Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Villamosmérnöki és Informatikai Kar Műegyetemi Tudományos Műhelyek és Tehetséggondozás Iroda (MTMT) Szervezeti és Működési Szabályzat Elfogadta a BME VIK Kari Tanácsa 2011.... -án. MTMT SZMSZ 2011-08-01 1/8
Szervezeti és Működési Szabályzat 1. Általános rendelkezések Az MTMT SzMSz kiterjed: (1) az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló, az MTMT Iroda, mint munkavégzés helyén foglalkoztatott munkatársakra, (2) az MTMT-vel jogviszonyban álló hallgatókra és doktoranduszokra, (3) az MTMT-vel munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló természetes személyekre, továbbá (4) azokra a természetes és jogi személyekre, akik hallgatói vagy más jogviszony keretében használják az MTMT eszközeit, infrastruktúráját, (5) az MTMT területére, leltárában rögzített eszközökre és berendezésekre, szellemi termékekre. (6) az MTMT SZMSZ a továbbiakban az (1) - (3) pontokban felsoroltakra együttesen az MTMT munkatársaiként hivatkozik. (7) az MTMT SzMSz-ét a MTMT alkotja meg, és a BME Egyesült Innovációs és Tudásközpontja (BME EIT) igazgatójának és a BME VIK Kari Tanácsa egyetértésével a VIK dékánja dékáni utasításként adja ki.. 2. A MTMT Iroda (8) Az MTMT iroda a BME VIK szervezeti és működési szabályzatában rögzített kutatási, fejlesztési és innovációs tevékenységet szervező és folytató szervezeti egység, amely feladatainak teljesítése érdekében a jogszabályok és a BME Gazdálkodási Szabályzata előírásai szerint egyetemi költségvetési támogatás nélkül, saját bevételeiből gazdálkodik. (9) Az MTMT iroda látja el az ESZA Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft.-vel kötött, TÁMOP- 4.2.2/B-10/1-2010-0009 azonosító számon regisztrált pályázathoz kapcsolódó szerződéses feladatokat. (10) AMTMT iroda (a) neve: BME Műegyetemi Tudományos Műhelyek és Tehetséggondozás iroda, neve angolul: BME Scientific Research and Talent Management Office, (b) rövid neve: MTMT, (c) bélyegzőjének felirata: BME Műegyetemi Tudományos Műhelyek és Tehetséggondozás iroda (d) honlapja: http://tehetseg.bme.hu (e) E-mail címe: tamopiroda@mcl.hu (11) Levelezési címe: Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem, 1111 Budapest, Műegyetem rakpart 3-9., 1531, Pf. 91. MTMT SZMSZ 2011-08-01 2/8
3. Az MTMT iroda feladatai (a) A műegyetemi tehetséggondozás menedzselése A Központ koordinálja az egyetemen belüli tehetséggondozó műhelyeket (Doktori Iskolák, kari TDK műhelyek és szakkollégiumok) a TÁMOP-4.2.2/B-10/1-2010-0009 projekt célkitűzései megvalósításának érdekében. (b) koordinálja az elért tudományos eredmények disszeminációját (c) az elért eredményekről a BME illetékes (tudományos, gazdasági) szervezeti egységei és bizottságai részére beszámolót készít, valamint a tehetséggondozásban közreműködő szervezeti egységeket koordinálja 4. Az MTMT iroda gazdálkodása (12) Az MTMT iroda gazdálkodására a BME Gazdálkodási Szabályzata, a Villamosmérnöki és Informatikai Kar gazdálkodási szabályai és a BME Szenátus vonatkozó határozatai az irányadóak. (13) Az MTMT irodagazdálkodását a pénzügyi igazgató felügyeli és koordinálja. (14) Az MTMT iroda működésével kapcsolatos költségek kötelezettségvállalója a Villamosmérnöki és Informatikai Kar dékánja, vagy annak felhatalmazott helyettese. (15) Az MTMT iroda kifizetéseinek ellenjegyzője az MTMT iroda pénzügyi igazgatója, akadályoztatása esetén az MTMT iroda pénzügyi asszisztense. 5. Az MTMT iroda felügyelete és vezetése (16) Az MTMT iroda vezető testülete az MTMT iroda menedzsmentje, felügyeleti szerve az MTMT iroda Felügyelő Bizottsága (FB). A Felügyelő Bizottság tagjait a 2. sz. melléklet tartalmazza. (17) Az MTMT iroda felépítését (organogramját) az 1. sz. melléklet tartalmazza. Az MTMT irodát a tudományos igazgató vezeti, akit a Villamosmérnöki és Informatikai Kar dékánja nevez ki, figyelembe véve az MTMT iroda menedzsmentjének véleményét. (18) Az MTMT iroda egyéb személyi vonatkozású kérdéseiben az MTMT iroda menedzsmentje önállóan dönthet. (19) Az MTMT iroda menedzsmentje a tudományos igazgatóból, az irodavezetőből, a pénzügyi igazgatóból, a projektmenedzserből, a PR asszisztensből, a pénzügyi asszisztensből és a projektasszisztensből áll. Az MTMT iroda menedzsmentje hetente legalább egyszer tart ülést, Az MTMT iroda operatív irányítója a projektmenedzser, akinek a munkáját a pénzügyi igazgató és a PR asszisztens segíti, munkáját a iroda vezető felügyeli. (20) Az MTMT iroda és a karok doktori iskolái közötti kapcsolattartást alprojektvezetők végzik. Az alprojektvezetők személyét a kapcsolódó karok dékánjai jelölik ki, saját kari szabályaiknak megfelelően. (21) Az MTMT iroda és a szakkollégiumok között az Egyetemi Hallgatói Képviselet (EHK) által delegált képviselő végzi a kapcsolattartást. A képviselő személyét a EHK Elnöke jelöli ki. (22) Az MTMT iroda és a kari TDK felelősök között az egyetemi TDK képviselő tartja a kapcsolatot. Az egyetemi TDK képviselő személyét az ETDK elnöke jelöli ki. MTMT SZMSZ 2011-08-01 3/8
6. Az MTMT iroda SzMSz hatálya alá tartozók jogai, kötelességei és főbb feladatai (23) Az MTMT iroda Felügyelő Bizottságának jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Negyedévente legalább egyszer ülésezik; az üléseket a tudományos igazgató hívja össze, legkésőbb 8 naptári nappal az ülés időpontja előtt. (b) Minden évben február folyamán értékeli az MTMT iroda előző évi működését, valamint a menedzsment tájékoztatóját a folyó és a tervezett munkákról. (c) Véleményezi az MTMT iroda projektjeiről készülő egyetemi beszámolókat. (d) Az MTMT projekt Felügyelő Bizottságának tagjai rendszeres juttatásban nem részesülnek. (24) A tudományos igazgató jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Figyelemmel kíséri az MTMT iroda anyagi és pénzügyi eszközeinek célszerű és jogszerű felhasználását, és indokolt esetben megfelelő lépéseket kezdeményez. (b) Figyelemmel kíséri az iroda projektjeinek ütemes betartását, és indokolt esetben megfelelő lépéseket kezdeményez. (c) Előkészíti az FB üléseit. (d) Tájékoztatja az egyetemi érdekelt szervezeteket, különösen az Egyetemi Habilitációs Bizottság és Doktori Tanácsot (EHBDT), illetve a Tudományos Bizottságot (TB) az iroda projektjeinek állásáról és fejleményeiről. (e) Az iroda-vezetővel, a projektmenedzserrel egyeztetve képviseli az MTMT irodát az egyetemi és kari szervezetekben, valamint az egyetemen kívüli fórumokon. (f) Munkájáért rendszeres juttatásban részesül az MTMT iroda rendelkezésére álló (g) Jogosult a BME MTMT iroda tudományos igazgató cím használatára. (25) Az MTMT iroda-vezető jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Figyelemmel kíséri az MTMT iroda anyagi és pénzügyi eszközeinek célszerű és jogszerű felhasználását, és azokról tájékoztatja a tudományos igazgatót. (b) Figyelemmel kíséri az iroda projektjeinek ütemezése betartását, és arról tájékoztatja a tudományos igazgatót. (c) Az MTMT iroda tudományos igazgatójának akadályoztatása esetén tájékoztatja az egyetemi érdekelt szervezeteket, különösen az Egyetemi Habilitációs Bizottságot és Doktori Tanácsot (EHBDT) az iroda projektjeinek állásáról és fejleményeiről. (d) Az MTMT iroda tudományos igazgatójának akadályoztatása esetén képviseli az MTMT iroda projektjeit az egyetemi és kari szervezetekben, valamint az egyetemen kívüli fórumokon. (e) Gyakorolja a munkairányítói jogot a projektmenedzser és a pénzügyi igazgató felett. (f) Kapcsolatot tart az alprojektvezetőkkel. (g) Munkájáért rendszeres juttatásban részesül az MTMT iroda rendelkezésére álló (h) Jogosult a BME MTMT iroda Projektiroda vezető cím használatára. (26) A pénzügyi igazgató jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Az MTMT iroda operatív pénzügyi vezetőjeként az igazgató a felelős az MTMT irodában folyó tevékenységek pénzügyi vonatkozásaiért. (b) Közvetlenül irányítja a pénzügyi asszisztens munkáját. MTMT SZMSZ 2011-08-01 4/8
(c) Gondoskodik az MTMT iroda projektjei pénzügyi eszközeinek gazdaságos és jogszerű felhasználásáról, felelős az MTMT iroda pénzeszközeinek, valamint pénzügyi tranzakcióinak felügyeletéért. (d) A támogató előírásainak megfelelő ütemezéssel, illetve a projektmenedzser kérésére elkészíti az MTMT iroda pénzügyi jelentéseit. (e) Gondoskodik a vonatkozó törvényi előírásoknak és az egyetemi belső rendelkezéseknek való megfelelésről. (f) Munkájáért rendszeres juttatásban részesül az MTMT iroda rendelkezésére álló (g) Jogosult a BME MTMT iroda pénzügyi igazgató cím használatára. (27) A projektmenedzser jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Felügyeli az iroda projektjeiben végzett tevékenységeket. (b) Felügyeli a jelentések, beszámolók és elszámolások elkészítésére az előírt határidők betartását. (c) Határidőre elkészíti a beszámolókat, és az elszámolások nem pénzügyi vonatkozású részeit. A projektbeszámolókhoz kapcsolódó pénzügyi jelentéseket bekéri a pénzügyi igazgatótól. (d) Szervezi és koordinálja az MTMT iroda projektjeiben résztvevők tevékenységét. Ennek során különös gondot fordít az Egyetem más szervezeti egységei munkatársainak és kutatócsoportjainak az MTMT iroda projektjeibe történő bevonására, az előzetes projekttervnek megfelelően. (e) Elősegíti és koordinálja a több különálló, egyetemen belüli szakmai közösség, alkotó csoport együttes tevékenységét. (f) Minimum hetente MTMT iroda menedzsment megbeszéléseket, illetve megfelelő gyakorisággal szélesebb körű tájékoztatókat szervez. (g) Gyakorolja a munkairányítói jogot az adminisztratív asszisztens, a pénzügyi asszisztens és a PR asszisztens fölött. (h) Munkájáért rendszeres juttatásban részesül az MTMT iroda rendelkezésére álló (i) Jogosult a BME MTMT iroda projektmenedzser cím használatára. (28) A PR asszisztens jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Szervezi és koordinálja az MTMT iroda projektjei disszeminációval kapcsolatos tevékenységet. (b) Gondoskodik az előírt tájékoztatási kötelezettség teljesítéséről. (c) Kapcsolatot tart a sajtóval. (d) Munkájáért rendszeres juttatásban részesül az MTMT projekt rendelkezésére álló (e) Jogosult a BME MTMT iroda PR asszisztens cím használatára. (29) Az adminisztratív asszisztens jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Szerződések megírása a beküldött adatok alapján, a szerződések illetékesekkel történő aláíratása. (b) Szerződések és a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok rendszerezése, tárolása. (c) Kommunikáció, felek tájékoztatása a projektmenedzser utasításai alapján. (d) A projektmenedzser utasításai alapján az időszakos beszámolókhoz szükséges dokumentumok, indikátor adatok bekérése, kezelése. (e) Nyilvántartási rendszer üzemeltetése. MTMT SZMSZ 2011-08-01 5/8
(f) Utazási igénybejelentések, elszámolások előkészítése. (g) Munkájáért rendszeres juttatásban részesül az MTMT iroda rendelkezésére álló (h) Jogosult a BME MTMT iroda adminisztratív asszisztens cím használatára. (30) A pénzügyi asszisztens jogai, kötelességei és főbb feladatai: (a) Számlák rögzítése, kezelése az MGR-ben (b) Kifizetések ellenjegyzése, utalványozása. (c) Utazási igénybejelentések, elszámolások rögzítése az MGR-ben (d) Elkülönített nyilvántartás (témaszám) elektronikus és papír alapú vezetése. (e) Igény esetén egyenlegközlés a menedzsment felé (f) A témaszámhoz kapcsolódó ügyintézések, azon belül különösen a keretmódosítás, átvezetés, előlegigénylés, IK rendezés, stb. (g) A pénzügyi tevékenység auditálásához szükséges támogató tevékenység. Közbeszerzésekhez kapcsolódó támogató tevékenység. (h) Munkájáért rendszeres juttatásban részesül az MTMT iroda rendelkezésére álló (i) Jogosult a BME MTMT iroda pénzügyi asszisztens cím használatára. 7. Záró rendelkezések (31) Mivel az MTMT irodavezető nem rendelkezik munkáltatói jogokkal, jelen SzMSz hatálya alatti munkavégzésre irányuló szerződések keretében a munkáltatói jogok gyakorlója a Villamosmérnöki és Informatikai Kar dékánja. A munkairányítói jogokat a foglalkoztatott tevékenységének közvetlen irányítója, azaz elsősorban annak a karnak a dékánja, másodsorban annak a tanszékének a vezetője látja el, ahol a munkavégzés történik. (32) A teljesítések igazolója, a munkavégzésre irányuló szerződések esetében a foglalkoztatott közvetlen munkairányítója. Az MTMT iroda szervezeti és működési szabályzata a BME VIK Kari Tanácsának egyetértésével kiadott dékáni utasításként lép hatályba. Budapest, 2011. augusztus 1. Dr. Vajta László dékán MTMT SZMSZ 2011-08-01 6/8
1. melléklet: Szervezeti ábra MTMT SZMSZ 2011-08-01 7/8
2. melléklet: az MTMT iroda felügyelő bizottságának (FB) tagjai: A BME rektora, az FB elnöke) A BME EHBDT elnöke A tehetséggondozásért felelős egyetemi megbízott MTMT SZMSZ 2011-08-01 8/8