Az uniós pályázatok kedvezményezettjei eltérő tartalmú kommunikációs csomagokat kötelesek megvalósítani. Ezt minden esetben a pályázati útmutató rögzíti a projekt jellegének és mertének megfelelően.a szigorú előírásokat, elvárásokat és dokumentációs kötelezettségeket az európai uniós szabályozások írják elő az uniós támogatások kedvezményezettjei számára. 2007-től a pályázati forrásban részesülőknek előre meghatározott követelményeknek és szigorú arculati előírásoknak megfelelően, dokumentálhatóan tájékoztatni kell a nyilvánosságot, projektjük megvalósulásának egyes fázisaiban arról, hogy projektjük európai uniós támogatással valósul vagy valósult meg. Egy jól megtervezett és megvalósított tájékoztatási tevékenység a kötelező jellege ellenére is számos lehetőséget és előnyt is nyújthat a kedvezményezettnek: hozzájárulhat a településmarketing célok eléréshez, vállalkozások üzleti teljesítményének növeléséhez. A sikeres kommunikációhoz tudnunk kell válaszolni néhány alapvető kérdésre, melyeket a Pályázati tájékoztatás Több, mint kötelesség! című írásunkban foglaltuk össze. A következőkben az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) pályázatokhoz kapcsolódó kötelező kommunikációs csomagok alkalmazandó és alkalmazandó eszközeit és feladatait vesszük számba. Ahogy látni fogjuk, egyik csomagnál sem kevés feladatot kell végrehajtani, ezért javasolt, a tevékenységeket szakértőkkel akár külsősök bevonásával megtervezni, illetve megvalósítani. I. kommunikációs csomag: Az I. kommunikációs csomag alkalmazása a legjelentősebb, legnagyobb volumenű támogatással megvalósuló projektek esetében kötelező. Sajátossága, főként önkormányzati, vagy közszféra projektek esetén szükséges alkalmazni. Már a projekt előkészítő szakaszában általában kétfordulós eljárások esetén a projektfejlesztés időszakában is vannak kötelezően előírt kommunikációs lépések. A projektgazdák számára javasolt már a projekt előkészítés során számba venni és gondosan megtervezni a kötelező feladatokat, és számos esetben további elsősorban marketingkommunikációs feladatokat is. Kötelező feladatok: Lehetséges kockázatok felmérése; Válságkommunikációs terv készítése; Véleményvezérek azonosítása, interjúk; Civil szervezetek felkutatása, véleményük 1 / 7
megismerése; Közvélemény-kutatás; Hatástanulmány készítése; Korábbi média-megjelenések összegyűjtése és elemzése; A projekt menetrendjének összeállítása, az engedélyezések várható időpontjainak összegyűjtése; Cselekvési (kommunikációs) terv; A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel; A beruházó képviselőinek kommunikációs felkészítése médiatréning keretében; Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtóesemények szervezése; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; Belföldi tanulmányút szervezése újságírók számára (igény esetén); Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) elkészítése és lakossági terjesztése; Internetes honlap létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése; Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése; Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók; Ajánlott feladatok: - Kötelező feladatok: Információs központ és/vagy információs zöld szám működtetése szükség szerint; Sajtótájékoztató a projekt indításáról; Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról; Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése; Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (A, B vagy C típus) elkészítése és elhelyezése; Kockázatok folyamatos figyelése, esetleges krízismenedzsment; Információs anyagok, kiadványok készítése; Fotódokumentáció készítése; Kisebb értékű szóró-reklámajándékok készítése a meghatározott uniós arculati elemekkel; A kedvezményezett honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével; Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet; Sajtónyilvános ünnepélyes projekt záró/átadó - megnyitó rendezvény szervezése, ezekhez sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; Nyílt nap ügyfelek, partnerek, lakosság stb. részére; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése; Ajánlott feladatok: - II. kommunikációs csomag: Az II. kommunikációs csomag alkalmazása a jelentős, de nem a legnagyobb volumenű 2 / 7
támogatással megvalósuló projektek esetében kötelező. Sajátossága, hogy a csomagnak, hogy már a projekt előkészítő szakaszában is vannak kötelezően előírt kommunikációs lépések, de számos eszköz alkalmazására csak ajánlást tartalmaz az előkészítés során. A projektgazdák számára javasolt már a projekt előkészítés során számba venni és gondosan megtervezni a kötelező feladatokat, és számos esetben további elsősorban marketingkommunikációs feladatokat is. Kötelező feladatok: Közvélemény-kutatás; Korábbi média-megjelenések összegyűjtése és elemzése; Cselekvési (kommunikációs) terv; A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel; A beruházó képviselőinek kommunikációs felkészítése médiatréning keretében; Ajánlott feladatok: Lehetséges kockázatok felmérése; Válságkommunikációs terv készítése; Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtóesemények szervezése; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; Kötelező feladatok: Információs központ és/vagy információs zöld szám működtetése szükség szerint; Sajtótájékoztató a projekt indításáról; Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról; Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése; Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (A, B vagy C típus) elkészítése és elhelyezése; Kockázatok folyamatos figyelése, esetleges krízismenedzsment; Információs anyagok, kiadványok készítése; Fotódokumentáció készítése; Kisebb értékű szóró-reklámajándékok készítése a meghatározott uniós arculati elemekkel; A kedvezményezett honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével; Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet; Sajtónyilvános ünnepélyes projekt záró/átadó - megnyitó rendezvény szervezése, ezekhez sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és 3 / 7
on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése; Ajánlott feladatok: Nyílt nap ügyfelek, partnerek, lakosság stb. részére III. kommunikációs csomag: Az III. kommunikációs csomag a projekt előkészítő szakaszára csak néhány ajánlást fogalmaz meg, de a megvalósítási szakaszra vonatkozó előírásai csak kis mértékben maradnak el a I. és II. csomagtól. A projektgazdák számára javasolt már a projekt előkészítés során számba venni és gondosan megtervezni a kötelező feladatokat, és számos esetben további elsősorban marketingkommunikációs feladatokat is. Kötelező feladatok: - Ajánlott feladatok: Lehetséges kockázatok felmérése; Válságkommunikációs terv készítése; Cselekvési (kommunikációs) terv; A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel; Kötelező feladatok: Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról; Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése; Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (A, B vagy C típus) elkészítése és elhelyezése; Információs anyagok, kiadványok készítése; Fotódokumentáció készítése; A kedvezményezett honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével; Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet; Sajtónyilvános ünnepélyes projekt záró/átadó - megnyitó rendezvény szervezése, ezekhez 4 / 7
sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése; Ajánlott feladatok: Sajtótájékoztató a projekt indításáról; Nyílt nap ügyfelek, partnerek, lakosság stb. részére; IV. kommunikációs csomag: A IV. kommunikációs csomag a projekt előkészítő szakaszára csak néhány ajánlást fogalmaz meg, és a megvalósítási szakaszra vonatkozó előírásai jelentős mértékben maradnak el a I. II. és III. csomagoktól, bár számos elemet ajánl azokból is megvalósításra. A projektgazdák számára javasolt már a projekt előkészítés során számba venni és gondosan megtervezni a kötelező feladatokat. Jellemző, hogy mivel a kommunikációs vállalások teljesítéséről általában csak nyilatkozni kell és azokat nem tartják a projekttel szorosan összefüggőnek, ezért a projektgazdák szerződéskötéskor szembesülnek a feladattal, és ennek költségvonzataival. Kötelező feladatok: - Ajánlott feladatok: Lehetséges kockázatok felmérése; Cselekvési (kommunikációs) terv; A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel; Kötelező feladatok: Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése; Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (A, B vagy C típus) elkészítése és elhelyezése; Fotódokumentáció készítése; A kedvezményezett honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó 5 / 7
elhelyezésével; Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet; Sajtónyilvános ünnepélyes projekt záró/átadó - megnyitó rendezvény szervezése; Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése; Ajánlott feladatok: Sajtótájékoztató a projekt indításáról; Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról; Információs anyagok, kiadványok készítése V. kommunikációs csomag: Az V. kommunikációs csomag csak minimális, a projektmegvalósítás során kötelezően megvalósítandó tájékoztatási tevékenységet tartalmaz. Ez a csomag a kis volumenű, általában a magánszféra projektjei esetén kerül alkalmazásra. A projektgazdák számára javasolt már a projekt előkészítés során számba venni és gondosan megtervezni a kötelező feladatokat. Jellemző, hogy mivel a kommunikációs vállalások teljesítéséről általában csak nyilatkozni kell és azokat nem tartják a projekttel szorosan összefüggőnek, ezért a projektgazdák szerződéskötéskor szembesülnek a feladattal, és ennek költségvonzataival. Kötelező feladatok: - Ajánlott feladatok: - Kötelező feladatok: A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (A, B vagy C típus) elkészítése és elhelyezése; Fotódokumentáció készítése; A kedvezményezett honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével; Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs 6 / 7
felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet; A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése; Ajánlott feladatok: Információs anyagok, kiadványok készítése; A kötelezően előírt kommunikációs elemek mellett a II.-III.-IV-V. kommunikációs csomaghoz az ajánlott kommunikációs eszközök igénybevétele hatékonyabbá és kiszámíthatóbbá teheti az alkalmazott kommunikációs tevékenységet, és az egész projekt sikerességéhez hozzájárulhat. Mivel azonban a kommunikációs megközelítés legnagyobb mértékben az egyes projektek sajátosságaitól függ, ezektől eltérő kommunikációs eszközök tervezésére és használatára is szükség lehet. A lehetőség adott minden kedvezményezettnek, hogy saját projektje sikere érdekében a számára nem kötelezően előírt vagy javasolt kommunikációs eszközök közül is szabadon válogasson. 7 / 7