MKB epénzügyes v1.0 felhasználói kéziköny teljes jogú felhasználók részére MKB BANK Zrt. H-1056 Budapest, Váci u. 38. Tel: +36 1 269-0922 www.mkb.hu
Tartalom Belépés az epénzügyesbe...4 Az epénzügyes menüje...4 Törzsadatok karbantartása...5 Cégadatok...5 Partnerek...5 Partner adatok felvitele...6 Partner adatok módosítása...6 Partner számlaszámok karbantartása...7 Ügyfél számlaszámok...7 Termékek, szolgáltatások...8 Mennyiségi egységek...9 Számlatömbök...10 Kimenő számlák...10 Számla felvitele...10 Számla adatainak megtekintése...13 Számla nyomtatása...14 Számla másolása...15 Rontott számla...15 Számla érvénytelenítése (stornózás)...15 Számla módosítása (helyesbítés)...16 Számla pénzügyi státusza...16 Számlák keresése, karbantartása...17 Bejövő számlák...18 Számla felvitele...18 Számlák keresése, karbantartása...19 Számlák átadása NetBankárnak/PCBankárnak...20 Számla pénzügyi státusza...21 2. oldal
Üzleti pénzügyek (grafikonok)...21 Kimenő számlák megoszlása...21 Bejövő számlák megoszlása...22 Cash-Flow...22 Beállítások...23 Rögzítő felhasználók kezelése...23 Esemény napló lekérése...25 3. oldal
Belépésaz epénzügyesbe Az epénzügyesbe történő belépés a Netbankár felületéről lehetséges, külön felhasználó név vagy jelszó megadása nélkül. A belépés után a teljes jogú felhasználó a legutóbbi két hétben megváltozott státuszú kimenő és bejövő számlák listáját tekintheti meg (tranzakciós lista / nyitóképernyő). Az epénzügyes menüje A teljes jogú felhasználó az epénzügyes menüjében minden funkciót elérhet, a rögzítő jelszómódosításának kivételével, amely eben az esetben nem értelmezett opció. 4. oldal
Törzsadatok karbantartása Cégadatok Az epénzügyestársrendszere (NetBankár/PCBankár) a cégadatokat a számlatulajdonos adatai alapján automatikusan kitölti. Mivel az adatok egyes részei (pl. címadatok) formátumukban vagy tartalmukban eltérhetnek, ezért ebben a menüpontban a felhasználó kiegészítheti ill. pontosíthatja ezeket. (A címadatok struktúrája az APEH e-számla ajánlásának felel meg) Partnerek A partnerek karbantartása a főmenüben a Partnerek menüpont alatt érhetünk el. Új partner felviteléhez nyomja le az Új partner felvitele gombot, míg egyéb műveletet a partnerlista megfelelő sorából választhat (módosítás, törlés, számlaszámok megadása) 5. oldal
Partner adatok felvitele A partner adatok felvitelénél hasonlóan a többi beviteli képernyőhöz a kötelezően megadandó adatok vastag betűvel vannak kiemelve. A bevitt adatokat a Rögzít nyomógombbal tárolhatjuk el. Partner adatok módosítása Partner adatok módosításáhozkattintson a Módosítás linkre,a partnerlista megfelelő sorában. Amennyiben egy partner adatai szerepelnek egy kimenő nyomtatandó vagy nyomtatott számlán, úgy ez a partner a rendszerből nem eltávolítható. Adatai emellett tetszőlegesen módosíthatók. A függőségeket még nyomtatás előtt, a nyomtatandó számla rontásával lehet megszüntetni. Ezután a partner bármikor törölhető. 6. oldal
Partner számlaszámok karbantartása A partnerhez tartozó számlaszámok karbantartásához előbb meg kell keresni a partnert a partnerek listájából és a megfelelő partner sorában a Számlaszámok linkre kell kattintani. A számlaszámok kezelése képernyőn megjelennek a partnerhez tartozó számlaszámok, új számlaszámot az Új számlaszám felvitele nyomógombbal vihetünk fel, módosítani ill. törölni a számlaszámot a számlaszám mellett található linkkel lehetséges. A számlaszám mellett megadható annak megnevezése a könnyebb azonosíthatóság érdekében, és a partner alapértelmezett számlaszámának jelölhető. Az alapértelmezett számlaszámot fogja a program felajánlani a rögzítés során a partner számlaszámokat tartalmazó legördülő listában. Ügyfél számlaszámok Az epénzügyestársrendszere (NetBankár/PCBankár) a cégadatok mellett a vezetett bankszámlaszámokat is automatikusan kitölti. A felhasználó a számlaszám előtt található jelölő négyzet segítségével kijelölheti mely számlákat érintheti a számlaadás ill. számla fogadás. 7. oldal
Termékek, szolgáltatások A termékek és szolgáltatások karbantartására a Termékek, szolgáltatások menüpont szolgál. Új elem felviteléhez nyomja le az Új termék felvitele gombot a karbantartási listában, míg egyéb műveletet a lista megfelelő sorából választhat (módosítás, törlés) Felvitel és módosítás esetén meg kell adni a termék típusát (termék vagy szolgáltatás), és a vastagon jelzett kötelező mezőket ki kell töltenie. További adatokat is megadhat (mennyiség, engedmény) amelyek a számla tétel felvitelekor a tételsor megfelelő mezőit az itt megadott értékekkel mint alapértelmezett értékek töltődnek ki. A sikeresen bevitt vagy módosított adatokról egy visszaigazoló képernyőt ad az epénzügyes. 8. oldal
Az így megadott termékek a kimenő számla tételek felviteli és módosító képernyőjén választhatók ki, megkönnyítve és felgyorsítva ezzel a rögzítés menetét. Mennyiségi egységek A mennyiségi egységek karbantartására a Mennyiségi egységek menüpont szolgál. Új elem felviteléhez nyomja le az Új adat gombot a karbantartási listában, míg egyéb műveletet a lista megfelelő sorából választhat (módosítás, törlés) A lista alapértelmezetten tartalmaz néhány mennyiségi egység típust, ezek ugyanúgy tarthatók karban mint az ügyfél által felvitt adatok. Felvitel és módosítás esetén meg kell adni a mennyiségi egység megnevezését és rövid nevét, míg a leírás nem kötelező adat. A sikeresen bevitt vagy módosított adatokról egy visszaigazoló képernyőt ad az epénzügyes. 9. oldal
Az így megadott mennyiségi egységek a termékek/szolgáltatások felviteli és módosító képernyőjén választhatók ki, megkönnyítve és felgyorsítva ezzel a rögzítés menetét. Számlatömbök A számlatömbök karbantartására a Számlatömbök menüpont szolgál. Új elem felviteléhez nyomja le az Új számlatömb felvitele gombot a karbantartási listában, míg egyéb műveletet a lista megfelelő sorából választhat (módosítás, törlés) A számlatömb felvitelekor meg kell adni a megnevezését, a számlatömb érvényességének évét. Az elektronikus számla opció jelenleg nem használható. A sikeresen bevitt vagy módosított adatokról egy visszaigazoló képernyőt ad az epénzügyes. Az így megadott számlatömb a kimenő számla felviteli képernyőjén választható ki. Kimenő számlák Számla felvitele Kimenő számla felviteléhez nyomja meg a főmenüben a Kimenő számla felvitele menüpontot, vagy a kimenő számlák kezelése oldalon nyomja le az Új számla felvitele gombot. A kimenő számla felvitelénél mindig szállítóként töltjük ki a számlát, ezért külön a szállító adatainak megadása felesleges a bankszámla számának kivételével. A képernyőn vastag betűkkel jelölt mezők 10. oldal
kitöltése kötelező és erre a program a továbblépés előtt figyelmeztet is. A számla felvitele a számla fej kitöltésével kezdődik majd a számla tételek megadásával folytatódik. A számla felvitelének megkezdése előtt győződjön meg a társrendszerből érkezett cégadatok megfelelően vannak-e kitöltve. A felvitel menete a következő: válasszon számlatömböt a Számlatömb legördülő listából, amely számlatömbből a számla sorszáma majd szakításra kerül adja meg a fizetési módot a Kifizetés módja legördülő listából történő választással válassza ki a szállító számlaszámát (saját számlaszámok) a szállító oszlopában lévő Számlaszám legördülő menüből válasszon vevőt a vevő oszlopnév legördülő listából megadhatja a vevő számlaszámát is, ezzel azonosítható a későbbiekben a vevő átutalása a számla kelte mindig a mai nap, ez nem módosítható. a teljesítés dátuma alapértelmezetten a számla keltével egyezik meg, de módosítható a rögzítő által (pl. folyamatos teljesítés esetén a fizetési határidőt kell megadni). A teljesítés dátuma legfeljebb 15 nappal előzheti meg a kiállítás dátumát. a fizetési határidőt a program kalkulálja a számla kelte és a kiválasztott partnerhez tartozó fizetési napok száma paraméter alapján, de a rögzítő ezt az értéket megváltoztathatja. A fizetési határidő nem lehet kisebb mint a teljesítés dátuma. Kiegészítő adatok amelyek megadhatók a számla fejben: Kedvezmény: az összes tételre, azaz a teljes számlára vonatkozó engedmény amely %-ban adható meg. Szerződés azonosító: a számlához megadható a hivatkozott szerződés azonosítója 11. oldal
Megjegyzés: szabad szövegű megjegyzés a számlához A számla fej mentése az Elküld nyomógomb lenyomásával lehetséges. Ha minden adat helyesen lett kitöltve, akkor a számla sorszáma leszakításra és a számla mentésre kerül és megkezdődhet a számla tételek hozzáadása a számlához. Tétel mindaddig adható a számlához amíg az nyomtatásra nem kerül. Amennyiben a számlát nem szeretné menteni, úgy válassza a Mégsem gombot. A számla tételek felviteléhez nyomja le az Új tétel hozzáadása nyomógombot. Új terméket a terméktörzsből történő választással vagy kézi megadással lehet a számlatételben megadni. Választás a Termék választása legördülő listából lehetséges, ekkor a terméktörzsben kitöltött adatok alapján a számla tétel adatai kitöltődnek.a számla tétel adatai ebben az esetben is szabadon módosíthatóak. Hasonlóan a számla fej felviteléhez a kötelezően megadandó mezők nevei vastag betűvel vannak írva ezek a cikkszám, megnevezés, mennyiség, mennyiségi egység, egységár, áfa%.nem kötelezően megadható a VTSZ/SZJ szám a megjegyzés mező és a tételhez megadható kedvezmény is. A tétel rögzítését a Hozzáad nyomógomb lenyomásával érhetjük el. 12. oldal
Ha minden adat helyesen lett kitöltve, akkor a számla tétel mentésre kerül és a rögzítő dönthet arról, hogy további tételeket ad a számlához az Új tétel hozzáadása nyomógombbal, vagy a számla megtekintésre ugrik Számla megtekintése nyomógombbal, ahol akár azonnal ki is nyomtathatja a számlát. Számla adatainak megtekintése A számla adatok megtekintésére a számla felvitelének befejezésekor, vagy a számlák kezelése menüpontból a számla kiválasztásával van lehetőség. Mindaddig amíg a számla még nincs kinyomtatva lehetőségünk van a számla fej és tétel adatok módosítására. A számla fej módosításához nyomja meg a Módosít nyomógombot, a tétel adatok esetén választhat az Új tétel hozzáadása, Módosít és Töröl linkek közül amelyek a tételeknél találhatóak. A számlával végezhető műveletek dinamikusan változnak annak megfelelően, hogy a számla pénzügyi ill. nyomtatási állapota milyen. Még nem nyomtatott számla esetén a következő lehetőségek állnak rendelkezésünkre: 13. oldal
számla módosítása számla adatainak másolása (új számla készítése) nyomtatás, nyomtatási előnézet rontottnak jelölés Amennyiben a számla már nyomtatásra került: másolat nyomtatása számla másolás státusz módosítás helyesbítés stornózás Számla nyomtatása Számla nyomtatására a számla részletezőből van lehetőség. Amennyiben a számla eredeti példánya már nyomtatásra került, úgy csak másolat nyomtatható. A nyomtatandó számla nyomtatási képének a képernyőn történő megtekintésére is lehetőség van a Nyomtatási előnézet opció választásával és a számla innen is kinyomtatható. 14. oldal
Számla másolása A számla másolása funkció megkönnyíti a felhasználó számára, a hasonló tartalmú számlák kiállítását. Elérésére a számla részletezőből van lehetőség, ahol a Számla másolása nyomógombot kell lenyomni. A másoláskor a kiválasztott számla adatai a dátumok kivételével átmásolódnak egy új számlába. Figyelem! A számla sorszáma automatikusan szakításra kerül a megfelelő számlatömbből, de a számla tartalma a nyomtatásáig szabadon módosítható. Rontott számla Amennyiben tévedésből vagy rosszul lett kiállítva egy számla és még nem lett kinyomtatva lehetőség van a számlát rontottnak jelölni. A funkció a számla részletezőből a Rontott nyomógomb lenyomásával érhető el. A rontott számla nem módosítható, nem nyomtatható. Számla érvénytelenítése (stornózás) Amennyiben tévedésből vagy rosszul lett kiállítva egy számla és már ki lett nyomtatva, úgy azt érvényteleníteni kell. A funkció a számla részletezőből a Stornó nyomógomb lenyomásával érhető el. A létrejövő stornó számla hivatkozik az eredeti stornózott számlára és módosítani nem, csak nyomtatni lehet. 15. oldal
Számla módosítása (helyesbítés) Amennyiben a nyomtatott számlát módosítani kell, úgy azt a számla helyesbítésével lehet megoldani.. A funkció a számla részletezőből a Számla helyesbítése nyomógomb lenyomásával érhető el. A program egy új helyesbítő számlát készít amely hivatkozik az eredeti helyesbített számlára és módosítani is és nyomtatni is lehet. A létrehozott helyesbítő számla tartalmazza az eredeti számla összes tételét ellenkező előjellel, így a két számla egyenlege 0. A számla tételek törölhetők, vagy újak vehetők fel így érhető el a két számla pozitív vagy negatív egyenlege. Számla pénzügyi státusza Számla pénzügyi státuszának megváltoztatásáraa számla részletezőből van lehetőség. Pénzügyi státusz csak a nyomtatott és nem stornózott számlák esetén értelmezett. Amennyiben a státusz állítása manuálisan történik, úgy az automatikus kipontozás és státuszállítás nem fog ezekre a tételekre lefutni. 16. oldal
Számlák keresése, karbantartása A kimenő számlák keresését azepénzügyes menüjéből a Kimenő számlák karbantartása menüpontból érhetjük el. A számlákat tartalmazó lista lapozható a jobb alsó sarokban megjelenő oldalszámok ill. navigációs ikonok (előre, hátra, első és utolsó lap). A keresés a lista felett található feltételek megadásával és a Keresés nyomógomb lenyomásával indítható el. Amennyiben több keresési feltételt is megad, úgy azoknak együtt kell igaznak lenniük a keresett számlára. 17. oldal
Bejövő számlák Számla felvitele Bejövő számla felviteléhez válassza a főmenüben a Bejövő számla felvitele menüpontot, vagy a bejövő számlák kezelése oldalon nyomja le az Új számla felvitele gombot. A bejövő számla felvitelénél mindig vevőként töltjük ki a számlát, ezért ezen adatok megadása felesleges a bankszámla számának kivételével. A képernyőn vastag betűkkel jelölt mezők kitöltése kötelező és erre a program a továbblépés előtt figyelmeztet is. A számla felvitele a számla fej kitöltéséből áll, ezek az adatok elegendőek egy utalás automatikus létrehozásához. A felvitel menete a következő: adja meg a bejövő számla sorszámát adja meg a fizetési módot a legördülő listából történő választással adja meg bejövő számla pénzügyi státuszát (hagyja függőben amennyiben a NetBankárból kívánja elutalni) válassza ki a szállító nevét és számlaszámát megadhatja a saját (vevő) számlaszámot is, amelyről a teljesítést kívánja végezni adja meg a számlán szereplő dátumokat (számla kelte, teljesítés, fizetési határidő) adja meg a számlán szereplő fizetendő összeget. 18. oldal
A számla mentése az Elküld nyomógomb lenyomásával lehetséges, amennyiben a számlát nem szeretné menteni, úgy válassza a Mégsem gombot. További bejövő számla rögzítéséhez nyomja le az Új számlarögzítése nyomógombot. Számlák keresése, karbantartása A bejövő számlák keresését azepénzügyes menüjéből a Bejövő számlák kezelése menüpontból érhetjük el. A számákat tartalmazó lista lapozható a jobb alsó sarokban megjelenő oldalszámok ill. navigációs ikonok (előre, hátra, első és utolsó lap). A keresés a lista felett található feltételek 19. oldal
megadásával és a Keresés nyomógomb leyomásával indítható el. Amennyiben több keresési feltételt is megad, úgy azoknak együtt kell igaznak lenniük a keresett számlára. Bejövő számlamódosítása Amennyiben a számlát módosítani kívánja, úgy azt a számla részletezőből a Számla módosítása nyomógomb lenyomásával teheti meg. A netbankárnak utalásra átadott számlákat nem módosíthatja. Számlák átadása NetBankárnak/PCBankárnak A számlák utalásához, a bejövő számlákat kezelő képernyőn nyomja le a Csomag generálás nyomógombot. A program leválogatja az átadandó számlákat és csomagot képez belőlük. A csomag Netbankárba/PCBankárbatörténő elküldését meg kell erősitenie. 20. oldal
Számla pénzügyi státusza A bejövő számlák státuszát a Netbankárba/PCBankárba elküldött tétel esetén automatikusan teljesítettre állítja utalás esetén. Egyéb esetben a számlák pénzügyi státuszát manuálisan lehet állítani a részletező képernyőn a Státusz állítás nyomógomb segítségével. Amennyiben a státusz állítása manuálisan történik, úgy az csomagkezelés és az automatikus státuszállítás nem fog ezekre a tételekre lefutni. Üzleti pénzügyek (grafikonok) Kimenő számlák megoszlása A kimenő számlák megoszlásának megtekintéséhez válassza a Üzleti pénzügyek menü Kimenő számlák megoszlása pontját. A kimenő számlák körét a partner, partner bankszámlaszám, a kiállítás és a teljesítés dátumintervallumának megadásával lehet szűkíteni. A megjelenítésben csak a kiállított (nyomtatott) és nem sztornózott számlák jelennek meg összeg vagy darabszám szerint pénzügyi státusz szerinti megoszlásban. Az egérkurzorral a kiválasztott területre állva szövegesen is megjelennek a megoszlás fő adatai. 21. oldal
Bejövő számlák megoszlása A kimenő számlák megoszlásának megtekintéséhez válassza a Üzleti pénzügyek menü Bejövő számlák megoszlása pontját. A bejövő számlák körét a partner, partner bankszámlaszám, a kiállítás és a teljesítés dátumintervallumának megadásával lehet szűkíteni. A megjelenítésben a rögzített bejövő számlák jelennek meg összeg vagy darabszám szerint pénzügyi státusz szerinti megoszlásban. Az egérkurzorral a kiválasztott területre állva szövegesen is megjelennek a megoszlás fő adatai. Cash-Flow A Cash-Flowdiagrammmegtekintéséhez válassza a Üzleti pénzügyek menü Cash-Flow pontját. A diagramm maximum 90 napos időintervallumban mutatja meg a kimenő számlák alapján a várható és teljesült bevételek valamint bejövő számlák alapján a várható és teljesitett kiadások egyenlegét.a narancssárga függőleges vonallal a mai nap van megjelölve, az ettől balra található adatok a teljesítések/teljesülések míg jobbra a jövőbeni kötelezettségek/kintlevőségek láthatók. 22. oldal
Az egérkurzorral egy csomópontra állva megjelenik a Cash-Flow egyenleg pontos értéke. A törésponthoz tartozó még részletesebb adatokat a pontra történő kattintással kérhetünk. Beállítások Rögzítő felhasználók kezelése Rögzítő jogú felhasználók kezelését a Beállítások menü Rögzítő felhasználók kezelése tehetjük meg. 23. oldal
Új rögzítő felviteléhez nyomja le az Új rögzítő felvitele nyomógombot és töltse ki a rögzítő adatait. A jelszónak minimum 6 karakterből kell állnia és kis és nagybetű ill. számot is tartalmaznia kell.(ezt a jelszót a rögzítő meg tudja változtatni a későbbiekben.) A bevitt adatokat a Létrehozás nyomógomb lenyomásával tárolhatjuk el, ennek sikerességéről visszaigazolást ad az epénzügyes, és visszaadja a rögzítő egyedi azonosítóját, amelyet majd a belépéskor kell megadnia a jelszóval együtt. A már felvitt rögzítők módosítása / törlése a lista megfelelő során történő linkre kattintással lehetséges. Módosítás esetén a rögzítő neve, a megjegyzés módosítható, valamint a rögzítő státusza állítható át (aktív/inaktív). Inaktív státuszú rögzítő nem tud a rendszerbe belépni mindaddig, amíg státusza újból nem lesz aktív. 24. oldal
A rögzítő törlését megerősítő képernyőn kell jóváhagyni. A módosításról és törlésről aepénzügyes visszaigazoló képernyőt ad. Esemény napló lekérése Az epénzügyes teljes körű eseménynaplóval rendelkezik az utolsó 90 napról amelyet a Beállítások menü Esemény napló lekérése pontban lehet elérni. Az esemény napló szűkítését a az időintervallum megadásával lehet elérni. 25. oldal