Napirend 09:00-09:30 Regisztráció 09:30-10:00 Köszöntő - Borókai Gábor, Heti Válasz főszerkesztő-lapigazgató, Ablonczy Balázs, SAP Hungary Kft. ügyvezető igazgató 10:00-10:40 Az adatarchiválás és a dokumentum menedzsment fontossága - Berczik Márton, SAP Hungary Kft. 10:40-11:15 Kávészünet 11:15-11:45 Az elektronikus számlától a számlaigazoltatásig - Lázár Péter, IDS Scheer Hungária Kft. 11:45-12:15 Elektronikus iratkezelés és ügykezelés a közigazgatásban Füzessy Tamás, FreeSoft Nyrt. 12:15-12:45 Papír helyett elektronikus űrlap - szabadság és interaktivitás az űrlapkezelésben - Csamangó András, Creative 4U Kft. 12:45-13:45 Ebédszünet 13:45-14:15 A dokumentumkezelés kihívásai nagyvállalati környezetben Werle Zoltán, MÁV Zrt. 14:15-14:45 Tudatos és kontrollált dokumentumkezelési folyamatok, optimalizált nyomtatási rendszer, rugalmas flottamenedzsment - Konica Minolta Magyarország 14:45-15:15 Forrástérkép 2010 - vissza nem térítendő EU támogatások informatikai fejlesztésekhez Magyari Donát, EU-szakértő 15:15-15:45 Átfogó dokumentum kezelési megoldások a HP-tól - Perjési Zoltán, HP Magyarország 15:45 - Kérdések-válaszok SAP 2009 / 2
Az adatarchiválás és a dokumentum menedzsment fontossága Berczik Márton SAP Hungary Kft. Heti Válasz ADMINISZTRÁCIÓ HATÉKONYAN Dokumentum menedzsment 2010 konferencia
SAP 2009 / 4
Az eredmény nagyobb karbantartási és energiaköltség, illetve komplexitás Növekvő karbantartási költség Hardver- és munkaerőköltség a régi rendszerek továbbüzemeltetésére (egy régi rendszer működtetése akár havi 20 ezer eurós költséggel járhat) Zöld IT A régi rendszerek nem hatékonyak, és szükségtelenül fogyasztják az energiát a működéshez és a hűtéshez (egy régi rendszer energiaköltsége akár havi 1000 euró is lehet) Bonyolultabb rendszer Alacsonyabb hatékonyságú műveletek (pl. rendszermentések) Általában kevésbé megbízható rendszer SAP 2009 2008 / 4. 5 oldal
A megfelelési költség magas lehet, de a nem megfelelés még költségesebb Jogi feltárás A DuPont becslése szerint egy per során az elektronikus feltárás (e-discovery) költsége 11 millió dollár. Ugyanebben a feltárási műveletben a DuPont megállapította, hogy 4-6 millió dollár értékű rekord már elérte a megőrzési határidejét, és meg kellett volna semmisíteni Az elektronikus bizonyítékok, például e-mailek megőrzési, keresési és ellenőrzési költségei csillagászatiak...(a 2006-os Kentucky Speedway kontra NASCAR ügyben). [összköltség] 3 000 000 dollár...csupán az elektronikus feltárás 5 hónapjára Megfelelő rendszer költsége Perelman kontra Morgan Stanley - 1,6 milliárd dollár Ron Perelman bankár 1,6 milliárd dollárt nyert a Morgan Stanley-től, miután a bíró megállapította, hogy a cég nem adta át az e-maileket és más digitális bizonyítékokat a perben Residential Funding kontra DeGeorge Financial - 94,4 millió dollár Egy 2002-es szövetségi ügyben a New York-i másodfokú fellebbviteli bíróságon a felperes 94,4 millió dollárt nyert az esküdtszék döntése nyomán, noha az át nem adott e-mailt kevéssé értékesnek ítélték. Nem megfelelő rendszer költsége [2006-ban] a milliárdos nagyságrendű vállalatoknál a perek száma 556 esetre emelkedett, közel felük évente 50 új perrel néz szembe. Pereskedési trendek harmadik éves felmérésének megállapítása, Fulbright és Jaworski, 2006 A nagyvállalatok 62%-a ellen legalább egy per indul, minimum 20 millió dolláros téttel. Pereskedési trendek harmadik éves felmérésének megállapítása, Fulbright és Jaworski, 2006 SAP 2009 2008 / 5. 6 oldal
Átfogó dokumentum management csomag elérhető az SAP-n keresztül Supplier Information Employee Information Customer Information Vendor Invoice Extended ECM for SAP Archiving & Document Access for SAP User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Enterprise Process Services Enterprise Library SAP 2009 / 7
Archiválás és dokumentum hozzáférés Supplier Information Employee Information Customer Information Vendor Invoice Extended ECM for SAP Archiving & Document Access for SAP User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Enterprise Process Services Enterprise Library SAP 2009 / 8
SAP Archiving by Open Text Adatok és dokumentumok - adatbázisa fellélegezhet A hatalmas adatbázisok az IT-működés kulcsfontosságú működési költségmeghatározói: hardver, karbantartás, energiafogyasztás Az SAP rendszerének teljes működési költségének kezelése A megfelelőség biztosítása és a kockázat csökkentése Alkalmazásokat átfogó és folyamatközpontú hozzáférés biztosítása a tartalomhoz A biztonság megalapozása hosszú távú archiválással A képkezelés (nézetek, megjelenítők, e-mail és Office hivatkozások) támogat minden SAP ArchiveLink dokumentum-forgatókönyvet, SAP dokumentumtípust és -formátumot Az ArchiveLink bővítése dokumentumokra vonatkozó üzleti összefüggés-orientált nézetekkel (átfogó rendszer)
Produktivitás Megfelelősség TCO A TCO csökkentése adatarchiválással SAP adatbázis növekedés Erőforrások felhasználása Adminisztratív ráfordítás Hosszú mentés & visszaállítás Rendszer nem elérhető az upgrade során Unicode megnöveli az adatábázis méretet GB Megfelelősségi követelmény Az adatmegőrzés szabályozása Jogi és operatív kockázatok Rendszer performancia Korlátozó szervezeti egységek Archivált adatokhoz való hozzáférés
Produktivitás Megfelelősség TCO A TCO csökkentése adatarchiválással SAP Archiving Open Text Enterprise Library Services SAP adat archiválás és az Open Text megoldások Az adatbázis kezelhető méretének megtartása Az adminisztarítv ráfordítás csökkentése A storage életciklusának kihasználása az alacsonyabb költségek elérése végett Az adatmennyiség csökkentése SAP upgrade-et megelőzően A rendszer nem elérésének (downtime) csökkentése SAP adat állományokat tárol biztonságos és megfelelő tárolóhelyen Magas rendelkezésre állás, replikáció, disztribúció és disaster recovery a kockázatoktól való védelem érdekében Az SAP rendszert egészségesen tartja és a válaszidőket röviden tartja Könnyű hozzáférést biztosít online és offline adatokhoz az üzleti folyamat nézetekben Nyomtatási listákat tárol a hozzáférési mód alternatívájaként
A merevlemez költségei kevesebb mint a negyede a storage teljes költségeinek A merevlemez költségei kevesebb mint a negyede a storage teljes költségeinek. (Giga Information Group) Egyéb (oktatás, más költségek) 10% személyügyi 45% merevlemez 23% környezeti (Elektromosság, fitikai hely) 3% Storage kezelés (Szoft- és hardver) 19% 1 Terabyte storage adminisztratív költsége 5-7-szer magasabb a storage költségénél. (Dataquest/Gartner) Copyright Open Text Corporation. All rights reserved. Slide 12
Documents (business objects) SAP Data Archiving és az Open Text ajánlata SAP Standard (ADK & ArchiveLink) OT Offering SAP DB Archiváló objektumok Archivált adat (Reorg Files) Open Text Archive Server Az adatarchviálás folyamata Az adatarchiválás funkcionalitást az SAP NetWeaver nyújtja Open Text megfelelőségi archiválást nyújt az SAP adatarchiváláshoz
Néhány adatarchiválási ügyfélpélda Nagy közmű vállalat Vezető elektromos, gáz és víz közmű szolgáltató 1.2 millió ügyféllel SAP IS-U/CCS Egyik legnagyobb ERP adatbázis a világon Egy évvel az indulást követően több mint 3TB táblaterületet használt Az SAP adatbázis mérete 7TB volt a projekt indításakor USA nagykereskedő vállalat Vezető globális szállítója mérnöki eszközöknek és finommechanikai egységeknek Az adabázis mérete 2TB + 45GB havi növekedés ~500GB adat lett kezdetben archiválva + 30-40GB havonta az FI, CO, MM, SD, & PP-ben USA kiskereskedelmi ügyfél Nagy kisker vállalat Adatbázis = 3.6TB + 150GB havi növekedés 450GB adat lett kezdetben archiválva + 45GB havonta az MM, SD, IS-Retail-ben Német kiskereskedelmi vállalat 40.000 üzlet, minimum havi kiszállítások az üzletekbe 25 millió SD dokumentum évente (kinőtte a számköröket), 8TB adatmennyiség negyedévente, napiszintű adatarchiválás Adatarchiválási állományok és kimenő dokumentumok (megrendelések, kiszállítási dokumentumok, számlák) töltik ki az achívumot, ami ma már több, mint 120TB. Slide 14
A TCO csökkentése SAP adatarchiválással Ügyfél példa: Fujitsu Siemens (Németország) HÁTTÉR Vezető európai számítógépgyártó vállalat SAP modulok: FI, CO, MM, SD, CO-PA Növekvő hardver költségek a gyorsan növekvő SAP adatbázis miatt KIHÍVÁS Elérhetőség: Korlátozó szervezeti egységek Mindennek hozzáférhetőnek kell lennie örökre! Performancia: az adatbázis már nem volt kezelhető Erőforrások felhasználása (hardver költségek) OPEN TEXT MEGOLDÁS SAP Data Archiving with Open Text Archiving for SAP Solutions Open Text Data Archiving competencies the money saved through reduced hardware investment and easier administration gives us a ROI of roughly the procurement costs - every year." Rolf Heimbach, Topical Responsible SAP Infrastructure and SAP Archiving, Fujitsu Siemens Computers ELŐNYÖK Költségcsökkentés a hardver költségekben Az SAP adatbázisn csökkentett adminisztrációs költségei Közel azonos adatbázis növekedés Az adatbázis méretének elfogadható méreten tartása Az adat továbbra is elérhető a szervezeti egységek számára Slide 15 Performancia
Az SAP adatarchiválás sikere Fujitsu Siemens Slide 16
SAP Document Access by Open Text: legfőbb képességek Lehetővé teszi a virtuális folder megoldásokat az adott üzleti folyamat környezetben a kapcsolódó tartalom dinamikus összegyűjtéséhez Példák: ügyfél, Real Estate, alkalmazotti, megrendelések Hozzáférést nyújt SAP, nem SAP és egyéb renszerek dokumentumaihoz az SAPGUI-n és az SAP NetWeaver Portal-on keresztül Lehetővé teszi az eseti felhasználóknak is a tartalom egyszerű, folder-eken keresztüli hozzáférését Web interfészt nyújt iview-kon (portlet) keresztül az SAP NetWeaver Portal-hoz Az SAP Content -tel integrált Template-alapú dokumentum létrehozási folyamat Dokumentumok szerkesztése és felülvizsgálata Dokumentum státusz változások
SAP Document Access megfelelőség és produktivitás SAP adatok világa SAP Document Access by Open Text ArchiveLink SAP bizonylatok világa SAP Archiving by Open Text - Open Text Enterprise Library (hardverabsztrakciós réteg) WORM-jellegű tárolási réteg Open Text ArchiveLinkhitelesített HTTPtartalomszerver Az SAP adatok és SAP bizonylatok biztonságos hosszútávú tárolása Virtuális mappanézetek az SAP adatok (online és offline) és bizonylatok eléréséhez üzletifolyamatnézetekben Nyomtatott listaarchiválás egészíti ki a standard SAP adatarchiválást SAP 2009 / 20
Extends standard ArchiveLink Standard functionality SAP CRM SD SAP PLM MM External Content FI SAP SRM SAP Document Access by Open Text SAP Document Access by Open Text hozzáférés Minden tartalomhoz az SAP felhasználók számára Process-Oriented Grouping of Content
SAP Document Access archivált adatok integrálása virtuális mappákba Offline adatok Offline adatok egyszerű lehívása üzleti felhasználók számára A teljes üzleti folyamat és az online adatok kontextusában Online adatok Mellékletek közvetlen elérhetősége Online adatok = SAP adatbázis adatai Offline adatok = archivált SAP adatok (már nincsenek az SAP adatbázisban) SAP 2009 / 22
SAP Document Access by Open Text Look & Feel a SAPGUI-n belül SAP Document Access
SAP Document Access by Open Text Look & Feel az SAP NetWeaver Portal-on belül
SAP nyomtatási listák archivált információkon keresztüli hozzáférése Copyright Open Text Corporation. All rights reserved. Slide 25
SAP Document Access by Open Text: virtuális folderek
Supplier Information Supplier Information Employee Information Customer Information Vendor Invoice Extended ECM for SAP Archiving & Document Access for SAP User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Enterprise Process Services Enterprise Library SAP 2009 / 27
Open Text Supplier Information Az SAP SRM üzleti alkalmazásával való integráció Slide 28 Copyright 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.
Az ERP és SRM tartalom egységes nézete Web SAP SRM SAP ERP SAP GUI Shopping Cart Bidding Purchase Order Contracts Invoice Slide 29 Copyright 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.
Employee Information Supplier Information Employee Information Customer Information Vendor Invoice Extended ECM for SAP Archiving & Document Access for SAP User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Enterprise Process Services Enterprise Library SAP 2009 / 30
Mit tesz lehetővé az Open Text Employee Information? Capturing: Scan, Barcode, OCR, email, mass import, Web Access for HR Professionals, Manager & Employee Self Service SAP GUI Retrieval for HR professionals Flexible Folder Structure HR Processes, Follow Up, Workflow Employee Information Print and Export personnel File Guest - User access Secure Archiving Automatic integration of outbound SAP Documents Secure Deletion, Retention Integration with Adobe, Escriba, Copyright 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.
EIM a SAP GUI-n belül Copyright 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.
SAP HCM/HR integráció Közvetlenül belép az SAP standard HR tranzakciójába (PA20/PA30) Copyright 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.
Customer Information Supplier Information Employee Information Customer Information Vendor Invoice Extended ECM for SAP Archiving & Document Access for SAP User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Enterprise Process Services Enterprise Library SAP 2009 / 34
Az SAP CRM Interaction Center-rel való integráció Slide 35 Copyright 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.
Integráció az ügyfélhez menün keresztül Slide 36 Copyright 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.
Volkswagen Bank: Egy ponton való hozzáférés minden ügyfél információhoz HÁTTÉR Vezető pénzügyi szolgáltató az autófinanszírozás területén Több mint 3 millió ügyfél. KIHÍVÁS Különböző üzleti egységek vannak ugyanazzal az ügyféllel kapcsolatban Az üzleti egységek különböző rendszrereket használnak (SAP CRM, ERP,...). A keresztértékesítés lehetőségei nincsenek kihasználva Customers, Customer-Care-Centeremployees and financial advisor are using the same data basis. We improved our processes significant with this ECM solution from Open Text. With the online postbox we created the fundament for a future with less paper. Joachim Walter, Head of Archiving Systems, Volkswagen Bank GmbH OPEN TEXT MEGOLDÁS Minden ügyféllel kapcsolatos információ a Livelink Enterprise Archive Server-en keresztül érhető el Az ügyfél folder a Livelink DocuLink for SAP Solutions-rel lett megvalósítva ELŐNYÖK Hatékonyabb ügyfélkiszolgálás A felesleges visszahívások elkerülése A keresztértékesítés lehetőségeinek a kihasználása Egy információs bázis minden jogosult felhasználó és ügyfél számára Slide 37
Volkswagen Bank - megoldás Dealer Ügyfél Üzleti egység Financing Insurance Customer-Care-Center ügyfél folder Leasing Contract Maintenance Wartung Repairing Reparatur Leasing Direct Banking Online Portal Account Statements 11/04 12/04 01/05 02/05 Financing Insurance Livelink ECM Archive Server Slide 38
Extended Enterprise Content Supplier Information Employee Information Customer Information Vendor Invoice Extended ECM for SAP Archiving & Document Access for SAP User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Enterprise Process Services Enterprise Library SAP 2009 / 39
Bővített tartalmú üzleti folyamatok Tartalomnövekedés kezelése és adminisztrációs költségek csökkentése Integrált alkalmazások gyorsítják az IT-környezet konszolidálását Konzisztens, zökkenőmentes és hatékony tartalomáramlás vállalatszerte Rekordkezelés az üzleti folyamattal integrálva Együttműködés es munkaterületek Tartalom üzleti kontextusban SAP 2009 / 40
SAP Extended ECM by Open Text Egységes dokumentumkezelés és Microsoft Officeintegráció biztosítása Iktatás és indexelés automatizálása Tartalom szabályozása és a megfelelési költségek csökkentése SAP Business Process Platform Biztonságos natív hozzáférés az SAP és a nem SAP szoftverek felhasználóinak A belső és külső felhasználókat tartalmazó munkacsoportok hatékony együttműködésének biztosítása Döntési folyamatok meghatározása, szabályozása és felgyorsítása Adattárak konszolidálása és tárolókezelés Üzletifolyamat-platform használata a vállalati tartalom kezeléséhez SAP 2009 / 41
Legyenek hatékonyabbak az üzleti folyamatok Segítségnyújtás a felhasználóknak a napi feladatok hatékony elvégzésében Segítség a hatékony munkához a vállalat határain túl is Költségek kézben tartása és törekvés az egyszerűségre A rendezetlen tartalom kezelése a folyamatok kontextusában A szervezetek előírásoknak való megfelelésének biztosítása valamennyi régióban SAP 2009 / 42
Az ECM és ERP integrálásának főbb előnyei CIO A vállalati platform konszolidált és integrált ECM / Sales User ERP / SAP User IT Manager Compliance Manager A folyamat hatékonyságának növelése Web-alapú hozzáférés SAP tartalomhoz Minden releváns információ egy nézetben Gyors keresés A funkcionalitás kiterjesztése Teljes értékű ECM SAP-n belül Együttműködés nem SAP és külső felhasználókkal MS Office integráció Költségek csökkentése Tároló költségek ERP liszensz költségek Adminisztrációs költségek A kockázat csökkentése Vállalaton keresztüli elektronikus és fizikai iratkezelés (Records ) SAP tartalmat is beleértve Egységes megőrzési irányelvek Csökkentett vállalati kitettség perek és szabályozások vonatkozásában
Nagy európai állami vasúti ügyfél Veszélyes árúk Business Processes ERP Industry Solutions CRM HCM SRM Dokumentum létrehozás Dokumentum jóváhagyás SAP-ban való release-lése Integráció az SAP ERP Materials -tel A veszélyes árúk dokumentumainak a létrehozása és összegyűjtése Operatív instrukciók Biztonsági adatlapok Minden dokumentum 3 nyelven érhető el (német, olasz és francia) Az operatív instrukciók kontrollált áttekintése és jóváhagyása Felhasználói elogadás A cikkek kiválasztása WF lépés engedi el a dokumentumokat Livelink hyperlinkként Haétkonyság A dokumentumok csatolva lesznek a cikktörzshöz Slide 44 Megfelellősség Copyright Open Text Corporation. All rights reserved.
Telco ügyfél Project Business Processes ERP Industry Solutions CRM HCM SRM Építési projektek létrehozása Dokumentum management SAP projekt a számlázással foglalkozik LL projekt egyszerűen használható együttműködési felületet biztosít Építési projektek, mint pl. mobil telefon adó állomások kiépítése Minden építési projektnek van egy projektje az SAP PSben és a Livelink projektben (80,000 évente) LL projekt folderek és dokumentumok SAP projektekhez és szállítókhoz van kötve Dokumentumok Alkalmazási dokumentumok Architektúra ábrák Specifikációk SAP projekt főként a számlázással való integrációra van használva SAP projekt az LL projekten belül van megjelenítve Néhány LL projekt terület nyitott szállítók számára dokumentumok kicserélése céljából Az LL-en belül az építkezések helyei valódi térképen kerülnek megjelenítésre Slide 46 Copyright Open Text Corporation. All rights reserved.
Előnyök: Dokument management megoldások Open Text eszközökkel az SAP-tól Javított működtetés és folyamat hatékonyság A virtuális folder-ek és az SAP NetWeaver infrastruktúrájának a használata csökkenti a működés költségeit és a nem struktúrált tartalom kezelését leegyszerűsíti A megoldás az SAP-n belül fut és a felhasználók beszoktatásainak a problémái ilyen módon nem ismertek Ügyfélinformációkhoz, megrendelésekhez, támogató call center-hez való hozzáférés és a CRM műveletek hatékonyabbak a kapcsolt tartalom egyszerű hozzáférése miatt Minden adat egy helyen érhető el, a tranzakciónkénti költség ezért kisebb, mivel nincs más külső rendszer, amihez hozzá kellene férni Alacsonyabb TCO Az SAP biztonsági és jogosultsági rendszerének a használata elkerüli a redundáns rendszereket Skálázhatóság magas rendelkezésreállással és teljes disaster recovery-vel a teljes vállalatszintű működést optimális szolgáltatási szinten tartja Unicode és lokalizációs képességek támogatják a helyileg elhelyezett vállalatszintű globális rendszereket A vállalaton belül elérhető SAP technikai képességek felhasználása csökkenti a külön megoldások alkalmazásának a szükségességét (az SAP-n belül, nem azon kívül fut)
Köszönöm a figyelmet! Berczik Márton Marton.Berczik@sap.com SAP 2009 / Page 48