció résztvevőinek azonosítása Legalább a projektszervezet tagjaira ki kell térni A külső szervezetekre, akikkel kapcsolatban vagyunk, ki kell térni Kommunikációs követelmények meghatározása Résztvevő neve Szerepe a projektben Kapcsolódó szervezet Információs igénye Kommunikációs ütemterv készítése Kommunikációs tevékenység besorolása Információ megnevezése (MIT?) Résztvevő neve (KIK KÖZÖTT?) Időpont (MIKOR?) Módszer (HOGYAN?) Kommunikációs folyamat szabályozása
14 / 25 A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a kommunikációs folyamatban Formanyomtatványok használata 3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ Projektműködés kialakításakor a működési keretet meghatározó Szervezeti és Működési Szabályzatot és jelen dokumentumban foglaltakat kell alapul venni. A projektszervezési módszertan egyik fontos jellemzője az összefüggő, jól strukturált, naprakész dokumentációs rendszer, amely hatékonyan támogatja a rendszer bevezetési projekt végrehajtását, és a projekttagok esetleges akadályoztatása esetén a munka folyamatosságának biztosítását. A szabványos könyvtárstruktúra a projektrésztvevők számára megkönnyíti a dokumentumok gyors elérését, a dokumentumok közötti eligazodást és az új dokumentumok megfelelő tárolását. Jelen fejezetben bemutatjuk azt a dokumentációs csomagot, amely biztosítja a projekt előrehaladásának, megvalósítási lépéseinek pontos követhetőségét valamint azon formalizált dokumentumokat, amelyek lehetővé teszik a felek közti hatékony kommunikációt. A projektadminisztráció során ellenőrizni kell, hogy: a projekt adminisztrációja az szükséges iratkezelési szabályzatoknak megfelel-e, a kialakított és elfogadott dokumentációs rend be van-e tartva, ki vannak-e alakítva a dokumentáció verziókontrolljára vonatkozó szabályok, valamint biztosítva van-e a dokumentumokhoz való hozzáférés. A projekt előrehaladását és a projektet záró jelentéseket a Projektmenedzser felügyelete alatt működő irattár dokumentációi rögzítik. A projekt-dokumentációs adattárnak a következőket kell tartalmaznia: szerződések (megbízási és vállalkozási szerződések, kapcsolódó iratok), beszerzések teljes dokumentációja másolatban, rendezvények teljes dokumentációja, kommunikációhoz kapcsolódó dokumentáció, előrehaladási jelentés pénzügyi elszámolások, beszámolók, hiteles számlamásolatok, teljesítési igazolások, pénzügyi előrehaladási jelentések.
15 / 25 3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE A projekt jelentési rendszere a projekt operatív és taktikai szintű irányítását segítő státuszjelentésekben, valamint az uniós források felhasználásához kapcsolódó Projekt Előrehaladási Jelentésekben testesül meg. A két jelentés típus közötti különbség elsősorban a felhasználás céljából adódik. A jelentési rendszer kialakítása során mindenképpen figyelmet kell fordítani a jelentések egymásra épülésére, a párhuzamosságok elkerülésére. A státuszjelentéseknek általánosságban a múltra vonatkozó és előrejelző típusú információt kell szolgáltatnia a projektterjedelem, -ütemezés, -költség és -minőség állapotáról, valamint a projektkockázatokról és a változáskezelésről. Rendszerezik és bemutatják azt, hogy az erőforrások a projektcélkitűzések teljesítése érdekében hogyan kerültek felhasználásra, információt nyújtanak az előrehaladásról, a következő időszak feladatairól, a feltárt és kezelendő kockázatokról, változtatási igényekről, döntési pontokról. A státuszjelentések két szinten készülnek: ez az írásos eszköze a munkacsoportok projektvezető felé történő beszámolásának, másrészt a projektvezető a teljes projektről státuszjelentésben számol be a PFB felé. Ezáltal ezek a jelentések egyben előzetes információt nyújtanak a státusz megbeszélésekhez. Az uniós pályázati forrásból finanszírozott projektek sajátossága, hogy a biztosított források felhasználásának hatékony ellenőrzése érdekében a Közreműködő Szervezet felé a Támogatási Szerződésben meghatározott rendszerességgel és formában Projekt Előrehaladási Jelentésben kell tájékoztatást adni a projekt előrehaladásáról, a források felhasználásáról. A PEJ-ek egyszerű összeállítása érdekében a státuszjelentések tartalmát olyan módon határozzuk meg, hogy abból a PEJ (majd a projekt zárását követően a Záró PEJ) könnyen előállítható legyen. Az egyes dokumentumok elnevezése során a sablonokban meghatározottakat követni kell, azaz az egyes dokumentumok fájlneve utaljon az abban szereplő információkra. Az elnevezésnél ügyelni kell a megfelelő verziószámmal való ellátásra is. A projekt során felmerülő bizalmas adatok kezelését szükség esetén jogosultság kezeléssel együtt lehet megoldani. A jogosultság korlátozása történhet magának a dokumentum megnyitásának illetve szerkeszthetőségének jelszóval való korlátozásával, illetve az alkalmazott támogató eszközök által nyújtott lehetőségek alkalmazásával. A projektmenedzsmenthez kapcsolódó adminisztrációs tevékenységből származó előnyök: Egyablakos információáramlási megoldás, azaz az információ áramlása az ügyfél kijelölt vezetője és a Projektvezető között egy csatornán keresztül történik. A felállítandó Városfejlesztési Iroda működése biztosítja, hogy a szükséges információk hatékony módon jutnak el a megfelelő személyekhez (minden érintetthez), és az érintettek igényük szerinti mélységben mindig a releváns információkat kapják meg. Teljes körű megbízás menedzsment. Ebbe beletartozik a projekt előrehaladásának folyamatos, naprakész követése, a kockázatok feltárása és kezelésükre javaslatok kidolgozása, döntések előkészítése stb. Célorientált működésmód biztosítja, hogy projektszerűen, határidőn és erőforrásterveken belül a feladatok elkészüljenek, illetve objektív időközben felmerülő szempontok alapján az eredeti tervek frissítése megtörténjen. A feladat komplexitásából adódóan Városfejlesztési Iroda rugalmasan változó többletmunka esetében is rendelkezésre áll. Hatékonyabb az erőforrás-felhasználás, mivel a projektre a feladatok jellegének és szakmaiságának megfelelő kompetenciával rendelkező személyek biztosíthatók, akiknek a rendelkezésre állása időszakos, igénybevételük mindig az éppen szükséges mértékben történik.
16 / 25 3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD) A projekt nagyságától és kiterjedtségétől függően javasolt projekt alapító dokumentum (a továbbiakban PAD) kialakítása. A PAD kidolgozása során konkrét, végrehajtható projektté kell formálni a feladatot. A PAD másik feladata az, hogy annak alapján a projekttulajdonos, projektgazda meghozhassa a döntést a projekt elindításáról vagy elvetéséről. Ezen dokumentumban előzetesen meghatározhatóak a projekt céljai, jellemzői, termékei, ütemezése, mérföldkövei, szükséges erőforrásai, a projektszervezet kialakításának módja és felelősségi köre, a projektre ható kockázatok és kezelésük módját. A megfelelően kialakított projektterv végigkíséri a projekt teljes élettartamát, megalapozza a projekt feladatokat és határidők ellenőrzését, költség terveket és azok kontrollingját és az erőforrások menedzsmentjét is. A PAD hatékony eszköz lehet a projektvezető kezében arra az esetre is, ha a szereplők ellenállása kockáztatja a projekt célok elérését. Az alábbiakban bemutatjuk a PAD egy lehetséges tartalomjegyzékét: az elvárt eredmény (egyértelműen definiált, érthető, jó kommunikálható, reális, azaz a rendelkezésre álló/megszerezhető erőforráskeretből, a tervezett időre, a rendelkezésre álló/megszerezhető kompetenciákkal stb. megvalósítható és pozitív hatás az adott közigazgatási ügymenetre) sikertényezők, sikerkritériumok (indikátorok): o o o szorosan összefüggnek a projekt céljaival, az elérendő eredménnyel lehetőség szerint számszerűek, jól mérhetők összhangban vannak a projekt üzleti indoklásával a projekt terjedelme struktúra idő-, erőforrás-, költségterv a projekt szervezete kockázatok (feltárás, elemzés, stakeholder elemzés) marketingterv minőségi terv humán változáskezelési terv pénzügyi, gazdaságossági értékelés. A jól működő adminisztrációs rendszer biztosítja, hogy minden, a projekttel kapcsolatos információt és eredményt megfelelő formában dokumentálnak, tárolnak és minden arra hivatott fél számára könnyen elérhetővé tesznek; Projekt során használt formanyomtatványok azonosítása Időszakos felülvizsgálata, változások követése A Hivatal adminisztrációs szabályozásának felülvizsgálata és a projekttel összefüggő egyedi szabályozások meghatározása o Eltérő megőrzési hely o Eltérő megőrzési idő o Elosztások, hozzáférések o Tárolási mód (logikai, fizikai) o Selejtezés módja
17 / 25 3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYA- GOK TÁROLÁSÁRA Az Európai Uniós pályázatok elektronikus tárolásakor meghatározó szempont az egységesség, egyszerűség, logikai megfelelés és átláthatóság biztosítása. Az alkalmazandó könyvtárstruktúrát az alábbi ábra szemlélteti: Könyvtárstruktúra az európai uniós pályázati anyagok tárolására vonatkozóan 1. szint 2. szint 3. szint 4. szint operativ_progra m_neve palyazat_tamogatas_n eve palyazati_kiiras palyazat szerzodes hatteranyagok mellekletek penzugyek arajanlat megvalositasi tamogatasi kapcsolodo_iratok helyzetelemzes adatok nyilatkozatok_cikkek scannelt dokumentumok fotok CV abrak adatok hianypotlas projekt elorehaladasi jelentes elszamolas_ beszamolas projekt_elorehaladasi_jelentes penzugyi_elorehaladasi_jelentes teljesitesi_igazolas
18 / 25 hiteles_szamlamasolat atadas_atveteli_jegyzokonyv alairasi_cimpeldany kozbeszerzesi_dokumentacio rendezvenyek_dokumentacioja beszerzesek_dokumentacioja_masolatba n kommunikaciohoz_kapcsolodo_ dokumentacio projektzaras regi egyeb_projekttevekenyseget_igazolo_irat projekt_termekek vegszamla vegteljesites palyazati_leheto segek jogszabalyok egyuttmukodo_s zervezetek egyeb 2010 regi 2010 regi ASZ foldhivatal A struktúra első szintjét az operatív programok rövidítéseinek neveivel fémjelzett könyvtárak képezik (pl. AROP, DAOP, TIOP stb.). Ugyanezen a szinten kell létrehozni a következő könyvtárakat: palyazati_lehetosegek, jogszabalyok, egyuttmukodo_szervezetek és egyeb. A második szinten a pályázatok szerint kerülnek tárolásra a hozzájuk kapcsolódó elektronikus anyagok (pl. DAOP_3.2.1., EMOP2.0, CEDE_2009 stb.).
19 / 25 A harmadik szinten az egyes pályázatokhoz kapcsolódó dokumentumokat összesen kilenc kategória mentén kell elrendezni. A tízedik alkönyvtárban ( regi ) pedig a korábbi, 2009-nél régebbi pályázatokat célszerű egy helyen tárolni. A korábbi anyagok egyfajta mankót jelenthetnek az aktuális pályázatok megírása során. A negyedik szint már a konkrét projektdokumentumok helye. Az ide vonatkozó javaslatunk csupán iránymutató, természetesen igény szerint alakítható. A könyvtárak minél részletesebb alábontása tovább könnyíti az áttekinthetőséget. 3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA A hatékony munkavégzés érdekében ellenőrizni kell, hogy hasonló témában készült-e már elektronikus dokumentum. Amennyiben létezik megfelelő mintadokumentum, azt kell használni. Ebben az esetben is a munkát egy új verzió eltárolásával kell kezdeni, az eredeti, írásvédett dokumentum sértetlenségének megőrzése érdekében. Az elektronikus dokumentumnak olyan beszélő megnevezést (file név) kell adni, hogy a név alapján a dokumentum tartalma felismerhető legyen. A megnevezés során a következő konvenciókat kell alkalmazni: Téma_dokumentumtípus_címzett_verziószám.kiterjesztés AROP_PAD_v01.doc AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01.doc a téma a dokumentum tartalmára kell, hogy utaljon; a dokumentumtípus a dokumentum jellegét jellemző rövid megnevezés; a címzettet akkor kell feltüntetni, ha értelmezhető, ebben az esetben a címzett megnevezését kell feltüntetni, szükség esetén rövidítve; a verziószám a létrehozáskor v01 kell legyen; minden változtatás mentésekor növelni kell eggyel a verziószámot a kiterjesztést az adott szoftver automatikusan adja hozzá a file névhez 3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA Elektronikus dokumentumot csak a közös szerveren szabad eltárolni. A dokumentum kezelőjének a megfelelő elektronikus könyvtár kiválasztásával gondoskodnia kell arról, hogy az adott dokumentumot csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező munkatársak érhessék el. 3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA Az elektronikus dokumentum módosításakor a munkát egy újabb verzió eltárolásával kell kezdeni, az eredeti dokumentum sértetlenségének megőrzése érdekében. Az új verziónak más megnevezést kell adni, ha más témához csak mintaként kerül használatra az eredeti, illetve a verziószámot kell növelni, ha az eredeti dokumentum a téma változtatása nélkül érdemben módosításra kerül (továbbfejlesztés). Amennyiben a módosítás véleményezés céljából kerül elvégzésre, a verziószám emelése nem szükséges, viszont a véleményezést végző munkatárs monogramját a verziószám mögött fel kell tüntetni az elektronikus dokumentum file nevében. AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01_VM.doc
20 / 25 3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA Főszabályként a költséghatékonyság miatt csak azt az elektronikus dokumentumot szabad kinyomtatni, amit elektronikusan nem lehet tovább kezelni. Belső használatra lehetőség szerint duplaoldalas, fekete-fehér nyomtatást kell alkalmazni, ha ez a felhasználást nem akadályozza. Az információk védelme miatt a nyomtatott dokumentumot azonnal el kell hozni a nyomtatótól. 3.2.3 PROJEKT FÓRUMOK A Projektfórumok azok a megbeszélések, melyek állandó és eseti résztvevőkkel rendszeresen kerülnek öszszehívásra. A projektfórumok megfelelő szintjein minden érintett és kompetens projekt résztvevő jelen van, ezáltal a megbeszélések hatékony eszközei a projektet érintő ügyek egyeztetésének, a feladatok összehangolásának, szakmai egyeztetésének és az előrehaladás ellenőrzésének. Itt történik a problémák, kockázatok feltárása, egyeztetése, és itt születnek a projekttel kapcsolatos döntések. A projektfórumok egy típusa a rendszeres státusz megbeszélés, melynek kötelező napirendi pontjai a munkák előrehaladásáról szóló beszámolók, a következő találkozóig elvégzendő feladatok pontosítása, a munkák során felmerült problémák, kérdések, kockázatok ismertetése, esetleges változáskezelést igénylő kérdések egyeztetése. A projekt fórumok működtetésének célja, hogy a projekt résztvevői jól strukturált hierarchiában tudják rendszeresen áttekinteni az egész Elektronikus levéltár rendszer bevezetési projekt előrehaladását, számba venni az elért eredményeket, valamint kezelni a felmerült problémákat és kockázatokat. A projekt működési fórumai, a projekt szervezeti felépítésével összhangban, a következők: Projekt Felügyelő Bizottság (PFB) ülés; Projektértekezlet, illetve Munkacsoport értekezletek; Egyéb, ad- hoc értekezletek, megbeszélések. A PFB ülések rendje: A PFB üléseire kezdetben havi gyakorisággal kerül sor. A projekt során az ülésezési gyakoriság a mindenkori igényeknek megfelelően változtatható. Az ülések előkészítése a PFB vezetője által e feladatra kijelölt személy felelőssége (Projektvezető). A PFB a Projektvezető napirendi javaslatai mellett bármilyen, a projekt témájába tartozó pontot napirendjére vehet. A PFB döntéseit, előterjesztéseit, megállapításait írásos emlékeztetőben kell rögzíteni. A Projektértekezletek rendje: A Projektértekezletre heti rendszerességgel kerül sor. A projekt végrehajtása során az ülésezési gyakoriság a mindenkori igényeknek megfelelően alakítható.
21 / 25 A Projektértekezleten a Projektvezető és a Munkacsoport vezetők megvitatják, és a Projektvezető dönt a PFB üléséről a Projektértekezlet napirendjére utalt, valamint egyéb felmerülő tematikus kérdésekben, illetve rendszeresen beszámoltatja a munkacsoportok vezetőit. A Projektértekezlet feladata a soron következő PFB ülésre felterjesztendő témák megvitatása, a döntési javaslatok megfogalmazása és elfogadása. A PFB számára a Projektvezető csak az általa érdemben megtárgyalt ügyeket terjesztheti elő, melyhez a javaslatát csatolja. A Projektértekezleten született döntéseket, előterjesztéseket, megállapításokat írásos emlékeztetőben kell rögzíteni. A fentebb felsoroltakon kívül történő, konkrétabb kapcsolattartást a PAD módosításakor célszerű meghatározni a teljes projektszervezet ismeretében. 3.2.4 MONITOR ÉS KONTROL A projektkontroll nyomon követi az erőforrás felhasználást és a költségeket, rendszeres időközönként információt szolgáltat a projekt teljesítésének alakulásáról, melyek, az elemzés során, lehetővé teszik mind a teljesítés időtartamának, mind költségeinek előrejelzését a projekt befejezéséig. A projektkontroll során nyert eredmények megalapozzák a teljesítés során a változásokra, módosításokra vonatkozó döntéseket, a teljesítés pénzügyi elszámolását és a projekteredmény elfogadását és átvételét is. A projektmenedzsment egyik legfontosabb feladata, hogy a kitűzött cél érdekében történő előrehaladást megfelelő eszközökkel mérje és erről a felső vezetésnek beszámoljon. 3.2.4.1 HATÁRIDŐ MENEDZSMENT Projekttag feladata, felelősségei Végrehajtja a feladatát Aláírja a jelenléti ívet Nyilvántartja a ledolgozott időt Projektmenedzser feladata, felelősségei Ellenőrzi a jelenléti ívet Frissíti a projekttervet Ellenőrzi a projekttag munkáját Beavatkozik eltérés esetén 3.2.4.2 KÖLTSÉG MENEDZSMENT Projekttag feladata, felelősségei Azonosítja a projektköltséget Kitölti a költségelszámoló nyomtatványt Igényli a költség kifizetését Projektmenedzser feladata, felelősségei
22 / 25 Jóváhagyja a költség kifizetését Frissíti a költségtervet Beavatkozik eltérés esetén Kontrollok a költségigény kapcsán o Létezik-e vonatkozó feladat a tervben o Szerepel-e a költség a költségtervben o Az összeg korrekt-e, valós-e és kifizethető-e 3.2.4.3 MINŐSÉG MENEDZSMENT Minőségügyi felelős projekttag feladata, felelősségei Mintavétel kiválasztása felülvizsgálatra Felülvizsgálat (folyamat/termék) Megfelelőség megállapítása Nem megfelelőség esetén helyesbítő intézkedés indítása Projektmenedzser feladata, felelősségei Szükség esetén változáskezelés indítása Helyesbítő intézkedés bevezetése 3.2.4.4 VÁLTOZÁS MENEDZSMENT Projekttag feladata, felelősségei Változtatási igény meghatározása Változtatási igény dokumentálása Projektmenedzser feladata, felelősségei Igény kivizsgálása Kritikus igény elutasítása/igény jóváhagyása PFB által elfogadott változás ütemezése és végrehajtása Projekt Felügyelő Bizottság feladata, felelősségei Változás jóváhagyása/elutasítása 3.2.4.5 KOCKÁZAT MENEDZSMENT Projekttag feladata, felelősségei Kockázat észlelése Kockázat dokumentálása Projektmenedzser feladata, felelősségei Kockázat értékelése
23 / 25 Mértékétől függően intézkedési terv készítése/eszkaláció PFB felé Projekt Felügyelő Bizottság feladata, felelősségei Kockázat felülvizsgálata Kockázatkezelés meghatározása, akcióterv 3.2.4.6 ÁTVÉTEL MENEDZSMENT Projekttag feladata, felelősségei Leszállított anyag minőségi, mennyiségi átvétele, Jóváhagyás igénylése Projektmenedzser feladata, felelősségei Jóváhagyás beütemezése Jóváhagyás lefolytatása Elfogadás/visszaküldés Elfogadás esetén jóváhagyás igazolása 3.2.4.7 KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT A projekt céljainak elérése érdekében az egyes tevékenységek között folyamatos koordinációra van szükség. Egyúttal a kialakított külső és belső kommunikáció végzésével kell biztosítani, hogy minden érdekelt fél időben jusson hozzá a szükséges valós és érdemi információhoz; Kommunikációért felelős Projekttag feladata, felelősségei Üzenettartalom meghatározása Üzenet adójának, fogadójának meghatározása Üzenet időpontja Üzenet formája Üzenet összeállítása, szerkesztése Projektmenedzser feladata, felelősségei Üzenet jóváhagyása/elutasítása Üzenet továbbítása Fogadó fél részéről meggyőződni az üzenet átvételéről 3.3 PROJEKTZÁRÁS Az értékelés a projektciklus záró fázisa. Fő tevékenységei: a projekteredmény értékelése, a szervezet stratégiai céljaival való egybevetése; a projekt megvalósítási folyamatának elemzése a projektvezetés (menedzsment) sikeressége szempontjából; valamint
24 / 25 a projekteredményekhez és annak létrehozásához kötődő műszak, szakmai (és további) tapasztalatok, tanulságok számbavétele és újrahasznosításra történő előkészítése. Azt követően, hogy a projekt elérte kitűzött céljait, a projektet kezdeményező vezetés dönt annak lezárásáról. Célszerű azonban ezt is megfelelő előkészítéssel és módszeres megközelítéssel végezni, az elért célok bemutatásával, az eredményesség értékelésével, a pénzügyi teljesülés értékelésével, a szerződéses kapcsolatok lezárásával. Projektzárás igazolása Teljesítés kritériumának meghatározása Teljesülés igazolása (Igen/nem) Nem teljesített követelmények azonosítása Akcióterv készítése Teljesítés dátuma Zárási tevékenység meghatározása Leszállított anyagok Dokumentumok Szállítók Erőforrások Kommunikáció Leszállított anyagok termékek azonosítása Tevékenység meghatározása Teljesítés dátuma Projekt dokumentumok Tevékenység meghatározása Teljesítés dátuma Szállítói szerződés listázása Tevékenység meghatározása Teljesítés dátuma Erőforrások listázása Tevékenység meghatározása Teljesítés dátuma Célközönség Üzenet Módszer Időpont Zárás végrehajtása Dátumok rögzítése Tanulságok levonása (Disszemináció) Tapasztalatok írásos rögzítése
25 / 25 JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. (továbbiakban AAM) szellemi terméke. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén az AAM jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma üzleti titok. Amennyiben hatályos jogszabály vagy a felek közötti szerződés máshogy nem rendelkezik, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik félnek tudomására nem hozhatja. 2010 AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. Minden jog fenntartva.