ÖNKORMÁNYZATI ARCHITEKTÚRA AJÁNLÁS

ÖNKORMÁNYZATI ARCHITEKTÚRA AJÁNLÁS 1

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett: 2

1. Metaadat-táblázat Megnevezés Leírás Cím (dc:title) Önkormányzati architektúra ajánlás Kulcsszó (dc:subject) Önkormányzat; interoperabilitás; architektúra; ajánlás Leírás (dc:description) Az önkormányzati architektúra szemantikai területeire, valamint az önkormányzati törzsadat-kezelésre vonatkozó ajánlás Típus (dc:type) Szöveg Forrás (dc:source) Stratis Kft. Kapcsolat (dc:relation) Interfész specifikációk Terület (dc:coverage) Önkormányzati szemantikai interoperabilitás Létrehozó (dc:creator) e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Kiadó (dc:publisher) MEH EKK Résztvevı (dc:contributor) MEH EKK Önkormányzati interoperabilitás munkacsoport Stratis Kft. Jogok (dc:rights) Dátum (dc:date) 2008.07.30. Formátum (dc:format) Elektronikus Azonosító (dc:identifier) Nyelv (dc:language) Magyar Verzió (dc:version) V1 Státusz (State) Végleges Fájlnév (FileName) EKK_ekozig_Onkormanyzati_architektura_080730_v1.doc Méret (Size) 2959 KB Ár (Price) - Felhasználási jogok (UserRights) 3

2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve Önkormányzati architektúra ajánlás A dokumentum készítıjének neve Stratis Kft. A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma 2008.07.30 Verziószám V1 Összes oldalszám 67 A projekt azonosítója e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt 2.1. Változáskezelés Verzió Dátum A változás leírása V1 2008.07.30 MeH-nek átadott verzió V2 V3 4

3. Szövegsablon Megnevezés 1. Elıszó (Foreword) 2. Bevezetés (Preamble) 3. Alkalmazási terület (Scope) 4. Rendelkezı hivatkozások (References) 5. Fogalom-meghatározások (Definitions) 6. A szabvány egyedi tartalma (UniqueContent) 7. Bibliográfia 8. Rövidítésgyőjtemény 9. Fogalomtár 10. Ábrák 11. Képek 12. Fogalmak 13. Verzió 14. Mellékletek (Appendix) Leírás 5

4. Tartalomjegyzék 1. METAADAT-TÁBLÁZAT... 3 2. VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT... 4 2.1. VÁLTOZÁSKEZELÉS 4 3. SZÖVEGSABLON... 5 4. TARTALOMJEGYZÉK... 6 5. ELİSZÓ... 7 6. BEVEZETÉS... 7 6.1. AJÁNLÁS CÉLJA 7 6.2. AJÁNLÁS HATÓKÖRE 8 6.3. ALKALMAZÁSI TERÜLET 9 6.4. AJÁNLÁS ALKALMAZÁSÁNAK ELİFELTÉTELEI 9 6.5. ALKALMAZOTT ALAPELVEK 11 7. RENDELKEZİ HIVATKOZÁSOK... 11 8. FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK... 12 9. A SZABVÁNY EGYEDI TARTALMA... 14 9.1. ÖNKORMÁNYZATI ARCHITEKTÚRA 14 9.1.1. Önkormányzati alkalmazás-architektúra ajánlás 14 9.1.2. Ügyintézésben érintett architektúra-elemek funkcionális leírása 15 9.2. ÁLTALÁNOS ÜGYINTÉZÉSI FOLYAMAT 21 9.2.1. Általános ügyintézési folyamat összefoglalása 23 9.2.2. Elektronikus beadvány benyújtás folyamata 24 9.2.3. Elektronikus beadvány érkeztetése folyamat 26 9.2.4. Elektronikus beadvány iktatása folyamat 27 9.2.5. Papíralapú beadvány benyújtási és iktatási folyamat 28 9.2.6. Ügyintézési folyamat 29 9.2.7. Kézbesítési folyamat 30 9.3. SZOLGÁLTATÁSOK / INTERFÉSZEK ÁTTEKINTÉSE 31 9.3.1. Az interfészek elnevezési konvenciója 31 9.3.2. Az interfészek felépítése 31 9.3.3. Definiált szolgáltatások 33 9.4. TÖRZSADAT-KEZELÉS 36 9.4.1. Törzsadatok és törzsadat-kezelési szabályok 36 9.4.2. Ügytípus törzs 37 9.4.3. Partnertörzs 44 9.4.4. Címtár 50 9.4.5. Címnyilvántartás 57 10. MELLÉKLETEK... 60 10.1. ÁLTALÁNOSAN HASZNÁLT ADATFORMÁTUMOK 60 10.1.1. Személynevek 60 6

10.1.2. Dátumok, idı 60 10.1.3. Telefonszámok, faxszámok 61 10.1.4. Email címek 61 10.1.5. Címekhez kapcsolódó adatelemek 61 10.1.6. Fontosabb azonosítókhoz és adatokhoz használandó egységes mezıelnevezések az interfészeken 62 10.2. FELHASZNÁLT INFORMÁCIÓ-FORRÁSOK 63 11. SZAKIRODALMI HIVATKOZÁS... 64 12. RÖVIDÍTÉSGYŐJTEMÉNY... 65 13. FOGALOMTÁR... 66 14. ÁBRÁK... 67 15. KÉPEK... 67 16. TÁBLÁZATOK... 67 17. VERZIÓSZÁM... 68 5. Elıszó 6. Bevezetés 6.1. Ajánlás célja Jelen önkormányzati architektúra ajánlás célja, hogy az ajánlásban foglaltak megvalósításával biztosítható legyen a helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalaiban alkalmazott tipikus alkalmazások (továbbiakban önkormányzati alkalmazások) technikai és szemantikai interoperabilitás szempontjából szabványos integrált együttmőködése. Az e-közigazgatás 2010 Stratégia és Programtervvel összhangban az önkormányzati alkalmazások technikai és szemantikai interoperabilitása megvalósításának céljai az alábbiak: A központi közigazgatási alkalmazások és az önkormányzati alkalmazások közötti együttmőködés biztosítása a teljes közigazgatás hatékonyabb mőködése érdekében. A sok esetben szigetszerő önkormányzati alkalmazások helyett szükség esetén egymással együttmőködésre képes rendszerek biztosítása az önkormányzatok számára a hatékonyabb önkormányzati ügyintézés és magasabb színvonalú ügyfélkiszolgálás (többek között CLBPS 3-4 szintő elektronikus ügyintézés biztosítása) érdekében. Az alkalmazások közötti interfészek szabványosításával a piaci verseny kereteinek biztosítása az önkormányzati alkalmazásokat fejlesztı cégek között. 7

6.2. Ajánlás hatóköre Jelen önkormányzati architektúra ajánlás hatóköre a fent megfogalmazott célokkal összhangban a hatályos jogszabályokra építve az alábbiakra terjed ki: A helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalai által tipikusan használt önkormányzati alkalmazások referencia alkalmazás architektúrájának áttekintı bemutatására, Az alkalmazás architektúra referencia modell alapján az alkalmazásokban tárolt törzsadatok közül a javasoltan közösen használandó törzsadatok kezelésének szabályai, A javasolt architektúra referencia modell és a közös törzsadat-kezelési szabályok alapján a tipikus önkormányzati alkalmazások közötti, illetve önkormányzati alkalmazások és más közigazgatási szervek rendszerei közötti legfontosabb általános támogató interfészek szemantikai (adattartalom, adatformátumok) definiálására Külön ajánlás foglalkozik az interoperabilitás technikai követelményeivel és a javasolt kommunikációs architektúrával. Az önkormányzati alkalmazások közötti, illetve önkormányzati alkalmazások és más közigazgatási szervek rendszerei közötti legfontosabb interfészek szemantikai szempontú specifikációját jelen dokumentumra építve az alábbi külön ajánlások mutatják be: E-ügyintézési rendszer interfészei Iratkezelı rendszer interfészei Gazdálkodási rendszer interfészei Iratkezelı rendszer és központi közigazgatási rendszerek közti általános iratcsere interfész ajánlás Az önkormányzati rendszerek által biztosítandó interfészek specifikációját leíró fenti ajánlások elsı verziója csak azokra az eseményekre készül el, amelyek a jelenlegi tipikus önkormányzati alkalmazásportfolióból kiindulva gyakoriságukból adódóan hatékonyan automatizálhatók, helyezhetık át informatikai rendszerekbe. Mivel a szervezeti szintő interoperabilitás megteremtésére a hazai jogrendszer jelenleg nem biztosít teljeskörően lehetıséget, ez a megközelítési mód nem alkalmazható a jelen ajánlás kidolgozása során. Ennek megfelelıen jelen ajánlás a jelenlegi önkormányzati alkalmazások és ezek fejlesztésében és mőködtetésében szerzett gyakorlati tapasztalatokra építve, átmeneti megoldásként csak az önkormányzati alkalmazások közötti legfontosabb általános célú irat és adat alapú interfészeket definiálja ennek Jelen ajánlás és a hozzá kapcsolódó, fentiekben felsorolt ajánlások nem térnek ki az egyes szakrendszerek belsı mőködésére, illetve a szakrendszerek közötti, ügytípus-függı interfészekre, az azokban leképzett eljárásokhoz szükséges konkrét adatok körére (ez az adott szakrendszert fejlesztı szervezet által az eljáráshoz tartozó folyamatok, őrlapok kialakításakor határozandó meg). 8

A központilag kialakított, illetve kialakítás alatt álló, kapcsolódó informatikai szolgáltatásokhoz való csatlakozáshoz szükséges interfészekre vonatkozóan a jelen, illetve kapcsolódó ajánlások csak hivatkozásokat használnak, mivel ezeket az interfészeket a központi szolgáltatások (pl. Ügyfélkapu, Hivatali Kapu, BEDSZ, e-fizetés) kialakítása keretében már dokumentálták, illetve dokumentálásuk folyamatban van. Jelen ajánlás és a hozzá kapcsolódó ajánlások rövid koncepcionális elképzeléseket is ismertetnek Az ajánlásban leírt koncepcionális elképzelések azt a célt szolgálják, hogy megalapozzák, magyarázzák az ajánlás jövıbeni illeszthetıségét a tervezett, vagy szakmailag indokolt központi fejlesztésekhez (pl. életesemény vezérelt ügyintézés, központi címtár, stb.). A koncepcionális szövegrészeket dılt bető jelzi. A jelen ajánlás kidolgozásában közremőködı szakértık igyekeztek szem elıtt tartani a közigazgatási eljárások jogi, igazgatási, munkaszervezési vetületeinek optimalizálási lehetıségeit, azonban az eljárások jövıbeni optimalizálási lehetıségeinek részletes vizsgálata, illetve bemutatása nem tartozik jelen dokumentum hatókörébe, jelentısen túlmutat azon. Kijelenthetı azonban, hogy a jelen és kapcsolódó ajánlások eredményeire alapozva a késıbbiekben biztosítható a közigazgatási eljárások optimalizálása, ennek megvalósítását jelen ajánlások nem korlátozzák. A jelen, illetve kapcsolódó ajánlások eredményeire építve az alábbi e-közigazgatási célok megvalósítása is jelentısen egyszerősödik: Élethelyzet alapú egyablakos ügyintézés: az állampolgár számára nyújtott szolgáltatások életeseményhez kötött, egységes kezelése és az ügyfél nézıpontjából egy ügyként kezelése. Intézmények közötti együttmőködés (pl. szakhatósági engedély bekérése): a hatósági ügyintézésben szükséges intézményközi kommunikációt a Hivatali Kapun keresztül kell lebonyolítani. A jelen ajánlásban bemutatott modell emellett nem zárja ki a különbözı szervezetek rendszerei közötti közvetlen kommunikációt sem (csak nem hatósági ügyekben, pl. törzsadatbázisok elérhetıvé tétele), de ilyen esetekben is az érintett szervezeteknek gondoskodnia kell az adatcsere jogszabály szerinti naplózásáról, hitelesítésérıl, védelmérıl, és az egyéb vonatkozó jogszabályi követelmények teljesítésérıl. 6.3. Alkalmazási terület A jelen ajánlásban megfogalmazott alapelvek, megközelítés és specifikációk alkalmazása minden, ajánlás hatókörébe esı önkormányzati alkalmazás kiválasztása, fejlesztése, illetve bevezetése során alkalmazandó. 6.4. Ajánlás alkalmazásának elıfeltételei Az ajánlás korábban bemutatott céljainak elérése csak abban az esetben biztosítható, amennyiben a központi közigazgatás biztosítja a jelen ajánlásban definiált interfészek mőködését lehetıvé tevı központi szolgáltatásokat, valamint azon, önkormányzati alkalmazások szabványosításán túlmutató központi szolgáltatásokat, amelyek az önkormányzatok közigazgatási szolgáltatásainak hatékonyabbá tételéhez is szükségesek. 9

Az ajánlásban leírt alkalmazás architektúra megvalósításához és hatékony, minden lehetıséget kihasználó alkalmazásához a központi közigazgatás részérıl az alábbi elıfeltételek biztosítása szükséges (az elıfeltételként megnevezett szolgáltatások, illetve tényezık specifikálása, kidolgozása nem tartozik jelen feladat hatókörébe): A Közigazgatási szolgáltatás sín biztosítása: A közigazgatási szolgáltatási sín, azaz a rendszerek közötti egységes üzenettovábbító infrastruktúra képezi a szabványos együttmőködés alapját. Ez az infrastruktúra felelıs a különbözı szervezetek informatikai rendszerei közötti üzenetváltások útválasztásáért, adatbiztonságáért, és a kézbesítés biztosításáért, a kapcsolatban álló rendszerek azonosításáért. Kiemelten fontossá válik ez a rendszerelem, ha az önkormányzati ASP (alkalmazás-szolgáltató) modell megvalósul, és az önkormányzatok rendszereiket szolgáltatásként, az általuk választott szolgáltatótól vehetik igénybe. Az erre vonatkozó részletes, technikai szintő ajánlás az A magyar SOA alapú architektúra rendszerterve c. dokumentumban található. Hivatali kapu szolgáltatás továbbfejlesztésének biztosítása: A hivatali kapu szolgáltatás kiterjesztése a közigazgatási intézmények közötti szabványos elektronikus adatcsere, irat küldés és kézbesítés megvalósítása tekintetében. Elektronikus fizetési szolgáltatás megvalósítása: az elektronikus fizetés lehetıvé tétele az ügyfelek számára, a beérkezı befizetések szétosztásának automatizálása (ügyazonosítók, több szervezetet érintı befizetések szétosztása) Egységes PKI és azonosítási infrastruktúra biztosítása: a PKI infrastruktúra elsıdleges funkciói a résztvevık azonosítása, és az adatok (üzenetek, idıpecsét, stb.) sértetlenségének biztosítása. A jelenlegi, elsısorban természetes adatokra épülı személyazonosítás az informatikai rendszerek együttmőködését jelentısen nehezíti. Az idıbélyeg funkció az egyes események hiteles idıpontjának megjelöléséhez szükséges. Egységes azonosítási infrastruktúra kialakítása: Az informatikai rendszerekben meg kell oldani az egységes névkonvenciót használó azonosítási infrastruktúrát (pl. címtár), amelyben a személy azonosítása után egyértelmően meghatározható és ellenırizhetı a személy kiléte és szervezete. Az interfészeken továbbítandó adattartalmaknak része a tranzakciót indító személy/szervezet azonosítója. Az egyes rendszerekben testre szabott jogosultságok rendelhetık a címtár különbözı szintjeihez (szerepek, csoportok). Ez vonatkozik a Hivatali Kapura is, ahol nyilvántartásba kerülnek az ott ügyintézésre jogosult közigazgatási dolgozók. Az alkalmazásoknak biztosítaniuk kell, hogy az interfészen átadott azonosító adatok (akár címtárhivatkozás, akár más, a felhasználót azonosító adathalmaz) hitelesek, megbízhatóak legyenek. A közigazgatási szolgáltatási sín alkalmas a szervezetek azonosítására, de a szervezeten belüli felhasználó azonosításához szükséges adatokat az üzeneteknek tartalmazni kell. A közigazgatási szereplık szervezeten belüli azonosítására a szervezeten belül egységes azonosítás esetén alkalmas az érintett felhasználói azonosítója. Szervezetek közötti teljesen elektronikus együttmőködéshez azonban biztosítani kell a következıket: Egységes névkonvenciójú címtár használata (ld. 9.1.2.6) A partnerszervezeteknek olvasási jogosultság biztosítása a címtárhoz (pl. partnertörzs karbantartáshoz, küldemények címzéséhez) 10

6.5. Alkalmazott alapelvek Jelen önkormányzati architektúra ajánlás a közigazgatási informatikai piac meghatározó szervezeteivel egyeztetve az alábbi alapelvek figyelembevételével készült: Technikai megvalósíthatóság: a megfogalmazott alkalmazás architektúra referenciamodell könnyen adaptálható legyen, a jelenleg használt funkció-csoportokat vegye figyelembe, ne igényelje a funkcionalitások jelentıs átcsoportosítását Hatékonyság: az alkalmazás architektúra referenciamodell figyelembevételével megvalósított rendszerek a lehetı legnagyobb mértékben segítsék az ügyintézıi munkát, váltsák ki a manuális adatrögzítést és felesleges redundanciákat Továbbfejlesztés lehetısége: az alkalmazás architektúra referenciamodell biztosítsa a késıbbiekben központilag kialakított szolgáltatásokhoz (pl. központi ügytípus-törzs, közigazgatási címtár, őrlaptár) való egyszerő és rugalmas csatlakozást, az önkormányzati alkalmazás architektúra további új elemekkel történı kiegészítését, illetve az államreform intézkedésekhez való rugalmas igazodást. Meglevı szabványok figyelembe vétele: az alkalmazás architektúra referenciamodell ahol lehetséges, biztosítsa a már létezı és bevált szabványok további használatát, illetve építsen azok eredményeire. Gyakorlatorientált szemlélet: Az alkalmazás architektúra referenciamodell építsen az érintett közigazgatási szervezetek és alkalmazásfejlesztı szervezetek gyakorlati tapasztalataira. 7. Rendelkezı hivatkozások Kapcsolódó jogszabályok 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl (Levéltári tv.) 6/2003. (III. 7.) BM rendelet az anyakönyvekrıl, a házasságkötési eljárásról és a névviselésrıl 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl 303/2007. (XI. 14.) Korm. rendelet a magyarországi hivatalos földrajzi nevek megállapításáról és nyilvántartásáról 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól 2004. évi CXL. törvény (KET) 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról 2005. évi XC. törvény az elektronikus információszabadságról: 1996. évi XX. törvény személyi azonosítókról 1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról (Nytv.) 11

1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról (Adatvédelmi tv.) 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól (KET végrehajtási rendelete) 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az együttmőködési képességrıl: 168/1999. (XI. 24.) Korm. rendelet a személyazonosító igazolvány kiadásáról és nyilvántartásáról 1982. évi 17. törvényerejő rendelet az anyakönyvekrıl, a házasságkötési eljárásról és a névviselésrıl 1952. évi IV. törvény a házasságról, a családról és a gyámságról (Csjt.) 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény végrehajtásáról 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról 338/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a földhivatalokról, a Földmérési és Távérzékelési Intézetrıl, a Földrajzinév Bizottságról és az ingatlan-nyilvántartási eljárás részletes szabályairól 8. Fogalom-meghatározások ASP (Application Service Provider): az önkormányzatok számára alkalmazások használatát, igénybevételét szolgáltatásként biztosító szervezet, amely az alkalmazás üzemeltetésével, karbantartásával kapcsolatos minden tevékenységet (hardver, szoftver, adatbázis-üzemeltetés, stb.) elvégez. Beadvány: valamely szervtıl vagy személytıl érkezı papíralapú vagy elektronikus irat (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) BEDSZ: Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás Elektronikus aláírás ellenırzése: az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenırzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplı, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírásellenırzı adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával. (2001. évi XXXV. törvény (Eat.) 2. ) Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. (2001. évi XXXV. törvény (Eat.) 2. ) / elektronikus adat elektronikus aláírással történı ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenırzése. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhetı adategyüttes. (2001. évi XXXV. törvény) Elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidırıl, az ügy ügyintézıjérıl és az ügyintézı hivatali elérhetıségérıl értesíti az ügyfelet (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételérıl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldıjét (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) 12

Érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldıjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) Expediálás: az irat kézbesítésének elıkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idıpontjának meghatározása (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követıen az iktatókönyvben, az iraton és az elıadói íven (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ). Jelen ajánlás a fogalmat az elektronikus iratkezelésben is értelmezi. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) Interfész: az informatikai rendszerek közötti adatátadást megvalósító rendszerkomponens. Interoperabilitás: együttmőködési képesség Irat: valamely szerv mőködése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendı rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévı információ vagy ezek kombinációja; (1995. évi LXVI. törvény (Levéltári tv.) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl 3. ) Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történı ellátása és irattárban történı dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követı vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti idıre (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) Levéltárba adás: a lejárt irattári ırzési idejő, maradandó értékő iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) Szemantikai interoperabilitás: adatjelentés-tani együttmőködési képesség, a megosztott adatok közös jelentésbeli értelmezése (formátum, mértékegység, értékkészlet) Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı személy kijelölése, az elintézési határidı és a feladat meghatározása (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. ) Tájékoztatás: Információ közlése az ügyféllel az ügyintézés menetérıl, jogszabály adta lehetıségeirıl, adatainak kezelésérıl, illetve azonosított ügyfél esetén betekintés biztosítása az ügyéhez kapcsolódó adatokba, iratokba a jogszabályi elıírások szerint. Törzsadat: több szervezet vagy informatikai rendszer által közösen használt, egy helyen karbantartott adatállomány Ügyfél: az önkormányzat szolgáltatásait igénybe vevı természetes vagy jogi személy Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet) Ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategysége (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 13. ) Ügytípus: ügytípusnak tekintjük az eljárási cselekményeknek, ügyintézési tevékenységeknek az ügyfél által egyként érzékelt csoportját. Az ügytípus példánya az ügy, amely önállóan indítható és végrehajtható (más ügy indítása nélkül). Munkafolyamat (workflow): folyamatlépéseknek, azok függıségeinek, bemenı és kimenı adatainak, az egyes lépések felelıseinek együttes definíciója. XML: (extensible Markup Language) a W3C (World Wide Web Consortium) által ajánlott, rugalmasan testreszabható jelölı nyelv (saját elemkészlettel rendelkezı dokumentumok létrehozására alkalmas nyelv). XSD: (XML Schema Definition): az XML file-ok struktúráját és megengedett adattartalmát elıíró szöveges állomány 13

9. A szabvány egyedi tartalma Az ajánlás céljával és hatókörével összhangban jelen fejezet az alábbi, egymásra épülı, önkormányzati alkalmazások fejlesztése során figyelembe veendı témaköröket öleli fel: Önkormányzati architektúra: Az önkormányzatok által tipikusan használt önkormányzati alkalmazások és azok fı funkcióinak bemutatása Általános ügyintézési folyamat: Az önkormányzatok polgármesteri hivatalaiban alkalmazott általános iratkezelési és ügyintézési folyamat áttekintı bemutatása Szolgáltatások, interfészek áttekintése: Az önkormányzati architektúra, az általános ügyintézési folyamat áttekintése és a jogszabályokban elıírt gazdálkodási folyamatok, tevékenységek alapján a hatékonyabb ügyintézéshez, ügyfélkiszolgáláshoz szükséges interfészek felsorolása Törzsadat kezelés: A szolgáltatások, interfészek áttekintése fejezetben azonosított törzsadat-kezelési funkciók és interfészek specifikációja. A szolgáltatások, interfészek áttekintése fejezetben azonosított további interfészek specifikációját a 6.2 fejezetben ismertetett, kapcsolódó ajánlások tartalmazzák. 9.1. Önkormányzati architektúra Jelen alfejezet célja, hogy összefoglalja a helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalai által a hatósági eljárásaik és gazdálkodási tevékenységük során jellemzıen használt alkalmazások fı funkciócsoportjait, és ezáltal meghatározza az alkalmazások hatókörét az önkormányzati alkalmazások által biztosítandó interfészek azonosítása érdekében. 9.1.1. Önkormányzati alkalmazás-architektúra ajánlás Az alábbi sematikus ábra a tipikus önkormányzati alkalmazásokat és azok külsı kapcsolatait foglalja össze. Mivel jelen ajánlás elsıdleges célja a hatékonyabb közigazgatási és önkormányzati ügyintézés és magasabb színvonalú ügyfélkiszolgálás (CLBPS 3-4 szintő elektronikus ügyintézés) megvalósítása, ezért jelen ajánlás a továbbiakban elsısorban csak az ügyintézésben érintett rendszerekre, illetve törzsadatbázisokra, valamint a köztük lévı kapcsolatokra fókuszál. Az ábrán szürke felirattal jelölt, támogató önkormányzati alkalmazások közötti kapcsolatok szabványosítása nem célja jelen ajánlásnak. 14

1. ábra: Ajánlott önkormányzati referencia modell A dokumentum hatókörével összhangban a külsı partnerek nem iratalapú informatikai szolgáltatásainak igénybevétele során alkalmazandó interfészek kidolgozása nem célja jelen ajánlásnak, ezen esetekben az érintett közigazgatási szervek által definiált, szabványos interfészek használandók (pl. Ügyfélkapu, BEDSZ, KEKKH, Földhivatalok, stb.). Jelen ajánlás, illetve a kapcsolódó ajánlások csak a közigazgatási szervezetek közötti iratok továbbítására és kézbesítésére vonatkozóan fogalmaz meg szemantikai interoperabilitási ajánlásokat. 9.1.2. Ügyintézésben érintett architektúra-elemek funkcionális leírása Jelen alfejezet a továbbiakban áttekintı jelleggel az önkormányzati hatósági ügyintézésben, (elektronikus ügyintézésben) érintett tipikus önkormányzati alkalmazások fı funkcióit, funkciócsoportjait foglalja össze. A funkciók bemutatásának célja az érintett önkormányzati alkalmazások funkcionális hatókörének magas szintő definiálása és ez alapján az érintett önkormányzati alkalmazások között kialakítandó legszükségesebb interfészek azonosítása. A funkciók áttekintı összefoglalásának nem célja az önkormányzati alkalmazások részletes és teljes körő funkcionális specifikációja. 9.1.2.1. E-ügyintézési rendszer Az e-ügyintézési rendszer feladata egykapus ügyintézési front-end felületet biztosítása az önkormányzat potenciális és meglévı ügyfelei felé. Az e-ügyintézési rendszerek képezik az 15

önkormányzati portálokon, illetve a magyarorszag.hu-n keresztül elérhetı ügyfélkapcsolati pontokat. Az e-ügyintézési rendszer a központi rendszerrel együttmőködve biztosítja a vonatkozó jogszabályokban (2004. évi CXL. törvény - KET, valamint végrehajtási rendelete, a 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet) az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos legfontosabb elıírások teljesítését. Az e-ügyintézési rendszer fı funkciói a következık (az alábbi funkciók többsége a központi rendszer szolgáltatásainak igénybevételével is megvalósíthatóak): Ügyfelek tájékoztatása (KET szerint) Felhasználók azonosítása az Ügyfélkapu használatával, illetve elektronikus aláírással (beleértve az Ügyfélkapu specifikációja szerinti viszontazonosítást az Ügyfélkapuval vagy az ügyfél elektronikus tanúsítványának kibocsátójával). A jogi személyek által adott meghatalmazások kezelése (meghatalmazott, érvényesség, ügycsoport) A szakrendszerek őrlapjainak, az önkormányzat által alkalmazott általános, szakrendszerhez nem kapcsolódó őrlapoknak, valamint az őrlapokhoz kapcsolódó információközlési felületeknek a megjelenítése és az őrlapok kitöltésének biztosítása (on-line vagy az általános nyomtatványkitöltı alkalmazás segítségével). Az őrlapok definiálására, amennyiben szükséges, az általános nyomtatványkitöltı által alkalmazott formátumon kívül az XSD formátumot javasoljuk, amely alapján egységesen megvalósítható a megjelenítés (technikai, nem vizuális értelemben), és a kitöltött őrlapok formai ellenırzése. Elsısorban a központi elektronikus fizetési rendszerrel együttmőködve az online elektronikus fizetés kezelése (a szükséges infrastruktúra és rendszerek megvalósítását követıen) A benyújtott iratok átmeneti tárolása: a hivatali kapu szolgáltatás igénybevételének hiányában az iratkezelı rendszer leállása esetén az őrlapok, benyújtott iratok az e- ügyintézési rendszerben átmeneti, lokális tárolóhelyen kerülnek tárolásra, az iratkezelı rendszer szolgáltatásainak visszaállításáig. Idıbélyegzı kérése és elhelyezése a beküldött iratokon (a nem központi rendszeren keresztül beküldött iratokra)) Kitöltött őrlapok elektronikus aláírásának ellenırzése. A kitöltött őrlapokhoz tartozó elektronikus aláírásokat az e-ügyintézési rendszer ellenırzi, és az ellenırzés eredményérıl értesíti a felhasználót (az elektronikus aláírás ellenırzése nem jelenti a képviseletei jog ellenırzését). Nem általános nyomtatványkitöltı használata esetén a kitöltött őrlapok formai ellenırzése az őrlap definíciója (XSD) alapján (tartalmi ellenırzés legfeljebb a törzsadatbázisokból való lekérdezés mértékéig valósítható csak meg) Ügyfelek értesítése az irat átvételérıl Kitöltött őrlapok továbbítása az iratkezelı felé Ügyhöz (eljáráshoz) kapcsolódó iratok megjelenítése az ügyfelek felé Ügy státuszára vonatkozó nyilvános információk megjelenítése az ügyfél számára Idıpontfoglalások kezelése: (a foglalt idıpont ügyfélnek való kiküldésére javasolt az icalendar (http://tools.ietf.org/html/rfc2445) szabvány alkalmazása). Egyéb általános tájékoztatás Ügyintézıi kérdésfeltevés 16

9.1.2.2. Iratminta- és őrlaptár Az iratminta- és őrlaptár feladata a definiált ügytípusokhoz tartozó iratminták, őrlapok elérhetıvé tétele az ügyintézésben érintett rendszerek és ügyfelek, ügyintézık számára. Az őrlapokat szabványos http protokollon kell elérhetıvé tenni az érintettek számára. Az alkalmazás biztosítja az iratminták, őrlapok korábbi verzióinak elérhetıségét, valamint tárolja az egyes iratminták és őrlapok érvényességének kezdetét és végét, hogy a korábban indított ügyekhez hozzáférhetık legyenek az ügyindítás idıpontjában aktuális őrlap és dokumentum változatok 9.1.2.3. Iratkezelı rendszerek Az iratkezelı rendszer feladata az önkormányzati iratkezelési és általános ügyintézési tevékenységek támogatása minimálisan a vonatkozó jogszabályokban elıírt funkcionalitás biztosításával. Mivel számos megvalósítás együtt kezeli az iktató és dokumentumtárolási funkciókat, és ezeket az alrendszereket az önkormányzatok tipikusan közös szállítótól vásárolják meg, ezért ezeket a funkciócsoportokat a jelen és a kapcsolódó ajánlások együtt tárgyalják, a funkciócsoportok közötti interfészeket nem definiálják. A már létezı rendszerekben a vonatkozó interfészek megléte esetén irreleváns, hogy ez a két funkció egy vagy külön rendszerben kerül megvalósításra. 9.1.2.3.1. Iktató alrendszer Az iratkezelı rendszerekkel kapcsolatos követelményeket elsısorban a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, valamint a 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szabályozza. Az iktatási funkciót ellátó rendszer a mindenkori érvényes jogszabályban elıírt adattartalmat tárolja, köztük hivatkozást az iratok elérhetıségére (elektronikus dokumentum esetén a dokumentumtárban), valamint biztosítja az elıírt iratkezelési eljárások támogatását. Az iktató alrendszer fı funkciói a következık Iratok érkeztetése (minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldıjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele) Iratok iktatása (az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása) Iratok ügyintézıhöz, csoporthoz rendelése (szignálás) Kiadmányozás Kézbesítés támogatása Ügyfél értesítések küldése (irat érkeztetésérıl, ügy felelıs ügyintézıjérıl stb.) Kézbesítés regisztrálása, e-tértivevények kezelése Iktatási vonatkozású metaadatok tárolása (elektronikus iktatókönyv funkció) Iratok fellelhetıségi helyének tárolása (papíralapú és dokumentumtárban tárolt elektronikus iratok is) 17

Irat életciklus workflow kezelése (érkeztetés, elektronikus visszaigazolás, iktatás, szignálás, kiadmányozás, expediálás, elektronikus tájékoztatás, archiválás, irattárba helyezés, selejtezés, levéltárba adás) a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet szerint Határidı-figyelés (az ügytípushoz tartozó válaszadási határidık betartásának ellenırzése) 9.1.2.3.2. Dokumentumtárolás A dokumentumtár feladata az elektronikus iratok (kitöltött őrlapok, elektronikusan érkezett dokumentumok és szkennelt iratképek) és az azokhoz tartozó tartalmi vonatkozású metaadatok tárolása. A dokumentumtár funkció megvalósítható az iratkezelı rendszerben (az iktatási funkciókkal összevontan), de ebben az esetben is javasolt biztosítani a nem iktatandó elektronikus iratok (pl. képviselıtestületi döntéshozatal, jogszabályalkotás során keletkezı dokumentumok) tárolásának és kezelésének lehetıségét is. A dokumentumtár biztosítja a szakrendszerek számára az elektronikus iratokhoz való hozzáférést. A dokumentumokhoz való hozzáférési jogosultságok kezelését az iratkezelı rendszerekben kell megvalósítani. A dokumentumtár az alábbi információkat tárolja: A dokumentum tartalmára utaló metaadatok, amelyek alapján kereshetık a dokumentumok. Dokumentumtörténet, aktuális és korábbi verziók 9.1.2.4. Szakrendszerek A jelen dokumentum keretében szakrendszereknek nevezett önkormányzati alkalmazások feladata az iratkezelési funkcionalitáson túlmutató ügytípus specifikus szakügyintézési, tevékenységek ügyintézık általi ellátásának támogatása és az ehhez szükséges adatok nyilvántartása. Az önkormányzatok polgármesteri hivatalainak legfontosabb, már jelenleg is szakrendszerekkel részben támogatott feladatkörei az alábbiak: adóügy építésügy kommunális feladatok városüzemeltetés, városfejlesztés településrendezés, térinformatika (speciális eset) közterület igazgatás vagyonkezelés szociális, egészségügyi feladatok lakásgazdálkodási feladatok ipari, kereskedelmi feladatok szabálysértési feladatok mővelıdés, oktatás, sportigazgatás okmányigazgatás 18

közgyőlési és bizottsági munka A feladatkörtıl, ügytípustól függıen a szakrendszerek fı funkciói a következık: : Ügyspecifikus munkafolyamatok támogatása, workflow kezelés Ügyspecifikus statisztikák, beszámolók elkészítése Ügytípus-specifikus iratsablonok tárolása, automatikus kitöltése, ügyspecifikus dokumentumok készítése Ügyspecifikus adatok nyilvántartása Kifizetések kezdeményezése, illetve ügyfelek fizetési kötelezettségeinek feladása a gazdasági rendszer felé. 9.1.2.5. Portál Az önkormányzati portál feladata az Internetrıl nyilvánosan elérhetı módon a szervezetre vonatkozó információk strukturált, kereshetı formában történı biztosítása az ügyfelek számára. Az önkormányzatokra vonatkozó közzétételi kötelezettséget többek között a következı jogszabályok szabályozzák: 2005. évi XC. törvény az elektronikus információszabadságról 2008. évi XXV. törvény az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény módosításáról 9.1.2.6. Címtár A címtár feladata az önkormányzat szervezetének, munkatársainak, az önkormányzati felhasználók adataink nyilvántartása, valamint a jogosultságok ellenırzésének támogatása definiált csoportok, szerepek használatával. Az önkormányzati (késıbb esetlegesen központi) címtár fı funkciói a következık Munkatársak és szervezeti egységek leképezése (adatok szolgáltatása a közigazgatási partnertörzs naprakészen tartásához) Azonosítási információk tárolása, azonosítás Elérhetıségi információk tárolása (személyek, szervezetek) 9.1.2.7. Partnertörzs Az önkormányzati partnertörzsek feladata a szervezettel kapcsolatban álló / kapcsolatba került személyek és szervezetek elérhetıségének, egyéb releváns adatainak tárolása. A partnertörzs célja elsısorban a hagyományos, papír alapú ügyintézés esetében az önkormányzatok polgármesteri hivatalaiban végzett manuális adatrögzítési feladatok erıforrásigényének csökkentése, az önkormányzat korábbi ügyfeleinek partnertörzsben való nyilvántartásával és onnan történı kiválasztásával.. A partnertörzs fı funkciói a következık: Partneradatok tárolása, karbantartása Keresés a partneradatok között, és azok lekérdezése 19

Képviseleti jog nyilvántartása (Viszontazonosítás) A partnertörzsek használata az önkormányzati alkalmazásokban általánosan elfogadott, de a partnertörzsek általában alkalmazásonként külön-külön kerülnek megvalósításra, ami az alkalmazásuk során több problémát is felvet: A nyilvántartások nem teljes körőek A partnertörzsekben az adatokat redundánsan tartják nyilván A partnertörzsek karbantartásának a redundancia miatt magasabb az erıforrásigénye A partnertörzsek adatai sok esetben inkonzisztensek A partnertörzsben szereplı adatok egy részének szinkronizálása nem megoldott, így még a tárolt adatok egy része is elavult A fenti problémák egy részének megoldása érdekében szükséges a partnertörzsek karbantartása a személy- és lakcím-, valamint a cégnyilvántartás adatbázisának használatával, kapcsolati kód alapján (cégek esetén kapcsolati kódként a cégjegyzékszám használható, illetve a megfelelı kapacitások rendelkezésre állása esetén a cégnyilvántartásból történı online lekérdezés is megvalósítható). A megfelelı jogosultsági és hozzáférés-védelmi eljárások és rendszerek (pl. központi címtár) megvalósításával biztosítható az adatvédelmi követelmények teljesülése mellett a pontos, naprakész adatok szolgáltatása a közigazgatás minden szereplıje számára. A jelenlegi jogszabályi környezet (pl. univerzális azonosító tiltása a 15/1991. (IV. 13.) AB határozatban, 1992. évi LXIII. törvény 7. (2) bek. szerint, név és lakcím alapján eljárás indításának engedélyezése a 2004. évi CXL. törvényben) nem teszi lehetıvé, hogy az önkormányzatok partnertörzse folyamatosan naprakész és a benne szereplı entitások adatainak tekintetében teljes körő legyen, ezért a partnertörzs elsısorban adatrögzítési segédletként kezelhetı, nem tekinthetı teljes körő nyilvántartásnak. Az adatok pontosságára, naprakészségére vonatkozó problémára a hiteles adatbázisokkal való szinkronizáció jelenti a megoldást (magyar állampolgárok és szervezetek esetén). 9.1.2.8. Ügytípustörzs Az ügytípustörzs feladata, hogy egységes szerkezetben tartalmazza az önkormányzatnál alkalmazott ügyek jellemzıit. Az ügytípustörzs egyrészt az e-ügyintézési rendszerek számára szolgáltat adatokat (az intézhetı ügyeket, azok leírását, az őrlapok elérhetıségét, stb.), másrészt az iktatás, szignálás, iratkezelés során szükséges információkat is biztosítja (felelıs ügyintézıi csoport/szerepkör, ügyintézési határidı, selejtezési idı, stb.) Az ügytípustörzs fı funkciói az alábbiak: Az önkormányzatnál alkalmazott ügytípusok nyilvántartása ügycsoportonként Ügytípusok jellemzıinek tárolása (pl. ügy leírása, ügycsoport, ügytípushoz tartozó selejtezési, levéltárba adási szabályok, felelıs szervezeti egység, ügyintézési határidı) Ügytípushoz kapcsolódó őrlapok nyilvántartása 20

9.1.2.9. Címnyilvántartás A címnyilvántartás feladata az önkormányzathoz tartozó közterületek, létezı címek adatainak törzsadatbázisban történı nyilvántartása a vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen (146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet). A címnyilvántartás fı funkciói az alábbiak: Címek nyilvántartása (múltbeli adatok is) Keresés a címek között Cím helyességének ellenırzése Adott területegységen (pl. helység, közterület) belüli címek lekérdezése 9.1.2.10. Gazdálkodási rendszer A gazdálkodási rendszer feladata az önkormányzatok, illetve a polgármesteri hivatalok gazdálkodási tevékenységének támogatása. A gazdálkodási rendszer fı funkciói az alábbiak: Költségvetés tervezés Elıirányzatok és elıirányzatonként a szabad keretek nyilvántartása Keretlekötések és kötelezettségvállalások nyilvántartása Számlák befogadása, nyilvántartása, utalványozása Kifizetések (pl. segély) nyilvántartása a szakrendszerekbıl indított kérés alapján (utalványozás) Bevételi elıírások nyilvántartása Számlázás, díjfizetési kötelezettségek nyilvántartása Ügyfelek fizetési kötelezettségeinek és azok teljesítésének nyilvántartása (szakrendszerbıl érkezı adatok alapján) Házipénztár kezelése Eszköz és készletgazdálkodás Kimutatások, jelentések készítése 9.2. Általános ügyintézési folyamat Az alábbi alfejezet célja, hogy a hatályos jogszabályok alapján áttekintı jelleggel összefoglalja a helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalai által mőködtetendı általános iratkezelési és ügyintézési fıfolyamatot az önkormányzati alkalmazások által biztosítandó szabványos interfészek azonosítása érdekében. Jelen alfejezetnek nem célja a polgármesteri hivatalok teljes ügyintézési, közigazgatási hatósági eljárási tevékenységének és iratkezelési folyamatának, valamint ezek összes lehetséges vonatkozó jogszabályokban definiált alesetének és lépésének bemutatása. A fejezet csak olyan mértékig ismerteti az ügyintézési folyamatot, amely a javasolt önkormányzati architektúrával, alkalmazások funkcionális hatókörével összevetve az önkormányzati alkalmazások között biztosítandó legfontosabb szabványos interfészek azonosításához elégséges. 21

A fejezet az általános ügyintézési és iratkezelési folyamatot egy általános, kérelemre induló eljárás esetére mutatja be. A hivatalból induló eljárások esetében az önkormányzati alkalmazások között alapvetıen azonos interfészeket szükséges biztosítani, mint a kérelemre induló eljárások esetében. A fejezet az általános ügyintézési és iratkezelési folyamatot csak folyamatábrák formájában ismerteti, a fejezetnek nem célja a folyamat részletes leírása. A folyamatábrák az egyes ügyintézési lépések esetében hivatkoznak az adott ügyintézési lépés keretében figyelembe veendı legfontosabb jogszabályokra. A fejezetben bemutatott folyamatábrák az alábbi jelölésrendszert alkalmazzák: Jelölések Ügytípusfüggı adatok és ügyintézési lehetıségek lekérdezése és megjelenítése 2004 CXL törvény 164 Jelmagyarázat Alfolyamat / Alfolyamat kezdete / vége: Az ügyintézési folyamat egy alfolyamatát, illetve annak kezdetét, vagy végét reprezentáló jelölés. Ügyintézési lépés: Az ügyintézési folyamat egy lépését reprezentálja, és az ügyintézési lépéshez kapcsolódóan az alábbi információkat tartalmazza: - Ügyintézési lépés megnevezése (pl: Általános tájékozódás) - Ügyintézési lépés végrehajtója (pl: Ügyfél) - Ügyintézési lépés végrehajtása során alkalmazott önkormányzati alkalmazás (pl: Önkormányzati portál Ügyintézési lépéshez kapcsolódó megjegyzés: Az adott ügyintézési lépéshez kapcsolódó releváns megjegyzéseket, illetve vonatkozó jogszabályi hivatkozásokat tartalmazza. Egyéb megjegyzés: Egyéb, a folyamatábra egyes lépéseihez közvetlenül nem kapcsolható, de az ügyintézési folyamat szempontjából releváns megjegyzés. Interfész kapcsolatot igénylı ügyintézési lépés: Olyan ügyintézési lépés, amely több önkormányzati alkalmazás együttmőködését, adatcseréjét igényli, ami miatt az érintett alkalmazások között szabványos interfészkapcsolat kiépítése szükséges. Központi rendszer közremőködését igénylı ügyintézési lépés: Olyan ügyintézési lépés, amelyben az önkormányzati alkalmazásoknak igénybe kell vennie, illetve együtt kell mőködnie a központi rendszer által biztosított szolgáltatásokkal. Folyamat elágazás / döntési pont: A folyamat során felmerülı elágazás, döntési pont amely kiértékelése függvényében az ügyintézési folyamat eltérı alfolyamatokkal 22

Jelölések 1 folytatódhat. Jelmagyarázat Folyamat kapcsolat: Az egyes folyamatábrák közti kapcsolatokat jelölı szimbólum. 9.2.1. Általános ügyintézési folyamat összefoglalása A következı alfejezetekben elhelyezett ábrák az egyes alfolyamatok lépéseit ismertetik részletesebben. 23

Elektronikus beadvány benyújtási folyamat Papíralapú beadvány benyújtási és iktatási folyamat Elektronikus beadvány érkeztetés folyamat Elektronikus beadvány iktatása folyamat Ügyintézési folyamat Kézbesítési folyamat Irattározás, selejtezés, levéltárba adás 2. ábra: Általános ügyintézési folyamat összefoglalása 9.2.2. Elektronikus beadvány benyújtás folyamata Az alábbi folyamatábra a beadványok ügyfél általi benyújtásának folyamatát, lehetıségit és az ezen tevékenységekre vonatkozó legfontosabb jogszabályi elıírásokat foglalja össze. 24

Elektronikus beadvány benyújtási folyamat kezdete Általános tájékozódás Ügyfél Önkormányzati portál Nem Ügyintézés? Igen Ügytípus választás Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Ügytípusok lekérdezése és adatok megjelenítése Ügytípus függı tájékozódás Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Ügytípusfüggı adatok és ügyintézési lehetıségek lekérdezése és megjelenítése 2004 CXL törvény (KET) 164 Ügyintézési cselekmény választása Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Nem Rendszeren belüli elektronikus ügyintézés? Igen Nem Általános nyomt. kit. Használata? Igen Egyéb ügyintézés (pl idıpont foglalás, nyomtatható őrlap letöltés) Ügyfél Általános nyomtatványkitöltı ürlap letöltése Ügyfél 182/2007 Korm. Rend 32-39 Bejelentkezés Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Ügyfélkapu, vagy elektronikus aláírás segítségével 2004 CXL törvény, 193/2005 Korm. Rend., 194/2005 Korm. Rend., 195/2005 Korm. Rend., 182/2007 Korm. Rend. E-Ügyintézési rendszer E-Ügyintézési rendszer Általános nyomtatványkitöltı ürlap kitöltése Ügyfél 182/2007 Korm. Rend 32-39 Őrlap tanulmányozása Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Szakrendszerfüggı őrlapok megjelenítése 2004 CXL törvény (KET) 162 ABEV Általános nyomtatványkitöltı ürlap beküldése Ügyfél Központi rendszer Őrlap érkeztetése, továbbítási hivatali kapunak Központi rendszer Központi rendszer 1 BEDSZ és hivatali kapu szolgáltatás 182/2007 Korm. Rend 32-39 BEDSZ és hivatali kapu szolgáltatás 182/2007 Korm. Rend 32-39 2004 CXL törvény 161 193/2005 Korm. Rend. 16-17 Elektronikus őrlap kötelezı tartalmi elemeinek kitöltése Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Elektronikus őrlap kitöltése (mellékletek csatolása, átmeneti mentése) Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Fizetési kötelezettség elektronikus teljesítése Ügyfél E-Ügyintézési rendszer 193/2005 Korm. Rend. 38 2004 CXL törvény (KET) 29 (9), 162 (3) E-fizetési rendszer 193/2005 Korm. Rendelet 39 Igen Azonosítás E-Aláírással? Nem Elektronikus őrlap elektronikus aláírása Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Elektronikus őrlap beküldése Ügyfél E-Ügyintézési rendszer Elektronikus beadvány benyújtási folyamat vége 3. ábra: Elektronikus beadvány benyújtása 2 25

9.2.3. Elektronikus beadvány érkeztetése folyamat Az alábbi folyamatábra az elektronikus beadvány érkeztetésének folyamatát, és folyamat keretében ellátandó tevékenységekre vonatkozó legfontosabb jogszabályi elıírásokat foglalja össze. 4. ábra: Elektronikus beadvány érkeztetés folyamat 26

9.2.4. Elektronikus beadvány iktatása folyamat Az alábbi folyamatábra elektronikus beadvány iktatási folyamatát, és folyamat keretében ellátandó tevékenységekre vonatkozó legfontosabb jogszabályi elıírásokat foglalja össze 3 Elektronikus beadvány iktatása folyamat kezdete Igen Automatikusan iktatható? Nem Dokumentum automatikus iktatása Iratkezelı rendszer 335/2005 Korm. Rend. 46 Dokumentum manuális iktatása Ügyintézı 335/2005 Korm. Rend. 41, 42, 44 Iratkezelı rendszer Iratkezelı rendszer Igen Ügyintézést végzı személy ismert? Nem Automatikus szignálás ügyintézıre Iratkezelı rendszer 335/2005 Korm. Rend. 51 Manuális szignálás Felelıs vezetı 335/2005 Korm. Rend. 51 Iratkezelı rendszer Iratkezelı rendszer Nem Ügyfél ügyintézırıl tájékoztatást kért? Igen Ügyintézési adatok átadása e-ügyintézési rendszernek Iratkezelı rendszer Iratkezelı rendszer 2004 CXL törv. 29 (9) 335/2005 Korm. Rend 45 Ügyintézési adatok kiküldése ügyfélnek E-Ügyintézési rendszer E-Ügyintézési rendszer 2004 CXL törv. 29 (9) 335/2005 Korm. Rend 45 Elektronikus beadvány iktatása folyamat vége 4 5. ábra: Elektronikus iktatási folyamat 27

9.2.5. Papíralapú beadvány benyújtási és iktatási folyamat Az alábbi folyamatábra a papíralapú beadvány benyújtási és iktatási folyamatát, és a folyamat keretében ellátandó tevékenységekre vonatkozó legfontosabb jogszabályi elıírásokat foglalja össze. 6. ábra: Papíralapú iktatási folyamat 28

9.2.6. Ügyintézési folyamat Az alábbi folyamatábra az ügyintézés folyamatát, és a folyamat keretében ellátandó tevékenységekre vonatkozó legfontosabb jogszabályi elıírásokat foglalja össze. 4 Ügyintézési folyamat kezdete Nem Szakrendszerben intézendı? Igen Ügyintézés Felelıs ügyintézı Iratkezelı rendszer Ügyintézıre szignált iratok lekérdezése Felelıs ügyintézı Szakrendszer Válaszirat készítése Felelıs ügyintézı Iratkezelı rendszer Kiválasztott irat / ügy adatainak átvétele szakrendszerbe Felelıs ügyintézı Szakrendszer Válaszirat iktatása Felelıs ügyintézı / Iratkezelı Iratkezelı rendszer Ügyintézés, szakrendszeri ügyintézési státuszok módosítása Felelıs ügyintézı Szakrendszer Elektronikus irat megtekintése szakrendszerben Felelıs ügyintézı Szakrendszer Nem Még nem teljesített fizetési kötelezettség Igen Fizetési kötelezettség adatainak átadása e- ügyintézési rsz.-nek Szakrendszer Szakrendszer 2004 CXL törv. 161 (3) 335/2005 Korm. Rend 45 (2) Ügyfél tájékoztatása a fizetési kötelezettségérıl E-Ügyintézési rendszer E-Ügyintézési rendszer 2004 CXL törv. 161 (3) 335/2005 Korm. Rend 45 (2) Válaszirat készítése Felelıs ügyintézı Szakrendszer Válaszirat iktatása (esetleg tömeges, fıleg hivatalból induló esetben) Felelıs ügyintézı / Iratkezelı Szakrendszer Iktatószám kérése iratkezelı rendszertıl 335/2005 Korm. Rend. 41, 42, 44, 46 (193/2005 Korm. Rend. 34 személy által felügyelt automatizált aláírás) Válaszirat átadása iratkezelı rendszernek Felelıs ügyintézı / Iratkezelı Szakrendszer Már iktatott irat átadása iratkezelı rendszernek eltárolásra Igen Elektronikusan kézbesítendı? Nem Válaszirat elektronikus aláírása (személy által felügyelt automatizált aláírás) Felelıs vezetı Szak- / Iratkezelı rendszer 193/2005 Korm. Rend. 34 (személy által felügyelt automatizált aláírás) Válaszirat hagyományos aláírása, kiadmányozása Felelıs vezetı Szak- / Iratkezelı rendszer Ügyintézési folyamat vége 5 7. ábra: Ügyintézési folyamat 29

9.2.7. Kézbesítési folyamat Az alábbi folyamatábra az irat kézbesítés folyamatát, és a folyamat keretében ellátandó tevékenységekre vonatkozó legfontosabb jogszabályi elıírásokat foglalja össze. 5 Kézbesítési folyamat kezdete Expediálás Ügyintézı Iratkezelı rendszer Nem Elektronikusan kézbesítendı? Igen Irat átadás e-ügyintézési rendszernek / központi rendszernek Iratkezelı rendszer Iratkezelı rendszer Nem Központi rendszer ideigleges tárhely? Igen Irat elhelyezése saját biztonságos tárhelyen E-Ügyintézési rendszer E-Ügyintézési rendszer Irat átadás központi rendszernek Iratkezelı rendszer Iratkezelı rendszer 193/2005 Korm. Rend. 36 Ügyfél tájékoztatása az elérhetı dokumentumról Felelıs vezetı E-Ügyintézési rendszer Irat elhelyezése biztonságos tárolóhelyen Központi rendszer Központi rendszer 193/2005 Korm. Rend. 36 182/2007 Korm. Rend. BEDSZ szolgáltatás Ügyfél tájékoztatása az elérhetı dokumentumról Központi rendszer Központi rendszer Iratkezelı rendszer tájékoztatása kézbesítésrıl Központi rendszer Központi rendszer 2004. CXL törv. 161 (4) Nem Ügyfél átvette Igen Iratkezelı rendszer tájékoztatása kézbesítés sikertelenségérıl E-Ügyintézési rendszer 2004. CXL törv. 161 (4) Kézbesítés regisztrálása E-Ügyintézési rendszer 2004. CXL törv. 161 (4) E-Ügyintézési rendszer E-Ügyintézési rendszer Hagyományos postai kézbesítés Ügyintézı E-Ügyintézési rendszer 2004. CXL törv. 161 (4) Iratkezelı rendszer tájékoztatása kézbesítés sikerességérıl E-Ügyintézési rendszer E-Ügyintézési rendszer 2004. CXL törv. 161 (4) Kézbesítés eredményének rögzítése Ügyintézı 2004. CXL törv. 161 (4) Kézbesítés regisztrálása Iratkezelı rendszer 2004. CXL törv. 161 (4) E-Ügyintézési rendszer Iratkezelı rendszer Kézbesítési folyamat vége Irattározás, selejtezés, levéltárba adás 8. ábra - Kézbesítési folyamat 30

9.3. Szolgáltatások / interfészek áttekintése Jelen alfejezet célja, hogy az elızı alfejezetekben bemutatott önkormányzati architektúra és az általános ügyintézési folyamat, valamint a jogszabályokban szabályozott gazdálkodási folyamatok, tevékenységek alapján meghatározza a tipikus önkormányzati alkalmazások esetében definiálandó szabványos interfészeket, valamint az ezek elnevezésére és felépítésére vonatkozó konvenciókat. 9.3.1. Az interfészek elnevezési konvenciója Az interfészek elnevezésekor a következı konvenciót alkalmazzák: o IOP_RendszerNeve_SzolgaltatasNeve_IF.xsd Példaként az iratkezelı rendszer iratbefogadást végzı interfészének elnevezése: o IOP_IratKezelo_Iratbefogadas_IF.xsd 9.3.2. Az interfészek felépítése Az interfészek szemantikai specifikációja a közigazgatási szolgáltatási sínen továbbított üzenetek ún. payload-ját ( hasznos tartalom ) írja le. Az üzenetek felépítését (kérés, illetve válasz) a következı ábrák mutatják be: : 31

9. ábra: Az interfészek fejlécének felépítése 10. ábra: A válaszüzenetek felépítése Az üzenetek általánosan az alábbi fı részekbıl épülnek fel: Fejléc: A fejléc minden interfésznél azonos felépítéső, a következı adatokat tartalmazza: o Az üzenet azonosítóját o Az üzenet idıpontját o A szolgáltatást igénybe vevı entitást (hivatkozás a címtárra, vagy annak hiányában szöveges leírás): a rendszereken belüli jogosultság-ellenırzéshez. 32

Tartalom / hibalista: sikeres tranzakció esetén tartalom, hiba esetén hibalista kerül a válasz törzsébe. A tartalom interfészenként teljesen egyedi, ezért azt az interfészek leírásánál specifikáljuk. A hibalista hibakód hibaleírás szerkezetben kerül visszaküldésre. A hibák itt a kérés tartalmi kiszolgálásában felmerülı hibákra utalnak (pl. nem megfelelı jogosultság a konkrét adatbázis-tartalom lekérdezéséhez), nem pedig az üzenettovábbító architektúrában felmerülı problémákra (mivel egészen más jellegő hibák fordulhatnak elı, és sikeres üzenetátvitel esetén is elıfordulhat hiba a folyamatban). Jelen ajánlás az alkalmazók számára az alábbi általános, közösen használandó hibakategóriák definiálását írja elı: o Jogosultsagi_hiba: a kérést indító személy / szervezet nem jogosult a konkrét adathoz való hozzáférésre o Hianyzo_adat: a kérés kiszolgálásához nem elégséges adat (amennyiben ez nem derül ki az XML fájl elküldés elıtti validációja során) o Technikai_hiba: a kiszolgáló által indított adatbázis-lekérdezés sikertelensége, valamely háttérrendszer leállása, stb. o Egyeb_hiba: Bármely más hiba. Leírása a HibaLeiras mezıben helyezhetı el. 9.3.3. Definiált szolgáltatások Az elızı fejezetekben bemutatott alkalmazás architektúra, funkciócsoportok és általános ügyintézési folyamat alapján jelen ajánlás, illetve a kapcsolódó ajánlások az alábbi szolgáltatásokat fogja interfészként definiálni (szemantikai szempontból): # Szolgáltató rendszer Esemény / szolgáltatás Leírás 1. Iratkezelı Elektronikus irat (beadvány) fogadása (ErkeztetesKeres ERK-1) 2. Iratkezelı Érkeztetett irat lekérése (ERK-2) 3. Iratkezelı Érkeztetési adatok lekérése (ERK-3) Bejövı irat kezelése a vonatkozó jogszabályok figyelembe-vételével (egy lépésben történik, majd az érkeztetésrıl, iktatásról az iratkezelı rendszerbıl értesítés megy ki az e-ügyintézési rendszer megfelelı interfészén, vagy papír alapon. Érkeztetıszámmal ellátott irat megtekintése. Érkeztetési adatok lekérdezése érkeztetıszám alapján. 4. Iratkezelı 5. Iratkezelı Ügyintézıre / csoportra szignált iratok listájának lekérdezése (IRL-1) Bejövı iktatás kérés (BejovoIktatasKeres) (IKT-1) Az ügyintézıre szignált iratok megjelenítése. Mind az elektronikusan, mind a papíron vagy más adathordozón az intézményhez beérkezı iratok iktatását ez a szolgáltatás végzi. Az iktatás feltétele, hogy az érkeztetés korábban már megtörténjen és az érkeztetési adatok az azt végzı szolgáltatás által korábban rögzítésre kerüljenek. 33

# Szolgáltató rendszer Esemény / szolgáltatás Leírás 6. Iratkezelı 7. Iratkezelı 8. Iratkezelı 9. Iratkezelı 10. Iratkezelı 11. Iratkezelı 12. Iratkezelı 13. Iratkezelı Bejövı iktatás kérés érkeztetési adatok alapján (BejovoIktatasKeresErkeztetesAlapjan) (IKT-2) Kimenı iktatás kérés (KimenoIktatasKeres) (IKT-3) Iktatási adat lekérdezés (IktatasiAdatKeres) (IKT-4) Iktatott irat lekérdezés (IktatottIratKeres) (IKT-5) Ügy státusz információ frissítés (UgyStatuszInfoFrissitesKeres) (IKT- 6) Téves iktatás jelzés (TevesIktatasJelzes) (IKT-7) Irattárolás kérése iktatószámhoz (IKT- 8) Ügyfél által látható iratlista lekérdezése (IBT1) Ez a szolgáltatás a jelenleg mőködı iktatási rendszerek egy részének gyakorlatát alapul véve feltételezi a érkeztetést és az iktatást végzı modulok bizonyos fokú integrációját. Ennek megfelelıen az érkeztetési adatok rendelkezésre állásából kiindulva azok interfészen történı újbóli elküldését nem végzi. Csak az iktatás specifikus adatok beküldését írja elı. A szervezet által küldött ( kimenı ) iratok iktatását végzı szolgáltatás. Az iktatáshoz szükséges adatok rögzítésén túl az adott ügy belsı státuszára ( munkastátusz ) és hivatalos státuszára (külsı státusz) vonatkozó információkat is továbbítja. Iktatott iratok (kimenı vagy bejövı) iktatási adatainak visszakeresését végzı szolgáltatás. Az iktatási adatokon túl a szolgáltatás lehetıséget nyújt az adatoknak elektronikus irattal együtt történı visszakeresésére is. Az adatok azonosítására az iktatószám szolgál. Iktatott iratok visszakeresését végzı szolgáltatás. Az iktatási adatokat nem, csak a kérdéses elektronikus iratot adja válaszul. Az adott iktatószámon futó ügy külsı (hivatalos) és belsı (munka) státuszára vonatkozó információk frissítését teszi lehetıvé a szolgáltatás. Az iktatási adatok közben nem változnak. Az azonosítás az iktatószámmal történik. Ezzel az opcionális szolgáltatással amennyiben az iktatást végzı modul egy adott iktatás tévessé minısítését rögzíti (ez a tevékenység nem IOP interfészen történik) jelzést küld mellyel az iktatási adatokat és dokumentumokat esetlegesen használó más rendszerek értesülhetnek arról, hogy adataik és dokumentumaik tévesen vannak iktatva. A szolgáltatás akkor kivitelezhetı, ha kommunikációt biztosító sín támogatja a bizonyos üzenettípusokra történı elıfizetést regisztrációt. Elıiktatás esetén az iktatási adatokhoz tartozó irat eltárolásának kérése. Ket. 68. és 162. -nak megfelelıen 34

# Szolgáltató rendszer Esemény / szolgáltatás Leírás 14. Iratkezelı 15. 16. 17. 18. Iratkezelı (dokumentumtár) Iratkezelı (dokumentumtár) Iratkezelı (dokumentumtár) Iratkezelı (dokumentumtár) Elektronikus irat ügyfélnek való kiküldése (IBT2) Dokumentum tárolása DT1 (DokumentumTarolasKeres) Dokumentum visszakeresése DT2 (DokumentumKeres) Dokumentum törlése DT3 (DokumentumTorlesKeres) Dokumentum változtatása DT4 (DokumentumValtoztatasKeres) 19. Iratkezelı Belsı ügyirat státusz lekérdezés (US-1) 20. Iratkezelı Külsı ügy státusz lekérdezés (US-2) 21. Ügytípus törzs Ügytípuslista lekérdezése 22. Ügytípus-törzs Ügyhöz tartozó őrlapok lekérdezése 23. Ügytípus törzs Ügytípushoz tartozó ügyspecifikus adatok (ügyintézıi szerepkör, alapértelmezett ügyintézési határidı, alapértelmezett selejtezési határidık) lekérése iktatáshoz 24. Címtár Személyek azonosítása 25. Címtár Csoporttagságok lekérdezése Ket. 68. és 162. -nak megfelelıen. Preferált megoldás a BEDSZ használata, mivel itt biztosítható az adatok biztonsága, és a kézbesítés tényének rögzítése. Az ügyintézési szakrendszerekben elvégzett tevékenységek eredményeképpen az ügyirat státusza léptethetı. Szükséges a belsı workflow-n kívül egy ügyfél által látható státusz használata is (ügyintézés alatt, szakhatósági engedélyre vár, hiánypótlás, stb.) Az ügyfél által látható státusz megtekintése az e-ügyintézési rendszeren keresztül. Az e-ügyintézési rendszerbe belépett ügyfél által intézhetı ügyek lekérdezése különbözı szempontok szerinti szőrésben. Az ügyfél által választott ügytípus adatainak lekérdezése. Közigazgatási dolgozók rendszerekbe való bejelentkezés elıtti azonosítása. (szabványos LDAP protokoll) Közigazgatási dolgozók szerepeinek azonosítása. (szabványos LDAP protokoll) 26. Címtár Entitáshoz tartozó adatok lekérdezése (elérhetıség, stb.) (szabványos LDAP protokoll) 27. Címtár Új entitás felvétele (szabványos LDAP protokoll) 28. Címtár Entitás módosítása (törölt státuszba állítást is ideértve) (szabványos LDAP protokoll) 29. Partnertörzs Új partner felvétele 30. Partnertörzs Partnerlista lekérdezések 31. Partnertörzs 32. Partnertörzs Partnerhez tartozó adatok lekérdezése (szervezetekre, illetve személyekre vonatkozóan) Bejegyzés módosítása (szervezetekre, illetve személyekre vonatkozóan) Partnerlistára vonatkozó lekérdezések különbözı szőrésekkel. 35

# Szolgáltató rendszer Esemény / szolgáltatás Leírás 33. Partnertörzs Új partner felvétele 34. Partnertörzs Partner törölt státuszba állítás 35. Címnyilvántartás Településlista lekérése 36. Címnyilvántartás Településen belüli közterületek lekérdezése (lista) 37. Címnyilvántartás Közterülethez tartozó házszámok lekérdezése 38. Címnyilvántartás Cím létezésének ellenırzése 39. Gazdálkodási rendszer* Utalvány fogadása 40. Gazdálkodási rendszer* Kifizetés megtörténtének lekérdezése 41. Gazdálkodási rendszer* Befizetés ellenırzése 42. Gazdálkodási rendszer* Ingatlan-nyilvántartás frissítés 1. Táblázat: az ajánláshoz kapcsolódó interfészek listája *: Második fázisban specifikált interfészek A szakrendszerekben elkészített kifizetési megbízások átadásához. Az utalványozáshoz kapcsolódó kifizetés (pl. segély) teljesítésének ellenırzése. Az eljárásban fizetendı illeték, kiszabott bírság megfizetésének ellenırzése az eljárás lezárásához. Mivel a közigazgatási szolgáltatási sínen a szolgáltatások kérése aszinkron módon történik (a szolgáltatást kérı kezdeményezi a szolgáltatást megvalósító cselekmény elindítását, de nem várja meg annak befejezıdését), a definiált interfészek technikai megvalósítás szempontjából tovább darabolhatók (pl. kérdés-válasz, tértivevény, visszaigazolás). Az interfészek pontos tartalmát, célját, és szemantikai specifikációját a definiált közös törzsadatok esetében jelen ajánlás következı fejezete, a többi interfész esetében pedig a kapcsolódó ajánlások tartalmazzák. 9.4. Törzsadat-kezelés Jelen fejezet célja, hogy specifikálja az elızı fejezetben azonosított törzsadat-kezelési interfészeket. 9.4.1. Törzsadatok és törzsadat-kezelési szabályok Az ajánlás elızı fejezeteivel összhangban az e-önkormányzati alkalmazások által a következı törzsadatok közös használata ajánlott: Törzsadatbázis Ügytípustörzs Példány (helyi, központi, szinkronizált) Helyi (opcionálisan hivatkozásokkal a központi törzsre, hosszú távon teljesen központosítható) Adatgazda Önkormányzat +a jövıben központi szerv (az ügytípusok karbantartását végzı központi szervet ki kell jelölni) Címnyilvántartás Helyi Önkormányzat 36

Törzsadatbázis Példány (helyi, központi, szinkronizált) Adatgazda Partnertörzs Helyi Önkormányzat Helyi (egységes Önkormányzat (késıbb Munkatársak (címtár) névkonvenció) központilag) 2. Táblázat: Fontosabb önkormányzati törzsadatbázisok A jelen ajánlásban tárgyalt törzsadatbázisok kiválasztása során az alábbi szempontok játszottak kulcsszerepet: Több szervezeti egységet (hosszú távon szervezetet), viszonylag nagyszámú munkatársat támogasson, Gyakran használt adatokra terjedjen ki. A becsült elérhetı haszon/megtakarítás legyen összemérhetı a megvalósítás becsült erıforrás-igényével. 9.4.2. Ügytípus törzs Jelen fejezet az ügytípustörzs célját, javasolt felépítését és annak egységes és szabványos használatához szükséges interfészeket definiálja. 9.4.2.1. Az ügytípus törzs célja, felépítése Az ügytípustörzs feladata, hogy minimálisan helyi szinten egységes szerkezetben tartalmazza az önkormányzatnál alkalmazott ügyek jellemzıit. Az ügytípustörzs egyrészt az e-ügyintézési rendszerek számára szolgáltat adatokat (az intézhetı ügyeket, azok leírását, az őrlapok elérhetıségét, stb.), másrészt az iratkezelés, illetve ügyintézés számára is biztosítja a szükséges belsı ügyintézési információkat (felelıs ügyintézıi csoport/szerepkör, ügyintézési határidı, selejtezési idı, stb.) Az ügytípustörzset a helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalainak szintjén célszerő kidolgozni, de hosszabb távon elképzelhetı az ügytípustörzs részbeni központi kialakítása is. A központi ügytípustörzs kialakítására vonatkozó magas szintő elképzeléseket a következı dılt betővel jelölt bekezdések ismertetik. Az ügytípustörzs központi kialakítása és egységesítése mellett szól, hogy hosszabb távon a központi, közös ügytípus-törzsadatbázis az elektronikus ügyintézést megvalósító önkormányzatoknál az egységes ügyintézési folyamatok kialakításának egyik fı eleme lehet. Az ügyintézési folyamatok egységesítének fı elınye, hogy ezáltal egyszerősíthetı, hatékonyabbá tehetı az ügyintézık munkája, a rendszerek paraméterezése, üzemeltetése, a közigazgatás teljesítményének mérése, és a szervezetek közötti együttmőködés is. A központi törzsadatbázis kialakítás elıkészítéséhez mindenképpen javasolt a jelenlegi 2000 + 4000 (államilag delegált feladatok + önkormányzati ügyek) ügytípus felülvizsgálata és konszolidációja (állami delegált feladatoknál kötelezıen, a többi ügytípusnál ajánlásként), és ez alapján egységes folyamatok és be-, illetve kimeneti adatok definiálása. 37

Az ügytípusok konszolidációja mellett az élethelyzet-függı ügyintézési modell megvalósítása érdekében egységesíteni szükséges az elektronikusan intézhetı ügytípusok mellett az ügytípusokban használt őrlapok adattartalmát, elsısorban a több ügyben is használt adatokét is (pl. személyes adatok, azonosításhoz használt adatok, stb.). Az élethelyzet függı ügyintézés megvalósítása során az adatok egységesítése három lépésben képzelhetı el: Az egységes folyamatok és őrlapok kialakításáig szóba jöhet egy olyan köztes megoldás kialakítása, ahol a lehetséges élethelyzetekhez ügy-csomagokat definiálunk, amelyek aztán külön őrlap kitöltésével, párhuzamosan indulnak, és a továbbiakban az ügyfél számára érzékelhetıen is külön eljárásként folynak. Az őrlapok közös adatainak (pl. ügyfél azonosításához használt adatok) egységesítése után lehetséges a szervezetfüggı őrlapok használata, a több ügyben használt adatok egyszeri megadásával (pl. a családnevet minden őrlap CsaladNev elnevezéső mezıként tartalmazza.). A jelen ajánlásban és kapcsolódó dokumentumokban ez az elv érvényesítésre került, a gyakori adatok esetén használandó mezıneveket jelen ajánlás melléklete tartalmazza. A harmadik lépés az életeseményekhez tartozó eljárások ügyfél szempontjából érzékelt összevonása és ehhez konszolidált őrlapok kialakítása. Ebben az esetben a jelenleg önálló ügyekben párhuzamosan bekért adatok (pl. született gyermek neve) az életeseményhez tartozó konszolidált őrlapon is olyan megnevezéssel szerepelhetnek, amelyet minden, az életeseményben érintett szervezet azonosan tud értelmezni (ezáltal minden szakrendszer a számára szükséges adat-kombinációkat kapja meg további feldolgozásra). Az életesemény vezérelt ügyintézés során alkalmazott workflow-k megvalósításához feltétlenül szükség van a hatáskör-illetékességi mátrix kialakítása, valamint az egyes ügytípusok esetén a közigazgatási szervektıl beszerezhetı, illetve az ügyféltıl bekérendı információk azonosítására és egységesítésére. Ezen információk meghatározása, illetve összegyőjtése azonban már nem tartozik a jelen dokumentum hatókörébe. Az alábbi ábra az elızıekben leírtakkal összhangban az életesemény-vezérelt ügyintézés kialakításának három lehetséges fázisát mutatja be. 38

11. ábra: Életesemény vezérelt ügyintézés megvalósítása Az 1990. évi LXV. törvény (a helyi önkormányzatokról) 6-7 -a alapján az önkormányzatoknak egyrészt a helyi közügyekhez kapcsolódó, másrészt a törvény által megállapított kötelezı feladat- és hatásköröket kell ellátnia. Az önkormányzat a feladat- és 39

hatáskörébe tartozó helyi érdekő közügyekben önállóan járhat el. Ezzel összhangban kétszintő ügytípus-törzs alkalmazása javasolt: Központilag kialakított ügytípus-törzs, amely minden folyamatra vonatkozóan tartalmaz egy jogszabályoknak megfelelı, hatékony folyamatot. Az ügytípus-törzset a jelenlegi önkormányzati megoldások figyelembe vételével, a létezı folyamatokat konszolidálva és optimalizálva célszerő kialakítani. A várható terhelés figyelembe vételével helyi (ASP szintő) másolatok létrehozása is lehetséges. A központilag kialakított ügytípusokhoz célszerő elkészíteni az egységes őrlapokat, amelyeket az ügytípust alkalmazó szakrendszerek fel tudnak dolgozni. Lokális ügytípus-törzs, amely két típusú bejegyzést tartalmazhat: o Hivatkozás a központi adatbázis ügytípusára: ezek a bejegyzések a hivatkozáson túl csak az önkormányzat-specifikus adatokat (intézhetı-e elektronikusan, foglalható-e idıpont elektronikusan) tartalmazzák o Saját ügytípus-definíció A fenti modell lehetıséget ad arra, hogy az önkormányzatok saját ügytípus-törzset használjanak, és késıbb fokozatosan tudjanak átállni a központi ügytípus-törzs használatára, az alkalmazások szempontjából transzparens módon (ehhez az szükséges, hogy a lokális törzs szolgálja ki az alkalmazásokat, szükség szerint elvégezve a központi törzsbıl végrehajtandó lekérdezéseket). A kétszintő ügytípus-törzs felépítését a következı ábra mutatja: 12. ábra: Ügytípus törzs javasolt felépítése 40

A központi ügytípustörzs megvalósulásáig új ügytípust bármely önkormányzat definiálhat a saját ügytípus-törzsében, az adattartalomra vonatkozó ajánlások figyelembe vételével. A központi ügytípustörzs létrehozása után új ügytípus létrehozása elıtt javasolt a központilag kialakított ügytípuslista ellenırzése. Ha a felvenni kívánt ügy nem létezik, az önkormányzat javaslatot tehet a központi törzs üzemeltetıjének az új ügy felvételére, vagy (speciális ügy esetén) a lokális adatbázisban definiálhatja azt. (Több szervezet által is alkalmazható ügyek esetén a központi adatbázis kiegészítése javasolt). Új ügytípus definiálásakor lehetıséget kell biztosítani arra, hogy a hatályba lépés jövıbeni idıpont legyen. A központilag definiált folyamatra való átállás mőszaki szempontból a lokális ügytípusdefiníció inaktiválását és a megfelelı központi bejegyzésre való hivatkozás felvételét igényli. Ügytípus törlése a rendszerekbıl nem engedélyezett, mivel ez a múltbeli adatok kiértékelését gátolhatja, sérülhet az adatbázisok konzisztenciája. Az ügytípus inaktiválásakor annak státuszát kell töröltként megjelölni (azaz az érvényesség végét megadni), de adatainak hozzáférhetınek kell maradnia legalább addig, míg az ügytípushoz kapcsolódó iratok megırzése szükséges. Ügytípus inaktiválásakor lehetıséget kell biztosítani arra, hogy az inaktiválás hatályba lépése egy jövıbeni idıpont legyen. Ügytípus módosítása esetén azt úgy kell elvégezni, hogy a módosítás elıtti állapot is hozzáférhetı maradjon a statisztikák, teljesítményértékelések egységes elkészítéséhez. Jelen ajánlás nem kezeli elıfeltételként a központi ügytípustörzs meglétét, de lehetıséget biztosít annak alkalmazására. A fent bemutatott koncepcionális elképzelésekkel összhangban az ügytípus-törzs két szinten, helyi és központi szinten is létrehozható. Az önkormányzati alkalmazások hatékony együttmőködése érdekében azonban az ügytípustörzset minimálisan helyi szinten mindenképpen célszerő kialakítani. Hosszabb távon, a központi ügytípus-törzs kialakítása esetén, a helyi ügytípus törzs esetében olyan lekérdezési szolgáltatások kialakítására van szükség, amely központi törzsre való hivatkozás esetén lekérdezi a szükséges adatokat a központi törzsbıl, és transzparensen szolgáltatja a lekérdezés eredményét. 9.4.2.2. Ügytípusokról tárolt adatok Az ajánlás által kialakítani javasolt ügytípustörzs adatbázisok a következı adatokat tartalmazzák: Adat Formátum Kötelezı? Ügytípus azonosító (lokális) Alfanumerikus string I Ügytípus azonosító (központi) Alfanumerikus string N (csak hivatkozás esetén) Ügytípus megnevezése Alfanumerikus string I* Kapcsolódó dokumentumok 0-99 közötti egész szám (0 a nem alapértelmezett selejtezési ideje (év) selejtezhetı dokumentumokra) I* Kapcsolódó dokumentumok 0-99 közötti egész szám (0 a nem alapértelmezett levéltárba adási ideje levéltározandó dokumentumokra) (év) I* 41

Adat Formátum Kötelezı? Ügyintézés alapértelmezett határideje (nap) Ügy leírása (2004. évi CXL. törvényben (KET)- elıírt Egész szám I* String I* információk) Érvényesség kezdete Ld. idıpontformátum I* Érvényesség vége Ld. idıpontformátum N Őrlapok Többelemő lista a következı adatokkal: Őrlap megnevezése (255 karakter hosszú string) Őrlap leírása (Betőkbıl, számokból és írásjelekbıl álló, tetszıleges hosszúságú string.) Őrlap elérhetısége az őrlaptárban (ld. URL formátum) Őrlap-azonosító N Kapcsolódó iratminták Többelemő lista a következı adatokkal: Iratminta megnevezése (255 karakter hosszú string) Iratminta leírása (Betőkbıl, számokból és írásjelekbıl álló, tetszıleges hosszúságú string.) Iratminta elérhetısége (ld. URL formátum) Iratminta azonosító Ügyintézı csoport ** Hivatkozás a megfelelı szerepkör (csoport) címtár-bejegyzésére I Elektronikusan indítható?** Igen / Nem I Online idıpontfoglalás Igen / Nem I engedélyezett?** Átlagos személyes ügyintézési idı (pl. idıpontfoglaláshoz) Egész szám, percben N 3. Táblázat: Az ügytípustörzsben tárolt adatok *: A központi ügytípustörzs meghivatkozása esetén ezek a mezık nem kötelezıek, azok az azonosító alapján a központi adatbázisból érhetık el. **: A központi ügytípustörzs meghivatkozása esetén ezek a mezık nem kötelezıek, de használhatók, mivel a tárolt érték önkormányzatonként eltérhet. N Az ügytípusok csoportosítása a szervezet egyes rendszerein belül a szervezeti felépítésnek, élethelyzeteknek, funkciók csoportosításának megfelelıen szabadon elvégezhetı, ezekben a rendszerekben csak a csoportok hierarchiáját, valamint az egyes ügytípusokra való hivatkozást kell nyilvántartani.. 42

9.4.2.3. Ügytípus-törzs használatához szükséges rendszer-interfészek Az ügytípustörzs céljának és adattartamának figyelembevételével az ügytípustörzs megfelelı használatához az alábbi rendszer-interfészek kidolgozása szükséges. 9.4.2.3.1. Ügycsoport-lista lekérdezése Az ügycsoportok listája az ügyek kereséséhez, besorolásához kérhetı le (pl. az e-ügyintézési rendszerbıl). Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Érvényességi idıpont Idıpontformátum N Szőrés e-ügyintézésre? I/N N Szőrés e-idıpontfoglalásra? I/N N 4. Táblázat: Ügycsoport-lista lekérdezés - kérés Üres, vagy nem megadott idıpont esetén a lekérdezés indításának idıpontja használandó. Válasz tartalma: 0 vagy több elemő lista az alábbi adatokkal: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Ügycsoport-azonosító Ld. az adattartalom definícióját I - Ügycsoport megnevezése Ld. az adattartalom definícióját I - Ügycsoport leírása Ld. az adattartalom definícióját I - 5. Táblázat: Ügycsoport-lista lekérdezése - válasz 9.4.2.3.2. Ügytípus adatainak lekérdezése Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Ügytípus azonosító Válasz tartalma: Ld. az adattartalom I - definícióját. 6. Táblázat: Ügytípus-adatok lekérdezése - kérés Adat Formátum Kötelezı? Ügytípus azonosító (lokális) Ld. az adattartalom definícióját I Ügytípus megnevezése Ld. az adattartalom definícióját I* 43

Adat Formátum Kötelezı? Kapcsolódó dokumentumok alapértelmezett selejtezési ideje (év) Ld. az adattartalom definícióját I* Kapcsolódó dokumentumok alapértelmezett levéltárba adási ideje Ld. az adattartalom definícióját I* (év) Ügyintézés alapértelmezett határideje (nap) Ld. az adattartalom definícióját I* Ügy leírása (KET szerint elıírt információk) Ld. az adattartalom definícióját I* Őrlapok Ld. az adattartalom definícióját N Kapcsolódó iratminták Ld. az adattartalom definícióját N Ügyintézı csoport ** Ld. az adattartalom definícióját I Elektronikusan indítható?** Ld. az adattartalom definícióját I Online idıpontfoglalás Ld. az adattartalom definícióját I engedélyezett?** Átlagos személyes ügyintézési idı Ld. az adattartalom definícióját N (pl. idıpontfoglaláshoz) 7. Táblázat: Ügytípus-adatok lekérdezése - válasz 9.4.3. Partnertörzs Jelen fejezet a partnertörzs célját, javasolt felépítését és annak egységes és szabványos használatához szükséges interfészeket definiálja. 9.4.3.1. A partnertörzs célja A partnertörzs célja elsısorban a hagyományos, papír alapú ügyintézés esetében az önkormányzatok polgármesteri hivatalaiban végzett manuális adatrögzítési feladatok erıforrásigényének csökkentése, az önkormányzat korábbi ügyfeleinek partnertörzsben való nyilvántartásával és onnan történı kiválasztásával. Az önkormányzati partnertörzsek feladata tehát a szervezettel kapcsolatban álló / kapcsolatba került személyek és szervezetek elérhetıségének és egyéb releváns adatainak tárolása. A partnertörzs nyilvántartásainak naprakészen tartása érdekében hosszabb távon célszerő kiépíteni a partnertörzs és a partnertörzs szempontjából releváns központi nyilvántartások közti kapcsolatokat, amelyre vonatkozó magas szintő koncepionális elképzeléseket a következı, dılt betővel jelzett bekezdések ismertetik. A nyilvántartás a partnerek nevére, elérhetıségére, és a természetes személy ügyfelek esetén a viszontazonosításhoz használható adatokra terjed ki. A partnertörzsbe bekerülés elıtt, a többszörös felvétel elkerülése és azonosíthatóság érdekében: Személyek esetén: A központi személy és lakcímnyilvántartás (továbbiakban: SZL) ágazati kapcsolatok moduljából kapcsolati kódot kell generálni, mely kód alapján a késıbbiekben, a partner adataiban bekövetkezı változások automatikusan karbantarthatók. 44

Szervezetek esetén: A cégnyilvántartásból a cégjegyzékszám alapján ellenırizhetı, illetve a késıbbiekben a partner adataiban bekövetkezı változások automatikusan karbantarthatók. Amennyiben a cégnyilvántartás tudja biztosítani a szükséges kapacitást, hosszú távon a cégadatok lekérdezése on-line, helyi szinkronizált törzs nélkül is megoldható. A közigazgatási szervezetek elérhetıségét javasolt a központi közigazgatási címtárból (annak megvalósulása után) szinkronizálni, vagy interfészen (XML-LDAP konverter) keresztül közvetlenül (on-line) használni. A központi címtár nélkül a közigazgatási partnerek adatainak automatikus karbantartása nehézkes, mivel a szereplık közös hitelesítési adatbázis hiányában - nem tudják jogosultságukat igazolni egymás felé (megoldást jelenthet a címtárak olvasási hozzáférése az egész EKG közösség számára), és az egyes címtárak elérhetıségét is kezelni kell lokálisan. Közigazgatási szervezetek és azok munkatársai esetén a címtárhivatkozást (DN) kell kapcsolati kódként használni a címtárból való szinkronizáláshoz. 9.4.3.2. Partnerekrıl tárolt adatok Az ajánlás által kialakítani javasolt partnertörzs az egyes partner típusokról az alábbiakban meghatározott információkat tartja nyilván. 9.4.3.2.1. Személyek Természetes személyekrıl a partnertörzsben az alábbi táblázatban ismertetett információk nyilvántartása javasolt. A tárolható adatok köre a 1992. évi LXVI. törvény (a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról) 33. 2. bek. figyelembe vételével kerültek meghatározásra. Adat Formátum Kötelezı? Partnertörzsön belüli azonosító String (egyedi) Kapcsolati kód Betőkbıl és számokból álló string I Bejegyzés dátuma Ld. dátumformátum I Törlés dátuma Ld. dátumformátum N Név Ld. névformátum I Születési hely Településnév formátum Születési idı Ld. dátumformátum Anyja leánykori neve Ld. névelem típus Lakcímadatok (lakóhely és Ld. címformátum I tartózkodási hely) Telefonszám Ld. telefonszám formátum N Faxszám Ld. telefonszám formátum N Email cím Ld. email formátum N 45

Adat Formátum Kötelezı? Állampolgárság Családi állapot Nem Betőkbıl és opcionálisan szóközökbıl és kötıjelekbıl álló szöveg Ld. családi állapot Férfi / nı / fiú / lány 8. Táblázat: Partnertörzs - adattartalom 9.4.3.2.2. Szervezetek Jogi személyekrıl, illetve egyéb, nem közigazgatási szervezetekrıl a partnertörzsben az alábbi táblázatban ismertetett információk nyilvántartása javasolt. Adat Formátum Kötelezı? Partnertörzsön belüli azonosító String I Partnertörzsbe kerülés dátuma Ld. dátumformátum I Törlés dátuma Ld. dátumformátum N Cégjegyzékszám Ld. cégjegyzékszám formátum I Név Szabad szöveg I Rövidített név Szabad szöveg I Székhely Ld. fizikai cím formátum I Adószám Ld. adószám formátum I Képviselet Ld. jogi személy képviselete összetett típus I Telefonszám Ld. telefonszám formátum N Fax-szám Ld. telefonszám formátum N Email cím Ld. email cím formátum N Értesítési cím Ld. értesítési cím formátum N 9. Táblázat: Szervezetek partnertörzs - adattartalom 9.4.3.2.3. Közigazgatási szervezetek és személyek Közigazgatási szervezetekrıl, illetve munkatársaikról a partnertörzsben az alábbi táblázatokban ismertetett információk nyilvántartása javasolt. A partnertörzsben tárolandó (oda átveendı) adatok: Adat Formátum Kötelezı? Partnertörzsön belüli azonosító Címtárhivatkozás Ld. címtárhivatkozás N I 46

Adat Formátum Kötelezı? MÁK azonosító (PIR) Ld. MÁK azonosító formátum I Bejegyzés dátuma Ld. dátumformátum I Törlés dátuma Ld. dátumformátum N Szervezet neve Székhely Ld. címformátum I Szervezeti egység neve String Telefonszám Telefonszám formátum N Faxszám Telefonszám formátum N Email Email formátum N Képviseletre (kiadmányozásra Ld. képviseleti jog N jogosultak) 10. Táblázat: Közigazgatási szervezetek partnertörzs adattartalma A közigazgatási szervezeteknél dolgozó munkatársakra vonatkozó adatok (szintén címtárból karbantartandó): Adat Formátum Kötelezı? Partnertörzsön belüli azonosító Bejegyzés dátuma Ld. dátumformátum I Törlés dátuma Ld. dátumformátum N Címtárhivatkozás Ld. címtárhivatkozás formátum I Szervezet MÁK azonosítója Munkatárs neve Név formátum I Beosztás String* I Értesítési cím Ld. értesítési cím formátum Telefonszám Telefonszám formátum N Faxszám Telefonszám formátum Email cím Email formátum N 11. Táblázat: Közigazgatási személyek partnertörzs adattartalma *: Csak információként jelenik meg, a szerepkör(ök) jogosultság-ellenırzési célú tárolása a címtárban valósul meg. I N 9.4.3.3. Partnertörzshöz kapcsolódó események A partnertörzs céljának és adattartamának figyelembevételével az partnertörzs megfelelı használatához az alábbi rendszer-interfészek kidolgozása szükséges. 47

9.4.3.3.1. Új elem keletkezése A partnertörzsbe új ügyfél felvétele abban az esetben javasolt, ha az ügyfél azonosított módon és hiteles adatokkal kezdeményez interakciót az önkormányzattal. Amennyiben az ügyfél az indított lekérdezés alapján nem szerepel a partnertörzsben, az ügyintézı a megfelelı beazonosítás és kapcsolati kódgenerálás után felveheti adatait, vagy kezdeményezheti azok felvételét (a szervezetnél alkalmazott folyamatnak megfelelıen). Az interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Bejegyzés jellege Adatok Válasz tartalma: Szervezet / Személy/ Közigazgatási szervezet / Közigazgatási személy I - A partnertípushoz tartozó adatmezık I - szerint 12. Táblázat: Új elem felvétele partnertörzsbe - kérés Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Visszaigazolás / hibaüzenet Visszaigazolás vagy hibalista I - 13. Táblázat: Új elem felvétele partnertörzsbe - válasz 9.4.3.3.2. Partneradatok frissítése A partneradatok frissítése a korábban definiált azonosítókon/kapcsolati kódokon keresztül történik. Interfészen várt adatok (a hiteles nyilvántartásból): Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Kapcsolati kód Új adatok Válasz tartalma: Kapcsolati kód (természetes személy) Cégjegyzékszám (jogi I személy) Címtárhivatkozás (közig. partner) Partnertípusnak I megfelelı adatok 14. Táblázat: Partneradatok frissítése - kérés Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Visszaigazolás / hibaüzenet Visszaigazolás vagy hibalista I - 15. Táblázat: Partneradatok frissítése - válasz 48

9.4.3.3.3. Partneradat lekérdezések (személy) A lekérdezés célja ismert adatok vagy adatrészletek alapján a partnerhez tartozó pontos és teljes adatok lekérése. Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Partnertörzs azonosító Egyedi ID Névrészlet Ld. névformátum I - Email cím Ld. email formátum N - Értesítési cím részlet Ld. címformátum N - Telefonszám Ld. telefonszám formátum N - Faxszám Ld. telefonszám formátum N - 16. Táblázat: Partneradat lekérdezés (személy) - kérés Válasz tartalma (egy vagy többelemő lista): Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Név Ld. névformátum I - Email cím Ld. email formátum N - Értesítési cím Ld. címformátum I - Telefonszám Ld. telefonszám formátum N - Faxszám Ld. telefonszám formátum N - 17. Táblázat: Partneradat lekérdezés (személy) - válasz 9.4.3.3.4. Partneradat lekérdezések (szervezetek) A lekérdezés célja ismert adatok vagy adatrészletek alapján a szervezethez tartozó pontos és teljes adatok lekérése. Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Névrészlet Ld. névformátum I - Értesítési cím részlet Ld. címformátum N - Képviseletre jogosult személy Ld. névformátum N - Telefonszám Ld. telefonszám formátum N - Fax-szám Ld. telefonszám formátum N - Képviseletre jogosult email Ld. email formátum N - címe 18. Táblázat: Partneradat lekérdezés (személy) - kérés Válasz tartalma (egy vagy többelemő lista): 49

Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Név Ld. névformátum I - Értesítési cím Ld. címformátum I - Képviseletre jogosult személy Ld. névformátum I - Telefonszám Ld. telefonszám formátum N - Fax-szám Ld. telefonszám formátum N - Képviseletre jogosult email címe Ld. email formátum N - 19. Táblázat: Partneradat lekérdezés (személy) - válasz 9.4.4. Címtár Jelen fejezet a címtár célját, javasolt felépítését és annak egységes és szabványos használatához szükséges interfészeket definiálja. 9.4.4.1. A címtár célja, felépítése A címtár célja az önkormányzat szervezetének, munkatársainak és az önkormányzati felhasználók adataink nyilvántartása, és csoporttagságok, szerepkörök kezelésén keresztül a jogosultsági rendszerek támogatása. Hosszú távon a közigazgatási szervezetek együttmőködését a lokális címtárakon túl célszerő lehet központilag kialakított címtárral is támogatni, amelyre vonatkozó koncepcionális elképzeléseket a következı, dılt betővel jelzett bekezdések ismertetik. Jelen ajánlásnak a fentiekkel összhangban nem célja a központi közigazgatási címtár specifikációja, azonban már olyan lokális címtár megoldásra fogalmaz meg ajánlást, amely a késıbbiekben egyszerően illeszthetı lesz az esetlegesen kialakított központi közigazgatási címtárhoz.. A közigazgatási szintő címtár a következı célokat szolgálhatja: A közigazgatásban dolgozók informatikai rendszerekhez való hozzáférés elıtti authentikációja (azonosítása) Nyilvános kulcsok tárolása Szerepek, csoport-tagságok tárolásán keresztül a jogosultsági rendszerek támogatása (csak egy címtáron belül alkalmazható) Elérhetıségi információk tárolása és szolgáltatása A címtár azonosítási, csoporttagság lekérdezési funkciója csak egy címtáron belül mőködhet, így a szervezetek közötti kommunikációban a lokális címtárak nem alkalmazhatók. Ebben az esetben minden kommunikációban el kell helyezni a küldıt hitelesen azonosító adatot (pl. a szerepkörhöz tartozó elektronikus aláírással hitelesített azonosító információt). 50

A címtár alkalmazása nem váltja ki a szervezetek közötti szolgáltatás-kérések során a jogosultság manuális ellenırzését, csak a kérést indító szerepkörének azonosítására alkalmas, amelyhez szervezeten/rendszeren belül rendelhetık állandó vagy ideiglenes hozzáférési jogosultságok, az adatvédelmi szabályoknak megfelelıen. A részletes, konkrét ügyekre vonatkozó jogosultságok tárolására, karbantartására szolgáló központi infrastruktúrát (a nagy adatmennyiség, az erıforrás-jogosultság kombinációk nagy száma és komplexitása és gyakori változása miatt) rövid- és középtávon nem tartjuk megvalósíthatónak. Az általánosan elfogadott LDAP protokollra épülı címtár megvalósítások (pl. OpenLDAP) által használt sémák és objektum-osztályok (object class) kiegészítésével megvalósítható a történetiség kezelése. Jelen ajánlás a DNS típusú (RFC 2247, 2377) fastruktúrát alkalmazza az eredeti X.500 szerinti (ou=xx, o=yy, c=zz) fastruktúrával (Directory Information Tree, DIT) szemben. Az alábbi ábrán a nagyobb rugalmasságot biztosító, DNS típusú fastruktúra egy lehetséges kialakítása látható. 51

13. ábra: A központi közigazgatási címtár lehetséges felépítése A fentiek alapján az önkormányzatok azonosítására használandó DN (distinguished name) formátum: 52

o=<szervezet neve>(pl. Hatvan Város Önkormányzata), dc=onkormanyzat, dc=kozig, dc=hu A fenti fán belül az önkormányzat SZMSZ-ének megfelelıen leképezhetı a szervezeti felépítés. Az egyes szervezeti egységek leképezése: ou=<szervezeti egység>, o=<szervezet neve>, dc=onkormanyzat, dc=kozig, dc=hu pl.: ou = Polgármesteri Hivatal, o=hatvan Város Önkormányzata, dc=onkormanyzat, dc=kozig, dc=hu A polgármesterre vonatkozó bejegyzés: cn=<polgármester neve>, o=hatvan Város Önkormányzata, dc=onkormanyzat, dc=kozig, dc=hu. A polgármestert értelemszerően a Polgármester csoport (egyetlen) tagjává kell tenni Felhasználóra vonatkozó bejegyzés: cn=<felhasználó neve>, ou = Polgármesteri Hivatal, o=hatvan Város Önkormányzata, dc=onkormanyzat, dc=kozig, dc=hu A címtár-szinkronizációt és a tranzakciókat az LDAP (Lightweight Directory Access Protocol, RFC 2251) alkalmazásával kell megvalósítani, biztonságos csatornán (LDAPS). Az LDAP alapú címtár karbantartásához minden platformra számos grafikus eszköz áll rendelkezésre, ezekbıl sok nyílt forráskódú, ingyenes. A használandó megoldást amíg az a fenti RFC-nek megfelelıen megvalósítja az LDAP protokollt nem szükséges központilag meghatározni. A címtár üzemeltetését, valamint központi címtárhoz való csatlakozást jelenleg jogszabály nem írja elı. A központi címtár egy lehetséges megvalósítása: A Magyar Államkincstár nyilvántartja az összes költségvetési szervezetet, pl. az itt tárolt információk is szolgálhatnak a központi közigazgatási címtár-szolgáltatás alapjául. A Törzskönyvi Nyilvántartás Oracle alapú, és a következı adatokat tárolja: o Azonosító adatok o Törzskönyvi alany szervtípusa o Törzskönyvi alany pénzügyi körzete o Törzskönyvi alany azonosító adatai PIR azonosító száma Megnevezése Székhelye o Bejelentés oka (Bejegyzés/Adatmódosítás/Megszőnés) o Változás dátuma: o Beadott okiratok (Létesítı/megszőntetı okirat/létesítı okiratot módosító okiratok/adatokat igazoló okiratok) o Alakulással, megszőnéssel kapcsolatos adatok o Áht. 88/A (1) szerinti adatok o Rövidített neve o Telephelye(i) o Ellátható vállalkozási tevékenység(ek) o Felügyeleti szerv o Felügyelt szerv(ek) o Vezetı o Adószám o Gazdálkodási formakód 53

o Statisztikai számjel o Társadalombiztosítási nyilvántartási szám o Gazdálkodó szervezet, melyben a törzskönyvi alany vagy vezetıje alapítói / tagsági jogot gyakorol o Társadalmi szervezet, melyben a törzskönyvi alany vagy vezetıje alapítói / tagsági jogot gyakorol o Jogutódok száma o Jogutódlással összefüggı információk (Feladat átadással kapcsolatos információk/vagyon feletti rendelkezési jogosultság/foglalkoztatottakkal kapcsolatos rendelkezések/egyéb információk) o Jogelıdök száma A Törzskönyvi Nyilvántartás adatrendszere közhiteles és konstitutív, azaz már megvannak és mőködnek a frissítésre vonatkozó eljárások, az adatszolgáltatási kötelezettséget a költségvetési szervek részére az Áht. 88. -a írja elı. A fent leírt adatok jelentıs része nem szükséges a címtárszolgáltatáshoz, de a fontosabb információk megjelenítése a szervezetek leírásánál hasznos lehet. A PIR azonosító szám a teljes közigazgatásban egyedileg azonosítja a költségvetési szervezeteket, ezért azok használata megoldást jelenthet a szervezetek azonosításában az elektronikus kommunikáció során. A szervezeten belüli címtár-elemek (elérhetıség, szervezeti egységek, munkatársak adatai) karbantartása a szervezet vezetıjének felelıssége, ı jelöli ki a tartalom karbantartásáért felelıs személyt. A központi közigazgatási címtár megvalósulásáig a késıbb kapcsolódó szervezeteknek a fenti fastruktúrában ıket érintı részt kell implementálniuk. Egységes névtér használata esetén központi közigazgatási címtár megvalósulásakor a szervezet al-fáját migrálni lehet a központi címtárba. A címtár fastruktúrájának legalább a szervezetet érintı részét lokálisan (az ASP központban) is tárolni szükséges, hogy a központi rendszert vagy annak hálózati kapcsolatát érintı üzemzavar a szervezeten, illetve régión belüli munkavégzést ne akadályozza. A szervezetek jogosultak a saját szervezeten belüli fastruktúra és adatok módosítására, és a változások szinkronizálására a központi címtárba. A javasolt címtár szinkronizációs sémát a következı ábra mutatja: 54

Központi közigazgatási címtár Level 1 Level n Level n Szervezet 1 subtree Szervezet 2 subtree Szervezet 3 subtree Szervezet 1 címtár (ASP) Szervezet 2 címtár (ASP) Szervezet 3 címtár (ASP) 14. ábra: A közigazgatási címtár javasolt szinkronizációs sémája 9.4.4.2. A címtárban nyilvántartott és szolgáltatott adatok Jelen fejezet csak a felhasználói oldalról szükséges címtár adattartalmakat definiálja. A címtár által nyújtott szolgáltatások teljes körő kihasználása érdekében az egyes címtárbejegyzésekhez további technikai információk és attribútumok nyilvántartása lehet szükséges. 9.4.4.2.1. Szervezetek A közigazgatási szervezetekrıl a címtárban az alábbi információk nyilvántartása javasolt. Adat Formátum Kötelezı? MÁK azonosító (Pénzügyi Információs Rendszerben használt, törzsszámra épülı Jelenleg használt MÁK azonosító I egyedi azonosító) Szervezet megnevezése Szabad szöveges I Szervezet székhelye Címformátum szerinti mezık I Szervezet postai címe Értesítési cím formátum Szervezet központi email címe Email formátum szerint N Szervezet központi telefonszáma Telefonszám formátum szerint N Szervezet központi faxszáma Telefonszám formátum szerint N Szervezet weboldala URL formátum szerint N Jogelıd Címtárhivatkozás N 20. Táblázat: Címtár adattartalom - szervezetek 55

9.4.4.2.2. Szervezeti egységek A szervezeti egységek a fastruktúrában a közigazgatási szervezet alá tartoznak. Minden szervezeti egység csak egy szervezethez tartozhat. A közigazgatási szervezetek szervezeti egységeirıl a címtárban az alábbi információk nyilvántartása javasolt. Adat Formátum Kötelezı? Szervezeti egység megnevezése Szabad szöveg I Szervezeti egység címe Címformátum szerinti mezık I Szervezeti egység központi telefonszáma Telefonszám formátum szerint N Szervezeti egység központi telefaxszáma Telefonszám formátum szerint N Szervezeti egység központi email címe Email formátum szerint N Feladatait átvevı szervezeti egység Címtárhivatkozás szervezeti egységre N 21. Táblázat: Címtár adattartalom szervezeti egységek 9.4.4.2.3. Munkatársak A közigazgatási szervezetek szervezeti egységeinek munkatársairól a címtárban az alábbi információk nyilvántartása javasolt. Adat Formátum Kötelezı? DN (distuingished name, egyedi név) Munkatárs felhasználóneve + a DIT-bıl adódó komponensek Munkatárs neve Név formátum I Beosztás Szabad szöveges* I Telefonszám Telefonszám formátum N Email cím Email formátum N Cím Címformátum szerinti mezık N Csoporttagságok Jelszó Nyilvános PKI kulcs NA A kiválasztott megoldás által használt titkosított formátum Szabad szöveg (kiválasztott PKI megoldás szerint) I N (azonosítási célú felhasználáshoz szükséges lehet) 22. Táblázat: Címtár adattartalom közigazgatásban dolgozók *: A csoporttagságok alkalmazását nem váltja ki, csak informatív jelleggel tárolt információ. N 9.4.4.3. A címtár használatához szükséges interfészek A címtár azonosítása, csoporttagság-ellenırzési célú elérése LDAP protokollon keresztül történhet, az abban definiált lekérdezési lehetıségekkel, a hozzáférési jogosultságok kikényszerítése mellett. 56

A címtárakhoz meg kell valósítani azt az interfészt (LDAP-XML üzenet konverter), amely a címtárban tárolt adatokat az itt definiált partnertörzs lekérdezéseken keresztül képes szolgáltatni. 9.4.5. Címnyilvántartás Jelen fejezet a címnyilvántartás célját, javasolt felépítését és annak egységes és szabványos használatához szükséges interfészeket definiálja. 9.4.5.1. Címnyilvántartás célja A címnyilvántartás célja az önkormányzathoz tartozó közterületek, létezı címek adatanak törzsadatbázisban történı nyilvántartása által a címek önkormányzati alkalmazásokban történı egységes rögzítésének elısegítése. 9.4.5.2. Címnyilvántartásban tárolt adatok A címnyilvántartás vezetésének alapja a 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet 6-7 -a, amely a következı adatok karbantartását írja elı a nyilvántartó szervnek az illetékességi területre vonatkozóan: o a település megnevezését, a fıvárosban a kerület megjelölését is; o a településrész nevét és a városi kerületet; o a postai irányítószámot; o a közterület nevét és jellegét (pl. út, utca, tér stb.); o a ház számát, ennek hiányában a helyrajzi számot, ezen belül az épület, lépcsıház, szint/emelet és ajtó számát, illetıleg megjelölését; o a cím jellegét (pl. lakóház, közintézmény, üres telek stb.). Az informatikai rendszerekben történı leképezést ld. a címformátum leírásánál (kapcsolódó XSD fájl). A múltbeli állapotok lekérdezhetısége érdekében szükséges továbbá egy létrehozási illetve törlési dátum. A rendszerek közötti együttmőködést elısegítendı a címformátum kiegészítésre került a helyrajzi számmal (HRSZ), amely egyrészt egyes szervezeteknél elsıdleges azonosító, másrészt segíti a címmel még nem rendelkezı helyszínek kezelését. A települési címnyilvántartások települések közötti megnyitása esetén biztosítani kell, hogy a település megadása után az érintett település címnyilvántartását használja az ügyfél (pl. település-azonosító használatával). Ehhez egy település címnyilvántartás elérhetıség megfeleltetést biztosító adatbázis szükséges. 9.4.5.3. Címnyilvántartáshoz kapcsolódó események A címnyilvántartás karbantartását a vonatkozó jogszabály (146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet) szabályozza. Mivel a karbantartás rendszeren belüli feladatot, illetve a központi szerv felé történı szinkronizációt jelent, itt csak a felhasználói oldalról szükséges lekérdezésekre térünk ki. 57

Esemény Elvégzésre jogosult Településlista lekérdezése település kiválasztásához (opcionális, a jogszabályban elıírt Minden felhasználó adattartalmon felüli lista) Településhez tartozó közterületek lekérdezése (opcionális) Minden felhasználó Közterülethez tartozó házszámok lekérdezése (opcionális) Minden felhasználó Cím létezésének ellenırzése Minden felhasználó Cím lekérdezése helyrajzi számhoz Minden felhasználó 23. Táblázat: Címnyilvántartáshoz kapcsolódó események 9.4.5.3.1. Településlista lekérdezése (település kiválasztásához) Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Településnév részlete String - - Idıpont Ld. idıpont formátum Múltbeli állapot visszakereshetısége érdekében 24. Táblázat: Településlista lekérdezése - kérés Válasz tartalma (lista): Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Településnév Ld. címformátum I - Településazonosító String 25. Táblázat: Településlista lekérdezése - válasz 9.4.5.3.2. Településhez tartozó közterületek lekérdezése Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Településnév vagy településazonosító Ld. címformátum I - Postai irányítószám Ld. címformátum N Budapest esetén kötelezı vagy kerület, vagy irányítószám megadása (alkalmazás-szinten ellenırizendı, XML-ben nem definiálható) Közterület név részlet Ld. címformátum N - Idıpont Ld. idıpont formátum Múltbeli állapot visszakereshetısége érdekében 26. Táblázat: Közterületek lekérdezése - kérés Válasz tartalma (0 vagy több elemő lista): 58

Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Irányítószám Irányítószám formátum I - Közterület neve Ld. címformátum I - Közterület jellege Ld. címformátum N - 27. Táblázat: Közterületek lekérdezése - válasz 9.4.5.3.3. Közterülethez tartozó házszámok lekérdezése Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Településnév Ld. címformátum I - Közterület neve Ld. címformátum I - Közterület jellege Ld. címformátum N - Irányítószám Ld. címformátum N Budapest esetén kötelezı vagy kerület, vagy irányítószám megadása (alkalmazás-szinten ellenırizendı, XML-ben nem definiálható) Idıpont Ld. idıpont formátum N Múltbeli állapot visszakereshetısége érdekében. Nem megadott idıpont esetén az aktuális állapot értendı. 28. Táblázat: Házszámok lekérdezése - kérés Válasz tartalma (0 vagy több elemő lista): Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Irányítószám Ld. címformátum I - Közterület neve Ld. címformátum I Közterület jellege Ld. címformátum N Házszám Ld. címformátum I 29. Táblázat: Házszámok lekérdezése - válasz 9.4.5.3.4. Cím létezésének ellenırzése Interfészen várt adatok: Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Teljes cím Válasz tartalma: Ld. címtípus 30. Táblázat: Cím létezésének ellenırzése - kérés Megnevezés Formátum Kötelezı? Megjegyzés Létezı cím? I/N I - 31. Tábláza: Cím létezésének ellenırzése - válasz 59

10. Mellékletek 10.1. Általánosan használt adatformátumok A továbbiakban a leggyakrabban használt egyszerő és összetett adatformátumok kerülnek definiálásra, melyek a kapcsolódó XSD fájlokban is leképezésre kerültek. 10.1.1. Személynevek Informatikai reprezentációt ld. a kapcsolódó XML séma definíció SzemelyNevTipus típusánál. 10.1.2. Dátumok, idı A rendszerek közötti adatcserében használandó dátum és idıformátum (ld. http://www.w3.org/tr/xmlschema-2/#datetime): ÉÉÉÉ-HH-NNTÓÓPPMMZZZZZZ (példa: 2008-06-27T01:18:12-05:00) ahol az egyes adatelemek értelmezése a következı: 60